Nanda Putra Wandita

Transkripsi

1

2

3 EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PERGURUAN TINGGI ILMU KEPOLISIAN) Skripsi Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu Program Studi Sistem Informasi Nanda Putra Wandita PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436H/2014M

4 EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PERGURUAN TINGGI ILMU KEPOLISIAN) Skripsi Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Oleh : Nanda Putra Wandita PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGREI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H / 2014 M

5

6

7

8 ABSTRAK Nanda Putra W Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh Menggunakan Framework Cobit 5 (Studi Kasus: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian). Di bawah bimbingan Ibu FITROH M.Kom dan Ibu EVY NURMIATI, MMSI. Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian atau biasa disingkat menjadi STIK-PTIK, merupakan lembaga kedinasan bagi lulusan perwira AKPOL untuk meraih gelar S1. STIK-PTIK memiliki sistem pembelajaran baru yang disebut Sistem Pendidikan Jarak Jauh. Permasalahan yang terdapat dalam Sistem PJJ STIK-PTIK ini adalah kurang siapnya STIK-PTIK dalam menerima perubahan dalam metode pembelajaran PJJ ini. Mulai dari tahap perencanaan, persiapan pelatihan, pelatihan untuk para stakeholder, implementasi hingga perawatan setelah implementasi. Selain itu juga, PJJ STIK-PTIK sebelumnya belum pernah dilakukan evaluasi tata kelola teknologi informasi. Berdasarkan hal tersebut, penulis menerapkan evaluasi tata kelola teknologi informasi sesuai standar COBIT 5. Penelitian ini fokus pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Tujuan penelitian ini adalah mengetahui capability level sistem PJJ pada proses Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi. Tahapan penelitian ini berdasarkan dengan Assessment Process Activities COBIT 5. Hasil penelitian ini adalah Sistem PJJ STIK-PTIK untuk nilai as is bernilai 2.33 yang cenderung bernilai 2. Artinya proses BAI07 telah dilakukan dengan cara dikelola, yaitu direncanakan berdasarkan rencana kerja organisasi, dimonitor untuk hasilnya dilaporkan pada laporan akuntabilitas organisasi dan disesuaikan dengan visi misi STIK-PTIK. Sedangkan untuk to be bernilai 3, artinya proses BAI07 sudah memiliki proses yang telah dibangun menggunakan proses yang telah didefinisikan secara detil, telah dikelola dengan proses yang terstandar, sehingga mampu untuk mencapai hasil dari proses tujuan. Kata Kunci: PJJ STIK-PTIK, Evaluasi, BAI07, Assessment Process Activities, Tata Kelola TI, Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi, Capability Level. V Bab + xvii Halaman Halaman + 63 Tabel + 24 Gambar + Daftar Pustaka + Lampiran Pustaka Acuan (27, )

9 KATA PENGANTAR Bismillahhirahmannirahim Puji dan Syukur kepada ALLAH SWT, karena atas berkat rahmat dan ridho dari-nya yang tak pernah berhenti sekalipun kepada penulis, sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi sebagai salah satu syarat kelulusan. Tak lupa juga sholawat serta salam tercurahakan kepada junjungan kita yang telah membawa kita dari jaman yang gelap menuju jaman yang terang benderang Baginda Rasulullah Muhammad SAW. Penyusunan skripsi ini adalah salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan pada Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Program Reguler Studi Sistem Informasi. Skripsi ini berjudul EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PTIK) Dalam penyusunan skripsi ini, tak luput bantuan dari berbagai pihak yang selalu membimbing dan mendukung penulis, baik dari segi moral maupun ilmu. Oleh karena itu pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Komarudin Hidayat selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak. DR. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

10 3. Bapak Zulfiandri, MMSI selaku Ketua Program Studi Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Ibu Fitroh, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang secara bijaksana dan kooperatif telah memberikan bimbingan, bantuan, dan dukungan baik secara moral maupun teknis. 5. Ibu Evy Nurmiati, MMSI selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan, bantuan dan motivasi kepada penulis. 6. Kedua orang tua penulis, Papa H. Iwan Idi Kusmana dan Mama Hj. Noor Rita Rachman, SH. yang telah memberikan doa, semangat, motivasi serta kasih sayang secara terus menerus sehingga membuat penulis berhasil menyelesaikan skripsi ini. 7. Seluruh keluarga besar penulis, yang selalu memberikan dorongan dan bantuan baik berupa fisik maupun moril. 8. Kekasih penulis, Wirsa Angga Melia, Amd.Ik yang selalu memberikan motivasi, membantu dan menemani penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 9. Sahabat-sahabat penulis Jilan Credo, Lingga Ferry Wibowo, Azis Senoadji, Fadjri Prasetya, Suryo Suminar, Fajrin Rizkia dan teman-teman SI A 2010 yang tidak penulis sebutkan satu persatu. 10. Bapak Kombes Pol Edi Setyo selaku ketua Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK, yang telah membantu penulis dengan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

11 11. Bapak Adhie Candra selaku Teknisi PJJ STIK-PTIK. Yang dengan ilmunya membantu penulis tanpa pamrih. 12. Kakak kelas yang telah membantu penulis dengan memberikan ilmu dan pengalamannya. Terima kasih atas dukungan kalian semua, penulis selalu mendoakan agar kalian semua selalu mendapatkan ridho dan rahmat dari ALLAH SWT. Dan semoga skripsi ini bisa bermanfaat bagi para pembaca dan dapat digunakan untuk penelitian selanjutnya. Jakarta, Oktober 2014 Nanda Putra Wandita

12 DAFTAR ISI PENGESAHAN UJIAN... iii PERNYATAAN... ivii ABSTRAK... viii KATA PENGANTAR... vix DAFTAR ISI... ixii DAFTAR TABEL... xviii DAFTAR GAMBAR...xx BAB I...1 PENDAHULUAN Latar Belakang Identifikasi Masalah Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Waktu dan Tempat Penelitian Sistematika Penulisan...12 BAB II...14 LANDASAN TEORI Pengertian Evaluasi Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi Pengertian Tata Kelola Pengertian Teknologi Informasi Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi Manajamen Perubahan Pengertian Manajemen Perubahan Pentingnya Manajemen Perubahan Pendekatan Manajemen Perubahan COBIT (Control Objective for Information and Related Technology).18

13 Pengertian COBIT Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT Implementasi COBIT RACI Chart Identifikasi RACI Chart Indikator Kapabilitas Proses Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT Pengertian Balanced Scorecard Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT Prinsip COBIT Definisi Proses COBIT Assessment Process Activities Fokus Area Tata Kelola TI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Identifikasi Kebutuhan Dokumen Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode Analisis Data Metode Perhitungan Guttman...85 BAB III...93 METODOLOGI PENELITIAN Desain Penelitian Kerangka Berfikir Penelitian Initiation Observasi Metode Wawancara Kajian Pustaka Planning The Assessment Briefing Data Collection Data Validation Process Attribute Level...101

14 3.9. Reporting The Result BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Initiation Sejarah Singkat Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK (STIK- PTIK) Logo STIK-PTIK Visi, Misi dan Tujuan STIK-PTIK Struktur Organisasi STIK-PTIK Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Model Pembelajaran PJJ yang Dikembangkan STIK-PTIK Infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi Sistem E- Learning STIK-PTIK Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Planning the Assessment Penyusunan Kuesioner Penentuan Responden Briefing Data Collection Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Data Validation...138

15 Pengolahan Data Responden Penilaian Capability Level Perhitungan Capability Level Menggunakan Skala Guttman Hasil perhitungan Capability Level Intepretasi Data Penilaian Pada Setiap Level Process Atribute Level Analisis Gap Penentuan Gap Reporting the Results Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA...188

16 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 2.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)...31 Tabel 2.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)...32 Tabel 2.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)...32 Tabel 2.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)...33 Tabel 2.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)...34 Tabel 2.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru)...34 Tabel 2.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)...35 Tabel 2.9 Process Performance...37 Tabel 2.10 Performance Management...38 Tabel 2.11 Work Product Management...39 Tabel 2.12 Process Definition...40 Tabel 2.13 Process Deployment...42 Tabel 2.14 Process Measurement...44 Tabel 2.15 Proses Control...45 Tabel 2.16 Process Innovation...46 Tabel 2.17 Process Optimisation...48 Tabel 2.18 Tabel penilaian kapabilitas...87 Tabel 3.1 Daftar wawancara...96 Tabel 3.2 Daftar Kajian Pustaka...97 Tabel 3.3 Daftar Nama Pemangku Kepentingan Pada PJJ STIK-PTIK...99 Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)...124

17 Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru).135 Tabel 4.15 Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.16 Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Tabel 4.17 Daftar Rincian Kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.18 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Tabel 4.19 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.20 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.21 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)...143

18 Tabel 4.22 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.23 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.24 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Tabel 4.25 Hasil Kuesioner BAI07.01 Responden Tabel 4.26 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.27 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Tabel 4.28 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.29 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.30 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.31 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.32 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.33 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Tabel 4.34 Tabel Dokumen Level Tabel 4.35 Tabel Performance Management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Tabel 4.36 Tabel Work Product Management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Tabel 4.37 Tabel Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.38 Tabel Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Tabel 4.39 Tabel Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.40 Tabel Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)...176

19 Tabel 4.41 Tabel Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.42 Tabel Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.43 Tabel Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.44 Tabel Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)...182

20 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012)...21 Gambar 2.2 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA, 2012)...22 Gambar 2.3 Implementasi COBIT (ISACA, 2012)...29 Gambar 2.4 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012)...50 Gambar 2.5 Mapping COBIT 5 Enterprise Goal- IT Goal (ISACA, 2012).51 Gambar 2.6 Mapping IT Related Goals to Process (ISACA, 2012)...53 Gambar 2.7 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012)..55 Gambar 2.8 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012)...56 Gambar 2.9 Hubungan GWP untuk Capability Level (ISACA, 2012)...79 Gambar 3.1 Kerangka Berfikir...94 Gambar 4.1 Logo STIK-PTIK Gambar 4.2 Struktur Organisasi STIK-PTIK Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 120 Gambar 4.4 Diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi Gambar 4.6 Diagram BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Gambar 4.7 Diagram BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Gambar 4.8 Diagram BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Gambar 4.9 Diagram BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Gambar 4.10 Diagram BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Gambar 4.11 Diagram BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Gambar 4.12 Diagram BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Gambar 4.13 Diagram BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Gambar 4.14 Intepretasi Nilai BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)...165

21 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Saat ini penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi telah menjadi suatu hal penting untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan maupun instansi. Salah satunya untuk peningkatan proses belajar mengajar pada universitas maupun sekolah tinggi. Untuk menjaga agar teknologi informasi yang digunakan oleh universitas menjadi bermanfaat, maka dibutuhkan tata kelola teknologi informasi agar semua hal yang berhubungan dengan teknologi informasi semakin berjalan dengan baik dan searah dengan tujuan universitas ataupun sekolah tinggi. Sekarang ini, hampir semua perguruan tinggi menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan kegiatan operasionalnya, baik dari segi administrasi maupun proses belajar mengajar. Tidak terkecuali dengan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK. Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK merupakan instansi pendidikan lanjutan bagi polisi lulusan Akademi Kepolisian. STIK PTIK dengan peran sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan lembaga pendidikan akademik, mempunyai jati diri sebagai perguruan tinggi kedinasan kepolisian Republik Indonesia yang bertujuan mengembangkan Ilmu Kepolisian di Indonesia. Untuk mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan usaha usaha maksimal untuk meningkatkan kualitas proses belajar mengajar (akademik) dan kualitas kelembagaan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK, sehingga lembaga ini mampu 1

22 2 meluluskan perwira perwira dengan kualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, bangsa dan Negara Indonesia. Kegunaan Teknologi Informasi untuk proses belajar mengajar di STIK PTIK terlihat jelas dengan di buatnya sebuah program belajar mengajar baru yang disebut dengan Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ). Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2010 tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 1983, yang mensyaratkan bahwa untuk dapat diangkat sebagai pejabat penyidik Polri harus memenuhi persyaratan berpangkat paling rendah Inspektur Dua Polisi dan berpendidikan paling rendah Sarjana Strata Satu atau yang setara. Maka kebijakan Pimpinan Polri sejak tahun 2012 terhadap lulusan AKPOL dengan kualifikasi sebagai Sarjana Ilmu Kepolisian (S1). Berkaitan dengan kebijakan tersebut, sebagaimana kebijakan Kalemdikpol agar Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK) segera menyiapkan program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) bagi lulusan AKPOL yang belum mengikuti pendidikan Strata Satu (S1) di STIK. PJJ adalah pendidikan jarak jauh yang dikembangkan STIK PTIK menggunakan model Blended Learning. Blended Learning sendiri memiliki pengertian bahwa kegiatan belajar mengajar dilakukan secara on campus dan off campus. Di STIK PTIK perkuliahan dilakukan selama 4 semester. Semester 1 dan 4 dilakukan secara on campus, dan semester 2 & 3 dilakukan secara off campus. Dimana selama off campus, mahasiswa kembali ke polda-polda daerah tempat mereka bertugas. On campus dilakukan dengan model perkuliahan tatap muka langsung, perkuliahan online dengan aplikasi moodle, dan belajar mandiri dengan

23 3 menggunakan e-library. Untuk off campus model perkuliahan dilakukan dengan mahasiswa saat waktu kuliah menghadiri tatap muka kuliah online (web conference) dengan aplikasi webex. Berdasarkan hasil pra-observasi yang penulis lakukan yaitu berupa wawancara dengan Bapak Kombes Pol Edi Setio selaku Ketua Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK, didapati oleh penulis berupa kesimpulan bahwa kemunculan Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) ini ternyata memunculkan sebuah masalah baru. Masalah paling utama dalam sistem ini adalah kurangnya perencanaan yang matang dari pihak penyelenggara. Mulai dari tahap pengumpulan data, pengumpulan hal-hal yang diperlukan dan sebaiknya dilakukan, semua hal tersebut dilalui secara terburu-buru karena tuntutan program ini harus berjalan dalam waktu secepatnya. Sehingga banyak kekurangan yang muncul setelah sistem ini di implementasikan. Selain masalah tersebut, ada juga masalah yang muncul dari pihak mahasiswa dan dosen, tidak semua mahasiswa dan dosen menyetujui perubahan model pembelajaran ini. Mereka telah terbiasa melakukan proses belajar mengajar secara manual yaitu bertatap muka langsung di dalam kelas dibanding dengan tatap muka online menggunakan teknologi informasi yang telah tersedia. Perubahan mind set/cara berpikir ini lah yang dirasa sebagai sebuah masalah dan tantangan yang harus diselesaikan agar program pendidikan jarak jauh ini dapat berjalan dengan lancar. Banyak yang menolak dikarenakan tidak semua mahasiswa dan dosen mengerti cara menggunakan sistem e-learning. Lalu juga yang menjadi masalah adalah bahan ajar. Karena selama ini belajar mengajar berlangsung di dalam kelas, maka bahan ajar biasa berbentuk cetak, untuk dimasukkan kedalam

24 4 sistem e-learning dibutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Jadi saat ini, isi bahan ajar yang terdapat di dalam sistem e-learning kebanyakan masih bersumber dari mahasiswa senior yang memiliki catatan berbentuk softcopy dibanding dari dosen sendiri. Berdasarkan masalah diatas, penulis melakukan penelitian tentang usulan tata kelola teknologi informasi untuk STIK PTIK, karena program pendidikan jarak jauh ini belum pernah dilakukan tata kelola teknologi informasinya. Tata kelola teknologi informasi memungkinkan perusahaan mendapatkan keuntungan penuh dari informasi yang dimilikinya, sehingga memaksimalkan manfaat, mengkapitalisasi peluang dan mendapatkan keuntungan kompetitif. Tata kelola teknologi informasi juga mengidentifikasi kelemahan kontrol dan menjamin adanya implementasi perbaikan yang dapat terukur secara efisien dan efektif (Surendro, 2009). Dalam tata kelola Teknologi Informasi dapat menggunakan berbagai macam framework. Seperti COBIT, ITIL, IT Val, dsb. Alasan mengapa penulis memilih COBIT untuk melaksanakan evaluasi tata kelola teknologi informasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik STIK-PTIK, karena didalam COBIT tercangkup standar yang mampu menjadi acuan dalam me-manage sebuah perubahan. Hal itu lah yang mendasari penulis memlih COBIT. Menurut Krist dalam Surendro (2004), pengukuran keselarasan tujuan sistem informasi dan tujuan bisnis dapat dilakukan dengan tata kelola sistem informasi. Oleh karena itu perlu dilakukan tata kelola sistem informasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK. Standar yang digunakan dalam tata kelola sistem pendidikan jarak jauh adalah COBIT 5. Standar

25 5 COBIT dipilih karena memiliki keunggulan dalam kontrol TI dan juga menyediakan kerangka pengukuran kinerja TI sebagai bahan analisa obyek yang perlu diperbaiki (Sarno, 2009). Penelitian tentang audit sistem informasi menggunakan framework COBIT sudah pernah dilakukan oleh beberapa peneliti. Seperti yang pernah dilakukan oleh Fitroh (2009) yang mana kegiatan penelitian dilakukan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi pada sistem informasi akademik Dalam penelitian ini peneliti menggunakan framework COBIT 4.0 dengan memilih domain khusus pada domain PO dan AI. Hasil penelitian menunjukkan beberapa temuan diantaranya yaitu analisis dan interpelasi data berada pada level 2 (repeatable but intuitive) untuk domain PO, sedangkan level 1 (Initial/Ad-hoc) untuk domain AI. Sesuai hasil penelitian dengan meningkatkan tingkat kematangan pada level 3 (Define Process) berdasarkan visi, misi, tujuan, dan arah pengembangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dimana prosedur sudah standar dan terdokumentasi dan dikomunikasikan melalui pelatihan, tetapi pelaksanaannya diserahkan kepada tim untuk mengikuti proses tersebut sehingga penyimpangan dapat diketahui, prosedurnya disempurnakan untuk formalitas praktek yang ada. Kerangka kerja COBIT menyediakan model proses yang pada umumnya ditemukan dalam aktivitas TI dalam lima domain proses yang saling terkait, Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yang terdiri dari lima (5) proses TI, Align Plan and Organize (APO) yang terdiri dari tiga belas (13) proses TI, Build, Acquire and Implementation (BAI) yang terdiri dari sepuluh (10) proses TI, Deliver, Service

26 6 and Support (DSS) yang terdiri dari enam (6) proses TI, Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yang teridir dari tiga (3) proses TI. Masing-masing proses TI dilengkapi dengan objektif kontrol. IT Related Goal yang cocok dengan masalah yang sedang dihadapi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK adalah Adequate Use of Applications, Information and technology solutions. Maka sub-domain yang dapat di ambil adalah APO04 (Manage Inovation), BAI05 (Manage Organitational Change Enablement) dan BAI07 (Manage Change Acceptance and Transitioning). Tapi tidak ketiga subdomain tersebut penulis ambil, hanya proses BAI07 tentang Manage Change Acceptance and Transitioning yang penulis ambil berdasarkan permintaan dari tempat penulis melakukan penelitian. Untuk mengetahui sampai dimana tata kelola teknologi informasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian - PTIK, maka penelitian ini akan berjudul EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PERGURUAN TINGGI ILMU KEPOLISIAN) Identifikasi Masalah Berdasarkan latar yang sudah dijabarkan sebelumnya, maka dapat diidentifikasikan masalah yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK adalah sebagai berikut: 1. Kurangnya perencanaan yang matang dalam mengimplementasikan sistem ini, sehingga masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki setelah sistem ini

27 7 berjalan. Contohnya adalah kurangnya perencanaan dalam menentukan aplikasi yang akan digunakan untuk web conference. 2. Kurangnya pelatihan untuk para admin dan teknisi, serta kurangnya sosialisasi sistem baru kepada mahasiswa dan dosen sehingga membuat sulitnya perubahan mind set/cara berpikir mahasiswa dan dosen untuk menerima perubahan dan transisi dari kegiatan belajar mengajar secara manual menjadi komputerisasi. 3. Tidak semua mahasiswa dan dosen senang dan puas dengan program pendidikan jarak jauh ini, karena mereka telah terbiasa melakukan kegiatan belajar mengajar secara manual, dibanding dengan menggunakan teknologi informasi. 4. Bahan ajar yang kebanyakan masih berbentuk cetak, sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak untuk dimasukkan ke dalam sistem e-learning. 5. Belum pernah di lakukan tata kelola teknologi informasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah di atas, dapat dirumuskan masalah yang ada yaitu: 1. Bagaimana mengetahui capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5 di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK?

28 8 2. Bagaimana mengetahui gap pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5 di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK- PTIK? 3. Bagaimana memberikan rekomendasi yang tepat untuk perbaikan BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5 di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK? 1.4. Batasan Masalah Pada penelitian ini dibatasi beberapa hal, diantaranya: 1. Kegiatan tata kelola teknologi informasi ini hanya dilakukan pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik STIK PTIK. 2. Kegiatan tata kelola teknologi informasi di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK menggunakan framework COBIT 5.0 berfokus pada domain BAI (Build, Acquire and Implement) pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), yang terdiri dari beberapa sub yaitu BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi), BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data), BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian), BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian), BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru), BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru), BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi). 3. Penelitian ini menggunakan metode Guttman dalam menentukan capability level.

29 9 4. Penelitian ini menggunakan Assessment Process Activities yang terdiri dari initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data validation, process attribute level dan reporting the result dalam menentukan capability level. 5. Penelitian ini tidak membahas management awareness COBIT Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini terdiri dari 2 tujuan, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum dari penelitian ini adalah mengetahui kondisi tata kelola teknologi informasi Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK. Dan tujuan khusus penelitian ini adalah menghasilkan: 1. Mengetahui tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi saat ini pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). 2. Dapat mengetahui kondisi pengelolaan gap pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). 3. Memberikan usulan atau solusi untuk mengatasi masalah sesuai dengan proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK PTIK Manfaat Penelitian Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Mengetahui langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan tata kelola teknologi informasi menggunakan COBIT 5.

30 10 b. Mengetahui proses yang berjalan dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik STIK-PTIK. c. Memberikan pemahaman dalam mencari capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) di Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik STIK-PTIK. d. Menjadi referensi yang dapat digunakan STIK-PTIK dalam memperbaiki kekurangan pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada COBIT Metodologi Penelitian Metodologi penelitian dibagi menjadi 2, yaitu metode pengumpulan data dan metode analisis data. 1. Metode Pengumpulan Data a. Metode Studi Literatur Studi literatur adalah studi yang dilakukan dengan menggunakan literatur sebagai sumber ilmu. Studi literatur contohnya dengan membaca penelitian penelitian, jurnal ataupun artikel yang berhubungan dengan tata kelola teknologi informasi b. Metode Observasi Observasi (observation) merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Jogiyanto, 2008).

31 11 c. Metode Wawancara/Interview Wawancara (interview) adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden (Jogiyanto, 2008). d. Metode Kuisioner Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan analis mempelajari sikap-sikap, kayakinan, perilaku, dan karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang dapat terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada (Jogiyanto, 2008). 2. Metode Analisis Data Kegiatan yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan identifikasi capability level, gap, dan menentukan rekomendasi dari proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), dengan menggunakan Assessment Process Activities yang terdiri dari: 1. Initiation 2. Planning the Assessment 3. Briefing 4. Data Collection 5. Data Validation 6. Process Atribute Level 7. Reporting the Result 3. Penentuan Capability Level Dimensi tingkat kemampuan yang menyediakan pengukuran pada suatu keadaan perusahaan saat ini mapun tujuan bisnis proses yang ingin dicapai.

32 12 Apakah sudah mencapai tujuan target bisnis, kesesuaian pada visi dan misi perusahaan tersebut (ISACA, 2012) Waktu dan Tempat Penelitian Tempat Penelitian: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK Alamat: Jl. Tirtayasa Raya No.6 Kebayoran Baru Jakarta Selatan Waktu Penelitian: Mei 2014 Oktober Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 Bab, yaitu: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian latar belakang, identifikasi masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, waktu dan tempat penelitian serta sistematika penulisan skripsi tentang tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori dasar tentang pengertian, manfaat, tujuan dan penjelasan yang terkait dengan topik penelitian milik penulis yaitu tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5. BAB III METODE PENELITIAN Bab ini berisi uraian tentang disain penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel penelitian, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data yang digunakan

33 13 serta jadual penelitian tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang hasil penelitian, penilaian terhadap Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5.0. Penjelasan tingkat kematangan sistem pendidikan jarak jauh pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5.0. Penjelasan tentang gap yang ditemukan serta rekomendasi atau solusi untuk memperbaiki masalah yang ada menggunakan Assessment Process Activities COBIT 5. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Berisi uraian tentang pokok-pokok kesimpulan dan saransaran yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan hasil penelitian tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5.

34 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Evaluasi Menurut Arikunto (2010), evaluasi adalah suatu proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan. Menurut Yunanda (2009) evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan. Dari penjelasan di atas, evaluasi dapat diartikan suatu proses untuk mengukur dengan menggunakan instrumen dan memberi nilai dari pencapaian hasil yang telah direncanakan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan dalam mencapai suatu tujuan Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi Pengertian Tata Kelola Jogiyanto dan Abdillah (2011) menjelaskan bahwa tata kelola (governance) merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi atau masyarakat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. 14

35 Pengertian Teknologi Informasi Teknologi Informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan teknik berupa perangkat keras dan perangkat lunak) untuk menciptakan, menyimpan, mempertukarkan, dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk (Fauziah, 2010) Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi Terdapat beberapa pengertian mengenai tata kelola TI, seperti menurut Jogiyanto dan Abdillah (2011), tata kelola TI sebagai suatu struktur dan proses pengambilan keputusan TI di tingkat korporat untuk mengerahkan perilaku yang diinginkan dari insan TI dan memastikan keberhasilan TI dalam rangka penciptaan nilai bagi para stakeholder. Kemudian menurut Surendro (2009), mendefinisikan tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat digunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi. The IT Governance Institute (ITGL, 2007) mendefinisikan tata kelola TI sebagai suatu bagian internal dari tata kelola perusahaan yang terdiri atas kepemimpinan, struktur dan proses organisasional yang memastikan bahwa TI organisasi berlanjut serta meningkatkan tujuan dan strategi organisasi.

