BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1.2 Pengertian Peranan Suatu Perusahaan yang didirikan mempunyai suatu tujuan tertentu. agar tujuan tersebut dapat tercapai dan dapat mempertahankan eksistensi perusahaan, maka setiap perusahaan memerlukan alat bantu. Alat bantu tersebut mempunyai peranan dalam mengarahkan, mengendalikan dan mengembangkan perusahaan. Dalam hal ini adalah mengarahkan sistem informasi akuntansi dalam menunjang efektivitas pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas. Pengertian peranan (role) menurut Kommarudin (1994;768) adalah sebagai berikut : 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan seseorang di dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu sistem. 3. Bagian atau fungsi sektoring dalam kelompok atau pranata. 4. Fungsi yang diharapkan dari sektoring atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi secara variable dalam hubungan sebab akibat. Berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi kas merupakan penunjang efektivitas pengendalian intern. Dengan demikian antara sistem informasi akuntansi kas dan pengendalian intern kas memiliki suatu sebab akibat. Dimana peranan sistem informasi akuntansi kas berlaku sebagai sebab yang mempunyai hubungan dalam menunjang pengendalian intern kas sebagai akibat, yang saling mempengaruhi dalam mencapai suatu tujuan perusahaan. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pada perusahaan yang skala operasinya masih kecil, pimpinan perusahaan masih dapat langsung terjun ke dalam setiap bagian pekerjaan, sehingga pimpinan 10

2 11 perusahaan dapat secara langsung mengetahui dan mengawasi keadaan perusahaan. Dalam situasi ini, fungsi akuntansi hanya diselenggarakan secara langsung atau hanya sebagai bagian dari fungsi yang lain atau sama sekali diabaikan dan hanya diselenggarakan pada waktu dan saat tertentu saja pada saat informasi tersebut diperlukan. Hal ini disebabkan karena kedudukan manajer dan pemilik perusahaan hanya terdiri dari satu atau beberapa orang saja serta jumlah karyawan yang terbatas, sehingga pengelolaan supervisi dilakukan secara langsung dan pribadi, sehingga manfaat dari informasi akuntansi masih belum dapat dirasakan. Perkembangan perusahaan yang semakin meningkat menuntut kemampuan seorang manajer untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan efektif. Kemampuan ini memerlukan informasi akuntansi sebagai salah satu dasar penting dalam pengambilan keputusan alokasi sumber daya agar diperoleh hasil yang optimal. Manajer memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut salah satunya dapat dipenuhi dengan disusunnya suatu sistem informasi akuntansi. Dengan semakin meningkatnya nilai kegunaan dari informasi akuntansi yang disebabkan karena semakin kompleksnya kegiatan, maka tugas manajer dan pimpinan perusahaan akan semakin banyak, dan sistem informasi akuntansi merupakan alat bantu yang berguna untuk mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi suatu satuan usaha Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Informasi adalah produk atau hasil dari sistem informasi yang terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Sistem informasi mengubah masukan berupa data menjadi keluaran berupa informasi yang dapat digunakan langsung oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa sistem informasi tersebut harus memenuhi kriteria efisiensi dan efektivitas.

3 12 Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan. Untuk lebih jelasnya akan diterangkan beberapa definisi tentang sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, diantaranya menurut Barry E. Cushing yang dialihbahasakan oleh La Midjan (2001;30) adalah sebagai berikut : berikut : Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data. Sedangkan definisi menurut Bodnar and William (2001;1) adalah sebagai An Accounting Information Sistem is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information. Dari simpulan di atas bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi adalah kumpulkan dari sumber daya seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi. adalah : Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Romney dkk (1997;2) An Accounting Information Sistem (AIS) is defined as the process of data and transaction to provide users with the information they need to plan, control and operate their businesses. To produce the information decision maker of users. Sedangkan Wilkinson (2000;7) mendefinisikan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : Accounting Information Sistem is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other componens to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of variety of users.

4 13 Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah : 1. Penggabungan dua sumber daya yaitu manusia dan alat. 2. Kerja sama antara manusia dengan alat. 3. Kerja sama tersebut menghasilkan transformasi data keuangan menjadi data keuangan. 4. Pengkomunikasian informasi keuangan kepada pemakai. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang terbentuk dari koordinasi manusia, alat dan metode yang mentransformasikan data akuntansi dan berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur. Sistem informasi akuntansi juga merupakan alat untuk menghasilkan informasi keuangan dan informasi manajemen yang terstruktur bagi semua pengguna informasi yang disesuaikan dengan kebutuhannya masing-masing. Selain itu sistem informasi akuntansi juga merupakan dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan terutama untuk proses perencanaan dan pengendalian operasional perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan Tujuan Utama Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan merancang sistem agar kegiatan usahanya dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Setiap perusahaan akan berusaha untuk menghadapi para pesaingnya dengan menggunakan sistem yang lebih baik sehingga perusahaan tersebut mampu untuk bertahan. Kebutuhan akan adanya sistem informasi akuntansi yang dapat memenuhi tuntutan tersebut semakin berkembang, sejalan dengan semakin banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan.

