BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Pengertian Manajemen Untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi baik dalam pekerjaan maupun dalam kehidupan sehari-hari dibutuhkan menajemen. Dengan adanya manajemen lebih mudah untuk mencapai tujuan dengan cara yang efektif dan efisien lewat perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan sumberdaya organisasi. Pengertian manajemen menurut Hasibuan(2008 :12) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber dayamanusiadansumber-sumberlainnyasecaraefektifdanefisienuntuk mencapaitujuan tertentu. Menurut Robbins dan Coulter (2010 : 23) mengatakan bahwa manajemen adalah pengkoordinasian dan pengawasan dari aktivitas pekerjaan orang lain sehingga pekerjaan mereka tersebut terselesaikan secara efisien dan efektif. Menurut Stoner (2006:8), Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen merupakan suatu ilmu dan seni dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan, dan mengalokasikan sumberdaya untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.peranan manajemen ialah mengatur struktur organisasi manajemen sesuai dengan keinginan perusahaan, membantu manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam perusahaan tersebut serta mendapatkan pengambilan keputusan yang tepat sehingga organisasi dapat berjalan dengan baik. 11

2 Fungsi-Fungsi Manajemen Manajemen juga memiliki beberapa fungsi dimana fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Berikut merupakan lima fungsi tersebut telah diringkas sedetail mungkin oleh Fayol (2008:1) yaitu : 1). Planning atau perencanaan Pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yang dibutuhkan utk mencapai tujuan. 2). Organizing atau pengorganisasian Penentuan sumber daya dan kegiatan yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan. Penugasan tanggung jawab tertentu.pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya. 3). Staffing Staffing atau penyusunan personalia adl penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif. 4). Leading atau fungsi pengarahan Membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan. 5). Controlling atau pengawasan Proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan.

3 Pengertian Manajemen Operasi Dalam melakukan suatu bisnis pada suatu perusahaan, diperlukan suatu manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusan keputusan dalam hal pengaturan, pengkoordinasian penggunaan sumber daya dari kegiatan bisnis yang dikenal sebagai manajemen oeprasional.manajemen operasional merupakan suatu cabang dari ilmu ekonomi yang mengalami perkembangan seiring berjalannya waktu. Berikut adalah beberapa pengertian manajemen operasi yang dikemukakan oleh para ahli, antara lain: Menurut Robbins dan Coulter (2010:283) mengatakan bahwa manajemen operasional adalah perancangan, operasi dan pengendalian proses transformasi yang mengubah sumber daya menjadi barang jadi atau jasa. Menurut Heizer dan Render(2009:4) manajemen operasi (operation management) adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Dan menurut Herjanto (2010:2), manajemen operasi dan produksi dapat diartikan sebagai suatu proses yang berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan. Dari beberapa pengertian manajemen operasi menurut para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen operasi adalah serangkaian proses dalam menciptakan barang dan jasa atau kegiatan mengubah bentuk dengan menciptakan atau menambah manfaat suatu barang dan jasa yang akan digunakan serta memastikan proses operasi bisnis berlangsung secara efektif dan efisien. Heizer dan Render (2009:5) menyebutkan bahwa manajemen operasi dipelajari karena beberapa alasan: 1. Manajemen operasi adalah satu dari tiga fungsi utama dari setiap organisasi dan berhubungan secara utuh dengan semua fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi memasarkan, membiayai dan memproduksi, maka sangat penting untuk mengetahui bagaimana aktivitas MO berjalan. Karena itu pula kita mempelajari bagaimana orang-orang mengorganisasikan diri mereka bagi perusahaan yang produktif.

4 14 2. Manajemen operasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana barang dan jasa diproduksi. Fungsi produksi adalah bagian dari masyarakat yang menciptakan produk yang kita gunakan. 3. Manajemen operasi berfungsi untuk memahami apa yang dikerjakan oleh manajer operasi. Dengan memahami apa yang dilakukan oleh manajer ini, kita dapat membangun keahlian yang dibutuhkan untuk dapat menjadi seorang manajer seperti itu. Hal ini akan membantu anda untuk menjelajahi kesempatan kerja yang banyak dan menggiurkan dibidang manajemen operasi. 2.2 Peramalan (Forecasting) Pengertian Peramalan (Forecasting) Pentingnya peramalan dalam kegiatan usaha adalah dapat memperkirakan penjualan masa depan serta menghemat biaya yang tidak diperlukan, sehingga biaya tersebut dapat diinvestasikan untuk keperluan lainnya. Dengan melakukan peramalan dapat menimbulkan team work antara pemimpin, karyawan serta lini produk yang saling berkaitan. Menurut Heizer dan Render (2009:162), peramalan adalah seni atau ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan dan melibatkan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa mendatang dengan suatu bentuk model matematis Menurut Herjanto (2010:25), peramalan adalah proses untuk memperkirakan beberapa kebutuhan di masa mendatang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Metode peramalan Jenkins (2009) adalah suatu metode yang sangat tepat untuk menangani atau mengatasi kerumitan deret waktu dan situasi peramalan lainnya. Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2009:43), Peramalan merupakan suatu usaha untuk meramalkan keadaan di masa mendatang melalui pengujian keadaan di masa lalu. Esensi peramalan adalah perkiraan peristiwa-peristiwa di waktu yang akan datang atas dasar pola-pola di waktu yang lalu, dan penggunaan kebijakan terhadap proyeksi-proyeksi dengan pola-pola di waktu yang lalu.

