Peta Jalan Reformasi Birokrasi. Gambar Program Area Perubahan Reformasi Birokrasi Politeknik Negeri Jakarta. Politeknik Negeri Jakarta 1

Transkripsi

1

2 Agenda Reformasi Birokrasi Hasil yang Diharapkan Peta Jalan Reformasi Birokrasi Pelaksanaan reformasi birokrasi memiliki peran yang sangat penting dalam mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang lebih baik. Politeknik Negeri Jakarta baru melaksanakan reformasi birokrasi pada tahun Pelaksanaan reformasi birokrasi periode Politeknik Negeri Jakarta menetapkan 8 (delapan) program area perubahan reformasi birokrasi berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Pelaksanaan 8 (delapan) program area perubahan reformasi birokrasi diharapkan menciptakan kondisi yang kondusif untuk mendukung pencapaian sasaran reformasi birokrasi. 1. MANAJEMEN PERUBAHAN Merubah pola pikir (mind-set), budaya kerja (culture-set), dan perubahan sistem (system-set) yang lebih efektif, efisien, produktif, dan profesional 2. PENGUATAN SISTEM PENGAWASAN Birokrasi yang bersih, akuntabel, efektif, efisien, terukur, konsisten, terintegrasi, melembaga, berkelanjutan, serta bersih dan bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) 3. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA 4. PENGUATAN LEMBAGA Perbaikan kinerja instansi secara berkesinambungan Terciptanya budaya/perilaku yang lebih kondusif dalam upaya mewujudkan birokrasi yang efektif dan efisien serta setiap unit kerja dapat bersinergi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi 5. PENGUATAN TATALAKSANA 6. PENGUATAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR 7. PENGUATAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Layanan yang efektif, efisien serta perubahan mind set aparatur di Politeknik Negeri Jakarta Terciptanya kontribusi yang maksimal terhadap lingkungan internal maupun eksternal dengan profesionalisme dalam menjalankan tugas dan pemberian pelayanan sistem peraturan perundang-undangan yang lebih efektif, lebih jelas, lebih harmonis, disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat secara riil, dan dapat dilaksanakan oleh para pemangku kepentingan di PNJ 8. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK Terciptanya budaya pelayanan prima di Politeknik Negeri Jakarta Gambar Program Area Perubahan Reformasi Birokrasi Politeknik Negeri Jakarta Politeknik Negeri Jakarta 1

3 A. MANAJEMEN PERUBAHAN Tabel 1. Pelaksanaan Dan Tahapan Peningkatan Kinerja dan Disiplin Kerja Pegawai Politeknik Negeri Jakarta Penyusunan rencana workshop dan sosialiasi Februari 2017 peningkatan kinerja dan disiplin kerja Merumuskan strategi yang tepat dalam peningkatan Maret 2017 kinerja dan disiplin kerja. Melaksanakan sosialisasi dan workshop kepada Mei 2017 pegawai Politeknik Negeri Jakarta dengan metode dan cara yang tepat strategi dan rencana perubahan Evaluasi Evaluasi kinerja dan disiplin pegawai Politeknik Desember Negeri Jakarta Tabel 2. Pelaksanaan dan Tahapan Monev Pelayanan Publik agar Sesuai dengan SOP dan SPP Agar Tercapainya Budaya Kerja yang Produktif Mengidentifikasikan pelayanan publik yang sesuai Mei 2017 dengan SOP dan SPP, dan tercapainya Budaya Kerja yang produktif Merumuskan nilai dan budaya kerja agar pelayanan Juni 2017 publik yang diberikan sesuai dengan SOP dan SPP Politeknik Negeri Jakarta 2

4 Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi budaya kerja dan rencana perubahan dengan menentukan materi, metode, dan tata cara yang tepat dan efektif kepada pegawai Politeknik Negeri Jakarta. dan penerapan budaya kerja sesuai tata nilai Politeknik Negeri Jakarta. September November strategi dan rencana perubahan Monitoring dan Evaluasi Monitoring terhadap penerapan budaya kerja Politeknik Negeri Jakarta. Evaluasi terhadap penerapan budaya kerja Politeknik Negeri Jakarta Melakukan pembaharuan terhadap strategi dan rencana perubahan yang tidak relevan. Melakukan diagnosa kesenjangan dan mengelola penolakan. Mengimplementasikan tindakan perbaikan. Desember 2017-Desember 2019 Desember 2017-Desember 2019 Desember 2017-Desember 2019 Desember 2017-Desember 2019 Desember 2017-Desember 2019 Tabel 3. Pelaksanaan dan Tahapan Sistem Informasi Terintegrasi Identifikasi proses bisnis/sop alur informasi Mei 2017 pelaksanaan reformasi birokrasi. Penyusunan panduan alur informasi pelaksanaan Juli 2017 proses bisnis reformasi birokrasi. Politeknik Negeri Jakarta 3