5 14 Sistem informasi akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi fungsinya. Dalam memenuhi fungsinya, sistem informasi akuntansi harus mempunyai tujuan sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi yang berguna terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian. Tujuan utama diadakannya sistem informasi akuntansi menurut Gillespie yang dialihbahasakan oleh La Midjan (2001;37) adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi. 2. Untuk meningkatkan kualitas sistem pengendalian internal. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha. Adapun uraian dari tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi. Yaitu informasi yang tepat guna (relevance), lengkap, terpercaya (akurat). Dengan kata lain sistem informasi akuntansi harus cepat dan tepat dalam memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 2. Untuk meningkatkan kualitas sistem pengendalian internal Yaitu sistem pengendalian untuk mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem informasi akuntansi yang disusun harus mangandung kegiatan pengendalian internal (internal check). 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha. Hal ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem informasi akuntansi harus seefisien mungkin dan jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam mempertimbangkan penyusunan suatu sistem informasi akuntansi untuk meningkatkan kualitas informasi dan atau internal cek atau pengendalian internal harus selalu dipertimbangkan keseimbangan antara manfaat dan biaya.

6 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pedoman sistem informasi akuntansi menjadi pegangan bagi petugas tata usaha (clerical operation) dalam melaksanakan aktivitas, terdiri dari ruang lingkup sistem informasi akuntansi dan berbagai prosedur yang juga merupakan unsur-unsur sistem informasi akuntansi. Seperti yang dikemukakan oleh Romney dkk. (1997;18) bahwa unsur-unsur sistem informasi akuntansi memiliki delapan unsur, yaitu : 1. Goals or Objectives. 2. Inputs. 3. Outputs. 4. Data Storage. 5. Processor. 6. Intructions and Procedures. 7. Users. 8. Control and Security measures. Uraian dari unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas adalah sebagai berikut : 1. Tujuan. Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan. 2. Masukan. Data harus dikumpulkan dan dimasukan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input adalah berupa data transaksi. Namun perlu diingat, bahwa dalam perkembangannya sebuah sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data dan menghasilkan informasi non keuangan, oleh karena itu sebagian input adalah berupa data non keuangan. 3. Keluaran. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut dengan output atau keluaran, dan sebuah sistem yag dimasukan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feed back). Output atau keluaran sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal, seperti daftar umur piutang, anggaran dan proyeksi arus kas.

7 16 4. Penyimpanan Data. Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang oleh pemakai berikutnya. Data yang tersimpan tersebut harus diperbaharui (updated) untuk menjaga keterkinian data. 5. Pengolahan Data harus di proses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat menghasilkan informasi secara cepat dan akurat. 6. Intruksi dan Prosedur Sistem informasi dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat untuk menginstruksikan komputer dalam melakukan pengolahan data. Instruksi dan prosedur oleh para pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang disebut buku pedoman panduan. 7. Pengguna Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. Dalam perusahaan, pengertian pemakai termasuk di dalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola dan mengendalikan sistem. 8. Pengendalian dan Pengukuran Keamanan Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan dan terlindung dari akses-akses yang tidak sah. Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat melekat pada sistem. Untuk memudahkan pencapaian tujuan sistem informasi akuntansi diperlukan unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Cushing yang diterjemahkan oleh Kosasih (1992;24) terdapat beberapa unsur pokok sistem informasi akuntansi, antara lain :

8 17 berikut : 1. Orang 1. Orang 2. Peralatan 3. Formulir 4. Catatan 5. Laporan 6. Prosedur-prosedur Penjelasan dari unsur pokok sistem informasi akuntansi adalah sebagai Orang merupakan salah satu unsur sistem informasi akuntansi yang berperan di dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi dan yang menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya atau tidak. 2. Peralatan Peralatan adalah alat-alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dapat dihasilkan laporan. Alat-alat yang dimaksud disini bisa berbentuk mesinmesin pembukuan, mulai dari yang sederhana sampai yang cukup rumit termasuk komputer. 3. Formulir Formulir merupakan unsur pokok dalam sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti bukti penerimaan dan pengeluaran kas, dan dapat digunakan juga untuk melakukan pencatatan lebih lanjut. Yang dimaksud dengan pencatatan lebih lanjut di sini adalah mencatat bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar. Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan. a) Penggunaan Tembusan Penggunaan tembusan dalam suatu formulir bermanfaat dalam mempermudah pekerjaan pencatatan. Sehingga dengan sekali pengerjaan formulir, dapat terpenuhi beberapa tujuan sekaligus.

9 18 b) Pencantuman Nomor Urut Tercetak Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan mengindentifikasi transaksi bisnis. Penggunaan nomor urut tercetak akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. c) Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas dapat menghindari pencatatan data yang tidak perlu sehingga akan memudahkan dalam melakukan pencatatan kedalam buku jurnal dan buku pembantu. d) Cantumkan Nama dan Alamat Perusahaan Formulir yang digunakan di dalam perusahaan tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan, namun untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan perlu dicantumkan nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan pada formulir tersebut untuk memudahkan perusahaan penerima dalam melakukan identifikasi asal formulir tersebut. e) Nama Formulir Nama formulir biasanya dipilih untuk mengambarkan fungsi formulir tersebut dan dicetak pada formulir untuk memudahkan indentitas formulir tersebut. 4. Catatan Di dalam sistem informasi akuntansi akan terdapat beberapa buku yang digunakan untuk melakukan transaksi. Buku catatan itu adalah : a) Jurnal, merupakan buku catatan pertama (book of original entry) b) Buku besar, merupakan buku catatan akhir (book of final entry) Buku besar ini dapat juga dipisahkan menjadi dua yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. 5. Laporan Hasil akhir atau output dari suatu sistem informasi adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi ini disampaikan dalam bentuk : neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan laba ditahan, laporan