36 16 Berdasarkan pengertian diatas, penulis menyimpulkan tata kelola TI adalah suatu proses mengelola perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur dan proses perusahaan untuk memastikan bahwa teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Kegunaan tata kelola TI adalah untuk mengatur penggunaan TI, serta untuk memastikan kinerja teknologi informasi sesuai dengan tujuan berikut ini (Surendro, 2009): 1. Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan teknologi informasi. 2. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan. 3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab. 4. Penanganan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat Manajamen Perubahan Pengertian Manajemen Perubahan Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004) Pentingnya Manajemen Perubahan Perubahan merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi dalam kehidupan organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan besaran

37 17 perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun belakangan ini. Oleh karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang relatif pendek, kebanyakan organisasi dan pekerjanya telah mengalami perubahan secara substansial tentang apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya (Burnes, 2000) Pendekatan Manajemen Perubahan Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan, yaitu: 1. Planned Change (Perubahan Terencana) Bullock dan Batten (Burnes, 2000) mengemukakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan yaitu sebagai berikut: a. Exploration Phase (fase eksplorasi) b. Planning Phase (fase perencanaan) c. Action Phase (fase tindakan) d. Integration Phase (fase integrasi) 2. Emergent Approach (Pendekatan Darurat) Emergent Approach memberikan arahan dengan melakukan penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut: a. Organizational Structure (struktur organisasi) b. Organizational Culture (budaya organisasi) c. Organizational Learning (organisasi pembelajaran) d. Manajerial Behaviour (perilaku manajerial) e. Power and Politics (kekuatan dan politik)

38 18 Dalam melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes, 2000:294) mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis dan operasional dengan melibatkan lima faktor yang saling berkaitan yaitu sebagai berikut: a. Environmental Assesment (penelurusan lingkungan). b. Leading Change (memimpin perubahan). c. Linking Strategic and Operational Change (menghubungkan perubahan strategis dan operasional). d. Human Resources sebagai assets dan liabilities (sumber daya manusia sebagai kekuatan dan beban) COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) Pengertian COBIT Sasongko (2009) menjelaskan COBIT adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis TI. COBIT dikeluarkan ITGI yang dapat diterima secara internasional sebagai praktek pengendalian atas informasi, TI dan risiko terkait. COBIT digunakan untuk menjalankan penentuan atas TI dan meningkatkan pengontrolan TI. Surendro (2009) menjelaskan tentang karakteristik utama dan prinsip yang mendasari COBIT, yaitu karakteristik utamanya adalah fokus pada bisnis, orientasi pada proses, berbasis control dan dikendalikan oleh pengukuran, sedangkan prinsip yang mendasarinya adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukkan

39 19 organisasi dalam mewujudkan tujuannya, organisasi perlu mengelola dan mengendalikan sumber daya teknologi informasi dengan menggunakan sekumpulan proses-proses yang terstruktur untuk memberikan layanan informasi yang diperlukan. Dalam perkembangannya Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) mengalami beberapa perubahan versi dan titik point mulai dari COBIT 1 sampai pada COBIT 5 saat ini. Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) merupakan best practice yang menyediakan kebijakan yang jelas untuk IT governance. COBIT juga membantu manajemen dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang berhubungan dengan TI. COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk control objective yang detail untuk manajemen, stakeholder, user dan auditor. Information Systems Audit and Control Association (ISACA) sekarang berjalan dengan singkatan saja, untuk mencerminkan sebagai profesional tata kelola TI yang dilayaninya. Keberadaan ISACA dimulai pada tahun 1967, ketika sekelompok kecil orang dengan pekerjaan kontrol audit yang sama dalam sistem komputer yang menjadi semakin penting untuk operasi organisasi mereka untuk membahas perlunya sumber informasi terpusat dan bimbingan dalam bidang TI. Pada tahun 1969 kelompok formal, menggabungkan sebagai Asosiasi Electronic Data Processing (EDP) Auditor. Pada tahun 1976 asosiasi membentuk yayasan pendidikan untuk melakukan upaya penelitian besar-besaran untuk memperluas pengetahuan dan nilai tata kelola IT dan bidang kontrol. ISACA merilis COBIT pertama pada tahun 1996, hanya berfokus sebagai suatu pekerjaan audit. Berkembang menjadi versi COBIT 2 yang

40 20 merefleksikan kontrol peningkatan sejumlah dokumen sumber, revisi pada tingkat tinggi dan tujuan pengendalian rinci dan tambahan seperangkat alat implementasi (implementation tool set), yang telah dipublikasikan pada tahun Sedangkan pada versi COBIT 3 ditandai dengan adanya Information Technology Governance Institute (ITGI) yang dibentuk oleh ISACA pada tahun 1998 dan memberikan pemahaman lebih dan mengadopsi prinsip-prinsip pengaturan TI. Melalui ITGI penambahan pedoman untuk COBIT 3 dan fokusnya diperluas pada manajemen TI. Pada COBIT versi 4 ditingkatkan pada IT Governance (Grembergen dan Haes, 2009). ITGI mengambil peranan yang penting dalam pengembangan publikasi. Hanya berselang dua tahun kemudian dengan tambahan baru COBIT ingin terus membangun dirinya sebagai kerangka kerja yang berlaku umum untuk tata kelola TI pada perusahaan. Pada 2007 rilis COBIT versi 4.1 yang kemudian dilakukan penambahan dengan Val (Value) IT 2.0 yakni, nilai investasi dengan TI dan Risk IT, yakni resiko penggunaan dengan TI. Dan saat ini yang terakhir adalah COBIT 5 yang melengkapi seluruh cakupan pada versi COBIT yang sebelumnya. Menjadikan COBIT 5 sebagai suatu framework yang melihat pada tujuan bisnis dan nilai tata kelola pada TI yang digunakan pada perusahaan (ISACA, 2012).

41 21 Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012) Menurut ISACA (2012:15), COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari 15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas TI, risiko, asuransi, dan keamanan. COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata kelola dan manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu perusahaan terkait dengan kegiatan TI. Model proses yang diusulkan bukan hanya sekedar model proses tetapi suatu model yang bersifat komprehensif. Setiap perusahaan harus mendefinisikan bidang prosesnya sendiri, dengan mempertimbangkan situasi tertentu dalam perusahaan tersebut. COBIT 5 juga menyediakan kerangka kerja untuk mengukur dan memantau kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan dan

42 22 mengintegrasikan praktik pengelolaan terbaik (ISACA, 2012). Berikut ini merupakan cangkupan antara COBIT 5 dan framework lain: Gambar 2.2 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA, 2012) Menurut ISACA (2012) COBIT 5.0 dikembangkan untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan penting seperti: 1) Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan. Beberapa pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka pendek sementara pihak lain lebih menyukai keuntungan jangka panjang. Beberapa pihak siap untuk mengambil risiko tinggi sementara beberapa pihak tidak. Perbedaan ini dan

43 23 terkadang konflik mengenai harapan harus dihadapai secara efektif. Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak tapi juga menginginkan transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan bagaimana hasil yang akan diperoleh. 2) Membahas peningkatkan ketegantungan kesuksesan perusahaan pada perusahaan lain dan rekan IT, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien, cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan. 3) Mengatasi jumlah informasi yang meningkatkan secara signifikasi, bagaimana perusahaan memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan mengarahkan perusahaan kepada keputusan bisnis yang efektif dan efisien. Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang efektif dapat membantu untuk mencapainya. 4) Mengatasi IT yang semakin meresap ke dalam perushaan IT. IT semakin menjadi bagian penting dari bisnis. Seringkali IT yang terpilih tidak cukup memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis, IT perlu menjadi bagian penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, manajemen risiko, kebijakan, kemampuan, proses, dan sebagainya. Tugas dari CIO dan fungsi IT sedang berkembang sehingga semakin banyak orang dalam perusahaan yang memiliki kemampuan IT akan dilibatkan dalam keputasan dan operasi IT. IT dan bisnis harus diintegerasikan dengan lebih baik. 5) Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru. Hal ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk baru,

44 24 membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih tipe pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan pengembangan produk ke pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan kualitas yang lebih baik. 6) Mendukung perpaduan bisnis dan IT secara menyeluruh, dan mendukung semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen IT perusahaan yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya. 7) Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi IT. 8) Memberikan perusahaan: a) Nilai tambah melalui penggunaan IT yang efektif dan inovatif, b) Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan IT yang baik, c) Kesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujuan dan kebijakan internal, d) Peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan IT. 9) Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRICE2, COSO, dan ISO. Hal ini akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai framework, berbagai standar satu antar satu sama lain, dan bagaimana mereka dapat digunakan bersama-sama 10) Mengintegerasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus pada COBIT, Value IT dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan BMIS, ITAF dan TGIF, sehingga COBIT 5.0 mencakup seluruh perusahaan dan menyediakan dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain menjadi satu kesatuan framework.

45 Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT 4.1 Beberapa hal yang membedakan COBIT 5 dengan COBIT 4.1: a. Prinsip baru dalam tata kelola TI untuk organisasi, Governance of Enterprise IT (GEIT). CobiT 5 lebih berorientasi pada prinsip, dibanding pada proses. Katanya berdasarkan feedback yang masuk, menyatakan bahwa ternyata penggunaan prinsip-prinsip itu lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam konteks enterprise secara lebih efektif b. CobiT 5 memberi penekanan lebih kepada Enabler. Walaupun sebenarnya CobiT 4.1 juga menyebutkan adanya enabler-enabler, hanya saja Cobit 4.1 tidak menyebutnya dengan enabler. Sementara CobiT 5 menyebutkan secara spesifik ada 7 enabler dalam implementasinya. Berikut ini adalah ketujuh enabler CobiT 5 dan perbandingan untuk hal yang sama di CobiT 4.1: (1) Prinsip-prinsip, kebijakan dan kerangka kerja. Kalau di CobiT 4.1, poinpoin ini tersebar dalam beberapa proses-proses CobiT (2) Proses-proses. Proses adalah sentral dari CobiT 4.1. (3) Struktur Organisasi. Dalam CobiT 4.1, struktur organisasi tercermin dalam RACI chart yang mendefinisikan peran dan tanggung-jawab para pihak dalam setiap proses. (4) Kultur, etika dan perilaku. Poin ini terselip di beberapa proses CobiT 4.1 (5) Informasi. Dalam CobiT 4.1, informasi merupakan salah satu sumber daya TI (IT resources).

46 26 (6) Layanan, Infrastruktur, dan Aplikasi. Dalam CobiT 4.1, infrastruktur dan aplikasi (disatukan dengan layanan) merupakan sumber daya TI juga. (7) Orang, keterampilan (skills) dan kompetensi. Dalam CobiT 4.1, hanya disebutkan orang sebagai salah satu sumber daya (walau sebenarnya mencakup juga keterampilan dan kompetensinya) c. CobiT 5 mendefinisikan model referensi proses yang baru dengan tambahan domain governance dan beberapa proses baik yang sama sekali baru ataupun modifikasi proses lama serta mencakup aktifitas organisasi secara end-to-end. Selain mengkonsolidasikan CobiT 4.1, Val IT, dan Risk IT dalam sebuah framework, CobiT 5 juga dimutakhirkan untuk menyelaraskan dengan best practices yang ada seperti misalnya ITIL v dan TOGAF. d. Dalam CobiT 5 terdapat proses-proses baru yang sebelumnya belum ada di CobiT 4.1, serta beberapa modifikasi pada proses-proses yang sudah ada sebelumnya di CobiT 4.1. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa model referensi proses CobiT 5 ini sebenarnya mengintegrasikan konten CobiT 4.1, Risk IT dan Val IT. Sehingga proses-proses pada CobiT 5 ini lebih holistik, lengkap dan mencakup aktifitas bisnis dan IT secara end-to-end Implementasi COBIT 5 Menurut ICASA (2012), tujuh tahap yang terdapat dalam siklus implementasi COBIT 5 adalah:

47 27 a. Tahap 1 Apa penggeraknya? Tahap 1 mengidentifikasikan penggerak perubahan dan menciptakan keinginan untuk berubah di level manajemen eksekutif, yang kemudian diwujudkan berupa kasus bisnis. Penggerak perubahan dapat berupa kejadian internal maupun eksternal, dan kondisi atau isu penting yang memberikan dorongan untuk berubah. Kejadian, tren, masalah kinerja, implementasi perangkat lunak, dan bahkan tujuan dari perusahan dapat menjadi penggerak perubahan. Risiko yang terkait dengan implementasi dari program ini sendiri akan dideskripsikan di dalam kasus bisnis, dan dikelola sepanjang siklus hidupnya. Menyiapkan, menjaga, dan mengawasi kasus bisnis sangatlah mendasar dan penting untuk pembenaran, mendukung, dan kemudian memastikan hasil akhir yang sukses dari segala inisiatif. Mereka memastikan fokus yang berkelanjutan terhadap keuntungan dari program dan perwujudannya. b. Tahap 2 Dimana kita sekarang? Tahap 2 membuat agar tujuan IT dengan strategi dan risiko perusahaan sejajar, dan memprioritaskan tujuan perusahaan, tujuan IT, dan proses IT yang paling penting. COBIT 5 menyediakan panduan pemetaan tujuan perusahaan terhadap tujuan IT terhadap proses IT untuk membantu penyeleksian. Dengan mengetahui tujuan perusahaan dan IT, proses penting yang harus mencapai tingkat kapabilitas tertentu dapat diketahui. Manajemen perlu tahu kapabilitas yang ada saat ini dan dimana kekurangan

48 28 terjadi. Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan penilaian kapabilitas proses terhadap proses-proses yang terpilih. c. Tahap 3 Dimana kita ingin berada? Tahap 3 menetapkan target untuk peningkatan, diikuti oleh analisis selisih untuk mengidentifikasi solusi potensial. Beberapa solusi akan berupa quick wins dan beberapa berupa tugas jangka panjang yang lebih sulit. Prioritas harus diberikan kepada proyek yang lebih mudah untuk dicapai dan lebih mungkin memberikan keuntungan yang paling besar. Tugas jangka panjang perlu dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih mudah untuk diselesaikan. d. Tahap 4 Apa yang harus dilakukan? Tahap 4 merencanakan solusi praktis yang layak dijalankan dengan mendefinisikan proyek yang didukung dengan kasus bisnis yang dapat dibenarkan dan mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi. Kasus bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu memastikan bahwa keuntungan proyek teridentifikasi, dan diawasi secara terus menerus. e. Tahap 5 Bagaimana kita sampai kesana? Tahap 5 mengubah solusi yang disarankan menjadi kegiatan hari per hari dan menetapkan perhitungan dan sistem pemantauan untuk memastikan kesesuaian dengan bisnis tercapai dan kinerja dapat diukur. Kesuksesan membutuhkan pendekatan, kesadaran dan komunikasi, pengertian dan komitmen dari manajemen tingkat tinggi dan kepemilikan dari pemilik proses IT dan bisnis yang terpengaruh. f. Tahap 6 Apakah kita sampai kesana?

49 29 Tahap 6 berfokus dalam transisi berkelanjutan dari pengelolaan dan praktik manajemen yang telah ditingkatkan ke operasi bisnis normal dan pemantauan pencapaian dari peningkatan menggunakan metrik kinerja dan keuntungan yang diharapkan. g. Tahap 7 Bagaimana kita menjaga momentumnya? Tahap 7 mengevaluasi kesuksesan dari inisiatif secara umum, mengidentifikasi kebutuhan tata kelola atau manajemen lebih jauh, dan meningkatkan kebutuhan akan peningkatan secara terus-menerus. Tahap ini juga memprioritaskan kesempatan lebih banyak untuk meningkatkan GEIT. Gambar 2.3 Implementasi COBIT (ISACA, 2012)

50 RACI Chart (ITGI, 2007) dalam memahami aturan dan bertanggung jawab untuk setiap proses adalah kunci dari efektifitas pengendalian. COBIT 5.0 menyediakan sebuah RACI Chart yaitu sebuah matrik dari semua aktivitas atau wewenang dalam mengambil keputusan yang dilakukan dalam sebuah organisasi terhadap semua orang atau peran untuk setiap proses. 1) Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan. 2) Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara. 3) Consulted: orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut. 4) Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan Identifikasi RACI Chart Peran pada diagram RACI tersebut kemudian dipetakan kepada peran-peran terkait yang terdapat dalam struktur organisasi divisi Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK, sehingga diharapkan jawaban kuesioner dapat sesuai dan mewakili keadaan sesungguhnya di lapangan. Dari pemetaan diagram RACI ke dalam struktur organisasi divisi Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK adalah sebagai berikut: Tabel 2.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi). No Fungsional Struktur COBIT Fungsional Pendidikan Jarak Jauh Terkait STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

51 31 4 Head Development Kakominfo 5 Service Manager Admin 6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) terdapat 7 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) No Fungsional Struktur COBIT Fungsional Pendidikan Jarak Jauh Terkait STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 4 Head Development Kakominfo 5 Service Manager Admin 6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) terdapat 7 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran

52 32 yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) No Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Steering (Programmess/Projects) Teknisi Committee 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operations Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) terdapat 6 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) No Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Steering (Programmess/Projects) Teknisi Committee 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operations Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

53 33 Pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) terdapat 6 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) No Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Steering (Programmess/Projects) Teknisi Committee 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operations Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) terdapat 6 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5.

54 34 Tabel 2.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) No Fungsional Struktur COBIT Fungsional Pendidikan Jarak Jauh Terkait STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operations Kakominfo 4 Service Manager Admin Pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) terdapat 4 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 3 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) No Fungsional Struktur COBIT Fungsional Pendidikan Jarak Jauh Terkait STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operations Kakominfo 4 Service Manager Admin Pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) terdapat 4 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 3 peran

55 35 yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5. Tabel 2.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) No Fungsional Struktur COBIT Fungsional Pendidikan Jarak Jauh Terkait STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operations Kakominfo 4 Service Manager Admin Pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) terdapat 4 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 3 peran yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT Indikator Kapabilitas Proses Menurut ISACA (2011), indikator kapabilitas proses adalah kemampuan proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian atribut proses. Dimensi kapabilitas dalam model penilaian proses mencakup enam tingkat kapabilitas. Di dalam enam tingkat tersebut terdapat sembilan atribut proses. Tingkat 0 tidak memiliki indikator apapun, karena tingkat 0 menyatakan proses

56 36 yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal, meskipun sebagian, untuk mencapai hasil akhirnya. Kegiatan penilaian membedakan antara penilaian untuk level 1 dengan level yang lebih tinggi. Hal ini dilakukan karena level 1 menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya, dan oleh karena itu sangat penting untuk dicapai, dan juga menjadi pondasi dalam meraih level yang lebih tinggi. Menurut ISACA (2012), dalam penilaian di tiap levelnya, hasil akan diklasifikasikan dalam 4 kategori sebagai berikut: 1. N (Not achieved/tidak tercapai) Dalam kategori ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas pencapaian atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 0-15%. 2. P (Partially achieved/tercapai sebagian) Dalam kategori ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan beberapa pencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 15-50%. 3. L (Largely achieved/secara garis besar tercapai) Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, dan pencapaian signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 50-85%. 4. F (Fully achieved/tercapai penuh) Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap, dan pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada kelemahan terkait

57 37 atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar %. Menurut ISACA (2011), suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya, misalnya bagi suatu proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabilitas 3 cukup mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F). Menurut ISACA (2011), untuk penilaian capability level terbagi menjadi level-level sebagai berikut: 1. Level 1 Performed Process Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya. Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut: PA 1.1 Process Performance Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses berhasil diraih. Pencapaian penuh atas atribut ini mengakibatkan proses tersebut meraih tujuan yang sudah ditentukan, seperti ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Tabel 2.9 Process Performance PA 1.1 Process Performance Hasil atas pencapaian penuh Praktik Umum (GPs) atribut Proses meraih tujuan yang GP Meraih Hasil Proses. sudah ditentukan Ada bukti bahwa praktikpraktik dasar dilakukan Hasil Kerja Umum (GWPs) Hasil kerja telah dibuat sehingga menyediakan bukti atas hasil proses.

58 38 2. Level 2 Managed Process Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan, monitor, dan penyesuaian. Work products-nya dijalankan, dikontrol, dikelola dengan tepat. Ketentuan atribut proses pada level 2 adalah sebagai berikut: a. PA 2.1 Performance Management Mengukur sampai mana performa proses di kelola. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Tabel 2.10 Performance Management PA 2.1 Performance Management Hasil atas pencapaian penuh Praktik Umum (GPs) atribut a. Objektif performa dari proses teridentifikasi b. Performa dari proses direncanakan dan dimonitor c. Performa dari proses disesuaikan untuk memenuhi perencanaan d. Tanggung jawab dan otoritas dari melakukan proses didefinisikan, ditugaskan, dan dikomunikasikan GP Identifikasikan objektif performa dari proses. Objektif performa, digabungkan dengan asumsi dan batasan, didefinisikan dan dikomunikasikan GP Merencanakan dan memonitor performa dari proses untuk memenuhi objektif yang telah ditentukan. Dasar mengukur performa proses yang berhubungan dengan objektif bisnis ditetapkan dan dimonitor. Termasuk didalam dasar tersebut adalah key milestones, aktivitas-aktivitas yang diperlukan,estimasi dan jadwal. GP Menyesuaikan performa dari proses. Mengambil tindakan ketika performa yang direncanakan tidak tercapai. Tindakan meliputi identifikasi dari masalah performa dan penyesuaian rencana dan jadwal menjadi lebih sesuai. GP Mendefinisikan tanggung jawab dan otoritas dalam melakukan proses. Tanggung jawab kunci dan otoritas dalam menjalankan aktivitas kunci dari proses di definisikan, ditugaskan dan Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 1.0 Dokumentasi Proses harus menguraikan lingkup proses GWP 2.0 Rencana Proses harus menyediakan detil-detil dari objektif performa proses GWP 2.0 Rencana Proses harus menggambarkan secara detil objektif performa proses. GWP 9.0 Performa Proses catatannya harus menggambarkan hasil yang detil. Catatan: Pada level ini, setiap catatan performa proses dapat berbentuk report, daftar masalah, dan catatan informal GWP 4.0 Catatan Kualitas harus menyediakan detil dari tindakan yang dilakukan ketika performa tidak mencapai target. GWP 1.0 Dokumentasi Proses harus menyediakan detil dari pemilik proses dan siapa saja yang terlibat, bertanggung jawab, dikonsultasikan dan/atau diinformasikan (RACI).

59 39 e. Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan proses diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan f. Antarmuka antara pihak yang terlibat dikelola untuk memastikan komunikasi efektif dan tugas yang jelas antar pihak yang terlibat. dikomunikasikan.pengalaman yang dibutuhkan,pengetahuan dan keahlian ditetapkan. GP Identifikasi dan sediakan sumber daya untuk melakukan proses sesuai dengan rencana. Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas kunci dari proses diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan. GP Mengelola antarmuka antara pihak yang terlibat. Individu dan grup yang terlibat dengan proses diidentifikasi, tanggung jawab didefinisikan dan mekanisme komunikasi yang efektif diterapkan GWP 2.0 Rencana Proses harus meliputi detil dari process communication plan demikian juga pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan dari menjalankan proses. GWP 2.0 Rencana Proses harus menyediakan detil dari proses perencanaan pelatihan dan proses perencanaan sumber daya. GWP 1.0 Dokumentasi Proses harus menyediakan detil dari invidu dan grup yang terlibat(supplier, customer, dan RACI). GWP 2.0 Rencana proses harus menyediakan detil dari process communication plan. a. PA 2.2 Work Product Management Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola. Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Tabel 2.11 Work Product Management PA 2.2 Work Product Management Hasil atas pencapaian penuh atribut Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum (GWPs) a. Kebutuhan akan hasil kerja proses ditetapkan. GP Menetapkan kebutuhan untuk kerja, meliputi struktur isi dan kriteria GWP 3.0 Rencana kualitas harus menyediakan detil dari kriteria kualitas dan isi dari b. Kebutuhan untuk dokumentasi dan kontrol dari hasil kerja ditetapkan c. Hasil kerja diidentifikasi dengan kualitas. GP Menetapkan kebutuhan dari dokumentasi dan kontrol dari hasil kerja. Ini harus meliputi identifikasi dari ketergantungan, persetujuan dan kemudahan dalam melacak kebutuhan. GP Identifikasi, dokumentasi, dan kontrol hasil kerja. GWP 1.0 Dokumentasi proses harus menyediakan detil dari kontrol (matrix kontrol) GWP 3.0 Rencana kualitas harus menyediakan detil dari hasil kerja, kriteria kualitas, dokumentasi yang dibutuhkan dan kontrol perubahan. GWP 3.0 Recana Kualitas harus menyediakan detil dari

60 40 baik, didokumentasikan dan dikontrol d. Hasil kerja di ulas kembali sesuai dengan rencana pengaturan dan disesuaikan sesuai kebutuhan untuk mencapai kebutuhan. hasil kerja. Hasil kerja adalah subjek dari kontrol perubahan, begitu juga dengan perubahan versi dan managemen konfigurasi. GP Ulas kembali dan menyesuaikan hasil kerja untuk memenuhi kebutuhan yang telah didefinisikan. Hasil kerja adalah subjek terdapat pengulasan kembali terhadap kebutuhan yang disesuaikan dengan pengaturan yang direncanakan dan isu-isu lain yang muncul diselesaikan hasil kerja, kriteria kualitas, kebutuhan dokumentasi dan kontrol perubahan. GWP 4.0 Catatan Kualitas harus menyediakan jejak audit dari pengulasan kembali yang telah dilakukan. 3. Level 3 Established Process Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi menggunakan proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari proses. Ketentuan atribut proses pada level 3 adalah sebagai berikut: a. PA 3.1 Process Definition Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Hasil atas pencapaian penuh atribut a. Proses standard, meliputi panduan dasar yang layak, didefinisikan sehingga mendeskripsikan elemen fundamental yang harus ada dalam proses yang didefinisi Tabel 2.12 Process Definition PA 3.1 Process Definition Praktik Umum (GPs) GP Mendefinisikan standard dari proses yang mendukung pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan. Sebuah proses standard didefinisikan yang mengidentifikasi elemen proses fundamental dan menyediakan panduan dan prosedur untuk mendukung implementasi dan panduan tentang bagaimana standard tersebut dapat diubah saat dibutuhkan Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus menyediakan detil dari objektif organisasi untuk proses, standard minimum dari performa, prosedur standard, dan pelaporan dan kebutuhan monitoring. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya

61 41 b. Urutan dan interaksi dari proses standard dengan proses lainnya ditetapkan c. Kompetensi yang dibutuhkan dan peran untuk melakukan proses diidentifikasi sebagai bagian dari proses standard d. Infrastruktur yang diperlukan dan lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk melakukan proses diidentifikasi sebagai bagian dari proses standard e. Metode yang sesuai untuk monitoring keefektifan dan kesesuaian dari proses ditetapkan GP Menetapkan urutan dan interaksi antar proses sehingga dapat bekerja sebagai sistem yang terintegrasi dalam proses. Urutan standard proses dan interaksi dengan proses lain ditentukan dan dikelola ketika sebuah proses diimplementasikan pada bagian lain dalam organisasi. GP Mengidentifikasi peran dan kompetensi dari menjalankan proses standard GP Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan dan lingkungan kerja untuk melakukan proses standard. Infrastruktur(fasilitas, alat,metode,dll) dan lingkungan kerja untuk melakukan proses standard diidentifikasi. GP Menetapkan metode yang sesuai untuk memonitor kefektifan dan kesesuaian dengan proses standard, meliputi pemastian terhadap kriteria yang layak dan data yang dibutuhkan untuk memonitor kefektifan dan kesesuaian dari proses didefinisikan, dan menetapkan kebutuhan untuk melakukan audit internal dan ulas kembali managemen. kebijakan dan standard tersebut. GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus menyediakan proses pemetaaan dengan detil dari proses standard dengan urutan yang diharapkan dan interaksinya. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus menyediakan detil dan kompetensi dari proses yang dilakukan. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus mengidentifikasi kebutuhan minimum dari infrastruktur dan lingkungan kerja untuk melakukan proses. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus menyediakan detil dari objektif organisasi terhadap proses, standard minimum performa proses, prosedur standard, dan pelaporan serta kebutuhan monitoring. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 4.0 Catatan kualitas dan GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan bukti dari ulas kembali yang telah dilakukan.

