OTOMATISASI PROSES AKUNTANSI DI AKADEMI KEBIDANAN WIRA HUSADA NUSANTARA MALANG

Transkripsi

1 OTOMATISASI PROSES AKUNTANSI DI AKADEMI KEBIDANAN WIRA HUSADA NUSANTARA MALANG Aryo Pinandito, Daniel O Siahaan Manajemen Teknologi Informatika Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS aryoxp@gmail.com, daniel@if.its.ac.id ABSTRAK Laporan keuangan yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan diperoleh dengan mengolah data ekonomi sesuai dengan laporan keuangan dalam sebuah siklus akuntansi. Aktivitas-aktivitas dalam proses akuntansi memerlukan ketelitian yang tinggi dan lamanya waktu yang diperlukan dalam pengolahan datanya sangat bergantung kepada jumlah data. Terlebih lagi jika terdapat faktor kesalahan manusia yang dapat mengakibatkan terjadinya pengambilan keputusan yang salah oleh manajemen. Hal ini mendorong diperlukannya sebuah otomatisasi proses akuntansi dalam bentuk sebuah sistem informasi. Beberapa aktivitas dalam proses akuntansi di Akademi Kebidanan Wira Husada Nusantara (Akbid WHN) Malang dilakukan oleh beberapa orang yang memiliki peran yang berbeda-beda. Orang-orang tersebut dapat melakukan aktivitas yang sama ataupun berbeda. Mereka dapat memerlukan suatu tampilan (view) yang berbeda, baik itu layout maupun data yang ditampilkan untuk suatu proses (logic) yang sama. Pengembangan sistem informasi dalam penelitian ini menggunakan pola perancangan Model-View- ViewModel (MVVM) agar sebuah proses (logic) yang sama dapat digunakan kembali untuk suatu tampilan (view) lain yang berbeda. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebuah program aplikasi sistem informasi akuntansi berbasis Windows Presentation Foundation (WPF) yang dibangun pada platform.net. Sistem informasi akuntansi yang dibangun dengan menggunakan metode pengembangan sistem informasi terfase dalam System Development Life Cycle (SDLC) diharapkan dapat memenuhi kebutuhan Akbid WHN dalam mengotomatisasi proses akuntansi. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, SDLC, WPF, MVVM PENDAHULUAN Saat ini profesi bidan merupakan salah satu profesi yang banyak diminati oleh generasi muda. Hal ini dapat dilihat pada besarnya animo para lulusan SMU maupun yang setingkat untuk melanjutkan studinya di Akademi Kebidanan. Pihak manajemen Akademi Kebidanan Wira Husada Nusantara (Akbid WHN) mengungkapkan bahwa profesi bidan memiliki salah satu kelebihan yang tidak dimiliki oleh profesi lain. Para lulusan dari Akademi Kebidanan dapat langsung membuka praktek bidan setelah lulus dari uji kompetensi yang diberikan oleh pemerintah untuk memperoleh surat ijin praktek. Lebih lanjut dijelaskan bahwa bagi masyarakat dengan kemampuan ekonomi yang kurang mapan, menjadi bidan dinilai lebih mudah untuk dicapai dibandingkan untuk menjadi seorang dokter karena faktor biaya pendidikan yang lebih murah dan waktu pendidikan yang lebih singkat.