10 19 harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar saldo persediaan dan sebagainya. Laporan yang baik harus memenuhi beberapa syarat sebagai berikut : a) Relevan, yaitu laporan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan kegiatan pemakai, sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. b) Kepadatan, yaitu laporan harus memuat yang perlu saja. Semua rincian yang tidak perlu dan tidak relevan harus dihilangkan. c) Diskriminasi yang memadai, yaitu laporan yang dibuat harus menguraikan perincian dengan cukup jelas. d) Lingkup tepat, yaitu laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkungan sesuai dengan kebutuhan. e) Tepat waktu, maksudnya bila laporan itu terlambat, maka laporan itu sudah tidak bernilai lagi. f) Keandalan, yaitu laporan harus dibuat dengan tingkat kecermatan dan ketepatan yang tinggi sehingga laporan tersebut dapat dipercaya. 6. Prosedur-prosedur Prosedur adalah keseluruhan gambaran yang mencakup seluruh jalannya kegiatan dari suatu aktivitas dimulai sampai pada berakhirnya aktivitas tersebut, sehingga dengan adanya prosedur diharapkan dapat terlaksananya pekerjaanpekerjaan yang efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam suatu perusahaan akan terdapat beberapa sistem yang merupakan kumpulan dari beberapa prosedur, seperti sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terdiri dari prosedur verifikasi, pengeluaran, penerimaan dan penyimpanan kas tersebut Karakteristik dari Kualitas Informasi Akuntansi Informasi akuntansi akan memberikan manfaat bagi para pemakainya baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan apabila memiliki karakteristik tertentu.

11 20 Menurut Cushing (1990;209) karakteristik sistem informasi akuntansi harus memiliki kriteria sebagai berikut: berikut: 1. Usefulness 2. Economy 3. Reliability 4. Customer service 5. Capacity 6. Simplicity 7. Flexibility Secara singkat kriteria-kriteria tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai 1. Usefulness. Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi. 2. Economy. Seluruh komponen dari sistem termasuk juga didalamnya laporanlaporan, pegendalian-pengendalian, mesin-mesin, dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai manfaat setidak-tidaknya senilai dengan biayanya. 3. Reliability. Produk dari suatu sistem harus dapat diandalkan sehingga informasi yang dihasilkan melalui suatu sistem dapat diandalkan dengan tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus berperan secara efektif. 4. Customer service. Dalam hal ini sistem harus berfungsi dalam memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan bagi para pelanggannya sehingga sistem ini efisien dan efektif. 5. Capacity. Suatu perusahaan harus memiliki kapasitas produksi yang memadai untuk menghadapi persaingan yang dihadapi dari perusahaan luar maupun dalam menghadapi kegiatan operasi sehari-hari pada kapasitas yang penuh (full capacity). 6. Simplicity. Sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur operasinya dapat diikuti dengan mudah.

12 21 7. Flexibility. Sistem ini harus berperan secara luwes dan dapat menerima semua perubahan yang akan terjadi dalam perusahaan baik yang datang dari luar maupun perubahan yang datang dari dalam perusahaan Tujuan Penyusunan Informasi Akuntansi Tujuan penyusunan Sistem Informasi Akuntansi bagi organisasi atau perusahaan yang dikemukakan oleh Wilkinson (2000;18) adalah sebagai berikut : To provide accounting information to a wide variety of users. Artinya adalah untuk menyediakan informasi akuntansi untuk berbagai macam penggunaan yang memiliki cakupan luas. Selain itu sistem informasi akuntansi juga memiliki tujuan spesifik, yang dikemukakan oleh Wilkinson (2000;8) adalah sebagai berikut : 1. To support the Day-to-day operations, 2. To support decision making by internal decisions makers, 3. To fulfill obligations to stewardship Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa tujuan spesifik dari sistem informasi akuntansi adalah : 1. Untuk memberikan informasi yang mendukung operasi harian. 2. Untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. 3. Untuk menyelesaikan tugas yang berhubungan dengan kepengurusan. 2.3 Kas Pengertian Kas Kas merupakan suatu alat pertukaran yang juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti aktiva ini adalah aktiva yang paling sering berubah. Hampir setiap transaksi akan mempengaruhi kas.