5 sistem informasi terintegrasi. Agustus 2017 Pengisian konten sistem informasi terintegrasi. Pembentukan Layanan Informasi Reformasi Birokrasi. Monitoring dan Evaluasi Monitoring terhadap penerapan sistem informasi terintegrasi Politeknik Negeri Jakarta. Monitoring terhadap pengisian konten sistem informasi terintegrasi Politeknik Negeri Jakarta Evaluasi terhadap penerapan sistem informasi terintegrasi Politeknik Negeri Jakarta Evaluasi terhadap konten sistem informasi terintegrasi Politeknik Negeri Jakarta Agustus Desember 2019 Oktober 2017 Desember 2017-Desember 2019 Desember Desember Desember Tabel 4. Pelaksanaan dan Tahapan Pembentukan Agen Perubahan Pemetaan pegawai potensial Politeknik Negeri Januari 2017 Jakarta Identifikasi tugas dan fungsi agen perubahan Maret 2017 Perancangan tugas, fungsi dan susunan organisasi April 2017 agen perubahan Penyusunan struktur organisasi agen perubahan Mei 2017 Penyusunan tugas tugas agen perubahan Mei 2017 Pembentukan agen perubahan Januari 2017 agen perubahan Juni - Juli 2017 Pelatihan bagi agen perubahan Agustus 2017 Politeknik Negeri Jakarta 4

6 Pelaksanaan tugas dan fungsi agen perubahan dalam penyebaran virus perubahan September Pelaksanaan agenda revolusi mental Politeknik Negeri Jakarta September Evaluasi Evaluasi kinerja agen perubahan Oktober 2017 Evaluasi keberhasilan agen perubahan Nopember 2017 Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan Nopember 2017 memuat langkah tindak lanjut Tabel 5. Pelaksanaan dan Tahapan Pembangunan Sistem Reformasi Birokrasi Identifikasi proses /SOP alur informasi Mei 2017 pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Penyusunan draft peraturan tentang reformasi Juni 2017 birokrasi, dari proses sampai dengan pelaksanaan kegiatan sistem informasi reformasi Juni Juli 2017 birokrasi Politeknik Negeri Jakarta. Pengisian konten sistem informasi reformasi birokrasi Politeknik Negeri Jakarta. Agustus 2017 Desember 2019 Pembentukan layanan informasi reformasi September 2017 birokrasi Politeknik Negeri Jakarta 5

7 Evaluasi Evaluasi efektivitas sistem informasi yang telah dibangun. Evaluasi Muatan informasi yang masuk kedalam sistem Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan membuat langkah tindak lanjut Desember 2017 Desember 2017 Desember 2017 B. PENGUATAN SISTEM PENGAWASAN Tabel 6. Pelaksanaan Tahapan Peningkatan Peran SPI dalam Mewujudkan Fungsi Pengawasan Menuju Politeknik Negeri Jakarta Masuk Wilayah WBK dan WBBM Tahapan - Identifikasi rencana kegiatan Januari Penyusunan rencana pelaksanaan tahapan peningkatan Pebruari 2017 peran SPI Merumuskan pelaksanaan peningkatan peran SPI Maret 2017 Melaksanakan workshop teknik audit dan pengawasan Mei 2017 bagi tim SPI Pengawasan pelaksanaan audit dan pengawasan oleh Setiap Triwulan SPI kepada unit kerja Evaluasi Evaluasi terhadap pelaksanakan audit dan Setiap Triwulan pengawasan oleh SPI Politeknik Negeri Jakarta 6

8 Tabel 7. Pelaksanaan Tahapan Memaksimalkan dan Meningkatkan Peran SPI dalam Melakukan Fungsi Pengawasan dan Pengendalian Gratifikasi Tahapan - Identifikasi pelaksanaan pengendalian gratifikasi Januari Menyusun rencana pelaksanaan pengendalian Pebruari 2017 gratifikasi Merumuskan pelaksanaan pengendalian gratifikasi Maret 2017 Melaksanakan sosialisasi dan pembinaan terhadap unit April 2017 kerja terkait gratifikasi Melakukan pengawasan terkait gratifikasi Mei Desember 2019 Evaluasi Evaluasi terhadap pelaksanakan sosialisasi dan Setiap Triwulan pembinaan terhadap unit kerja terkait gratifikasi Evaluasi terhadap pelaksanaan pengawasan terkait Setiap Triwulan gratifikasi Tabel 8. Pelaksanaan Tahapan Peningkatan Pengetahuan SPI terkait Audit dan Pengawasan Tahapan Identifikasi terhadap rencana peningkatan Januari 2017 pengetahuan SPI terkait audit dan pengawasan Menyusun kegiatan rencana peningkatan pengetahuan Pebruari 2017 SPI terkait audit dan pengawasan Merumuskan pelaksanaan peningkatan pengetahuan Maret 2017 SPI terkait audit dan pengawasan Politeknik Negeri Jakarta 7

