BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Lembaga Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya merupakan sebuah perangkat dengan satu kesatuan sistematis dari sebuah alat kelengkapan organisasi yang ada di dalamnya yang memiliki pengelolaan sesuai dangan ranah kerjanya. Sebuah lembaga kemahasiswaan dikatakan baik apabila adanya komunikasi dan kerjasama antar lembaga yang ada didalamnya sehingga terciptanya tujuan bersama sesuai dengan harapan seluruh mahasiswa Poltekkes Kemenkes Surabaya. Dinamisasi lembaga mahasiswa yang ada saat ini harus memiliki dasar-dasar dalam menjalankan kegiatannya karena dalam berorganisasi tidak lepas dari unsur birokrasi dan administrasi, oleh karenanya untuk menciptakan iklim organisasi yang kondusif dan efektif, perlu adanya sebuar aturan yang sistematis dan mengikat, sehingga teciptanya sebuah birokrasi kampus yang ideal dan sinergis. Undang-Undang Administrasi merupakan cara yang tepat untuk mengawasi, mengatur dan mengontrol alur administrasi seluruh lembaga kemahasiswaan yang ada di lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya. Undang-Undang ini diharapkan mampu menjadi dasar bagi seluruh lembaga kemahasiswaan dalam melakukan kegiatan administrasi dan birokrasi. B. Identifikasi Masalah Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 155 /u/1998. Tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi Pasal 1 Ayat 5. Undang-Undang Administrasi merupakan unsur terpenting dalam berorganisasi.

2 C. Tujuan Untuk memperlancar dan menertibkan alur administrasi dan birokrasi setiap Lembaga Kemahasiswaan. D. Manfaat Sebagai Pedoman dalam kegiatan dalam administrasi dan birokrasi Lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya.

3 BAB II NASKAH RANCANGAN UNDANG-UNDANG A. Dasar dalam Pembuatan Undang-undang Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 155 /u/1998. Tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi Pasal 1 Ayat 5. B. Isi (Terlampir) yang meliputi : Ketentuan Umum Bentuk Format

4 BAB III PENUTUP Demikianlah naskah ini kami buat dengan sebaik-baiknya, dengan harapan Rancangan Undang-undang ini dapat menjadi Undang-undang yang sah di Lembaga Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya. Dan kami mengharapkan agar undang-undang ini dapat menjadi pedoman bagi lembaga Kemahasiswaan yang ada di kampus Poltekkes Kemenkes Surabaya dalam melaksanakan kegiatan birokrasi dan administarsi. Surabaya, Desember 2016 Presiden BEM Poltekkes Kemenkes Surabaya Anggit Ananda Solichin NIM. P

5 UNDANG-UNDANG ADMINISTRASI BAB 1 KETENTUAN UMUM Pasal 1 Ruang Lingkup Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan : 1. Bahwa seluruh lembaga kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya adalah seluruh lembaga kemahasiswaan yang diakui keberadaannya secara sah di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya 2. Undang-undang administrasi adalah Undang-undang yang mengatur dan menetapkan tata cara administrasi mulai dari Alur, Pembuatan, Penerbitan, Pengelolaan, dan Dokumentasi Administrasi lembaga kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya 3. Administrasi di kelola mulai dari tanggal dilantik pengurus sampai dengan tanggal domisioner 4. Penanggungjawab administrasi adalah pengurus yang diserahi tanggungjawab tehadap pengelolaan administrasi 5. Dokumen adalah data, catatan dan atau keterangan yang berkaitan dengan pengelolaan dan tanggungjawab administrasi lembaga, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun 6. Administrasi meliputi administrasi keluar dan administrasi masuk 7. Sistem Pengendalian Internal Adminitrasi Lembaga Kemahasiswaan diatur lebih lanjut dalam AD / ART masing-masing Lembaga Kemahasiswaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya 8. Dalam pelaporan LPJ dan SPJ dilakukan secara perbulan,per triwulan,dua triwulan,per tahun,dan satu periode. 9. Dilaporkan dengan rekapan LPJ dan SPJ diakhir periode kepengurusan.