5 15 Berdasarkan pengertian dari para ahli dapat disimpulkan peramalan adalah suatu cara memprediksi suatu kejadian di masa yang akan datang dengan menggunakan data dari masa lalu dan menempatkannya di masa yang akan datang untuk mengetahui seberapa besar permintaan.peramalan dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Dengan peramalan yang baik diharapkan pemborosan akan bisa dikurangi, melakukan perencanaan yang lebih baik, sehingga tujuan perusahaan dapat menjaditerwujud Peramalan Berdasarkan Horison Waktu Menurut Heizer dan Render dalam bukunya manajemen operasi (2009:163) mengatakan bahwa peramalan biasa diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori : 1. Peramalan jangka pendek Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya kurang dari tiga bulan.peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi. 2. Peramalan jangka menengah Peramalanjangka menengah atau intermediate umumnya mencakup hitungan bulan hingga tiga tahun.peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, serta menganalisis bermacam-macam rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang Umumnya untuk perencanaan tiga tahun atau lebih.peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengambangan.

6 Macam Macam Forecasting Adapun tipe-tipe dalam forecasting adalah sebagai berikut (Heizer,2009): 1. Times Series Model Metode time series adalah metode forecasting secara kuantitatif dengan menggunakan waktu sebagai dasar forecasting. 2. Causal Model Metode forecasting yang menggunakan hubungan sebab-akibat sebagai asumsi, yaitu apa yang terjadi di masa lalu akan terulang pada saat ini. 3. Judgemental Model Bila time series dan causal model bertumpu pada kuantitatif, pada judgemental mencakup untuk memasukkan faktor-faktor kuantitatif atau subjektif ke dalam metode forecasting. Secara khusus berguna bilamana faktor-faktor subjektif yang diharapkan menjadi sangat penting bilamana data kuantitatif yang akurat sudah diperoleh. Dalam penelitian ini, tipe forecasting yang digunakan adalah time series model.tipe tersebut merupakan tipe forecasting yang mengumpulkan, mencatat data atau mengobservasi data sepanjang waktu secara berurutan.time series dianalisis untuk menemukan pola variasi masa lalu yang dapat dipergunakan untuk memperkirakan nilai masa depan dan membantu dalam manajemen operasi serta membuat perencanaan Langkah-Langkah Sistem Peramalan Peramalan terdiri atas tujuh langkah dasar (Heizer dan Render, 2009:165).Tujuh langkah peramalan tersebut, yaitu: 1. Menetapkan tujuan peramalan 2. Memilih unsur yang akan diramalkan 3. Menentukan horizon waktu peramalan 4. Memilih jenis model peramalan 5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan 6. Membuat peramalan 7. Memvalidasi dan menerapkan hasil peramalan

7 Time Series Analysis Menurut Heizer dan Render (2009:169) Metode time series yaitu membuat peramalan dengan menggunakan asumsi bahwa masa depan adalah fungsi dari masa lalu. Tujuannya untuk menentukan pola dalam deret data historis dan menerjemahkan pola tersebut ke masa depan. Forecasting time series diprediksikan berdasar data yang telah lampau atau yang telah terjadi. Pola time series didasarkan pada asumsi deret waktu yang terdiri dari Trend, Siklus/Cycle, Pola Musiman/Season, Variasi Acak/Random. 1. Pola siklus (C) apabila permintaan akan produk atau jasa memiliki siklus yang berulang secara periodic. Biasanya lebih dari 1 tahun sehingga tidak dimasukkan dalam forecasting jangka pendek. 2. Pola trend (T) merupakan sifat dari permintaan di masa lalu terhadap waktu terjadinya, apakah permintaan tersebut cenderung naik atau turun. 3. Pola musiman (S) permintaan suatu produk atau jasa dapat naik turun di sekitar garis trend dan biasanya berulang setiap tahun. Pola ini biasanya disebabkan oleh factor cuaca, libur panjang, hari raya, dll yang berulang secara periodic setiap tahun. 4. Variasi acak (R) membentuk pola yang bervariasi secara acak karena faktor-faktor yang tak terduga, seperti bencana alam, perusahaan pesaing bangkrut, dan kejadian-kejadian lain yang tidak memiliki pola tertentu Pengujian Data Data yang valid adalah data yang layak untuk digunakan dalam melakukan proses selanjutnya, dalam hal ini proses peramalan. Data yang valid harus bersifar stasioner.menurut Juanda (2014), ciri data yang bersifat stasioner harus memenuhi beberapa syarat, antara lain: Data harus bersifat non randomwalk Data harus terbebas dari unit root White noise Sebaiknya distribusi data cenderung bersifat normal

8 Metode Peramalan Menurut Heizer dan Render (2009:167). Terdapat 2 jenis metode penelitian, yaitu: a. Peramalan Kualitatif Peramalan kualitatif adalah peramalan yang didasarkan atas data kualitatif pada masa lalu.metode pendekatan kualitatif biasaya digunakan untuk peramalan jangka panjang.hasil peramalan yang dibuat sangat bergantung pada orang yang menyusunnya.hal ini penting karena hasil peramalan tersebut ditentukan berdasarkan pendapat dan pengetahuan serta pengalaman penyusunnya. b. Peramalan Kuantitatif Peramalan kuantitatif adalah peramalan yang didasarkan atas data kuantitatif masa lalu.hasil peramalan yang dibuat sangat tergantung pada metode yang dipergunakan dalam peramalan tersebut.baik tidaknya metode yang dipergunakan oleh perbedaan atau penyimpangan antara hasil ramalan dengan kenyataan yang terjadi.semakin kecil penyimpangan antara hasil ramalan dengan kenyataan yang terjadi maka semakin baik pula metode yang digunakan. Peramalan Kuantitatif dapat diterapkan bila terdapat kondisi berikut : a) Tersedia informasi (data) tentang masa lalu b) Informasi (data) tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numeric c) Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus berlanjut pada masa yang akan datang Metode Peramalan Kuantitatif Heizer dan Render (2009 : 167) metode peramalan kuantitatif meliputi: 1. Pendekatan Naif (Naive Method) Cara paling sederhana untuk meramal adalah berasumsi bahwa permintaan di periode mendatang akan sama dengan permintaan pada periode terakhir. Untuk beberapa jenis produk, pendekatan naif (naive method) merupakan model peramalan objektif yang paling

9 19 efektif dan efisien dari segi biaya. Paling tidak, pendekatan naif memberikan titik awal untuk perbandingan dengan model lain yang lebih canggih. 2. Rata-rata Bergerak (Moving Average) Merupakan suatu metode deret waktu yang menggunakan data masa lalu untuk diproyeksikan ke masa depan dengan memanfaatkan persamaan matematika dan statistika. Rata-rata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Secara matematis, rata-rata bergerak sederhana (merupakan prediksi permintaan periode mendatang) dinyatakan sebagai berikut: Keterangan: n = jumlah periode dalam rata-rata bergerak. 3. Rata-rata Bergerak Tertimbang (Weighted Moving Average) Pada metode weighted moving average data terakhir memiliki bobot yang lebih besar nilainya dibandingkan data-data sebelumnya. Pembobotan nilai pada metode ini akan tergantung pada panjang periode yang ditetapkan. Semakin panjang metode yang ditetapkan, maka semakin besar pula pembobotan yang diberikan pada data terbaru.pemilihan bobot tersebut merupakan suatu hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus yang digunakan untuk menetapkannya.maka dari itu pemutusan bobot yang digunakan membutuhkan pengalaman. Rata-rata bergerak dengan pembobotan atau rata-rata bergerak tertimbang dapat digambarkan secara matematis sebagai berikut:

10 20 Keterangan: n = jumlah periode dalam rata-rata bergerak 4. Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing) Penghalusan eksponensial merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih tetapi masih mudah digunakan.metode ini menggunakan pencatatan data masa lalu yang sangat sedikit. Rumus penghalusan eksponensial dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut: Peramalan baru = peramalan periode lalu + α (permintaan sebenarnya periode terakhir peramalan periode terakhir). Dimana α adalah sebuah bobot atau konstanta penghalusan yang dipilih oleh peramal yang mempunyai nilai antara 0 dan 1. Persamaan diatas dapat pula ditulis dengan: Ft = Ft-1 + α (At-1 Ft-1) Keterangan: F t = peramalan baru Ft-1 = peramalan sebelumnya α = konstanta penghalusan (pembobotan) (0 α 1) A t-1 = permintaan aktual periode lalu Konsep ini tidak rumit. Prediksi terakhir untuk permintaan sama dengan prediksi lama, disesuaikan dengan sebagian diferensiasi permintaan aktual periode lalu dengan prediksi lama.pendekatan penghalusan eksponensial mudah digunakan dan telah berhasil diterapkan pada hampir setiap jenis bisnis. Walaupun demikian, nilai yang tepat untuk konstanta penghalusan dapat membuat diferensiasi antara peramalan yang akurat dan yang tidak akurat.nilai α yang tinggi dipilih pada saat rata-rata cenderung berubah.nilai α yang rendah digunakan saat rata-rata cukup stabil.tujuan pemilihan nilai untuk konstanta penghalusan adalah mendapatkan peramalan yang paling akurat. Nilai α yang paling

11 banyak digunakan adalah yang berada dalam jarak 0,05 sampai 0,50 untuk aplikasi bisnis Penghalusan Eksponensial dengan Tren (Exponential Smoothing with Trend) Penghalusan eksponensial yang sederhana gagal memberikan respons terhadap tren yang terjadi.inilah alasan penghalusan eksponensial harus diubah saat ada tren.untuk memperbaiki peramalan, maka digunakan model penghalusan eksponensial yang lebih rumit dan dapat menyesuaikan diri pada tren yang ada.idenya adalah menghitung rata-rata data penghalusan eksponensial, kemudian menyesuaikan untuk kelambatan positif atau negatif pada tren.dengan penghalusan eksponensial dengan penyesuaian tren, estimasi rata-rata, dan tren dihaluskan.prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, α untuk rata-rata dan β untuk tren.kemudian, dihitung rata-rata dan tren untuk setiap periode. Ft = α (At-1) + (1 α)(ft-1 + Tt-1) Tt = β (Ft Ft-1) + (1 β) Tt-1 Keterangan: Ft = peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t T t = tren dengan eksponensial yang dihaluskan pada periode t A t = permintaan aktual pada periode t α = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 α 1) β = konstanta penghalusan untuk tren (0 β 1) Jadi, terdapat tiga langkah menghitung peramalan dengan yang disesuaikan dengan tren adalah sebagai berikut: 1. Menghitung F t, peramalan eksponensial yang dihaluskan untuk periode t,menggunakan persamaan F t. 2. Menghitung tren yang dihaluskan, Tt, menggunakan persamaan Tt. 3. Menghitung peramalan dengan tren, FIT t, dengan rumus FIT t = F t + T t.

12 22 6. Regresi Linear (Linear Regression) Regresi merupakan suatu alat ukur yang juga dapat digunakan untuk mengukur ada atau tidaknya korelasi antarvariabel.jika kita memiliki dua buah variabel atau lebih maka sudah selayaknya apabila kita ingin mempelajari bagaimana variabel-variabel itu berhubungan atau dapat diramalkan. Analisis regresi mempelajari hubungan yang diperoleh dinyatakan dalam persamaan matematika yang menyatakan hubungan fungsional antara variabel-variabel.hubungan fungsional antara satu variabel prediktor dengan satu variabel kriterium disebut analisis regresi sederhana (tunggal), sedangkan hubungan fungsional yang lebih dari satu variabel disebut analisis regresi ganda. Persamaan garisnya dapat dinyatakan sebagai: ŷ = a + bx Keterangan: ŷ = nilai terhitung dari variabel yang akan diprediksi (variabel terikat) a = perpotongan sumbu Y b = koefisien regresi/slop Y = nilai variabel terikat yang diketahui X = nilai variabel bebas yang diketahu b = kemiringan garis regresi (tingkat perubahan pada y untuk perubahan yang terjadi di x) n = jumlah data atau pengamatan Mengukur Kesalahan Peramalan Terdapat beberapa cara perhitungan yang digunakan untuk menghitung kesalahan peramalan total. Menurut Heizer dan Render

13 23 (2009:177) perhitungan ini dapat digunakan untuk membandingkan modelmodel peramalan yang berbeda, mengawasi peramalan, dan untuk memastikan peramalan berjalan dengan baik.tiga dari perhitungan yang paling terkenal itu adalah deviasi mutlak rerata (Mean Absolute Deviation MAD), kesalahan kuadrat rata-rata (Mean Squared Error MSE), dan kesalahan persen mutlak rerata (Mean Absolute Percent Error MAPE). a. Deviasi Mutlak Rara-Rata (Mean Absolute Deviation MAD) MAD merupakan rata-rata kesalahan mutlak selama periode tertentu tanpa memperhatikan apakah hasil forecasting lebih kecil atau lebih besar bila dibandingkan dengan kenyataannya. MAD secara matematis dirumuskan sebagai berikut : b. Rata-rata Kuadrat Kesalahan (Mean Square Error atau MSE) MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE dihitung dengan menjumlah kuadrat semua kesalahan forecasting pada setiap periode dan membaginya dengan jumlah periode forecasting. MSE dirumuskan sebagai berikut : 2.3 Persediaan Pengertian Persediaan Menurut Herjanto (2009:237) persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan dan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Setiap perusahaan industri perlu memiliki persediaan untuk menjamin kelangsungannya.hal ini perlu dilakukan dengan menginvestasikan sejumlah uang kedalamnya.mereka harus mampu mempertahankan jumlah persediaan optimum untuk menjamin kebutuhan bagi kemajuan kegiatan perusahaan baik secara kuantitas maupun kualitas.