9 Pelaksanaan bimtek terkait peningkatan pengetahuan SPI tentang audit dan pengawasan Evaluasi Evaluasi terhadap pelaksanaan bimtek terkait peningkatan pengetahuan SPI tentang audit dan pengawasan April 2017 Setiap Triwulan Tabel 9. Pelaksanaan Tahapan Pembentukan Tim Whistleblowing System untuk Memberikan Masukan atau Laporan agar Terbentuk Fungsi Pengawasan yang Maksimal Tahapan Identifikasi terhadap rencana pembentukan tim whistle Januari 2017 blowing system Menyusun rencana pembentukan tim whistleblowing Pebruari 2017 system Merumuskan pelaksanaan penyusunan rencana Maret - Mei 2017 pembentukan tim wistleblowing system Pembentukan tim wistleblowing system Juni 2017 Evaluasi Evaluasi pelaksanakan pembentukan tim wistle Desember blowing system Politeknik Negeri Jakarta 8

10 Tabel 10. Pelaksanaan Tahapan Penataan Tugas dan Fungsi pada Bagian dan Subbagian yang lebih Komprehensif agar Tidak Terjadi Benturan Kepentingan Tahapan Identifikasi/pemetaan tugas dan fungsi yang bisa Juli 2017 menimbulkan benturan kepentingan Menyusun rencana penataan tugas dan fungsi pada Agustus - September bagian dan subbagian yang lebih komprehensif agar 2017 tidak terjadi benturan kepentingan Merumuskan pelaksanaan penataan tugas dan fungsi Oktober 2017 pada bagian dan subbagian yang lebih komprehensif agar tidak terjadi benturan kepentingan Pelaksanaan penataan tugas dan fungsi pada bagian Nopember 2017 dan subbagian yang lebih komprehensif agar tidak terjadi benturan kepentingan Evaluasi Evaluasi terhadap pelaksanaan penataan tugas dan Desember fungsi pada bagian dan subbagian yang lebih komprehensif agar tidak terjadi benturan kepentingan Tabel 11. Pelaksanaan Tahapan Meningkatnya Peran Humas dalam Menangani Pengaduan Masyarakat Tahapan Identifikasi rencana peningkatan peran Humas Januari Desember dalam menangani pengaduan masyarakat 2019 Merumuskan pelaksanaan peningkatan peran Pebruari Desember Humas dalam menangani pengaduan masyarakat 2019 Politeknik Negeri Jakarta 9

11 Pelaksanaan rapat kerja pimpinan terkait peningkatan peran Humas dalam menangani pengaduan masyarakat Evaluasi Evaluasi terhadap pelaksanaan penanganan pengaduan masyarakat oleh Humas Januari Desember 2019 Desember Desember 2019 C. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA Tabel 12. Pelaksanaan dan Penguatan Akuntabilitas Kinerja Pembuatan Panduan Penyusunan LAKIP Juli - Desember 2017 Pembuatan Aplikasi Penyusunan LAKIP, dengan tahapan sebagai berikut: Identifikasi terhadap rencana tahapan pembuatan Januari 2018 aplikasi penyusunan LAKIP Menyusun tahapan pembuatan aplikasi penyusunan Januari 2018 LAKIP Pelaksanaan Pembuatan aplikasi penyusunan LAKIP Pebruari - April 2018 Evaluasi Evaluasi Program dan Anggaran melalui Mei - Juni 2018 SIMONEV Politeknik Negeri Jakarta 10

12 D. PENGUATAN KELEMBAGAAN Tabel 13. Pelaksanaan dan OTK Melakukan evaluasi struktur organisasi dan Januari 2017 kelembagaan sebagai bahan implementasi organisasi dan Tata Kerja Politeknik Negeri Jakarta Penyusunan struktur organisasi dan kelembagaan Pebruari 2017 Politeknik Negeri Jakarta yang tepat fungsi sesuai OTK. struktur organisasi baru tentang Maret 2017 organisasi dan Tata Kerja Politeknik Negeri Jakarta. OTK sekaligus pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. Pebruari 2017 Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan Desember 2017 efisiensi struktur organisasi dan kelembagaan berdasarkan OTK. Tabel 14. Pelaksanaan dan Penyusunan Rincian tugas Direktur Pembantu Direktur, Bagian, dan Staf Melakukan evaluasi organisasi dan Januari 2017 pemetaan/identifikasi program/kegiatan sebagai uraian dari tugas dan fungsi unit kerja Politeknik Negeri Jakarta 11

13 Penyusunan uraian rincian tugas direktur yang diurai ke dalam tugas Pembantu Direktur, Bagian, Subbagian, dan Staf uraian rincian tugas Direktur diurai ke dalam tugas Pembantu Direktur, Bagian, Subbagian, dan Staf Melaksanakan rincian tugas unit kerja di Politeknik Negeri Jakarta. Pemantauan dan evaluasi atas pelaksanaan rincian tugas unit kerja di Politeknik Negeri Jakarta. Januari Maret 2017 April 2017 Desember 2017 Tabel 15. Pelaksanaan dan Penyesuaian Organisasi Unit Kerja (Jurusan, Unit, dan Bagian) sesuai dengan perubahan OTK Melakukan evaluasi organisasi dan Januari 2017 pemetaan/identifikasi program/kegiatan sebagai uraian dari tugas dan fungsi Politeknik Negeri Jakarta Penyusunan konsep tugas, fungsi, dan struktur organisasi Politeknik Negeri Jakarta sesuai dengan Februari 2017 perubahan OTK tugas, fungsi, dan struktur organisasi Maret 2017 Politeknik Negeri Jakarta sesuai dengan perubahan OTK Politeknik Negeri Jakarta 12

