ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PEMKAB X

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PEMKAB X Sanusi Burhanudin*, Arif Djunaidy** *Pemerah Kabupaten Gresik, Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo Nomor 245 Gresik. Program Studi Magister Manajemen Teknologi-ITS hanu@reihanu.com **Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS adjunaidy@its.ac.id ABSTRAK Dalam suatu pemerahan, banyak hal yang harus dipastikan berjalan dengan baik dan lancar agar kinerja dan target dapat tercapai sesuai yang diharapkan. Dari semua hal tersebut, salah satu diantaranya adalah pengelolaan barang. Pengelolaan barang memegang peranan yang sangat penting dan hal ini telah ditindaklanjuti oleh Pemkab X dengan mengembangkan Sistem Informasi Barang Daerah (SIMBADA) pada tahun SIMBADA didesain guna memperlancar arus informasi hanya pada proses penatausahaan, sehingga dengan terbitnya Permendagri Nomor 17 Tahun 2007, fungsi SIMBADA tidak relevan lagi. Merujuk pada peraturan tersebut terdapat 13 (tigabelas) siklus pengelolaan barang daerah yang harus diakomodasi selain proses penatausahaan. Jika tidak dilakukan pengembangan dengan penambahan modul, maka pengguna tidak memiliki dukungan informasi untuk melakukan pemanfaatan dan pengendalian aset. Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka didesain suatu Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) untuk memperlancar arus informasi di tiap-tiap siklus pengelolaan barang daerah di Pemkab X. Desain SIMA dilakukan dengan pemodelan waterfall, arus dari data sistem digambarkan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), dan desain data dilakukan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) dengan memakai perangkat lunak Power Designer. Analisis biaya-manfaat dilakukan untuk menguji kelayakan desain SIMA. Pemetaan Antara Kebutuhan Sistem dan Hasil Desain memperlihatkan kesesuaian hasil desain dengan kebutuhan. Hasil desain SIMA yang sesuai dengan Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 ini diharapkan dapat memecahkan kekuranglancaran arus informasi mengenai pengelolaan barang. Selain itu, semua aktivitas pengelolaan barang mulai dari perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan, sampai dengan pengawasan dan pengendalian terhadap barang dapat dipantau dengan maksimal, sehingga semua peluang optimalisasi aset akan dapat diciptakan, diproses dan diselesaikan dengan cepat dan akurat Kata kunci: Sistem Informasi Barang Daerah, siklus pengelolahan barang daerah, Sistem Informasi Manajemen Aset PENDAHULUAN Makalah ini merupakan rangkuman dari penelitian yang berjudul Analisis dan Desain Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Pemkab X. Kegiatan pengembangan SIMBADA di lingkungan Pemkab X berupa kegiatan yang meliputi C-16-1

