BAB II BAHAN RUJUKAN

Transkripsi

1 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun pihak perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan, karena setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut, pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis, rasional alat alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas, dibantu oleh formulir formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah : "Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis ". Selanjutnya menurut Barry E. Cushing (2001:11) diterjemahkan oleh La Midjan & Azhar Susanto dalam bukunya sistem informasi akuntansi adalah : " Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemprosesan data keuangan''. 6

2 7 Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi sumbernya terdiri dari proses manual (di mana manusia lebih berperan), bersumber dari poses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dan sumber dari proses Electronic Data Processing (EDP). Sistem informasi akuntansi juga akan memberikan data adanya suatu situasi yang mendukung tindakan manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan biaya yang menunjukkan suatu perbedaan yang mencolok antara biaya yang sesungguhnya dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini akan merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi, dan juga sistem informasi akuntansi akan memberikan suatu dasar untuk menetapkan harga harga untuk memilih barang modal mana yang harus dibeli serta sistem informasi akuntansi akan memberikan data untuk menetapkan harga pokok dan untuk menganalisis efisiensi produksi. 2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan yang penting dalam pelaksanaan bisnis perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari suatu Sistem Informasi Akuntansi, perlu dipertimbangkan beberapa faktor penting yang akan mempengaruhi penyusunan Sistem Informasi Akuntansi tersebut seperti yang dikemukakan oleh : Krismiaji (2002 : 188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah : Kemanfaatan : Informasi yang dihasilkan oleh system harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.

3 8 Ekonomis : Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan. Daya andal : Sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap Ketersediaan : Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkanya. Ketepatan waktu : Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi lainya Servis Pelanggan : Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan Kapasitas : Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang. Praktis : Sistem harus mudah digunakan Fleksibilitas : Sistem harus mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan sistem. Daya telusus : Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang. Daya Audit : Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya. Keamanan : Hanya personil yang berhak mengakses atau diijinkan mengubah data sistem.

4 9 Menurut Mulyadi (2001:19) dalam bukunya "Sistem Akuntansi" mengemukakan tujuan umum penyusunan sistem akuntansi adalah : Untuk menyediakan bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan atas kekayaan perusahaan. 2.3 Unsur- unsur Sistem Informasi Akuntansi Beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam penyusunan Sistem Akuntansi diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sifat dan jenis usaha yang dijalankan perusahaan. 2. Informasi yang dibutuhkan perusahaan dan kapan informasi tersebutdiperlukan. 3. Formulir-formulir, buku-buku yang dibutuhkan agar dapat memenuhi informasi yang diperlukan perusahaan dalam setiap transaksi yang terjadi. Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) adalah: 1. Formulir 2. Catatan yang terdiri dari jurnal 3. Buku besar

5 10 4. Buku pembantu 5. Laporan Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas, dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir Formulir adalah merupakan dokumen untuk merekam terjadinya transaksitransaksi. 2. Jurnal Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan lainnya. 3. Buku Besar Buku besar adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku Pembantu Buku pembantu adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan adalah merupakan hasil akhir akuntansi yang terdiri dari neraca, rugi/laba, perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi,biaya pemasaran, harga pokok penjualan, daftar umur piutang, dan lain-lain.

6 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian, baik barang maupun jasa yang diperlukan oleh perusahaan, mula-mula dari adanya kebutuhan atas barang dan jasa tersebut diterima. Sistem Akuntansi Pembelian berkaitan erat dengan Sistem Akuntansi Persediaan dan Sistem Akuntansi Utang sebagai pelengkap dalam siklus aktivitas pembelian. Penataan yang kurang baik atas Sistem Akuntansi Pembelian, secara tidak langsung akan turut mempengaruhi Sistem Akuntansi Persediaan dan Sistem Akuntansi Utang. Seperti yang dikemukakan oleh : Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2004 : 74) disebutkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah : Sistem informasi akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Menurut James A. Hall (2001:56), disebutkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah "Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ini mengakui kebutuhan untuk pembeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan membentuk akuntansi hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan."

7 12 Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilikan pemasok, menentukan harga yang layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian, serta mengawasi pengiriman barang. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang mutakhir mengenai sumber sumber di mana barang barang diperlukan perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga, mengawasi pelaksanaan kewajiban para pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran sistem informasi akuntansi pembelian yang baik akan meliputi organisasi pembelian, prosedur pembelian dan sistem pencatatan dan pelaporan pembelian. Dari pendapat di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara cara dalam melakukan pembelian, baik barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaan. Aktivitas pembelian pada umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian oleh perusahaan yang membutuhkan suatu barang yang dilanjutkan dengan pemesanan melaui pemasok ketika penerimaan barang, berakhir dengan adanya pembayaran barang dan yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan.

8 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang memadai mengenai barang, harga dan pemasok. Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan. Adapun tujuan dari penyusunan sistem informasi akuntansi pembelian seperti yang dikemukakan La Midjan Dan Azhar Susanto (2000 : 120) adalah : 1) Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2) Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah. 3) Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan yaitu sebagai berikut : Apabila kuantitas barang yang dibeli terlalu banyak akan berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainya terlalu banyak persediaan menanggung risiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang, bunga bank apabila pengadaan barang berasal dari dana bank dan sebagainya. Jika persediaan terlampau sedikit akan mengganggu kontinuitas usaha.

9 Klasifikasi dari Transaksi Pembelian Klasifikasi transaksi pembelian yang mendukung sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Pembelian secara kontan yaitu pembelian dilaksanakan secara cash and carry. Kebiasan yang umum pada waktu sekarang yaitu jangka waktu 1 bulan dianggap kontan. 2. Pembelian secara kredit yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan. 3. Pembelian secara tender yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar bagi perusahaan. 4. Pembelian dengan cara import yaitu pembelian yang menggunakan prosedur import dengan memanfaatkan Letter of Credit (L/C). 5. Pembelian di pasar berjangka atau future trading, yaitu pembelian atas barang barang yang telah memiliki standar kualitas yang ditawarkan di pasar berjangka antara lain di pasar dunia. 6. Pembelian secara komisi atau konsinyasi yaitu pembelian barang bersifat titipan, Atas barang barang yang terjual yang kemudian dibayar. 7. Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu cara pembelian di mana harga dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank. 8. Pembelian kontrak yaitu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak hak dan kewajiban masing masing pihak. Pembelian ini dapat dilaksanakan apabilka ada penjualan secara kontrak.

10 PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN Sistem pengendalian intern telah dikembangkan secara alamiah yaitu melalui pengalaman dan secara naluriah yang banyak diketemukan para pengusaha yang tradisional berusaha mengembangkan sistem pengendalian intern dalam mengamankan hartanya, disamping itu juga dikembangkan secara ilmiah. Sistem Pengendalian Intern menuut AICPA (Ameican Institute Certified Public Accountant) adalah sebagai berikut: Meliputi struktur organisasi dan segala caa-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling mengkoordinasikan yang dimaksud untuk mengamankan menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan. Dapat disimpulkan, bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah: 1. mengamankan harta perusahaan 2. menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan 3. meningkatkan efisiensi operasi perusahaan 4. ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.

11 16 Mengamankan harta perusahaan Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan, dan lainlain. Baik secara fisik maupun secara administratif. Misalnya kenaikan barang dalam pembellian yang dilaksanakan oleh bagian pembelian dikarenakan adanya komisi membuat laporan penerimaan barang oleh bagian penerimaan barang, yang tidak sesuai dengan keadaan fisik barang sebenarnya. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut, maka perlu merancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah terjadinya kecurangan. Misalnya diciptakannya sistem perencanaan pembelian dan persediaan disamping prosedur yang memadai untuk mengendalikan kemungkinan kenaikan harga barang melalui pembelian. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan Catatan akuntansi harus terus menerus diuji coba agar kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji coba, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang menyangkut suatu transaksi keuangan, misalnya transaksi pembayaran utang, catatan-catatan berbagai bagian yang menangani transaksi tersebut harus dapat saing menguji antara lain antara catatan petugas kas dengan catatan bagian akuntansi dan catatan bagian utang.

12 17 Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur baik mengendalikan biaya, yaitu dengan menyusun budget, biaya standar akan menjadi alat yang efektif untuk mengandalikan biaya dengan tujuan akhir menciptakan efisiensi. Kebijaksanaan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, juga merupakan alat pengendalian yang penting di dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan perusahaan dapat mengendaliakan berbagai aktivitas perusahaan khususnya pengeluaran antara lain biaya dan penerimaan antara lain dari pendapatan UNSUR-UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INTERN Unsur-unsur yang menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut: 1. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan fungsi (segregation of function) dan pekejaan yang tepat. Fungsi-fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1. Fungsi penguasaan/operasi. 2. Fungsi pencatatan 3. Fungsi penyimpanan 4. Fungsi pengawasan Pemisahan fungsi merupakan dasar terciptanya sistem pengendaian intern. Penggabungan fugsi memperlemah sistem pengendalian intern, mlahan akan mengundang terciptanya fraud (penyelewengan). Adanya pemisahan fungsi,