14 Pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan dan evaluasi kinerja tugas dan fungsi serta struktur organisasi Politeknik Negeri Jakarta. April 2017 Desember 2017 Tabel 16. Pelaksanaan dan Tahapan Penguatan organisasi dan kelembagaan hingga ke tingkat Unit Kerja (Jurusan/Unit/Bagian) melalui kegiatan sosialisasi, bimtek, dan workshop Melakukan evaluasi organisasi dan Januari 2017 pemetaan/identifikasi program/kegiatan sebagai uraian dari tugas dan fungsi Politeknik Negeri Jakarta Penyusunan konsep tugas, fungsi, dan struktur organisasi Politeknik Negeri Jakarta sesuai dengan Februari 2017 perubahan OTK tugas, fungsi, dan struktur organisasi Maret 2017 Politeknik Negeri Jakarta sesuai dengan perubahan OTK Pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh unit kerja April 2017 Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan dan evaluasi kinerja tugas dan Desember 2017 fungsi serta struktur organisasi Politeknik Negeri Jakarta Politeknik Negeri Jakarta 13

15 Tabel 17. Pelaksanaan dan Tahapan kerja penyesuaian organisasi di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Melakukan evaluasi organisasi dan kelembagaan Januari 2017 Politeknik Negeri Jakarta secara keseluruhan. Penyusunan pedoman dan pelaksanaan evaluasi Februari 2017 organisasi dan kelembagaan di Politeknik Negeri Jakarta. pedoman dan pelaksanaan evaluasi Maret 2017 organisasi dan kelembagaan di Politeknik Negeri Jakarta. Pelaksanaan pedoman dan pelaksanaan evaluasi organisasi dan kelembagaan di Politeknik Negeri April 2017 Desember 2019 Jakarta. Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan Desember 2017 efisiensi pedoman dan pelaksanaan evaluasi organisasi Politeknik Negeri Jakarta. Tabel 18. Pelaksanaan dan Tahapan Peningkatan dan penyempurnaan sistem informasi kelembagaan melalui Bidang Akademik, Bidang Keuangan, Bidang Kepegawaian, dan Pusdatin Identifikasi dan infrastruktur serta Standar Januari 2017 Operasional Procedure (SOP) pemrosesan usulan kelembagaan yang melibatkan Bidang Akademik, Politeknik Negeri Jakarta 14

16 Bidang Keuangan, Bidang Kepegawaian, dan Pusadtin SOP dan sistem informasi kelembagaan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sistem informasi kelembagaan berbasis TIK sistem informasi kelembagaan berbasis TIK Evaluasi dan perbaikan sistem informasi kelembagaan berbasis TIK Februari 2017 Maret 2017 April 2017 Desember 2019 Desember 2017 E. PENGUATAN TATA LAKSANA Tabel 19. Pelaksanaan dan Tahapan Penyusunan peta proses bisnis dan tata kelola seluruh kegiatan di Politeknik Negeri Jakarta sesuai dengan OTK Pembentukan Tim Penyusun Proses Bisnis dan Juni 2017 Tata Kelola di Politeknik Negeri Jakarta Penyusunan jadwal kegiatan penyusunan proses Juni Juli 2017 bisnis dan tata kelola seluruh kegiatan di Politeknik Negeri Jakarta Rapat koordinasi Tim Penyusun Juli 2017 Identifikasi peta proses bisnis dan tata kelola di Juli-September 2017 seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Politeknik Negeri Jakarta 15

17 Penyusunan peta proses bisnis dan tata kelola di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Integrasi proses bisnis dan tata kelola di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta peta proses bisnis dan tata kelola di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta peta proses bisnis dan tata kelola di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi peta proses bisnis dan tata kelola di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Oktober-Desember 2017 Januari 2018 Februari-Juni 2018 Juli 2018 Desember Tabel 20. Pelaksanaan dan Tahapan merevisi dan membuat Standard Operational Procedure (SOP) sesuai dengan OTK tentang peraturan dan tata cara Juni 2017 penyusunan SOP Identifikasi SOP kegiatan dan layanan yang telah Juni Juli 2017 ada saat ini Indentifikasi kegiatan dan layanan yang belum Juli 2017 tersedia SOPnya Penyusunan SOP berdasarkan peta proses bisnis Juli-September 2017 dan tata kelola Politeknik Negeri Jakarta Simplifikasi SOP baru Oktober-Desember 2017 Integrasi SOP baru Januari 2018 Politeknik Negeri Jakarta 16