2 tahap persiapan, perencanaan, pelaksanaan/pengadaan, serta tahap pemakaian. Dikarenakan kebutuhan mendesak pada proses inventarisasi dan pembukuan aset maka SIMBADA difokuskan hanya pada proses penatausahaan, guna memperlancar arus informasi pada proses tersebut. Dengan terbitnya PP Nomor 38 Tahun 2008 tentang perubahan atas PP Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah yang diperjelas Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, fungsi SIMBADA tidak relevan lagi. Merujuk pada peraturan tersebut terdapat 13 (tigabelas) siklus pengelolaan barang daerah yang harus diakomodasi selain proses penatausahaan. Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan pengembangan dari SIMBADA berbentuk desain SIMA dengan berdasarkan teori manajemen aset yang masih dalam kerangka blue-pr e-government. Hal ini dilakukan agar mencapai peningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan aset daerah sesuai dengan siklus pengelolaan barang daerah dalam Permendagri Nomor 17 Tahun Manfaat yang akan diperoleh dengan penambahan kedua modul antara lain yaitu, memperoleh dokumen yang dapat dijadikan bahan pertimbangan perbaikan kinerja pengelolaan barang pada tahun-tahun yang akan datang serta adanya penambahan modul khususnya pada tahapan : inventarisasi, pemanfaatan, dan pengendalian aset maka diharapkan memecahkan kekuranglancaran arus informasi mengenai pengelolaan barang. ANALISIS SISTEM Tujuan fase analisis ini adalah mengklarifikasikan kebutuhan dari sistem perangkat lunak yang diharapkan. Analisis sistem dimulai dengan analisis kebutuhan, analisis kebutuhan bertujuan untuk mendefinisikan dan memprioritaskan persyaratanpersyaratan bisnis, disamping itu dilakukan juga Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) atau atau Software Requirement Specification (SRS) yang merupakan adaptasi dari dokumen IEEE Std DESAIN SISTEM Setelah dilakukan analisis yang bertujuan menterjemahkan kebutuhan ke dalam model deskriptif untuk implementasi sistem maka dilakukan desain sistem. Modelmodel yang dihasilkan dalam desain sistem adalah ERD sebagai desain data dengan arus dari data sistem digambarkan menggunakan DFD. Desain Basis Data Desain basis data dimulai dengan Pemodelan Konseptual. Pemodelan konseptual dari desain basis data menggunakan pemodelan Hubungan Entitas (Entity Relationship. Setelah diagram E-R dihasilkan, maka dilakukan normalisasi data. Diagram ER hasil dari normalisasi data dapat dilihat pada gambar 1 berupa diagram E-R Logical Data Model (LDM). C-16-2

3 C-16-3 FK_KAB_MEMPUNYAI FK_SUB_UNIT_MEMPUNYAI FK_TERCATAT FK_PROP_MEMPUNYAI_KAB FK_BID_MEMPUNYAI_SKPD FK_SKPD_MEMPUNYAI_SUB FK_BERTANGGUNGJAWAB_SKPD FK_BERTANGGUNGJAWAB_SUB FK_MENGURUSI_LOKASI FK_BERTANGGUNGJAWAB_RUANGAN FK_MEMPUNYAI_RUANGAN FK_MEMPUNYAI_BIDANG FK_MEMPUNYAI_KELOMPOK FK_MEMPUNYAI_SUB_K FK_TERBAGI_KODE_BARANG FK_DIBUTUHKAN_RKBU FK_DIRENCANAKAN_RKBU FK_DIRENCANAKAN_RKPBU FK_DIBUTUHKAN_RKPBU FK_DISETUJUI FK_BERTANGGUNGJAWAB_DPP FK_DIADAKAN FK_DICATAT_PENGADAAN FK_MELAKUKAN_PEMERIKSAAN FK_TELAH_DIPERIKSA FK_DICATAT_PERIKSA FK_MELAKUKAN_PENERIMAAN FK_DICATAT_DITERIMA FK_DITERIMA FK_PEMILIK_DARI FK_DITUJUKAN FK_DIKELUARKAN FK_DICATAT_KELUAR FK_DITEMPATI FK_KIB_DIMILIKI FK_KIB_DIURUS_OLEH FK_KIB_DICATAT FK_DITUJUKAN_RUANGAN FK_DIMUTASIKAN FK_DICATAT_MUTASI FK_DIMANFAATKAN FK_MENGELOLA FK_MEMELIHARA FK_DISETUJUI_DILAKUKAN_PEMELIHARAAN FK_MENGUJI FK_DIUJI FK_MUTASI_DIHAPUS FK_MENCATAT_MENGHAPUS FK_DICATAT_DIHAPUS FK_DITAKSIR FK_MENAKSIR FK_MEMINDAHTANGANKAN FK_DIPINDAHTANGANKAN FK_DICATAT_DIPINDAHTANGANKAN FK_MENUNTUT_TGR FK_DITUNTUT komponen_pemilik_barang kode_pemilik propinsi kode_propinsi kabupaten_kota id_kab_kota kode_propinsi kode_kab_kota bidang_organisasi kode_bid skpd id_skpd kode_bid kode_skpd nip_kepala_unit sub_unit_organisasi id_sub_unit kode_sub_unit id_skpd nip_kepala_sub_uni lokasi id_lokasi id_kab_kota id_sub_unit nip_pengurus_barang <fk3> ruangan id_ruangan nip_penanggung_jawab id_lokasi kode_ruangan pengguna nip golongan kode_golongan bidang id_bidang kode_golongan kode_bidang kelompok id_kelompok kode_kelompok id_bidang sub_kelompok id_sub_kelompok kode_sub_kelompok id_kelompok char(8) kode_sub_sub_kelompok id_sub_kelompok char(8) rkbu kode_rkbu id_ruangan rkpbu kode_rkpbu id_ruangan daftar_paket_pekerjaan kode_dpp kode_rkbu nip_p2k daftar_pengadaan_barang kode_dpenb kode_dpp daftar_pemeriksaan_barang kode_dpemb kode_dpenb penerimaan kode_penerimaan kode_dpemb kode_pemilik <fk3> pengeluaran kode_penerimaan kib id_ruangan kode_pemilik nip <fk3> <fk4> mutasi kode_mutasi ber_ pemanfaatan nip_pengelola kpb nip kode_rkpbu pengujian nip_panitia_penguji penghapusan kode_penghapusan kode_mutasi penaksiran nip_panitia_penaksir pemindahtanganan kode_penghapusan tgr kode_penghapusan nip_pegawai_kena_tgr berita_acara_pengadaan berita_acara_pemeriksaan nip_pemeriksa_barang berita_acara_penerimaan nip berita_acara_pengeluaran id_skpd_tujuan berita_acara_mutasi id_skpd_asal_tujuan berita_acara_penghapusan nip_panitia_penghapusan berita_acara_pemindahtanganan nip_panitia_penjualan Gambar 1. Entity-Relationship Diagram - LDM

4 Desain Proses Hasil dari desain proses ialah berupa suatu DFD yang merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dalam program, Desain proses dimulai dengan menggambar Context Diagram atau disebut juga dengan DFD level 0. Context Diagram dari SIMA disajikan pada gambar 2. Sebagaimana gambar 2 bahwa rata-rata masukan berupa data barang, hal ini dikarenakan proses pengelolaan barang daerah menfokuskan pada pengelolaan data barang, baik data barang yang direncanakan, diadakan, digunakan, dikelola, maupun data barang yang dihapus. Pada luaran dari SIMA menghasilkan informasi yang berkaitan dengan barang, informasi ini berhubungan dengan fungsi pengguna, sebagai contoh untuk pengguna P4 atau panitia penghapusan, maka informasi yang dihasilkan adalah informasi yang berkaitan dengan data barang terhapus, begitu juga untuk proses yang lain. Langkah berikutnya adalah menggambarkan DFD Level 1 yang merupakan penjabaran dari DFD Level 0. DFD level 1 ini yang akan menguraikan sistem menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan detil. DFD Level 1 dapat digambarkan sebagaimana disajikan pada gambar 3. Beberapa proses dalam DFD Level 1 yang belum primitif (masih diuraikan lagi) dan perlu penjabaran lebih lanjut akan diturunkan lagi menjadi DFD Level 2 sebagaimana disajikan pada gambar 4 untuk penatausahaan Gambar 2. Context Diagram dari SIMA C-16-4