6 Pasal 2 Ketentuan Umum 1. Semua jenis admnistrasi tertulis, dicetak dengan huruf Times New Roman atau Arial Narrow dan Tahoma 2. Menggunakan ukuran huruf Menggunakan 1,5 spasi 4. Untuk proposal dan LPJ dan SPJ kegiatan menggunakan kertas A4 sedangkan untuk surat-surat dapat menggunakan kertas A4 dan kertas HVS atau F5 dan untuk pembatas lampiran menggunakan kertas A4 berwarna merah/biru 5. Lambang sebelah kiri merupakan lambang institusi yang menaungi sedangkan lambang sebelah kanan merupakan lambang Lembaga Kemahasiswaan yang dinaungi

7 Pasal 3 Alur Administrasi ALUR ADMINISTRSI POLTEKKES KEMENKES SURABAYA Direktur Pudir III ADAK Presiden / Wa.Presiden BEM Kemahasiswaan Masing-masing Kampus Kementerian Sekretaris Kabinet Kementerian Keuangan Menteri Kementerian Staf Ahli Hima Masingmasing Kampus UKM_BEM Pelaksana Kegiatan Seluruh Mahasiswa Keterangan: Garis hitam lurus menjelaskan alur administrasi Lembaga Kemahasiswaan Garis hitam putus-putus menjelaskan alur administrasi diluar Lembaga Kemahasiswaan

8 BAB II BENTUK ADMINISTRASI Pasal 4 Bentuk bentuk administrasi meliputi : 1. Surat 2. Amplop 3. Proposal Kegiatan 4. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan 5. RAPBLK 6. Dokumentasi BAB III SURAT Pasal 5 Definisi Surat adalah kertas yang berisikan berbagai isi secara tertulis yang dikeluarkan oleh Lembaga Kemahasiswaan yang bertujuan untuk memberikan sebuah informasi. BAB IV JENIS SURAT DAN KEGUNAANNYA Pasal 6 1. Surat Undangan (UN), digunakan untuk memohon pihak lain untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan pada waktu dan tempat tertentu 2. Surat Peringatan (SP), digunakan untuk memberi peringatan kepada pihak lain karena telah melakukan hal tertentu

9 3. Surat Pengumuman (PG), digunakan untuk memberikan pengumuman atau informasi kepada banyak orang atau banyak pihak 4. Surat Edaran(SER), digunakan untuk memberikan pengumuman atau informasi kepada banyak orang atau banyak pihak namun lebih spesifik 5. Surat Pengantar(PN), digunakan mengantarkan sesuatu hal kepada pihak lain baik berupa barang maupun uang 6. Surat Keterangan(SKT), digunakan untuk memberikan keterangan tentang suatu hal yang diminta oleh pribadi untuk kepentingan dirinya 7. Surat Rekomendasi (SR), digunakan untuk memberikan rekomendasi kepada suatu pihak 8. Surat Pernyataan (SPT), digunakan untk memberikan suatu pernyataan suatu pihak ke pihak tertentu 9. Surat Permohonan (SN), digunakan untuk mengajukan berbagai macam permohonan dari suatu pihak ke pihak tertentu 10. Surat Pengabulan (SL), digunakan untuk memberikan jawaban atas permohonan pihak lain yang berisi pengabulan atau persetujuan. 11. Surat Pengunduran Diri(SPD), digunakan untuk memberikan pernyataan oleh suatu pihak untuk memberikan keterangan bahwa berhenti dari jabatan atau sesuatu hal lain 12. Surat Pemberhentian(SPN), digunakan untuk untuk menetapkan bahwa suatu pihak diberhentikan dari jabatannya atau sesuatu hal lain. 13. Surat Tugas (ST), digunakan untuk memberikan suatu tugas kepada suau pihak tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu 14. Surat Keputusan (SK), digunakan untuk menetapkan / memutuskan suatu hal BAB V BAGIAN SURAT DAN PENULISANNYA Pasal 7 Bagian surat dan penulisannya wajib diterapkan di seluruh lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya

10 Pasal 8 Kepala Surat 1. Mencantukan nama dan logo institusi yaitu POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA 2. Mencantumkan nama dengan huruf kapital dan bold dan logo lembaga kemahasiswaan yang menerbitkan surat 3. Mencantumkan alamat lengkap, jalan, no. kabupaten, no.telp, no.fax, website, , menggunakan 2 garis pembatas, ukuran 1.5 dan Bentuk logo lembaga kemahasiswaan selanjutnya diatur masing-masing menurut AD/ART lembaga kemahasiswaan Pasal 9 Penomoran Surat 1. Ditulis Nomor atau disingkat No diikuti titik dua 2. Penomoran surat menggunakan angka dan huruf 3. Penomoran berlaku satu periode kepengurusan Format : NO : UN.03.A/1.1/01/2016 Mempunyai 6 bagian dalam penomoron surat yaitu : A. Tipe Surat dan kode nya Surat Undangan (UN), Surat Peringatan (SP) Surat Pengumuman (PG) Surat Edaran (SER) Surat Pengantar (PN) Surat Keterangan (SKT) Surat Rekomendasi (SR) Surat Pernyataan (SPT) Surat Permohonan (SN) Surat Pengabulan (SL)

11 Surat Pengunduran Diri (SPD) Surat Pemberhentian (SPN) Surat Tugas (ST), Surat Keputusan (SK) B. Nomor Kode ORMAWA C. Kode Surat : Untuk lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya menggunakan kode A Untuk luar Poltekkes Kemenkes Surabaya menggunakan kode B Surat keputusan, rekomendasi dan surat yang langsung dikeluarkan oleh pimpinan lembaga menggunakan kode C D. Nomor Kode Jabatan yang bertanggung jawab E. Nomor surat yang dibuat F. Tahun Pembuatan Surat

12 Pasal 10 Lampiran Surat 1. Lampiran ditulis lampiran atau dapat disingkat Lamp diikuti titik dua 2. Bila tidak ada lampiran surat maka pada format surat tidak ditulis Lampiran atau Lamp 3. Lampiran ditulis lembar jika lampiran berbentuk kertas lembaran dan jumlahnya ditulis sesuai jumlah lembaran yang dilampirkan 4. Lampiran ditulis bendel jika berbentuk satu jilid buku yang dilampirkan 5. Lampiran ditulis Berkas jika berbentuk kumpulan berbagai macam file 6. Pada lembar lampiran disertai nomer surat tanggal dan perihal Pasal 11 Penulisan Perihal 1. Ditulis Perihal atau disingkat Hal diikuti titik dua 2. Perihal Ditulis secara singkat, padat dan jelas sesuai maksud dan tujuan serta isi 3. Ditulis tebal (Bold) Pasal 12 Penulisan Tempat, Tanggal 1. Tanggal menggunakan Format Tempat, Tanggal Bulan Tahun 2. Tempat ditulis dengan huruf, tanggal dengan angka sebanyak 2 digit, bulan dengan huruf, tahun dengan angka se banyak 4 digit. 3. Diletakkan sejajar dengan nomor surat atau diletakkan di akhir kepala pengesahan Pasal 13 Alamat

