MODEL PENGUKURAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) UNTUK PENILAIAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI REKANAN PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA III

Transkripsi

1 MODEL PENGUKURAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) UNTUK PENILAIAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI REKANAN PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA III Dewi Yulianti, Christiono Utomo Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen Proyek Program Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya, Indonesia ABSTRAK Sebagai sebuah perusahaan yang berbentuk PT. (PERSERO) dan merupakan salah satu BUMN di Indonesia yang secara terus menerus melaksanakan investasi pengembangan fasilitas pelabuhan sesuai dengan tujuan peningkatan kualitas ( quality improvement). PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia III dalam melaksanakan kinerja atau tugas dalam kepelabuhan, akan bekerja sama dengan rekanan untuk pengerjaan proyek-proyek tertentu. Dan tentunya dalam kerjasama tersebut saling menguntungkan kedua belah pihak. Dalam tahapan pemilihan rekanan terdapat tahapan dokumen prakualifikasi. Dimana proses ini merupakam proses penting dalam berjalannya perusahaan ini. Berawal dari penentuan kriteria yang selanjutnya dijadikan sebagai variabel dalam kuisioner terhadap 31 responden dengan hasil sebuah Key Performance Indicator yang selanjutnya dibentuk ke dalam hirarki. Dari hirarki yang ada, dilakukan pembobotan berpasangan dengan melibatkan pihak yang berkompeten dalam urusan seleksi rekanan dalam perusahaan ini. Melalui metode Analytic Hierarchy Process (AHP) ini, dimulai dari pembentukan hirarki sampai akhirnya akan dapat diperoleh bobot dari masing-masing Key Performance Indicators (KPI). Dari studi tersebut didapatkan bobot untuk masingmasing kriteria yang telah ditentukan, berturut-turut menduduki urutan teratas jaminan dan keandalan sebesar 0,45, keuangan perusahaan sebesar 0,26, latar belakang perusahaan sebesar 0,17 dan terakhir penawaran prakualifikasi sebesar 0,12. Kata Kunci : Dokumen Prakualifikasi, Analytic Hierarchy Process (AHP), Pembobotan PENDAHULUAN Perekonomian merupakan hal yang tergolong penting bagi berdirinya sebuah negara. Dimana bidang ini merupakan bidang yang menyokong kehidupan bangsa maupun masyarakatnya. Oleh karena itu, berbagai bidang yang menyangkut bidang perekonomian ini akan jadi sorotan utama dalam kehidupan bangsa. Terutama untuk masa sekarang ini adalah bidang perindustrian, selain pihak BUMN ada pula pihak swasta baik yang berbentuk PT, Persero, CV maupun yang lainnya, ikut serta dalam usaha pembangunan perekonomian. Dan tentu pula tidak dimungkinkan tidak terjadinya hubungan dengan pihak lain di luar institusinya. Berkaitan dengan hal di atas, proses pemilihan rekanan proyek menjadi serangkaian kegiatan mulai dari mengidentifikasi proyek, melakukan prakualifikasi rekanan, mengadakan lelang dan mengevaluasi setiap calon rekanan sampai dengan tanda tangan kontrak untuk menangani implementasi fisik proyek. Mengingat besarnya sumber daya yang terlibat serta resiko yang dihadapi maka dalam usaha untuk