5 Gambar 3. DFD Level 1 dari SIMA C-16-5

6 DFD Level 2 dari proses Penatausahaan Proses penatausahaan merupakan tahapan penatausahaan dari siklus pengelolaan barang daerah. Sebagaimana gambar 4, terdapat data store yang terlibat, yaitu Kartu Inventaris Barang (KIB), Kartu Inventaris Ruangan (KIR), dan Mutasi. Tahapan ini dilakukan oleh pengurus barang dan merupakan proses yang berkaitan dengan pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan data barang yang tercatat di KIB, berbeda dengan KIB yang mendata barang secara keseluruhan, maka KIR merupakan bukti data tiap ruangan, sedangkan mutasi digunakan untuk pencatatan perpindahan data, baik terjadinya penambahan barang maupun pengurangan.proses penatausahaan berkaitan dengan proses inventarisasi, pembukuan, dan pencatatan data barang. Desain antar-muka Gambar 4. DFD Level 2 dari proses Penatausahaan Antar-muka digunakan oleh pengguna untuk bereraksi dengan sistem. Desain antar-muka dimulai dengan desain menu utama, menu utama menampilkan menu-menu yang terbagi berdasarkan siklus pengelolaan barang daerah. Layar menu utama secara jelas dapat dilihat pada gambar 5. Menu utama terdiri dari file, perencanaan, pengadaan, penerimaan & penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, TGR, fungsi, dan, master. Tiap-tiap menu dibagi lagi menjadi sub-sub menu yang berkaitan dengan menu pertama. C-16-6

7 ANALISIS BIAYA-MANFAAT Gambar 5. Layar Menu Utama Analisis biaya manfaat yang akan dilakukan menggunakan metode cost displacement dan cost avoidance. Dalam metoda ini akan ditentukan set up costs, monthly on going costs, dan monthly benefit. Dari ketiga aspek tersebut akan diperhitungkan improvement, benefit, ROI, simple payback, cost of capital, net present value, ernal rate of return, dan profitability index. Kelayakan pengembangan sistem akan nampak dari hasil perhitungan aspek-aspek tersebut. Hasil dari perhitungan untuk analisis biaya-manfaat disajikan pada tabel 1 untuk cost displacement. Tabel 1. Cost Displacement Using IT to automate jobs 3 year All in Rp No Set up cost Hardware - PCs, LANs and other peripherals 2 Software & Implementasi Moduls Total Monhly on-going cost 1 IT Stafing ,50 2 Maenance and upgrades ,25 Monhly benefit Total , , ,75 1 Perencanaan dan penganggaran; 1.212, , ,78 Tabel 1. Cost Displacement (lanjutan) C-16-7

8 Using IT to automate jobs 3 year All in Rp No Set up cost Pengadaan 35,42 37,19 39,05 3 Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran; 4 Penggunaan; 4,17 4,38 4,59 5 penatausahaan; , ,91 6 pemanfaatan; 35,42 37,19 39,05 7 pengamanan dan pemeliharaan; 63,75 66,94 70,28 8 penilaian; 2.101, , ,09 9 penghapusan; 2.689, , ,27 10 Pemindahtanganan sd. pembiayaan; 12,50 13,13 13,78 11 tuntutan ganti rugi. 40,83 42,88 45,02 Total , , ,82 Improvement per month , , ,07 Annual net benefit ( ,00) , , ,83 Annual ROI 47,64% 50,02% 52,52% Simple payback >2 year Cost of capital 20% 0,83 0,69 0,58 Discounted annual net benefit , , ,26 Discounted payback 3 years Net present value ,88 Internal rate of return 23% Profitability index 1,05 KESIMPULAN Dalam penelitian ini telah berhasil di desain SIMA berdasarkan Permendagri Nomor 17 Tahun Dalam desain ini telah dibuat perumusan yang tepat sesuai 13 (tiga belas) siklus pengelolaan barang daerah. Fase-fase desain meliputi aktivitas desain proses, desain basis data, dan desain antar-muka. Hasil analisis biaya-manfaat terhadap hasil desain menunjukkan bahwa desain SIMA tersebut layak untuk diimplementasikan. Implementasi dari hasil desain SIMA yang sesuai dengan Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 ini diharapkan dapat memecahkan kekuranglancaran arus informasi mengenai pengelolaan barang. Selain itu, semua aktivitas pengelolaan barang dapat dipantau dengan maksimal, sehingga semua peluang optimalisasi aset akan dapat diciptakan, diproses dan diselesaikan dengan cepat dan akurat. DAFTAR PUSTAKA IEEE Std , IEEE Specifications Recommended Parctice for Software Requirement Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah C-16-8