Pedoman Penyusunan Regulasi 1. . Lampiran Peraturan Direktur RS Royal Progress Nomor : 001/PER/DIR/I/2012 Tanggal : 09 Januari 2012 BAB I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 . Lampiran Peraturan Direktur RS Royal Progress Nomor : 001/PER/DIR/I/2012 Tanggal : 09 Januari 2012 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Royal Progress. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit Royal Progres adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Pedoman penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang Tata Naskah yaitu jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah serta pengelolaan regulasi (kebijakan dan prosedur internal RS). Keterpaduan penyusunan regulasi di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Royal Progress secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Penyusunan Regulasi di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah dan pengendalian di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. Pedoman Penyusunan Regulasi 1

2 B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan, pembuatan dan pengendalian naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. 2. Tujuan Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. C. SASARAN 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress; 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress yang efisien dan efektif; D. ASAS 1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah regulasi secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. Pedoman Penyusunan Regulasi 2

3 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. E. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress meliputi : pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah. Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penertiban, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen. Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. F. PENGERTIAN UMUM 1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll). 3. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi. Pedoman Penyusunan Regulasi 3

4 4. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. 5. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress, secara vertikal dan horisontal. 6. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Royal Progress dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. 7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel. 8. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. 9. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan. 10.Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan. 11.Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki rumah sakit Royal Progress. 12.Dokumen EKSTERNAL merupakan dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit Royal Progress sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan peraturan. 13.Dokumen DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut diperbaharui secara berkala sesuai perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka SEKRETARIAT berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama telah ditarik. 14.Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN, adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah Pedoman Penyusunan Regulasi 4

5 ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen tersebut, maka SEKRETARIAT tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen yang lama. 15.Tanggal Efektif sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan. 16.Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi. 17.Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen. 18.Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen. Pedoman Penyusunan Regulasi 5

6 A. JENIS BAB II TATA NASKAH Naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Direktur; Peraturan Direktur Rumah Sakit Royal Progress adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Royal Progress untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. b. Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c. Instruksi Direktur; Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. d. Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak. Pedoman Penyusunan Regulasi 6

7 e. Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja. Berdasarkan UU No 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran dan UU No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, SPO adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. f. Perjanjian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. b. Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. c. Surat Perintah; Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan. d. Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. e. Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya. Pedoman Penyusunan Regulasi 7

8 f. Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. g. Surat Panggilan; Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan. h. Memorandum; Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. i. Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. j. Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. k. Surat Pengantar; Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. l. Lembar Disposisi; Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio. Pedoman Penyusunan Regulasi 8

9 m. Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. n. Telaahan Staf; Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saransaran tentang sesuatu masalah. o. Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan. p. Daftar Hadir; Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. q. Sertifikat Pelatihan; Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan. r. Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan. s. Data Pribadi pada Surat Elektronik B. BENTUK 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Direktur Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut: Pedoman Penyusunan Regulasi 9

10 1) Kepala a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris ditengah halaman (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan. Penomoran Naskah Peraturan Direktur : XXX/PER/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Kata penghubung tentang ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). e) Judul peraturan ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan 1. Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri; Pedoman Penyusunan Regulasi 10

11 (2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 2. Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin; (2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan. 4) Kaki Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani. Ditulis disebelah kanan margin. Pedoman Penyusunan Regulasi 11

12 5) Penandatanganan. Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis dosebelah kanan margin. Pedoman Penyusunan Regulasi 12

13 Format Naskah Peraturan Direktur PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Kedua : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ketiga : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di... Pada tanggal Direktur, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 13

14 Peraturan Direktur Rumah Sakit Royal Progress berupa : 1. Pedoman atau Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Walaupun format baku sistematika pedoman / panduan tidak ditetapkan, namun ada sistematika yang lazim digunakan sekurang kurangnya memuat sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja : BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum RS BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nila dan Tujuan RS BAB IV Struktur Organisasi RS BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan / rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja : BAB I BAB II PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Ruang Lingkup Pelayanan C. Batasan Operasional D. Landasan Hukum STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi sumber daya manusia B. Distribusi ketenagaan C. Pengaturan jaga Pedoman Penyusunan Regulasi 14

15 BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah ruang B. Standar fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN A. Pengertian B. Tujuan C. Tata laksana keselamatan pasien BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIIIPENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan RS : BAB I Definisi BAB II Ruang Lingkup BAB III Tata Laksana BAB IV Dokumentasi 2. Kebijakan Kebijakan RS adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun Pedoman/Panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Kebijakan ditetapkan dengan Peraturan Direktur RS. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal-pasal di dalam Peraturan tersebut, atau merupakan lampiran dari Peraturan. b. Keputusan Direktur Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut: 1) Kepala a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress Pedoman Penyusunan Regulasi 15