2 mendapatkan rekanan yang diharapkan mampu melaksanakan tugas yang akan diberikan perlu diterapkan seleksi yang ketat. Untuk maksud tersebut dikenal beberapa prosedur salah satunya adalah proses Pra-kualifikasi. Yang selanjutnya akan menjadi pembahasan secara detail. Dalam proses prakualifikasi diperlukan suatu pengukuran terhadap tahapantahapan prakualifikasi. Sehingga dengan adanya suatu standar dalam dokumen prakualifikasi maka perusahaan dapat mengetahui dan menampilkan gambaran secara umum mengenai fakta yang terjadi di PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia III mengenai pengukuran performansi dari calon peserta lelang sehingga nantinya dapat dihasilkan suatu keputusan yang obyektif dalam pemilihan rekanan dan menjaga kelangsungan serta kelancaran pengerjaan proyek. Permasalahan yang muncul adalah indikator-indikator apa yang berkaitan dengan dokumen prakualifikasi serta bagaimana cara membobotkannya. Dengan metode Analytic Hierarchy Process (AHP) akan dicoba untuk dipecahkan. Pengukuran Kinerja Kinerja menunjuk pada suatu hasil perilaku yang dinilai oleh beberapa kriteria atau standart mutu hasil kerja. Persolan mutu berarti terkait dengan baik buruknya hasil yang di-kerjakan. Apabila perlaku memberikan hasil yang sesuai dengan standar atau kriteria yang ditetapkan organisasi, maka kinerjanya tergolong baik dan sebaliknya. Dengan demikian kinerja merupakan hasil dari suatu proses atas aktifitas pada fungsi tertentu yang dilaksanakan oleh pihak baik individu, maupun sebagai anggota dari suatu kelompok organisasi bisnis atau sosial, pada periode tertentu yang hasilnya dapat dinikmati sendiri maupun oleh kelompoknya atau perusahaan. Kinerja adalah hasil yang dicapai oleh seseorang menurut yang berlaku untuk pekerjaan yang bersangkutan.(as ad 1992). Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah bentuk penelitian dari berbagai alter-natif tindakan yang mungkin dipilih dengan mekanisme proses tertentu dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah cara untuk mengembangkan hubungan logis yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis, yang mencerminkan hubungan yang terjadi diantara faktor yang terlibat (Suryadi, 2000:14) Beberapa masalah yang timbul dalam pengambilan keputusan diantaranya : Mendefinisikan permasalahan,pembanguan Model, Perolehan Input data, Pembangunan Solusi, Testing Solusi Pengambilan keputusan multi kriteria meliputi berbagai atribut dan tujuan. Multi atribut berarti bahwa masalah tersebut merupakan masalah pemilihan alternatif terbaik dari set alternatif yang ada sedangkan multi tujuan manakala set alternatif yang ditetapkan banyak sehingga diperlukan perancangan masalah (Anshari,2004). Metode AHP Metode analytical hierarchy process (AHP) dikembangkan oleh Saaty (198 8) dengan menggunakan perbandingan berpasangan untuk menentukan tingkat kepentingan kriteria yang digunakan. Jika kriteria yang digunakan lebih dari tiga, diperlukan syarat konsistensi, tetapi dalam AHP tidak ada syarat konsistensi mutlak.tiadanya syarat konsistensi yang mutlak didasarkan pada kenyataan bahwa B-6-2

3 keputusan yang diambil seseorang tidak didasarkan atas logika saja, tetapi juga didasarkan atas perasaan, intuisi, maupun pengalaman yang dimiliki. Batasan inkonsistensi suatu matriks yang dapat diterima dalam AHP tidak ada yang baku, tetapi menurut pengalaman, inkonsistensi standar yang masih dapat diterima adalah 10% ke bawah. Pengukuran kualitatif menjadi penting karena semakin kompleks permasalahan di dunia dan tingkat ketidakpastian yang tinggi. Aplikasi AHP da-pat digunakan untuk situasi pengambilan keputusan yang komplek dengan angka ribuan, menurut (Zahedi,1986). Bagaimanapun juga aplikasi dari AHP untuk masalah sumber daya alam surprising limited atau mempunyai keterbatasan. Hal ini berdasarkan (Schmoldt dkk,2001). Tetapi sayangnya halaman tentang keterbatasan itu tidak diijinkan untuk ditampilkan sebagai literatur. Tabel 1 Hasil analisa faktor AHP digunakan untuk menurunkan skala rasio dari beberapa perbandingan berpasangan yang bersifat diskrit maupun kontinu. Perbandingan berpasangan tersebut dapat diperoleh melalui pengukuran aktual maupun pengukuran relatif dari derajat B-6-3

