SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PRODUKSI TABUNG GAS ELPIJI 3 KG (STUDI KASUS PT. E M I)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PRODUKSI TABUNG GAS ELPIJI 3 KG (STUDI KASUS PT. E M I) Bambang Jonowo 1, Nenden Siti Fatonah 2, dan Dwi Merdeka 3 Program studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana JL. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, bjnowo@gmail.com 1, nendenfatonah@gmail.com 2, dwi.merdeka@gmail.com 3 Abstract PT. E M I merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi tabung gas elpiji 3 Kg. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah menganalisa dan merancang sistem informasi eksekutif yang mampu menyediakan informasi proses produksi tabung gas elpiji 3 kg dalam bentuk rangkuman laporan dan grafis, Metodologi yang digunakan yaitu analisa pelaporan, observasi, wawancara, studi pustaka dan analisa perancangan sistem menggunakan UML 2.0. Sistem ini dibuat menggunakan pemrograman PHP dan MySQL. Output yang diharapkan dari sistem ini berupa informasi produksi; st bahan baku, order, detail order dan hasil produksi yang ditampilkan dalam bentuk grafik dan tabel. Kata kunci : Sistem Informasi Eksekutif, Produksi I. PENDAHULUAN Pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang terletak di dalam jantung manajemen untuk menghasilkan keputusan yang baik. Keputusan yang baik akan memberikan pilihan kemungkinan terbaik untuk diikuti oleh sebuah organisasi. Keputusan yang baik ini diharapkan akan membawa organisasi ke tingkat performansi yang lebih tinggi. Persoalan yang dihadapi adalah bahwa pengambilan keputusan selain harus memperhitungkan sejumlah data yang banyak dan saling berhubungan juga harus berpacu waktu. Keterbatasan waktu dalam pengambilan keputusan ini akan mengurangi pertimbanganpertimbangan, dan hal ini akan meningkatkan risiko pengambilan keputusan yang tidak tepat. Dengan kata lain, pengambilan keputusan ini membutuhkan pemahaman sistem yang komprehensif berdasar yang tersedia sehingga diperoleh gambaran karakteristik organisasi atau sistem tersebut. PT. EMI merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi tabung gas elpiji 3 kg. Dalam proses pengambilan keputusan, data-data yang diperlukan oleh eksekutif masih dalam bentuk printout dari masing-masing bagian produksi. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi eksekutif untuk menyatukan laporan tersebut, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk menganalisanya. Kesulitan juga dialami oleh para eksekutif apabila memerlukan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Hal ini menyebabkan produktifitas eksekutif maupun kinerja perusahaan akan menurun. Salah satu kegiatan produksi yang dilakukan PT EMI yaitu bidang industri tabung yang meliputi tabung gas, elpiji, oxygen, hydrogen dan kegiatan usaha terkait. Dalam hal ini tabung yang akan diproduksi adalah tabung gas elpiji 3 kg. Adanya produksi ini merupakan keikutsertaan PT EMI dalam pengadaan kompor gas satu tungku dan tabung gas elpiji 3 kg yang diselenggarakan oleh PT Pertamina (Persero). Dalam kontrak Kerja PT Pertamina, PT EMI memproduksi tabung sejak tahun 2008 sampai tahun 2009, kapasitas perbulan yaitu tabung dan setahun jumlah Dengan sertifikasi, Standar Nasional Indonesia (SNI) type V, Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN), Departemen tenaga kerja (Depnaker), Hasil Uji Tabung Balai Besar dan Barang Teknik (B4T) dan PT Pertamina. Mengingat situasi masalah yang dihadapi PT. EMI bersifat kompleks, maka pengambilan keputusan langsung menggunakan intuisi tidak bisa lagi digunakan, mengingat banyaknya data yang saling berhubungan. Sebuah sistem infomasi eksekutif produksi dibutuhkan oleh para eksekutif, yang bersifat ringkas, menyeluruh, terintegrasi, mudah dipahami dan uptodate. Sistem informasi eksekutif dibutuhkani dalam bentuk grafik, bukan sekedar angka-angka. Sehingga laporan sistem ini memberikan kemudahan eksekutif dalam pengambilan keputusan produksi. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT AMI, khususnya pada divisi produksi, adalah: 1. Proses pengambilan keputusan produksi oleh eksekutif memerlukan waktu yang lama. 2. Kesulitan juga dialami oleh eksekutif apabila memerlukan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu. 3. Informasi seringnya kekurangan bahan baku menyebabkan terjadinya keterlambatan produksi. Volume III/No.1/Mei/