2 Besarnya jumlah mahasiswa yang berasal dari keluarga kurang mampu menuntut Akbid WHN untuk fleksibel dalam menangani proses administrasi keuangan mahasiswa. Mahasiswa diberi kebebasan untuk mencicil biaya pendidikannya sewaktuwaktu sesuai dengan kemampuannya. Hal ini dilakukan oleh Akbid WHN semata-mata untuk mengakomodir besarnya keinginan mahasiswa untuk terus melanjutkan pendidikan walaupun dengan dana yang kurang mencukupi. Pihak manajemen Akbid WHN seringkali dituntut untuk mengambil keputusan teknis dalam waktu singkat yang terkait dengan pembayaran biaya akademis yang dilakukan oleh mahasiswa. Hal ini tentu membutuhkan berbagai informasi yang mendukung sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Pihak manajemen seringkali menemui hambatan ketika informasi pendukung yang dibutuhkan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk diperoleh. Hal ini disebabkan karena sebagian besar proses administrasi, khususnya administrasi keuangan, masih dilakukan dengan sistem manual. Proses penerimaan dan dokumentasi pembayaran mahasiswa ditangani oleh beberapa karyawan sehingga seringkali dokumen catatan transaksi yang dibutuhkan terselip atau hilang. Selanjutnya, pihak manajemen Akbid WHN mengungkapkan bahwa proses pencatatan keuangan di Akbid WHN masih sangat sederhana dan belum tersusun secara sistematis. Selama ini pencatatan transaksi yang mempengaruhi keuangan dicatat di dalam jurnal harian untuk kemudian dipindahkan ke dalam buku besar. Namun, karena proses pencatatan masih dilakukan secara manual dan berulang-ulang, seringkali dalam proses pemindahan ( posting) data transaksi dalam jurnal ke dalam buku besar terjadi kesalahan sehingga catatan dalam buku besar tidak sesuai dengan catatan yang terdapat di dalam jurnal, terutama jika jumlah transaksi yang harus dicatat cukup banyak. Hal ini kemudian menyebabkan laporan keuangan yang dihasilkan menjadi tidak akurat. Kesalahan-kesalahan tersebut memperkuat pernyataan (Davis, 1990) yang mengatakan bahwa kemungkinan terjadinya kesalahan matematis dalam proses akuntansi dan dalam menyiapkan sebuah laporan pajak yang kompleks secara manual mendekati 100%. Setiap pengulangan proses jika terjadi kesalahan memerlukan waktu belasan jam atau bahkan memerlukan tambahan hari dan biaya (Davis, 1990). Pengembalian nilai investasi yang cepat terhadap otomatisasi dan penghematan biaya yang dikeluarkan tidak hanya menjadi manfaat penerapan strategi otomatisasi, namun juga peningkatan fleksibilitas terhadap layanan informasi akuntansi. Penghematan waktu, terhindar dari kesalahan (Orwel, 2009), prosedur akuntansi yan g ringkas, dan peningkatan profit margin perusahan menjadikan otomatisasi dengan sistem informasi layak untuk diterapkan (Davis, 1990) pada proses akuntansi di Akademi Kebidanan Wira Husada Nusantara Malang sehingga organisasi dapat memberikan layanan yang lebih cepat dan komprehensif (Mandt, 2011) kepada mahasiswa. Beberapa aktivitas dalam proses akuntansi di Akademi Kebidanan Wira Husada Nusantara (Akbid WHN) Malang dilakukan oleh beberapa orang yang memiliki peran yang berbeda-beda. Orang-orang tersebut dapat melakukan aktivitas yang sama ataupun berbeda. Mereka dapat memerlukan suatu tampilan (view) yang berbeda, baik itu layout maupun data yang ditampilkan untuk suatu proses (logic) yang sama. Dari berbagai pola perancangan yang banyak diterapkan dalam pengembangan sistem informasi, terdapat sebuah pola perancangan Model-View-ViewModel (MVVM). Pola perancangan tersebut umum diterapkan pada platform.net dengan memanfaatkan fitur databinding yang ada dalam Windows Presentation Foundation (WPF). Dalam pola perancangan MVVM, tampilan ( view) dari program aplikasi terpisah ( loosely coupled) dari logika programnya, sehingga proses ( logic) yang ada dalam sebuah ViewModel dapat diterapkan kembali pada tampilan (view) yang berbeda (Moser, 2011). Oleh karena itu, pola perancangan MVVM pada platform.net dengan C-23-2