62 42 a. PA 3.2 Process Deployment Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah dijalankan seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai hasil dari proses. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Hasil atas pencapaian penuh atribut a. Sebuah proses yang telah didefinisikan dijalankan berdasarkan standard proses yang telah ditentukan b. Peran yang dibutuhkan, tanggung jawab dan otoritas yang dibutuhkan untuk menjalankan proses yang telah didefinisikan ditugaskan dan dikomunikasikan. c. Personil yang melakukan proses yang didefinisikan kompeten dalam basis edukasi yang sesuai, pelatihan dan pengalaman Tabel 2.13 Process Deployment PA 3.2 Process Deployment Praktik Umum (GPs) GP Menjalankan sebuah proses yang telah didefinisikan yang memuaskan konteks. Ketika proses yang sama digunakan pada area yang berbeda pada organisasi, proses tersebut dilakukan berdasarkan proses standard, diatur selayak mungkin, dengan konformasi pada kebutuhan yang telah didefinisikan pada proses yang telah diverifikasi. GP Menugaskan dan mengkomunikasikan peran, tanggung jawab dan otoritas untuk menjalankan proses yang telah didefinisikan. Ketika prosess yang sama digunakan pada area yang berbeda dalam organisasi, otoritas dan peran untuk melakukan aktivitas dari proses telah ditugaskan dan dikomunikasikan. GP Memastikan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan performa dari proses yang didefinisikan. Ketika proses yang sama digunakan dalam area yang berbeda pada organisasi, kompetensi yang layak untuk personil yang ditugaskan diidentifikasikan dan pelatihan yang sesuai disediakan untuk menjalankan proses yang disediakan, dialokasikan dan digunakan. Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus mendefinisikan standard yang harus diikuti oleh seluruh impelementasi dari proses. Bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 5.0 Kebijakan dan standard harus menyediakan detil, tanggung jawab dan otoritas untuk melakukan aktivitas dari proses.bukti yang diperlukan pada level ini bukan hanya pada adanya kebijakan dan standard tapi juga dengan diterapkannya kebijakan dan standard tersebut. GWP 1.0 Dokumentasi proses harus menyediakan detil dari kompetensi dan pelatihan yang dibutuhkan GWP 2.0 Rencana proses harus meliputi detil dari process communication plan, rencana pelatihan dan rencana sumber daya untuk setiap instansi dari proses.

63 43 d. Sumber daya yang dibutuhkan dan informasi yang diperlukan untuk melakukan proses yang didefinisikan disediakan, dialokasikan dan digunakan. e. Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk melakukan proses yang didefinisikan disediakan, dikelola, dan dipelihara. f. Data yang layak dikumpulkan dan dianalisis sebagai dasar untuk mengerti tingkah laku dari proses, untuk mendemonstrasikan kecocokan dan keefektifan, dan mengevaluasi dimana perbaikan terusmenerus dari proses dapat dilakukan. GP Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa dari proses yang didefinisikan. Ketika proses yang sama digunakan dalam area yang berbeda dalam organisasi, kebutuhan sumber daya manusia dan informasi untuk melakukan proses disediakan, dialokasikan dan digunakan. GP Menyediakan proses infrastruktur yang layak untuk mendukung performa dari proses yang didefinisikan. Ketika proses yang sama digunakan dalam area yang berbeda dalam organisasi, dukungan organisasi yang dibutuhkan, infrastruktur, dan lingkungan kerja disediakan, dialokasikan dan digunakan GP Mengumpulkan dan menganalisis data mengenai performa dari proses untuk mendemonstrasikan kecocokan dan keefektifan. Data yang dibutuhkan untuk memonitor keefektifan dan kesesuaian dari proses diseluruh organisasi didefinisikan, dikumpulkan dan dianalisis sebagai dasar dari perbaikan terus-menerus GP 2.0 Rencana proses harus meliputi detil dari rencana sumber daya untuk setiap instansi dari proses. GWP 2.0 Rencana proses harus meliputi detil dari proses infrastruktur dan lingkungan kerja dari setiap instansi dari proses. GWP 4.0 Catatan kualitas dan GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan bukti dari alat ulas kembali yang dilakukan untuk setiap instansi dari proses. 4. Level 4 Predictable Process Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-batasan agar mampu meraih harapan dari proses tersebut. Ketentuan atribut proses pada level 4 adalah sebagai berikut: a. PA 4.1 Process Measurement Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk memastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian tujuan proses untuk mendukung tujuan perusahaan. Pengukuran dapat berupa pengukuran proses

64 44 ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Tabel 2.14 Process Measurement PA 4.1 Process Measurement Hasil atas pencapaian penuh Praktik Umum (GPs) atribut a. Informasi yang dibutuhkan GP Identifikasikan proses untuk mendukung tujuan kebutuhan informasi, dalam bisnis telah ditetapkan. hubungannya dengan tujuan bisnis. Tujuan bisnis dan informasi yang dibutuhkan pemegang kepentingan telah ditetapkan sebagai dasar untuk menentukan tujuan pengukuran b. Tujuan pengukuran proses didapatkan dari kebutuhan informasi. c. Tujuan kuantitatif untuk performa proses dalam mendukung tujuan perusahaan telah ditetapkan. d. Pengukuran dan frekuensinya telah diidentifikasi dan ditetapkan sejalan dengan tujuan pengukuran proses dan tujuan kuantitatif atas performa prosesnya. e. Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisa dan dilaporkan untuk memantau seberapa jauh tujuan kuantitatif proses tercapai. performa proses. GP Dapatkan tujuan pengukuran proses dari kebutuhan informasi. GP Tetapkan tujuan kuantitatif atas performa dari proses, berdasarkan kesesuaian proses dengan tujuan perusahaan. Tujuan pengukuran kuantitatif telah ditetapkan dan secara eksplisit menggambarkan tujuan perusahaan dan telah dipastikan realistis dan berguna oleh manajemen dan pelaku proses. GP Identifikasikan pengukuran produk dan proses yang mendukung pencapaian tujuan kuantitatif atas performa proses. Pengukuran mendetil untuk produk dan proses telah diidentifikasi, sekaligus dengan frekuensi pengumpulan data dan pengukuran, juga mekanisme verifikasi. GP Mengumpulkan hasil pengukuran produk dan proses dengan melakukan proses yang telah ditentukan. Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan sesuai rencana yang telah ditetapkan. Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan tujuan peningkatan proses dan menyarankan tindakan peningkatan. GWP 7.0 Rencana pengukuran proses harus menyediakan detil dari tujuan pengukuran yang disarankan. GWP 7.0 Rencana pengukuran proses harus menyediakan detil dari ukuran dan indikator pengukuran. GWP 7.0 Rencana pengukuran proses menyediakan detil dari ukuran dan indikator pengukuran sekaligus prosedur pengumpulan data dan prosedur analisa. GWP 7.0 Rencana pengukuran proses harus menyediakan detil atas prosedur analisa yang disarankan. GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan detil atas pengukuran yang telah

65 45 f. Hasil pengukuran digunakan untuk menggambarkan performa proses. GP Menggunakan hasil pengukuran untuk memantau dan memverifikasi pencapaian atas tujuan performa proses. Hasil pengukuran dianalisa untuk memastikan pencapaian terhadap tujuan performa proses. Teknik yang sesuai digunakan untuk memahami performa dan kapabilitas proses dalam batasan yang sudah ditentukan. dikumpulkan dan dianalisa. GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan detil atas pengukuran yang sudah dikumpulkan dan dianalisa. a. PA 4.2 Process Control Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif dapat menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan dapat diprediksi dalam batasan telah ditentukan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Hasil atas pencapaian penuh atribut a. Teknik analisa dan kontrol telah ditentukan dan diaplikasikan. b. Pengontrolan batas variasi telah ditetapkan untuk performa proses normal. c. Data pengukuran dianalisa untuk mengetahui penyebab khusus atas suatu variasi. Tabel 2.15 Proses Control PA 4.2 Process Control Praktik Umum (GPs) GP Tentukan teknik analisa dan kontrol yang sesuai untuk mengontrol performa proses. Metode untuk mengukur efektivitas kontrol telah didefinisikan dan divalidasi. GP Tetapkan parameter yang cocok untuk mengontrol performa proses. Definisi standar atas proses dimodifikasi untuk memasukkan metode pengendalian proses dan batasan pengontrolan telah ditetapkan. GP Analisa hasil pengukuran proses dan produk untuk mengidentifikasikan variasi dan Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 1.0 Dokumentasi proses harus menyediakan detil pengontrolan (matriks kontrol) GWP 8.0 Rencana pengendalian proses harus ada dan menjelaskan pendekatan pengukuran untuk setiap proses. GWP 8.0 Rencana pengontrolan proses harus ada dan menjelaskan batasan pengontrolan untuk performa normal. GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan detil atas pengukuran yang telah

66 46 d. Tindakan koreksi diambil untuk memecahkan penyebab khusus variasi. e. Batasan kontrol ditetapkan kembali (apabila dibutuhkan) sebagai respon terhadap tindakan koreksi performa proses. Hasil pengukuran pengontrolan proses dianalisa untuk menentukan masalah yang perlu diperhatikan dan diteruskan untuk penanggulangan. GP Identifikasi dan implementasikan tindakan koreksi untuk mengatasi sumber masalah. Tindakan koreksi diambil untuk mengatasi masalah pengontrolan proses dan hasilnya dipantau dan dievaluasi. GP Tetapkan kembali batasan kontrol setelah tindakan koreksi. Batasan kontrol proses dimodifikasi sesuai kebutuhan setelah tindakan koreksi dilakukan. dikumpulkan dan dianalisa. GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan detil atas pengukura yang telah dikumpulkan dan dianalisa. GWP 8.0 Rencana pengendalian proses harus ada dan menjelaskan batasan kontrol untuk peforma normal. 5. Level 5 Optimising Process Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek. Ketentuan atribut proses pada level 5 adalah sebagai berikut: a. PA 5.1 Process Innovation Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari investigasi pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Hasil atas pencapaian penuh atribut a. Tujuan dari peningkatan masing-masing proses diidentifikasi untuk mendukung tujuan bisnis yang relevan. Tabel 2.16 Process Innovation PA 5.1 Process Innovation Praktik Umum (GPs) GP Mendefinisikan tujuan peningkatan proses untuk mendukung tujuan bisnis yang relevan. Arahan untuk inovasi proses telah Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 7.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan tujuan peningkatan proses dan

67 47 b. Data yang tepat dianalisis agar dapat mengidentifikasi penyebab umum dari variasi performa proses. c. Data yang tepat dianalisis agar dapat mengidentifikasi peluang untuk pelaksanaan praktik terbaik dan inovasi. d. Peluang peningkatan yang bermula dari teknologi baru dan konsep proses baru diidentifikasikan. e. Strategi implementasi dibuat untuk mencapai tujuan dari peningkatan proses. diatur. Tujuan peningkatan proses secara kualitatif dan kuantitatif didasarkan pada potensi inovasi proses seperti visi dan goals yang telah didefinisikan dan didokumentasikan. GP Analisis pengukuran data proses untuk mengidentifikasi variasi yang nyata dan berpotensi di dalam performa proses. Data performa proses dianalisis untuk mengidentifikasi variasi di dalam performa proses bersama dengan akar penyebab dari masalah performa proses secara umum. GP Identifikasi peluang peningkatan proses berdasarkan inovasi dan praktik terbaik. Peluang peningkatan proses diidentifikasi berdasarkan perbandingan dengan praktik terbaik industry. GP Didasarkan pada peluang peningkatan dari teknologi dan konsep proses baru. Peluang peningkatan proses diidentifikasi berdasarkan review dan analisis mengenai inovasi teknologi dan konsep proses, yang dilanjutkan pada perubahan lingkungan bisnis termasuk munculnya risiko bisnis. GP Definisikan strategi implementasi berdasarkan visi dan tujuan peningkatan jangka panjang. Strategi peningkatan proses didefinisikan dan divalidasi berdasarkan goal dan objektif dari peningkatan. Komitmen untuk meningkatkan didemokan oleh manager dan pemilik proses. tindakan yang dilakukan untuk peningkatan tersebut. GWP 9.0 Catatan performa proses harus menyediakan penjelasan mengenai kumpulan dan analisa pengukuran. GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan penjelasan mengenai analisis praktik terbaik. GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan penjelasan mengenai analisis peluang peningkatan teknologi. Rencana peningkatan proses harus menyediakan penjelasan mengenai strategi implementasi untuk peningkatan proses.

68 48 b. PA 5.2 Process Optimisation Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses agar memiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan dari proses peningkatan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini. Hasil atas pencapaian penuh atribut a. Dampak dari perubahan yang telah dilakukan di nilai kesesuaiannya dengan tujuan dari proses yang telah didefinisikan dan proses standar b. Implementasi dari perubahan yang telah disetujui dikelola untuk memastikan bahwa perbedaan-perbedaan performa proses dimengerti dan dilakukan setelahnya. c. Berdasarkan performa saat ini, keefektivitasan perubahan proses dievaluasi berdasarkan persyaratan produk dan tujuan proses untuk menentukan hasil memiliki penyebab umum atau khusus. Tabel 2.17 Process Optimisation PA 5.2 Process Optimisation Praktik Umum (GPs) GP Menilai dampak dari masing-masing perubahan yang telah dilakukan apakah telah sesuai dengan tujuan dari proses standard dan proses yang telah didefinisikan. Dampak dari perubahan yang telah dilakukan dinilai kesesuaiannya agar dapat menentukan dampak dari kualitas produk dan performa proses apakah telah sesuai dengan proses lain yang berhubungan. GP Mengelola implementasi dari perubahan yang telah disetujui untuk memilih area dari proses standar dan proses yang telah didefinisi sesuai dengan strategi implementasi. Implementasi dari perubahan yang telah disetujui dikelola sesuai dengan manajemen perubahan dan proses pendukung perubahan GP Berdasarkan performa saat ini, evaluasi keefektifan perubahan proses sesuai dengan performa proses, tujuan kapabilitas, dan tujuan bisnis. Keefektifan perubahan membuat proses tersebut perlu diukur, Hasil Kerja Umum (GWPs) GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan rincian mengenai pendekatan kualitas proyek peningkatan proses GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan rincian mengenai strategi implementasi peningkatan proses dan perubahan yang terdiri dari: - GWP 1.0 Dokumentasi proses - GWP 3.0 Rencana kualitas - GWP 5.0 Kebijakan dan standar GWP 6.0 Rencana peningkatan proses harus menyediakan rincian mengenai pendekatan kualitas proyek peningkatan proses.

69 49 dievaluasi, dan dilaporkan setelah implementasi Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT Pengertian Balanced Scorecard Apabila diartikan secara sederhana dengan kamus bahasa Balanced yang berarti keseimbangan, Scorecard yang berarti kartu nilai. Apabila 2 kata tersebut digabungkan secara sederhana dapat diartikan sebuah kartu nilai untuk menghasilkan sesuatu keseimbangan yang mana keseimbangan bergantung pada apa yang dinilai. Menurut Kaplan (2000), Balanced Scorecard merupakan suatu perangkat yang melengkapi ukuran kinerja keuangan masa lalu dengan ukuran pendorong (drivers) kinerja masa depan, dengan tujuan dan ukuran scorecard diturunkan dari visi dan strategi. Menurut Yuwono (2003), Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen, pengukuran dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Menurut Sarno (2009), Balanced Scorecard yaitu merupakan kerangka pengukuran kinerja yang dapat menyeimbangkan antara kedua aspek, yakni kuantitatif (keuangan) dan kualitatif (non keuangan) selain kondisi internal dan eksternal yang mempengaruhi bisnis Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT 5.0 Menurut Sarno (2009), COBIT mendefinisikan tujuan bisnis terkait dengan aktivitas teknologi informasi yang umumnya ada di perusahaan. Pada kerangka

70 50 kerja COBIT hanya menjelaskan tujuan-tujuan bisnis yang berkaitan dengan proses teknologi informasi. Pada gambar dibawah ini dijelaskan langkah-langkah dalam menentukan proses domain Gambar 2.4 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012) Untuk memudahkan proses pengontrolan, COBIT mengelompokkan tujuan-tujuan tersebut ke dalam tujuan bisnis yang terdapat dalam COBIT 5 dari ISACA (2012) seperti gambar dibawah ini:

71 51 Gambar 2.5 Mapping COBIT 5 Enterprise Goal- IT Goal (ISACA, 2012) Perusahaan/organisasi mungkin tidak memiliki semua tujuan bisnis seperti yang dikelompokkan dalam tabel tersebut, namun dalam penyusunan tujuan bisnis perusahaan dapat memilih yang sesuai dengan karakteristik perusahaan/organisasinya masing-masing. Pemilihan tujuan bisnis dapat dilakukan dengan mendefinisikan proses bisnis utama maupun bisnis pendukung

72 52 perusahaan/organisasi terlebih dahulu. Dengan permasalahan yang ada pada Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK, yaitu masih ada mahasiswa dan dosen (user) yang belum dapat menerima perubahan sistem pendidikan yang ada, yang awalnya bersifat manual menjadi komputerisasi, sehingga dapat ditarik dari Enterprise Goal nomor 11 yaitu Optimisation of business process functionality menuju IT Goal yaitu Adequate use of application, information and technology solution. Setelah mendapatkan IT Goal selanjutnya penulis dapat menentukan proses domain.

73 53 Gambar 2.6 Mapping IT Related Goals to Process (ISACA, 2012) Selanjutnya penulis mengurutkan proses domain apa saja yang dapat dijadikan fokus area COBIT, antara lain: 1. Proses APO04 Manage Inovation 2. Proses BAI05 - Manage Organisational Change Enablement 3. Proses BAI07 - Manage Change Acceptance and Transitioning Setelah melakukan wawancara dengan pihak STIK-PTIK, pihak STIK- PTIK menentukan proses domain yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang sekarang adalah BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Dimana BAI07 memiliki sub yaitu: BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi), BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data), BAI07.03

74 54 (Rencana Persetujuan Pengujian), BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian), BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru), BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru), BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Prinsip COBIT 5.0 COBIT 5 memiliki Prinsip dan Enabler yang bersifat umum dan bermanfaat untuk semua ukuran perusahaan, baik komersial maupun non-profit ataupun sektor publik. 5 Prinsip tersebut adalah Meeting stakeholder needs, Covering enterprise end-to-end, Applying a single intergrated framework, Enabling a holistic approach dan Separating governance from management, berikut penjelasanya: 1. Meeting stakeholder needs, berguna untuk pendefinisan prioritas untuk implementasi, perbaikan, dan jaminan. Kebutuhan stakeholder diterjemahkan ke dalam Goals Cascade menjadi tujuan yang lebih spesifik, dapat ditindaklajuti dan disesuaikan, dalam konteks : Tujuan perusahaan (Enterprise Goal), tujuan yang terkait IT (IT-related Goal), tujuan yang akan dicapai enabler (Enabler Goal). Selain itu sistem tata kelola harus mempertimbangkan seluruh stakeholder ketika membuat keputusan mengenai penilaian manfaat, resource dan risiko.

75 55 Gambar 2.7 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012) 2. Covering enterprise end-to-end, bermanfaat untuk mengintegrasikan tata kelola TI perusahaan kedalam tata kelola perusahaan. Sistem tata kelola TI yang diusung COBIT 5 dapat menyatu dengan sistem tata kelola perusahaan dengan mulus. Prinsip kedua ini juga meliputi semua fungsi dan proses yang dibutuhkan untuk mengatur dan mengelola TI perusahaan dimanapun informasi diproses. Dalam lingkup perusahaan, COBIT 5 menangani semua layanan TI internal maupun eksternal, dan juga proses bisnis internal dan eksternal. 3. Applying a single intergrated framework, sebagai penyelarasan diri dengan standar dan framework relevan lain, sehingga perusahaan mampu menggunakan COBIT 5 sebagai framework tata kelola umum dan integrator. Selain itu prinsip ini menyatukan semua pengetahuan yang sebelumnya tersebar dalam berbagai framework ISACA (COBIT, VAL IT, Risk IT, BMIS, ITAF, dll). 4. Enabling a holistic approach, yakni COBIT 5 memandang bahwa setiap enabler saling mempengaruhi satu sama lain dan menentukan apakah penerapan COBIT 5 akan berhasil.

76 56 5. Separating governance from management, COBIT membuat perbedaan yang cukup jelas antara tata kelola dan manajemen. Kedua hal tersebut mencakup berbagai kegiatan yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang berbeda, dan melayani untuk tujuan yang berbeda pula. Gambar 2.8 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012) Perbedaan Governance (Tata kelola) dengan Management (Manajemen) Governance adalah tata kelola yang memastikan bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan evaluasi terhadap kebutuhan, kondisi, dan pilihan stakeholder, menerapkan arah melalui prioritas dan pengambilan keputusan terhadap arah dan tujuan yang telah disepakati. Pada kebanyakan perusahaan, tata kelola adalah tanggung jawab dari dewan direksi dibawah kepemimpinan ketua. Management (Manajemen) berfungsi sebagai perencana, membangun, menjalankan dan memonitor aktifitas-aktifitas yang sejalan dengan arah yang ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan perusahaan. Pada

77 57 kebanyakan perusahaan, manajemen menjadi tanggung jawab eksekutif manajemen dibawah pimpinan CEO Definisi Proses COBIT 5.0 Berikut ini merupakan daftar proses COBIT 5 yang dilakukan evaluasi beserta penjelasan mengenai masing-masing prosesnya: 1. Proses EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM01 adalah menganalisa keperluan untuk tata kelola IT perusahaan, menempatkan dan memelihara keefektifan struktur yang ada, prinsip, proses-proses dan praktiknya. Dengan kejelasan dari tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai misi, sasaran dan tujuan perusahaan. Tujuan dari proses ini adalah menyediakan pendekatan yang konsisten terintegrasi dan selaras dengan pendekatan tata kelola perusahaan. Untuk memastikan bahwa keputusan itu terkait dibuat sejalan dengan strategi dan tujuan perusahaan itu, memastikan bahwa proses itu terkait diawasi efektif dan transparan, sesuai dengan persyaratan hukum dan peraturan dikonfirmasi, dan persyaratan tata kelola untuk anggota dewan terpenuhi. 2. Proses EDM02 Ensure Benefits Delivery Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDMD02 adalah mengoptimalkan nilai kontribusi bisnis dari bisnis proses, servis TI dan aset TI hasil dari investasi yang dilakukan oleh TI sesuai dengan biaya dari perusahaan. Tujuan dari proses ini adalah mengamankan nilai optimal dari pengadaan TI, servis dan aset, efisiensi biaya dari solusi dan servis, dan sebuah kehandalan

78 58 juga penggambaran yang akurat tentang biaya dan keuntungan. Jadi bisnis itu perlu dukungan dari keefektifan dan efisiensi. 3. Proses EDM03-Ensure Risk Optimisation Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM03 adalah memastikan besarnya resiko dan toleransi yang dapat diterima perusahaan dimengerti, diartikulasi serta dikomunikasikan, dan dilakukan kegiatan pengidentifikasian dan pengelolaan resiko-resiko yang berhubungan dengan nilai IT pada perusahaan. Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa resiko IT perusahaan tidak melebihi kemampuan dan toleransi perusahaan dalam menerima resiko, serta mengidentifikasi dan mengelola dampak dari resiko IT terhadap nilai-nilai pada perusahaan, dan mengurangi terjadinya kegagalan. 4. Proses EDM04-Ensure Resource Optimisation Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah memastikan kemampuan IT yang memadai (karyawan, proses, dan teknologi) untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal. Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang dibutuhkan perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya IT ditekan secara optimal, dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan untuk perubahan di masa depan. 5. Proses EDM05 Ensure Stakeholder Transparency Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses ini adalah memastikan performa dan kecocokan TI perusahaan yang dilaporkan secara transparan, dengan

79 59 persetujuan dari pemangku kepentingan tentang tujuan dan metriks serta perbaikan tindakan yang sesuai. Tujuan dari proses ini adalah memastikan komunikasi ke pemangku kepentingan secara efektif dan tepat waktu dengan berbasis dari penyusunan untuk meningkatkan performa, identifikasi area untuk perbaikan, dan konfirmasi tujuan dan strategi TI sejalan dengan strategi perusahaan. 6. Proses APO01-Manage The IT Management Framework Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO01 adalah mengklarifikasi dan menjaga pengelolaan atas misi dan visi departemen IT. Mengimplementasi dan menjaga mekanisme dan otoritas untuk mengelola informasi dan penggunaan IT dalam perusahaan untuk mendukung tujuan pengelolaan, sejalan dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan. Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan perusahaan terpenuhi, termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, aktivitas yang dapat diandalkan dan dapat diulang, serta kemampuan dan kompetensi. 7. Proses APO02 Manage Strategy Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses APO02 adalah menyediakan gambaran bisnis dan lingkungan TI terkini, tujuan yang akan datang, dan memulai berusaha untuk melihat lingkungan di masa yang akan datang. Tujuan dari proses ini adalah menyelaraskan rencana strategi TI dengan tujuan bisnis. Dengan komunikasi tujuan tersebut dengan baik maka akan

