SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PT. GUNUNG JATI DENGAN MENGGUNAKAN SCAN BARCODE READER ANDROID

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PT. GUNUNG JATI DENGAN MENGGUNAKAN SCAN BARCODE READER ANDROID Bay Haqi Program Studi Teknik Informatika Universitas Indraprasta PGRI Jakarta Jl. Nangka No.58C, Tanjung Barat Jakarta Selatan ABSTRACT Absensimerupakan hal penting bagisuatu instansi atau perusahaan. Absensidikatakan penting karenadapat mempengaruhi besarnya gaji atau upahseorang karyawan dan dari absensi juga dapat melihat kinerja satu karyawan yang sering hadir maupun tidak hadir. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya proses absensi sangat diperlukan ketelitian dalam pelaksanaannyaagar tidak menghambat kinerja perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam sistem informasi absensi karyawanini adalah metode penelitian deskriptif, sedangkan untuk pengembangan sistemnya menggunakan waterfall yang meliputi survey sistem, analisis sistem, desain sistem, pembuatan sistem, implementasi sistem,dan perawatan sistem yang diharapkan bisa membantu dalam pembangunan sistem kehadiran kerja karyawan ini. Pembuatan program aplikasi ini menggunakan Java Netbean versi dengan database MySQL dan Ireport sebagai software pendukung dalam pembuatan laporan.dalam sistem ini proses pengolahan data menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam pencarian data pun dijamin akan lebih mudah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi absensi karyawanyang diharapkan akan membantu kinerja perusahaan khusunya Bidang Sumber Daya Manusia menjadi lebih cepat dan praktis. Key words Sistem informasi, absensi, karyawan 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pekerja merupakan salah satu sumber daya bagi perusahaan. Perusahaan haruslah dapat menjamin kesejahteraan dan dapat memberikan kebanggaan serta motivasi kepada seluruh pekerja yang telah bekerja untuk perusahaan tersebut. Hal itu dapat tercapai dengan adanya penilaian prestasi (performance) dan memberikan bonus. Sehingga diperlukan sistem informasi absensi dan pengupahan yang handal dan akurat. Sistem tersebut tentunya harus didukung oleh sistem pengendalian internal yang baik dan terintegrasi, agar proses pencatatan, penghitungan, dan pembayaran gaji serta upah dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. PT. Gunug Jatimerupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor properti mulai dari pembangunan perumahan sampai dengan pembangunan sekolah serta rumah ibadah. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1992 dan memperkerjakan sekitar 50 orang, tepatnya 10 karyawan/staf dan 40 buruh. Berdasarkan pengamatan terhadap perusahaan, sistem informasi absensi dan pengupahannya masih memiliki permasalahan, antara lain adalah kesalahan pada pencatatan waktu hadir dan kesalahan pencatatan kehadiran buruh oleh Assistant Estate Manager (mandor) yang dapat merugikan perusahaan serta sistem yang tidak terintegrasi. Dengan sistem yang tidak terintegrasi maka dokumen yang berhubungan dengan penggajian harus diproses dalam waktu yang cukup lama. Sistem tidak mampu mengukur prestasi karyawan sehingga karyawan tidak termotivasi untuk meningkatkan produktivitasnya. Untuk itu perlulah dibuat system yang dapat membantu perusahaan dalam menentukan prestasi (performance) para karyawan serta mempercepat proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan maupun upah buruh mereka. Dengan sistem informasi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi, maka pencatatan aktu masuk, waktu pulang, perhitungan gaji / upah harian, jam lembur dan uang lembur akan lebih akurat serta langsung mencatat pada jurnal penerimaan kas atau pengeluaran kas. Sehingga pembayaran gaji/upah dan laporan yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan akan lebih cepat dan akurat. Maka, penulis tertarik untuk membuat penelitian dengan topic Sistem Informasi Akuntansi Absensi dan Pengupahan dengan judul SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN PT. GUNUNG JATI DENGAN MENGGUNAKAN SCAN BARCODE READER ANDROID. 30