13 18 berbagai bagian hanya akan melaksanakan fungsinya sesuai wewenang dan tanggung jawab atas kegiatan pembeian, dan wewenang pembelian hanyadapat dilaksanakan atas dasar permintaan bagian lain di luar bagian pembelian. Selain pemisahan fungsi, perlu pula dipisahkan adalah pekerjaannya. Penggabungan pekerjaan dalam arti berbagai pekerjaan bertumpuk disatu tangan akan menghilangkan ketelitian atas hasil pekerjaan tersebut. Bentuk-bentuk penggabungan fungsi Ada tiga jenis bentuk penggabungan fungsi, yaitu: 1. Penggabungan fungsi secara horizontal terjadinya penggabungan fungsi secara garis mendatar, misalnya yang memegang fungsi penguasaan uang kas. Juga memegang fungsi penguasaan persoalan yang ada digudang, yang memegang fungsi pencatatan atas uang kas juga meaksanakan kegiatan pencatatan ayas persediaan barang digudang. 2. Penggabungan fungsi secara diagonal yaitu apabila selain memegang suatu fungsi juga memegang fungsi lainnya tetapi tidak pada gais yang mendatar. Misalnya, yang memegang fugsi pencatatan atas uang kas juga memegang fungsi penyimpanan atas persediaan di gudang. 3. Penggabungan fungsi secara vertikal yaitu penggabungan atas berbagai fungsi dalam suatu transaksi yang sama dan berurutan terutama apabila keseluruhan fungsi tersebutberada pada satu tangan. Misalnya, selain memegang fungsi penguasaan, fungsi penyimpanan juga fungsi pencatatan. Penggabungan fungsi secara demikian yang berbahaya.

14 19 Sistem Pemberian Wewenang dan Prosedur Pencatatan Salah satu cara untuk pengendalian harta, utang, pendapatan dan biaya adalah melalui pemberian wewenang sampai batas-batas kewajaan yang telah ditetapkan. Semua pejabat yang berada pada struktur oganisasi, khususnya yang memegang fungsi penguasaan, hanya dapat melaksanakan wewenang yang menyangkut pengelolaan kekayaan perusahaan pendapatan dan biaya sesuai fungsinya. Unsur pelaksanaan yang wajar (praktek yang sehat) Pemisahan fungsi diantara berbagai petugas tersebut sering ada penghalang yang ketat dan kaku yang menghambat berbagai transaksi. Agar dapat diharapkan setiap petugas yang terlibat dalam sistem dan prosedur sebaik mungkin, perlu kiranya bagi mereka ditumbuhkan perasaan turut memiliki yang pada akhirnya mendorong mereka memiliki perasaan turut berpartisipasi, rasa turut bertanggungjawab dan rasa turut memelihara. Hal ini akan dicapai apabila setiap pekerja merasa tergantung kehidupannya dan masa depannya pada perusahaan dimana mereka bekerja. Unsur kualitas pegawai Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila petugas pelaksanaan memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas yang sesuai dengan tugasnya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka calon pegawai harus diseleksi dengan seksama untuk menjaga bahwa hanya

15 20 orang-orang yang cocok saja bisa diterima dan dipekerjakan pada bidang pekerjaan tertentu. Adanya suatu bagian pengawasan intern (Internal Auditing) Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan peusahaan juga untuk meniai apakah sistem dan prosedur yang sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan intern sangat penting peranannya sebab tugasnya sedapat mungkin mencegah adanya kemungkinan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan lainnya dengan tindakan pengawasan yang dilakukan secara terus menerus baik melalui laporan maupun pemeiksaan fisik. Kedudukan bagian pengawasan intern di dalam organisasi suatu perusahaan dapat berbentuk staf atau suatu bagian fungsional. Berbentuk staf terutama apabila pimpinan merasa perlu adanya kekuasaan penuh dalam menegakkan kewibawaan pengawasan disebabkan bagian ini tidak berhubungan secara langsung dengan bagian lainnya. Bentuk ini sebaiknya dilaksanakan pada tahapan dimana sistem pengendalian intern belum berjalan secara penuh. Tetapi apabila sistem pengendalian intern telah berjalan dengan baik, sebaiknya bagian pengawasan intern berada pada bagian fungsional, berada sejajar dengan bagian lainnya.