80 60 dimengerti oleh semuanya, dengan pilihan strategi TI telah diidentifikasi, terstruktur dan terintegrasi dengan rencana bisnis. 8. Proses APO03-Manage Enterprise Architecture Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO03 adalah membangun arsitektur pada umumnya yang terdiri dari proses bisnis, informasi, data, aplikasi, serta layar arsitektur teknologi dengan tujuan mewujudkan strategi perusahaan dan strategi TI secara efektif dan efisien dengan cara menciptakan model kunci dan praktek-praktek yang mendeskripsikan arsitektur saat ini dan target arsitektur. Menetapkan persyaratan dalam taksonomi, standar, pedoman, prosedur, template, dan alat, serta menghubungkan komponen-komponen. Meningkatkan keterpaduan, ketangkasan, kualitas informasi, dan menghasilkan penghematan biaya potensial melalui inisiatif seperti penggunaan kembali komponen-komponen building block. Tujuan dari proses tersebut adalah merepresentasikan building block yang berbeda yang membentuk perusahaan dan antar-hubungannya serta prinsip-prinsip dalam memandu design dan evolusi mereka dari waktu ke waktu, memungkinkan perwujudan tujuan operasional dan strategis yang terstandarisasi, responsif, dan efisien. 9. Proses APO04-Manage Innovation Menurut ISACA (2012:), deskripsi dari proses APO04 adalah menjaga kesadaran akan tren mengenai IT dan layanan sejenis, mengidentifikasi kesempatan inovasi, dan merencanakan bagaimana caranya untuk mendapatkan keuntungan dari inovasi dalam kaitannya dengan kebutuhan bisnis. Analisa kesempatan apa yang ada untuk inovasi bisnis atau perbaikan yang dapat dibuat dengan teknologi

81 61 baru, layanan atau inovasi dibidang IT bisnis, analisa pula teknologi yang sudah ada dan inovasi bisnis dan proses IT yang mempengaruhi perencanaan strategis dan keputusan arsitektural perusahaan. Tujuan dari proses tersebut adalah mencapai keunggulan kompetitif, inovasi bisnis, dan peningkatan efektifitas dan efisiensi operasional dengan mengeksploitasi perkembangan IT. 10. Proses APO05-Manage Portfolio Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO05 adalah mengeksekusi arahan strategis untuk investasi sejalan dengan visi arsitektur perusahaan dan karakteristik yang diinginkan atas investasi tersebut dan portofolio layanan terkait, dan mempertimbangkan kategori-kategori investasi berbeda dan sumber daya dan tantangan-tantangan pendanaan, berdasarkan kesesuainnya dengan tujuan strategis, dan risiko bagi perusahaan. Memindahkan program yang terpilih kedalam portofolio layanan aktif untuk eksekusi. Mengawasi performa dari semua layanan dan program, mengajukan penyesuaian apabila dibutuhkan sebagai respon dari performa layanan dan program atau perubahan dalam prioritas perusahaan. Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan performa dari portofolio program-program dalam respon terhadap performa program dan layanan, dan perubahan dalam proritas dan permintaan perusahaan. 11. Proses APO06-Manage Budget and Costs Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO06 adalah mengelola kegiatan TI yang berhubungan dengan keuangan baik dalam fungsi bisnis dan fungsi TI yang meliputi anggaran, manajemen biaya dan manfaat, dan prioritas

82 62 dalam penggunaan praktek anggaran formal dan sistem pengalokasikan biaya perusahaan secara adil dan merata. Konsultasi dengan stakeholder untuk mengidentifikasi dan mengontrol total biaya dan manfaat dalam konteks rencana strategis dan taktis TI, dan memulai tindakan korektif apabila diperlukan. Tujuan dari proses tersebut adalah mengembangkan kemitraan antara stakeholder perusahaan dan stakeholder TI untuk memungkinkan penggunaan sumber daya TI yang efektif dan efisien dan menyediakan transparansi dan akuntabilitas nilai biaya dan nilai bisnis untuk solusi dan layanan. Memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan mengenai solusi dan layanan penggunaan TI. 12. Proses APO07-Manage Human Resources Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan keterampilan sumber daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab, rencana pembelajaran dan pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staf-staf kompeten dan termotivasi. Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan. 13. Proses APO08-Manage Relationship Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO08 adalah mengelola hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan untuk memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan

83 63 perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan istilah terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan akuntabilitas untuk keputusan penting. Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik, meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber daya secara efektif. 14. Proses APO09-Manage Service Agreements Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO09 adalah menyelaraskan layanan berbasis TI dan tingkat layanan dengan kebutuhan dan harapan perusahaan, termasuk identifikasi, spesifikasi, design, publishing, persetujuan, dan pemantauan layanan TI, tingkat layanan, dan indikator kinerja. Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa layanan TI dan tingkat layanan memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa mendatang. 15. Proses APO10-Manage Suppliers Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO10 adalah mengelola layanan terkait TI yang diberikan oleh semua jenis supplier untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, termasuk pemilihan supplier, pengelolaan hubungan, manajemen kontrak, dan meninjau serta memantau kinerja supplier untuk menilai efektivitas dan kesesuaian. Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalkan risiko yang terkait dengan non-performing supplier dan memastikan harga yang kompetitif.

84 Proses APO11-Manage Quality Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO11 adalah mendefinisikan dan mengkomunikasikan persyaratan kualitas dalam seluruh proses, prosedur, dan hasil termasuk kontrol, pemantauan, dan penggunaan praktek dan standar yang terbukti untuk upaya perbaikan terus-menerus dan efisiensi. Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan pencapaian solusi dan layanan yang konsisten untuk memenuhi persyaratan kualitas perusahaan dan memenuhi kebutuhan stakeholder. 17. Proses APO12-Manage Risk Menurut ISACA(2012), deskprisi dari proses APO12 adalah secara terusmenerus mengidentifikasi, menilai dan mengurangi resiko yang berhubungan dengan IT didalam level toleransi yang ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tujuan dari proses tersebut mengintegrasikan management dari risiko IT perusahaan dengan keseluruhan ERM (Enterprise Risk Management), dan menyeimbangkan biaya dan keuntungan dari mengelola resiko IT perusahaan. 18. Proses APO13-Manage Security Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO13 adalah mendefinisikan, mengoperasikan dan mengawasi sistem untuk manajemen keamanan informasi. Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga agar dampak dan kejadian dari insiden keamanan informasi masih berada pada level risiko yang dapat diterima perusahaan.

85 Proses BAI01-Manage Programmes and Projects Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI01 adalah mengelola semua program dan proyek dari portofolio investasi sejalan dengan strategi perusahaan dan dalam cara yang terkoordinasi. Inisiasi, rencanakan, kontrol, dan jalankan program dan proyek, dan tutup dengan review setelah implementasi. Tujuan dari proses tersebut adalah menyadari keuntungan bisnis dan mengurangi risiko penundaan yang tak diharapkan, biaya dan pengurangan nilai dengan memperbaiki komunikasi dan pelibatan bisnis dan pengguna, memastikan nilai dan kualitas hasil proyek dan memaksimalkan kontribusinya terhadap investasi dan portofolio layanan. 20. Proses BAI02-Manage Requirement Definitions Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI02 adalah mengidentifikasi solusi dan menganalisis persyaratan sebelum akuisisi atau pembuatan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan strategis perusahaan yang meliputi proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur, dan layanan. Berkoordinasi dengan stakeholder yang terkait untuk meninjau pilihanpilihan yang layak termasuk biaya dan manfaat, analisis risiko, dan persetujuan persyaratan, dan solusi yang diusulkan. Tujuan dari proses tersebut adalah menciptakan solusi optimal yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan dapat meminimalkan risiko. 21. Proses BAI03 Manage Solutions Identification and Build Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI03 adalah untuk menetapkan dan memelihara identifikasi solusi selaras dengan keperluan

86 66 perusahaan yang menangani desain, pengembangan, pengadaan dan bekerja sama dengan pemasok. Mengatur konfigurasi, tes persiapan, uji coba, keperluan manajemen dan pemeliharaan dari bisnis proses, aplikasi, data, infrastuktur dan servis. Tujuan dari proses ini adalah menetapkan waktu dan kemampuan solusi efektifitas biaya untuk mendukung strategi perusahaan dan tujuan operasional. 22. Proses BAI04-Manage Availability and Capacity Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI04 adalah menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dengan penyediaan layanan dengan biaya efektif. Termasuk penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan masa mendatang berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian risiko untuk merencanakan dan melaksanakan tindakan dalam memenuhi persyaratan yang teridentifikasi. Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga ketersediaan layanan, manajemen sumber daya yang efisien, dan mengoptimalkan kinerja sistem melalui prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas. 23. Proses BAI05-Manage Organisational Change Enablement Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI05 adalah memaksimalkan keberhasilan dalam mengimplementasikan perubahan organisasi yang berkelanjutan dengan cepat dan dengan penurunan risiko, meliputi perubahan siklus hidup secara lengkap dan semua stakeholder yang terkait dalam bisnis dan TI.

87 67 Tujuan dari proses tersebut adalah menyiapkan dan melakukan komitmen dengan stakeholder untuk perubahan bisnis dan mengurangi risiko kegagalan. 24. Proses BAI06-Manage Changes Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI06 adalah mengelola semua perubahan dengan terkendali, termasuk perubahan standar dan perawatan darurat yang berkaitan dengan proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur. Termasuk prosedur perubahan standar, penilaian dampak, prioritasi dan otorisasi, perubahan darurat, pelacakan, pelaporan, penutupan dan dokumentasi. Tujuan dari proses tersebut adalah memungkinkan perubahan yang cepat dan dapat diandalkan bagi bisnis dan mitigasi risiko yang berdampak negatif bagi stabilitas lingkungan yang diubah. 25. Proses BAI07-Manage Change Acceptance and Transitioning Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI07 adalah menerima secara formal dan mengoperasionalkan solusi baru, termasuk implementasi dan perencanaan, konversi sistem dan data, UAT, komunikasi, persiapan pelepasan, memasukkan proses bisnis baru atau proses bisnis yang berubah dan layanan IT ke lingkungan produksi, dukungan masa-masa awal, dan review setelah implementasi. Tujuan dari proses tersebut adalah mengimplementasikan solusi dengan aman dan sejalan dengan ekspektasi dan hasil yang sudah disetujui. 26. Proses BAI08-Manage Knowledge Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI08 adalah mempertahankan ketersediaan dari pengetahuan relevan, saat ini, yang sudah divalidasi dan dapat dipercaya untuk mendukung seluruh aktivitas proses dan

88 68 memfasilitasikan pembuatan keputusan. Merencanakan untuk pengidentifikasian, pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan dari pengetahuan. Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung seluruh staff dalam aktivitas pekerjaannya dan untuk menginformasikan pembuatan keputusan dan meningkatkan produktivitas. 27. Proses BAI09-Manage Assets Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI09 adalah mengelola aset melalui siklus hidupnya untuk memastikan agar aset memberikan nilai pada biaya yang optimal, tetap operasional, dicatat dan secara fisik dilindungi, dan aset yang penting untuk mendukung kemampuan servis tetap tersedia. Mengelola lisensi software untuk memastikan agar nomor optimal didapatkan, dipertahankan dan dikerahkan dengan hubungan dalam kebutuhan bisnis, dan software yang diinstal pada perusahaan sesuai dengan persetujuan lisensi. Tujuan dari proses tersebut adalah pencatatan seluruh aset IT dan pengoptimalisasian nilai yang diberikan oleh aset tersebut. 28. Proses BAI10-Manage Configuration Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI10 adalah mendefinisikan dan mempertahankan deskripsi dan hubungan antara sumber daya kunci dan kemampuan yang dibutuhkan untuk penyampaian layanan IT, meliputi pengumpulan informasi mengenai konfigurasi, menetapkan baseline, memverifikasi dan mengaudit informasi konfigurisasi, dan memperbarui repositori konfigurisasi.

89 69 Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan informasi yang cukup tentang aset layanan untuk memungkinkan layanan secara efektif dikelola, menilai dampak perubahan dan berurusan dengan insiden layanan. 29. Proses DSS01-Manage Operations Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS01 adalah mengkoordinasikan dan mengeksekusi aktivitas dan prosedur operasional yang dibutuhkan untuk menghasilkan layanan IT internal maupun outsourced, termasuk eksekusi atas SOP dan aktivitas pemantauannya. Tujuan dari proses tersebut adalah menghasilkan layanan operasional IT seperti yang direncanakan. 30. Proses DSS02 Manage Service Requests and Incidents. Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS02 adalah menyediakan waktu dan respon yang efektif untuk permintaan dan resolusi pemakai dari semua tipe kejadian. Memperbaiki servis, dokumen, dan memenuhi permintaan pemakai. Tujuan dari proses ini adalah mencapai pertumbuhan produksi dan meminimalkan gangguan melalui perbaikan cepat dari pertanyaan dan kejadian dari pemakai. 31. Proses DSS03-Manage Problems Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS03 adalah mengidentifikasi dan mengklasifikasi masalah dan penyebabnya dan menyediakan resolusi dengan jangka waktu untuk mencegah terulangnya insiden dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

90 70 Tujuan dari proses tersebut adalah meningkatkan ketersediaan, memperbaiki level layanan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kenyamanan pelanggan, serta kepuasan dengan mengurangi jumlah problem operasional. 32. Proses DSS04-Manage Continuity Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS04 adalah menetapkan dan menjaga rencana untuk memungkinkan bisnis dan IT merespon insiden dan gangguan dalam upaya melanjutkan operasi proses bisnis yang penting dan layanan IT yang dibutuhkan dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang dapat diterima perusahaan. Tujuan dari proses tersebut adalah melanjutkan operasi proses bisnis yang penting dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang dapat diterima perusahaan ketika terjadi gangguan yang signifikan. 33. Proses DSS05-Manage Security Services Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS05 adalah melindungi informasi perusahaan untuk mempertahankan tingkatan dari keamanan informasi yang dapat diterima oleh perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan keamanan. Menetapkan dan mempertahankan peran keamanan informasi dan hak akses dan melakukan pengawasan keamanan. Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalisasikan dampak bisnis dari kerentanan dan insiden dari keamanan informasi operasional. 34. Proses DSS06 Manage Business Process Controls Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS06 adalah mendefinisikan dan memelihara ketepatan kontrol bisnis proses untuk memastikan

91 71 informasi terkait dan proses dari internal atau dari luar dapat memenuhi informasi yang relevan. Tujuan proses ini adalah untuk memelihara integrasi informasi dan keamanan dari aset informasi ditangani dengan proses-proses bisnis dalam perusahaan. 35. MEA01-Monitor, Evaluate, and Assess Performance and Conformance Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA01 adalah mengumpulkan, memvalidasi, dan mengevaluasi bisnis, IT dan tujuan proses dan metrics. Mengawasi proses yang tidak sesuai dengan ketentuan dan tujuan yang ditentukan dan menyediakan kegiatan pelaporan yang sistematik dan tepat waktu. Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan transparansi performa dan kesesuaian dan mendorong pencapaian tujuan. 36. MEA02-Monitor, Evaluate, and Assess the System of Internal Control Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA02 adalah secara terusmenerus mengawasi dan mengevaluasi lingkungan kontrol, termasuk penilaian diri sendiri, dan review dari assurance independen. Memungkinkan management untuk mengidenfitikasi kekurangan kontrol dan ketidakefektifan dan menginisialisasi aksi perbaikan. Merancang, mengorganisasi, dan mempertahankan standar untuk penilaian kontrol internal dan aktivitas assurance. Tujuan dari proses ini adalah mendapatkan transparansi bagi stakeholder kunci untuk kecukupan pada kontrol sistem internal yang akan membuat mereka percaya pada kegiatan operational perusahaan, kepercayaan pada pencapaian dari tujuan perusahaan, dan pemahaman cukup terhadap risiko yang tersisa.

92 Proses MEA03 Monitor, Evaluate, and assess compliance with external Requirements Menurut ISACA (2012), deskripsi proses MEA03 adalah mengevaluasi proses TI dan mendukung proses bisnis TI patuh pada hukum, regulasi dan berdasarkan perjanjian. Menghasilkan kepastian bahwa kebutuhan telah teridentifikasi dan mematuhinya, dan pemenuhan integrasi TI dengan seluruh pemenuhan perusahaan. Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahwa perusahaan kompatibel dengan semua persyaratan eksternal yang berlaku Assessment Process Activities Assessment Process Activities adalah tahapan-tahapan aktifitas dalam melakukan proses penilaian capability level untuk perusahaan (ISACA, 2012): a. Initiation Initiation merupakan tahapan pertama dalam assessment process activities yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan. b. Planning the Assessment Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Dengan pengisian angket kuesioner oleh beberapa staf STIK-PTIK selaras dengan kebutuhan penelitian. c. Briefing Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi

93 73 pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5 d. Data Collection Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. e. Data Validation Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk mengetahui hasil perhitungan kuesioner agar mendapat evaluasi penilaian capability level. f. Process Atribute Level Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut yang ada disetiap indikator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil capability level dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis GAP pada tahapan berikutnya. g. Reporting the Result Tahap ketujuh adalah membuat laporan hasil evaluasi yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi kepada Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK dengan COBIT 5. Dalam praktik tata kelola teknologi informasi pada COBIT 5 memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

94 Fokus Area Tata Kelola TI Domain proses yang dipilih dalam proses evaluasi tata kelola teknologi informasi ini berdasarkan kebutuhan instansi dan dan di dukung oleh kerangka kerja COBIT 5 pada pemetaan IT Related Goal (Gambar 2.5). Berdasarkan hasil prapenelitian (wawancara dan kuesioner) yang penulis lakukan di STIK-PTIK, masalah yang terdapat pada STIK-PTIK adalah tentang perubahan dan transisi yang sedang terjadi pada sistem pendidikan STIK-PTIK. Oleh sebab itu, IT Related Goal yang penulis ambil adalah IT Related Goal 08 Adequate Use of Application, Information, and Technology Solution. Dari IT Related Goal tersebut didapati 3 proses primer, yaitu APO04 (Manage Innovation), BAI05 (Manage Organizational Change Enablement) dan BAI07 (Manage Change Acceptance and Transition). Dari ketiga proses tersebut penulis memilih BAI07 (Manage Change Acceptance and Transition) karena proses tersebut sesuai dengan permasalahan yang terjadi pada STIK-PTIK BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI07 adalah menerima secara formal dan mengoperasionalkan solusi baru, termasuk implementasi dan perencanaan, konversi sistem dan data, UAT, komunikasi, persipan pelepasan, memasukkan proses bisnis baru atau proses bisnis yang berubah dan layanan IT ke lingkungan produksi, dukungan masa-masa awal, dan review setelah implementasi. Tujuan dari proses tersebut adalah mengimplementasikan solusi dengan aman dan sejalan dengan ekspektasi dan hasil yang sudah disetujui.

95 Identifikasi Kebutuhan Dokumen Dalam melakukan evaluasi pada bidang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi pada Sistem PJJ STIK-PTIK, maka diperlukan identifikasi kebutuhan dokumen yang perlu disiapkan instansi untuk mendukung pelaksanaan evaluasi ini. Dalam mencapai level kapabilitas 1, maka aktivitas yang harus dilakukan adalah mengecek proses-proses COBIT apakah sudah terlaksana atau belum oleh bidang Manajemen Pernerimaan Perubahan dan Transisi. Proses yang akan dinilai dan dianalisis adalah BAI07. Daftar dokumentasi pada level kapabilitas level 1 adalah: 1. BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi Menetapkan rencana implementasi yang meliputi konversi data dan sistem, kriteria pengujian penerimaan, komunikasi, pelatihan, persiapan rilis, promosi hingga produksi dan dukungan produksi awal. Memperoleh persetujuan dari pihak-pihak terkait. Inputs: Rencana pengelolaan kualitas, Rencana dan jadwal perubahan, permintaan perubahan yang telah disetujui. Outputs: Rencana implementasi yang telah disetujui, Implementasi backup dan proses pemulihan. 2. BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data Persiapan untuk proses bisnis, layanan data TI dan metode pengembangan, termasuk jejak audit dan rencana pemulihan yang harus dilakukan ketika migrasi data gagal.

96 76 Inputs: - Ouputs: Rencana migrasi. 3. BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian Menetapkan rencana pengujian berdasarkan standar perusahaan dunia yang menentukan peran, tanggung jawab dan kriteria masuk/keluar. Memastikan bahwa rencana disetujui oleh pihak terkait. Inputs: Persyaratan untuk verifikasi hasil, prosedur pengujian, rencana pengujian, komunikasi hasil pengujian, catatan hasil pengujian dan jejak audit Outputs: Rencana pengujian disetujui. 4. BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian Mendefinisikan dan menetapkan perwakilan keamanan lingkungan pengujian dari proses bisnis yang direncanakan dan lingkungan operasional TI, kinerja dan kapasitas, keamanan, pengendalian internal, praktek operasional, kualitas data dan persyaratan privasi, dan beban kerja. Inputs: - Outputs: Data pengujian. 5. BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui Uji perubahan secara mandiri sesuai dengan rencana pengujian yang telah ditentukan sebelum migrasi ke lingkungan sistem baru.

97 77 Inputs: - Outputs: Catatan hasil uji, hasil evaluasi persetujuan, penerimaan persetujuan dan pelepasan produk. 6. BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru Mempromosikan solusi yang diterima pada bisnis dan operasi. Apabila diperlukan, menjalankan solusi sebagai implementasi atau secara paralel dengan solusi lama untuk periode tertentu dan membandingkan perilaku dan hasil. Jika masalah yang signifikan terjadi, kembali ke lingkungan asli berdasarkan rencana fallback/backup. Mengelola perilisan komponen solusi. Inputs: - Outputs: Rencana perilisan dan Catatan perilisan. 7. BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru Memberikan dukungan awal untuk para pengguna dan teknisi TI untuk periode waktu yang disepakati untuk menangani masalah dan membantu menstabilkan solusi baru. Inputs: Ulasan hasil kualitas servis, termasuk feedback dari pengguna, Ukuran keberhasilan dan hasil. Ouputs: Rencana dukungan tambahan.

98 78 8. BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi Melakukan review pasca implementasi untuk mengkonfirmasi hasil, mengidentifikasi pelajaran, dan mengembangkan rencana aksi. Mengevaluasi dan memeriksa kinerja aktual dan hasil dari layanan baru atau perubahan terhadap kinerja yang telah diprediksi dan hasil keluaran (yaitu, pelayanan yang diharapkan oleh pengguna). Inputs: Ulasan hasil kualitas dan audit, akar penyebab gagalnya kualitas hasil, hasil dari solusi dan monitoring kualitas servis delivery, ukuran keberhasilan dan hasil. Outputs: Laporan ulasan pasca implementasi, rencana aksi perbaikan. Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5, dokumendokumen yang dibutuhkan untuk penilaian dan sekaligus berperan sebagai bukti pengelolaan proses yang dilaksanakan tersebut adalah:

99 79 Gambar 2.9 Hubungan GWP untuk Capability Level (ISACA, 2012) Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian masing-masing level adalah sebagai berikut: 1. Level 2: 1, 2, 3, dan Level 3: 1, 2, 4, 5, dan Level 4: 1, 6, 7, 8, dan Level 5: 6 dan Dokumentasi proses: Nama proses, pemilik proses, ruang lingkup proses, peranan proses, peta proses, diagram RACI, matriks kontrol internal, dan prosedur proses.

100 80 2. Rencana proses: Tujuan performa proses, pengurusan sumber daya proses, komunikasi proses, infrastruktur proses, lingkungan kerja, kebutuhan kemampuan dan pengalaman, dan kebutuhan pelatihan. 3. Rencana kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan tujuan, isi hasil kerja, kriteria kualitas hasil kerja sebagai dasar review dan persetujuan, dokumentasi hasil kerja, dan pengendalian perubahan hasil kerja. 4. Catatan kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap ketentuan dan tindakan yang diambil. 5. Kebijakan dan standar: Tujuan dan tanggung jawab proses, batas performa minimum proses, pemetaan proses standar, termasuk urutan yang diharapkan dan interaksi antar proses, prosedur yang standarisasi, peran dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan proses, infrastuktur dan lingkungan kerja untuk melakukan proses, ketentuan pelaporan dan pemantauan termasuk audit. 6. Rencana peningkatan proses: Tujuan peningkatan proses, analisis terhadap best practice, kesempatan pengembangan teknologi, tindakan peningkatan, rencana implementasi peningkatan, dan pendekatan kualitas proyek. 7. Rencana pengukuran proses: Tujuan pengukuran, indikator pengukuran yang disarankan, prosedur pengumpulan data, dan prosedur analisis. 8. Rencana pengendalian proses: Teknik pengendalian, pendekatan pengukuran, dan batasan performa normal. 9. Catatan performa proses: Catatan review terhadap ketentuan dan tindakan yang diambil.

101 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: Metode Pengumpulan Data 1. Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung maupun tidak tentang hal-hal yang diamati dan mencatatnya pada alat observasi. Sedangkan check list atau daftar cek yang merupakan pedoman observasi yang berisikan daftar dari semua aspek yang diamati, sebagai instrument yang digunakan pada kuesioner (Sanjaya, 2013). 2. Wawancara Wawancara (interview), adalah teknik penelitian yang dilaksanakan dengan cara dialog baik secara langsung (tatap muka) maupun melalui saluran media tertentu antara pewawancara dengan yang diwawancarai sebagai sumber data (Sanjaya, 2013). 3. Studi Literatur Proses kegiatan menelaah dan membaca bahan-bahan pustaka seperti bukubuku atau dokumen-dokumen, mempelajari dan menilai prosedur dan hasil penelitian sejenis yang pernah dilakukan orang lain, serta mempelajari laporan-laporan hasil observasi dan hasil survei tentang masalah terkait dengan topik yang akan diteliti (Sanjaya, 2013).