3 WPF memungkinkan untuk diterapkan dalam pengembangan sistem informasi akuntansi di Akbid WHN. METODOLOGI PENELITIAN Secara garis besar, metode penelitian yang digunakan dalam penelitian meliputi 3 tahap, yaitu: perencanaan awal, pengembangan sistem informasi, dan analisis hasil pengembangan sistem informasi. Diagram alir metode penelitian diperlihatkan dalam Gambar 1. Gambar 1 Metode Penelitian Tahap Perencanaan Awal Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah survei awal untuk mengetahui struktur organisasi, proses bisnis dan permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi pada aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses bisnis sehingga kebutuhan dasar dari sistem informasi yang akan dibangun dapat diidentifikasi dan dianalisis lebih lanjut. Proses bisnis yang diamati dalam penelitian ini adalah proses bisnis akuntansi di lingkungan pendidikan Akbid WHN Malang. Untuk mengetahui mengapa sistem informasi akuntansi ini perlu dibangun diperoleh dari wawancara langsung dengan beberapa karyawan, mahasiswa, dan jajaran direksi Akbid WHN Malang yang terkait dengan aktivitas keuangan. Hasil wawancara awal ini dirumuskan ke dalam latar belakang dan rumusan masalah penelitian. Studi literatur dilakukan untuk mengetahui apa saja aktivitas yang dilakukan dalam proses bisnis yang diamati. Informasi yang digali ditujukan untuk mengetahui aktivitas proses akuntansi dalam institusi secara lebih detail. Informasi tersebut diperoleh dari buku-buku literatur, jurnal, dokumen internal institusi, buku catatan transaksi dan laporan, wawancara langsung, serta artikel-artikel dan referensi-referensi terkait yang diperoleh secara online melalui media internet. Tahap Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Proses pengembangan sistem informasi akuntansi yang umum digunakan adalah konsep Systems Development Life Cycle (SDLC). Salah satu metodologi pengembangan C-23-3

4 sistem informasi yang menggunakan konsep SDLC adalah Rapid Application Development (RAD). RAD memiliki beberapa metodologi pengembangan sistem informasi dan salah satunya yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi pengembangan terfase (phased development methodology). Konsep SDLC yang terdiri dari sekumpulan fase dasar yaitu Planning, Analysis, Design, dan Implementation (Dennis & Wixom, 2010) yang digunakan dalam penelitian ini diperlihatkan dalam Gambar 1. Fase Perencanaan Fase ini adalah suatu proses pemahaman dasar untuk mengetahui mengapa sistem informasi ini perlu dibangun dan bagaimana sistem ini dapat memberikan nilai bagi proses bisnis, serta bagaimana proses bisnis akuntansi keuangan dilakukan. Selain itu, dalam fase ini juga dilakukan analisis kebutuhan untuk sistem yang akan dibangun. Tahapan-tahapan yang dilakukan untuk melakukan analisis kebutuhan sistem informasi yang akan dibangun, yaitu: 1. Menentukan kebutuhan user (user requirements) atau kebutuhan bisnis ( business requirements) karena kebutuhan ini dilihat dari sudut pandang orang yang memerlukan kebutuhan bisnis. Kebutuhan user dikategorikan ke dalam jenis kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. 2. Menetapkan kebutuhan dengan cara memeriksa keadaan sistem dan proses saat ini (sistem as-is), mengidentifikasi secara tepat mengenai apa yang perlu diubah, dan mengembangkan sebuah konsep untuk sebuah sistem yang baru (sistem to-be). 3. Mengumpulkan informasi dengan teknik-teknik pengumpulan kebutuhan (seperti wawancara, pengamatan langsung, dan analisis dokumen-dokumen). 4. Membuat sebuah definisi kebutuhan dalam bentuk laporan yang dituliskan dalam sebuah dokumen yang umumnya dikenal sebagai dokumen Software Requirements Specification (SRS) atau dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL). Proses identifikasi dan penyusunan definisi kebutuhan ini terus dilanjutkan seiring dengan diidentifikasinya kebutuhan-kebutuhan baru selama proses pembangunan sistem informasi hingga fase analisis dalam SDLC. Fase Analisis Fase ini adalah suatu proses untuk mengetahui siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan dilakukan oleh sistem, serta kapan dan di mana sistem ini akan digunakan. Dalam fase ini keadaan proses dan sistem yang ada dan/atau sedang berjalan saat ini akan diidentifikasi untuk mengembangkan sebuah konsep otomatisasi proses akuntansi yang baru. Fase analisis ini terdiri dari tiga tahap, yaitu: 1. Analisis keadaan sistem dan proses bisnis saat ini (as-is) dan kendala-kendala yang dihadapi, serta analisis sistem yang akan dibangun (to-be). Analisis keadaan sistem meliputi analisis proses bisnis, sistem informasi, dan infrastruktur. 