BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK. Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di Bappeda

Transkripsi

1 BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK 4.1 Prosedur Kerja Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di Bappeda Kab.Madiun, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawaian yang masih menggunakan buku jurnal atau masih manual. Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada kenaikan pangkat pegawai pada Bappeda Kab.Madiun yaitu mengenai proses yang masih manual. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem 3. Mengimplementasikan Sistem 4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Bappeda Kab.Madiun untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini. 11

2 Analisa Sistem Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam proses kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawain Bappeda Kab.Madiun. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah Sistem Flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur kegiatan pencatatan tersebut. Untuk melakukan pengelolaan kenaikan pangkat pegawai pada Bappeda Kab.Madiun. Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat Sistem Flow. Sistem Flow yang ada digambarkan sebagai berikut :

3 System Flow Master Pegawai Gambar 4.1 System Flow Maintenance Pegawai Master Pegawai digunakan untuk menginputkan data pegawai, menambah data pegawai, menyimpan data pegawai serta menampilkan data pegawai yang tersimpan pada database.

4 System Master Riwayat Pelatihan Gambar 4.2 System Flow Maintenance Riwayat Pelatihan Maintenance Riwayat Pelatihan digunakan untuk menginputkan data pelatihan, menambah data pelatihan, menyimpan data pelatihan serta menampilkan data pelatihan yang tersimpan pada database.

5 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat Gambar 4.3 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat Setelah data pegawai dan data pelatihan sudah masuk pada database, maka dilakukan proses Transaksi kenaikan pangkat yang dilakukan oleh pihak kep kepegawaian dan umum, dimulai memilih approved dari mencari data pegawai yang naik pangkat dengan kriteria tertentu, kemudian pihak kep kepegawaian dan umum melakukan perubahan kenaikan pangkat yang pada status kenaikan pangkat sebelumnya.

6 System Laporan Gambar 4.4 System Flow Laporan Pelaporan dimulai dari kep kepegawaian yang menginputkan parameter laporan pada aplikasi yang kemudian laporan tersebut direkap tiap bulannya yang dijadikan laporan urut kepangkatan pegawai, laporan pensiun, laporan kenaikan pangkat yang nantinya laporan tersebut diberikan kepada Kepala Pimpinan.

7 Perancangan Sistem Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah: 1. Context Diagram 2. Data Flow Diagram (DFD) 3. CDM & PDM 4. Struktur Tabel Database 5. Desain I/O Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem Aplikasi kepangkatan Bappeda Kab.Madiun dengan secara jelas. a. Context Diagram Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam Context Diagram terdapat 3(tiga) external entity, yaitu : Bagian Kep Kepegawaian dan Umum, Administrator, Kepala Bagian. untuk detailnya Pada gambar 4.5 dibawah ini :

8 18 Kep Kepegawaian dan Umum Data Riwayat Pelatihan Data Pegawai Informasi Data Riwayat Pelatihan Informasi Data Pegawai Admin Data Login Informasi Data Login Data Kenaikan Pangkat Informasi Kenaikan Pangkat 1 Rancang Bangun Aplikasi Kepegawaian pada Bappeda Madiun + Data Login Informasi Data Login Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai Laporan Pensiun Laporan Kenaikan Pangkat Parameter Laporan Pensiun Parameter Laporan Kenaikan Pangkat Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan Data Login Informasi Data Login Pimpinan Gambar 4.5 Context Diagram b. DFD Level Pada DFD Level 0 ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi, dan membuat laporan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.6 :

9 19 Admin Data Login Informasi Data Login Data Pegawai Informasi Data Pegawai Data Riwayat Pelatihan 1 Master Informasi Data Riwayat Pelatihan + menghasilkan menghasilkan menghasilkan menghasilkan 1 Pegawai 2 Jabatan 6 Eselon 3 Pelatihan ambil ambil menghasilkan ambil Kep Kepegawaian dan Umum Data Login Informasi Data Login Data Kenaikan Pangkat Informasi Kenaikan Pangkat 2 Transaksi Kenaikan Pangkat menghasilkan menghasilkan 4 Kenaikan Pangkat 5 Golongan ambil ambil 3 ambil Data Login Informasi Data Login Laporan ambil Pimpinan Parameter Laporan Pensiun Parameter Laporan Kenaikan Pangkat Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai Laporan Pensiun Laporan Kenaikan Pangkat Gambar 4.6 DFD Level 0

10 20 c. DFD Level 1 Pada DFD Level 1 ini yaitu mengelola data master, maintenance pegawai, dan maintenance riwayat pelatihan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.7 : 1 Admin Data Login Informasi Data Login Login Data Pegawai Informasi Data Pegawai menghasilkan 2 Maintenance Pegawai Data Login 6 Eselon menghasilkan menghasilkan 3 Pelatihan 1 Pegawai 2 Jabatan menghasilkan 3 Data Riwayat Pelatihan Informasi Data Riwayat Pelatihan Maintenance Riwayat Pelatihan Data Login Gambar 4.7 DFD Level 1