13 22 Definisi kas menurut Abdullah Shahab (1992;52) adalah sebagai berikut : Kas adalah jumlah uang yang tersedia baik di dalam kas perusahaan maupun uang yang disimpan di dalam bank dalam rangka menjalankan usaha. Pendapat lain mengenai kas dikemukakan oleh Zaki Baridwan (1992;86) sebagai berikut : Kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat juga diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa kas merupakan aktiva penting dalam perusahaan yang dapat berupa uang kertas atau uang logam atau simpanan di bank yang setiap saat dapat diuangkan atau alat pembayaran yang dapat disamakan dengan uang Sumber dan Bentuk Kas Sumber kas dalam suatu perusahaan menurut S. Munawir (1993;159) dapat berasal dari : 1. Hasil penjualan investasi jangka panjang, aktiva tetap baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud (intangible assets), atau adanya penurunan aktiva tidak lancar yang diimbangi dengan penambahan kas. 2. Penjualan atau adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal oleh pemilik perusahaan dalam bentuk kas. 3. Pengeluaran surat tanda bukti hutang baik jangka pendek maupun jangka panjang serta bertambahnya hutang yang diimbangi dengan penerimaan kas. 4. Adanya penurunan atau berkurangnya aktiva lancar selain kas yang diimbangi dengan adanya penerimaan kas. 5. Adanya penambahan kas karena sewa, bunga atau deviden dari hasil investasinya, sumbangan atau hadiah maupun adanya pengembalian kelebihan pembayaran pajak pada periode sebelumnya. Sedangkan bentuk kas menurut Warren, Fess, Reeve (1999;290) yang dialih bahasakan oleh Alfonsus Sirait dapat berupa : 1. Uang logam (Koin) 2. Uang kertas

14 23 3. Cek 4. Wesel Dari uraian di atas, dijelaskan bahwa aktiva berupa kas tidak hanya dalam bentuk uang saja, tetapi juga juga dapat berupa simpanan di bank yang memiliki nilai nominal dan dapat diuangkan setiap saat, selain itu aktiva berupa kas dapat diperoleh dari berbagai sumber penerimaan dan pengeluaran aktiva berupa kas juga dapat disebabkan oleh berbagai sumber pengeluaran Sifat dan Komposisi Kas Kas merupakan aktiva yang mempunyai sifat-sifat tertentu, sehingga membutuhkan manajemen dan pengawasan secara khusus. Adapun sifat kas menurut Ainun Na im (1988;174) adalah sebagai berikut : 1. Kas selalu terlibat dalam hampir setiap semua transaksi-transaksi perusahaan. 2. Kas merupakan harta yang paling siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi dan ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan, tanpa tanda pemilikan. 3. Jumlah uang kas yang dimiliki perusahaan harus dijaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Untuk dapat digolongkan sebagai kas biasanya dibatasi dengan diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal, sehingga elemen-elemen yang tidak diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal tidak dikelompokkan dalam kas. Disamping uang kertas dan uang logam yang dikeluarkan oleh pemerintah dan diterima sebagai alat pembayaran yang sah, menurut Zaki Badriawan (1992;86), kelompok berikut ini yang termasuk dalam komposisi kas adalah sebagai berikut : 1. Simpanan dalam bentuk giro atau bilyet. 2. Cek yang belum disetorkan. 3. Traveller s checks. 4. Cashier s checks. 5. Bank draft. 6. Money order

15 Sistem Pengendalian Intern Pada perusahaan yang semakin berkembang dalam ukuran maupun operasinya, maka semakin disadari bahwa ruang lingkup dari pengendalian yang ada akan semakin luas. Hal ini menyebabkan pimpinan perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mengatasi setiap tahap dalam kegiatan perusahaannya. Keadaan ini mendorong manajemen untuk melaksanakan tugasnya dengan baik. Manajemen dituntut untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, mencegah serta menemukan kesalahan dan penggelapan di dalam perusahaan. Untuk itu manajemen membutuhkan suatu sistem pengendalian intern untuk melaksanakan fungsinya secara baik dimana informasi yang teliti, tepat waktu, jelas dan dapat dipercaya sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pengendalian. Menyelenggarakan suatu pengendalian intern yang memadai merupakan tanggung jawab manajemen. Hal ini diungkapkan oleh I.A.I (1994;319,7) sebagai berikut : Penyusunan dan penyelenggaraan pengendalian internal merupakan tanggung jawab manajemen. Untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan usaha akan tercapai, pengendalian internal secara terus-menerus merupakan supervisi dari manajemen untuk menentukan apakah pelaksanaannya sesuai dengan yang dikehendaki dan diubah semestinya sesuai dengan perubahan kondisi yang melingkupinya. Pengendalian diperlukan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan semakin luas dan kompleksnya perusahaan, manajemen dihadapkan pada keterbatasan kemampuan untuk mengawasi dan mengendalikan operasi perusahaan. Keadaan inilah yang menyebabkan manajemen melimpahkan tanggung jawab dan wewenangnya untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya Pengertian Sistem Pengendalian Intern Terdapat beberapa pengertian tentang pengendalian intern yang dikemukakan oleh para ahli. Pengertian pengendalian intern menurut La Midjan (1996;36) adalah sebagai berikut :

16 25 Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan yang dimaksud untuk mengamankan hartanya, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijakasanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan. Pendapat lain dikemukakan oleh Mulyadi (2002;180) dan mendefinisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendukung dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Sedangkan pengendalian intern menurut The Committee of Sponsoring Organization (COSO) yang dikutip oleh Bodnar dan Hopwood (2001;182) adalah sebagai berikut: Internal control a process, effected by an entity s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: (a) reliability of financial reporting,(b) effectiveness and efficiency of operations, (c) compliance with applicable laws and regulations. Pengertian di atas menjelaskan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses yang dilakukan oleh dewan direksi, manajemen dan pihak lain yang dirancang untuk memberikan jaminan secara wajar dari tujuan dalam kategori sebagai berikut: (a) keandalan palaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan-peraturan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa konsep dasar dari pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Merupakan suatu proses pencapaian tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu bagian yang tidak dapat terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari struktur organisasi perusahaan.