16 Prosedur Pembelian Adapun prosedur dalam pembelian secara kredit di dalam praktek dapat diuraikan secara naratif, antara lain: 1. Bagian gudang dalam perusahaan. Berdasarkan kebutuhan mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian (purchase requitition), SPP tersebut dibuat rangkap dua, setelah dicatat pada buku surat permintaan pembelian yang dibuka, kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli, dikirim ke bagian pembelian Tembusan sebagai arsip pada bagian yang memesan 2. Bagian pembelian setelah menerima SPP (surat permintaan pembelian) kemudian dicatat pada buku surat permintaan yang diterima. Apabila barang yang diminta tersebut belum ada pada daftar langganan, kemudian bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran (Purchase for quotation), yang berisi : a. Nama, jenis, tipe, banyak, harga, dan kualitas barang yang diminta. b. Syarat penyerahan dan barang yang diinginkan pemasok. c. Tanggal paling lambat barang diterima, dalam rangkap dua, kemudian dibagikan sebagai berikut : Asli dikirim kepada calon leveransir/vendor/pemasok Tembusan sebagai arsip pada bagian pembelian Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku surat permintaan penawaran yang dikeluarkan. Apabila dari pemasok diterima

17 22 jawabannya, bagian pembelian dicatat pada daftar langganan baru dan daftar harga sebelum dipesan. Apabila atas barang yang diminta tersebut telah ada pada daftar pemasok dan daftar harga bagian pembelian selanjutnya membuka surat pesanan pembelian yang berisi : a. Nama dan alamat pemasok. b. Nama, jenis, banyak dan kualitas barang yang diminta. c. Tanggal paling lambat barang tersebut diterima. d. Syarat pembayaran dan penerimaan barang, dibuat rangkap 4 kemudian order pembelian didistribusikan setelah dicatat dalam buku order pembelian yang dikeluarkan, sebagai berikut : Asli dikirim ke vendor/pemasok. Tembusan pertama dikirim ke bagian Gudang. Tembusan kedua dikirim ke bagian penerimaan. Tembusan ketiga sebagai arsip bagian pembelian. Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang tersebut. 3. Apabila barang tiba dari pemasok bersama sama dengan Surat Pengantar Barang (SPB) dalam rangkap dua, barang tersebut oleh bagian penerimaan diperiksa, antara lain : a. Kuantitas barang b. Kualitas barang

18 23 c. Tanggal ketepatan tibanya barang, apabila terdapat kesesuaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan SPB, dibuatkan laporan penerimaan barang (receiving report) dalam rangkap lima, kemudian SPB ditandatangani oleh bagian penerimaan dan lembar ke dua diserahkan ke vendor dan didistribusikan sebagai berikut : Asli dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan barang yang dipesan telah tiba. Tembusan 1, dikirim ke bagian yang memerlukan barang tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta telah ada. Tembusan 2, dikirim kebagian akuntansi. Tembusan 3, dikirim ke gudang bersama barang. Tembusan 4, sebagai arsip pada bagian penerimaan. Bagian gudang setelah mengadakan pengecekan dan menyimpan barang tersebut kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang mengenai kuantitas yang seterusnya akan diarsipkan oleh bagian LPB. 4. Apabila faktur (invoice) dalam rangkap empat diterima oleh bagian pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan SOP dan LPB kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli dikirim ke bagian akuntansi umum untuk diperiksa, kemudian dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya dicatat ke buku besar : 1. Debet Persediaan. 2. Kredit Hutang.

19 24 Tembusan 1, dikirim ke bagian akuntansi ( hutang ) untuk dicatat pada kartu hutang vendor yang bersangkutan. Tembusan 2, dikirim ke bagian akuntansi ( persediaan kantor ) untuk dicatat dalam kartu persediaan kantor. Siklus pengeluaran memproses transaksi pembelian barang, namun jika jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi ini tergantung pada metode yang digunakan untuk akuntansi persediaan, yaitu metode periodik dan perpetual. Dengan metode periodik, perusahaan tidak menyelenggarakan catatan yang menggambarkan perubahan persediaan dari waktu ke waktu. Catatan yang diselenggarakan adalah catatan untuk menampung transaksi pembelian barang dagangan, catatan ini diberi nama Rekening pembelian. Dalam hal ini, perusahaan menentukan persediaan awal dan persediaan akhir dengan melakukan penghitungan fisik persediaan. Secara periodik perusahaan juga menghitung harga pokok penjualan dari saldo awal dan saldo akhir periode dan saldo rekening pembelian. Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian adalah : Dr Pembelian Rp XX Cr Utang Dagang Rp XX Dalam metode perpetual, perusahaan menyelenggarakan catatan yang menampung transaksi mutasi persediaan. Dengan catatan, posisi persediaan dapat diketahui setiap saat, karena dengan digunakannya komputer untuk mengolah data akuntansi, kendala yang dihadapi pada masa lalu dapat dieliminasi, sehingga aktivitas pencatatan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, serta menghasilkan berbagai informasi yang penting untuk pengendalian perusahaan. Jika perusahaan

20 25 membeli barang, maka pembelian ini akan dicatat dalam rekening persediaan barang, sehingga otomatis menambah kuantitas dan menambah kas. Pencatatan dalam jurnal dilakukan sebagai berikut : Dr Persediaan Barang dagangan Rp. XX Cr Utang Dagang Rp. XX