Data adalah bahasa, matematika atau simbol yang memperlihatkan suatu objek diantaranya manusia, sesuatu atau kejadian

Transkripsi

1 Manajemen Data, Informasi, Pangkalan Data Pada Sistem Informasi kita mengenal beberapa mekanisme komponen dari sistem dan diantaranya adalah : 1. Input, mekanisme digunakan untuk memberikan masukan pada sistem 2. Prosessing, mekanisme digunakan untuk memproses semua masukan kedalam sistem, proses tersebut disesuaikan dengan kinginan pengguna sistem 3. Output, mekanisme digunakan untuk mengetahui hasil pemrosesan apakah sesuai dengan keinginan 4. Umpan balik (feedback), adalah mekanisme yang digunakan untuk meningkatkan masukan atau proses yang ada 5. Kontrol, digunakan untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan keinginan pengguna dari sistem 6. Penyelarasan, mekanisme yang ditujukan untuk menjaga agar input, proses dan output selalu terjaga seimbang 7. Penyimpanan, mekanisme yang digunakan untuk menyimpan seluruh hasil pemrosesan dari masukan yang ada 8. Prosedur manual, adalah suatu ketentuan yang mengatur penggunaan sistem secara manual Data adalah bahasa, matematika atau simbol yang memperlihatkan suatu objek diantaranya manusia, sesuatu atau kejadian Data perlu dimodelkan, tujuan dari permodelam data adalah agar tidak terjadi duplikasi data yang dapat mengakibatkan : - Kesulitan dalam mengakses data, - Efisiensi ruang penyimpanan data berkurang Untuk membuat model digunakan metode : DAD (diagram arus data), ERD (entity relationship diagram) dan Data Dictionary (kamus data) Entitas 1 Proses Entitas 2 Gambar : DAD Entitas 1 Entitas 1 Gambar : ERD Informasi adalah hasil dari pengolahan data, prosesnya terdiri atas : penyaringan, pemprosesan dan memformat data dalam satu cara yang akan menambah pengertian atau memberikan pengetahuan kepada yang menerima Karakteristik informasi yang baik - Dimengerti - Tepat waktu - Akurat - Mengurangi ketidak pastian

2 Pangkalan data Pangkalan data adalah suatu istilah yang diberikan untuk suatu rangkaian file yang secara logik saling terhubung. Suatu pangkalan data akan didukung oleh satu aplikasi yang memberikan pelayanan untuk peremajaan data, edit data, tambah data, hapus data, penghasilan laporan serta beberapa fungsi palayanan tambahan antara lain : memilih, mencari dan menyortir data. Semua pelayanan tersebut dinamakan manajemen data. Beberapa prosedur yang harus tersedia untuk melaksanakan fungsi pelayanan data dalam pengelolaan data pangkalan data diantaranya adalah : - Prosedur untuk mengkoleksi / penambahan data) - Prosedur untuk membuat kategori / klasifikasi / sortir data - Prosedur untuk merekam data / menyimpan data, sedemikian sehingga : - mampu untuk dipanggil kembali / akses - Prosedur untuk membuat sumari data / laporan - Prosedur untuk menghapus data / delete - Dapat digunakan secara rutin Komponen pangkalan data (databases) berdasarkan hirarkinya : - Field adalah satuan unit dari data didalam kelompok record tertentu - Record kelompok data yang sejenis dari satu pangkalan data atau file - File akan berisikan banyak record yang sejenis atau setipe misalnya file karyawan, file gaji, file lembur, file absensi dst - Basis data (pangkalan data) berisikan banyak record dari berbagai tipe record yang terintegrasi pada satu struktur organisasi dimana rekord yang penting saling terhubung. Susunan file akan terdiri dari dua jenis yaitu : - File dengan susunan berurutan, secara phisik dapat diketahui dari media penyimpanannya misalnya Pita Tape - File dengan jangkauan langsung misalnya pada media hardisk File dengan jangkauan berurutab metoda aksesnya dinamakan SAM : Sequensial Access Methode, sedangkan jangkauan langsung metoda aksesnya dinamakan DAM : Direct Access Methode. Metoda lainnya disebut pencarian file acak (Random) menggunakan metoda pencarian binari dimana yang dicari adalah nomor indeksnya yang diberikan secara otomatis oleh komputernya. Kunci keberhasilan (key point) pangkalan data - Basis data adalah pondasi utama dalam membangun sistem informasi - Basis data berisikan field yang terorganisasikan dalam rekord dan files sedemikian rupa sehingga akan menjawab keinginan penggunanya - Elemen data adalah pondasi dari basisi data. Untuk mendisain satu basisi data adalah secara efektif mengorganissasikan komponen elemen data Beberapa tipe basis data yang umum digunakan adalah : - Basis data network, adalah model data yang di disain saling terhubung untuk penggunaan pada jaringan - Basis data hirarki, adalah model data yang didisain secara hirarki - Basis data relational, adalah bsis data yang di disain saling terhubung