11 ER- Diagram Entity Relation Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi Aplikasi Kepangkatan Pegawai Bappeda Kab.Madiun. Gambar 4.8 ER-Diagram

12 22 a. Conceptual Diagram Model Pada gambar 4.8 menjelaskan tantang Conceptual Data model(cdm) yang terdiri dari tujuh tabel yang saling berhubungan dari sistem Informasi Aplikasi kepangkatan pegawai Bappeda Kab.Madiun. Gambar 4.9 Conceptual Data Model (CDM)

13 23 b. Physical Data Model Pada Gambar 4.9 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah digenerate dari conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Aplikasi Buku Tamu BAPPEDA KAB.MADIUN. Gambar 4.10 Physical Data Model (PDM)

14 Struktur Tabel Database Dalam sub bab ini dijelaskan struktur tabel-tabel yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Aplikasi Kepangkatan Pegawai. Data- data dibawah ini menjelaskan satu persatu detail dari struktur tabel di setiap tabelnya. a. Tabel Master Pegawai Nama Tabel : Tabel Master Pegawai Primary Key : nip Foreign Key : - Fungsi : Menginput, Mengedit, Menyimpan data pegawai Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Pegawai Master Karyawan No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Nip Varchar 50 Primary Key 2 Nama_pegawai Varchar 50 3 Id_jabatan Integer 11 4 Pangkat_golongan Integer 11 5 Tempat_lahir Varchar 50 6 Tgl_lahir Date 7 Jenis_kelamin Varchar 50 8 Agama Varchar 50 9 Pendidikan_terakhir Varchar Program_keahlian Varchar Alamat Varchar Telepon Varchar Tmt_eselon Date 14 Pengangkatan_pns Date 15 Masa_kerja_tahun Integer Masa_kerja_bulan Integer Habis_jabatan Date

15 25 b. Tabel Pelatihan Nama Tabel : Tabel Pelatihan Primary Key : id Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan, menginput, mengedit data pelatihan Tabel 4.2 Struktur Tabel Pelatihan Buku Tamu No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id Integer Primary Key 2 Nip Varchar 20 3 Dari Date 4 Sampai Date 5 Lokasi Varchar Keterangan Varchar 100 c. Tabel Kenaikan Pangkat Nama Tabel : Tabel Kenaikan Pangkat Primary Key : id_kenaikan_pangkat Foreign Key : - Fungsi : Menginput dan menyimpan kenaikan pangkat Tabel 4.3 Struktur Tabel Kenaikan Pangkat Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_kenaikan_pangkat Integer Primary Key 2 Nip Varchar 50 3 Tgl_kenaikan_pangkat Date 4 Kode_golongan Varchar 10

16 26 d. Tabel Golongan Nama Tabel : Tabel Golongan Primary Key : id_golongan Foreign Key : - Fungsi : - Tabel 4.4 Struktur Tabel Golongan Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_golongan Integer Primary Key 2 Nama_golongan Varchar 50 3 Kode_golongan Varchar 50 e. Tabel Jabatan Nama Tabel : Tabel Jabatan Primary Key : id_jabatan Foreign Key : - Fungsi : - Tabel 4.5 Struktur Tabel Jabatan Janji No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_jabatan Integer Primary Key 2 Nama_jabatan Varchar 50 3 No_urut Integer Desain Input dan Output Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa Form untuk memasukkan data dan laporan sebagai Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data.

17 27 desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun system. a. Login Gambar 4.11 Login Aplikasi Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil. b. Menu Utama Gambar 4.12 Menu Utama

18 28 Menu utama ini berisikan tombol tombol untuk mengakses Form Form yang ada didalam aplikasi, seperti data master pegawai, master riwayat pelatihan, kenaikan pangkat dan juga laporan yang berisi (laporan daftar urut kepangkatan, laporan kenaikan pangkat, laporan pensiun) kemudian ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama dan kembali ke Form login. c. Master Pegawai Gambar 4.13 Master Pegawai Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota Pegawai terdapat 3 fungsi yaitu simpan, keluar dan Update data Anggota Keamanan.

19 29 d. Form Riwayat Pelatihan Gambar 4.14 Form Riwayat Pelatihan Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah menjabat apa saja termasuk pendidikan pelatihan, terdapat 2 fungsi yaitu simpan dan batal. e. Kenaikan Pangkat Gambar 4.15 Kenaikan Pangkat Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat berdasarkan tanggal masuk PNS (masa kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.