13 1. Semua Alamat diawali dengan Yang Ter Hormat yang selanjutny disingkat Yth dan diikuti tanda titik 2. Didahulukan mencantumkan nama, jabatan kemudian nama institusi kemudian Alamat lengkap/kota atau cukup di tulis di tempat Pasal 14 Isi Surat 1. Isi harus sesuai dengan perihal yang ditulis 2. Ditulis secara jelas maksud dan tujuan 3. Terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup Pasal 15 Pengesahan 1. Diawali dengan kepala pengesahan yang ditulis rata tengah di sebelah kanan 2. Kepala pengesahan ditulis secara berurutan yang terdiri dari Institusi dan lembaga kemahasiswaan. 3. Penandatanganan diletakkan diantara nama jabatan yang berada di atas dan nama terang digaris bawahi yang diikuti NIM/NIP/ sejenisnya 4. Jenis penandatangan dapat berupa pelaksana, mengetahui, menyetujui. 5. Ditulis tebal (Bold) 6. Diberi Cap Basah disebelah kiri tanda tangan 7. Bentuk Cap selanjutnya diatur masing-masing dalam AD/ART masing-masing Lembaga Kemahasiswaan Pasal 16 Tembusan 1. Ditulis Tembusan diikuti titik dua 2. Menggunakan Numbering dalam penulisannya jika lebih dari satu 3. Ditulis Tebal (Bold)

14 BAB V FORMAT SURAT Pasal 17 Ayat 1 Surat Undangan

15 .Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Undangan Yth... Di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

16 Ayat 2 Surat Peringatan.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Peringatan Yth... Di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

17 Ayat 3 Surat Pengumuman.Kepala Surat... PENGUMUMAN No : Tentang. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup. Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

18 Ayat 4 Surat Edaran.Kepala Surat... SURAT EDARAN No : Tentang. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

19 Ayat 5 Surat Pengantar.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Yth,.. Di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

20 Ayat 6 Surat Keterangan.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Keterangan.. Pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan.. Nama :.. Tempat, tanggal lahir :. Alamat :. Pejelasan umum. Klausal Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

21 Ayat 7 Surat Rekomendasi.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Rekomendasi Yth,.. di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

22 Ayat 8 Surat Pernyataan.Kepala Surat... SURAT PERNYATAAN No : Tentang. Yang memberi pernyataan.. Pernyataan Paragraf Penutup.. Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

23 Ayat 9 Surat Permohonan.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Permohonan Yth,.. di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

24 Ayat 10 Surat Pengabulan.Kepala Surat... No : Tempat, Tanggal Lamp : Hal : Pengabulan Yth,.. di.. Paragraf pembuka... Paragraf Isi Paragraf Penutup Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

25 Ayat 11 Surat Pengunduran Diri Hal: Pengunduran Diri Yth,.. di.. Yang membuat pengunduran diri.. Pernyataan pengunduran diri. Paragraf Penutup Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Yang mengundurkan diri Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

26 Ayat 12 Surat Pemberhentian.Kepala Surat... PEMBERHENTIAN No : Pernyataan kesungguhan pihak yang memberhentikan Nama :.. Tempat, tanggal lahir :. Alamat :. Pejelasan tentang sifat dan alassan pemberhentian Klausal Penutup.. Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

27 Ayat 13 Surat Tugas.Kepala Surat... SURAT TUGAS No : Yang memberi Tugas Yang diberi Tugas Tugas yang diberikan Klausal Penutup.... Tempat, Tanggal Kepala Pengesahan Jabatan Tembusan: Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

28 Ayat 14 Surat Keputusan.Kepala Surat... SURAT KEPUTUSAN No : T e n t a n g... Menimbang : Mengingat : Memperhatikan : M E M U T U S K A N PERTAMA :... KEDUA :... Diterapkan di :... Tanggal :... Pemberi Keputusan

29 BAB VI AMPLOP Pasal 18 Definisi Amplop adalah sebuah tempat untuk memasukkan surat Pasal 19 Bagian Amplop dan Penulisannya Bagian amplop yang diterapkan diseluruh lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya disamakan penulisannya Pasal 20 Kepala amplop 1. Mencantukan nama dan logo institusi yaitu POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA 2. Mencantumkan nama dan logo lembaga kemahasiswaan penerbit surat 3. Mencantumkan alamat lengkap, jalan, no, kabupaten, no telp,no fax, website, , Menggunakan 2 garis pembatas ukuran 1,5 dan 2,5 4. Bentuk selanjutnya diatur masing-masing menurut AD/ART lembaga kemahasiswaan.