2 4. Dumentasi order belum terdumentasi baik sehingga mengakibatkan pemenuhan pesanan menjadi terhambat. 5. Perhitungan hasil produksi mengenai jumlah tabung jadi dan tabung gagal dalam proses produksi sulit didapat cepat dan tepat Sehingga dibutuhkan solusi, bagaimana penyajian informasi data produksi tabung gas elpiji 3 kg menjadi informasi yang mudah dianalisa bagi tingkat eksekutif dalam mengambil keputusan. menyediakan akses yang cepat ke informasiinformasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan-laporan manajemen. Sistem informasi eksekutif ini sangat mudah digunakan, dilengkapi tampilan grafik. Tujuan dari Sistem informasi eksekutif adalah menghasilkan target informasi yang selalu up to date untuk meningkatkan performance dari suatu perusahaan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritas dari perusahaan tersebut. II. METODOLOGI Untuk mendapat-data penelitian maka digunakan metode yang dilakukan sebagai berikut: 1) Analisa dumen pelaporan yaitu mengumpulkan dan menganalisa proses laporan dibuat dan dumen atau laporan apa yang dibutuhkan oleh para eksekutif 2) Observasi yaitu mengadakan penelitian secara langsung dilingkungan kerja pada obyek yang sedang diteliti tujuan memeriksa kembali hasil analisa dumen 3) Wawancara yaitu mengadakan penelitian secara lisan berupa wawancara atau mengajukan pertanyaaan pedoman yang ada. 4) Studi Pustaka yaitu memperoleh masukanmasukan dan memperdalam pengetahuan melalui buku-buku yang berhubungan masalah yang sedang dihadapi. 5) Analisa Perancangan Sistem yaitu menganalisa dan merancang sistem menggunakan pemodelan atau diagram., UML 2.0 (activity diagram, use case diagram dan class diagram) III. LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Komaruddin (2001: 30), sistem informasi adalah seperangkat prosedur yang terorganisasi dalam sistematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan dan proses pengawasan. 3.3 Produksi Pengertian produksi menurut Sofyan Assauri (2004: 11), produksi merupakan suatu kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan (input) dan menggunakan sumber-sumber daya untuk mengahasilkan keluaran (output) tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut. 3.4 Unified Modeling Language (UML) Analisa dan Perancangan sistem yang digunakan adalah metode Design Object Oriented menggunakan Unified Modeling Language (UML). Menurut Munawar dalam bukunya (pemodelan visual uml, 2005) UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka yang lain. UML merupakan kesatuan dari bahasa pemodelan yang dikembangkan oleh Booch, Object Modelling Technique (OMT) dan Object Oriented Software Engineering (OOSE). Metode Booch dari Grady Booch sangat terkenal nama metode Design Object Oriented. Metode ini menjadikan proses analisis dan design empat tahapan iteratif yaitu: identifikasi kelas-kelas dan objekobjek, identifikasi semantic dari hubungan objek dan kelas tersebut, perincian interface dan implementasi. Keunggulan metode Booch adalah pada detail dan kayanya notasi dan elemen. Pemodelan OMT yang dikembangkan oleh Rumbaugh didasarkan pada analisis terstruktur dan pemodelan Entity-relationship. Tahapan utama dalam metodologi ini adalah analisis, design sistem, design objek dan implementasi. 3.2 Sistem Informasi Eksekutif Menurut McLeod dan Schell (2004: 231), eksekutif adalah manager tingkat atas dari hirarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh terlibat dalam perencanaan startegis dan menetapkan kebijakan perusahaan. Eksekutif berorientasi pada perusahaan, memberikan nilai yang lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan individu perusahaan. Sistem informasi eksekutif memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk Keunggulan metode ini adalah dalam penotasian Volume III/No.1/Mei/