4 kesukaan, atau kepentingan atau perasaan. Dengan demikian metoda ini sangat berguna untuk membantu mendapatkan skala rasio dari hal-hal yang semula sulit diukur seperti pendapat, perasaan, prilaku dan kepercayaan. (Teknomo,1999) Kepentingan relatif dari tiap faktor dari setiap baris dari matrik dapat dinyatakan sebagai bobot relatif yang dinormalkan (normalized relative weight). Bobot relatif yang dinormalkan ini merupakan suatu bobot nilai relatif untuk masing-masing faktor pada setiap kolom, dengan membandingkan masing-masing nilai skala dengan jumlah kolomnya. Eigenvektor utama yang dinormalkan ( normalized principal eigenvector) adalah identik dengan menormalkan kolom-kolom dalam matrix perbandingan berpasangan. Ia merupakan bobot nilai rata-rata secara keseluruhan, yang diperoleh dari rata-rata bobot relatif yang dinormalkan masing-masing faktor pada setiap barisnya (Teknomo, 1999) Sebagai tambahan untuk pembobotan kepentingan final, AHP dilakukan perhitungan nilai yang disebut Indeks Konsistensi (Saaty 2000). Indeks ini d iukur berdasarkan perlakuan perbandingan berpasangan terhadap kriteria. Di mana skor individu dapat dikumpulkan dan selanjutnya dijadikan sebagai skor komposit kelompok. Analisa sensitivitas juga akan menentukan stabil tidaknya sebuah hirarki. Makin besar deviasi atau perubahan prioritas yang terjadi makin tidak stabil hirarki tersebut. Sensitivitas hirarki, bagaimanapun penting untuk implementasi kebijaksanaan karena pengambil keputusan dapat membuat antisipasi apabila ada sesuatu yang terjadi di luar perkiraannya ( Permadi,1992). Model yang banyak digunakan dalam pengambilan keputusan antara lain (Suryadi dan Ramdhani 2002 ): Model matematika, Model matematika, Penjelasan obyek Proses Pelelangan Yang Ada Proses pelelangan adalah suatu media yang menjembatani antara owner (pemilik pekerjaan) dengan Kontraktor / konsultan sehingga dapat terselenggarakannya jalannya suatu pekerjaan yang selanjutnya dituangkan didalam suatu Kontrak /Surat Perjanjian untuk nantinya dapat diimplementasikan kedalam suatu bentuk (fisik ataupun barang). (Sumber : Keputusan Direksi PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia III nomor : KEP.19/UM.6.04/ P.III-99 tanggal 21 April 1999) Beberapa hal yang dilakukan dalam pelelangan adalah sebagai berikut : 1. Persiapan Pelelangan a.persiapan Awal b.penyiapan Dokumen Lelang Undangan Pelelangan 2. Pemberian Penjelasan Dokumen Lelang 3. Rapat Perhitungan Volume 4. Pemasukan dan Pembukaan Dokumen Penawaran Pemasukan dokumen Penawaran Rekanan Pelelangan a. Rekanan DRTP b. Rekanan Non DRTP c. Rekanan Usaha Kecil dan Koperasi Metode Penelitian Sebagai studi kasus, dilakukan pengumpulan data tentang variabel yang berkaitan dengan proses seleksi rekanan pada tahap prakualifikasi dengan cara B-6-4