18 SOP baru kepada seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta SOP baru di seluruh lini layanan dan kegiatan di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi penerapan SOP baru di Politeknik Negeri Jakarta Februari-Juni 2018 Juli 2018 Desember Tabel 21. Pelaksanaan dan Tahapan Terintegrasinya Layanan Terpadu (Unit Layanan Terpadu) Identifikasi layanan e-goverment di bagian Juni 2017 akademik, kepegawaian, dan keuangan Politeknik Negeri Jakarta Identifikasi layanan Politeknik Negeri Jakarta yang Juni Juli 2017 belum berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan integrasi layanan/ e- Juli-September 2017 government di bagian akademik, kepegawaian, dan keuangan Politeknik Negeri Jakarta Pembuatan sistem layanan terpadu dengan Oktober-Desember memanfaatkan teknologi informasi dan 2017 komunikasi (TIK) Pembangunan dan pengembangan layanan Januari 2018 berdasarkan hasil rekayasa TIK berupa sistem informasi terpadu meliputi, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), Sistem Politeknik Negeri Jakarta 17

19 Informasi Keuangan (SIMKEU), dan Sistem Informasi Akademik (SIAK) sistem layanan/e-government baru yang terintegrasi di Politeknik Negeri Jakarta layanan/e-government baru yang terintegrasi di Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan, evaluasi, dan perbaikan sistem layanan/e-government baru yang terintegrasi di Politeknik Negeri Jakarta Februari-Juni 2018 Juli 2018 Desember F. PENGUATAN SISTEM MANAJEMEN SDM Tabel 22. Menyempurnakan dan mengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) terintegrasi Pembentukan Tim pengembang Sistem Informasi Februari 2017 Kepegawaian (SIMPEG) terintegrasi Penyusunan jadwal kerja Tim Maret 2017 Inventarisasi sistem informasi kepegawaian yang Maret 2017 telah ada dan berjalan. Audit dan evaluasi kemanfaatan sistem informasi April 2017 kepegawaian yang telah ada dan berjalan. Identifikasi kebutuhan pengembangan sistem. Mei-Juni 2017 Penyusunan bisnis proses dan flowchart Juli-Agustus 2017 rancangan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Proses pengembangan/pembangunan Sistem September 2017 Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Politeknik Negeri Jakarta 18

20 Uji coba dan quality control hasil pengembangan Oktober 2017 sistem hasil pengembangan Sistem Oktober 2017 Informasi Kepegawaian (SIMPEG) kepada seluruh unit kerja di Politeknik Negeri Jakarta. Sistem Informasi Kepegawaian Nopember 2017 (SIMPEG) kepada seluruh unit kerja di Politeknik Negeri Jakarta. Pemanfaatan SIMPEG dalam manajemen SDM Desember 2017 Pemantauan, dan evaluasi efektivitas dan Desember 2017 efisiensi SIMPEG dalam manajemen SDM Tabel 23. Merumuskan dan menetapkan pedoman kebijakan penilaian kinerja pegawai melalui SKP Pembentukan tim penyusun penyelesaian kinerja Januari 2018 Tenaga Kependidikan melalui assessment Penyesuaian kerja tim Februari 2018 Penyusunan kamus kompetensi jabatan Maret 2018 Penyunan standart kompetensi jabatan April 2018 Perumusan draf kegiatan pengukuran kinerja Mei-Juli 2018 melalui assesment Penetapan SK Direktur tentang pengukuran 2018 kinerja tenaga Kependidikan Pelaksanaan assessment tenaga kependidikan Agustus-Septeber 2018 Politeknik Negeri Jakarta 19

21 Pemantuan dan evaluasi efektifitas dan efisiensi Oktober-Nopember pelasksanaan pengukuran kinerja melalui 2018 assesment Pelaporan Desember 2018 Tabel 24. Menyempurnakan Rencana Kebutuhan Pegawai melalui yang Berkelanjutan Pembentukan Tim Kerja Januari 2018 Penyusunan jadwal kerja Tim. Februari 2018 Review sistem perencanaan kebutuhan pegawai Maret 2018 yang telah ada dan berjalan. Perumusan konsep perbaikan system perencanaan April 2018 kebutuhan pegawai. Penetapan kebijakan system perencanaan Mei 2018 kebutuhan pegawai di Politeknik Negeri Jakarta. tentang sistem perencanaan kebutuhan Juni 2018 pegawai di Politeknik Negeri Jakarta pada seluruh unit kerja Koordinasi, inventarisasi potensi dan kendala, Juli-Agustus 2018 serta implementasi sistem perencanaan kebutuhan pegawai dan kesiapan pelaksanaan Pemantauan, dan evaluasi efektivitas dan Januari 2018-Desember efisiensi kebijakan implementasi system 2018 perencanaan kebutuhan pegawai di Politeknik Negeri Jakarta. Politeknik Negeri Jakarta 20

