TUGAS AKHIR OLEH : NURUL AMALIA L H

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR PROSES PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM TANGGAL UNTUK MENUNJANG EFISIENSI KERJA PADA FRAKSI PARTAI GOLKAR DI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA OLEH : NURUL AMALIA L H PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2016

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmatnya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah Proses Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan baik dari segi materiil maupun teknis. Mulai dari awal perkuliahan sampai akhir penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak memperoleh bimbingan, dorongan dan bantuan moral maupun materiil. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH. Mhum selaku Rektor 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Magdalena Linda Sibarani, SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan sabar sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir penulis.

3 6. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi D-III Kesekretariatan yang sempat dan telah mengajar dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis selama masa perkuliahan 7. Kepada seluruh Pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu penulis selama melakukan penelitian dan membantu penulis selama proses magang 8. Kedua orangtua saya tercinta, Ayahanda Ir. A. Anggianto Hutasuhut dan Ibunda Ir. Sumarah Widiyanti, yang selaku memberikan do a, dukungan baik secara moral maupun material yang selama ini diberikan kepada penulis dan memberikan motivasi penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Terimakasih untuk segala perjuangan dan pengorbanan yang tidak ternilai. 9. Kepada Arief Tondi W Hutasuhut selaku saudara kandung penulis. Terimakasih atas dukungan, doa dan bantuannya selama ini. 10. Buat teman teman terdekat penulis Bebby Levita, Moya Zam Zam, Michaella Veronica S, Syafrida Ika Mei, Hani Yudhistira dan Vina Ayu yang selalu membantu dan memberikan dukungannya selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 11. Kepada Bimo Prasetyo yang selalu mengajari, membimbing, memberi semangat dan membantu penulis dengan sabar selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 12. Sahabat-sahabat seperjuangan Program Studi D-III Kesekretariatan angkatan 2013 Fakultas Ekonomi dan Bisnis, yang telah sama-sama berjuang, terimakasih atas kebersamaan, dukungan, bantuan dan motivasinya selama ini. Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta pembacanya dan kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-nya

4 kepada kita, khususnya seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir Medan, April 2016 Nurul Amalia L Hutasuhut

5 DAFTAR PUSTAKA KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i iv vii viii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 4 D. Jadwal Kegiatan... 4 E. Sistematika Penulisan... 5 BAB II PROFIL INSTANSI... 7 A. Sejarah Ringkas DPRD Sumatera Utara... 7 B. Logo Sekretariat DPRD Sumatera Utara C. Struktur Organisasi & Deskripsi Tugas DPRD Sumatera Utara BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Pengorganisasian Arsip Penataan Arsip... 31

6 C. Metode dan Prosedur penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Metode Penyimpanan Arsip Prosedur Penyimpanan Arsip D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Metode Pemeliharaan Arsip Prosedur Pemeliharaan Arsip E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Metode Penyusutan Arsip Prosedur Penyusutan Arsip F. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Metode Pemusnahan Arsip Prosedur Pemusnahan Arsip G. Pengertian Efisiensi dan Efektifitas Kerja Efisiensi Efektifitas H. Pengaruh Proses Penyimpanan Arsip terhadap Efisiensi dan Efektifitas keja pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera utara Pengorganisasian dan Penataan Arsip di Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara... 48

7 2. Penyimpanan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 56

8 DAFTAR TABEL No Judul Halaman 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir Contoh Pencatatan Surat Masuk pada Buku Agenda Berdasarkan Nomor Surat dan Tanggal Surat Contoh Pencatatan Surat Keluar pada Buku Agenda Berdasarkan Nomor Surat dan Tanggal Surat... 37

9 DAFTAR GAMBAR No Judul Halaman 2.1 Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara Struktur Organisasi Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara... 19