5 menyebarkan kuisioner, sebanyak 31 responden. Responden dipilih berdasarkan kompetensi mereka dalam proses prakualifikasi tersebut.variabel yang dimasukkan ke dalam kuisioner berjumlah 27 varibel. Data-data yang terkumpul tersebut diolah dengan berbagai pengujian diantaranya uji validasi, analisa faktor dan akhirnya didapatkan kriteria-kriteria serta subkriteria yang membangun sebuah hirarki. Hasil pemfaktoran bisa dilihat pada tabel 1. Dan karena hal tersebut belum bisa diandalkan maka dilakukan diskusi dengan pihak perusahaan dalam penentuan hirarki dengan mengacu pada hasil pengolahan data tersebut. Hingga akhirnya didapatakan hirarki seperti pada gambar 1 Dari hirarki seperti pada gambar 1, dilakukan pembobotan dengan cara dilakukannya terlebih dahulu pembandingan berpasangan atau biasa disebut Pairwase Comparisson. Dalam tabel matrik berpasangan seperti salah satu contoh pada matrik berpasangan untuk kriteria pada tabel 3. Barulah dari masing-masing tabel matrik berpasangan tersebut dilakukan perhitungan dengan metode matrik. Seperti pada tabel 4. Selanjutnya dilakukan pengecekan terhadap hasil pengisian kuisioner apakah dari hasil tersebut bisa diterima ataupun dipertanggungjawabkan dengan cara menghitung Consistency Ratio. Diawali dengan dihitungnya eigenvektor yang digunakan untuk mencari nilai lambda maksimal pada matrik berpasangan tersebut. Dari lambda maksimal digunakan untuk melakukan perhitungan Consistency Index.Dan akhirnya dari hasil tersebut didapatkan Consistency Index. Demikian selanjutnya dilakukan pada setiap perhitungan bobot. Gambar 1 Hirarki AHP Perhitungan Bobot KPI Setelah dilakukan permodelan dalam bentuk hirarki, langkah selanjutnya adalah melakukan pembobotan terhadap semua kriteria dan juga subkriteria yang telah dimodelkan. Hal pertama yang dilakukan adalah dengan membentuk matrik berpasangan sesuai dengan kuisioner pairwase comparison yang telah diisi oleh pihak perusahaan yang terkait dengan penentuan keputusan dalam hal seleksi pelelangan. Tabel 2 Matrik Perbandingan Kriteria B-6-5

6 Salah satu contoh bentuk dari perbandingan berpasangan pada kriteria dapat dilihat pada tabel 2. Nilai tersebut pada tabel 2 diperoleh dari diskusi dengan pihak yang berkompeten pada perusahaan. Sehingga nilai te-sebut merupakan penilaian dari pohak manajemen yang terlibat langsung dalam pengambilan keputu-san pada seleksi rekanan dokumen prakualifikasi. Dari hasil tersebut dilakukan pembobotan dengan cara membagi nilai dari masing kolom dan baris terhadap jumlah dari kolom di mana nilai tersebut berada. Dilakukan terhadap semua nilai yang telah dimasukkan begitu pula terhadap semua tabel yang ada yaitu tabel perbandingan untuk kriteria, tabel perbandingan subkriteria untuk kriteria penawaran prakualifikasi, tabel perbandingan subkriteria untuk kriteria latar belakang persahaan, tabel perbandingan subkriteria untuk kriteria keuangan perusahaan, dan tabel perbandingan subkriteria untuk kriteria jaminan dan keandalan. Tabel 3. Matrik Normalitas Selanjutnya dilakukan penjumlahan terhadap baris ke arah kanan tabel dengan diberikan nama kolom jumlah selanjutnya dari kolom jumlah dilakukan penjumlahan secara kolom. Dan untuk mendapatkan bobot untuk masing-masing kriteria bisa dilakukan dengan membagi nilai jumlah secara baris dengan jumlah dari kolom jumlah. Seperti tertera pada tabel 3. Selanjutnya akan dilihat apakah dari pembandingan yang telah dilakukan apakah konsisten ataukah tidak dengan cara menghitung eigen vektor yang ada. Eigen vektor dihitung dengan cara membagi jumlah nilai pada tabel 3 (Matrik normalisasi kriteria) dengan jumlah kriteria yaitu 4. Semuanya dilakukan kepada semua kriteria. Sehingga didapatkan hasil yang terlihat pada tabel 4 Eigen Vektor Tabel 4 Eigen vektor Sehingga dihasilkan nilai lambda maksimal sebagai berikut : λmax (labda maksimum) = = 4,08333 B-6-6

