BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Tahapan Justification Dalam tahap ju stificatio n ini, akan dilakukan busin ess case assessm ent yang berarti alasan ataupun latar belakang mengapa rancangan busin ess intelligence ini harus dibuat dan dit erapkan dalam perusahaan. Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah Business Drivers Berikut beberapa hal yang menjadi driver berjalannya bisnis P T. Pfizer Indonesia Struktur Organisasi Gam bar 3.1 Struktur Organisasi P erusahaan 21

2 Business Process HCR Adapun rule dalam bidang kerja Healthcare Representative : a. HCR harus mencapai sales target yang telah diberikan setiap bulan. b. HCR memasukan Target Master List (TML) dokter quarterly. c. HCR melakukan assesment terhadap TML yang dibuat unt uk menent ukan class dokter. d. HCR membuat Master Call Plan (MCP) setiap bulan sebelum bulan berjalan. e. HCR membuat planning Marketing Activity. f. HCR melakukan kunjungan ke dokter unt uk mempromosikan produk dan eksekusi Marketing activity g. HCR melakukan survei ke outlet coverage untuk mengetahui user sales yang terjadi. h. HCR melalukan evaluasi terhadapan pencapaian yang terjadi. HCR membuat laporan bulanan (HCR report) KPI Gambar 3.2 Key Performance Indicator 22

3 3.1.2 Business Analysis Issue Berikut ini bisn is issue yang membuat P erancangan BI ini begit u perlu diim plementasik an: 1. Melambatnya perutumbuhan ekonomi Indonesia di tahun 2015 yang tumbuh di bawah 5%, namun industri farmasi tetap mempertahankan pertumbuhannya sampai 2 digit dengan omzet pasar mencapai US$ 4,6 milyar atau setara dengan Rp. 5,6 triliun. Obat dengan resep dokter (ethical) berkontribusi 61% dan obat bebas (over the counter/otc) berkontribusi 39%. Gambar 3.3 Pasar Farmasi Nasional Dari grafik di atas menunjukan terus terjadi peningkatan pasar Farmasi di Indonesia. Sehingga bisnis farmasi masih merupakan primadona dan perlu perhatian khusus bagi pelakunya; 2. Di Indonesia terdapat sekitar 239 Perusahaan Farmasi yang beroperasi. Dan ini membuat persaingan di Industri Farmasi sangat ketat. Strategi diversifikasi usaha semakin banyak dilakukan unt uk memenangkan persaingan, ditambah sekarang telah memasuki era BPJS dimana persaingan obat resep (ethical) mengalami berbagai tantangan yang tidak mudah, terutama soal harga yang harus bersaing untuk bisa masuk ke e-catalogue. PT. Pfizer adalah Perusahaan 23

4 PMA (Perusahaan Modal Asing) yang notabene hampir semua produk yang dipasarkan adalah Branded Generic/original produk yang otomatis harga selalu mengikuti kualitas. Dan melihat hal ini strategi pemasaran yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan untuk memenangka pasar dan persaingan. 3. Saat ini kita telah memasuki era e-business dimana peran teknologi sangat signifikan membantu pertumbuhan profit perusahaan dan mulai diterapkan oleh perusahaan berkembang. Dan kedepan perusahaan-perusahaan yang tidak menerapkan teknologi informasi akan tertinggal dibandingkan dengan perusahaan yang menerapkannya Cost-Benefit Analysis Menurut data evaluasi dari data HCR di bawah ini, ditampilkan data pencapaian sales. Month Sal es Targe t Sal es Pre sentage Achievement Achievement Februari Rp Rp % Maret Rp Rp % April Rp Rp % Mei Rp Rp % Juni Rp Rp % Juli Rp Rp % Tabel 3.1 Tabel pencapaian sales 2016 Tabel diatas menunjukan pencapaian sales seorang HCR, terlihat bahwa pencapaian sales yang terjadi realtif belum stabil. Kurangnya pencapaian sales yang terjadi berdampak tidak bagus baik bagi profit perusahaan maupun bonus yang mungkin didapatkan oleh seorang HCR jika mencapai target sales yang telah diberikan. Tabel di atas adalah sampling pencapaian sales seorang HCR dari tot al staff HCR PT. Pfizer Indonesia adalah 278 staff. Data diambil dari data 6 bulan terakhir dan dapat dilihat bahwa pencapaian sales yang terjadi belum memenuhi pencapaian 24

5 yang konsisten secara otomatis profit perusahaan menurun. Dan ini akan menjadi kerugian yang sangat besar jika pencapaian target yang tidak sesuai harapan terjadi pada mayoritas HCR PT.Pfizer Indonesia. Misal 1 HCR diasumsikan target sales Rp ,- x 278 (per bulan) Artinya pemasukan = Rp ,- Sehingga jika BI diterapkan dan perusahaan dapat melakukan analisa dan rencana strategi yang tepat dan cepat. perusahaan dapat mengamankan profit tersebut dan bahkan meningkatkannya Risk Assessment Dari kerugian yang ada merupakan resiko dari penerapan business intelligence, dengan adanya resiko maka untuk meminimalisir resiko diperlukan manajemen resiko sebagai berikut : Tantangan / resiko Membutuhkan data yang besar / banyak Perlu proses identifikasi arsitektur dan teknologi yang mendalam Heterogen jenis data yang ada Hubungan many-to-many diantara table yang terlibat Manajemen resiko Data sales disimpan di database sehingga memudahkan akses dan mengevaluasi kembali Identifikasi hardware, jaringan dan software yang diperlukan dalam aplikasi BI ini dengan tujuan jika ada kesalahan akan mudah ditemukan masalahnya. Jenis file data yang ada word, pdf, excel dll. Diatasi dengan mencari software ETL yang dapat menerima semua jenis format data diatas. Table yang terlibat dalam aplikasi BI sangat banyak untuk itu 25

6 Keamanan yang kurang terjamin diperlukan meta data yang teliti dan mampu menentukan mana field yang benar-benar dibutuhkan dalam BI. Diatasi dengan menerapkan level untuk semua user dalam BI, firewall dan anti virus. Tabel 3.2 Tabel risk assessment 3.2.Tahapan Planning P ada tahapan ini dilakukan kegiatan, yait u : Enterprise Infrastruktur evaluation Hardware platform, hardware requirement, dbm s gateway. Bagian ini akan menjelaskan secara rinci mengenai apa saja spesifikasi perangkat keras dan perangkat lun ak yang digun akan dalam penelit ian serta pengujian. Berdasarkan kebut uhan sist em seperti yang telah dijabarkan pada bagian sebelum nya, maka akan dibangun sist em penelit ian dan pengujian yang menggunakan basis perangkat komputer serta ada tambahan untuk hal survey. Sist em yang digun akan oleh pada penelit ian ini dih arapkan akan dapat digun akan untuk membantu proses analisis serta membantu melakukan pengujian atas hasil analisa penelit i Technical Infrastruktur Analisis terhadap semua perangkat keras yang menyusun aplik asi busin ess intelligence yang melip uti jaringan dan kebut uhan hardware. 1. Skema jaringan W AN yang digun akan dalam perusahan adalah memakai internet berlanggan dengan dua provider. Satu provider utama dengan kecepatan 12 Mbps dan satu provider untuk cadangan dengan kecepatan 1 Mbps. 2. Skema jaringan yang digun akan dalam perusahaan 26

7 Gam bar 3.4 Skema jaringan 3. Kebutuhan Hardware untuk dapat menerapkan aplik asi (spesifikasi hardware) Sist em yang digun akan diuji menggunakan 2 buah laptop yang berbeda spesifikasi sebagai berikut : Laptop 1 P rocesso r Intel Co re i3 5010U-2.10 Ghz RAM 2GB RAM Hardisk free space 360 GB Laptop 2 P rocesso r Intel Co re i5-5200u CP (4CP Us), ~2.2GHz RAM 4096MB RAM Hardisk free space 400 GB T abel 3.3 T abel Spesifikasi Hardware Spesifikasi tersebut diperlukan unt uk keperluan penelitian sehingga harus dipenuhi agar penelitian dapat dilaksanakan Non technical Infrastruktur Enterprise in fra stu cture evalu atio n. dalam tahap enterprise in fra stru ctu re evalu atio n, akan dilakukan evaluasi terhadap : 27

8 Spesifikasi P erangkat Lunak Berikut ini adalah spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan unt uk melakukan proses implement asi sistem, yaitu : 1 Sistem operasi 1 : Windows server Sistem operasi 2 : windows 8.1 Professional 64-bit 3 Software Aplikasi BI : Software Versi Microsoft Office Office Excel 2016 Oracle Essbase Oracle Essbase Oracle Hyperion Hyperion System 9 BI+ Microsoft SQL Server Sql Server 2013 T abel 3.4 T abel jenis-jenis software yang digun akan 3.3. Tahapan Business Analysis Setelah melewat i tahapan pla nnin g, selanjut nya adalah proses analisis, berikut tahapan analisisn ya : Analisa System Berjalan Berikut alur proses bisn is seorang HCR dalam melakukan kegiatan dan analisa penjualan : Gam bar 3.5 Gam bar usecase sist em berjalan 28

9 Tabe l 3.5 Skenario Use Case Assessment Dokter Use Case Nam e : Assessment dokter Scenario : Melakukan penilaian pot ensi dokter Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Mengisi data user - 2. Menekan tombol 3. Melakukan verifikasi assesment dan mengupdate data assessment dokter 4. Keluar Tabe l 3.6 Skenario Use Case Membuat MCP Use Case Nam e : Membuat MCP Scenario : Membuat Master Call Plan / plan visit selama 1 bulan Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Memasukan user name dan password - 2. Memilih dan menekan 3. Menyimpan data plan tombol simpan di database 4. Keluar Tabe l 3.7 Use Case Membuat MA Use Case Nam e : Membuat MA Scenario : Membuat rencana aktifitas marketing Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Memasukan username dan - password 29

10 2. Memlilih menu MA dan 3. Menampilkan data input MA yang akan dibuat dokter 4. Memilih tombol simpan. 5. Data baru telah disimpan ke dalam basis data. 6. Keluar Tabe l 3.8 Use Case Promosi Use Case Nam e : Promosi Scenario : Melakukan promosi Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. HCR masuk ke dalam aplikasi partner 2. Sistem menampilkan list plan dokter 3. HCR memasukan kata kunci 4. Sistem menampilkan modul produk 5. HCR memilih modul produk yang dipromosikan 6. Sistem menyimpan data call visit 7. Keluar Tabe l 3.9 Skenario Use Case Report Use Case Nam e : Report Scenario : Membuat laporan Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. HCR masuk ke dalam 2. Menampilkan menu sistem 3. HCR memilih menu 4. Sistem menampilkan sales performance data sales 5. HCR memilih extract 6. Sistem megextract data sales data 30

11 7. Keluar Gambaran System yang Diusulkan Pembuatan aplikasi dilakukan guna membantu seseorang mendapatkan analisa yang tepat. Hasil yang ditampilkan berupa hasil perhitungan sesuai kriteria potensi sales. Pembuatan aplikasi ini akan memberikan gambaran umum mengenai pot ensi prioritas yang bisa ditingkat kan dalam pencapaian sales Pemodelan Use Case yang diusulkan Gambar 3.6 Gambar usecase sistem usulan 31

12 Tabe l 3.10 Skenario Use Case Login Use Case Nam e : Login Scenario : Verifikasi user login Actors : HCR dan Manager Flow Of Events : Actor Sistem 1. Mengisi data user dan - Password 2. Menekan tombol login 3. Melakukan verifikasi user dan password Tabe l 3.11 Skenario Use Case Kelola data dokter Use Case Nam e : Kelola data dokter Scenario : Mengelola data T arget dokter input, edit, del Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Input, edit atau hapus data dokter - 2. Menekan tombol save 3. Menyimpan data ke database 4. Keluar Tabe l 3.12 Skenario Use Case Assessment Dokter Use Case Nam e : Assessment dokter Scenario : Melakukan penilaian pot ensi dokter Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Mengisi data user - 2. Menekan tombol assesment 3. Melakukan verifikasi dan mengupdate data assessment 32

13 dokter 4. Keluar Tabe l 3.13 Skenario Use Case Membuat MCP Use Case Nam e : Membuat MCP Scenario : Membuat Master Call Plan / plan visit selama 1 bulan Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Memasukan user name dan password - 2. Memilih dan menekan 3. Menyimpan data plan di tombol simpan database 4. Keluar Tabe l 3.14 Use Case Promosi Use Case Nam e : Promosi Scenario : Melakukan promosi Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. HCR masuk ke dalam 2. Sistem menampilkan list aplikasi partner plan dokter 3. HCR memasukan kata kunci 4. Sistem menampilkan modul produk 5. HCR memilih modul produk yang dipromosikan 6. Sistem menyimpan data call visit 7. Keluar 33

14 Tabe l 3.15 Skenario Use Case Input Sales Use Case Nam e : Input Sales Scenario : Input data sales yang terjadi Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. Input data sales - 2. Menekan tombol save 3. Menyimpan ke database 4. Keluar Tabe l 3.16 Skenario Use Case Monitor Sales Use Case Nam e : Monitor Sales Scenario : Mereview pencapaian sales Actors : HCR dan Manager Flow Of Events : Actor Sistem 1. Lihat pencapaian sales - 2. Menekan tombol 3. Mengakses database performance 4. Keluar Tabe l 3.17 Skenario Use Case Report Use Case Nam e : Report Scenario : Membuat laporan Actors : HCR Flow Of Events : Actor Sistem 1. HCR masuk ke dalam sistem 2. Menampilkan menu 3. HCR memilih menu sales 4. Sistem menampilkan data performance sales 5. HCR memilih extract data 6. Sistem megextract data sales 34