30 Pasal 21 Alamat 1. Semua Alamat diawali dengan Yang Ter Hormat yang selanjutnya disingkat Yth dan diikuti tanda titik 2. Didahulukan mencantumkan nama, jabatan kemudian nama institusi kemudian Alamat lengkap/kota atau cukup di tulis di tempat BAB VII FORMAT AMPLOP Pasal 22.Kepala Surat... No : Yth.... di tempat.

31 BAB VIII PROPOSAL Pasal 23 Definisi Proposal kegiatan merupakan rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terperinci untuk suatu kegiatan Pasal 24 Sistematika Penulisan Proposal Dalam penulisan proposal kegiatan, poin-poin yang harus ada dalam proposal antara lain : A. Halaman Judul Halaman judul merupakan lembar tersendiri, memuat : 1. Judul kegiatan yang diajukan Dibuat singkat, jelas dan harus dapat mengambarkan kegiatan yang akan dilaksanakan 2. Kementerian yang melaksanakan kegiatan 3. Lambang POLTEKKES atau kegiatan yang diajukan. B. Latar Belakang Berisi hal-hal yang melatarbelakangi keinginan/daya dorong untuk melaksanakan kegiatan yang diajukan. C. Nama Kegiatan Nama kegiatan yang diajukan disajikan secara menarik untuk publikasi. D. Tema Kegiatan Materi yang diangkat dalam pelaksanaan kegiatan. E. Tujuan Kegiatan Hal yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. F. Landasan Kegiatan Hal yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang diajukan. G. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

32 Harus dijelaskan waktu dan tempat dilaksanakannya kegiatan secara tepat dan jelas. H. Sasaran Kegiatan Objek yang menjadi sasaran dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. I. Susunan Panitia Pelaksana dari kegiatan yang diajukan. J. Susunan Acara Pelaksanaan dari kegiatan yang diajukan. K. Rancangan Anggaran Biaya Rancangan perkiraan pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan yang diajukan. Format anggaran terdiri atas, nomor urut, kebutuhan seksi, volume dan jumlah. L. Penutup Kata penutup dari proposal yang diajukan. M. Pengesahan Bagian pengesahan diletakkan di lembar tersendiri yang berisi : Tanggal pengesahan Instansi pelaksana kegiatan Pengesahan N. Lampiran-lampiran Keterangan lain yang perlu untuk dilampirkan dalam pembuatan proposal.

33 Pasal 25 Format Proposal COVER KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. DASAR HUKUM 1. Undang-undang Nomor : 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. 2. Undang-undang Nomor : 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi. 4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : HK Tahun 2004 Tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Jenjang Pendidikan Tinggi Pendididikan Tenaga Kesehatan. 5. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 890/Menkes/PER/VIII/2007 tanggal 2 Agustus 2007 tentang Organisasi dan Tata kerja Politeknik Kesehatan. 6. SK Direktur Poltekkes Kemenkes Surabaya. 7. Surat keputusan pimpinan lembaga ( presiden/ketua HMJ/HMPS dan UKM) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya Nomor :... Tentang susunan kepanitiaan ( BEM/HMJ/HMPS) Periode... c. Tujuan umum dan khusus II. PELAKSANA KEGIATAN A. NAMA KEGIATAN B. TEMA KEGIATAN C. BENTUK KEGIATAN D. SASARAN KEGIATAN

34 E. WAKTU DAN TEMPAT F. RENCANA ANGGARAN DANA G. SUSUNAN ACARA H. SUSUNAN KEPANITIAAN

35 III. PENUTUP Presiden BEM/kahima/ketua UKM Poltekkes Kemenkes Surabaya Ketua Pelaksana A NIM. P27 NIM.P278.. Mengetahui, Pudir III Bidang Kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya Lembunai Tat Alberta, SKM.,M.Kes NIP Menyetujui, Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya drg. Bambang Hadi Sugito, M.Kes NIP

36 BAB IX LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) Pasal 26 Definisi Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disingkat LPJ merupakan pelaporan suatu kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh lembaga kemahasiswaan Pasal 27 Sistematika Penulisan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan, poin-poin yang harus ada di dalamnya adalah : A. Halaman Judul, memuat : 1. Judul LPJ yang diajukan, dibuat singkat dan jelas. 2. Lambang ORMAWA Poltekkes Kemenkes Surabaya 3. Instansi yang melaksanakan B. Latar Belakang Berisi hal-hal yang melatarbelakangi keinginan/daya dorong untuk melaksanakan kegiatan yang diajukan. C. Nama Kegiatan Nama kegiatan yang telah dilaksanakan. D. Tema Kegiatan Tema dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Merupakan materi yang diangkat dalam pelaksanaan kegiatan E. Tujuan Kegiatan Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. F. Landasan Kegiatan Landasan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. G. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Harus sesuai dengan keadaan yang telah dilaksanakan.

37 H. Sasaran Kegiatan Objek yang menjadi sasaran dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. I. Susunan Panitia Pelaksana dari kegiatan yang telah dilaksanakan. J. Susunan Acara Pelaksanaan dari kegiatan yang telah dilaksanakan. K. Laporan Pelaksanaan, mencakup: 1. Hasil kegiatan Berisi hasil kegiatan yang telah dicapai, yang harus dirinci secara jelas. 2. Kendala Berisi kendala yang dihadapi selama persiapan, saat berlangsungnya kegiatan sampai dalam pelaporan kegiatan. L. Realisasi Biaya Anggaran yang telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam penyusunannya : 1. Harus disusun dengan perincian yang tepat dan jelas. 2. Tidak ada pencantuman anggaran lain-lain. M. Penutup Penutup dari laporan pertanggungjawaban kegiatan yang telah dilaksanakan. N. Pengesahan Lembar tersendiri, berisi: 1. Tanggal pengesahan 2. Instansi pelaksana kegiatan 3. Pengesahan O. Lampiran-lampiran Halaman tambahan keterangan lain yang wajib dan perlu untuk dilampirkan dalam pembuatan LPJ seperti: Nota-nota dari anggaran yang telah digunakan

38 KETERANGAN 1 = NAMA TOKO 2 = TANGGAL PEMBELIAN 3 = RINCIAN BELANJA 4 = STEMPEL BASAH 5 = TTD PENJUAL DAN NAMA TERANG Apabila poin 4 tidak terpenuhi, maka harus ada poin 1 Apabila poin 1 tidak terpenuhi, maka harus ada poin 4 Poin 2 harus ada

39 Daftar hadir peserta kegiatan Foto-foto pelaksanaan kegiatan Keterangan lain yang dapat dilampirkan (tidak wajib) : a. Sertifikat b. Poster Pasal 28 Format Laporan Pertanggungjawaban COVER KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I I. Latar Belakang II. Tujuan Kegiatan Tujuan Umum Tujuan Khusus BAB II 2.1 Pembentukan Panitia 2.2 Rapat Persiapan 2.3 Rencana Peserta 2.4 Rencana Waktu dan Tempat Pelaksanaan 2.5 Rencana Anggaran Dana BAB III 3.1 Persiapan Panitia 3.2 Registrasi 3.3 Acara BAB IV 4.1 Evaluasi Kepanitiaan 4.2 Hasil