2 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan ini, batasan-batasan yang dibahas yaitu : Pencatatan waktu hadir Perhitungan gaji dan upah (buruh harian) dan lembur. Membahas penilaian prestasi (performance) karyawan berdasarkan absensi dan waktu kerja. Pembuatan laporan gaji dan upah harian berdasarkan jabatan dan absensi kehadiran serta waktu kerja. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah memperbaiki sistem informasi akuntansi absensi dan pengupahan PT. Gunung Jati sehingga mampu mengatasi permasalahan yang ada serta dapat menilai prestasi (performance) karyawan. Manfaat yang dapat diperoleh dari skripsi ini yaitu: Bagi PT. Gunung Jati : ¾ Agar permasalahan pada proses penggajian dan pengupahand apat teratasi. Bagi para pembaca : ¾ Memberikan masukan dalam rangka menambah pengetahuan dan pemahaman bagi para pembaca paper ini. Bagi Penulis : Menambah wawasan keilmuan penulis selaku dosen IT dan memberikan poin kredit sebagai BKD dosen IT Unindra. 2. PEMBAHASAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 2.1. Metode Analisa Analisa yang akan dibuat dalam penelitian ini menggunakan Metode Perancangan Berorientasi Objek dari Lars Mathiassenetal. Penulis membuat gambaran umum (model) mengenai sistem informasi akuntansi absensi dan pengupahan. Untuk itu, penulis terlebih dahulu melakukan pengamatan dan pengumpulan data pada PT. Gunung Jati. Pengamatan dilakukan terhadap prosedur absensi dan pengupahan serta sistem pengendalian internal yang berjalan pada PT. Gunung Jati. Selain itu, penulis juga mengumpulkan data yang berhubungan dengan prosedur penggajian dan pengupahan serta struktur dan sejarah perusahaan. Untuk membuat gambaran umum sistem informasi akuntansi absensi dan pengupahan, penulis terlebih dahulu melakukan studi kepustakaan. Studi kepustakaan dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, dan mempelajari teori- teori mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem pengendalian internal, pajak penghasilan pasal 21, pengukuran prestasi (performance) sumber daya manusia, serta metode object oriented dari berbagai buku, artikel, serta bacaan lainnya pada media cetak maupun internet. Studi kepustakaan ini juga dilakukan untuk menjadi dasar dalam perancangan sistem yang diusulkan. Metode selanjutnya yang dilakukan yaitu wawancara/diskusi.dalam metode ini, penulis mempresentasikan model sistem informasi akuntansi absensi dan pengupahan dan kemudian dilanjutkan dengan diskusi terhadap beberapa karyawan yang terlibat langsung pada proses penggajian dan pengupahan. Dengan demikian, diperolehlah gambaran sistem informasi akuntansi absensi dan pengupahan yang sesuai dengan keadaan sebenarnya beserta masalah-masalah yang ada Metode Perancangan Perancangan yang akan dibuat dalam penulisan ilmiah ini menggunakanmetode Perancangan Berorientasi Objek dari Lars Mathiassen etal. yang terdiri dari : 1. Architectural Design Menentukan criteria dan kebutuhan sistem, sehingga sistem yang diusulkan lebih kokoh dan handal dalam mengatasi permasalahan yang ada.tujuan dari perancangan arsitektur yaitu untuk membuat struktur sistem terkomputerisasi (layered, generic, atau clientserver architecture pattern). Adapun aktivitas dalam architectural design yaitu: criteria, component architecture, dan process architecture. Criteria ditentukan sebagai nilai prioritas perancangan. Component architecture ditentukan agar hasil perancangan bersifat komprehensif dan fleksibel. Process architecture dilakukan untuk mendefinisikan struktur fisik dari sistem yang dapat berupa centralized, distributed atau decentralized pattern. 2. Component Design Setelah architectural design dilakukan, maka Dilanjutkan dengan component design yang mendeskripsikan komponen-komponen sistem yang berguna untuk menentukan pengimplementasian sistem. Dimana aktivitas utamanya terdiri dari Model Component, Function Component, dan Connecting Components. Aktivitas model component akan menghasilkan class diagram pada analisis yang telah direvisi. Revisi biasanya terdiri dari penambahan class,atribut dan struktur yang merepresentasikan event. Function component akan menghubungkan model (problem domain) dan usage (application domain). Sedangkan aktivitas connecting components yaitu untuk menghubungkan komponen-komponen pada sistem sehingga mencapai cohesion yang tinggi dan coupling yang rendah. 31

3 2.3. Perancangan System a. Use Case Diagram Gambar 1. Use Case Diagram Karyawan baru mengambil kartu id dari admin(staf) bagi karyawan lama bias langsung melakukan absensi dengan kartu id mereka, admin (staf) mengelola absensi sehingga akhirnya terbentuk report absensi beserta report gaji karyawan. b. Class Diagram minimum yang dibutuhkan adalah : 1. Windows 7 2. Microsoft Office Java Netbeans IDE XAMPP v KinoniWinInstaller281 for windows yang bisa didownload gratis lalu kita install di laptop/pc. 6. Kinoni di HP android Samsung yang dapat didownload gratis di Play Store. Untuk dapat menggunakan scan barcode reader di android kita harus memiliki hot spotwifi, karena pc/laptop harus satu jaringan wifi dengan hp android kita, dalam penelitian ini penulis menggunakan wifi hot spot indihome (Telkom). Kita harus men-download kinoni barcode reader kemudian meng-install-nya di pc/laptop kita. Kemudian di hp android, kita install Barcode Reader and QR Scanner (Kinoni Oy) dari play store lalu kita otomatis kedua divice tersebut akan terhubung, bila telah terhubung keduanya maka kita telah bisa menggunaka scan barcodereader android tersebut. Tampilan input dan output program aplikasi yang dihasilkan : Gambar 2. Class Diagram Setiap karyawan memiliki banyak absen masuk dan pulang Implementasi Gambar 3. Form Login a. Persiapan Perangkat Keras Spesifikasi laptop Aspire E1-471 yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Processor : Intel Core i3-2348m 2.30 GHz 2.Memory : DDR 4 GB 3.VGA card : Intel HD Graphics Hard Disk : 500 GB HDD 5. Motherboard : Intel HP yang digunakan HP Samsung Android J2 sebagai Scan Barcode Reader. b. Persiapan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru dibangun ini terdiri atas dua jenis yaitu perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak pendukung. Perangkat lunak Gambar 4. Form Menu 32