15 7. Keluar Activity Diagram a. Alur Business Gambar 3.7 Activity diagram rule bisnis Healtcare Representative (HCR) 35

16 b. Kelola Data Gambar 3.8 Activity diagram kelola data 36

17 c. Activit y diagram laporan Gambar 3.9 Activity diagram laporan 37

18 3.3.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Login Gambar 3.10 Sequence diagram login b. Sequence Diagram Kelola Data Gambar 3.11 Sequence diagram kelola data 38

19 c. Sequence Diagram Assessment Dokter Gambar 3.12 Sequence diagram assessment dokter d. Sequence Diagram Membuat MCP Gambar 3.13 Sequence diagram Master Call Plan (MCP) 39

20 e. Sequence Diagram Promosi Gambar 3.14 Sequence diagram promosi f. Sequence Diagram Input Sales Gambar 3.15 Sequence diagram input sales 40

21 g. Sequence Diagram Monitor Sales Gambar 3.16 Sequence diagram monitor sales h. Sequence Diagram Laporan Gambar 3.17 Sequence diagram laporan 41

22 2. Laporan yang dibutuhkan : Laporan yang dihasilkan dalam business intelligence adalah laporan dari beberapa table hasil metadata (data warehouse). Dikarenakan dalam aplikasi BI ini fokus pada pengolahan data sales dan visit maka laporan yang dibutuhkan sebagai bahan analisis adalah laporan data sales dan visit yang didapat dari hasil met a data dengan fieldfield yang dikumpulkan. Laporan atau hasil analisis yang diharapkan dihasilkan dalam aplikasi business intelligence ini adalah : a Laporan analisa pencapaian sales baik monthly, quarterly maupun yearly. b Laporan analisis customer yang potensial dan outlet potensial yang bisa dijadikan fokus. c Laporan anlisis produk yang paling tepat untuk dipromosikan kepada customer tertentu. 3. Dokumen yang dibutuhkan a Fo rm data dokter. DO C_I DO C_NA O UT_I DO C_S DO C_S DO C_T DO C_RA D ME D PC UB ER TE T abel 3.18 T abel data dokter b Fo rm data outlet. O UT_ID O UT_NAME O UT_C LS O UT_TYPE T abel 3.19 T abel data outlet c Fo rm data produk PRO D_NAME PRO D_ID BASE_PRICE T abel 3.7 T abel data produk 42

23 d Fo rm data sales Date HCR_ID O UT_ID PRO D_ID DO C_ID Sal es T abel 3.8 T abel sales e Fo rm data HCR HC R_ID HC R Name HC R Type TEAM_ID T abel 3.4 T abel data hcr f Fo rm data MA MA_ID MA_NAME MA_BUDGET T abel 3.4 T abel data MA Data analysis T ahapan yang terjadi dalam tahapan ini adalah menghit ung data yang akan terlibat dalam penelit ian ini dengan urutan sebagai berikut : 1. Data diambil dari database obseravasi dari di masin g-masin g area baik data dokter, data outlet, visit dan transaksi. 2. Semua data yang ada dikelompokan atau dik lasifikasik an sesuai relasio nal yang ada. 43

24 3.4. Tahapan Design Setelah melewat i tahap busin ess analysis, selanjut nya adalah melakukan proses design, di mana tahap ini terdapat 3 kegiatan utama, yait u : Class Diagram Gam bar 3.18 Class Diagram 44

25 3.4.2 Dimensional Model Berikut ini adalah model mult idim ensi dari aplik asi BI yang akan dibuat, dari model ini bisa dilihat bahwa schema yang digun akan adalah star schema. Gam bar 3.19 Dim ensio nal Model 45

26 3.4.3 Design Tampilan Login Gam bar 3.20 T ampilan login Design Tampilan Home Gam bar 3.21 T ampilan home 46

27 3.4.5 Design Tampilan Form Dokter Gam bar 3.22 T ampilan Fo rm Dokter Design Tampilan Monitor Sales Gam bar 3.23 T ampilan monit or sales 47

28 3.4.7 Dashboard Application Dalam perancangan ini penulis menggunakan Oracle Essbase, dan Microsoft Office Excel sebagai interfacenya karena din ilai familiar dan mudah digun akan oleh end user, dan yang nantinya bisa dit ampilk an dalam bentuk chart atau grafik. 48