20 30 f. Desain Laporan Desain Laporan Berbentuk PDF. 4.6 Teknologi yang Dibutuhkan Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat Perangkat Keras Perangkat keras adalah komponen fisik yang membentuk sistem komputer dan mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Perangkat keras yang dibutuhkan sistem adalah sebagai berikut : a. Processor Intel Pentium IV atau lebih. b. Memory 512 Mb atau lebih c. Harddisk 40 Gb atau lebih d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 728 e. VGA Card 8 Mb, Printer, Mouse, dan Keyboard Perangkat Lunak Perangkat lunak adalah suatu progam komputer yang diperlukan untuk mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : a. Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows XP Prefesional atau diatasnya. b. Data Base untuk pengelohan data menggunakan SQL Server 2008 c. Bahasa pemrogaman yang digunakan adalah Xampp control panel v3.2.2

21 31 d..net Framework minimal versi 2.0. e. Untuk report menggunakan system unduh berbentuk PDF f. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer Cara menggunakan Program Di bawah ini akan diuraikan cara menggunakan program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini. 1. Install xampp setelah itu aktifkan actions start Apache dan MySQL. 2. Setelah itu ketik localhost/phpmyadmin untuk mengimport database. 3. Pada saat proses berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya. 4.8 Application Capture Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan sebelumnya, dan digabungkan dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan developer untuk membuatnya maka tampilan program sebagai berikut : a. Login Gambar 4.16 Halaman Login

22 32 Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil. b. Menu Utama Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama Menu utama ini berisikan tombol tombol untuk mengakses Form Form yang ada didalam aplikasi, seperti data master pegawai, riwayat pelatihan, kenaikan pangkat dan juga laporan yang berisi (laporan DUK, laporan kenaikan pangkat dan laporan pensiun) kemudian ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama dan kembali ke Form login.

23 33 c. M aster Pega wai G ambar 4.18 Maste r Pegawai Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota pegawai, terdapat 3 fungsi yaitu simpan dan batal. Berikut penjelasan tiap fungsi 1. Nama Pegawai berisi nama (varchar) 2. NIP (no induk pegawai bersifat angka) 3. Jabatan Fungsional terdiri dari; Kepala bappeda Kabid permukiman & prasarana wilayah Kabid pendataan Sekretaris Kasubid kependudukan & aparatur Kasubid pertanian Kabid pem. Umum & aparatur Kabid sosial budaya

24 34 Kabid ekonomi Kasubid pendataan Kasubid pemerintahan umum Kasubid sumber daya air & keciptakaryaan Kasubid pertanian Kepala UPT PDE Kasubid perhubungan & penataan ruang Kasubag umum & kepegawaian Kasubid sosnaker Kasubag prolap Kasubag keuangan Kasubid pendidikan & kebudayaan Staff 4. Ruang TMT berdasarkan pilih golongan yaitu; Juru muda Ia Juru muda tingkat l lb Juru lc Juru tingkat l ld Pengatur muda lla Pengatur muda tingkat l llb Pengatur llc Pengatur tingkat l lllb Penata lllc Penata tingkat l llld

25 35 Pembina lva Pembina tingkat l lvb Pembina utama muda lvc Pembina utama madya lvd Pembina utama lve 5. TMT Eselon atau Eselon berdasarkan menentukan urut kepangkatan yaitu; Staff II pimpinan III/A sekretaris III/B kabid IV/A kasubag/kasubid 6. Tgl Eselon yaitu tgl penempatan masuk di bappeda 7. Jenis kelamin (sesuai Laki-Laki / Perempuan) 8. Agama (islam, kristen, katolik, hindu, budha) 9. Pendidikan terakhir (varchar) 10. Progam keahlian sesuai pelatihan 11. Pengangkatan PNS sesuai tgl masuk CPNS Dan akan sesuai dengan masa kerja. 12. Habis jabatan sesuai tgl lahir dan masa jabatan selama 50 thn

26 36 Berikut tampilan inputan data pegawai yang terdapat search dan records untuk melihat banyak nya daftar pegawai serta tanda (+) untuk menambah pegawai. d. Form Riwayat Pelatihan Gambar 4.19 Buku Riwayat Pelatihan Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah mengikuti pelatihan apa saja termasuk pendidikan pelatihan yang di tempuh pada saat menjabat, terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.

27 37 B erikut tampil an data riway at pelatihan yang terdapat search dan records untuk melihat daftar pelatihan pegawai serta detailnya untuh menambah daftar pelatihan baru. e. F orm Kenai kan Pang kat Gambar 4.20 Form Kenaikan Pangkat

28 38 Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat berdasarkan tanggal masuk PNS (Masa Kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal. Berikut tampilan data kenaikan pangkat yang terdapat search dan records untuk melihat daftar pegawai yang naik pangkat serta aksi (aprroved) untuk menentukan kenaikan pengkat yang di ajukan. f. Laporan Daftar Urut Kepangkatan

29 39 Gambar 4.21 Laporan Daftar Urut Kepangkatan Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan daftar urut kepangkatan sesuai tanggal yang diinginkan terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf. g. Laporan Kenaikan Pangkat

30 40 Gambar 4.22 Laporan Kenaikan Pangkat Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan kenaikan pangkat sesuai tahun terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf.

31 41 h. Laporan Kenaikan Pangkat Gambar 4.23 Laporan Pensiun Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan pensiun sesuai tanggal terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf.