BAGIAN PENGEMBANGAN SISTEM TEKNOLOGI

Transkripsi

1 A plikasi SIM Ritel Modul Tools Perbaikan UPT PETUNJUK TEKNIS BAGIAN PENGEMBANGAN SISTEM TEKNOLOGI Kantor Pusat PT Pos Indonesia (Persero), Jl. Banda 30, Bandung Telp:

2 Halaman : 2/12 1 Daftar Halaman 1 Daftar Halaman Pendahuluan Mengaktifkan Aplikasi Lihat Data Transaksi Lihat Laporan Koreksi Rekonsiliasi Stok Preview Rekon Stok Lihat Rekap Rekon Keluar Aplikasi... 14

3 Halaman : 3/12 2 Pendahuluan Tujuan Deskripsi Aplikasi Pengguna : Instruksi kerja ini dibuat untuk menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengoperasikan Aplikasi SIM RITEL modul ToolsPerbaikan UPT. : Modul ToolsPerbaikan UPT dapat diinstal pada pc client yang telah terinstal sistem operasi Windows dan juga firebird server. : Pengguna aplikasi ini adalah pegawai yang diberikan hak akses sebagai pengguna Aplikasi SIM Ritel yang sudah didaftarkan oleh Admin Ritel di Unit Bisnis Ritel. Fungsi Aplikasi : 1. Membantu untuk melacak data dalam database untuk dibandingkan dengan laporan penunjang lainnya (Buku Persediaan G-15). 2. Merupakan aplikasi bantu yang digunakan untuk mengajukan permintaan koreksi data kepada Admin Ritel untuk disetujui/divalidasi sehingga bisa dilakukan koreksi data. 3. Manajer BPM/Keuangan mencatat (mengentri) data yang salah dan data yang seharusnya 4. Setelah disetujui oleh Admin Ritel, Manajer BPM/Keuangan melakukan Ambil Data. 5. Proses mengoreksi dilakukan saat Ambil Data. 6. Semua data yang dikoreksi disimpan dalam log yang berupa laporan. 7. Menyediakan laporan pendukung berupa rekap rekon tiap bulan untuk masing-masing produk sehingga terlihat histori stok awal dan stok akhirnya hasil generate dari modul Engine Rekon Stok. 8. Efektif untuk mengoreksi data transaksi baik jumlah/bilangan maupun tanggal transaksi. 9. Efektif untuk mengoreksi data selama aplikasi versi 3.0 dijalankan baik aplikasi Manajer/Antara. 10. Khusus data penjualan meterai yang sudah disetor di SOPPPos. Jika aplikasi versi 3.1 sudah diimplementasikan kemudian melakukan koreksi data maka hanya bisa untuk mengubah tanggal transaksi saja, sedang jumlah/bilangan tidak bisa dikoreksi. Batasan Aplikasi : 1. Aplikasi hanya memproses data apa adanya yang tersimpan dalam database lokal. Oleh karena itu hasil akhir dari proses koreksi data harus dibandingkan dengan dokumen sumber yaitu Buku Persediaan (G15). 2. Aplikasi hanya melakukan ubah data (update data), tidak tersedia menu untuk menambah/insert data transaksi kecuali log koreksi. Instalasi : Salah satu modul yang menjadi bagian dari instalasi SIM Ritel secara keseluruhan. Baca petunjuk pada Juknis Instalasi SIM Ritel ver 3.1

4 Halaman : 4/12 3 Mengaktifkan Aplikasi Deskripsi Langkah-Langkah : 1. Langkah di bawah ini memberikan petunjuk kepada pengguna untuk mengoperasikan modul Tools Perbaikan UPT. 2. : 1. Klik 2 kali pada icon di layar desktop seperti gambar berikut: 2. Akan ditampilkan layar login aplikasi ydm seperti gambar di bawah ini.

5 Halaman : 5/12 Layar Utama : 1. Masukkan User ID yang sudah didaftarkan yaitu petugas dengan hak akses sebagai Supervisor BPM/Keuangan. 2. Jika saat login tampil pesan User tidak ada, maka periksa ulang IP/MAC/Nippos yang didaftarkan di Admin Lokal pada menu Kelola Petugas. Langkah-langkah : 1. Jika login sukses maka akan tampil layar utama berikut ini. 2. Menu utama terdiri dari: a. Lihat Data Transaksi b. Rekonsiliasi Stok c. Lihat Rekap Rekon d. Kirim/Ambil Data e. Keluar Aplikasi

6 Halaman : 6/12 4 Lihat Data Transaksi Deskripsi : Untuk menampilkan semua data transaksi menurut produk pada periode tanggal. Berguna untuk melacak data yang akan dikoreksi datanya. Langkah-Langkah : 1. Klik menu utama klik tombol Lihat Data Transaksi, maka akan tampil form berikut ini. 2. Klik periode tanggal (1), klik Suplier (2), klik nama produk (3), klik jenis transaksi (4), dan klik tombol Tampilkan (5). Maka ditampilkan data pada form grid (form koreksi) seperti di bawah ini.

7 Halaman : 7/12 3. Untuk memilih data yang akan dikoreksi, klik 2 kali pada grid, maka akan tampil panel pencatatan koreksi seperti gambar berikut ini. Contoh : a. Klik 2 kali pada baris no. 1 dengan jenis transaksi penjualan (lihat pada kolom grid) b. Tampil panel catat koreksi (arah anak panah), masukkan Jumlah seharusnya misalnya diisi 1000 dan Tanggal seharusnya (misalnya tidak diubah) lalu klik tombol Simpan maka akan tampil pesan berikut. c. Klik OK. Agar diperhatikan bahwa setelah diklik OK data ybt tidak langsung berubah menjadi 1000 karena aplikasi hanya masih sebatas mencatat data yang seharusnya (disimpan dalam tabel log koreksi). d. Lakukan dengan langkah yang sama no 2 s.d. 5 untuk produk yang lain. Perhatian Perubahan data yang dikoreksi akan terjadi jika sudah disetujui oleh Admin Ritel dan melakukan Ambil Data oleh Manajer BPM baik menggunakan Tools ini maupun menggunakan aplikasi Manajer. Lihat pada petunjuk Ambil Data.

8 Halaman : 8/12 5 Lihat Laporan Koreksi Deskripsi Langkah-Langkah : Menampilkan laporan data transaksi baik yang belum dikoreksi maupun yang sudah dikoreksi. : 1. Klik tombol Tampilkan Laporan Koreksi seperti gambar di bawah ini. 2. Tampil form laporan, pilih Laporan Bulan (1), klik tombol Tampilkan (2), tampil data yang dikoreksi pada form laporan (3) seperti gambar berikut ini:

9 Halaman : 9/12 6 Rekonsiliasi Stok Deskripsi : Untuk melakukan rekon stok terhadap stok awal, transaksitransaksi yang ada dan stok akhir. Rekon stok berguna untuk meyakinkan bahwa data yang disimpan dalam database merupakan data yang benar sehingga menghasilkan stok akhir yang cocok antara aplikasi dengan dokumen sumbernya yaitu Buku Persediaan (G15). Hasil rekon stok sangat tergantung dari ketertiban pengentrian data transaksi terutama penjualan yang relatih setiap hari. Menu rekonsiliasi stok juga tersedia di modul Manajer. Layar Utama : 1. Pada menu utama klik tombol Rekonsiliasi Stok, maka akan tampil form rekon seperti gambar berikut ini. 2. Klik periode tanggal (1), klik rekon per suplier atau rekon seluruhnya (2), klik nama suplier (3), klik tombol Tampil Rekon (4), maka akan tampil data rekon pada form grid. 3. Contohnya pilih periode tanggal s.d , pilih rekon per Suplier, pilih suplier Direktorat Jendral Pajak, klik tombol Tampil Rekon. 4. Hasil rekon tsb di atas menghasilkan selisih 0 (cocok). Perhatian: Untuk memastikan bahwa hasil rekon dengan selisih 0 (cocok), perlu dibandingkan dengan dokumen sumber yaitu Buku Persediaan (G15). Cocokkan masing-masing produk, jumlah/bilangan sesuai dengan transaksi ybt dengan Buku Persediaan (G15).

10 Halaman : 10/12 5. Untuk kasus rekon selisih, misalnya: Pilih periode tanggal s.d , pilih rekon per Suplier, pilih suplier Direktorat Jendral Pajak, klik tombol Tampil Rekon. 6. Jika hasil rekon terdapat produk yang selisih (pada kolom Selisih pada baris no 1 terdapat selisih <> 0), maka akan ditampilkan pesan seperti gambar di atas no Klik Yes, jika akan mengupdate produk ybt. (no 2) klik 2 kali pada baris produk yg selisih. Cara ini meng-update satu per satu. 8. Klik No, jika akan mengupdate semua produk sekaligus. 9. Akan ditampilkan panel update (perhatikan arah anak panah). 10. Masukkan stok awal dan stok akhir sesuai dengan pertanggungan di G15. Lalu klik tombol Update untuk melakukan proses update. 11. Klik tombol Keluar/ESC untuk membatalkan update hisstok. 12. Setelah klik tombol Update ditampilkan pesan seperti gambar di bawah.

11 Halaman : 11/ Klik OK, untuk melihat hasil stok akhir yang diubah, klik tombol Refresh Rekon. 14. Lakukan dengan langkah yang sama untuk produk-produk pada suplier lain.

12 Halaman : 12/ Preview Rekon Stok Deskripsi : Untuk menampilkan hasil rekon stok pada laporan yang berguna untuk dicetak ke printer sebagai laporan pertanggungan. Langkah- Langkah : 1. Pada form rekonsiliasi, klik tombol Preview arah anak panah. 2. Akan tampil form laporan rekon seperti gambar berikut ini: 3. Klik tombol Cetak ke Pinter untuk mencetak laporan ke printer. 4. Klik tombol Tutup untuk menutup form laporan kembali ke form rekon stok. 5. Klik tombol Kembali untuk menutup form laporan dan kembali ke menu Utama.

13 Halaman : 13/12 7 Lihat Rekap Rekon Deskripsi : Merupakan laporan rekapitulasi pertanggungan tiap produk. Untuk menampilkan hasil rekap rekon stok selama setahun sehingga bisa dikontrol stok awal dan stok akhir tiap-tiap bulannya. Berguna sebagai laporan pendukung dan kontrol. Rekap rekon ini dihasilkan dengan men-generate secara manual menggunakan Engine Rekon Stok Proses Rekap Rekon manual. Langkah- Langkah : 1. Pada menu utama, klik tombol Lihat Rekap Rekon, akan ditampilkan form seperti gambar berikut ini. 2. Jika isi laporan masih kosong lalu tampil pesan Data tidak ada maka lakukan generate secara manual menggunakan Engine Rekon Stok Proses Rekap Rekon. 3. Klik tombol Cetak ke Pinter untuk mencetak laporan ke printer. 4. Klik tombol Tutup untuk menutup form laporan kembali ke form rekon stok. 5. Klik tombol Kembali untuk menutup form laporan dan kembali ke menu Utama. TIPS: Lakukan pencetakan laporan rekap untuk memudahkan pencocokkan dengan Buku Persediaan (G-15).

14 Halaman : 14/12 8 Keluar Aplikasi Deskripsi Langkah-Langkah : Mengakhiri aplikasi dan keluar dari aplikasi. : 1. Pada menu utama klik tombol Keluar Aplikasi untuk menutup aplikasi dan keluar. 2. Klik Yes untuk untuk menutup aplikasi dan keluar. 3. Akan tampil pesan berikut, klik OK aplikasi ditutup. SELESAI, SELAMAT BEKERJA