102 82 Berikut merupakan beberapa hasil penelitian sejenis dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya: 1. Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola TI Pada Sistem Informasi Manajemen Akademik pada Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Tesis ini ditulis oleh Fitroh dengan COBIT 4.0. Tujuan penelitian ini adalah memberikan gambaran jelas dan rekomendasi, yang diharapkan ada tindak lanjut berupa pembenahan secara step by step maupun keseluruhan pada universitas. Hasil penelitian ini domain PO berada pada level 2 dan untuk domain AI berada pada level Analisis Management Awareness dan Maturity Level pada DRC (Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel dengan Cobit 4.1. Skripsi ini ditulis oleh Yusron Pratyangga (Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Tujuan penelitian ini adalah membuat rekomendasi hasil analisis Management Awareness dan Maturity Level pada DRC Bank Sumsel Babel berdasarkan Cobit 4.1 yaitu pada DS9 mengelola konfigurasi, DS11 mengelola data, dan DS12 mengelola lingkungan fisik. Hasil penelitian ini adalah Management Awareness berada pada level 3 menjadi level 4 dan Maturity Level berada pada level 2 menjadi level 3 yakni tahap yang diinginkan. 3. Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain Monitor, Evaluate and Assess dengan Metode Framework COBIT 5 pada PT

103 83 Bank Muamalat Indonesia Tbk. Skripsi ini ditulis oleh Siti Ida Farida (Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Tujuan penelitian ini adalah memberikan usulan model tata kelola TI pada divisi TI yang berada pada PT Bank Muamalat Indonesia. Hasil penelitian ini adalah capability level untuk MEA01 sampai saat ini yaitu 2,76 sedangkan harapan di masa yang akan datang yaitu 3,00. Gap yang ditemukan sebesar 0,24. Untuk mengatasi gap tersebut maka perusahaan diharapkan untuk mendokumentasikan kegiatan yang sesuai disarankan oleh standar COBIT Evaluasi Capability Level pada Dukungan Layanan Manajemen Data dengan Framework COBIT 5 Studi Kasus DRC Asuransi Jasindo. Skripsi ini ditulis oleh Farah Nuri Eka Putri (Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk meningkatkan mutu tata kelola TI khususnya pada bidang DRC di Asuransi Jasindo. Hasil penelitian ini adalah nilai untuk DSS01 mencapai 2,87 dan DSS03 mencapai 2,86 sedangkan ekspektasi yang diharapkan berada di posisi 4. Gap yang ditemukan mencapai 1,23 untuk DSS01 dan 1,24 untuk DSS03. Perusahaan diharapkan untuk melengkapi standar klasifikasi DRC yang tepat sesuai prosedur yang ada di COBIT 5.

104 84 4. Kuesioner Kuesioner merupakan instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan atau pernyataan secara tertulis yang harus dijawab atau diisi oleh responden sesuai dengan petunjuk pengisiannya (Sanjaya, 2013) Metode Analisis Data Dengan menggunakan framework COBIT 5 khususnya pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) (ISACA, 2012). 1. COBIT 5 Assessment Process Activities Assessment Process Activities adalah manajemen proyek dasar dari praktik yang baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk menjamin hasil evaluasi sesuai pada tujuan orgnisasi. Berikut process capability dalam melakukan evaluasi enam tahap yang berkelanjutan (ISACA, 2012): Initiation, Planning the Assessment, Data Collection, Data Validation, Process Attribute Level and Reporting the Result. 2. Penentuan Capability Level Tingkat kemampuan pada suatu organisasi yang dinilai, apakah sudah mencapai tujuan, kesesuaian visi dan misi pada organisasi. 3. Gap Menurut Wakhinudin S (2009) analisa gap adalah suatu metode/ alat membantu suatu lembaga membandingkan performansi actual dengan performansi potensi. Operasionalnya dapat diuangkapkan dengan dua

105 85 pertanyaan berikut: Dimana kita sekarang? dan Dimana kita inginkan? 4. Rekomendasi Perbaikan Menurut Sarno (2009) rekomendasi perbaikan harus bisa menggambarkan area perbaikan yang perlu dilakukan perusahaan berdasarkan tingkat kapabilitas saat pelaksanaan evaluasi Metode Perhitungan Guttman Dalam Penghitungan COBIT terdapat beberapa metode, antara lain: Skala Likert adalah skala yang dapat dipergunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang mengenai suatu gejala atau fenomena pendidikan. Dalam skala Likert terdapat dua bentuk pernyataan yaitu pernyataan positif yang berfungsi untuk mengukur sikap positif, dan pernyataan negative yang berfungsi untuk mengukur sikap negative objek sikap. Skor pernyataan positif dimulai dari 1 untuk sangat tidak setuju (STS), 2 untuk tidak setuju (TS), 3 untuk ragu-ragu (R), 4 untuk setuju (S), dan 5 untuk sangat setuju (SS). Skor pernyataan negative dimulai dari 1 untuk sangat setuju (SS), 2 untuk setuju (S), 3 untuk ragu-ragu (R), 4 untuk tidak setuju (TS), dan 5 untuk sangat tidak setuju (STS). Beberapa peneliti menghilangkan option Ragu-ragu dalam instrument penelitian untuk memudahkan penulis melihat sikap siswa sesungguhnya sesuai angket yang responden isikan. Skala Guttman merupakan skala kumulatif. Louis Guttman ( ) merupakan orang pertama yang memperkenalkan metode skala guttman. Dalam penggunaannya, skala guttman menghasilkan binary skor (0-1), dan digunakan

106 86 untuk memperoleh jawaban dengan tegas dan konsisten seperti ya dan tidak atau benar dan salah. Hasil jawaban kuisioner kemudian akan dilakukan konversi nilai terhadap setiap jawaban dari responden. Konversi nilai dilakukan dengan menggunakan nilai 0 untuk jawaban Tidak (T) dan nilai 1 untuk jawaban Ya (Y). Hasil konversi kemudian akan dilakukan normalisasi dengan membagi nilai total dengan jumlah pertanyaan yang ada pada setiap level, kemudian setelah dilakukan normalisasi dilakukan perhitungan rata-rata dengan membagi total nilai jawaban dengan jumlah responden. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode Skala Guttman dengan alasan: 1. Pada Skala Guttman, to be ditentukan berdasarkan hasil wawancara dengan pihak terkait dengan menyimpulkan dari visi, misi, dan kondisi. Sedangkan Skala Likert ditentukan pada setiap pertanyaan pada kuesioner. 2. Pada peneliti sebelumnya: Sri Utami Israyanti (2014) menggunakan Skala Likert pada COBIT 4.1. memiliki GAP sebesar 3 antara as is dan to be. Yusron Pratyangga (2012) menggunakan Skala Likert COBIT 4.1. dan memiliki GAP sebesar 2 antara as is dan to be. Siti Ida Farida (2014) menggunakan Skala Likert pada COBIT 5, memiliki GAP sebesar kurang dari 1 anatara as is dan to be. 3. Pada COBIT 5 untuk naik level berikutnya semua proses pada level sebelumnya harus terpenuhi, sehingga lebih cocok menggunakan Skala Guttman karena as is ditentukan berdasarkan hasil wawancara, visi, misi dan kondisi STIK-PTIK.

107 87 Pada penelitian ini dilakukan pembedaan istilah antara nilai kapabilitas dan tingkat kapabilitas. Nilai kapabilitas bisa bernilai tidak bulat (bilangan pecahan), yang mempresentasikan proses pencapaian menuju suatu tingkat kapabilitas tertentu. Sedangkan tingkat kapabilitas lebih menunjukkan tahapan atau kelas yang dicapai dalam proses kapabilitas, yang dinyatakan dalam bilangan bulat. (Surendro, 2009). Untuk lebih jelasnya, berikut tabel penilaian kapabilitas: Tabel 2.18 Tabel penilaian kapabilitas Rentang nilai Jawaban Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas 0 0,50 a 0,00 0 Incomplete Process 0,51 1,50 b 1,00 1 Performed Process 1,51 2,50 c 2,00 2 Managed Process 2,51 3,50 d 3,00 3 Established Process 3,51 4,50 e 4,00 4 Predictable Process 4,51 5,00 f 5,00 5 Optimizing Process

108 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Desain Penelitian Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode kualitatif, dengan menggunakan studi kasus (objek), yaitu suatu cara yang sistematis dalam melihat suatu kejadian, mengumpulkan data, menganalisis informasi dan melaporkan hasilnya. Dalam studi kasus ini, metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaanpertanyaan berdasarkan COBIT 5, selain itu juga dilakukan observasi untuk memperkuat hasil penelitian. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini merupakan data primer (berdasarkan kuesioner, observasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi terkait) dan data sekunder yang diperoleh dari berbagai sumber (studi pustaka yang dapat dilihat dari penelitian sebelumnya ataupun dari internet serta buku-buku yang berhubungan dengan penelitian ini) Kerangka Berfikir Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, penulis memiliki kerangka berfikir agar penelitian ini memiliki langkah-langkah yang jelas dalam penyelesaiannya. Penulis menggunakan Process Assessment Model yang memiliki initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data validation, process attribute level, dan reporting the result untuk mendapatkan nilai capability level Sistem 93

109 94 Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK. Dimana kerangka berfikir penulis adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Kerangka Berfikir

110 Initiation Pada tahap ini penulis mengumpulkan data, yaitu penulis melakukan suatu aktivitas dalam memahami kondisi yang sebenarnya dari perusahaan yang akan dievaluasi termasuk hukum dan aturan yang ada di perusahaan. Tahap ini dapat dilakukan untuk mengidentifikasi awal pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK, mencangkup struktur organisasi, proses TI, user, fasilitas yang tersedia, serta kebijakan yang berlaku Observasi Observasi yang dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK bertujuan untuk mengidentifikasi dan mencari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan. Observasi dimulai pada Mei 2014 hingga September Observasi dilakukan dua kali dalam seminggu di STIK-PTIK Kebayoran Baru. Pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan dengan melihat langsung bagaimana sistem pendidikan jarak jauh yang sedang berjalan. Hasilnya adalah kegiatan sistem pendidikan jarak jauh berjalan cukup baik, namun masih ada pihak-pihak dari mahasiswa dan dosen yang kurang menyetujui sistem yang sedang berjalan. Kegiatan ini dilakukan dibawah bimbingan Bapak Kombes Pol Edi Setyo sebagai Kepala Pendidikan Jarak Jauh Metode Wawancara Wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan narasumber terkait penelitan tentang manajemen perubahan pada sistem pendidikan jarak jauh milik STIK-PTIK. Penjelasan mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan sehari-hari pada sistem pendidikan jarak jauh bersama para staff

111 96 dan admin yang bertugas, mahasiswa dan juga dosen yang melakukan kegiatan belajar mengajar, sehingga tata kelola teknologi informasi tentang manajemen perubahan pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dapat sesuai keadaan yang berjalan dengan mengacu pada kerangka COBIT 5.0. Wawancara ini dilakukan pada: Tabel 3.1 Daftar wawancara NO TANGGAL NAMA JABATAN Edi Setyo Ketua PJJ STIK-PTIK Adhie Candra Ketua Teknisi PJJ STIK-PTIK Hasil yang dicapai adalah melihat kegiatan operasional dan mencari data yang diperlukan untuk penelitian. Wawancara ini dilakukan di bawah pengawasan Bapak Kombes Pol Edi Setyo selaku kepala divisi pendidikan jarak jauh. Beliau memberikan penjelasan mengenai alasan mengapa dilaksanakannya pendidikan jarak jauh, struktur organisasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ). Juga memberikan penjelasan SOP staff, admin, mahasiswa dan dosen. Serta pengelolaan asset infrastruktur IT pada STIK-PTIK untuk melaksanakan kegiatan pendidikan jarak jauh Kajian Pustaka STIK-PTIK juga harus memahami implementasi dan fokus yang berkelanjutan terhadap keuntungan dari perubahan yang dihasilkan oleh penelitian. Sebagaimana yang ada pada penelitian terdahulu yang dilakukan dengan metode COBIT. Pada penelitian ini menggunakan beberapa referensi berupa jurnal, skripsi dan thesis yang membahas tentang model tata kelola teknologi informasi. Berikut data referensi penelitian:

112 97 No Nama Bulan, Tahun 1 Siti Ida Farida April, Farah Nuri Eka Putri Tabel 3.2 Daftar Kajian Pustaka Mei, Fitroh Juni, Yusron Pratyangga Desember, 2012 Judul Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Domain Monitor, Evaluate and Assesss Dengan Metode Framework COBIT 5 Evaluasi Capablity Level Pada Dukungan Layanan Manajemen Data Dengan Framework COBIT 5 Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola TI Pada Sistem Informasi Manajemen Akademik. Analisis Management Awarness dan Maturity Level pada DRS (Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel Framework COBIT COBIT 5.0 COBIT 5.0 COBIT 4.1 COBIT 4.1 Beberapa hal yang membedakan penelitian penulis dengan referensi penelitian yang lain bisa dilihat dari perbedaan framework COBIT yang dipakai. Sebagai contoh penulis menggunakan COBIT 5 sebagai framework sedangkan peneliti Fitroh dan Yusron menggunakan COBIT 4.1. Kemudian hal lain yang membedakan bisa dilihat dari proses domain yang diambil oleh penulis. Sebagai contoh penulis mengambil proses domain BAI07 pada COBIT 5 yaitu membahas tentang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi sedangkan proses domain yang diambil oleh peneliti Siti Ida Farida adalah proses Monitor, Evaluate and Assess pada COBIT 5. Hal lain yang bisa membedakan penelitian penulis dengan

113 98 peneliti lain adalah metode perhitungan yang digunakan untuk menentukan nilai capability level dimana penulis pribadi menggunakan metode Guttman dan peneliti lain menggunakan metode Linkert. Dari beberapa referensi penelitian yang sebelumnya dipelajari dan menggunakan framework COBIT, maka dirumuskan penelitian ini berjudul Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Proses Manage Change Acceptance And Transition (BAI07) (Studi Kasus: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian - PTIK) Planning The Assessment Usulan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK ini akan dibuat pada BAI (Build, Acquire and Implementation) dari framework COBIT 5.0 untuk proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), dimana proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) memiliki sub yaitu BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi), BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data), BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian), BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian), BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru), BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru), BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi).. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam pembuatan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK maka dibuatlah kuesioner yang dikembangkan dari COBIT 5.0. Pada penelitian ini menggunakan kuesioner Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:

114 99 a. Kuesioner Capability Level Objek pertanyaan pada Capability Level dikembangkan dari deskripsi model tingkat kematangan COBIT 5 pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Tiap pernyataan activity yang terdapat di COBIT 5 dijadikan pertanyaan guna mengetahui kondisi STIK-PTIK untuk mencapai kondisi to be yang diinginkan dengan pilihan jawaban ya (Y) atau tidak (T). b. Purposive Sampling Pada teknik Purposive Sampling untuk proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) ditentukan dan disesuaikan menggunakan diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yang terdapat pada COBIT 5.0 Peran pada diagram RACI Chart kemudian dipetakan kepada peran-peran terkait yang terdapat dalam struktur organisasi Sistem PJJ STIK-PTIK sehingga diharapkan jawaban dari kuesioner dapat sesuai dan mewakili keadaan yang ada di STIK-PTIK. Hasil pemetaan diagram RACI kedalam struktur organisasi dapat dilihat pada Bab 2 ( ). Daftar nama pemangku kepentingan yang terdapat dalam PJJ STIK-PTIK sesuai dengan RACI Chart: Tabel 3.3 Daftar Nama Pemangku Kepentingan Pada PJJ STIK-PTIK No RACI Chart Jabatan Pada PJJ Nama 1 Business Process Ketua Sekretariat Edi Setyo Owners Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) 2 Chief Risk Officer Teknisi Adhie Chandra 3 Chief Information Officer Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Edi Setyo

115 100 4 Head Development Kakominfo Ujang 5 Service Manager Admin Wirsa 6 Information Security Admin Wirsa Manager 7 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak Edi Setyo 8 Steering (Programmess/Projects) Committee Jauh (PJJ) Teknisi Adhie Chandra 9 Service Manager Admin Wirsa 3.5. Briefing Pada tahap ini penulis melakukan pengarahan kepada tim penilai yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK sehingga memahami masukan, proses dan keluaran dalam unit organisasi yang akan di nilai dengan cara menentukan jadwal kapan dilakukan kuesioner dan menghubungi responden yang ada di RACI Chart, pengumpulan dokumen yang dibutuhkan, hasil rekapitulasi dari jawaban kuesioner dan pelaporan dari hasil penilaian Data Collection Pada tahap ini penulis mengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat di PJJ STIK-PTIK mulai dari observasi dan wawancara yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan Data Validation Pada tahap ini penulis melakukan validasi terhadap kuesioner yang telah dijawab oleh para respon sesuai dengan tabel RACI yang bertujuan untuk

116 101 mengetahui hasil perhitungan kuesioner dengan menggunakan skala guttman pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Process Attribute Level Pada tahap ini penulis merekap seluruh proses yang ada pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yang hasilnya menjadi penentuan nilai dan capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Selanjutnya, penulis melakukan pengecekan secara bertahap pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) apakah proses tersebut telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pada masing-masing level dengan ketentuan kategori dari hasil penilaian di tiap levelnya Reporting The Result Pada tahap ini peneliti melaporkan hasil evaluasi berupa hasil temuan, aktifitas setiap proses dan gap yang bertujuan untuk memberi rekomendasi untuk manajemen penerimaan perubahan dan transisi menggunakan COBIT 5. a. Penentuan GAP Menurut Wakhinuddin S (2009) analisis gap (jarak) adalah suatu metode/alat membantu suatu lembaga membandingkan performansi aktual dengan performansi potensi. Operasionalnya dapat diungkapkan dengan dua pertanyaan berikut: Dimana kita sekarang? dan Dimana kita inginkan?. Tujuan analisis gap untuk mengidentifikasi gap antara alokasi optimis dan integrasi input, serta ketercapaian sekarang. Analisis gap membantu

117 102 organisasi/lembaga dalam mengungkapkan yang mana yang harus diperbaiki. Proses analisis gap mencakup penetapan, dokumentasi, dan sisi positif keragaman keinginan dan kapabilitas (sekarang). Analisis gap dapat ditinjau dari perbedaan perspektif tentang: lembaga/organisasi, arah organisasi, proses organisasi, teknologi informasi. Analisis gap dapat menjadi dasar untuk mengukur investasi waktu, uang, dan tenaga kerja yang dipakai, variabel ini dapat diukur melalui skala interval: baik, rata-rata, dan kurang. Kebanyakan analisis gap ditinjau dari: gap produk dan gap kompetitif. Penentuan gap, dalam langkah ini diprosesnya hasil dari kuesioner yang menghasilkan As is (kondisi terkini) dan To be (kondisi yang diharapkan). Ke dua kondisi tersebut diambil dari kuesioner capability level sehingga menghasilkan analisis gap dan deskripsi terhadap proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). b. Rekomendasi Laporan dari hasil audit yang dilakukan terhadap proses bisnis yang telah ditentukan yaitu BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) dan setelah mendapatkan hasil dari Capability Level, maka dapat dibuat tabel rekomendasi dan perbaikan untuk mencapai target (To be). Bentuk laporan ini diperoleh dari tahapan analisis yang telah dilakukan akan menjadi pertimbangan utama dalam mendefinisikan perancangan solusi perbaikan,

118 103 untuk dapat memberikan suatu usulan perbaikan. Hasil analisis penting yang dapat dijadikan acuan, yaitu: 1. Penilaian tingkat kematangan (Capability Level) yang menghasilkan kematangan yang sebenarnya (as is) maupun yang diharapkan (to be) serta strategi pencapaian kematangan yang diperlukan. 2. Indikator kapabilitas proses adalah kemampuan proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti akan indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian atribut proses. Dengan mempertimbangkan analisis tersebut dapat diperoleh pendefinisian tindakan pada setiap atribut kematangan yang diarahkan pada tahapan pencapaian proses kematangan yang diharapkan (to be).

119 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Initiation Sejarah Singkat Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK (STIK-PTIK) STIK PTIK dengan peran sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan lembaga pendidikan akademik, mempunyai jati diri sebagai perguruan tinggi kedinasan kepolisian Republik Indonesia yang bertujuan mengembangkan ilmu kepolisian di Indonesia. Untuk mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan usaha-usaha maksimal untuk meningkatkan kualitas proses belajar mengajar (akademik) dan kualitas kelembagaan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK, sehingga lembaga ini mampu meluluskan perwira-perwira dengan kualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, bangsa, dan Negara Indonesia. Pada tanggal 18 Agustus 1945 dibentuk Badan Kepolisian Negara bedasarkan maklumat pemerintah, pada tanggal 29 September 1945 di lantik Kepala Kepolisian Negara yang pertama R.S. Soekanto. Pada tanggal 17 Juli 1946 dengan Ketetapan Pemerintah No. 11/SD/1946 di bentuk Jawatan Kepolisian Negara yang dipimpin oleh Kepala Kepolisian Negara dan bertanggung jawab langsung kepada Perdana Menteri (hari yang monumental ini selanjutnya diperingati sebagai hari bayangkara). Semua fungsi kepolisian disatukan dalam jawatan Kepolisian Negara yang memimpin kepolisian di seluruh tanah air. Pada tanggal 17 Juni 1946 di bentuk sekolah Kepolisian Negara pada bagian tinggi di Mertoyudan dan selanjutnya berproses dan berkembang menjadi akademik polisi 103

120 104 dan berdasarkan Surat Keputusan Perdana Menteri No: 47/PM/II/50 tanggal 1 September 1950 secara resmi nama akademik polisi diubah menjadi Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian. Penataan lembaga PTIK terus dilakukan dan ditingkatkan, dengan Surat Keputusan Perdana Menteri Nomor :87/PM/II/1954 tanggal 20 Agustus 1954 telah membagi pendidikan atau pengajaran dalam 2 bagian, meliputi : bagian persiapan PTIK atau Bakaloreat selama 3 tahun dan bagian keahlian (doktoral) selama 2 tahun. Perkembangan lebih lanjut kampus PTIK dari Mertoyudan dipindahkan ke Yogyakarta, beberapa tahun kemudian kampus PTIK dipindahkan ke jalan Tambak No. 2 Jakarta. Selanjutnya pada tahun 1963 kampus PTIK dipindahkan ke Pasar Jum at dan menempati gedung Deplat 007 Ciputat, hingga tahun 1971 PTIK kemudian berpindah lagi ke Jl. Tirtayasa Raya No. 6 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan hingga saat ini. Pada tahun 1976 organisasi dan prosedur PTIK terjadi perubahan yang isinya bahwa Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian merupakan lembaga pendidikan struktural berkedudukan dibawah dan tanggung jawab kepada Kapolri. Berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Kepolisian Republik Indonesia No. 0214/O/1980 dan Nomor Kep/12/VII/80, PTIK merupakan Perguruan Tinggi Kedinasan dari Kepolisian Republik Indonesia. Tanggung jawab atas pembinaan dan pengembangan aspek akademik dari pendidikan tinggi PTIK dilaksanakan oleh Menteri Pendidikan Nasional, sedangkan dari aspek pembinaan sumberdaya dibawah kendali Kapolri.

121 105 Perkembangan organisasi PTIK selanjutnya di atur bedasarkan Surat Keputusan Kapolri No.Pol : Kep/09/X/1984 tanggal 30 Oktoer 1984 lampiran Z tentang pokok-pokok organisasi prosedur bahwa PTIK merupakan badan penyelenggara dan pelaksana pendidikan dan pengembangan ilmu dan teknologi Kepolisian bagi para perwira Polri yang berkedudukan di bawah Kapolri. Penyelenggaraan pendidikan tinggi bidang ilmu dan teknologi Kepolisian baik untuk jalur gelar maupun non gelar, yang meliputi: a. Pendidikan dan pengajaran termasuk pembinaan mental kepribadian dan kesamaptaan b. Penelitian dan pengembangan. c. Pengabdian masyarakat Berdasarkan surat keputusan Kepala Kepolisian Republik Indonesia No. Pol: Skep/2002/XII/1994, tentang Statuta PTIK, bahwa PTIK ditetapkan menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian. Pengembangan lebih lanjut terhadap PTIK, telah dilakukan Restrukturisasi Organisasi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK selaras dengan struktur organisasi Perguruan Tinggi Negeri/ Swasta. STIK-PTIK telah dan sedang menyelenggarakan program pendidikan di samping Strata satu (S1) Ilmu Kepolisian juga melaksanakan program studi sebagai berikut: a. Bedasarkan Surat Keputusan Kapolri No. Pol : Skep/1183/VIII/1994 tanggal 29 Agustus 1994 diselenggarakan pendidikan D3 Ilmu Kepolisian khusus untuk polisi wanita dilingkungan Polri

122 106 b. Keputusan mendiknas nomor: 84/D/O/2010 tanggal 14 Juni 2010, selanjutnya dikuatkan dengan surat keputusan Kapolri Nomor: Kep/378/VI/2010 tanggal 18 Juni 2010 tentang penyelenggaraan program pasca sarjana (S2) Ilmu Kepolisian STIK-PTIK Logo STIK-PTIK Gambar 4.1 Logo STIK-PTIK Visi, Misi dan Tujuan STIK-PTIK a. Visi STIK-PTIK Visi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK adalah menjadi pendidikan tinggi yang dapat dibanggakan dan dapat diandalkan dalam mewujudkan Perwira Sarjana Ilmu Kepolisian yang profesional dan bermoral serta menjadi pusat pengkajian permasalahan kepolisian dan pengembangan ilmu dan Teknologi Kepolisian. Menjadi perguruan tinggi kepolisian yang modern bertaraf internasional dengan kompetensi utama administrasi kepolisian, berkarakter kemandirian dan penggerak perubahan.

123 107 b. Misi STIK-PTIK 1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi ilmu kepolisian yang bermutu tinggi dan memiliki keunggulan serta daya saing dalam pemantapan pembangunan dan pemeliharaan keamanan. 2. Mengembangkan ilmu dan teknologi kepolisian sesuai tuntutan kebutuhan masyarakat pada masa kini dan masa mendatang. 3. Menyelenggarakan pengkajian terhadap masalah-masalah pemolisian dan memberikan rekomendasi akademis dalam rangka perumusan kebijakan. 4. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka penerapan ilmu dan teknologi kepolisian. 5. Pempromosikan penyelenggaraan pendidikan dan pengembangan ilmu dan teknologi kepolisian pada perguruan tinggi, serta menyiapkan tenaga-tenaga pendidik ilmu kepolisian. 6. Penyelenggarakan kerja sama dengan lembaga pendidikan tinggi dan lembaga-lembaga lain dalam sekala nasional maupun internasional. 7. Menyelenggarakan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif dan kompetitif. 8. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan lainnya secara professional.