17 26 2. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajer, dan karyawan. 3. Diharapkan mampu memberikan kepercayaan atau keyakinan yang memadai bukan suatu keyakinan yang mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris. Pada kenyataannya pelaksanaan pengendalian akuntansi dan pengendalian administrasi cenderung lebih banyak untuk saling berhubungan satu sama lain dalam proses transaksi. Selain itu di dalam perusahaan yang telah berkembang akan timbul suatu pelimpahan wewenang yang diberikan pimpinan kepada bawahannya dan pimpinan selanjutnya hanya mengawasi apakah pekerjaan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu pengendalian internal yang baik haruslah disertai dengan adanya pemisahan fungsi yang jelas sehingga para karyawan dapat bertanggung jawab sesuai dengan pekerjaan yang diberikan padanya. Dengan pemisahan fungsi yang jelas diharapkan dapat memberikan efisiensi dan efektivitas kerja sehingga dapat menekan penyelewengan yang tidak diharapkan Unsur Unsur Sistem Pengendalian Intern Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan tertentu belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun kedua perusahaan tersebut sejenis dan ukuran perusahaannya sama. Perbedaan sistem pengendalian intern ini disebabkan karena tingkat keahlian dari pegawai, cara pelaksanaannya yang berbeda. Namun secara umum ada unsur-unsur yang harus ada serta berlaku secara keseluruhan dalam perusahaan, dan setiap unsur mempunyai kaitan langsung dengan tujuan pengendalian intern.

18 27 Dalam suatu pengendalian internal yang baik dan memadai perlu adanya unsur-unsur yang berhubungan secara langsung dengan tujuan pengendalian. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuannya. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001;183) pengendalian internal memiliki lima unsur sebagai berikut: berikut : An organization s internal control process consists of five elements: the control environment, risk assessment, control activities, information and communication and monitoring. Dari unsur-unsur pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai 1. Lingkungan Pengendalian (Control environment). Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain: (a) Nilai integritas dan etika (Integrity and ethical values). Efektifitas pengendalian internal bersumber dari dalam diri manusia yang mendesain dan melaksanakannya. Pengendalian internal yang memadai desainnya, namun dijalankan oleh orang-orang yang tidak menjunjung tinggi integritas dan tidak memiliki etika, akan mengakibatkan tidak terwujudnya tujuan pengendalian internal. (b) Komitmen terhadap kompetensi (Commitment to competence). Untuk mencapai tujuan aktivitas, personil di setiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif, komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan perpaduan antara kecerdasan, pelatihan dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.

19 28 (c) Partisipasi Dewan komisaris dan Komite Audit (Board of Directors or Audit Committee Participation). Komite audit harus membantu dewan komisaris dalam melaksanakan tugasnya. Dengan adanya kerja sama antara dewan komisaris dan dewan komite akan menciptakan iklim pengendalian yang baik dalam perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas. (d) Filosofi dan Gaya Operasi manajemen (Management s Philosophy and Operating Style). Filosofi adalah seperangkat keyakinan tentang dasar (basic believes) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawan. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak boleh dilakukan dan mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu aktivitas harus dilaksanakan. (e) Struktur Organisasi (Organizationals structure). Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas. Pengembangan struktur organisasi suatu perusahaan mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. (f) Pembagian Wewenang dan Pembebanan Tanggung Jawab (Assignment of authority and responbility). Pembagian wewenang dan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi. (g) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia (Human resources policies and practices). Pengendalian internal yang baik tidak akan menghasilkan informasi keuangan yang andal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak

20 29 kompeten dan tidak jujur. Oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki karyawan yang kompeten dan jujur sehingga dapat tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Dalam hal ini perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam penerimaan karyawan, pengembangan kompetensi, penilaian prestasi dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka. 2. Penaksiran Resiko (Risk assessment). Ditunjukkan untuk pelaporan keuangan adalah identitas, analisis, dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai prinsip akuntansi yang berterima umum. 3. Informasi dan Komunikasi (Information and communication). Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi adalah transaksi dilaksanakan dengan cara yang benar dan mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Oleh karena itu, sistem komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personil yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpanan kepada pihak yang lebih tinggi dalam entitas. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian internal. 4. Aktivitas Pengendalian (Control activities). Adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan dengan baik. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan.