7 Proses selanjutnya adalah perhitungan Indeks Konsistensi dengan cara mengkurangkan nilai lambda maksimal dengan ukuran matrik (untuk kasus ini berjumlah 4) kemudian dibagi dengan hasil pengurangan ukuran matrik dengan nilai Secara matematis dapat dilihat ada permaan dan perhitungan berikut Setelah didapatkan indeks konsistensi dengan nilai 0, maka rasio konsistensi dengan membagi nilai indeks konsistensi dengan indeks random. Dimana RI adalah Indek Random dengan nilai seperti pada tabel 5.Dari perhitungan didapatkan nilai rasio konsistensi sebesar 0,031. Dengan kata lain kurang dari nilai 0,1 yang berarti hasil pengisian dan perhitungan pada proses di atas dapat diterima dan dipertanggungjawabkan. Analisa Hasil Dari hasil perhitungan secara manual dengan metode matrik didapatkan bobot untuk masing masing variabel yaitu subkriteria dan kriteria. Dari proses yang telah dilalui didapatkan hasil pembobotan secara keseluruhan kriteria serta subkriteria yang ada di bawahnya. Dapat dilihat pada tabel 5 Dari hasil tersebut terlihat bahwa dari hasil pembobotan ternyata kriteria jaminan dan keandalan menduduki urutan tertinggi dibandingkan dengan kriteria yang lainnya. Diurutan kedua terdapat kriteria keuangan perusahaan. Dan diurutan ketiga terdapat kriteria latar belakang perusahaan dan pada posisi terakhir yang berarti tingkat kepentingan oleh hirarki yang telah dibentuk adalah paling rendah atau tidak terlalu dipentingkan secara nilai bobot. Dengan demikian dapat dikatakan, hal yang paling penting untuk dijadikan pertimbangan dalam seleksi prakualifikasi rekanan di PT (PERSERO) Pelabuhan Indonesia III adalah pada kriteria jaminan dan keandalan, dengan sub kriteria yang paling dipentingkan adalah jaminan pelaksanaan. Hal ini sangat logis terjadi karena mengingat dalam suatu proyek hal yang paling penting adalah terlaksananya pekerjaan dengan maksimal sesuai dengan perencanaan sebelumnya serta sesuai prosedur. Pada urutan kedua adalah peralatan, hal ini mungkin karena memang hasil pemikiran dimana peralatan juga sangat menentukan terlaksananya pekerjaan dengan baik. Hal yang terjadi pada tenaga kerja adalah berada pada urutan terendah di dalam kriteria jaminan dan keandalan dimana tenaga kerja ini bias fleksibel keberadaannya hanya saja tetap dengan kualifikasi yang seharusnya. Kriteria kedua yang dipentingkan adalah keuangan perusahaan. Hal ini dimungkinkan terjadi karena adanya persepsi bahwa dengan melihat keuangan perusahan berarti pula dapat dilihat kapabilitas perusahaan tersebut, sehingga kepercayaan terhadap perusahaan tersebut tidak perlu diragukan lagi. Sub kriteria yang menyertai adalah kondisi neraca perusahaan tersebut yaitu sebesar 0,67 yang dua kali lebih dipentingkan daripada sisa keuangan perusahaan karena dimungkinkan neraca keuangan lebih representatif dibanding dengan sisa keuangan perusahaan. B-6-7