3 yang mendukung semua konsep Object Oriented. Metode OOSE dari Jacobson lebih memberi penekanan pada use case. OOSE memiliki tiga tahapan yaitu (1) membuat model reqruitment dan analisis, (2) design dan implementasi, dan (3) model pengujian (test model). keunggulan metode ini adalah mudah dipelajari karena memiliki notasi yang sederhana namun mencakup seluruh tahapan dalam rekayasa perangkat lunak. IV. ANALISA DAN PERANCANGAN Dari hasil analisa dumen, didapatkan bahwa para eksekutif mendapatkan berbagai laporan yang paling sering digunakan dan dibutuhkan. dalam hal ini adalah laporan produksi meliputi, laporan st bahan baku, order, detail order dan hasil produksi Perancangan sistem perangkat lunak di buat model analisis menggunakan use case, activity diagram dan class diagram, software yang digunakan untuk membangun analisa berbasis UML adalah Microsoft Visio Dalam perancangan website ini, penulis menggunakan metode UML (United Modeling language). 4.1 Use Case Diagram Use case ini memungkinkan eksekutif untuk melihat laporan produksi, antara lain laporan st bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi. Eksekutif menggunakan browser internet untuk memasukin halaman web. Web ini menampilkan laporan yang meliputi laporan st bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi. Sedangkan admin dapat melakukan entry data antara lain data-data sebagai berikut: input data master supplier, master customer, master bahan baku, pembelian, order, surat kontrak, work order, produksi harian, retur dan user. Sistem meminta kepada pengguna untuk memasukan Username dan password untuk memasuki aplikasi. Eksekutif memilih jenis laporan yang ingin ditampilkan, kemudian sistem akan menampilkannya. Sedangkan admin dapat melakukan entry data. Gambar 4.1. Use Case Digram SIE Produksi 4.2 Activity Diagram Acitvity Diagram Login Admin Gambar 4.2. Activity Diagram Login Admin Volume III/No.1/Mei/

4 Activity diagram login admin adalah activity dimana admin melakukan login untuk masuk aplikasi. Setelah admin melakukan login maka adanya pengecekan terhadap, dan apabila id dan password yang diinput tidak maka akan kembali ke form login, namun apabila benar, admin dapat masuk aplikasi dan selanjutnya dapat memasuki menu entry data untuk menginput. Activity diagram eksekutif ini adalah activity dimana eksekutif melakukan login untuk masuk aplikasi. Setelah eksekutif melakukan login maka adanya pengecekan terhadap, dan apabila id dan password yang diinput tidak maka akan kembali ke form login, namun apabila benar, eksekutif dapat masuk aplikasi dan selanjutnya dapat memasuki menu sistem informasi eksekutif untuk melihat laporan dalam bentuk grafik dan tabular Activity Diagram Entry data Gambar 4.5. Activity Diagram Sistem Informasi Eksekutif Gambar 4.3 Activity Diagram Entry Activity ini dimulai admin memilih link Entry, kemudian sistem akan menampilkan halaman entry data. Admin dapat melakukan penambah mengklik add new dan menghapus data mengklik delete. Terdapat pula tombol save, reset dan cancel dalam proses penginput. Acivity diagram ini dimulai eksekutif memilih menu sistem informasi eksekutif, kemudian sistem akan menampilkan halaman sistem informasi eksekutif. Eksekutif dapat melihat report mengisi form terlebih dahulu, kemudian mengklik submit untuk menampilkan grafik dan reset untuk membersihkan 4.3 Class Diagram Activity Diagam Login Eksekutif Gambar 4.4. Activity Diagram Login Eksekutif Volume III/No.1/Mei/