21 30 5. Pemantauan (Monitoring). Merupakan suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap perancangan maupun tahap pengoperasian pengendalian dengan waktu yang tepat, sehingga dapat diketahui apakah pengendalian internal telah beroperasi sebagaimana yang diharapkan. Dari pembahasan tersebut dapat diketahui bahwa pengendalian intern merupakan suatu sistem, sehingga harus diperhatikan bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan satu sama lainnya. Pengendalian intern dan semua metode-metode yang digunakan oleh perusahaan untuk menjaga atau mengamankan kekayaan perusahaan dengan sistem komputer terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut : 1. General Controls 2. Security Controls 3. Application Controls. Uraian dari elemen-elemen diatas adalah sebagai berikut : 1. General controls Pengendalian umum meliputi semua tugas-tugas yang diproses oleh sistem komputer. Kelemahan yang serius dalam pengendalian umum pada umumnya tidak dapat diatasi dengan pengendalian aplikasi yang kuat, tetapi kelemahan dalam pengendalian aplikasi dapat diatasi dengan pengendalian umum yang kuat. Oleh sebab itu perlu dipertimbangkan secara teliti dan mendalam pengendalian umum ini dalam sistem berbasis komputer. Enam kategori umum yang harus dipertimbangkan, dievaluasi, dan diuji dalam sistem komputer, yaitu : 1. Plan of organization 2. Operation

22 31 3. System development and programming 4. Acces 5. Documentation 6. Contingency. Pengendalian tatanan organisasi merupakan struktur organisasi yang berfungsi untuk menciptakan adanya kompetensi dan dapat dipercayanya personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas. Pengendalian operasi merupakan metode dan prosedur yang ditetapkan untuk personil operasi komputer. Personil operasi tidak melakukan penyiapan data awal untuk transaksi, tidak akan menciptakan atau mengotorisasi transaksi, dan tidak bertanggung jawab untuk menetapkan pengendalian. Pengendalian sistem pengembangan dan pemrograman adalah hal-hal yang berhubungan dengan analisis rancangan, tinjauan kembali, implementasi, pengujian dan persetujuan atas sistem yang baru dan pengendalian atas perubahan program. Pengendalian ini menjamin bahwa sistem komputer dikembangkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan dan pengendalian aplikasi yang efektif dimasukkan dalam sistem pemrosesan data secara elektronik. Pengendalian akses bertujuan untuk melindungi penggunaan sumbersumber pemrosesan data secara elektronik digunakan dengan tepat. Pengendalian ini harus dirancang untuk equipment, program, file data dan dokumen. Akses ke dokumen program harus dibatasi dan mendapat izin dari personil yang berwenang. Dokumentasi diperlukan sebagai penjelasan informasi tertulis tentang sistem komputer, termasuk pemrograman, pengembangan sistem dan aspek operasi lainnya. Dokumen ini ada yang disimpan di bagian akuntansi dan di bagian pemrosesan data.

23 32 Contingency plan merupakan perencanaan untuk hal-hal yang mungkin terjadi seperti adanya gangguan atau bencana alam. Langkah-langkah untuk jalan keluar sementara dan untuk mengatasinya telah dipertimbangkan dalam contingency plan, back up plan, recovery plan dan test plan. 2. Security Controls Pengendalian keamanan merupakan alat-alat fisik dan teknik prosedural yang bertujuan untuk melindungi perangkat keras komputer, termasuk tempat komputer, perangkat lunak, dan ancaman fisik data, bahaya resiko atau kerugian dan kerusakan potensial lainnya. Alat-alat kemanan fisik antara lain adalah : kunci, alarm, penjagaan, alat pemadam. Teknik-teknik keamanan yang prosedural antara lain : tatanan rekonstruksi file, jaminan asuransi, fidelity bonds dan off-premis storage of data, juga termasuk dalam hal ini adalah adanya cincin pelindung file, pelindung catatan, tempat anti api, alat pengendalian suhu, alat pengendali untuk mencegah akses ke fasilitas komputer tanpa izin atau otorisasi. 3. Application Controls Setiap sistem informasi akuntansi, baik secara manual maupun berbasis komputer, selalu mengikuti langkah-langkah : masukan-pemrosesan-keluaran. Pengendalian aplikasi berkaitan dengan tugas-tugas komputer dalam hal masukan, pemrosesan dan keluaran. Tujuan pengendalian masukan adalah untuk menjamin bahwa data yang diterima untuk diproses komputer telah diotorisasi, lengkap, bebas dari kesalahan, diidentifikasi menjadi data yang dapat dibaca oleh mesin. Pengendalian masukan meliputi : pengendalian tahap penangkapan data, pengendalian tahap penyiapan data dan pengendalian tahap pemasukan data. Pengendalian masukan ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting sebab masukan yang salah akan menghasilkan keluaran yang salah. Jika data yang salah dimasukkan dalam komputer maka akan sulit mendeteksi kesalahan tersebut dari keluarannya.