3 Untuk mendisain baisis data maka perlu mendefinisikan beberapa hal penting yaitu : - Primari key (kunci utama) yang unik - Foreign key (kunci tamu) unik pada satu file namun memiliki otoritas pada file lain - Index, digunakan untuk melakukan sortir data - View, tanggapan user terhadap kebutuhan data Tahap mendesain basis data - Menentukan domain - Menentukan elemen data - Menentukan Ketergantungan file - Menentukan files - Buat primari dan foreign key - Menentukan nilai dari elemen data pada tiap kolom file - Desain aturan akses, create, updata dan delete data - Tentukan aturan indexing dan view - Tentukan cara pemeliharaan Orientasi dari suatu manajemen basis data adalah : - Meng integrasi kan semua file data mengingat file yang terpisah mungkin memuat data yang sama - Kunci field dari data tersimpan pada satu tempat - Jika muncul data yang sama pada berbagai file maka seluruh data yang sama tersebut harus dapat di update secara bersama Normalisasi basis data Normalisasi dilakukan agar seluruh file yang berisikan record data menjadi stabil, tidak memakan ruang penyimpanan secara berlebihan dan dapat dengan mudah di kelola. Tahap normalisasi dapat dijelaskan sebagaimana berikut ini : - Pisahkan setiap file data yang beisikan perulangan grup, buat menjadi files yang terpisah (N1) - Patikan bahwa setiap non key elemen data benar-benar tegantunga secara fungsi kepada primari key, keluarkan semua elemen data yang tidak bergantungan pada kunci utama dan buat data struktur baru - Patikan bahwa setiap elemen data tidak saling bergantungan satu sama lain, keluarkan elemen data yang tidak diperlukan - Keluarkan elemen data yang redundan pada file data - Normalisasi dilakukan sampai bentuk primitif data tercapai yaitu ketergantungan elemen data hanya pada primari key saja Basis data organisasi biasanya besar dan dikelola oleh orang yang profesional dalam bidang teknologi infpormasi (IT), namun dengan banyak munculnya usaha kecil dewasa ini, maka peran basis data untuk keperluan pribadi menjadi sesuatu yang mutlak diperlukan Terminologi basis data Terminologi yang digunakan pada sistem basis data telah banyak dikenal oleh pengguna aplikasi basis data ada 5 (lima), yaitu : entitas, atribut, item data, record dan relasi. Contoh suatu entitas adalah : orang (mahasiswa), tempat (universitas, kursus), sesuatu (program/seminar), kegiatan (amal, bakti sosial), atau satu kondisi dimana data dan informasi dikumpulkan.