2. Pengumpulan kebutuhan melalui wawancara langsung atau kuesioner dari analisis keadaan sistem as-is dan to-be dan analisis dokumen serta referensi penunjang untuk mengembangkan konsep pada sistem yang baru. Konsep inilah yang dijadikan dasar untuk menjelaskan bagaimana skenario proses akuntansi yang dilaksanakan dengan menggunakan sistem yang baru. 3. Memodelkan skenario penggunaan dalam bentuk diagram UML dan melakukan analisis Create-Read-Update-Delete (CRUD) terhadap model-model yang dihasilkan untuk mengetahui potensi kolaborasi diantara objek-objek atau kelas-kelas. C-23-4

5 Fase Desain Fase desain ini menentukan bagaimana sistem informasi akan beroperasi, dalam hal hardware, software, dan infrastruktur jaringan; antarmuka pengguna, tampilan informasi dan laporan-laporan; serta program-program, database, dan file yang diperlukan. Fase ini bertujuan untuk menentukan bagaimana sistem informasi akan beroperasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam fase ini antara lain: 1. Mengembangkan desain arsitektur dasar sistem informasi yang menjelaskan tentang hardware, software, dan infrastruktur jaringan yang akan digunakan dari hasil analisis kondisi sistem as-is dan to-be. Pengembangan desain arsitektur dasar dilakukan dengan menambah atau mengubah infrastruktur yang telah ada. 2. Mendesain antarmuka untuk menentukan bagaimana pengguna akan menggunakan sistem informasi serta tampilan-tampilan dan laporan-laporan yang akan digunakan dalam sistem informasi yang dikembangkan dari skenario penggunaan, diagram usecase, dan diagram sequence. Desain laporan dan tampilan data dikembangkan berdasarkan dokumen catatan dan laporan keuangan yang dimiliki oleh institusi. 3. Mendesain arsitektur software sistem informasi dengan menerapkan pola perancangan MVVM. Desain arsitektur software dikembangkan dari hasil analisis kelas dan skenario penggunaan yang digambarkan dengan diagram kelas UML. 4. Mendesain database dan spesifikasi file atau kamus data untuk menentukan data apa yang akan disimpan dan dimana data tersebut akan disimpan. Pengembangan database dilakukan dengan memetakan kelas-kelas yang telah didesain ke dalam diagram Entity Relationship (ER) dan membuat kamus data berdasarkan dokumen catatan dan laporan keuangan institusi. Kemudian, normalisasi dilakukan terhadap tabel-tabel yang telah didesain. 5. Mendesain kelas-kelas Data Access and Manipulation (DAM) yang akan digunakan untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di dalam database. Kelas-kelas DAM yang didesain dikembangkan dari hasil analisis CRUD. Fase Implementasi (Implementation) Fase ini adalah fase dimana sistem informasi dibangun secara nyata. Dengan mengimplementasi hasil dari fase analisis dan desain, serta mengacu pada dokumen SKPL yang dibuat. Implementasi sistem informasi dilakukan dalam tiga tahap, yaitu: 1. Konstruksi sistem, dimana sistem dibangun (diprogram) sesuai dengan desain yang dibuat, kemudian diuji untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna. 2. Instalasi sistem dan requirements sistem; 3. Mengevaluasi sistem informasi yang dibangun dengan menyusun dokumen prosedur pelaksanaan uji terima ( acceptance test) dan melaksanakan prosedur uji terima dengan masing-masing jenis user. Hasil pengujian yang dilakukan akan menjadi materi evaluasi untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi yang dibangun telah lengkap dan memenuhi kebutuhan para pengguna sesuai dengan dokumen SKPL atau perlu dikembangkan lagi dan dilanjutkan ke fase SDLC selanjutnya. Tahap Analisis Hasil Pengembangan Sistem Informasi Tahap terakhir dari penelitian ini adalah analisis hasil yang diperoleh dari fase implementasi pengembangan sistem informasi akuntansi. Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem informasi akuntansi yang dibangun sesuai dengan tujuan penelitian, menjawab permasalahan yang telah dirumuskan, serta menentukan saran untuk pengembangan sistem informasi lebih lanjut. Validasi antara hasil penelitian C-23-5