124 108 c. Tujuan STIK-PTIK Tujuan umum Menghasilkan lulusan sarjana yang berkualitas dan memiliki keunggulan kompetitif, berwawasan ilmiah, bermoral serta mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu dan teknologi kepolisian dalam pelaksanaan tugas di bidang pemeliharaan keamanan dan ketertiban masyarakat, penegakan hukum serta perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat. Tujuan Khusus a. Meningkatkan kemampuan para perwira Polri lulusan akademi kepolisian yang berkualifikasi sarjana, memiliki wawasan ilmiah, bermoral dan profesional sebagai praktisi dan asisten manajer tingkat menengah dalam melaksanakan tugas kepolisian. b. Meningkatkan kemampuan anggota Polri, yang memiliki wawasan ilmiah, bermoral dan profesional sebagai praktisi dalam pelaksanaan fungsi kepolisian. c. Mewujudkan sumber daya manusia yang berkualifikasi Sarjana Ilmu Kepolisian yang cerdas, berbudaya, bermoral tinggi, kreatif dan inovatif yang mampu memahami, menerapkan dan mengembangkan ilmu dan teknologi kepolisian. d. Mewujudkan sumber daya perwira Polri yang berwawasan ilmiah, berkualifikasi sarjana, bermoral dan profesional sebagai praktisi dan

125 109 asisten manajer tingkat menengah dalam melaksanakan tugas kepolisian Struktur Organisasi STIK-PTIK Gambar 4.2 Struktur Organisasi STIK-PTIK a. KETUA STIK Prof Dr.Iza Fadri. Ketua STIK memiliki peran sebagai pemimpin, pemberi perintah, pengambil keputusan dan yang mempunyai kewenangan melakukan perubahan sesuai dengan perintah KAPOLRI.

126 110 b. URKU Nach Rowi SE. Bagian dari STIK-PTIK yang mengurusi masalah keuangan. Mulai dari penggajian karyawan dan staff hingga pengeluaran yang dilakukan STIK-PTIK. c. TAUD Yoharni. Bagian Tata Usaha milik STIK-PTIK. Bagian yang mengatur segala urusan tata usaha STIK-PTIK. d. WAKET BID AKADEMIK Drs. Suro Jauhari M,M. Waket Bid Akademik adalah bagian dari STIK- PTIK yang mengatur perkuliahan mahasiswa di STIK-PTIK, seperti mengatur jadwal kuliah, dosen pengajar, dsb. e. WAKET BID MINWA Drs. M. Chairul Noor A, SH., M.H. Waket Bid Minwa adalah bagian dari STIK-PTIK yang mengatur kegiatan-kegiatan kemahasiswaan, mulai dari apel pagi, outbound, hingga tempat tinggal mahasiswa (flat). f. WAKET BID PPITK Drs. J.B Gebana Prastyawan. Waket Bid PPITK adalah bagian dari STIK- PTIK yang mengatur perencanaan g. WAKET BID KERMA DAN DIANMAS Drs. Asep Suhendar, M.Si. Waket Bid Kerma dan Dianmas adalah bagian dari STIK-PTIK yang mengatur pengabdian mahasiswa terhadap masyarakat.

127 111 h. DIT PROGRAM SARJANA Drs. Budhi Suprayitno. DIT Program Sarjana adalah bagian dari STIK- PTIK yang mengatur perkuliahan Sarjana Strata Satu (S1). i. DIT PROGRAM PASCASARJANA Drs. Tjiptono, M.M. DIT Program Pasca Sarjana adalah bagian dari STIK- PTIK yang mengatur perkuliahan Sarjana Strata Dua (S2) Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Penyelenggaraan sistem e-learning pada PJJ STIK telah dilaksanakan sesuai rencana yaitu untuk mendidik para lulusan Akpol tahun 2000 s.d sebanyak orang yang belum mengikuti pendidikan S1 Program Studi Ilmu Kepolisian di STIK. Dengan pertimbangan daya tampung flat dan kelas pada STIK, maka setiap tahunnya STIK hanya mampu mendidik mahasiswa sebanyak 405 orang mahasiswa yang terbagi dalam 3 gelombang / angkatan dengan jumlah mahasiswa per angkatan sebanyak 135 orang. Maka model pendidikan yang dikembangkan yang paling tepat adalah dengan menggunakan model PJJ. Sehingga penyelenggaraan PJJ terhadap lulusan Akpol yang belum mengikuti pendidikan S1 di STIK-PTIK akan dilaksanakan mulai dari Tahun 2013 sampai dengan Model Pembelajaran PJJ yang Dikembangkan STIK-PTIK Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK-PTIK) merupakan sekolah kedinasan di lingkungan pendidikan POLRI yang didirikan dalam rangka mempersiapkan personel POLRI yang berkualitas, bermartabat dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi. Penyelenggaraan PJJ di STIK-PTIK menggunakan

128 112 Teknologi Informasi dan Komunikasi atau biasa disebut berbasis TIK, dimana pendidikan tersebut secara konseptual membekali para mahasiswa dalam bidang akademik dan non akademik melalui pemanfaatan berbagai media elektronik. Berdasarkan Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (USPN) Nomor 20 Tahun 2003 bahwa PJJ adalah sebuah pendidikan yang peserta didiknya terpisah dan pendidik dan pembelajarannya menggunakan berbagai sumber belajar melalui teknologi komunikasi, informasi dan media lain, yang diselenggarakan pada berbagai jenjang, jalur dan jenis pendidikan. PJJ memiliki berbagai karakteristik, antara lain yang pertama adalah percepatan dan perluasan akses serta pemerataan kesempatan untuk mengikuti pendidikan, dimana PJJ mampu menjangkau seluruh lapisan masyarakat baik di kota besar, di wilayah perbatasan sampai kepada daerah yang sangat sulit dijangkau sekalipun mereka dapat dengan mudah mengikuti pendidikan yang berkualitas, karakteristik yang ke dua adalah, PJJ memiliki efektifitas dan efisensi waktu, biaya bagi peserta didik serta tidak memerlukan tempat khusus sepertai layaknya membangun sebuah gedung sekolah, dan tetap menjunjung tinggi kualitas lulusan kepada siapapun yang mengikuti program pendidikan jarak jauh. Pelaksanaan PJJ di STIK-PTIK pola pembelajaran yang dikembangkan dengan pola Blended / Hybrid system yaitu baik secara online maupun tatap muka dengan komposisi 30%-79%, artinya program pembelajaran yang digunakan, menggabungkan antara kegiatan perkuliahan online, belajar mandiri secara online dan perkuliahan tatap muka antara dosen dengan mahasiswa dalam menyampaikan materi bahan ajar yang dilaksanakan baik tatap muka secara langsung atau

129 113 dilaksanakan tatap muka online dengan teknologi web conference. Model perkuliahan PJJ dengan pola Blended / Hybrid sistem yang dikembangkan oleh STIK-PTIK adalah sebagai berikut: a. Perkuliahan Online Dalam pelaksanaan perkuliahan online mahasiswa secara mandiri kapan pun dan dimana pun dengan menggunakan perangkat media komunikasi yang berbasis internet, 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan berlangsung diwajibkan untuk mempelajari materi bahan ajar dalam bentuk Konten yang terdapat dalam sistem e-learning STIK. Admin akan menginfokan kepada mahasiswa tentang kewajiban mahasiswa untuk mempelajari materi bahan ajar yang akan diajarkan oleh dosen sesuai dengan silabus e-learning. Setelah pelaksanaan perkuliahan tatap muka baik secara langsung atau pun secara online pada saat PJJ, mahasiswa bisa mempelajari kembali materi bahan ajar yang sudah diajarkan oleh Dosen berikut hasil rekaman video perkuliahan. Dalam perkuliahan online sistem telah mengintegrasikan antara penilaian akademik dengan pengasuhan, yaitu apabila mahasiswa tidak membuka materi perkuliahan online maka tidak akan bisa membuka quis. Konsekuensi dari mahasiswa tidak mengisi quis maka dianggap tidak belajar, dan akan berpengaruh / pemotongan nilai kepribadian mahasiswa. b. Perkuliahan Tatap Muka Online Perkuliahan tatap muka online adalah kegiatan interaksi dosen dengan mahasiswa menggunakan media teknologi web conference, teknologi ini

130 114 memudahkan terjadinya interaksi antara mahasiswa dan dosen secara langsung. Kegiatan perkuliahan tatap muka online terjadwal setiap harinya mulai pukul s/d Teknis perkuliahan tatap muka online, dosen menyampaikan materi perkuliahan di STIK-PTIK Jakarta dengan cara disyuting secara langsung menggunakan teknologi web conference, mahasiswa yang berada di USBJJ (unit sumber belajar jarak jauh) Polda dikumpulkan dalam satu ruang kelas baik di Mapolda ataupun di SPN Polda. Selanjutnya seluruh mahasiswa STIK yang berada pada USBJJ Polda secara bersama-sama mengikuti perkuliahan yang sedang berlangsung secara web conference dengan dosen di STIK-PTIK. c. Belajar Mandiri Belajar mandiri adalah kegiatan belajar yang dilakukan mahasiswa secara mandiri dalam mempelajari materi bahan ajar pada setiap mata kuliah, dengan cara sbb : (a) Mempelajari materi bahan ajar berupa konten pada sistem e- learning, referensi bahan belajar yang diunggah dalam e-library; (b) Menyelesaikan penugasan yang diberikan oleh dosen; Belajar mandiri dapat dilakukan mahasiswa kapan saja tanpa terikat waktu, melalu media elektronik berupa laptop/komputer, gadget dan lain sebagainya dengan sarana penunjang jaringan internet yang memadai. Materi bahan ajar pada kegiatan belajar mandiri, bisa dipelajari pada sistem e-learning STIK dalam bentuk perkuliahan online, karena sebagian besar

131 115 bahan ajar disampaikan secara online. PJJ STIK-PTIK menuntut seluruh mahasiswa mampu belajar secara mandiri, adapun kata mandiri bukan berarti belajar sendiri, melainkan kata mandiri berarti belajar secara berinisiatif dengan atau tanpa tutorial, sehingga seluruh peserta didik dalam hal ini para mahasiswa STIK-PTIK mampu mengatur jadwal belajarnya secara online, mampu memilih dan menentukan bahan ajar sesuai dengan kebutuhannya. d. Forum Diskusi Forum diskusi merupakan wadah dimana pada setiap topik pada pokok bahasan setiap mata kuliah mahasiswa bisa saling berinteraksi berkaitan dengan materi bahan ajar yang akan diajarkan atau yang telah diajarkan oleh dosen. Forum diskusi juga bisa digunakan oleh Dosen untuk memberikan penugasan atau pokok bahasan yang harus didiskusikan oleh mahasiswa baik sesama mahasiswa ataupun dengan Dosen. Dalam forum diskusi mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen melalui chatting sesuai dengan jadwal yang telah diatur untuk menanyakan secara langsung hal-hal yang belum dimengerti. Namun kondisi sekarang forum diskusi ini belum dioperasikan karena masih dibutuhkan pelatihan dan sosialisasi lebih lanjut kepada mahasiswa dan dosen untuk menggunakan forum diskusi ini.

132 116 e. Tugas dan Kuis Tugas dan Kuis diberikan dosen masing-masing mata kuliah yang kemudian di-upload ke dalam web e-learning STIK-PTIK. Masing-masing mahasiswa diharuskan mengerjakan tugas dan kuis yang diberikan oleh dosen. f. Ujian ( Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester) Kegiatan ujian pada semester 2 dan 3 dilakukan terjadwal dan terstruktur berdasarkan rayonisasi yang telah ditentukan menurut sebaran mahasiswa. Adapun pembagian rayonisasi terbagi atas 9 (sembilan) rayon, yang meliputi: (a). Rayon 1 : Medan (Aceh dan Sumatera Utara). (b). Rayon 2 : Padang (Sumbar, Riau, Kepri, dan Bengkulu). (c). Rayon 3 : Palembang (Sumsel, Jambi, dan Babel). (d). Rayon 4 : Jakarta (Lampung, Mabes, PMJ, Jabar, Kalbar). (e). Rayon 5 : Surabaya (Jateng, DIY, Jatim, Katim, Banten). (f). Rayon 6 : Banjarmasin (Kalsel, Kalteng). (g) Rayon 7 : Denpasar (Bali, NTB, NTT). (h) Rayon 8 : Makassar (Sulsel, Suteng, Sultra, Maluku, Papua). (i) Rayon 9 : Manado (Sulut, Gorontalo, Malut) Infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi Sistem E- Learning STIK-PTIK Infrastruktur TIK pada sistem e-learning STIK dibangun pada DIPA TA 2011, yang peruntukannya untuk keperluan kebutuhan internet internal STIK. Dengan kondisi spesifikasi seperti tersebut maka tidak dapat digunakan untuk mengembangkan model pembelajaran PJJ, atas bantuan ICITAP maka infrastrukur

133 117 baik internal dan eksternal STIK disempurnakan sesuai dengan standar TIK untuk pembelajaran PJJ. 1. Infrastruktur TIK Internal STIK Penyempurnaan infrastruktur TIK yang dibantu oleh ICITAP adalah meliputi : a. Data center Penyempurnaan data center disesuaikan dengan standar data center TIER 1, yang terdiri dari perangkat : 1) Server. 2) Router 3) Manajemen Bandwith 4) Sistem Pendingin. 5) Perangkat kontrol jaringan internet 6) Perangkat TIK lainnya. b. Production House (PH) Penyempurnaan PH dilaksanakan guna mendukung proses Multimediabased Content yaitu konten yang berbentuk multimedia interaktif yaitu seperti materi ajar dalam bentuk video streaming, film animasi dan lainlain. Penyempurnaan infrastruktur bantuan dari ICITAP berupa perangkat perekaman sebanyak 1 set terdiri dari kamera, Control sistem, audio dan lain sebagainya.

134 118 c. Sekretariat PJJ Sekretariat PJJ merupakan ruangan pengendali dalam proses perkuliahan yang akan ataupun sedang berlangsung, dalam sekretariat PJJ terdapat tenaga Admin yang bertugas untuk memonitor dan mengupdate konten materi bahan ajar Text-based Content adalah konten berbentuk teks seperti pada buku pelajaran biasa yang disimpan dalam bentuk e-book : yang terdiri dari bahan presentasi, buku-buku referensi, rangkuman perkuliahan yang dapat diakses secara online yang terdapat dalam Learning Management System ( LMS). Para admin juga bertugas untuk memasukan video rekaman pelaksanaan perkuliahan pada setiap topik pokok bahasan yang telah berlangsung untuk dapat diakses oleh mahasiswa setelah selesai kuliah. d. Ruang Kelas Web Conference Ruang kelas web conference telah disempurnakan oleh ICITAP dengan bantuan tahap pertama berupa peralatan TIK yang terdiri dari : a) Projector b) Workstation c) Audio System d) Web Cam Untuk bantuan Tahap kedua telah diajukan renovasi 2 (dua) unit ruang kelas multi fungsi yaitu dapat sebagai Production House (PH) dan kelas web conference, direncanakan akan direalisasi pada TA 2015.

135 Infrastruktur TIK External STIK Ruang Kelas USBJJ Polda Peralatan teknologi informasi dan komunikasi pendukung proses belajar mengajar pada setiap ruang kelas pada setiap USBBJ Polda, telah dibantu oleh ICITAP yang terbagi dalam 2 (dua) tahap pemberian bantuan, yaitu sbb : a. Tahap Pertama Pada tahap pertama telah didistribusikan peralatan web conference untuk tiap-tiap kelas USBJJ pada 31 Polda pada bulan November 2013 dengan perincian sbb: 1). Projektor 1 (satu) unit. 2). Work Station terdiri dari Laptop dan printer 1 (satu) unit. 3). Webcam 1 (satu) unit. 4). Exsternal internet untuk 12 bulan. b. Tahap Kedua. Pada tahap kedua telah diajukan dan disetujui bantuan peralatan tambahan untuk tiap-tiap kelas USBJJ pada 31 Polda, namun sampai saat ini masih dalam proses pengadaan, yaitu terdiri dari: 1). Projektor 1 (satu) unit. 2). Work Station terdiri dari Laptop dan printer 1 (satu) unit. 3). Webcam 1 (satu) unit. 4). Genset 1 (satu) unit.

136 120 5). UPS 2 (dua) unit. 6). Perangkat Sound system 2 (dua) set. 7). Layar Projektor 2 (dua) set Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK a. Sekretariat Pusat PJJ STIK-PTIK Kombes Pol Edi Setio. Merupakan pusat segala kegiatan Pendidikan Jarak Jauh yang dimiliki oleh STIK-PTIK.

137 121 b. Admin PJJ STIK-PTIK Wirsa Angga Melia. Bertugas sebagai admin dan operator kegiatan Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK. c. Teknisi PJJ STIK-PTIK Adhie Chandra. Bertugas sebagai teknisi yang mengatur masalah jaringan ataupun masalah-masalah teknis lainnya. d. KAKOMINFO Ujang Sudrajat. Merupakan pusat informasi milik STIK-PTIK Planning the Assessment Penyusunan Kuesioner Dalam penilaian Capability Level proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), penulis melakukan penyusunan kuesioner sesuai dengan standar yang tertera dalam COBIT 5. Kuesioner ini digunakan untuk menilai sejauh mana proses yang telah dicapai oleh Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK. Kuesioner berisi tentang daftar aktifitas-aktifitas/proses yang berlangsung pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Penentuan Responden Pemilihan dan penentuan responden yang dilakukan oleh peneliti mengacu pada diagram Responsible, Accountable, Consulted, and/or Informed (RACI) dari COBIT 5 khususnya pada proses BAI07. Peran-peran yang terdapat dalam diagram RACI merupakan sebagai pemangku kepentingan yang terkait langsung dengan proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Setelah melihat daftar pemangku kepentingan yang terdapat pada diagram RACI, selanjutnya

138 122 penulis memetakan peran-peran tersebut kedalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK. Hasil yang didapat dalam proses pemetaan tersebut menunjukkan bila jumlah responden yang diperlukan dalam pengisian kuesioner berjumlah 4 (empat) orang. Walaupun seharusnya responden sesuai RACI berjumlah 9 (sembilan) orang, namun karena struktur organisasi yang dimiliki pendidikan jarak jauh menunjukkan bahwa satu peran yang dimiliki pendidikan jarak jauh dapat mewakili beberapa peran yang terdapat dalam diagram RACI. Hal ini dapat menjadi rekomendasi untuk pendidikan jarak jauh STIK-PTIK agar bisa memiliki struktur organisasi seperti yang ditunjukkan oleh COBIT 5. Adapun rincian responden adalah sebagai berikut: Gambar 4.4 Diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

139 123 Berikut pemetaan diagram RACI kedalam struktur organisasi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK: No Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ 4 Head Development KONVERSI Kakominfo 5 Service Manager Admin 6 Information Security Admin Manager 7 Business Continuity Ketua Sekertariat PJJ Manager Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan

140 124 lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. No Tabel 4.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Fungsional Struktur COBIT Terkait 4 Head Development KONVERSI Kakominfo Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ 5 Service Manager Admin 6 Information Security Admin Manager 7 Business Continuity Ketua Sekertariat PJJ Manager Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam

141 125 struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering (progamess) Teknisi Comitte 3 Head Development KONVERSI Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Admin Manager 6 Business Continuity Ketua Sekertariat PJJ Manager Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan

142 126 Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering (progamess) Teknisi Comitte 3 Head Development KONVERSI Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Admin Manager 6 Business Continuity Ketua Sekertariat PJJ Manager Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur

143 127 organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering (progamess) Teknisi Comitte 3 Head Development KONVERSI Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Admin Manager 6 Business Continuity Ketua Sekertariat PJJ Manager Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak

144 128 Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ KONVERSI 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

145 129 Tabel 4.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ KONVERSI 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.07 (Mempromosikan Sistem Baru) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) No Fungsional Struktur Fungsional Pendidikan Jarak COBIT Terkait Jauh STIK-PTIK KONVERSI 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Head Development Kakominfo

146 130 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Briefing Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5. Pada pemberian pengarahan penulis memberi pemberitahuan pelaksanaan kuesioner yaitu mulai tanggal 23 Juni sampai 4 Juli 2014, pengumpulan dokumentasi untuk kelengkapan pada capability level mulai dari tanggal 5 Juli sampai 15 Agustus 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari tanggal 16 Agustus sampai 30 Agustus

147 , dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 31 Agustus 2014 sampai 27 September Dimana jadwalnya adalah sebagai berikut: Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi 4.4. Data Collection Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan buktibukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Penulis akan menuliskan hasil temuan-temuan yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi): Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) PROSES BAI07.01 TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan kebutuhan sumber daya.namun berdasarkan hasil observasi

148 132 (Penyusunan Rencana Implementasi) penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi tersebut. b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK- PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014 c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan yang terjadi. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of Education Organization Regional Open Learning Centre (SEAMOLEC) e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi backup proses pemulihan. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. Namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki hal tersebut Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data):

149 133 Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) PROSES BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya STIK-PTIK belum melakukannya. b. Berdasarkan kuesioner dan observasi Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana perubahan proses bisnis. c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di berikan kepada mahasiswa. e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK- PTIK belum melakukan proses tersebut. g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses pengujian. h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ berupa e-learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web conference dengan menggunakan aplikasi webex.

150 Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Pengujian): Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.03 (Rencana Persetujuan Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) PROSES BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan sudah mengadakan pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK tidak mengadakan pelatihan dan pengujian tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi. Namun ternyata PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan tersbut. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana backup data arsip agar sesuai kebutuhan bisnis. Contohnya adalah pembuatan data center. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum melaksanakan hal tersebut. e. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui. Contohnya adalah SPRIN dari ketua STIK-PTIK untuk melaksanakan pengujian terhadap sistem baru Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Pengujian): Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) PROSES BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perlindungan data pengujian yang sensitive dan hasil terhadap pengungkapan. Namun kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah membuat database hal-hal yang diperlukan dalam melakukan pengujian. Namun kenyataannya tidak ada database yang menyatakan hal-hal yang dibutuhkan. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan.

151 Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui): Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) PROSES BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses pengujian. Namun pada kenyataannya, tidak ada catatan error apapun selama proses pengujuan. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. Contohnya adalah pembuatan modul untuk pelatihan admin dan teknisi. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses identifikasi, pencatatan dan pengklasifikasian kesalahan selama pengujian. Namun pada kenyataannya tidak ada dokumen pencatatan kesalahan selama pengujian. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan dan perilisan hasil produksi. Contohnya adalah keputusan dijalankannya sistem baru oleh ketua STIK-PTIK Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru): Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) PROSES BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. Contohnya adalah pembuatan data center. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. Namun hasil observasi penulis menemukan belum ada sejauh mana rencana implementasi yang diinginkan, sistem berjalan mengalir begitu saja. Bila ada kekurangan baru diperbaiki atau ditambah. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru. Contohnya adalah pembuatan jadwal launching sistem baru.

152 Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru): Tabel 4.15 Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) PROSES BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk melakukan pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil. Namun dilapangan berkata lain, masih ada kekurangan-kekurangan sumber daya IT dalam pelaksanaan PJJ, seperti masih kurang kualitas internet yang digunakan. Sehingga membuat proses kuliah terganggu. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ulasan hasil dari kualitas sistem baru, termasuk hasil feedback dari stakeholder. Namun observasi yang penulis lakukan menyatakan belum ada proses feedback dari stakeholder ataupun pengguna sistem. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ukuran keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. Namun pada kenyataannya tidak ada ukuran sejauh mana sistem bisa dikatakan telah berhasil

153 Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi): Tabel 4.16 Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) PROSES BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) TEMUAN CAPABILITY LEVEL a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki metrik pengukuran keberhasilan. Namun pada kenyataannya tidak ada metrik untuk mengukur sejauh mana sistem PJJ ini berjalan. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi. Contohnya adalah laporan hasil implementasi sistem baru. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. Namun kenyataanya PJJ STIK-PTIK belum melakukan pembuatan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki hasil pengulasan kualitas sistem baru yang di implementasi. Namun hasil observasi penulis tidak menemukan dokumen yang berisi hasil pengulasan kualitas sistem baru. e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyataka telah memiliki daftar hal-hal yang menyebabkan kegagalan. Namun hasil observasi penulis tidak menemukan dokumen yang berisi tentang penyebab kegagalan. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki solusi dan pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru. Namun pada kenyataanya, PJJ STIK-PTIK belum memiliki solusi dan pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru yang sedang berjalan g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana perbaikan dalam mengatasi masalah yang muncul. Contohnya adalah perbaikan yang dilakukan segera mungkin oleh tim PJJ STIK-PTIK ketika timbul masalah.