16 b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). Penomoran Surat Keputusan Direktur : XXX/SK/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Kata penghubung tentang ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). e) Judul keputusan ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri. (2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Pedoman Penyusunan Regulasi 16

17 b) Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin. (2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan. 4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan. Ditulis disebelah kanan margin. 5) Penandatanganan. Surat Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin. Pedoman Penyusunan Regulasi 17

18 Format Naskah Surat Keputusan KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Kedua : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ketiga : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di... Pada tanggal Direktur, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 18

19 c. Instruksi Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor instruksi ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). Penomoran naskah instruksi : XXX/I/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggungjawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. (2) Konsiderans Mengingat yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Pedoman Penyusunan Regulasi 19

20 b) Diktum (1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan sesudah kata Menginstruksikan yang disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa instruksi ditujukan (4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kata Kepada. (5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa yang harus dilaksanakan. 3) Batang Tubuh Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya. Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan letak kata Untuk. 4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi. Ditulis disebelah kanan margin. 6) Penandatanganan. Instruksi Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin. Pedoman Penyusunan Regulasi 20

21 Format Naskah Instruksi INSTRUKSI DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. dst. MENGINSTRUKSIKAN Kepada : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmm; Untuk : 2. dst. PERTAMA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; KEDUA : dst. Ditetapkan di... Pada tanggal Direktur, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 21

22 d. Surat Edaran Direktur Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Royal Progress, ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor surat edaran ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold) dibawah surat edaran. Penomoran surat edaran XXX/SE/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggungjawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis dengan huruf kapital. e) Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; Pedoman Penyusunan Regulasi 22

23 3) Kaki Kaki sebelah kanan bawah memuat a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital; e) Stempel Rumah Sakit Royal Progress. 4) Penandatanganan. Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Pedoman Penyusunan Regulasi 23

24 Format Naskah Surat Edaran SURAT EDARAN Nomor TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Dikeluarkan di. Pada tanggal. Direktur, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 24

25 e. Standar Prosedur operasional (SPO) - Tujuan penyusunan SPO Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. - Manfaat SPO 1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS/Akreditasi RS. 2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan. 3. Memastikan staf RS memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannnya. - Tanggung Jawab 1. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung jawab dalam mengawasi penyusunan dan atau perubahan SPO RS Royal Progress. 2. Kepala Unit Kerja terkait bertanggung jawab untuk membuat rancangan awal prosedur berdasarkan analisa kebutuhan. 3. Perubahan dan pembuatan SPO harus diajukan oleh Kepala Unit Kerja yang terkait dan ditujukan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien untuk melakukan pengecekan keterkaitan SPO yang diajukan tersebut dengan SPO sudah ada. - Syarat Penyusunan SPO : 1. Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak. 2. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di Unit Kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di Unit Kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu Unit Kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian Pedoman Penyusunan Regulasi 25

26 pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di Unit Kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di Unit Kerja tersebut 3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau Unit Kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien diminta memberikan tanggapan. 4. Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. 5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan obyek harus jelas, SPO tidak diperbolehkan menggunakan kata : atau, mungkin, dan kata lain yang menimbulkan makna ganda. 6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. 7. SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. 8. Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di RS. Pedoman Penyusunan Regulasi 26

27 PEMILIHAN PEMASOK MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG PERIKSA BARANG MENEMPATKAN DI GUDANG Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masingmasing kotak dan dibuat alurnya. - Yang Mempengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO 1. Ada komitmen dari pimpinan RS yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya 2. Ada fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologis. 3. Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO 5. Ada sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan. - Proses Penyusunan SPO 1. Rancangan awal SPO disusun oleh Kepala Unit Kerja, bila melibatkan Unit Kerja lain, harus melibatkan Kepala Unit Kerja terkait tersebut. 2. Kepala Unit Kerja mengisi Formulir Permintaan Pengajuan atau Perubahan Dokumen (01/F/PMKP/RSRP/05/2013) dan disampaikan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien dengan melampirkan rancangan awal SPO. Pedoman Penyusunan Regulasi 27

28 3. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien melakukan analisa SPO yang diajukan untuk mencegah terjadinya duplikasi atau bertentangan dengan regulasi RS yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Setelah dilakukan analisis, bila terjadi duplikasi atau bertentangan dengan regulasi yang telah ada, dilakukan koordinasi dengan Unit Kerja yang mengajukan untuk dilakukan revisi atau pembatalan usulan SPO. 5. Bila rancangan SPO sudah dinilai memenuhi syarat Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien mengajukannya kepada Direktur RS melalui Direksi terkait. 6. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien menyampaikan duplikat SPO yang telah disahkan kepada Unit Kerja terkait. - Pengesahan 1. Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diajukan dinyatakan mulai berlaku setelah ditanda-tangani oleh Direktur RS Royal Progress. 2. Apabila SPO yang sudah ditanda-tangani Direktur RS Royal Progress, dikemudian hari ada duplikasi atau bertentangan dengan SPO yang sudah ada sebelumnya, maka Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien segera melakukan kajian dan mengajukan ketetapan terhadap SPO tersebut kepada Direktur RS Royal Progress. - Tata Cara Penyimpanan SPO 1. Dokumen asli SPO yang telah disahkan Direktur RS Royal Progress disimpan dan didokumentasikan di Sekretariat RS. 2. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 3. Duplikat SPO disimpan di masing-masing Unit Kerja dimana SPO tersebut dipergunakan. Yang berwenang menggandakan SPO adalah Sekretariat RS dengan membubuhkan cap Duplikat disertai tanggal pembuatan duplikat dan paraf staf Sekretariat yang melakukan penggandaan disesuaikan dengan panduan pengendalian dokumen. Pedoman Penyusunan Regulasi 28

29 4. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena di revisi atau hal lainnya, maka Unit Kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke Sekretariat RS melalui Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien, sehingga di Unit Kerja hanya ada duplikat SPO yang masih berlaku. 5. Duplikat SPO di Unit Kerja harus disimpan dengan baik sehingga hanya bisa dibaca oleh staf RS yang berwenang. 6. Duplikat SPO yang diberikan kepada pihak luar Rumah sakit, harus dengan persetujuan Direktur RS Royal Progress. - Tata Cara Evaluasi 1. Evaluasi SPO dilaksanakan oleh Unit Kerja sesuai kebutuhan minimal 3 tahun sekali. 2. Perbaikan/revisi dilakukan: a. Atas instruksi direksi b. Terjadi perubahan organisasi RS c. Usulan Unit Kerja d. Berdasarkan hasil temuan/evaluasi audit internal atau eksternal e. Perubahan regulasi pemerintah f. Berdasarkan rekomendasi dari hasil evaluasi 3. Bila terjadi pergantian direktur/pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi. - Bentuk dan susunan naskah Standar Prosedur Operasional adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kepala sebelah kiri memuat (1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress serta alamat Rumah Sakit Royal Progress di bawahnya. (2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kepala sebelah kanan memuat (1)Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital. Pedoman Penyusunan Regulasi 29

30 (2)Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul. Nomor SPO diperoleh dari Sekretariat RS Royal Progress. Penomoran dokumen XXX/SPO/LAB/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode nama dokumen Nomor urut dokumen (3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen. (4)Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman. 2) Batang Tubuh/Isi SPO Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas : a) Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian. Contoh: Pengertian SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap adalah proses kegiatan identifikasi dengan memasang gelang identitas pasien rawat inap pada pergelangan tangan kiri yang tercantum nama, tanggal lahir dan nomor Rekam Medis. Pedoman Penyusunan Regulasi 30

31 b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk... Contoh: Tujuan SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap adalah memastikan identitas pasien dengan benar, selama pasien di rawat di RS Royal Progress. c) Kebijakan: berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait. Contoh : Setiap pasien yang masuk rawat inap dipasangkan gelang identitas pasien (Peraturan Direktur Nomor 006/PER/DIR/II/2012) tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit). d) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu dan harus berupa kalimat perintah/instruksi. Contoh: SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap A. Persiapan Alat: - Gelang identitas pasien(gelang Biru/Pink) - Berkas Rekam Medis pasien - Alat Tulis B. Pelaksanaan Siapkan gelang identitas pasien sesuai dengan jenis kelamin Isi label gelang dengan identitas pasien (nama, umur dan nomor Rekam Medis)sesuai berkas Rekam Medis pasien. Pedoman Penyusunan Regulasi 31

32 Ucapkan salam selamat pagi/siang/malam,bapak/ibu Dst... e) Instalasi terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Contoh: Instalasi terkait: Intalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, Intensif Care Unit, High Unit Dependency (HND) Pedoman Penyusunan Regulasi 32

33 Format Naskah Standar Prosedur Operasional Pedoman Penyusunan Regulasi 33

34 MMMMMMMM Jl. Danau Sunter Utara, Sunter Paradise Jakarta Telp: Fax: No. Dokumen No. Revisi Halaman Standar Prosedur Operasional Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur NAMA JELAS Pengertian Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Tujuan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Kebijakan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Prosedur 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm dst Instalasi terkait Mmmmmmmmmmmmmmmm f. Perjanjian Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut 1) Kepala naskah perjanjian Pedoman Penyusunan Regulasi 34

35 a) Tulisan Surat Perjanjian yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; b) Nomor dan tahun; c) Tulisan Tentang ; d) Judul Surat Perjanjian. 2) Isi naskah perjanjian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan; b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihakpihak yang terlibat dalam perjanjian; c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; d) Sanksi sanksi Hukum; e) Penyelesaian-penyelesaian. 3) Bagian akhir naskah perjanjian a) Tulisan Pihak ke.. ; b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian; c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian; d) Materai; e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan; f) Pangkat dan NIP bagi PNS; g) Stempel Jabatan/Instansi; h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan). Pedoman Penyusunan Regulasi 35

36 Format Naskah Perjanjian SURAT PERJANJIAN NOMOR././ /.. TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm dan Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmm Pasal Umum Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II Mmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I NAMA JELAS NAMA JELAS SAKSI-SAKSI : 1... : (tandatangan). 2. : (tanda tangan). Pedoman Penyusunan Regulasi 36

37 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas; c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri; Penomoran naskah surat biasa 001/RSRP/DIR/III/2011 Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat Singkatan Direktur Singkatan Rumah Sakit Royal Progress Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis d) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan. Pedoman Penyusunan Regulasi 37

38 Format Naskah Surat Biasa Nomor : mmmmmmmmmmmm Lampiran : mmmmmmmmmmmm Perihal : mmmmmmmmmmmm Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmm Mmmmmm,. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Nama Jabatan, Nama Jelas Tembusan : Pedoman Penyusunan Regulasi 38

39 b. Surat Keterangan Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah margin. Penomoran surat keterangan 013/KET/DIR/2011 Tahun pembuatan surat Singkatan Direktur Singkatan untuk jenis surat Nomor urut surat berdasarkan jenis 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, tahun; b) nama jabatan; c) tanda tangan; d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan e) stempel jabatan/instansi. Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Pedoman Penyusunan Regulasi 39

40 Format Surat Keterangan SURAT KETERANGAN NOMOR Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur Rumah Sakit Royal Progress menerangkan bahwa : Nama : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Maksud Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmmmm, Jabatan NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 40

41 c. Surat Perintah 1) Kepala a) Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah margin. c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah. 2) Batang Tubuh Diktum dimulai dengan kata Memerintahkan ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas. a) tempat dan tanggal surat perintah; b) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan; d) tanda tangan pejabat yang memerintahkan; e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat; f) stempel. Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut. 1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. 2) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa berlakunya berakhir. Pedoman Penyusunan Regulasi 41

42 Format Naskah Surat Perintah SURAT PERINTAH NOMOR. Nama (yang memberikan perintah) : Mmmmmmmmmmmmmmmmm Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmm MEMERINTAHKAN : Kepada : a. Nama : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm b. Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Untuk : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Tembusan : Ditetapkan di pada tanggal. Jabatan, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 42

43 d. Surat Cuti / Izin Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti/Izin. b) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti / izin ditujukan.. 2) Batang Tubuh Batang tubuh berisi hal-hal berikut. a) Identitas yang diberi izin, meliputi: (1) Nama; (2) NIK; (3) Unit kerja. b)pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannya surat izin ditulis dalam bentuk uraian. c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin. d) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih ada. 3) Kaki a) Sebelah kanan bawah berisi : (1) Tanda tangan pemohon; (2) Tanda tangan atasan langsung yang menyetujui permohonan cuti. Pedoman Penyusunan Regulasi 43

44 Format Naskah Surat Cuti/Izin PERMOHONAN CUTI/IZIN Ketentuan : - Sebelum mengajukan cuti wajib melakukan pengecekan jumlah cuti ke Unit HRD - Pengajuan permohonan cuti tahunan maksimal 1 minggu sebelumnya (berdasar KKB) - Permohonan cuti besar maksimal 1 bulan sebelumnya (berdasar KKB) - Selama menjalani masa cuti karyawan yang bersangkutan harus mendelegasikan tugasnya dengan persetujuan atasan langsung I. Data yang mengajukan cuti / ijin : Nama :. NIK :.. Unit :. Jabatan :.. Tanggal cuti : s/d.... Jenis cuti/izin yang diambil adalah : No. Jenis Cuti/Izin Cuti* Masih ada* Diambil* Sisa Cuti* Ket 1. Cuti tahunan 2. Cuti besar 3. Cuti hamil 4. Izin ** Ket : * (harus diisi), jika tidak terisi maka cuti tidak akan diproses oleh HRD ** berikan alas an izin untuk apa Selama cuti/izin saya mendelegasikan tugas dan tanggung jawab saya kepada : Nama : NIK :. Unit : Jabatan :. Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke : Alamat :.. Telpon: Pemohon : (Nama ) Mengetahui dan menyetujui, (Kasi/Ass. Manager ) (Manajer/Direktur..) Pedoman Penyusunan Regulasi 44

45 Lanjutan Halaman ke-2 Surat Cuti/Izin II. PENDELEGASIAN TUGAS : a. Tugas yang harus dikerjakan (kondisi pada saat pengajuan cuti/izin) : dst, b. Data - data I. Hardcopy (delegasi ke...) Dokumen/peralatan kantor ACC penerima delegasi 1. Daftar hard copy * 2. Kunci 3. Peralatan kantor (bolpen, steples, gunting, dll) III. Softcopy (delegasi ke...) Lampirkan daftar softcopy dengan template berikut : Nama file Di folder ACC penerima delegasi e. Surat Kuasa Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan; b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa; c) materai. Hal-hal berikut perlu diperhatikan. 1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri. 2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa. Pedoman Penyusunan Regulasi 45

46 Format Naskah Surat Kuasa SURAT KUASA Yang bertanda tangan dibawah ini, Nama :... Alamat :... Jabatan :... No. KTP :... Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa, Dengan ini memberi kuasa penuh kepada : Nama :... Alamat :... Jabatan :... No. KTP :... Selanjutnya disebut Penerima Kuasa KHUSUS Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmm,... Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa, Materai Nama Jelas Direktur Umum dan Keuangan Nama Jelas Manajer SDM Pedoman Penyusunan Regulasi 46

47 f. Surat Undangan Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan. c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan. d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal. 2) Batang Tubuh a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka; b) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta kalimat Penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) stempel jabatan/instansi, dan d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah. Pedoman Penyusunan Regulasi 47

48 Format Naskah Surat Undangan Nomor : mmmmmmmmmmmm Lampiran : mmmmmmmmmmmm Perihal : mmmmmmmmmmmm Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm Mmmmmm,. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Hari / tanggal :. Pukul :. Tempat : Acara : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Nama Jabatan, Nama Jelas Pedoman Penyusunan Regulasi 48

49 g. Surat Panggilan Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut 1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas a)nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Perorangan yang dipanggil; c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal. 2) Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil; b) Maksud Surat Panggilan tersebut. 3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama Jabatan; b) Tanda tangan pejabat; c) Nama pejabat. d) Stempel jabatan/instansi; e) Tembusan apabila diperlukan. Pedoman Penyusunan Regulasi 49

50 Format Surat Panggilan Nomor : mmmmmmmm Sifat : mmmmmmmm Lampiran : mmmmmmmm Perihal : Panggilan. Kepada Yth. Mmmmmmmmm Mmmmmmmm, Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor mmmmmm Hari : Mmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : Mmmmmmmmmmmmmmm Pukul : Mmmmmmmmmmmmmmm Tempat : Mmmmmmmmmmmmmmm Menghadap Kepada : Mmmmmmmmmmmmmmm Alamat : Mmmmmmmmmmmmmmm Untuk Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Demikian untuk dilaksanakan. Jabatan Tembusan : Nama Jelas Pedoman Penyusunan Regulasi 50

51 h. Memorandum Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital; c) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanan; d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri; 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan, b) tanda tangan pejabat, c) nama lengkap, d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima. Pedoman Penyusunan Regulasi 51

52 Format Naskah Memorandum Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmm MEMORANDUM Mmmmmm, Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmm Tembusan Nama Jabatan Nama Jelas Pedoman Penyusunan Regulasi 52

53 i. Pengumuman Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf kapital. c) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital. d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; d) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal penetapan; b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani; e) stempel. Pedoman Penyusunan Regulasi 53

54 Format Naskah Pengumuman P E N G U M U M A N TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Ditetapkan di. pada tanggal Nama Jabatan, NAMA JELAS Pedoman Penyusunan Regulasi 54

55 j. Laporan Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut. 1) Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan, dan jumlah halaman laporan. 2) Isi laporan a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporan. b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan. c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan. d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih. Pedoman Penyusunan Regulasi 55

56 Format Sampul Laporan JUDUL LAPORAN Pedoman Penyusunan Regulasi 56