8 Tabel 5 Indeks Random Tabel 6 Hasil Pembobotan Pada urutan ketiga terdapat latar belakang perusahaan dengan bobot 0,171 dimana ter dapat subkriteria pengalaman kerja dan juga status hukum dan kepemilikan. Hal ini mungkin karena tertutupi oleh kepentingan dari dua kriteria yang telah dibahas pada paragraf sebelumnya. Namun buykan berarti tidak dipentingkan, hanya saja bila dibandingkan dengan kriteria sebelumnya kriteria tersebut menduduki tingkat kepentingan ketiga. Pada bagian terakhir terdapat kriteria penawaran prakualifikasi sebesar 0,120 yang didalamnya terdapat subkriteria waktu pelaksanaan dan metode pelaksanan. Berdasarkan perhitungan ternyata untuk kriteria ini berada pada kepentingan paling bawah atau bobotnya paling kecil. Mungkin karena pertimbangan hal ini bersifat fleksibel dan bisa jadi pertimbangan untuk selanjutnya. KESIMPULAN Dengan metode Analitic Hierarchy Process (AHP) yang didahului dengan proses pengambilan data serta pengujian statistik, bisa teridentifikasi kriteria kriteria yang berpengaruh terhadap dokumen prakualifikasi terutama dalam prosesnya. Sekaligus didapatkan hirarki berdasarkan hasil pengambilan data kuisioner yang selanjutnya disebut hirarki awal. Dan dengan ditambah diskusi dengan pihak manajemen maka didapatkan hirarki yang diusulkan untuk proses selanjutnya. Selain itu dengan penelitian ini didapatkan bobot masing-masing kriteria yang dalam hal ini disebut sebagai Key Performance Indicator (KPI) dengan berdasarkan data pairwase comparisson dari pihak manajemen serta diskusi dengan peneliti. Dan selanjutnya didapatkan pula tingkat kepentingan atau pengaruh masing-masing Key B-6-8

9 Performance Indicator (KPI) terhadap dokumen prakualifikasi untuk seleksi rekanan peserta pelelangan Saran Saran yang akan diberikan dalam bagian ini adalah lebih bersifat pengembangan serta perbaikan terhadap penelitian ini. yaitu : 1. Perlunya permahaman terhadap para responden yang bersangkutan mengisi kuisioner baik kuisioner awal maupun kuisioner perbandingan berpasangan. Agar dapat memberikan hasil dan kesimpulan yang akurat dan merepresentasikan kebutuhan yang sebenarnya. 2. Perlunya keakuratan serta analisa yang mendalam dalam penentuan setiap keputusan dalam setiap proses yang dilalui, teritama dalam pembentukan model hirarki pada Analytical hierarchy Process atau AHP, karena model tersebut akan sangat berpengaruh terhadap kebijakan yang akan diambil dari hasil penelitian. 3. Perlunya pengembangan lagi terhadap model yang telah dibentuk untuk lebih merepresentasikan kebutuhan yang sesungguhnya. DAFTAR PUSTAKA A ad, Moch.(1992). Psikologi kerja. Rineka Cipta : Yogyakarta Anshari, A.I (2004), Penyusunan Model Pengambilan Keputusan Dalam Pemilihan Prioritas Pengelolaan Jaringan Reklamasi Rawa Kabupaten Barito Kuala, Tesis Program Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya Permadi, bambang (1992) AHP. PAUK-EK-UI, Jakarta Pichler, Roy (1992) Principles of Constraction Management. Edisi ketiga. McGraw Hill International, england, Hlm Saaty, Thomas L. (2000). Fundamentals of Decision Making and Priority Theory with the Analytic Hierarchy Process, Vol.6. RWS Publications,Pittsburgh,PA. Schmoldt, Daniel L, Jyrki Kangas dan Guillermo A. Mendosa (2001). Basic Prin-ciples of decision Making In Natural Resources ang Environment. In The analytic Hierarchy Process in Natural Resource and Environmental Decision Making, Kluwer Academic Publisher, London. pp 1-13 Suryadi, K dan Ramdhani (2 002). Sistem Pendukung Keputusan; Suatu wacaa Struktural Idealisasi dan implementasi Konsep Pengambilan Keputusan. PT. Remaja Posdakarya, Bandung. Teknomo, kardi dkk (1999). Penggunaan metode analytic hierarchy process dalam menganalisa faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan moda ke kampus. Jurnal Dimensi Teknik Sipil Universitas Kristen Petra, vol 1,hlm Zahedi, F (1986). The Analytic Hierarchy Process: A Survey of the method and its application. Hlm 16: B-6-9