154 Data Validation Pengolahan Data Responden Tahapan ini merupakan tahapan setelah kuesioner diisi oleh masing-masing responden. Kemudian hasil jawaban responden di input kedalam metode perhitungan Guttman,berikut data hasil pengolahan tersebut: Tabel 4.17 Daftar Rincian Kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Jawaban Total Jawaban Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- Ya Tidak S Adhie Ujang Wirsa P1 Ya Ya Ya Tidak 3 1 BAI P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Ya Ya 2 2

155 139 5 P5 Tidak Tidak Tidak Ya 1 3 P1 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Ya 1 3 P5 Tidak Tidak Tidak Ya 1 3 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.18 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Jawaban Total Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- S Adhie Ujang Wirsa Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 BAI P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P7 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P8 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P7 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P9 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1

156 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P7 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P9 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P7 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P9 Ya Tidak Ya Tidak 2 2 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P7 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P9 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P5 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P6 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P7 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P8 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P9 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4

157 141 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.19 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Jawaban Total Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- S Adhie Ujang Wirsa Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P3 Ya Ya Ya Tidak P4 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P5 Ya Tidak Ya Tidak 2 2 P6 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 BAI07.03 P8 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak P4 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P5 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3 P6 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak P4 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P5 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3 P6 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

158 142 5 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P4 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P5 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P6 Tidak Tidak Tidak Ya 1 3 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P4 Ya Tidak Ya Tidak 2 2 P5 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 P6 Tidak Tidak Ya Ya 2 2 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.20 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Jawaban Total Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- S Adhie Ujang Wirsa Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 BAI P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

159 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P3 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3 P4 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P5 Ya Ya Tidak Ya 3 1 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.21 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Jawaban Total Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- S Adhie Ujang Wirsa Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 BAI P6 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Ya Tidak Ya 3 1

160 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P9 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P8 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P9 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P5 Ya Tidak Ya Ya 3 1

161 145 5 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P8 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P9 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P1 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P2 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P9 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 P10 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P11 Ya Tidak Tidak Ya 2 2 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.22 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Jawaban Total Jawaban Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- S Adhie Ujang Wirsa Ya Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 BAI P6 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

162 146 P6 Tidak Tidak Tidak Tidak P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Tidak 3 1 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Tidak Tidak 2 2 P3 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P4 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

163 147 Tabel 4.23 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) BAI P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Tidak Ya Ya 3 1 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1 P2 Ya Tidak Ya Ya 3 1 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Tabel 4.24 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Jawaban Total Jawaban Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- Ya Tidak S Adhie Ujang Wirsa P1 Ya Ya Ya Ya P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 Jawaban Total Jawaban Domain Level Pertanyaan R1-Edi R2- R3- R4- Ya Tidak S Adhie Ujang Wirsa P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 BAI P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

164 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

165 149 5 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0 P2 Ya Ya Ya Ya 4 0 P3 Ya Ya Ya Ya 4 0 P4 Ya Ya Ya Ya 4 0 P5 Ya Ya Ya Ya 4 0 P6 Ya Ya Ya Ya 4 0 P7 Ya Ya Ya Ya 4 0 P8 Ya Ya Ya Ya 4 0 P9 Ya Ya Ya Ya 4 0 P10 Ya Ya Ya Ya 4 0 P11 Ya Ya Ya Ya 4 0 Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK Penilaian Capability Level Perhitungan Capability Level Menggunakan Skala Guttman Pada tahap ini penulis akan menyajikan metode perhitungan capability level menggunakan Skala Guttman. Disini penulis akan menggunakan salah satu hasil kuesioner yaitu kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) dari responden 1:

166 150 Tabel 4.25 Hasil Kuesioner BAI07.01 Responden 1 Tiap jawaban Ya bernilai 1 dan jawaban tidak bernilai 0. Kemudian jawaban tersebut dihitung menjadi rata-rata konversi, dengan cara membagi nilai konversi dengan jumlah pertanyaan. Kemudian nilai rata-rata konversi dihitung menjadi normalisasi dengan cara membagi jumlah nilai rata-rata konversi tiap level dibagi dengan jumlah nilai total keseluruhan level rata-rata konversi. Setelah nilai normalisasi didapat, nilai tersebut dikali sesuai dengan level nilai normalisasi tersebut. Setelah semua nilai per level dihitung kemudian dijumlah, maka telah didapatkan nilai capability level dari BAI07.01.

167 Hasil perhitungan Capability Level Pada tahap ini penulis akan menyajikan hasil perhitungan Capability Level tiap sub proses Domain BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) dari BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) hingga BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi). Berikut hasil capability level: Domain BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.26 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.20 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) adalah 2.20, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process. Domain BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Tabel 4.27 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.11 Level =

168 152 Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) adalah 2.11, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process. Tabel 4.28 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Domain BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.27 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) adalah 2.27, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process. Domain BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.29 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.29 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) adalah 2.59, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

169 153 Domain BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.30 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.33 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) adalah 2.33, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process. Domain BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.31 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.39 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) adalah 2.39, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

170 154 Tabel 4.32 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Domain BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.31 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) adalah 2.31, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process. Tabel 4.33 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Domain BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Responden Level Level Level Level Level Capability Level Level R R R R Rata-Rata Capability 2.50 Level = Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) adalah 2.50, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

171 Intepretasi Data Intepretasi data menggambarkan nilai capability level dari proses BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) hingga proses BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi), berikut grafik capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.6 Diagram BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

172 156 BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.7 Diagram BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai. BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.8 Diagram BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

173 157 Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai. BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.9 Diagram BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

174 158 BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.10 Diagram BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai. BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.11 Diagram BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

175 159 Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai. BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.12 Diagram BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

176 160 BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Capability Level Expected Level Maximum Level Gambar 4.13 Diagram BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai Penilaian Pada Setiap Level Untuk mengetahui sejauh mana proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), maka dilakukan pengecekan pada tiap proses untuk diketahui apakah telah memenuhi syarat-syarat pada tiap masing-masing level. Untuk melewati level 1, maka Sistem PJJ seharunya telah memiliki dokumen-dokumen seperti dibawah ini:

177 161 Tabel 4.34 Tabel Dokumen Level 1 BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Management Practice Output Exist BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Rencana implementasi yang disetujui Proses Implementasi fallback dan recovery Rencana Migrasi (Perpindahan) Rencana Tes Penerimaan Yang disetujui Data Pengujian Catatan Hasil Pengujian Evaluasi hasil penerimaan Persetujuan perubahan dan perilisan pembuatan produk Rencana Perilisan Catatan Perilisan Rencana Pendukung Hasil Ulasan Setelah Proses Implementasi Rencana Perbaikan Seperti terlihat pada tabel, PJJ STIK-PTIK telah memenuhi semua dokumen yang dibutuhkan pada level satu, sehingga bisa naik untuk melihat kelengkapan dokumen pada level 2. Pada level 2 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum (GWPs) yang ada pada COBIT 5, PJJ STIK-PTIK harus memenuhi indikator dalam Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel

178 162 pencapaian atribut BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada PJJ STIK-PTIK: Tabel 4.35 Tabel Performance Management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Process Atribut 2.1 Performance Management No Goal Work Product Ada Tidak Bukti 1 Ruang lingkup manajemen penerimaan Naskah perubahan dan transisi. Pedoman Penyelenggaraan 2 Tujuan manajemen penerimaan perubahan dan transisi. 3 Tindakan cadangan pada manajemen penerimaan perubahan dan transisi bila tidak memenuhi target 4 RACI Chart manajemen penerimaan perubahan dan transisi. 5 Persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk penempatan karyawan 6 Pelatihan karyawan untuk mendukung tujuan dan sasaran instansi 7 Rapat manajemen penerimaan perubahan dan transisi PJJ STIK-PTIK Naskah Pedoman Penyelenggaraan PJJ STIK-PTIK Modul Pelatihan PJJ Laporan Penyelenggaraan PJJ STIK Masih ada dokumen yang belum terpenuhi pada Performance Management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yaitu pada dokumen tindakan cadangan pada manajemen penerimaan perubahan dan transisi bila tidak memenuhi target. Kemudian pada dokumen RACI Chart, selanjutnya dokumen persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk penempatan karyawan.

179 163 Tabel 4.36 Tabel Work Product Management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Process Atribut 2.2 Work Product Management No Goal Work Product Ada Tidak Bukti 1 Kriteria kualitas dan hasil kerja karyawan - 2 Menetapkan kebutuhan dari hasil kerja karyawan - 3 Dokumentasi hasil kinerja karyawan - 4 Evaluasi hasil kinerja karyawan - Pada bagian work product management BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) PJJ STIK-PTIK belum memiliki satupun dokumen yang dibutuhkan. Tidak ada dokumen yang menampilkan informasi mengenai kriteria kualitas dan hasil kerja karyawan, informasi mengenai kebutuhan dari hasil kerja karyawan, informasi mengenai hasil kinerja karyawan dan informasi mengenai evaluasi hasil kinerja karyawan. Hal ini adalah salah satu hal yang harus segera diisi oleh PJJ STIK-PTIK agar bisa memenuhi level 2. Selain itu juga dengan dokumentasi ini, PJJ STIK-PTIK bisa melihat kondisi kinerja karyawannya Process Atribute Level Analisis Gap Dengan adanya tingkat kematangan yang sebenarnya (as is) dan target tingkat kematangan yang diinginkan (to be) pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), maka akan membentuk suatu kondisi dimana Sistem PJJ STIK-PTIK melakukan penyesuaian. Dari perhitungan capability level diatas menunjukkan bahwa nilai Sistem PJJ STIK-PTIK belum mencapai yang diinginkan.

180 164 Tabel 4.37 Capability Level Proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Domain Proses Current Maturity Expected Maturity Maximal Maturity BAI07.01 Menetapkan Rencana Implementasi BAI07.02 Rencana Proses Bisnis, Sistem & Konversi Data BAI07.03 Persetujuan Rencana Pengujian BAI07.04 Menentukan Lingkungan Pengujian BAI07.05 Persetujuan Pelaksanaan Pengujian BAI07.06 Promosi Produk Baru & Mengelola Perilisan Produk BAI07.07 Memberikan Dukungan Pada Masa Awal Produksi BAI07.08 Melakukan Pengkajian Paska Implementasi Kondisi ideal yang diharapkan adalah pada tingkat kematangan 3 (Established Process) yaitu kondisi dimana proses sudah teridentifikasi dengan prosedur standar formal dan tertulis, kemudian dikomunikasikan dengan dipatuhi oleh setiap karyawan dalam Sistem PJJ STIK-PTIK. Berikut merupakan gambar intepretasi data BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi).

181 165 Current Maturity Expected Maturity BAI07.01 Menetapkan Rencana Implementasi Maximal Maturity 5.00 BAI07.08 Melakukan BAI07.02 Rencana Proses Pengkajian Paska 4.00 Bisnis, Sistem & Konversi Implementasi 3.00 Data BAI07.07 Memberikan Dukungan Pada Masa Awal Produksi Grafik BAI BAI07.03 Persetujuan Rencana Pengujian BAI07.06 Promosi Produk Baru & Mengelola Perilisan Produk BAI07.04 Menentukan Lingkungan Pengujian BAI07.05 Persetujuan Pelaksanaan Pengujian Gambar 4.14 Intepretasi Nilai BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Penentuan Gap Tabel 4.38 Hasil Gap BAI07.01(Penyusunan Rencana Implementasi) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Penyusunan Rencana Implementasi Perubahan a. Belum adanya rencana perubahan yang matang yang dilakukan STIK-PTIK dalam melakukan perubahan dari sistem konvensional ke sistem baru. b. Tidak semua stakeholder menyetujui perubahan sistem pembelajaran ini, terutama dari dosen dan mahasiswa yang masih kurang mengerti mengenai teknologi. c. Belum ada implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan.

182 166 Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi). Tabel 4.39 Hasil Gap BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP Perencanaan a. Belum ada konfirmasi bahwa semua rencana BAI07.02 proses bisnis dan pengujian disetujui oleh para pemangku (Perencanaan perubahan kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis Proses sistem dan data dan TI yang sesuai. Bisnis, dari b. Belum ada proses meraih kepastian bahwa Konversi konvensional rencana pengujian mengidentifikasi sumber Sistem dan menuju sistem daya yang diperlukan untuk melaksanakan Data) dan data yang ujian dan mengevaluasi hasil baru Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data). Tabel 4.40 Hasil Gap BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Persetujuan rencana pengujuan a. Belum ada pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. b. Belum ada rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi. Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian).

183 167 Tabel 4.41 Hasil Gap BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Penyusunan lingkungan pengujian a. Belum ada perlindungan data-data yang dianggap penting dan sesnsitif untuk diketahui orang lain. b. Belum ada database yang menggambarkan lingkungan pengujian. Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian). Tabel 4.42 Hasil Gap BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Penyelenggaraan pengujian yang sudah disetujui a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK tidak melakukan pencatatan hasil pengujian, mereka hanya melihat apa kah terjadi masalah atau tidak. Jika ada masalah maka langsung dicarikan solusinya, sehingga tidak pernah ada proses pencatatan atau pembuatan log activity. b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum melakukan pengklasifikasian terhadap error yang terjadi selama proses pengujian. Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui). Tabel 4.43 Hasil Gap BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Mempromosikan sistem baru a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum melakukan penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan sistem baru yang sejalan dengan rencana implementasi.

184 168 Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru). Tabel 4.44 Hasil Gap BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Pemberian dukungan awal terhadap sistem baru a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK belum melakukan penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan,untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. b. Divisi TI Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum menentukan ukuran keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru). Tabel 4.45 Hasil Gap BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Melakukan pengulasan setelah proses implementasi a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK belum memiliki matriks pengukur keberhasilan. b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK belum memiliki ukuran kualitas standar terhadap sistem baru. Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Reporting the Results Pada tahap ini, penulis menampilkan tabel temuan, gap dan rekomendasi yang diperlukan untuk memperbaiki gap yang ada. Berikut tabel rekomendasi:

185 Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) NAMA PROSES BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) Tabel 4.37 Tabel Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan kebutuhan sumber daya.namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi tersebut. b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014 c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan yang terjadi. a. Belum adanya rencana perubahan yang matang yang dilakukan STIK- PTIK dalam melakukan perubahan dari sistem konvensional ke sistem baru. b. Tidak semua stakeholder menyetujui perubahan sistem pembelajaran ini, terutama dari dosen dan mahasiswa yang masih kurang mengerti mengenai teknologi. c. Belum ada implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan. d. Belum adanya perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. a. Sebelum membuat sebuah perubahan seharusnya STIK-PTIK telah memiliki perencanaan yang matang, mulai dari penyusunan langkah-langkah perubahan, kebutuhan sumber daya, kepastian bantuan dari pihak eksternal, penyusunan daftar resiko yang mugkin dihadapi. b. STIK-PTIK mengadakan pelatihan dan sosialisasi yang bertujuan mengenalkan teknologi kepada seluruh pengguna sistem PJJ. Mulai dari pengenalan internet dasar, cara membuka web, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan sistem PJJ. c. Perlu diadakannya pelatihan dan sosialisasi Sistem PJJ kepada seluruh stakeholder terutama dosen dan mahasiswa, agar mereka bisa mengerti dan akhirnya mau menerima perubahan yang terjadi. d. Membangun kesadaran kepada seluruh stakeholder untuk turut mendukung berjalannya sistem PJJ ini. Diantaranya termasuk mencohtohkan cara merawat berbagai infrastruktur TIK yang dimiliki sistem PJJ. Seperti mematikan dan

186 170 d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of Education Organization Regional Open Learning Centre (SEAMOLEC) e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi backup proses pemulihan. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. Namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK- PTIK belum memiliki hal tersebut. menghidupkan komputer yang baik, mematikan dan menghidupkan proyektor yang baik dan benar, dll. e. Perlu dibuatnya sistem backup dan proses pemulihan agar bila dikemudian hari terjadi kehilangan data, data bisa diambil lagi di tempat backup.

187 171 Pemenuhan aktivitas BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) NAMA PROSES Tabel 4.38 Tabel Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya STIK-PTIK belum melakukannya. b. Berdasarkan kuesioner dan observasi Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana perubahan proses bisnis. a. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. a. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi, agar implementasi sistem baru ini bisa berjalan dengan baik. b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan konfirmasi bahwa semua pemangku kepentingan telah menyetujui rencana pengujian. Agar tidak ada yang bertentangan pada saat implemenntasi sistem baru.

188 172 BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di berikan kepada mahasiswa. e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. c. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. d. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan pengkonversian data. e. Sistem PJJ STIK-PTIK tidak menyusun kemungkinan resiko-resiko yang akan muncul saat konversi data. c. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya telah mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya, aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan, sebelum melakukan pengujian. Agar pengujian berjalan dengan baik dan lancar. d. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pelatihan dan sosialisi yang berkelanjutan kepada seluruh stakeholder, agar mereka bisa memahami sistem baru ini dan tak terjadi penolakan. e. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya membuat daftar kemungkinan resiko-resiko yang akan muncul saat konversi data. Agar ketika resiko yang terjadi itu muncul, PJJ STIK-PTIK telah siap untuk memperbaikinya.

189 173 Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses tersebut. g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses pengujian. h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ berupa e- learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web conference dengan menggunakan aplikasi webex. Pemenuhan aktivitas BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru.

190 Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) NAMA PROSES BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) Tabel 4.39 Tabel Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan sudah mengadakan pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK tidak mengadakan pelatihan dan pengujian tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi. Namun ternyata PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan tersbut. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana backup data arsip agar sesuai kebutuhan bisnis. Contohnya adalah pembuatan data center. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun a. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi. c. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. a. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pelatihan dan pengujian prakonversi data, sehingga bila terjadi kesalahan tidak diulangi lagi saat konversi data yang sebenarnya. b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya membuat rencana cadangan, agar ketika terjadi kesalahan atau error Sistem PJJ STIK-PTIK bisa mengembalikan data ke keadaan sebelum terjadi kesalahan atau error. c. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi, agar implementasi sistem baru ini bisa berjalan dengan baik.

191 175 pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum melaksanakan hal tersebut. e. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui. Contohnya adalah SPRIN dari ketua STIK-PTIK untuk melaksanakan pengujian terhadap sistem baru. Pemenuhan aktivitas BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana backup data arsip. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui.

192 Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) NAMA PROSES BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) Tabel 4.40 Tabel Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perlindungan data pengujian yang sensitive dan hasil terhadap pengungkapan. Namun kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah membuat database hal-hal yang diperlukan dalam melakukan pengujian. Namun kenyataannya tidak ada database yang menyatakan halhal yang dibutuhkan. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan. a. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan data-data yang dianggap penting dan sesnsitif untuk diketahui orang lain. b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki database yang menggambarkan lingkungan pengujian. a. Sistem PJJ STIK-PTIK segera membuat perlindungan terhadap data-data yang sensitive dan bisa berakibat fatal apabila hilang ataupun rusak. Seperti penyimpanan pada harddisk external. b. Sistem PJJ STIK-PTIK segera membuat database yang menggambarkan lingkunga pengujian. Contohnya: daftar peserta pelatihan dan sosialisasi PJJ, jadwal pelatihan dan sosialisai PJJ. Pemenuhan aktivitas BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan.

193 Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) Tabel 4.41 Tabel Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) NAMA PROSES TEMUAN GAP REKOMENDASI BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses pengujian. Namun pada kenyataannya, tidak ada catatan error apapun selama proses pengujuan. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. Contohnya adalah pembuatan modul untuk pelatihan admin dan teknisi. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses identifikasi, pencatatan dan pengklasifikasian kesalahan selama pengujian. Namun pada kenyataannya tidak ada dokumen pencatatan kesalahan selama pengujian. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK tidak melakukan pencatatan hasil pengujian, mereka hanya melihat apa kah terjadi masalah atau tidak. Jika ada masalah maka langsung dicarikan solusinya, sehingga tidak pernah ada proses pencatatan atau pembuatan log activity. b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum melakukan pengklasifikasian terhadap error yang terjadi selama proses pengujian. a. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya membuat catatan kegiatan selama proses pengujian, mulai dari catatan masalah yang timbul, catatan error yang terjadi. Agar dikemudian hari bisa diperbaiki kekurangan-kekurangan tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya membuat pengklasifikasian terhadap error yang terjadi selama proses pengujian, agar error bisa diperbaiki.

194 178 dan perilisan hasil produksi. Contohnya adalah keputusan dijalankannya sistem baru oleh ketua STIK-PTIK. Pemenuhan aktivitas BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui): Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan dan perilisan hasil produksi.

195 Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) Tabel 4.42 Tabel Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) NAMA PROSES TEMUAN GAP REKOMENDASI BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. Contohnya adalah pembuatan data center. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. Namun hasil observasi penulis menemukan belum ada sejauh mana rencana implementasi yang diinginkan, sistem berjalan mengalir begitu saja. Bila ada kekurangan baru diperbaiki atau ditambah. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru. Contohnya adalah pembuatan jadwal launching sistem baru. a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum melakukan penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan sistem baru yang sejalan dengan rencana implementasi. a. Sistem PJJ STIK-PTIK sebaiknya segera mementukan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan sistem baru yang sejalan dengan rencana implementasi.

196 180 Pemenuhan aktivitas BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) Tabel 4.43 Tabel Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) NAMA PROSES TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk melakukan pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum melakukan penyediaan sumber daya IT tambahan, seperti yang diperlukan,untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki ulasan hasil dari kualitas berupa kuesioner ataupun feedback dari pengguna sistem. c. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum menentukan ukuran keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. a. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan segera menyediakan sumber daya tambahan, baik dari segi sumber daya manusia maupun sumber daya IT. Karena penulis merasa bahwa jumlah personil tim PJJ sangat kurang, sedangkan tugas mereka sangat banyak. Demikian pula dengan IT yang masih kurang, hal ini dapat menghambat proses perkuliahan online yang sedang berlangsung. b. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan segera membuat kuesioner untuk mendapatkan saran dan kritik dari pengguna sistem, agar bisa mengetahui kekurangan yang ada dan segera memperbaikinya.

197 181 BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) operasional yang stabil. Namun dilapangan berkata lain, masih ada kekurangan-kekurangan sumber daya IT dalam pelaksanaan PJJ, seperti masih kurang kualitas internet yang digunakan. Sehingga membuat proses kuliah terganggu. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ulasan hasil dari kualitas sistem baru, termasuk hasil feedback dari stakeholder. Namun observasi yang penulis lakukan menyatakan belum ada proses feedback dari stakeholder ataupun pengguna sistem. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ukuran keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. Namun pada kenyataannya tidak ada ukuran sejauh mana sistem bisa dikatakan telah berhasil c. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan membuat ukuran keberhasilan implementasi, agar Sistem PJJ STIK- PTIK mampu melihat sejauh mana keberhasilan dan kekurangan dalam implementasi.

198 182 Pemenuhan aktivitas BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru): Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk melakukan pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) Tabel 4.44 Tabel Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) NAMA PROSES TEMUAN GAP REKOMENDASI a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki metrik pengukuran keberhasilan. Namun pada kenyataannya tidak ada metrik untuk mengukur sejauh a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum memiliki matriks pengukur keberhasilan. b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki laporan hasil, laporan a. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan membuat sebuah matriks dan standar pengukur keberhasilan, agar bisa dilihat apakah sistem baru yang telah diimplementasi ini telah berhasi atau tidak. mana sistem PJJ ini berjalan. manfaat, laporan kualitas, dan daftar b. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan BAI07.08 (Melakukan b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses identifikasi, penyebab kegagalan implementasi sistem baru. membuat laporan hasil implementasi, laporan manfaat yang didapat setelah Pengulasan Pasca Implementasi) penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi. Contohnya adalah c. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK- PTIK belum memiliki ukuran kualitas standar terhadap sistem baru. sistem di implementasi, laporan kualitas sistem baru, dan daftar laporan penyebab kegagalan implementasi sistem baru. laporan hasil implementasi sistem baru. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan d. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki solusi dan pengawasan dalam menjaga kualitas sistem yang baru diimplementasi. proses identifikasi, penilaian dan

199 laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. Namun kenyataanya PJJ STIK-PTIK belum melakukan pembuatan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki hasil pengulasan kualitas sistem baru yang di implementasi. Namun hasil observasi penulis tidak menemukan dokumen yang berisi hasil pengulasan kualitas sistem baru. e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyataka telah memiliki daftar hal-hal yang menyebabkan kegagalan. Namun hasil observasi penulis tidak menemukan dokumen yang berisi tentang penyebab kegagalan. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki solusi dan pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru. Namun pada kenyataanya, PJJ STIK-PTIK belum memiliki solusi dan pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru yang sedang berjalan g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana perbaikan dalam 183

200 184 mengatasi masalah yang muncul. Contohnya adalah perbaikan yang dilakukan segera mungkin oleh tim PJJ STIK-PTIK ketika timbul masalah. Pemenuhan aktivitas BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi): Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana perbaikan dalam mengatasi masalah yang muncul. Contohnya adalah perbaikan yang dilakukan segera mungkin oleh tim PJJ STIK-PTIK ketika timbul masalah.