14 24 Sedangkan menurut Assauri (2010:50), persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Berdasarkan definisi para ahli dapat disimpulkan, persediaan merupakan sejumlah barang/bahan yang disediakan oleh perusahaan, baik berupa barang jadi, bahan mentah, maupun barang dalam proses yang disediakan untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan guna memenuhi permintaan konsumen setiap waktu. Manajemen persediaan adalah kegiatan untuk menentukan jumlah dan komposisi persediaan sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien, juga termasuk pengaturan dan pengawasan atas barang-barang yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan dengan biaya serendah-rendahnya Sistem Persediaan Sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis perusahaan yang disimpan di gudang.dalam bidang operasional dibutuhkan sistem pengendalian persediaan, sistem dapat meliputi cara untuk mencatat transaksi dan untuk memonitor kinerja manajemen persediaan. Sistem pengendalian persediaan dapat menggunakan manual atau komputer atau kombinasi keduanya.saat ini banyak sistem persediaan yang dikomputerkan, kecuali persediaan yang jumlahnya sedikit dan harganya tidak mahal karena biaya sistem komputer lebih mahal dari pada manual. Sistem pengendalian kualitas baik yang menggunakan komputer maupun manual memiliki fungsi sebagai berikut : a. Menghitung transaksi Setiap sistem persediaan membutuhkan metode pencatatan yang harus mendukung kebutuhan akuntansi dan fungsi manajemen persediaan, karena ketepatan catatan persediaan sangat penting untuk mencatat persediaan masuk, persediaan keluar dan sisa persediaan serta pembayaran.

15 25 b. Mengatur keputusan persediaan Sistem persediaan menyatukan/mengakui aturan keputusan untuk menentukan kapan dan berapa banyak memesan barang. c. Pelaporan perkecualian Pada saat aturan keputusan persediaan otomatis berada dalam sistem, maka perkecualian akan dilaporkan pada manajemen. Situasi ini meliputi ramalan yang tidak tepat, pembelian pesanan yang terlalu besar yang telah dihasilkan, kehabisan persediaan yang mencapai level yang telah ditentukan. d. Peramalan Keputusan persediaan dapat didasarkan pada permintaan peramalan.terdapat beberapa teknik ramalan yang dapat digunakan baik kuantitatif maupun kualitatif. e. Laporan manajemen puncak Sistem pengendalian kualitas dapat menghasilkan laporan untuk manajemen puncak seperti halnya manajer persediaan. Laporan tersebut akan mengukur seluruh kinerja persediaan dan laporan tersebut dapat membantu dalam pembuatan kebijakan Fungsi Persediaan Menurut Herjanto ( 2007:238 ), persediaan (inventory) memiliki berbagai fungsi penting yang menambah kenyamanan dari operasi suatu perusahaan.ada 6 fungsi dari persediaan, yaitu : 1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. 3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikkan harga barang atau inflasi. 4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran. 5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas.

16 26 6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Menurut Heizer dan Render (2009:314), persediaan memiliki enam fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari suatu perusahaan, yaitu: 1. Persediaan barang untuk memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan pembelian dalam jumlah besar yang dapat menurunkan biaya produk. 4. Untuk melalukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari kekurangan stock yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau kesalahan pengiriman. 6. Untuk menjaga agar operasi berlangsung dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses sebagai persediaan Jenis-jenis Persediaan Heizer dan Render (2009:82) mengemukakan bahwa terdapat 4 jenis persediaan yang harus dipelihara perusahaan untuk mengakomodasi fungsi-fungsi persediaan, yaitu: 1. Persediaan bahan mentah (Raw Material Inventory) Bahan-bahan yang biasanya dibeli, tetapi belum memasuki proses manufaktur dan digunakan untuk melakukan decouple (memisahkan) pemasok dari proses produksi. 2. Persediaan barang setengah jadi (WIP Inventory) Komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. WIP ada karena waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah produk (disebut waktu siklus) 3. MRO (Maintenance, Repair, Operating) Persediaan yang disediakan untuk persediaan pemeliharaan, perbaikan, operasi yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesinmesin dan proses-proses tetap produktif.

17 27 4. Finished goods Produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman tetapi masih merupakan aset dalam perusahaan Faktor Penyebab Persediaan Alasan-alasan perusahaan melakukan penyimpanan persediaan menurut Sugiono (2009:47) sebagai berikut: a. Penyimpanan persediaan diperlukan agar perusahaan dapat memenuhi pesanan dari para konsumen secara cepat dan tepat waktu. b. Penyimpanan persediaan diperlukan untuk motif berjaga-jaga, terutama persediaan yang berkaitan dengan musiman. c. Penyimpanan persediaan diperlukan untuk menekan harga pokok per unit barang. Umumnya perusahaan sering melakukan pembelian barang dalam jumlah yang cukup besar dengan tujuan untuk mendapatkan harga yang murah. Besar kecilnya persediaan yang dimiliki oleh perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu: 1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan menghambat atau mengganggu jalannya produksi. 2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume penjualan yang direncanakan. 3. Besar pembelian bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal. 4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu-waktu yang akan datang. 5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material. 6. Harga pembelian bahan mentah. 7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan digudang. 8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya.

18 Biaya Persediaan Tujuan yang hendak dicapai dalam penyelesaian masalah persediaan adalah meminimumkan biaya total persediaan. Menurut Yunarto (2005:9), dalam manajemen penanganan inventory ada hal yang penting perlu dilakukan yaitu cost (biaya), sebab dimana inventory berada atau berjalan disitu akan timbul cost. Berikut ini adalah biaya yang digunakan dalam manajemen inventory: 1. Item cost, merupakan harga barang itu sendiri dan biaya-biaya lain yang berhubungan pada saat pembelian barang tersebut, seperti biaya freight dan asuransi. Untuk item cost dalam industri manufacturing biasanya meliputi direct materials, direct labor, dan manufacturing overhead. Hal ini biasanya ditentukan dalam kebijakan pembentukan biaya oleh departemen purchasing atau accounting. 2. Carrying cost atau Holding cost, adalah biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Yang termasuk biaya ini antara lain biaya sewa gedung, biaya administrasi pergudangan, gaji pelaksanaan pergudangan, biaya listrik, biaya asuransi, ataupun biaya kerusakan. Biaya penyimpanan dapat dinyatakan dalam dua bentuk, yaitu sebagai persentase dari unit harga/nilai barang dan dalam bentuk rupiah per unit barang dalam periode waktu tertentu. 3. Ordering cost, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memesan bahan-bahan atau barang-barang dari pemasok. Seperti biaya pemrosesan pesanan dan biaya tenaga kerja. 4. Setup cost, merupakan biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan, dapat diefesienkan apabila pemesanan dilakukan secara elektronik. Dalam banyak operasi, biaya pemasangan secara erat berhubungan dengan waktu pemasangan (setup time) 5. Shortage cost atau Stockout cost, adalah biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan. Biaya kekurangan persediaan ini pada dasarnya bukan biaya nyata (riil), melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan. Dalam perusahaan

19 29 manufaktur, biaya ini merupakan biaya kesempatan yang timbul misalnya karena terhentinya proses produksi sebagai akibat tidak adanya bahan yang diproses, yang antar lain meliputi biaya kehilangan waktu produksi bagi mesin dan karyawan. Ada tiga jenis biaya dalam persediaan menurut Heizer dan Render (2009:91) antara lain: 1. Biaya penyimpanan (holding cost) Biaya yang terkait dengan menyimpan atau membawa persediaan selama waktu tertentu. 2. Biaya pemesanan (ordering cost) Mencakup biaya dari persediaan, formulir, proses pesanan, pembelian, dukungan administrasi dan seterusnya. Ketika pesanan sedang diproduksi, biaya pesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagian dari biaya penyetelan. 3. Biaya penyetelan (setup cost) Biaya untuk mempersiapkan sebuah mesin atau proses untuk membuat sebuah pesanan. Ini menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan serta mengganti peralatan atau alat penahan.manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya penyetelan serta menggunakan prosedur yang efisien seperti pemesanan dan pembayaran elektronik. Biaya biaya yang digunakan dalam analisis menurut Siswanto (2007:123) adalah : 1. Biaya pemesanan (Ordering cost) Biaya pemesanan timbul pada saat terjadi proses pemesanan suatu barang. Biaya-biaya pembuatan surat, telepon, fax, dan biaya-biaya overhead lain yang secara proporsional timbul karena proses pembuatan sebuah pesanan barang. 2. Biaya penyimpanan (Carrying Cost) Biaya penyimpanan timbul pada saat terjadi proses penyimpanan suatu barang. Sewa gudang, premi asuransi, biaya keamanan, dan biaya-biaya overhead lain yang relevan atau timbul karena proses penyimpanan suatu barang. Dalam hal ini, jelas sekali bahwa biaya-