5 Gambar 4.6. Class Diagram SIE Produksi V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Setelah tahap analisis dan perancangan, maka tahap berikutnya adalah implementasi dan pengujian sistem. 5.1 Implementasi Interface Hasil implementasi Interface berdasarkan analisis dan perancangan adalah sebagai berikut: 1. an Beranda an beranda merupakan tampilan awal pada saat aplikasi sistem informasi eksekutif ini dijalankan terdapat tiga link menu yaitu beranda, tentang kami dan login. 2. an Tentang Kami an tentang kami merupakan tampilan yang berisikan alamat, telepon dan yang dapat dihubungi untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai PT. Energi Multitech Indonesia. 3. an Login Untuk membatasi hak akses maka login dapat dilakukan oleh admin dan eksekutif. Apabila login sebagai admin maka akan terdapat menu entry data yang berfungsi sebagai menu untuk memasukkan data dan login sebagai eksekutif untuk dapat melihat hasil report yang disajikan dalam bentuk grafik dan tabel. Gambar 5.2. an Menu Utama 5. an Entry an entry data diperuntukan oleh admin untuk melakukan penginput, yaitu meliputi data master supplier, master customer, master bahan baku, pembelian, order, surat kontrak, work order, produksi harian, retur dan user. Gambar 5.3. an Entry 6. an Sistem Informasi Eksekutif Layar sistem informasi eksekutif diperuntukan eksekutif dalam melihat report yang berupa grafik diantaranya report mengenai st bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi Gambar 5.1. an Login 4. an Menu Utama Pada tampilan menu utama terdapat beberapa link menu diantaranya adalah entry data dan sistem informasi eksekutif. Gambar 5.4. an Sistem Informasi Eksekutif 7. an SIE Baku Volume III/No.1/Mei/

6 an SIE bahan baku akan menampilkan report st bahan baku dalam bentuk grafik dan tabel. Gambar 5.8. Tamplan SIE Gambar 5.5. an SIE St Baku 8. an Grafik St Baku 11. an SIE Detail an SIE detail order akan menampilkan report detail order dalam bentuk table. Gambar 5.9. an SIE Detail 12. an Tabel Detail Gambar 5.6 an Grafik St Baku 9. an SIE an SIE order akan menampilkan report order dalam bentuk grafik dan table. Gambar an SIE Detail 13. an SIE Hasil Produksi an SIE hasil produksi akan menampilkan report hasil produksi dalam bentuk grafik dan table. Gambar 5.7 Tamplan SIE 10. an Grafik Gambar an SIE Hasil Produksi Volume III/No.1/Mei/

7 14. an Grafik Hasil Produksi Gambar 5.12 an Grafik Hasil Produksi 5.3 Pengujian Pengujian yang dilakukan pada penelitian ini adalah adalah pengujian black box (black box testing), yang fus pada unit program untuk memenuhi kebutuhan (requirement) dari sistem. Pada black box testing, pengujian hanya dilakukan menjalankan/ mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasilnya proses bisnis yang diinginkan. Pengujian menggunakan metode black box testing dilakukan cara memberikan sejumlah masukkan (input) pada program aplikasi yang kemudian diproses kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan fungsi dari program tersebut. Bila dari input yang diberikan manghasilkan output yang kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi berhasil tetapi bila output yang dihasilkan tidak kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi. Pengujian dilakukan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan dilakukan secara berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan perbaikkan untuk memperbaiki kesalahan program. Jika telah selesai melakukan perbaikan maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik. Tabel 5.1. Pengujian Sistem Informasi Eksekutif Produksi No Objek Tindakan Harapan Hasil Status 3 Menu Login 4 Menu Utama Mengisi Username dan Password Terhubung halaman login Menu Utama Terhubung halaman login Menu Utama 5 Menu entry data 6 Menu Supplie r 7 Menu Custom er 8 Menu Baku 9 Menu Pembeli an 10 Menu 11 Menu Surat Kontrak 12 Work 13 Menu Produk si Harian Volume III/No.1/Mei/ Menu Entry Suppier, k an data Customer, k Baku, k form Pembelian, k, k Surat Kontrak, k an data Work, k Produksi Harian, Menu Entry ke dalam ke dalam. Tersimpa n.