4 Gambar 5. Form Pemasukan Data Karyawan Gambar 8. Form Absen Pulang Gambar 9. Report Seluruh Kartu Karyawan Gambar 6. Form Absen Masuk Gambar 10. Report per Karyawan Gambar 7. Form Slip Gaji Gambar 11. Report Gaji Karyawan 33

5 Tabel 4. Pengujian input data pulang karyawan Data masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data diinput Dapat input Sesuai [X]Diterima menggunakan scan barcode android, harapan [ ] Ditolak tanggal dan waktu masuk sesuai waktu sistem c. Uji Black Box Gambar 12. Slip Gaji Tabel 1. Kelas yang akan diuji Black box Kelas uji Detail pengujian Jenis pengujian Data karyawan Save, update Black Box dan delete Data masuk Save Black Box Data pulang Save Black Box Print report / slip gaji Black Box Tabel 2. Pengujian input data karyawan Data Yang Pengamatan Kesimpulan masukan diharapkan Data diinput, diedit atau di-delete Dapat dikerjakan semua perintah dengan baik Sesuai harapan [X]Diterima [ ]Ditolak Tabel 3. Pengujian input data masuk karyawan Data masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data diinput Dapat input Sesuai [X]Diterima menggunakan scan barcode android, harapan [ ] Ditolak tanggal dan waktu masuk sesuai waktu sistem Tabel 5. Pengujian report gaji atau upah serta slip gaji karyawan Data Yang Pengamatan Kesimpulan masukan diharapkan Data diinput Dapat menghasilkan laporan detail dan rekapan absesni karyawan serta slip gaji karyawan Sesuai harapan [X]Diterima [ ] Ditolak 3. KESIMPULAN Berdasarkan analisis dan perancangan system informasi akuntansi absensi dan pengupahan pada PT. Gunung Jati, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dapat dibuatkannya kartu ID karyawan tetap maupun buruh harian yang dilengkapi dengan Bar Code. 2. Pencatatan waktu hadir dan pulang pekerja lebih handal karena setiap pekerja tidak perlu lagi untuk memasukkan NIP tapi cukup dengan menscanbarcode menggunakan HP android. 3. Pencatatan waktu jam dan tanggal akan disimpan secara otomatis. 4. Hasil kerja lembur dapat dipantau apakah sesuai dengan target lembur atau tidak karena setiap atasan wajib memberikan feedback terhadap hasil kerja lembur. 5. Penilaian prestasi (performance) karyawan dilakukan di dalam sistem dan dapat langsung dipantau dengan melihat absensi dan waktu kerja karyawan bersangkutan. 6. Dapat menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan penggajian, pengupahan seperti daftar gaji, upah harian serta laporan absensi sekaligus rekap absensi. 34

6 Saran Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem lebih lanjut yaitu : 1. Sistem informasi akuntansi absensi dan penggajian ini dapat dikembangkan menjadi sistem informasi sumber daya manusia. Yang mencakup kegiatan penyeleksian, penerimaan, pelatihan dan pemberhentian tenaga kerja serta untuk demosi, promosi dan mutasi. 2. Penilaian prestasi (performance) pada sistem yang diusulkan masih cukup sederhana dan dapat dikembangkan lebih kompleks misalnya dengan menambahkan penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan metode statistik. 3. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini juga dapat dikembangkan untuk diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi biaya untuk produksi. REFERENSI [1] Amsyah, Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. [2] Davis, B, Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT Pustaka Binamaan Pressindo. [3] Djon Irwanto, Perancangan ObjectOriented Software dengan UML, AndiYogyakarta,2007 [4] Fathansyah, Basis Data, Informatika, Bandung. [5] Miftakhul Huda, 2010 Trik Rahasia Pemograman Database dengan Java, Penerbit Elexmedia 35