40 PENUTUP LAMPIRAN Pasal 29 Warna Cover Laporan Pertanggungjawaban 1. BEM atau Badan Eksekutif Mahasiswa menggunakan warna putih 2. HMJ atau HMPS menggunakan warna biru 3. UKM atau Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan warna kuning Pasal 30 Pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban Pengumpulan laporan pertanggungjawaban selambat-lambatnya dikumpulkan satu bulan setelah serah terima jabatan Lembaga Kemahasiswaan

41 BAB X Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBLK) Pasal 31 Definisi Rencana anggaran pendapatan dan belanja yang selanjutnya disingkat RAPBLK merupakan Rencana keuangan tahunan lembaga kemahasiswaan yang disetujui menteri keuangan bem poltekkes kemenkes surabaya Pasal 32 Sistematika Penulisan RAPBLK Dalam pembuatan RAPBLK, poin-poin yang harus ada di dalamnya adalah : A. Halaman Judul, memuat : 1. Judul RAPBLK yang diajukan, dibuat singkat dan jelas. 2. Lambang ormawa 3. Instansi yang melaksanakan B. Pengesahan Lembar tersendiri, berisi: 1. Tanggal pengesahan 2. Instansi pelaksana kegiatan 3. Pengesahan C. Forcasting D. Rincian RAPBLK Rincian berisi : RENCANA ANGGARAN PENDAAPATAN DAN BELANJA LEMBAGA KEMAHASISWAAN (ORGANISASI MAHASISWA) POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA PERIODE (TAHUN) NAMA KEGIATAN RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN (BULAN DAN MINGGU) RINCIAN NO A. BELANJA BARANG ( perlengkapan dan konsumsi ) B. BELANJA BARANG NON OPERASIONAL VOL KEGIATAN HARGA SATUAN JUMLAH

42 LAINNYA ( honor jasa, honor pemateri, dll ) C BELANJA SEWA ( sewa tempat, sewa alat dll ) D. BELANJA PERJALANAN LAINNYA ( transport) JUMLAH Satuan RAPBLK OJ = Orang/jam OH = Orang/ hari OB = Orang / Bulan OT = Orang/ tahun OP = Orang / Paket OK = Orang/ kegiatan OR = Orang / Respondent Oter = Orang/terbitan

43 BAB XI DOKUMENTASI Pasal 33 Definisi Dokumentasi adalah sesuatu yang tertulis, tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Pasal 34 Jenis Dokumentasi Jenis-jenis Dokumentasi 1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan dan berupa tulisan. 2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara 3. Dokumentasi Audio Visual berupa Video.

44 BAB XI KETENTUAN PERALIHAN Pasal 35 Perubahan menyangkut penjelasan subtansi pasal yang masih rancu dan penambahan sub pasal dilakukan dengan melakukan revisi sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam AD/ART BEM Poltekkes Kemenkes Surabaya.

45 BAB XIII SANKSI Pasal 36 SP 1 Surat peringatan pertama diberikan apabila ketentuan/kesepakatan bersama tidak dipenuhi hingga melampaui batas waktu tujuh hari SP 2 Surat peringatan ke dua diberikan apabila SP 1 tidak dipenuhi dan tidak dilaksanakan hingga batas waktu tujuh hari setelah SP 1 dikeluarkan SP 3 Surat peringatan ke tiga berupa: a. Surat Demisioner dikeluarkan apabila Ormawa yang bersangkutan tidak memenuhi ketentuan/kesepakatan batas waktu serah terima jabatan b. Surat Peringatan tentang pembekuan dana apabila Ormawa bersangkutan tidak memenuhi ketentuan/kesepakatan batas waktu penyerahan Pelaporan Pertanggungjawaban

46 BAB XIV KETENTUAN PENUTUP Pasal 37 Pada saat berlakunya Undang-undang ini, maka : 1 Peraturan yang ada, sepanjang tidak diatur dalam Undang-undang ini dinyatakan tidak berlaku lagi. 2 Peraturan yang bertentangan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 38 Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.