24 33 Pengendalian pemrosesan bertujuan untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama pemrosesan data yang dimasukkan ke dalam sistem komputer. Kesalahan pemrosesan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk memproses data. Kesalahan yang terjadi dalam pemrosesan tersebut dapat dideteksi dengan adanya pengendalian-pengendalian yang dibuat oleh programmer. Pengendalian keluaran bertujuan untuk menjamin ketelitian dalam memproses hasil dan menjamin bahwa hanya pihak yang berhak saja yang menerima keluaran. Keluaran dapat berbentuk hasil cetakan, kartu plong, tulisan pada layar monitor atau di dalam media penyimpanan seperti pita dan disk. Pengendalian keluaran bervariasi tapi untuk tujuan pengendalian digolongkan menjadi dua yaitu bentuk hard copy dan soft copy. Pengendalian bentuk hard copy antara lain meliputi pengendalian pada tahap penyediaan media keluaran, pengendalian pada tahap pemrosesan keluaran dan pengendalian pada tahan pendistribusian laporan. Pengendalian keluaran berbentuk soft copy antara lain meliputi pengendalian pada informasi yang ditransmisikan dan pengendalian pada tampilan di layar terminal. Untuk mengatasi perkembangan dan kompleksitas suatu lingkungan komputer, maka elemen-elemen pengendalian yang diuraikan di atas penting dipertimbangkan secara teliti dan cermat. Aplikasinya tetap tergantung pada kebutuhan sistem yang digunakan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian sangat diperlukan untuk kepentingan pimpinan karena kemampuan pimpinan yang sangat terbatas untuk mengendalikan segala sesuatu yang ada diperusahaan. Oleh karena itu pimpinan bertanggung jawab untuk mengadakan suatu pengendalian intern baik yang menunjang dan meningkatkan perusahaan tersebut agar efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya. Dalam

25 34 suatu pengendalian intern yang memadai terkandung tujuan-tujuan yang dapat membantu manajemen dalam mencapai setiap tujuan perusahaan. Adapun tujuan dilakukan pengendalian intern menurut Comitte of Sponsoring Organization (SAS. No 78;1995) adalah sebagai berikut : 1. Reliability of Financial Reporting (Keandalan laporan Keuangan). 2. Effectiveness and Efficiency of Operation (Efektivitas dan Efisiensi Operasi). 3. Compliance with Applicable Law and Regulation (Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan). Pengertian di atas diuraikan sebagai berikut : 1. Reliability of Financial Reporting. Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan untuk investor, kreditor dan para pemakai lainnya baik secara hukum maupun secara profesional untuk menyakinkan bahwa informasi tersebut disajikan secara wajar sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Effectiveness and Efficiency Operation. Pengendalian dalam suatu organisasi bertujuan untuk mendorong pengguna sumber daya termasuk pegawai secara efektif dan efisien untuk memaksimalkan tujuan operasi dan bila pengendalian intern dilakukan dengan baik maka efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan dapat tercapai. 3. Compliance and Applicable Law and Regulation. Dalam akuntansi tidak semua hukum dan peraturan selalu berhubungan dengan akuntansi. Maka dengan adanya pengendalian intern yang baik diharapkan perusahaan patuh pada hukum dan peraturan yang berlaku. Selain itu mereka harus patuh terhadap kebijakan, rencana, prosedur dan kontrak. Oleh karena itu pengendalian intern harus dapat menjaminnya. Selain itu ada tujuan pengendalian intern lain yang tersirat, karena dianggap akan ikut tercapai jika tujuan utama pengendalian intern tercapai. Tujuan lain

26 35 tersebut yaitu menjaga keamanan harta perusahaan. Dalam menjaga keamanan harta perusahaan, perlu ditetapkan kebijakan yang tepat, yang meliputi kebijakan dimana hanya orang-orang yang diberi wewenang saja yang dapat menyimpang dan mengambil harta perusahaan. selain itu diperlukan juga adanya keamanan fisik terhadap harta perusahaan. Tujuan pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (1998;166) adalah sebagai berikut : Tujuan pokok pengendalian : 1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi. 2. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Meningkatkan efisiensi usaha. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Menjaga Kekayaan dan Catatan Organisasi Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan. Kekayaan fisik suatu organisasi dapat dicuri dan disalahgunakan, kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian internal yang memadai. Begitu juga untuk kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik, seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting dan catatan akuntansi tidak dijaga. 2. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyaknya informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan, maka pengendalian informasi dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan laporan keuangan yang andal.

27 36 3. Meningkatkan Efisiensi Usaha Pengendalian internal ditunjukkan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bidang bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 4. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur sruktur pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. Dari pengertian sistem pengendalian intern dan uraian tugas di atas maka jelaslah bahwa tujuan dari pengendalian intern adalah untuk menciptakan laporan keuangan yang handal, dapat dipercaya serta menghasilkan efisiensi dan efektivitas guna menjaga harta perusahaan. Pengendalian intern juga dapat menciptakan ketelitian dan keandalan data akuntansi untuk mendorong efisiensi. Hal tersebut berguna untuk mencegah terjadinya pemborosan dan penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien dan efektif dalam kegiatan perusahaan. Dari pendapat-pendapat tersebut di atas, jelaslah bahwa sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam suatu perusahaan. Hal ini sangat erat kaitannya dengan kelangsungan hidup dari perusahaan itu sendiri Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern Meskipun sistem pengendalian intern telah ditetapkan secara memadai dan memuaskan, seperti yang telah dikemukakan dalam unsur-unsur sistem pengendalian intern, tetapi bukan berarti bahwa penyelewengan atau kesalahan tidak akan terjadi lagi. Hal ini terjadi karena sistem pengendalian intern memiliki beberapa keterbatasan. Yang dimaksud dengan keterbatasan disini adalah suatu kondisi tertentu yang menyebabkan tidak berfungsinya sistem pengendalian intern sebagaimana mestinya. Oleh karena itu perlu untuk mengetahui keterbatasan dari sistem pengendalian intern tersebut.

