PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Transkripsi

1 KURIKULUM 2013 PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Disusun Oleh : FADHILAH Pengantar Administrasi Perkantoran Page

2 KATA PENGANTAR Segala puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena limpahan rahmat dan karunia-nya akhirnya kami dapat menyelesaikan modul ini untuk membantu proses pendidikan dengan acuan Kurikulum Sebagai salah satu upaya peningkatan kualitas dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan yang berbasis kompetensi sesuai dengan tuntutan Kurikulum 2013 yang berorientasi pada tuntutan dunia kerja dan dunia industri diperlukan adanya bahan ajar yaitu modul. Pendekatan pembelajaran dengan sistem modul memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk belajar secara mandiri sesuai dengan percepatan pembelajaran masingmasing. Modul sebagai alat atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode, batasanbatasan, dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis untuk mencapai kompetensi yang diharapkan untuk itu bahan ajar dengan sistem modul bagi SMK sesuai dengan program keahliannya dianggap penting dan perlu. Faktor terpenting dari pendidikan adalah banyaknya membaca dan berlatih melalui salah satu cara yaitu dengan membaca modul satu indikator untuk membantu pendidikan dan mengetahui kemampuan peserta didik dalam mendalami suatu materi sehingga tercapai hasil belajar yang optimal. Modul ini disusun sebagai bahan acuan dalam menyajikan materi pelajaran untuk Kompetensi Kejuruan, Kompetensi Dasar Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran sesuai dengan yang tercantum dalam silabus. Semoga bahan ajar ini dapat memberikan manfaat bagi siswa dalam melaksanakan pembelajaran. Malang, 27 November 2014 Pengantar Administrasi Perkantoran Page i

3 Daftar Isi Cover Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii Petunjuk Belajar... iii Kompetensi Inti... iv Kompetensi Dasar... iv Pendalaman Materi... 1 Latihan Glosarium Daftar Pustaka Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii

4 Petunjuk Belajar 1. Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik. b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Tanyakan apabila masih belum memahami isi modul ini. c. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggungjawab. d. Untuk kegiatan praktik, diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahamiteori yang mendukung materi praktik. e. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat tersebut. 2. Guru a. Informasikantentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapatkan kesulitan dalam mempelajari modul ini. c. Berilah kesempatan bertanya pada peserta didik. d. Berikan lebih banyak latihan atau pekerjaan pada peserta didik agar lebih memahami lebih dalam kompentensi yang telah diajarkan. e. Berikan evaluasi untuk kemajuan belajar, sehingga tujuan akhir dapat tercapai dengan baik. Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii

5 KOMPETENSI INTI KI 1 KI 2 KI 3 KI 4 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. KOMPETENSI DASAR Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran. MATERI PEMBELAJARAN Pengertian Organisasi Prinsip-Prinsip Organisasi Bentuk-Bentuk Organisasi Bagan/Struktur Organisasi Uraian Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran Page

6 Paparan Isi Materi 1. Pengertian Organisasi Berbagai literatur tentang organisasi dan manajemen telah memberikan definisi tentang organisasi, dengan berbagai cara, tergantung dari segi tintauan atau pendekatannya. Pada dasarnya, pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi dalam arti statis dan organisasi dalam arti dinamis. Organisasi Dalam Arti Dinamis Organisasi dalam arti statis berarti melihat organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak atau diam. Melihat organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak berarti melihat organisasi itu seperti yang tergambar dalam bagan yang beraneka ragam. Gerbang Ilmu Berbagai literatur tentang organisasi dan manajemen telah memberikan definisi tentang organisasi, dengan berbagai cara, tergantung dari segi tintauan atau pendekatannya. Pada dasarnya, pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi dalam arti statis dan organisasi dalam arti dinamis. Ada berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam arti statis, antara lain sebagai berikut : a. Organisasi dipandang sebagai wadah atau sebagai alat pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya, wadah kelompok yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama, wadah atau tempat dimana administrasi dan manajemen dijalankan. b. Organisasi dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja yang bersifat formal seperti yang tergambar dalam suatu bagan organisasi. c. Organisasi dipandang sebagai saluran hirarki kedudukan atau jabatan yang ada dan menggambarkan secara jelas tentang garis wewenang, garis komando, dan garis tanggungjawab. Secara singkat dapat dikatakan bahwa organisasi dalam arti statis merupakan wadah atau tempat kegiatan administrasi dan manajemen berlangsung dengan gambaran yang jelas tentang saluran hirarki daripada kedudukan, jabatan wewenang, garis komando, dan tanggungjawab. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 1

7 Gerbang Ilmu Organisasi merupakan suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu guna mencapai tujuan bersama. Organisasi Dalam Arti Dinamis Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang organisasi sebagai suatu organ yang hidup, suatu organisme yang dinamis. Memandang organisasi sebagai organisme yang dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi isinya. Isi daripada organisasi adalah sekolompok orang yang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain, organisasi dalam arti dinamis berarti menyoroti aktivitas atau kegiatan yang ada di dalam organisasi, serta segala macam aspek yang berhubungan dengan usaha pencapaian tujuan yang hendak dicapai. Dari uraian di atas kita dapat mengatakan bahwa organisasi dalam arti dinamis merupakan proses kerjasama antara orang-orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu untuk mencapai tujuan bersema seperti yang telah ditetapkan secara bersama pula. Proses adalah langkah-langkah yang harus dilalui. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai tujuan bersama dimulai dari proses perencanaan (planning), proses pengorganisasian (organizing), pemberian motivasi (mitivating), proses pengawasan (controlling), dan proses pengambilan keputusan (decision making). Proses tersebut sering disebut sebagai fungsi manajemen sehingga organisasi dalam arti dinamis disebut pula organisasi sebagai fungi, yaitu organisasi yang memberi kemungkinan manajemen untuk bergerak. Beberapa Pendapat Para Ahli Disamping beberapa definisi seperti yang telah diutarakan di atas, masih banyak definisi lain yang diberikan oleh para ahli. Sebagai bahan perbandingan dansebagai bahan pengetahuan, di bawah ini dikutipkan beberapa definisi yang dikemukakan para ahli. James D. Mooney mengatakan bahwa, organisasi merupakan bentuk dari setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. John D. Millet mengatakan bahwa, organisasi adalah orang-orang yang bekerjasama dengan mengandung ciri-ciri dari hubungan kemanusiaan yang timbul dalam kegiatan kelompok. Menurut Sondang P. Siagian, organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mecapai suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirariki dimana selaalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 2

8 Menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanismemekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara, bagian, posisi, atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standirasasi, koordinasi, sentralisasi, atar desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran ukuran satuan kerja. Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa, Organisasi merupakan suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu guna mencapai tujuan bersama seperti yang telah ditetapkan bersama. 2. Unsur-Unsur Organisasi Secara sederhana organisasi mempunyai tiga unsur, yaitu terdapat orang-orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Agar orangorang yang ada di dalam organisasi dapat melakukan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan bersama maka diperlukan daya kerja. Organisasi modern mempunyai unsur-unsru lengkap yang terdiri dari : MAN (MANUSIA) Man (manusia), dalam organisasi sering disebut sebagai pegawai. Pegawai terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan sebagai unsur pimpinan tertinggi di dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja. Semuanya secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi organisasi. KERJASAMA Yang dimaksud dengan kerjasama adalah suatu perbuatan saling tolong-menolong atau suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manager, dan pekerja, secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi. TUJUAN BERSAMA Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang dicapai dan yang diharapka. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus Pengantar Administrasi Perkantoran Page 3

9 dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola, kebijaksanaan, strategi, anggaran, dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. PERALATAN Unsur yang keempat dari organisasi adalah peralatan yang terdiri dari semua sarana, materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan). LINGKUNGAN Yang termasuk sebagai faktor lingkungan ini misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomis, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, yaitu kondisi atau situasi yang secara langsung maupun tidak berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, tempat atau lokasi yang erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi, dan wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. KEKAYAAN ALAM Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca, flora, dan fauna. 3. Prinsip-Prinsip Organisasi Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah: Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik. Pembagian Kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian Gerbang Ilmu Di era modern sekarang ini, banyak perusahaan ataupun organisasi yang bergerak di bidang administrasi, sehingga banyak perusahaan yang membutuhkan karyawan dalam jumlah yang sangat banyak. Oleh karena itu, perusahaan atau organisasi harus membuat struktur organisasi dan jabatan di bidang adminidtrasi perkantoran, dengan tujuan untuk memperlancar arus kerja perusahaan. kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 4

10 Delegasi Kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja. Rentang Kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut. Tingkat Pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta. Kesatuan Perintah Dan Tanggung Jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai. 4. Bentuk-Bentuk Organisasi Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut di antaranya sebagai berikut : a. Organisasi Lini Bentuk organisasi lini disebut juga bentuk organisasi garis atau bentuk organisasi komando. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Bentuk organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pucuk pimpinan atau pimpinan tertinggi dipandang sebagai sumber kekuatan tunggal. Organisasi ini sering disebut Pengantar Administrasi Perkantoran Page 5

11 dengan organisasi militer atau otoriter. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Organisasi Lini memiliki ciri-ciri, yaitu : Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang; Jumlah karyawan sedikit; Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi; Belum terdapat spesialisasi; Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan; Struktur organisasi sederhana dan stabil; Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil; Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan). Kelebihan Organisasi Lini adalah : Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik; Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan); Koordinasi lebih mudah dilaksanakan; Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat; Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan; Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi; Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat; Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan; Adanya penghematan biaya; Pengawasan berjalan efektif. Kelemahan-kelemahan organisasi lini : Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi; Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri; Pengantar Administrasi Perkantoran Page 6

12 Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel); Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri; Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan; Kurang tersedianya staf ahli. Di bawah ini merupakan contoh dari bagan bentuk organisasi lini. GENERAL MANAJER DIVISI DIVISI BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN b. Organisasi Lini dan Staff Merupakan kombinasi dari organisasi lini, azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saransaran, data informasi yang dibutuhkan: Organisasi Lini dan Staff memiliki ciri-ciri. Di antaranya : Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff Jumlah karyawan banyak Organisasi besar, bersifat komplek Adanya spesialisasi Pengantar Administrasi Perkantoran Page 7

13 Kelebihan dari Organisasi Lini dan Staf, di antaranya : Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi Lini dan Staf, di antaranya : Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks. c. Organisasi Fungsional Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh. Organisasi Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu : Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan Pengantar Administrasi Perkantoran Page 8

14 Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis Target-target jelas dan pasti Pengawasan ketat Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi Kelebihan dari Organisasi Fungsional, yaitu : Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi. Pembidangan tugas menjadi jelas Kelemahan-kelemahan Organisasi Fungsional, di antaranya : Pekerjaan seringkali sangat membosankan Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan d. Organisasi Lini dan Fungsional Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang tingkatan. Organisasi Lini dan Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu : Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan. Terdapat spesialisasi yang maksimal Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja Kebaikan Organisasi Lini dan Fungsional : Solodaritas tinggi Pengantar Administrasi Perkantoran Page 9

15 Disiplin tinggi Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal Pekerjaan pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan Sedangkan kelemahannya adalah : Kurang fleksibel Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang Spesiaisasi memberikan kejenuhan e. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff memiliki ciri-ciri, yaitu : Organisasi besar dan kadang sangat ruwet Jumlah karyawan banyak. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok: Karyawan dengan tugas pokok (line personal) Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal) Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group) f. Organisasi Komite Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari : Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini Staff Committee, yaitu orang orang yang hanya mempunyai wewenang staf Organisasi Komite memiliki ciri-ciri : Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif Pengantar Administrasi Perkantoran Page 10

16 Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan. Asas musyawarah sangat ditonjolkan Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi Kelebihan Organisasi komite : Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil Sedangkan kelemahannya, yaitu : Proses decision making sangat lambat Biaya operasional rutin sangat tinggi Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab 5. Bagan/Struktur Organisasi Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi. Terdapat beberapa bagan/struktur organisasi yang dikemukakan para ahli dan juga yang terdapat dalam beberapa teori, akan tetapi semua bagan/struktur organisasi tersebut memiliki kesamaan dan dapat dijadikan referensi bagi organisasi dalam menyusun ataupun merancang struktur di dalam organisasi. Beberapa bagan/struktur organisasi yang akan dibahas di bawah ini dalam pembentukannya disesuaikan berdasarkan sifat organisasi, skala organisasi, dan bidang organisasi. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu : a. Bentuk Vertikal b. Bentuk Mendatar / horizontal c. Bentuk Lingkaran / circular d. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular e. Bentuk Elliptical f. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid) Bentuk-bentuk Bagan Organisasi menurut para ahli lainnya, di antaranya : Pengantar Administrasi Perkantoran Page 11

17 a. Bentuk Piramid. Bentuk Ini Yang Paling Banyak Digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti. Bagan organisasi bentuk Piramid adalah suatu organisasi dimana bentuk bagan organisasi tersebut menyerupai piramid. Dimana suatu pimpinan tertinggi ada di paling atas piramid dan tingkatan pimpinan menengah dan bawahan ada di bagian-bagian bawah. Bentuk piramid sering kali dipakai di organisasi-organisasi, karna bentuk piramid ini mudah dimengerti dan dipahami. Tipe piramid memiliki ciri-ciri antara lain ialah: Memiliki jumlah organisasi yang tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit. Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak Pada jumlah jabatan sedikit sebab tingkat tingkat relatifnya kecil b. Bentuk Vertikal. Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya. c. Bentuk Horizontal. Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar. Bagan organisasi bentuk horizontal atau mendatar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk atau ujung pimpinan tertinggi sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kearah kanan atau sebaliknya. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 12

18 d. Bentuk Lingkaran. Menggambarkan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan yang lain. Bagan organisasi bentuk Lingkaran adalah suatu bentuk bagan organisasi dimana satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari luar bidang lingkaran ke arah titik tengah pusat lingkaran dimana di titik tengah adalah pejabat atau pimpinan tertinggi. e. Bentuk Elips Bagan elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur organisasi mulai dari pusat elips ke arah bidang elips. Seluaran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat elips ke arah bidang elips sehingga menyerupai bentuk elips. f. Bentuk Setengah Elips Bagan setengah elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur organisasi mulai dari pusat elips ke arah luar. Saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat ke arah luar sehingga membentuk setengah elips. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 13

19 6. Uraian atau Pembagian Tugas Organisasi Sebagai Proses Pembagian Tugas Setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama perlu memiliki sistem pembagian tugas. Adanya kerjasama yang baik tidak menjamin keberhasilan pencapaian tujuan. Setiap jenis pekerjaan yang paling sederhana sekalipun, sepanjang pekerjaan itu dilakukan oleh dua orang atau lebih, mutlak memerlukan pembagian tugas sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dalam pembagian tugas terdapat berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan, yaitu : a. Menetapkan berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan dalam organisasi; meliputi bidang apasaja, dan setiap bidang biasanya memerlukan jenis kegiatan tersendiri. b. Menghimpun secara teratur bagian-bagian yang saling bergantung satu sama lain. c. Mengelompokkan jenis-jenis pekerjaan yang sama dalam suatu kelompok sendiri, untuk ditangani atau dikelola oleh orang-orang tertentu. d. Mengadakan perincian hubungan-hubungan yang ada dari setiap jenis pekerjaan. e. Menunjuk bagian-bagian dan orang-orang yang diberi tugas untuk memikul tugas dan tanggungjawab dalam suatu bidang/jenis pekerjaan tertentu. f. Merumuskan fungsi-fungsi atau tugas-tugas yang harus dilakukan atau dijalankan oleh bagian-bagian atau orang-orang tersebut. Juga harus ditentukan sampai dimana tugas, wewenang, dan tanggungjawab mereka masing-masing. Setiap tugas pokok dalam instansi manapun dan dalam bentuk apapun perlu didukung oleh pelayanan perkantoran (office service). Pelayanan perkantoran terdiri atas segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkatwarkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas atau mengorganisasikan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan. Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang terwujud dalam enam pola kegiatan sebagai berikut : g. Menghimpun Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi keterangan yang siap dipergunakan. h. Mencatat Pengantar Administrasi Perkantoran Page 14

20 Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. i. Mengolah Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk yang lebih berguna. j. Menggandakan Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang diperlukan. k. Mengirim Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain. l. Menyimpan Kegiatan meletakkan sesuatu di tempat dan dengan sistem tertentu secara sistematis dan aman agar tidak hilang atau rusak. Pengantar Administrasi Perkantoran Page 15

21 Latihan Kerjakan pertanyaan berikut dengan kelompok! 1. Jelaskan pengertian organisasi menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro! 2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi kantor! 3. Apasajakah bentuk-bentuk organisasi kantor? Sebutkan dan jelaskan! 4. Gambarkan bagan/struktur organisasi kantor yang diketahui, minimal 3 bagan! 5. Apasajakah tugas-tugas di dalam organsisasi kantor? sebutkan! Pengantar Administrasi Perkantoran Page 16

22 Latihan Beri tanda silang (X) pada jawaban yang paling benar! 1. Seorang karyawan yang tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan, merupakan penerapan organisasi... a. Lini dan staf b. Staf c. Fungsional d. Lini e. Kantor 2. Berikut merupakan kelemahan organisasi lini, kecuali... a. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang. b. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan. c. Kurang tersedianya staf ahli. d. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi. e. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri. 3. Salah satu ciri dari bentuk organisasi fungsional adalah penempatan jabatan berdasarkan... a. Standarisasi b. Spesialisasi c. Pola-pola organisasi 4. Struktur organisasi mengandung unsur-unsur... a. Spesialisasi organisasi b. Spesialisasi kerja c. Jenis organisasi d. Senioritas e. Jenis organisasi d. Sususan organisasi 5. Di bawah ini merupakan prinsip-prinsip organisasi, kecuali... a. Perumusan Tujuan yang Jelas b. Pembagian Kerja c. Delegasi Kekuasaan e. Pola-pola organisasi d. Rentang Kekuasaan e. Kompetitif Pengantar Administrasi Perkantoran Page 17

23 6. Berikut merupakan penjelasan kegiatan mencatat dalam uraian tugas organisasi, yaitu... a. Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi keterangan yang siap dipergunakan. b. Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keteranganketerangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. c. Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk yang lebih berguna. d. Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang diperlukan. e. Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain. 7. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu, kecuali... a. Bentuk Segitiga d. Bentuk Elliptical b. Bentuk Lingkaran / circular e. Bentuk Piramida terbalik c. Bentuk Setengah lingkaran / (Invented Piramid) semi Sircular 8. Organisasi komite terdiri dari... a. Executive committee dan staff d. Staff committe dan production committee committee b. Financial committee dan staff e. Executive committee dan committee planning committee c. Executive committee dan accounting committee 9. Organisasi lini, fungsional, dan staff memiliki 3 unsur pokok salah satunya yaitu... a. Karyawan dengan keahlian di bidang tertentu b. Karyawan dengan kualifikasi yang memenuhi syarat c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group) d. Karyawan dengan tugas rutin e. Karyawan dengan pengalaman yang baik 10. Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi, salah Pengantar Administrasi Perkantoran Page 14

24 satunya yaitu... a. Organisasi pemerintah b. Organsisasi pendidikan c. Organisasi koperasi d. Organisasi lini dan staf e. Organisasi keuangan Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar! 1. Sebutkan tiga kelebihan organisasi komite! jawab 2. Apakah yang dimaksud dengan organisasi lini, fungsional, dan staf? jelaskan! jawab 3. Apasajakah tugas-tugas yang dikerjakan dalam organisasi? sebutkan dan jelaskan! jawab 4. Sebutkan dan jelaskan minimal 3 bentuk-bentuk organisasi! jawab 5. Jelaskan prinsip-prinsip organisasi jawab 0

25 Lembar Penilaian Judul Modul Kompetensi Dasar Nama Siswa/Kelas : Pengantar Administrasi Perkantoran : Mengidentifikasi Struktur Organisasi Dan Jabatan Di Bidang Administrasi Perkantoran : No Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru 1. Kegiatan Belajar 1 Tugas Tes Formatif 2. Kegiatan Belajar 2 Tugas Tes Formatif 3. Kegiatan Belajar 3 Tugas Tes Formatif 4. Kegiatan Belajar 4 Tugas Tes Formatif EVALUASI AKHIR SEMESTER GANJIL Malang, Mengetahui, Orang Tua/Wali Pengantar Administrasi Perkantoran Page 17

26 Glosarium Spesialisasi : Pengkhususan, pengahlian, disesuaikan dengan keahlian. Desentralisasi : Bersifat menyeluruh, tidak berfokus pada satu titik. Koordinasi Sentralisasi Standirasasi Delegasi Diktatoris Otoriter : Ikut andil, memiliki kontribusi. : Bersifat terpusat, fokus utama pada pusat. : Penstandaran, disesuaikan berdasarkan standar yang ada. : Pengutusan, Penyerahan. : Angkuh, memaksakan kehendak pada orang lain karena kekuasaan. : Wibawa, hak untuk bertindak, memiliki wewenang dan kuasa. Decision Making : Kegiatan membuat atau mengambil keputusan. Daftar Pustaka Suphyanto, Heru, S.H., Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja. : Harapan Baru (Modul) Wursanto, Dr. Ig Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : Andi. Armico.,Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran SMK. Bandung : Puput, Dian Husada. Prinsip Organisasi. (online), diakses tanggal 26 November Belajar Management Prinsip-Prinsip Organisasi, (online), diakses tanggal 26 November Juned, Pmp Bentuk-Bentuk Organisasi, (online), diakses tanggal 26 November Belajar Management Bentuk-Bentuk Organisasi, (online), diakses tanggal 26 November Pengantar Administrasi Perkantoran Page 18

27 Vixio Bentuk-Bentuk Bagan Struktur Organisasi, (online), diakses tanggal 26 November Pengantar Administrasi Perkantoran Page 19