20 30 biaya yang tetap muncul meskipun persediaan tidak ada adalah bukan termasuk dalam kategori biaya simpan. 3. Biaya kehabisan persediaan (Stockout Cost) Biaya kehabisan persediaan timbul pada saat persediaan habis atau tidak tersedia.termasuk dalam kategori biaya ini adalah kerugian karena mesin berhenti, atau karyawan tidak bekerja.peluang yang hilang untuk memperoleh keuntungan. 4. Biaya pembelian (Purchase Cost) Biaya pembelian timbul pada saat pembelian suatu barang.secara sederhana biaya biaya yang termasuk dalam kategori ini adalah biaya biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar pembelian persediaan Pengendalian Persediaan Sugiono (2009:48) mengemukakan tujuan pengendalian persediaan secara terinci dapatlah dinyatakan sebagai usaha untuk: 1. Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimal 2. Menghindari risiko kerusakan, kecurangan ataupun kecurian atas persediaan 3. Mengurangi invesatasi dalam sarana dan peralatan pergudangan 4. Menghindari kerugian yang timbul karena penurunan harga 5. Mengurangi biaya dengan mengadakan stok opname setiap tahun 6. Mengurangi resiko kehabisan bahan baku yang akan menghambat proses produksi Jadi kesimpulannya adalah bahwa tujuan dari persediaan adalah suatu cara untuk mendapatkan kualitas yang diinginkan dari bahan atau barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya yang minimum untuk keuntungan perusahaan. Untuk mengendalikan persediaan maka harus memenuhi persyaratan - persyaratan sebagai berikut: 1. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu.

21 31 2. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. 3. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. 4. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. 5. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang. 6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung. 7. Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan. Barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman. 8. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin Model Dasar Economic Order Quantity (EOQ) Economic Order Quantity pertama kali dikembangkan oleh F. W. Haris pada tahun 1915 dengan mengembangkan formula kuantitas pesanan ekonomis.economic Order Quantity adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Menurut Render, Stair dan Hanna (2012:193), ada beberapa asumsi penting untuk EOQ, antara lain: 1. Permintaan diketahui dan konstan 2. Waktu tunggu (lead time) yaitu waktu antara penempatan pemesanan dan penerimaan pemesanan diketahui dan konstan. 3. Penerimaan persediaan bersifat instantaneous. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada satu waktu. 4. Tidak adanya diskon kuantitas. 5. Biaya variabel hanya biaya untuk melakukan pemesanan (ordering cost) dan biaya untuk menyimpan persediaan (holding or carrying cost). 6. Kekurangan persediaan dapat dihindari sepenuhnya jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

22 32 Berdasarkan pendapat Pardede (2005:422) menyatakan bahwa Economic Order Quantitiy (EOQ) menunjukkan sejumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan agar biaya persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin. Tahapan untuk mencari jumlah pemesanan yang menyebabkan biaya minimal adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan persamaan untuk biaya pemasangan atau pemesanan. 2. Mengembangkan persamaan untuk biaya penahanan atau penyimpanan. 3. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penyimpanan. 4. Menyelesaikan persamaan dengan hasil angka jumlah pemesanan yang optimal. Model EOQ ini merupakan metode dengan penentuan jumlah pesanan paling ekonomis yang dapat dilakukan apabila bahan baku perusahaan sepenuhnya bergantung kepada pemasok sehingga perlu dipertimbangkan jumlah pembelian sesuai dengan kebutuhan proses produksi. Menurut Sugiono (2009:51), kebijakan investasi merupakan hal yang sangat menentukan bagi pencapaian tujuan baik ditinjau dari penggunana dana yang tertanam dalam proses maupun dari tingkat efisiensi yang akan dicapai perusahaan guna dalam memperoleh return yang layak didalam usahanya tersebut. Maka dari itu dapat digunakan konsep matematis atau grafik yang disebut EOQ, yang merupakan penentuan besarnya jumlah unit yang harus dipesan setiap kali mengadakan pemesanan agar biaya-biaya yang berkaitan dengan pengadaan persediaan dapat diminimalkan.

23 33 Gambar 2.1 Penggunaan Persediaan dalam Waktu Tertentu Sumber :Herjanto (2007:246) Berikut rumus yang biasa digunakan dalam perhitunganpersediaan: EOQ = Q * = Annual setup cost = Annual holding cost = Total unit cost = Unit cost (D) I = ½ Q* Keterangan: Q * = jumlah optimum unit per pesanan (EOQ) D = permintaan per periode S = biaya pemesanan untuk setiap pesanan H = biaya penyimpanan per unit per tahun Q = jumlah unit per pesanan

24 34 TC = biaya total I = rata-rata tingkat persediaan (average inventory) N = jumlah pemesanan yang diperkirakan selama setahun T = waktu antara pesanan yang diperkirakan Gambar 2.2 Grafik EOQ Sumber: Sugiono (2009:52) Re-Order Point (ROP) Menurut Siagian (2005:178), mengemukakan bahwa ROP adalah titik/tingkat persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan. Menurut Sugiono (2009:59), reoder point adalah suatu titik ketika perusahaan harus mengadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu tepat pada saat persediaan dititik nol atau pada tingkat safety stock yang ditetapkan. Bisa disimpulkan Reorder point (ROP) yaitu, batas/titik jumlah pemesanan kembali. ROP berguna untuk mengetahui kapan suatu perusahaan mengadakan pemesanan. Terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stock berkurang terus sehingga harus ditentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang, ditambah dengan persediaan pengaman (safety stock) yang biasanya mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang (lead time). Untuk tingkat pelayanan dari siklus pemesanan, semakin besar tingkat permintaan atau masa tenggang menyebabkan jumlah safety stock harus lebih banyak sehingga dapat