201 BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan uraian dari pembahasan bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Hasil evaluasi dengan menggunakan pendekatan capability level pada COBIT 5 untuk proses BAI07.01 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.20, untuk proses BAI07.02 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.11, untuk proses BAI07.03 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.27, untuk proses BAI07.04 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.59, untuk proses BAI07.05 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.33, untuk proses BAI07.06 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.39, untuk proses BAI07.07 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.31, untuk proses BAI07.08 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan Dengan demikian, nilai capability level proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Sistem PJJ pada STIK-PTIK adalah 2.33 cenderung pada level 2, berarti telah mencapai Managed Process. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya persiapan dari STIK-PTIK dalam mengimplementasikan Sistem PJJ, seperti kurangnya perencanaan awal, kurang jelasnya pembagian job desk kepada para karyawan sekertariat PJJ, kurangnya pelatihan dan 185

202 186 sosialisasi kepada para mahasiswa dan dosen sehingga membuat timbulnya penolakan dari mahasiswa dan dosen itu sendiri terhadap sistem PJJ. 2. Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK berada pada level Sedangkan level yang diinginkan adalah 3 establish process, yang berarti implementasi (General Practices dan General Work Product) telah sesuai dijalankan, dikelola dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh manajemen. Hal ini berarti menimbulkan gap sebesar Untuk mencapai target capability level tersebut maka STIK-PTIK harus menutup gap yang ada dengan cara pembuatan SOP yang jelas, mengadakan pelatihan dan sosialisasi kepada mahasiswa dan dosen agar mereka semakin terbiasa dengan Sistem PJJ dan akhirnya menerima perubahan yang ada Saran Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh penulis ada beberapa saran yang dapat menjadi pertimbangan bagi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK untuk meningkatkan penggunaan teknologi informasi yang ada di dalam pendidikan jarak jauh STIK-PTIK, yaitu: 1. Diharapkan hasil rekomendasi pada penelitian ini dapat di implementasikan oleh Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK- PTIK. 2. PJJ STIK-PTIK segera membuat SOP untuk pembagian job desk para karyawan PJJ STIK-PTIK, karena pembagian tugas kerja masih

203 187 kurang terorganisir, mana tugas admin, mana tugas operator, mana tugas teknisi, dsb. Selain itu juga PJJ STIK-PTIK segera membuat SOP untuk pelatihan dan sosialisasi PJJ untuk semua stakeholder seperti mahasiswa, dosen, operator dan admin di tiap polda serta teknisi. STIK-PTIK juga diharapkan membuat SOP untuk memenuhi kebutuhan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun sumber daya IT. 3. Diharapkan untuk penelitian berikutnya agar dapat mengolah data kuesioner dengan metode perhitungan skala linkert, perhitungan matriks menggunakan KPI (Key Performance Indikator) dan KGI (Key Goal Indicator) untuk mengetahui Rating Scale pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

204 DAFTAR PUSTAKA Adikara, Fransiskus Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Perguruan Tinggi Berdasarkan COBIT 5 pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak Universitas Esa Unggul. Jakarta: Universitas Esa Unggul. Alvin., Soekamto W., dan Harsono R. Analisis dan Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi pada PT FIF dengan Standar COBIT 5. Jakarta: Universitas Bina Nusantara. Arikunto, Suharsimi Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Fauziyah Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah Fitroh Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi pada Sistem Informasi Manajemen Akademik. Yogyakarta: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI 2006). Gondodinyoto, Sanyoto Audit Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana Media. Ida Farida, Siti Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain Monitor, Evaluate, and Assess dengan Metode Framework COBIT 5 di PT Bank Muamalat Indonesia. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. ISACA COBIT 5 A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. USA: IT Governance Institute ISACA COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute 188

205 ISACA COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute ISACA COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance Institute ITGI COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute Januari. M Skala Pengukuran. Jambi: STKIP YPM Bangko. Jogiyanto dan Abdillah Sistem Tatakelola Teknologi Informasi. Jakarta: Penerbit Andi. Manajemen IT Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT 4.1. Dikutip pada hari Rabu WIB. Nurochim Manajemen Perubahan Pendidikan Tinggi. Jakarta Nuri E.P, Farah Evaluasi Capability Level pada Dukungan Layanan Manajemen Data dengan Menggunakan Framework COBIT 5 di DRC Asuransi Jasindo. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Pratyangga, Yusron Analisis Management Awareness dan Maturity Level Pada DRC (Disaster Recover Center) Bank Sumsel Babel Dengan COBIT 4.1, Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Sanjaya, Wina Penelitian Pendidikan: Jenis, Metode, dan Prosedur. Jakarta: Kharisma Putra Utama. Surendro, Kridanto Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika. Sarno, Riyanto Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Pres. 189

206 Supriyana Model Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi dan Teknologi di Bakosurtanal Berbasis TOGAF. Dikutip pada 11 Juni :00 WIB. Quit Wellington Redwood COBIT 5 Foundating with Case Study (ITG ). Amsterdam. Yunanda Evaluasi. Dikutip pada 17 Juni Pukul 19:56 WIB. Yutta D, Finh., Tanuwijaya, Haryanto., dan Sutomo, Erwin Audit Sistem Informasi Instalasi Rawat Inap Berdasarkan Perspektif Pelanggan Balanced Scorecard Menggunakan Standar COBIT 4.1 di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya. Surabaya: STIKOM Surabaya. Wakhinuddin Analisa Gap. Dikutip pada 10 Juni :00 WIB. Wikipedia. Pengertian CMMI. Dikutip pada 19 Juni Pukul 20:21 WIB

207 LAMPIRAN-LAMPIRAN

208 WAWANCARA 1 Narasumber Jabatan : Bapak Kombes Pol Edi Setyo : Ketua PJJ STIK-PTIK Tanggal wawancara : Hasil wawancara : 1. Apa itu PJJ? PJJ di STIK-PTIK pola pembelajaran yang dikembangkan dengan pola Blended / Hybrid system yaitu baik secara online maupun tatap muka dengan komposisi 30%-79%, artinya program pembelajaran yang digunakan, menggabungkan antara kegiatan perkuliahan online, belajar mandiri secara online dan perkuliahan tatap muka antara dosen dengan mahasiswa dalam menyampaikan materi bahan ajar yang dilaksanakan baik tatap muka secara langsung atau dilaksanakan tatap muka online dengan teknologi web conference. Model perkuliahan PJJ dengan pola Blended / Hybrid sistem yang dikembangkan oleh STIK-PTIK adalah sebagai berikut: a. Perkuliahan Online Dalam pelaksanaan perkuliahan online mahasiswa secara mandiri kapan pun dan dimana pun dengan menggunakan perangkat media komunikasi yang berbasis internet, 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan berlangsung diwajibkan untuk mempelajari materi bahan ajar dalam bentuk Konten yang terdapat dalam sistem e-learning STIK. Admin akan menginfokan kepada mahasiswa tentang kewajiban mahasiswa untuk mempelajari materi bahan ajar yang akan diajarkan oleh dosen sesuai dengan silabus e-learning. Setelah pelaksanaan perkuliahan tatap muka baik secara langsung atau pun secara online pada saat PJJ, mahasiswa bisa mempelajari kembali materi bahan ajar yang sudah diajarkan oleh Dosen berikut hasil rekaman video perkuliahan. Dalam perkuliahan online sistem telah mengintegrasikan antara penilaian akademik dengan pengasuhan, yaitu apabila mahasiswa tidak membuka materi perkuliahan online maka tidak akan bisa membuka quis. Konsekuensi dari mahasiswa tidak mengisi quis maka dianggap tidak belajar, dan akan berpengaruh / pemotongan nilai kepribadian mahasiswa.

209 b. Perkuliahan Tatap Muka Online Perkuliahan tatap muka online adalah kegiatan interaksi dosen dengan mahasiswa menggunakan media teknologi web conference, teknologi ini memudahkan terjadinya interaksi antara mahasiswa dan dosen secara langsung. Kegiatan perkuliahan tatap muka online terjadwal setiap harinya mulai pukul s/d Teknis perkuliahan tatap muka online, dosen menyampaikan materi perkuliahan di STIK-PTIK Jakarta dengan cara disyuting secara langsung menggunakan teknologi web conference, mahasiswa yang berada di USBJJ (unit sumber belajar jarak jauh) Polda dikumpulkan dalam satu ruang kelas baik di Mapolda ataupun di SPN Polda. Selanjutnya seluruh mahasiswa STIK yang berada pada USBJJ Polda secara bersama-sama mengikuti perkuliahan yang sedang berlangsung secara web conference dengan dosen di STIK-PTIK. c. Belajar Mandiri Belajar mandiri adalah kegiatan belajar yang dilakukan mahasiswa secara mandiri dalam mempelajari materi bahan ajar pada setiap mata kuliah, dengan cara sbb : (a) Mempelajari materi bahan ajar berupa konten pada sistem e- learning, referensi bahan belajar yang diunggah dalam e-library; (b) Menyelesaikan penugasan yang diberikan oleh dosen; Belajar mandiri dapat dilakukan mahasiswa kapan saja tanpa terikat waktu, melalu media elektronik berupa laptop/ komputer, gadget dan lain sebagainya dengan sarana penunjang jaringan internet yang memadai. Materi bahan ajar pada kegiatan belajar mandiri, bisa dipelajari pada sistem e-learning STIK dalam bentuk perkuliahan on line, karena sebagian besar bahan ajar disampaikan secara online. PJJ STIK-PTIK menuntut seluruh mahasiswa mampu belajar secara mandiri, adapun kata mandiri bukan berarti belajar sendiri, melainkan kata mandiri berarti belajar secara ber-inisiatif dengan atau tanpa tutorial, sehingga seluruh peserta didik dalam hal ini para mahasiswa STIK-PTIK mampu mengatur jadwal belajarnya secara online, mampu memilih dan menentukan bahan ajar sesuai dengan kebutuhannya. d. Forum Diskusi Forum diskusi telah difasilitasi pada sistem e-learning STIK PTIK, dimana pada setiap topik pada pokok bahasan setiap mata kuliah mahasiswa bisa saling berinteraksi berkaitan dengan materi bahan ajar yang akan diajarkan atau yang telah diajarkan oleh dosen.

210 Forum diskusi juga bisa digunakan oleh Dosen untuk memberikan penugasan atau pokok bahasan yang harus didiskusikan oleh mahasiswa baik sesama mahasiswa ataupun dengan Dosen. Dalam forum diskusi mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen melalui e-chatting sesuai dengan jadwal yang telah diatur untuk menanyakan secara langsung hal-hal yang belum dimengerti. e. Kegiatan Tutorial Kegiatan tutorial antara dosen dan mahasiswa dilakukan terjadwal dan terstruktur berdasarkan rayonisasi yang telah ditentukan menurut sebaran mahasiswa. Kegiatan tutorial dilaksanakan pada semester 2 dan 3 oleh dosen pengampu masing-masing mata kuliah tersebut 2. Apa latar belakang / kebijakan yang melandasi PJJ? Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2010 tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 1983, yang mensyaratkan bahwa untuk dapat diangkat sebagai pejabat penyidik Polri harus memenuhi persyaratan berpangkat paling rendah Inspektur Dua Polisi dan berpendidikan paling rendah Sarjana Strata Satu atau yang setara. Maka kebijakan Pimpinan Polri sejak tahun 2012 terhadap lulusan AKPOL dengan kualifikasi sebagai Sarjana Ilmu Kepolisian (S1). Berkaitan dengan kebijakan tersebut, sebagaimana kebijakan Kalemdikpol agar Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK) segera menyiapkan Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) bagi lulusan AKPOL yang belum mengikuti pendidikan Strata satu (S1) di STIK 3. Sudah dari kapan PJJ dibangun? Dulu sudah sempat ada, namun gagal dalam pelakasanaannya. PJJ yang baru ini sudah mulai dirancang sejak pertengahan tahun 2013, dan baru launching pada Januari 2014.

211 4. Apa ada struktur organisasi PJJ? Ada. 5. Apa saja Hambatan yang terjadi? Hambatan yang ada: a. Kurangya persiapan yang matang dalam proses perencanaan hingga implementasi. Sehingga terkesan terburu-buru dan hasil kurang baik. b. Kurang bisanya mahasiswa dan dosen menerima perubahan model pembelajaran yang baru ini, karena tidak semua mahasiswa dan dosen mengerti tentang teknologi informasi. c. Kurangnya dukungan secara penuh dari STIK-PTIK sendiri terhadap PJJ, sehingga PJJ seakan-akan berjalan sendiri dengan bantuan dari pihak luar.

212 WAWANCARA 2 Narasumber Jabatan : Bapak Adhie Chandra : Ketua teknisi PJJ STIK-PTIK Tanggal wawancara : Hasil wawancara : 1. Didalam Struktur Organisasi PJJ belum terdapat bagian-bagian yang sesuai dengan RACI Chart COBIT 5, sehingga satu bagian memiliki tugas rangkap. Hal ini merupakan salah satu kekurangan yang harus dipenuhi PJJ STIK-PTIK agar proses dapat berjalan dengan baik dan lancar, dan pembagian job desk bisa teratur dan terarah. 2. Tidak adanya SOP tentang pembagian tugas (job desk) untuk admin, operator dan teknisi. Sehingga para karyawan diharuskan mampu disaatsaat tertentu melakukan ketiga tugas tersebut. 3. Belum ada evaluasi terhadap kinerja karyawan. 4. Masih banyak mahasiswa dan dosen yang belum memahami TI sehingga tidak semangat dalam melaksanakan kuliah PJJ.

213 KUESIONER EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA DOMAIN BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada Sistem PJJ STIK-PTIK CAPABILITY LEVEL Kuesioner ini merupakan bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Strata Satu Univesitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatulullah Jakarta, yang bertujuan untuk memperoleh data atau pendapat Bapak/Ibu terkait dengan BAI07 Tentang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi serta menilai kinerja dan penyesuaian pada Sistem PJJ STIK-PTIK. Kuesioner ini merupakan pengukuran tingkat kematangan yang dikembangkan dari standard pengelolaan teknologi informasi (TI) internasional COBIT 5 untuk mengetahui tingkat kematangan dalam Build, Acquired, and Implement kondisi saat ini maupun untuk kondisi yang diharapkan, yang selanjutnya dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas peningkatan pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Oleh karena itu mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan pendapatnya akan pertanyaan-pertanyaan yang akan diberikan dalam kuesioner ini. Petunjuk Pengisian: Bacalah pernyataan kriteria dari tingkat kematangan dengan seksama, lalu berikan ceklis ( ) pada jawaban (YA/TIDAK) untuk setiap pernyataan yang diberikan. Nama Responden : Jabatan : Bagian :

214 Tujuan dari BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) adalah menetapkan rencana implementasi yang meliputi konversi data dan sistem, kriteria pengujian penerimaan, komunikasi, pelatihan, persiapan rilis, promosi hingga produksi dan dukungan produksi awal. Memperoleh persetujuan dari pihak-pihak terkait. BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Level 2 / Managed Process Pernyataan 1. Tidak adanya rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs. 2. Tidak adanya konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan tidak adanya peninjauan oleh audit internal yang sesuai. 3. Tidak adanya komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan. 4. Tidak adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan. 5. Tidak adanya proses formal peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi dan tidak adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. 1. Adanya proses membuat rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs. 2. Adanya proses membuat konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya proses peninjauan oleh audit internal yang sesuai. 3. Adanya proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan. 4. Adanya proses membuat identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan. 5. Adanya proses meraih peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling kertergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, Y T

215 Level 3 / Established Process Level 4 / Predictable Process persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian konfirmasi persetujuan rencana pelakasanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian peninjauan oleh audit internal yang sesuai. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan. 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. 1. Adanya implementasi pembuatan rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya implementasi peninjauan oleh audit internal yang sesuai menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implementasi komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya implementasi pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 1. Adanya proses pembuatan rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya proses peninjauan oleh audit internal yang sesuai yang dioperasikan dengan batasan-batasan.

216 Level 5 / Optimizing Process 3. Adanya proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 4. Adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 5. Adanya proses peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya proses pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses pembuatan rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya proses peninjauan oleh audit internal yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya proses pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

217 Tujuan dari BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) adalah persiapan untuk proses bisnis, layanan data TI dan metode pengembangan, termasuk jejak audit dan rencana pemulihan yang harus dilakukan ketika migrasi data gagal. BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Pernyataan 1. Tidak adanya pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. 2. Tidak adanya pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur, termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis. 3. Tidak adanya penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan selama proses konversi. 4. Tidak adanya proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. 5. Tidak adanya pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya. 6. Tidak adanya pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam proses bisnis. 7. Tidak adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data. 8. Tidak adanya rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi. 9. Tidak adanya rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian. 1. Adanya proses pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. 2. Adanya proses membuat pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur, termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis. 3. Adanya proses meraih penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan selama proses konversi. Y T

218 Level 2 / Managed Process 4. Adanya proses membuat konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. 5. Adanya proses pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya. 6. Adanya proses membuat pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam proses bisnis. 7. Adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data. 8. Adanya proses membuat rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi. 9. Adanya proses membuat rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian. 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur, termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan selama proses konversi. 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya. 6. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam proses bisnis. 7. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data. 8. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi. 9. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian.

219 Level 3 / Established Process Level 4 / Predictable Process 1. Adanya implementasi pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur menggunakan proses yang telah didefinisikan., termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis. 3. Adanya implementasi penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan selama proses konversi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya menggunakan proses yang telah didefinisikan. 6. Adanya implementasi pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam proses bisnis menggunakan proses yang telah didefinisikan. 7. Adanya implementasi koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data menggunakan proses yang telah didefinisikan. 8. Adanya implementasi rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 9. Adanya implementasi rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 1. Adanya proses pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi menggunakan proses yang telah didefinisikan dan dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur yang dioperasikan dengan batasan-batasan. Termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis 3. Adanya proses penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan

220 Level 5 / Optimizing Process yang ditemukan selama proses, dan dioperasikan dengan batasan-batasan. 4. Adanya proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 5. Adanya proses pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya yang dioperasikan dengan batasan-batasan.. 6. Adanya proses pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam proses bisnis yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 7. Adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data yang dioperasikan dengan batasan-batasan.. 8. Adanya proses rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 9. Adanya proses rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis 3. Adanya proses penggabungan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan selama proses, dan diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 6. Adanya proses pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback

221 dalam proses bisnis yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 7. Adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 8. Adanya proses rencana cadangan semua sistem dan data pada titik sebelum konversi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 9. Adanya proses rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan peraturan/penyesuaian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

222 Tujuan dari BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) adalah menetapkan rencana pengujian berdasarkan standar perusahaan dunia yang menentukan peran, tanggung jawab dan kriteria masuk/keluar. Memastikan bahwa rencana disetujui oleh pihak terkait. BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Pernyataan 1. Tidak adanya pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi 2. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. 3. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian 4. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil. 5. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan. 6. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal. 7. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian 8. Tidak adanya kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. 1. Adanya proses pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi 2. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. 3. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial Y T

223 Level 2 / Managed Process terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan. 6. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal. 7. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian 8. Adanya proses meraih kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan. 6. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal.

224 Level 3 / Established Process 7. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian 8. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. 1. Adanya implementasi pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 6. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal menggunakan proses yang telah didefinisikan. 7. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 8. Adanya implementasi kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai menggunakan proses yang telah didefinisikan.

225 Level 4 / Predictable Process Level 5 / Optimizing Process 1. Adanya proses pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 3. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 6. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 7. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 8. Adanya proses meraih kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses pengembangan dan pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial

226 terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses pengujian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 6. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan / melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi dan persetujuan formal yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 7. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 8. Adanya proses meraih kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

227 Tujuan dari BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) adalah mendefinisikan dan menetapkan perwakilan keamanan lingkungan pengujian dari proses bisnis yang direncanakan dan lingkungan operasional TI, kinerja dan kapasitas, keamanan, pengendalian internal, praktek operasional, kualitas data dan persyaratan privasi, dan beban kerja. BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Level 2 / Managed Process Pernyataan 1. Tidak adanya database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi. 2. Tidak adanya Perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan. 3. Tidak adanya proses untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes. 4. Tidak adanya kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan lanskap operasional. 5. Tidak adanya kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru. 1. Adanya proses membuat database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi. 2. Adanya proses membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan. 3. Adanya proses untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan lanskap operasional. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru. 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian membuat database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes. 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan lanskap operasional. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru. Y T

228 Level 3 / Established Process Level 4 / Predictable Process Level 5 / Optimizing Process 1. Adanya implementasi membuat database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya impelementasi membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implementasi untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan lanskap operasional menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru menggunakan proses yang telah didefinisikan. 1. Adanya proses membuat database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 3. Adanya proses untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan lanskap operasional yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses membuat database dari data pengujian yang mewakili lingkungan produksi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses untuk memungkinkan retensi yang tepat atau pembuangan hasil tes yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa

229 depan dan lanskap operasional yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

230 Tujuan dari BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) adalah uji perubahan secara mandiri sesuai dengan rencana pengujian yang telah ditentukan sebelum migrasi ke lingkungan sistem baru BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Pernyataan 1. Tidak adanya ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan 2. Tidak adanya evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan 3. Tidak adanya Persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru. 4. Tidak adanya kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian. 5. Tidak adanya kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian. 6. Tidak adanya pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. 7. Tidak adanya pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna. 8. Tidak adanya tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji. 9. Tidak adanya tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji. 10. Tidak danya kepastian bahwa bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas. 11. Tidak adanya identifikasi, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian 1. Adanya proses membuat ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan 2. Adanya proses evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan 3. Adanya proses persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian. Y T

231 Level 2 / Managed Process 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian. 6. Adanya proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. 7. Adanya proses membuat pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna. 8. Adanya proses membuat tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji. 9. Adanya proses membuat tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji. 10. Adanya proses meraih kepastian bahwa bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas. 11. Adanya proses identifikasi, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian 1. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan 2. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan 3. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru. 4. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian meraih kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian. 5. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian meraih kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian. 6. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes. 7. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna. 8. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji.

232 Level 3 / Established Process 9. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji. 10. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian meraih kepastian bahwa bahwa unsurunsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas. 11. Adanya proses perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian 1. Adanya implementasi membuat ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implementasi persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 6. Adanya implementasi pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes menggunakan proses yang telah didefinisikan. 7. Adanya implementasi pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna menggunakan proses yang telah didefinisikan. 8. Adanya implementasi tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji menggunakan proses yang telah didefinisikan. 9. Adanya implementasi tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji menggunakan proses yang telah didefinisikan. 10. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas menggunakan proses yang telah didefinisikan.

233 Level 4 / Predictable Process Level 5 / Optimizing Process 11. Adanya implementasi pengidentifikasian, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian menggunakan proses yang telah didefinisikan. 1. Adanya proses membuat ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 2. Adanya proses evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 3. Adanya proses persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 6. Adanya proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 7. Adanya proses membuat pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 8. Adanya proses membuat tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 9. Adanya proses membuat tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 10. Adanya proses meraih kepastian bahwa bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 11. Adanya proses identifikasi, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses membuat ulasan catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses percobaan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

234 2. Adanya proses evaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses persetujuan penerimaan dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke produk baru yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana pengujian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 6. Adanya proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan tes yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 7. Adanya proses membuat pertimbangan keseimbangan yang tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian secara interaktif dengan pengguna yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 8. Adanya proses membuat tes keamanan yang sesuai dengan rencana uji yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 9. Adanya proses membuat tes sistem dan kinerja aplikasi yang sesuai dengan rencana uji yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 10. Adanya proses meraih kepastian bahwa bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 11. Adanya proses identifikasi, pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama pengujian yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

235 Tujuan dari BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) adalah mempromosikan solusi yang diterima pada bisnis dan operasi. Apabila diperlukan, menjalankan solusi sebagai implementasi atau secara paralel dengan solusi lama untuk periode tertentu dan membandingkan perilaku dan hasil. Jika masalah yang signifikan terjadi, kembali ke lingkungan asli berdasarkan rencana fallback / backup. Mengelola perilisan komponen solusi. BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Pernyataan 1. Tidak adanya persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubaha organisasi. 2. Tidak adanya penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. 3. Tidak adanya pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai. 4. Tidak adanya kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi. 5. Tidak adanya distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik. 6. Tidak adanya penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. 1. Adanya proses membuat persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubaha organisasi. 2. Adanya proses membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. 3. Adanya proses meraih pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi. 5. Adanya proses membuat distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik. 6. Adanya proses membuat penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. Y T

236 Level 2 / Managed Process Level 3 / Established Process 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubaha organisasi. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai. 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik. 6. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. 1. Adanya implementasi persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubaha organisasi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implmentasi pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik menggunakan proses yang telah didefinisikan. 6. Adanya implementasi penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik menggunakan proses yang telah didefinisikan.

237 Level 4 / Predictable Process Level 5 / Optimizing Process 1. Adanya proses membuat persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubahan organisasi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 3. Adanya proses meraih pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 5. Adanya proses membuat distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 6. Adanya proses membuat penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses membuat persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubahan organisasi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses meraih pembaruan proses bisnis yang relevan dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian informasi dan pendokumentasian rencana darurat yang sesuai yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 4. Adanya proses meraih kepastian bahwa semua media perpustakaan segera diperbaharui dengan versi komponen solusi yang baru di implementasi

238 yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses membuat distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 6. Adanya proses membuat penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

239 Tujuan dari BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) adalah memberikan dukungan awal untuk para pengguna dan teknisi TI untuk periode waktu yang disepakati untuk menangani masalah dan membantu menstabilkan solusi baru. BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Level 2 / Managed Process Level 3 / Established Process Level 4 / Predictable Process Pernyataan 1. Tidak adanya sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. 2. Tidak adanya sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil 1. Adanya proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. 2. Adanya proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil. 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil 1. Adanya implementasi penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil menggunakan proses yang telah didefinisikan 1. Adanya proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan Y T

240 Level 5 / Optimizing Process sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

241 Tujuan dari BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) adalah melakukan review pasca implementasi untuk mengkonfirmasi hasil, mengidentifikasi pelajaran, dan mengembangkan rencana aksi. Mengevaluasi dan memeriksa kinerja aktual dan hasil dari layanan baru atau perubahan terhadap kinerja yang telah diprediksi dan hasil keluaran (yaitu, pelayanan yang diharapkan oleh pengguna). BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi Level 0 / Incomplete Process Level 1 / Performed Process Pernyataan 1. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi. 2. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. 3. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan. 4. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi. 5. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan. 6. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir 7. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien. 8. Tidak adanya metrik pengukuran keberhasilan. 9. Tidak adanya review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga. 10. Tidak adanya pertimbangan persyaratan untuk pascapelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan). 11. Tidak adanya persetujuan dan pelaksanaan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi 1. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi. 2. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. 3. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan. Y T

242 Level 2 / Managed Process 4. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi. 5. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan. 6. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir 7. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien. 8. Adanya proses meraih metrik pengukuran keberhasilan. 9. Adanya proses meraih review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga. 10. Adanya proses meraih pertimbangan persyaratan untuk pasca-pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan). 11. Adanya proses meraih persetujuan dan pelaksanaan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalahmasalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi 1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi. 2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud. 3. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan. 4. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi. 5. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan. 6. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir 7. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien. 8. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian metrik pengukuran keberhasilan. 9. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga.

243 Level 3 / Established Process 10. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian pertimbangan persyaratan untuk pasca-pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan). 11. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian persetujuan dan pelaksaanan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi 1. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 2. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud menggunakan proses yang telah didefinisikan. 3. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 4. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi menggunakan proses yang telah didefinisikan. 5. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 6. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir menggunakan proses yang telah didefinisikan. 7. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien menggunakan proses yang telah didefinisikan. 8. Adanya implementasi metrik pengukuran keberhasilan menggunakan proses yang telah didefinisikan. 9. Adanya implementasi review paska-implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga menggunakan proses yang telah didefinisikan. 10. Adanya implementasi pertimbangan persyaratan untuk pasca-pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan) menggunakan proses yang telah didefinisikan. 11. Adanya implementasi persetujuan dan pelaksanaan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalahmasalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paskaimplementasi menggunakan proses yang telah didefinisikan.

244 Level 4 / Predictable Process Level 5 / Optimizing Process 1. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 2. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 3. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 4. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 5. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan yang dioperasikan dengan batasanbatasan. 6. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 7. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 8. Adanya proses metrik pengukuran keberhasilan yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 9. Adanya proses review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 10. Adanya proses pertimbangan persyaratan untuk pascapelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan) yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 11. Adanya proses persetujuan dan pelaksanaan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi yang dioperasikan dengan batasan-batasan. 1. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 2. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 3. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

245 4. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 5. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses perubahan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 6. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 7. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 8. Adanya proses metrik pengukuran keberhasilan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 9. Adanya proses review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis dan pihak ketiga yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 10. Adanya proses pertimbangan persyaratan untuk pascapelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan) yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. 11. Adanya proses persetujuan dan pelaksanaan suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

246

247

248

249

250