4 Entitas : mahasiswa Data dibutuhkan : nama mahasiswa, alamat, kota, kode pos, NIM, telepon, tempat/ tanggal lahir, status penduduk, photo, kontak person dalam kondisi darurat. Atribut : adalah penjelasan (heading) pada setiap kategori data atau informasi yang ada pada satu entitas Item data : detail spesifik dari masing-masing entitas yang tersimpan pada basis data.. misalnya suatu universitas memiliki item data : thomas, edi, rahmat sebagai nama mahasiswanya. Record : record adalah grup data item data dan berisi set dari data dan informasi. Tujuan utama sistem manajemen data basis Ada tiga peralatan (tools) pada sistem manajemen basis data yaitu : pertama, data definition language (DDL) agar user mengenal basis datanya, kedua, data manipulation language (DML) agar user dapat menyimpan, mengambil, mengedit basis data, seperti query language, ketiga, beberapa kemampuan untuk membantu user meningkatkan produktivitasnya. Ada 5 (lima) tujuan sistem manajemen basis data, yaitu : 1. Pengumpulan data, data dikumpulkan melalui berbagai cara, misalnya formulir (dokumen sumber) untuk input kedalam data basis 2. Mengintegrasikan data, hal ini diperlukan mengingat pada saat akan memecahkan permasalahan yang terdiri dari berbagai aspek ilmu, sedangkan sumber data tersimpan diberbagai tempat serta untuk menjamin konsistensi dan akurasi data 3. Mengurangi redundansi, hal ini diperlukan mengingat keterbatasan tempat penyimpanan dan kemudahan pada saat melakukan akses data. Perlu diingat bahwa redundansi tidak selamanya jelek 4. Penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi, pengambilan data 5. Sharing informasi, diperlukan karena banyaknya pengguna basis data terutama di organisasi usaha, hal ini menjamin consistensi data 6. Pengelolaan kelengkapan data, diperlukan karena data harus lengkap dan benar, selain itu data harus terjaga kemanannya dari segala bentuk intervensi luar yang tidak bertanggung jawab 7. Melakukan perubahan basis data (evolusi), basis data tidak boleh rigid tanpa melihat perubahan, untuk itu diperlukan perubahan melalui 2 (dua ) cara yaitu, perubahan isi data (content) dan perubahan struktur logical struktur data di sesuaikan dengan perubahan bisnis perusahaan. Komunikasi data dan Internet Data digunakan dan dimanfaatkan oleh yang berkepentingan. Dewasa ini dengan perkembangan organisasi perusahaan (dibukanya cabang perusahaan baik lokal, nasional, regional maupun internasional) menyebabkan perusahaan mulai mengembangkan sistem informasinya untuk dapat menjangkau berbagai lokasi baru. Sharing data dan informasi memberikan kemudahan dalam melakukan koordinasi, kerjasama dan melakukan perencanaan dan pelaksanaan secara terintegrasi. Internet dengan kemampuan menghubungkan berbagai komputer diseluruh penjuru dunia merupakan satu media yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan sharing data tersebut.

5 Komunikasi data berbasis komputer Model komunikasi dasar yang ada : Pengirim Pembuat Kode Saluran Pengurai Kode (decoder) Penerima Pengirim mengirimkan data, oleh pembuat kode data dikodekan akan mampu disalurkan lewat saluran, ditujuan kode diuraikan menjadi data kembali, kemudia data diterima oleh penerima untuk dibaca dan dimanfaatkan. Ini dapat terjadi sebaliknya. Jenis-jenis jaringan LAN : Local Area Network adalah jaringan yang menghubungkan beberapa komputer pada satu area tertentu, menggunakan kabel dan fasilitas pendukung yang ada dalam gedung atau area tertentu saja WAN : Wide Area Network adalah jaringan yang menghubungkan beberapa area yang sangat luas dengan mwenggunakan beragam fasilitas komunikasi seperti telepon, satelit, kabel bawah laut, contohnya adalah jaringan perbankan, jaringan pemesanan penerbangan MAN : Mteropolitan Area Network adalah jaringan yang menghubungkan berbagai komputer di satu kota besar.