22 Tabel 25. Menyusun dan menetapkan pedoman pola karier pegawai berdasarkan meritrokrasi Pembentukan Tim Kerja Penyusunan dan Januari 2018 Penetapan Pola Karier Pegawai Berdasarkan Meritrokrasi. Penyusunan jadwal kerja Tim Februari 2018 Menetapkan unsur-unsur pola karier pegawai Maret 2018 berdasarkan meritokrasi. Menyusun pola karier reguler dan fast track April -Mei 2018 berdasarkan meritokrasi. pola karier pegawai berdasarkan Juni 2018 meritokrasi di seluruh unit kerja Politeknik Negeri Jakarta Koordinasi persiapan pelaksanaan kebijakan pola Juli 2018 karier pegawai berdasarkan meritokrasi Inventarisasi potensi, kendala, dan kesiapan Agustus 2018 pelaksanaan kebijakan pola karier pegawai berdasarkan meritokrasi. Pelaksanaan kebijakan pada seluruh unit kerja di September Politeknik Negeri Jakarta dan menjadikan pola karier sebagai salah satu dasar dalam pengangkatan pejabat aparatur. Pemantauan, evaluasi, dan perbaikan kebijakan pola karier pegawai berdasarkan meritokrasi di Januari-Desember 2018 Politeknik Negeri Jakarta. Politeknik Negeri Jakarta 21

23 Tabel 26. Pelaksanaan dan Tahapan Penetapan kebijakan pemilihan pejabat struktural melalui Assessment serta fit and proper test Pembentukan Tim Penyusun kebijakan pemilihan Januari 2019 pejabat struktural melalui Assessment Penyusunan jadwal kerja Tim. Februari 2019 Penyusunan kamus kompetensi jabatan Maret-Mei 2019 Penyusunan standar kompetensi jabatan Juni-Juli 2019 Perumusan draft kebijakan pemilihan pejabat Agustus 2019 struktural melalui assessment Penetapan SK kebijakan pemilihan pejabat Agustus 2019 struktural melalui assessment SK Diektur tentang kebijakan pemilihan September 2019 pejabat struktural melalui assessment pada seluruh unit kerja Penetapan prioritas assessment pejabat struktural di Oktober 2019 unit kerja Pelaksanaan assesment pejabat struktural di unit Nopember 2019 kerja Pemantauan, dan evaluasi efektivitas dan efisiensi kebijakan pemilihan pejabat struktural melalui Assessment serta fit and proper test. Politeknik Negeri Jakarta 22

24 G. PENGUATAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Tabel 27. Pelaksanaan dan Menghimpun Peraturan Perundang-Undangan Terkait Pengelolaan Perguruan Tinggi Tahapan Melakukan evaluasi terhadap jumlah dokumen peraturan perundang-undangan Politeknik Negeri Jakarta di bidang pengelolaan perguruan tinggi Menyusun dan merekapitulasi dokumen peraturan perundang-undangan perguruan tinggi kedalam database bidang pengelolaan terhadap hasil kompilasi database peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perguruan tinggi di lingkugan Politeknik Negeri Jakarta Membuat database peraturan perundang- undangan di bidang pengelolaan perguruan tinggi Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi database peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan perguruan tinggi Januari 2017 Pebruari Juni 2017 Juli 2017 Agustus Agustus 2019 Nopember 2017 Politeknik Negeri Jakarta 23

25 Tabel 28. Pelaksanaan dan Menyusun Peraturan/Keputusan tentang Pengelolaan Politeknik Tahapan Relevansi penerapan peraturan/keputusan direktur Januari 2017 tentang pengelolaan politeknik yang merupakan turunan dalam peraturan kementerian/lembaga. Penyusunan peraturan/keputusan direktur tentang Januari 2017 pengelolaan politeknik yang merupakan turunan dalam peraturan kementerian/lembaga hasil penyusunan turunan peraturan/ Januari 2017 keputusan direktur tentang pengelolaan politeknik kepada para pemangku kebijakan di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Pelaksanaan peraturan/keputusan direktur tentang Januari 2017 pengelolaan politeknik yang merupakan turunan dalam peraturan kementerian/lembaga. Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi Desember 2017 peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan politeknik yang merupakan turunan dalam peraturan kementerian/lembaga. Politeknik Negeri Jakarta 24

26 Tabel 29. Pelaksanaan dan Pengendalian terhadap Penyusunan Peraturan Direktur Tahapan Kebutuhan terhadap peraturan/keputusan direktur Januari 2017 tentang pengelolaan Politeknik yang belum terakomodir dalam peraturan kementerian/lembaga Penyusunan peraturan/keputusan direkur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Jakarta Januari 2017 hasil penyusunan peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Januari 2017 Jakarta kepada para pemangku kebijakan di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Pelaksanaan peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Jakarta Januari 2017 Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi perturan/keputusan direkur tentang pengeloaan Desember 2017 Politeknik Negeri Jakarta Tabel 30. Pelaksanaan dan Pengkajian Peraturan Direktur Tahapan Melakukan pengkajian peraturan direktur terhadap Januari 2017 relevansi peraturan perundang-undangan Politeknik Negeri Jakarta 25

27 Penyusunan peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Jakarta yang relevan dengan peraturan perundang-undangan hasil penyusunan peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Jakarta kepada para pemangku kebijakan di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Pelaksanaan peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Jakarta yang relevan dengan peraturan perundang-undangan Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi peraturan/keputusan direktur tentang pengelolaan Politeknik Negeri Jakarta yang relevan dengan peraturan perundang-undangan Januari 2017 Januari 2017 Januari 2017 Desember 2017 Tabel 31. Pelaksanaan dan Kompetensi Perancang dan Penyusun Peraturan Perundang-Undangan di Politeknik Negeri Jakarta Tahapan Melakukan inventarisasi kebutuhan staf yang terkait dengan penyusunan perundangan- Januari 2017 undangan untuk meningkatkan kompetensi Melakukan diklat terhadap staf yang terkait Januari 2017 dengan penyusunan perundang-undangan untuk meningkatkan kompetensi Politeknik Negeri Jakarta 26