28 37 Keterbatasan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2002;181) adalah diakibatkan karena faktor berikut : 1. Persekongkolan dan ketidakjujuran pegawai. 2. Biaya. 3. Ketidakcermatan pelaksanaan atau kesalahpahaman instruksi. 4. Perubahan-perubahan politik, sosial, ekonomi dan peraturan pemerintah. 5. Keadaan-keadaan darurat yang tidak diperkirakan sebelumnya. Uraian dari faktor keterbatasan sistem pengendalian intern di atas adalah sebagai berikut : 1. Persekongkolan dan ketidakjujuran pegawai. Hali ini akan menghancurkan sistem pengendalian intern yang bagaimanapun baiknya. Meskipun pengendalian intern mengusahakan pembagian tugas, dan menjalankan tugas yang bertentangan, tetapi jika terjadi kecurangan semacam ini, akan menyebabkan prosedur pengendalian tidak berfungsi. 2. Biaya. Pengendalian harus mempertimbangkan biaya dan kegunaannya, dimana biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu mungkin melebihi kegunaannya. 3. Ketidakcermatan pelaksanaan atau kesalahpahaman instruksi. Dalam hal ini jika pegawai tidak cermat atau terjadi kesalahpahaman instruksi dalam pelaksanaan pekerjaan, maka pengendalian intern tersebut tidak dapat berjalan dengan baik dan tidak dapat memberikan dukungan terhadap manajemen. 4. Perubahan-perubahan politik, sosial, ekonomi dan peraturan pemerintah. Perubahan-perubahan tersebut berpengaruh terhadap sistem pengendalian internal sehingga penyusunan pengendalian akan berubah mengikuti perkembangan-perkembangan tersebut, sehingga pengendalian yang ada harus turut berubah pula sesuai dengan perubahan tersebut.

29 38 5 Keadaan-keadaan darurat yang tidak diperkirakan sebelumnya. Bagaimanapun juga, manusia tetap berusaha untuk memperoleh kepastian akan jaminan yang handal agar sedapat mungkin menghindari kerugian yang diakibatkan oleh faktor-faktor tersebut di atas, atau setidaknya dapat mengurangi resiko tersebut sekecil mungkin sampai dengan batas-batas tertentu yang dapat diatasi. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan keterbatasan atau kelemahan dari pengendalian intern adalah kondisi-kondisi yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan pengendalian intern. Keberhasilan dari suatu sistem pengendalian intern sangat tergantung kepada faktor manusia sebagai pelaksananya Sistem Pengendalian Intern Kas Penerimaan kas dapat berasal dari berbagai macam sumber. Ada sumbersumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada juga sumber penerimaan kas yang jarang terjadi seperti penjualan aktiva tetap. Pengeluaran kas juga sangat bervariasi untuk berbagai jenis pengeluaran atau pembayaran. Bila pengeluaran kas ini tidak terkontrol dengan baik, dapat dibayangkan, perusahaan tentu dapat mengalami kerugian yang cukup berarti. Dengan tidak mempersoalkan sumber penerimaan kasnya dan tujuan pengeluaran kasnya, dasar untuk pencegahan kesalahan atas kecurangan adalah dengan diterapkannya sistem pengendalian intern kas. Adapun sistem pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas menurut La Midjan (2001;204) adalah meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Adanya pemisahan fungsi antara : Yang menguasai (menyetujui) atas kas adalah pimpinan atau kepala bagian keuangan. Yang mencatat adalah bagian akuntansi. Yang menyimpan adalah kasir atau bank. 2. Atas setiap penerimaan dan pengeluaran kas digunakan dokumen atau bukti yang bernomor urut dan tercetak.

30 39 3. Bagian kas dibagi atas bagian kas terima dan kas keluar mencatat transaksi kas melalui buku kas terima dan buku kas keluar. Penanganan atas kedua jenis kas tersebut dilaksanakan oleh petugas yang terpisah. 4. Semua penerimaan kas harus disetor ke bank pada hari berikutnya. 5. Perlu disusun rekonsiliasi bank secara periodik. 6. Perlu diciptakan sistem cuti bergiliran dan pemutasian pegawai. 7. Perlu disusun budget kas untuk mengatur penerimaan dan pengeluaran dengan menyusun cash flow. 8. Setiap pengeluaran melalui otorisasi. Dengan adanya sistem pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas, maka pengendalian atas kas dapat lebih terjamin dan resiko terhadap pencurian atau penggelapan dapat diperkecil. 2.5 Efektivitas Pengertian Efektivitas Suatu organisasi mempunyai tujuan-tujuan yang akan dicapai melalui aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh setiap orang yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian ada keterkaitan antara efektivitas dengan tujuan organisasi. Oleh karena itu setiap orang dalam organisasi harus mampu melaksanakan tugasnya secara efektif ke arah pencapaian tujuan. Menurut Komaruddin (1994;269) pengertian efektivitas adalah: Efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Berdasarkan definisi di atas maka efektivitas lebih menitikberatkan pada suatu tingkat keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. berikut : Pengertian efektivitas menurut R.A. Supriyono (1993;246) adalah sebagai Suatu unit organisasi dikatakan efektif jika unit tersebut dapat bekerja dengan baik sehingga mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan.