SISTEM INFORMASI RENCANA PERBAIKAN NON RUTIN BERBASIS KOMPUTER UNTUK UNIT TEKNIK DI PT. PLN (PERSERO) MEDAN

Transkripsi

1 INFORMASI RENCANA PERBAIKAN NON RUTIN BERBASIS KOMPUTER UNTUK UNIT TEKNIK DI PT. PLN (PERSERO) MEDAN 1 Ahmad Syukri Matondang, 2 Fahru Rozi Lubis 1,2 Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl. H.M. Joni No. 70 C Medan, Indonesia 1 lirimatond@yahoo.com ABSTRAK Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang kelistrikan. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan untuk mencapai hasil kerja yang maksimal. Proses pembuatan Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Pada Unit Teknik Di PT PLN Medan atau formulir pengajuan perbaikan dan dasar surat usulan snggaran membutuhkan waktu yang lama dan masih sering terjadinya keterlambatan barang. Pada saat barang dibutuhkan, hal ini terjadi karena ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan barang yang datang, seperti ketidaksesuaian merk atau kualitas sehingga harus melakukan retur barang serta pembuatan Laporan Anggaran Kerusakan (LAK) membutuhkan waktu lama. Oleh karena itu teknologi sudah berkembang pesat saat ini, maka PT PLN ingin meninggalkan sistem yang lama dan merancang atau membangun aplikasi Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Pada Unit Teknik pada PT PLN Medan. Kata Kunci: rencana perbaikan peralatan non rutin, laporan anggaran kerusakan, sistem informasi. ABSTRACT State Electricity Company (PLN) is a business entity engaged in the field of electricity. The need for fast and accurate information that is needed to achieve the maximum work. The process of making plan of a Non Routine Repair Equipment in Unit Mechanical or submission form and basic repair budget proposal letter takes a long time and is still often a delay of goods. By the time the goods are needed, this happens because of a mismatch of ordered goods with goods coming, like a mismatch brand or quality that must return goods as well as the manufacture of Damage Budget Statement (LAK) takes a long time. Therefore, the technology has been growing rapidly at this time, the PT PLN wants to abandon the old system and designing or building applications Filing Information System Plan Non Routine Repair Equipment Computer Based on Unit Engineering at PT PLN Medan. Keywords: Non-routine equipment repair plan, budget reports of damage, information systems. 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat, khususnya yang berkaitan dengan kemajuan teknologi komputer. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan untuk mencapai hasil kerja yang maksimal. Dengan komputer berbagai lembaga dapat membuat dokumen untuk keperluan. Demikian juga dengan PT. Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang beralamat Jln. Garuda, Tegal Sari Mandala II, Medan Denai. Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang kelistrikan dan bidang lain yang terkait. Sistem informasi menempati peranan utama dan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan terutama untuk perusahaan besar seperti PT. PLN. Perusahaan ini mengalami kendala dalam pengajuan perbaikan peralatan non rutin. dimana kebijakan ini diperoleh oleh manajemen di tingkat operasional perusahaan. Untuk melakukan pengajuan perbaikan peralatan non rutin petugas operasional harus membuat formulir pengajuan perbaikan. Formulir Perbaikan adalah proses yang penting untuk mengendalikan pengeluaran anggaran perusahaan agar tidak melebihi batas anggaran yang tersedia. Sehingga terkadang petugas operasional kesulitan dalam mengajukan perbaikan. Rencana anggaran biaya non rutin ini dilakukan bila terjadi kerusakan alat produksi perusahaan seperti peralatan kantor seperti komputer, dan peralatan lainya yang menunjang jalannya operasional perusahaan. Bagian Rencana dan evaluasi adalah bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan anggaran biaya non rutin untuk perbaikan peralatan, melakukan penawaran harga ke supplier dan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dipesan dari supplier. Untuk pengadaan dan pembelian barangnya sendiri dilakukan oleh bagian lain di perusahaan, dalam menangani proses rencana perbaikan peralatan tersebut masih sering terjadi beberapa permasalahan yang harus ditangani.

2 Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka terdapat masalah diidentifikasikan yaitu bagaimana membangun aplikasi untuk poses pembuatan rencana perbaikan peralatan non rutin berbasis komputer untuk unit teknik di PT PLN Medan, agar tidak terjadi keterlambatan dalam perbaikan dan pengadaan barang. Dengan tujuan penelitian yaitu merancang dan membangun aplikasi Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Untuk Unit Teknik Di PT. PLN (Persero) Medan. Sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan/ berinteraksi dan saling memengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar bila dibandingkan biaya untuk mendapatkannya (Asbon Hendra, 2012). Sistem informasi adalah sekumpulan komponenkomponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi terkait untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengendalian (S. Nofan Maulana Rachman : 2012). PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web serverside yang bersifat open source atau gratis. PHP merupakan script yang menyatu dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System).MySQL ini mendukung bahasa pemrograman PHP. MySQL juga mempunyai query atau bahasa SQL (Structured Query Language) yang simpel dan menggunakan escape character yang sama dengan PHP (Rulianto Kurniawan; 2010). HTML (Hyper Text Markup Language) adalah suatu format data yang digunakan untuk membuat dokumen hypertext yang dapat dieksekusi dari satu platform komputer ke platform komputer lainya tanpa perlu melakukan suatu perubahan apapun dengan suatu alat tertentu (Sukadi, 2014). UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Seperti bahasabahasa lainnya, UML mendefenisikan notasi dan sintax/semantic. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML sintax mendefinisikan bagaimana bentuk - bentuk tersebut dapat dikombinasikan (Yuni Sugiarti; 2013). 2. METODE PENELITIAN Analisa masalah pada Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Untuk Unit Teknik Di PT. PLN (PERSERO) Medan yaitu proses pengajuan yang menggunakan formulir perbaikan dan Dasar Surat Usulan Anggaran membutuhkan waktu yang lama, masih sering terjadinya keterlambatan barang, saat barang dibutuhkan, ketidak sesuaian barang yang dipesan dengan barang yang datang seperti kualitas atau merk sehingga harus melakukan retur barang, dan pembuatan laporan Anggaran Kerusakan (LAK) membutuhkan waktu lama. Sehingga pengembangan sistem dibuat dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu perancangan use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram. Login Dasboard Review Data Input Data Menginput Data Laporan Login Manager Login Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer. Use Case Diagram tersebut dijelaskan bahwa admin dan user melakukan proses login terlebih dahulu untuk dapat memasuki area sistem. Kemudian user dan admin masuk ke menu utama. Dan disini admin dan user berbeda.admin bisa melihat seluruh laporan data pengajuan dan membuat laporan, sedangkan user hanya membuat pesan dan melihat laporan.

3 Klik Input Data Klik New Isi Data Klik Simpan Form Input Data Data Tersimpan Activity Diagram karyawan disini, user mengawali untuk masuk ke menu awal data pengajuan dan user mengisi data dan data tersebut tersimpan di sistem. Namun jika user memperbaruhi data pengajuannya, user hanya klik edit kemudian ubah data dan data tersebut terupdate dan jika data ingin dihapus.klik hapus, maka data terhapus dari menu pengajuan. Pilih Data Klik Edit Ubah Data Menu Utama Klik Update Klik Hapus Data Terupdate Lihat Lihat Informasi Data Terhapus Gambar 4. Activity Diagram Gambar 2. Activity Diagram Data Activity Diagram pengolahan data pengajuan disni, user mengawali untuk masuk ke menu awal data pengajuan dan user mengisi data dan data tersebut tersimpan di sistem. Namun jika user memperbaruhi data pengajuannya, user hanya klik edit kemudian ubah data dan data tersebut terupdate dan jika data ingin dihapus. Klik hapus, maka data terhapus dari menu pengajuan. Activity Diagram pesan disini, user harus masuk ke menu utama, kemudian melihat pesan, dari sistem user melihat informasi pesan. Masuk Halaman Utama Laporan Data Laporan Klik Klik Input Data Form Input Data Halaman Data Laporan Klik New Isi Data Klik Data Tersimpan Gambar 5. Activity Diagram Laporan Pilih Data Klik Edit Activity Diagram laporan disini menjelaskan user harus masuk ke menu utama, setelah itu user melihat halaman data laporan yang ada di sistem. Ubah Data Klik Update Data Terupdate Klik Hapus Data Terhapus Gambar 3. Activity Diagram

4 Form Login Login Halaman admin menghapus data admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus. Pilih Master Database Input Data Login Masukkan Data Tambah Data Tambah Data Input Data Login Tambah Data Berhasil Tambah Data Proses Tambah Data Login Gagal Logout Ubah Data Ubah Data Ubah Data Berhasil Ubah Data Proses Ubah Data Gambar 6. Sequence Diagram Form Login Squence Diagram tersebut dijelaskan bahwa admin melakukan proses login untuk dapat memasuki area sistem. Setelah itu admin memasuki area halaman admin jika proses login dan admin belum teregistrasi, maka admin akan ditolak oleh sistem tersebut dan diberi pesan login gagal. Kemudian admin dapat logout (keluar) untuk mengakhiri sesi. Hapus Data Hapus Data Berhasil Master Database Gambar 8. Sequence Diagram Form Data Masukkan Data Tambah Data Tambah Data Berhasil Ubah Data Ubah Data Berhasil Tambah Data Tambah Data Ubah Data Ubah Data Proses Tambah Data Proses Ubah Data Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa karyawan dapat masuk ke master karyawan kemudian melakukan tambah data karyawan dan data tersebut tersimpan didalam database dan admin melakukan proses tambah data.jika proses tambah data karyawan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data karyawan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Jika admin menghapus data, admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus. Tampilan Data Hapus Data Hapus Data Berhasil Gambar 7. Sequence Diagram Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa admin dapat masuk ke master pengajuan kemudian melakukan pengajuan dan data tersebut tersimpan didalam database dan admin melakukan proses tambah data. jika proses tambah data pengajuan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data pengajuan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Jika

5 Master Database admin kemudian data laporan tersimpan didalam laporan. Setelah itu laporan dapat dtampilkan. Masukkan Data Berhasil Proses Tambah Data 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji, menginstal, memulai, serta menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki. Berhasil Proses Ubah Data Hapus Data Hapus Data Berhasil Gambar 9. Sequence Diagram Form Data Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa admin dapat masuk ke master pesan kemudian melakukan penambahan data pesan dan data tersebut tersimpan didalam database dan admin melakukan proses tambah data.jika proses tambah data pesan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data pesan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Setelah itu admin menghapus data, admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus. Gambar 11. Tampilan Login Tampilan login disini proses masuk ke jaringan komputer dengan memasukkan identitas. Dengan memasukkan identitas akun minimal terdiri dari username/akun pengguna dan password untuk mendapatkan dan masuk ke menu utama pengajuan perbaikan. Form Menu Halaman Pilih Laporan Data Laporan Gambar 12. Halaman Menu Utama Tampil Laporan Gambar 10. Sequence Diagram Laporan Pada tampilan menu utama disini, setelah kita berhasil login. Halaman ini menampilkan beberapa fungsi yaitu berupa pesan, pengajuan, data karyawan dan laporan.dan user bisa melihat, mengedit dan menghapusnya. Sequence diagram menjelaskan admin masuk ke form menu dan pilih laporan yang ada dihalaman

6 Gambar 13. Tampilan Pada tampilan pengajuan disini menampilkan beberapa permohonan karyawan untuk mengajukan perbaikan peralatan. Gambar 15. Tampilan Laporan Pada tampilan laporan disini yaitu menampilkan laporan pengajuan perbaikan peralatan kepada karyawan berupa keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggung jawaban antara bawahan kepada atasan. Gambar 14. Tampilan Pada tampilan karyawan disini yaitu user dapat melihat identitas karyawan dan user dapat mengedit dan menghapus data user. Gambar 16. Tampilan Pada tampilan pesan disini yaitu proses pemberitahuan atau komunikasi yang dikrimkan antar user dan user dapat mengedit dan menghapus pesan.

7 5. DAFTAR PUSTAKA [1] Hendra Asbon Pengantar Sistem Informasi, Andi Offset. Yogyakarta. [2] Kurniawan Rulianto Php dan MySQL Untuk Orang Awam Edisi Ke-2. Maxikom. Palembang. [3] S. Nofan Maulana Rachman :2. Jurnal Sistem Informasi. Semarang. [4] Sukadi Indonesian Journal on Networking and Security-Volume 3 No 3. [5] Sugiarti Yuni Analisis & Perancangan UML Generated VB.6. Graha Ilmu. Yogyakarta. Gambar 17. Tampilan Laporan Keseluruhan Pada tampilan laporan pengajuan keseluruhan disini yaitu menampilkan laporan pengajuan keseluruhan perbaikan peralatan karyawan berupa laporan pengajuan menunggu, laporan pengajuan ditolak, laporan pengajuan diterima, laporan user pengguna dan laporan pesan antar pengguna. Dari hasil kesimpulan diatas menjelaskan bahwa tujuan dari aplikasi ini di buat telah tercapai karena dapat memberikan informasi kepada user dengan tepat. Untuk itu programmer membuat pengujian untuk mengetahui apakah aplikasi ini sudah tercapai dalam tujuannya sebagai pengembangan dari aplikasi sejenis dengan metode yang berbeda. 4. KESIMPULAN Kesimpulan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Dengan dibangunnya sistem aplikasi rencana perbaikan peralatan non rutin berbasis komputer untuk unit teknik diharapkan dapat memudahkan petugas dalam proses pencatatan perbaikan peralatan non rutin. Serta tersedianya data dalam format elektronik yang dapat diakses melalui hak akses tertentu. 2. Dengan diintegrasikan sistem dengan database, bisa memudahkan proses penyimpanan dan pencarian data perbaikan peralatan non rutin sehingga dapat lebih cepat dan mudah karena dibantu oleh proses komputerisasi. 3. Aplikasi ini memudahkan bagi pihak PT PLN Medan dalam proses pengajukan rencana perbaikan peralatan non rutin.