28 Implentasi Mengikut sertakan staf yang terkait dengan penyusnan perundang-undangan untuk meningkatkan kompetensi penyusunan perundangundangan untuk meningkatkan kompetensi Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi terhadap staf setelah mengikuti pendidikan dan pelatihan perancangan dan penyusunan perundang-undangan Januari 2017 Januari 2017 Desember 2019 Tabel 32. Pelaksanaan dan Sosialiasi Produk Peraturan Perundangan-undangan kepada Pimpinan Unit Kerja di Politeknik Negeri Jakarta Tahapan menginventarisir atas produk Januari 2017 peraturan perundangan yang akan disosialisasikan kepada pimpinan unit kerja melakukan sosialisasi atas produk peraturan ke unit kerja Januari 2017 Monitoring dan evaluasi efektivitas dan efisiensi sosialisasi atas produk peraturan perundangundangan Desember 2017 kepada Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Politeknik Negeri Jakarta 27

29 Tabel 33. Pelaksanaan dan Pendokumentasian dan publikasi peraturan perundang-undangan Tahapan Menghimpun dan menginventarisir peraturan perundang-undangan yang akan di dokumentasikan dan dipublikasikan. Melakukan digitalisasi dokumen dan publikasi terhadap peraturan perundangan (peraturan/keputusan) yang telah dibuat Monitoring dan evaluasi efektivitas serta efisiensi atas penerapan digitalisasi terhadap dokumen peraturan perundang-undangan (peraturan/keputusan). Januari 2017 Januari 2017 Desember 2019 Desember 2017 Tabel 34. Pelaksanaan dan Pengelolaan system informasi dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan melalui SIKD Tahapan Melakukan pengkajian dan menganalisa atas kebutuhan pengelolaan sistem informasi dan Januari 2017 pendokumentasian peraturan perundangundangan melalui sistem informasi kearsipan dinamis Melakukan update dan pengembangan system Aplikasi atas pengelolaan sistem informasi Januari 2017 Desember 2019 kearsipan akademis dalam mendokumentasikan Politeknik Negeri Jakarta 28

30 peraturan perundang-undangan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Melakukan sosialiasi atas pengelolaan system Januari 2017 Desember informasi dalam mendokumentasikan arsip 2019 peraturan perundang-undangan melalui sistem informasi kearsipan dinamis kepada pimpinan, pemangku kebijakan dan arsiparis Pelaksanaan pengelolaan system informasi Januari 2017 Pelaksanaan Pengelolaan system informasi kearsipan dinamis untuk mendokumentasi peraturan perundangundangan Januari 2017 yang berlaku Monitoring dan evaluasi efektivitas serta efisiensi dalam penerapan sistem informasi kearsipan Desember 2017 dinamis untuk efisiensi dalam penetapan sistem informasi kearsipan dinamis untuk mendokumentasikan peraturan perundangan yang berlasku H. PENGUATAN KUALITAS LAYANAN PUBLIK Tabel 35. Pelaksanaan dan Menyusun standar layanan minimal di Politeknik Negeri Jakarta Menghimpun berbagai jenis layanan yang ada Januari 2017 untuk dibuatkan layanan terintegrasi Politeknik Negeri Jakarta 29

31 Menginventarisasi berbagai jenis layanan yang ada untuk dibuatkan layanan terintegrasi Identifikasi standar layanan minimal terhadap semua jenis layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Menyusun standar layanan minimal (SPM) terhadap semua jenis layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Proses Integrasi berbagai layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Standar layanan minimal (SPM) terhadap semua layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Standar Layanan Minimal (SPM) terhadap semua layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta pelakasanaan Standar Layanan Minimal terhadap semua Layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Februari 2017 Maret Mei 2017 Juni September 2017 Oktober 2017 Maret 2018 Maret Mei 2018 Juni 2018 Januari - Desember ( Tabel 36. Pelaksanaan dan Pembinaan dan sosialisasi terhadap budaya kerja dengan membangun mindset layanan prima (service excellence) Menghimpun danmenginventarisir segala Januari 2017 permasalahan budaya kerja Politeknik Negeri Jakarta 30