25 35 memenuhi tingkat pelayanan yang diinginkan.titik pemesanan kembali harus ditentukan dengan tepat sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat waktu. Menurut Siagian (2009:179), dalam pelaksanaanya ternyata perusahaan menetapkan beberapa kebijakan dalam menentukan ROP, yaitu sebagai berikut: 1. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time, yaitu waktu mulai barang dipesan sampai barang datang ditambah presentase tertentu sebagai persediaan pengaman. 2. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock. 3. Penetapan lead time dengan biaya yang ekonomis atau minimum. Gambar 2.3 Titik Pemesanan Ulang (ROP) Sumber : Siagian (2009:179) Persamaan matematis untuk menghitung ROP adalah: ROP = (d x L) + SS Permintaan perhari, dicari dengan membagi permintaan tahunan, D, dengan jumlah hari kerja per tahun: d = Keterangan: ROP = reorder point d = permintaan per hari

26 36 L = lead time SS = safety stock Lead time dan Safety stock Pada proses pemesanan barang, di mulai dari memesan sampai barang tersebut datang/siap digunakan diperlukan jangka waktu yang bisa bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan. Perbedaan waktu antara saat memesan barang sampai saat barang datang dikenal dengan istilah waktu tunggu (lead time).lead time sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak pembeli dengan pemasok. Adanya lead time tersebut menyebabkan perusahaan harus mempunyai persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang. Persediaan itu disebut sebagai persediaan pengaman (safety stock). Menurut Yunarto (2010:14), safety stock merupakan cadangan inventory yang harus disediakan untuk menghindari terjadinya kekurangan bahan atau barang terutama pada saat memenuhi permintaan pelanggan yang tidak bisa diduga. Menurut Rangkuti (2009:93), safety stock adalah tingkat persediaan minimal yang harus selalu ada pada setiap periode, sehingga dapat mengantisipasi apabila terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman.bagi perusahan safety stockmerupakan dilema, di mana jika terjadi kekurangan barang (stock out) akan berakibat terganggunya proses produksi. Sedangkan jika stock yang dimiliki perusahaan berlebihan akan mengakibatkan biaya penyimpanan semakin bertambah. Oleh karena itu dalam penentuan safety stock (persediaan penyelamat) harus memperhatikan keduanya, dengan kata lain dalam safety stock (persediaan penyelamat) diusahakan terjadinya keseimbangan di antara keduanya. Dalam penentuan safety stock (persediaan penyelamat) pada level tertentu tergantung pada jenis pemesanan persediaan di masing-masing perusahaan apakah didasarkan pada quantity.safety stock yang terlalu banyak mengakibatkan perusahaan menanggung biaya penyimpanan yang terlalu mahal, tetapi jika terlalu sedikit maka perusahaan akan menanggung biaya atau kerugian karena kekurangan barang.

27 37 Berdasarkan pendapat Assauri (2009:186), ada dua faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman yakni : 1. Penggunaan bahan baku rata-rata. Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena setelah kita mengadakan pesanan, maka pemenuhan kebutuhan atau permintaan pelanggan sebelum barang yang dipesan datang harus dapat dipenuhi dari persediaan yang ada 2. Faktor waktu atau lead time. Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan sampai dengan kedatangan bahan yang dipesan tersebut dan diterima digudang persediaan. Untuk menghitung besar safety stock dapat menggunakan metode berikut ini: 1. Metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu, kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. Safety stock = (Pemakaian maksimum - Pemakaian rata-rata) Lead time 2. Metode statistika yang berdistribusi normal Safety stock = Z Keterangan: Z = standar normal (diperoleh dari tabel distribusi normal. Misalnya Z = 90%, ini berarti tingkat pelayanan sebesar 90% dari permintaan atau penjagaan terhadap kemungkinan terjadinya stock out hanya 10%) = standar deviasi L = lead time

28 Kerangka Pemikiran Permintaan Dipsol pn 36 pada PT. Metindo Perkasa Forecasting Method Naive, Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with trend and Linear regression Mendapatkan hasil data periode berikutnya dengan mencari MSE dan MAD terkecil Economic Order Quantity Melakukan peramalan terhadap penjualan produk Hasil Perhitungan Kesimpulan Gambar 2.5 Kerangka Pemikiran Sumber :Diolah Penulis (2015)