6 dengan tujuan dan permasalahan dlakukan dengan menggunakan sebuah instrumen kuesioner yang telah diuji reliabilitas dan validitasnya. Sehingga, jawaban dari kuesioner dapat dianalisis dan dirumuskan kedalam bentuk kesimpulan dan saran. HASIL DAN ANALISIS Dari hasil proses pengujian pada fase implementasi proses pengembangan sistem informasi akuntansi, diketahui bahwa sistem informasi akuntansi yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sistem informasi yang dibangun dapat mengotomatisasi proses pencatatan transaksi menjadi jurnal dan buku besar akuntansi. Laporan keuangan sebagai bentuk keluaran sistem dapat dibuat secara otomatis oleh sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna laporan di Akbid WHN. Untuk mengetahui tingkat kesesuaian masukan dan keluaran dari sistem informasi akuntansi, sebuah survei dilakukan terhadap para penggunanya. Oleh karena para pengguna sistem informasi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi yang dibangun hanya 6 orang, maka survei dilakukan pada seluruh penggunanya. Para pengguna yang disurvei adalah 1 orang Direktur, 1 orang Pembantu Direktur (Pudir) II Bidang Keuangan, 2 orang Wakil Pudir II bidang Keuangan Akademik, dan 2 orang Wakil Pudir II bidang Keuangan Non-Akademik. Survei dilakukan dengan menggunakan instrumen kuesioner yang memuat beberapa pertanyaan mengenai proses pencatatan data transaksi (sebagai variabel masukan) dan proses penampilan informasi pelaporan (sebagai variabel keluarannya). Dari hasil uji reliabilitas dan validitas instrumen terhadap hasil jawaban masing-masing pertanyaan yang mewakili variabel masukan dapat diketahui bahwa setiap pertanyaan yang merepresentasikan variabel masukan dan keluaran adalah reliabel dan sehingga jawaban dari kuesioner dari para penggunanya adalah valid untuk menggambarkan variabel masukan dan keluaran sistem informasi. Dari hasil analisis jawaban kuesioner survei dapat diketahui bahwa para pengguna sistem informasi akuntansi menyatakan bahwa proses pencatatan data transaksi akuntansi sangat sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan skor rata-rata 3,69 dari skala 4. Para pengguna sistem informasi akuntansi juga menyatakan bahwa keluaran yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi sangat sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan skor rata-rata 3,72 dari skala 4. Sehingga, jika dilihat dari sudut pandang otomatisasi proses pencatatan dan keluaran sistem dapat dambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna di Akbid WHN dengan skor rata-rata keseluruhan sebesar 3,71 dari skala 4. DAFTAR PUSTAKA Davis, G. R. (1990). Accounting automation - one firm's experience. Diambil kembali dari All Business: The National Public Accountant: Dennis, A., & Wixom, B. H. (2010). Systems Analisys and Design with UML An Object-Oriented Approach 3rd Edition. John Wiley & Sons (Asia) Pte.Ltd. Mandt, J. (2011, Jan -Feb). Could your organization benefit from automating AP and AR? Diambil kembali dari The Institute of Financial Operations: C-23-6

7 McClure, W. B. (2006). Professional ADO.NET 2 Programming with SQL Server 2005, Oracle, and MySQL. Wiley Publishing, Inc. Moser, C. (2011, Februari 7). The Model-View-ViewModel Pattern. Diambil kembali dari Christian Mosers WPF Tutorial.net: Orwel, A. (200 9, Mei 13). What is Accounting Information System? Diambil kembali dari Ezine Articles: System?&id= Smith, J. (2009, Februari). WPF Apps With The Model-View-ViewModel Design Pattern. Diambil kembali dari MSDN Magazine: C-23-7