32 Menginventarisasi berbagai jenis layanan yang ada untuk dibuatkan layanan terintegrasi Identifikasi standar layanan minimal terhadap semua jenis layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Menyusun standar layanan minimal (SPM) terhadap semua jenis layanan di Politeknik Negeri Jakarta Proses Integrasi berbagai layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Standar layanan minimal (SPM) terhadap semua layanan di Politeknik Negeri Jakarta Standar Layanan Minimal (SPM) terhadap semua layanan di Politeknik Negeri Jakarta Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi pelakasanaan Standar Layanan Minimal terhadap semua Layanan di Politeknik Negeri Jakarta Februari 2017 Maret-Mei 2017 Juni September 2017 Oktober 2017 Maret 2018 Maret Mei 2018 Juni 2018 Januari s.d Desember ( ) Tabel 37. Pelaksanaan dan Pengelolaan Pengaduan melalui sistem PPID Menghimpun dan menginventarisir Januari - Februari 2017 segala Pengaduan Politeknik Negeri Jakarta 31

33 Identifikasi segala macam pengaduan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Membuat diagram alur (flow chart) dan menganalisa kebutuhan system layanan pengaduan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Membuat system pengelolaan layanan pengaduan melalui sistem Informasi PPID Sistem Pengelolaan Layanan Pengaduan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta melalui Sistem Informasi PPID Sistem Pengelolaan Layanan Pengaduan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta melalui Sistem Informasi PPID Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan Sistem Pengelolaan Layanan Pengaduan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta melalui Sistem Informasi PPID Maret-Mei 2017 Juni September 2017 Oktober 2017 Maret 2018 Maret Mei 2018 Juni 2018 Januari s.d Desember ( ) Tabel 38. Pelaksanaan dan Survey Kepuasan terhadap Pelayanan dengan Kuisioner Menghimpun dan Menginventarisasi Kepuasan Januari - Juni 2017 Layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta melalui Kuisioner/survey Juli-Desember 2017 Identifikasi segala bentuk Kepuasan layanan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Politeknik Negeri Jakarta 32

34 Membuat Kuisioner Kepuasan Layanan Pelanggan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta Survei Kepuasan Layanan Pelanggan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta dengan Kuisioner Survei Kepuasan Layanan Pelanggan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta dengan Kuisioner Pemantauan dan evaluasi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan Survei Kepuasan Layanan Pelanggan di Lingkungan Politeknik Negeri Jakarta dengan Kuisioner Januari 2018 Februari - Maret 2018 April 2018 Januari I. QUICK WINS: UNIT LAYANAN TERPADU Pada umumnya masyarakat menilai suatu institusi adalah dari kualitas pelayanan yang diberikan, dengan pemberian pelayanan yang baik akan terbentuk image di masyarakat bahwa institusi tersebut berkualitas. Pelayanan publik di Indonesia dapat dikatakan masih jauh kualitasnya jika dibandingkan dengan negara lain. Selain itu, persepsi masyarakat masih terbentuk dengan hal-hal yang kurang menyenangkan, prosedur pelayanan yang susah, cenderung berbelit-belit, waktu penyelesaian yang lama, pemungutan biaya dengan jumlah yang tidak pasti yang kadang sebenarnya biaya tersebut tidak diperlukan. Keadaan seperti ini akan mengakibatkan rawan suap, pungutan liar, tidak transparan, serta sistem yang masih konvensional. Politeknik Negeri Jakarta dalam hal memberikan pelayanan masih jauh dari sempurna, karena selama ini masih belum terbiasa dengan keadaan atau budaya bahwa dengan memberikan pelayanan yang baik akan berpengaruh kepada penilaian masyarakat tentang Politeknik Negeri Jakarta. Dalam menjalankan program pemerintah tentang Politeknik Negeri Jakarta 33

35 reformasi pelayanan Politeknik Negeri Jakarta membentuk ULT (Unit Layanan Terpadu), yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan publik serta memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat untuk memperoleh pelayanan prima. Hal ini sesuai dengan tujuan Unit Layanan Terpadu yang dicanangkan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi bahwa memberikan layanan kepada pemangku kepentingan di bidang riset, teknologi, dan pendidikan tinggi secara cepat, efektif, efisien, transparan, dan memberikan kepastian hukum serta terwujudnya hak-hak masyarakat untuk mendapatkan pelayanan. Tujuan tersebut akan bisa terwujud dengan melakukan penyederhanaan birokrasi pelayanan, mempercepat waktu pelayanan, mengurangi tahapan pelayanan yang kurang penting, menghilangkan biaya yang tidak dapat dipertanggungjawakan, dan prosedur yang transparan. Tabel 39. Jadwal Pelaksanaan dan adalah sebagai berikut: No Kegiatan 1 a. Identifikasi jenis layanan Januari 2017 b. Alternatif lokasi ULT Januari 2017 c. Layout ULT Pebruari 2017 d. Struktur organisasi ULT Juni 2017 e. Identifikasi ULT Agustus 2017 f. Penyusunan SOP ULT Oktober Pembangunan a. Konstruksi ruang ULT Juli 2017 b. Pengadaan sarana dan prasaranan ULT November 2017 c. Penyediaan jaringan dan Sistem Informasi Layanan Terintegrasi ULT November 2017 Politeknik Negeri Jakarta 34

36 3 a. Revisi Juknis/prosedur layanan Agustus Nopember 2017 b. Trainning Pegawai ULT September - Oktober Operasionalisasi ULT Desember Evaluasi Desember 2017 Politeknik Negeri Jakarta 35