8 14 Menu Retur 15 Menu User 16 Menu Sistem Inform asi Ekseku tif 17 Menu St Baku 18 Menu 19 Menu Detail 20 Menu Hasil Produk si Retur, User, Sistem Informasi Eksekutif. Baku,, form Detail Detail, form Hasil Produksi, kan form data Tersimpa n. Tersimpa n. Tersimpa n. Report Baku Report Report Detail Report Hasil Produksi baik dan benar, karena telah dibuktikan dari hasil skenario pengujian. Hasil pengujian yang diperoleh dapat dianalisis sebagai berikut: 1. Menu dan link-link yang menghubungkan antar interface yang terdapat dalam aplikasi berjalan baik.. 2. login, yang mengontrol aktifitas sub menu/link-link dalam sistem infomasi eksekutif dapat berjalan yang di inginkan. 3. entry data, dan sistem informasi eksekutif, setiap tombol menu yang terdapat di halaman tersebut dapat berjalan perancangan sistem tersebut. VI. KESIMPULAN Kesimpulan yang diperoleh berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi eksekutif produksi tabung elpiji 3 kg PT EMI adalah sebagai berikut: [1] Sistem Informasi Eksekutif membantu para eksekutif dalam mengontrol dan mengawasi kinerja produksi yang bermanfaat bagi perencanaan strategis dan kebijakan operational selanjutnya dan membantu eksekutif dalam mengambil keputusan cepat dan tepat, khususnya berkaitan produksi. Sistem informasi eksekutif produksi dibuat dapat menampilkan informasi-informasi yang terdiri dari informasi st bahan baku, order, detail order dan hasil produksi. Informasi yang disajikan berguna agar eksekutif dapat mengetahui perkembangan produksi PT EMI secara lebih ringkas, selain itu eksekutif dapat mengetahui apakah target yang telah ditentukan atau tidak aktual yang terjadi. [2] Sistem informasi eksekutif produksi ini menampilkan informasi yang diperuntukan dalam bentuk grafik dan tabular sehingga lebih memudahkan pihak eksekutif dalam melakukan analisis karena dapat memberi gambaran yang lebih jelas mengenai informasi yang disajikan VII. REFERENSI [1] Sastradipoera, Komarudin. Asas-Asas Perkantoran. Bandung: Kappa Sigma, 2001 Setelah dilakukan pengujian secara [2] Munawar. (2005). Pemodelan Visual Dengan menyeluruh terhadap sistem informasi Eksekutif UML. Edisi 1. Graha Ilmu, Yogyakarta. PT. EMI. Dengan demikian, dapat disimpulkan [3] Sofyan, Assauri. Manajemen Produksi dan bahwa pengujian telah menunjukkan hasil keluaran Operasi, edisi ke empat, Jakarta: Penerbit LP (output) dan proses yang rancangan FEUI, aplikasi program ini. Hasil dari pengujian ini dapat [4] Nugroho, Bunafit. Trik dan Rahasia Membuat dikatakan bahwa program ini dapat berfungsi Aplikasi Web PHP. Jogjakarta: Penerbit Gava Media, Volume III/No.1/Mei/

9 Volume III/No.1/Mei/