Perancangan Aplikasi General Hotel Management System. Artikel Ilmiah. Peneliti: Randi Muliyawan Bando ( ) Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

Transkripsi

1 Perancangan Aplikasi General Hotel Management System Artikel Ilmiah Peneliti: Randi Muliyawan Bando ( ) Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom. Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Juli 2016

2

3

4

5

6 1. Pendahuluan Pada era globalisasi saat ini, ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan ini terasa semakin cepat karena dipacu oleh adanya kemudahan pada penyebarluasan informasi baik melalui media cetak maupun melalui jaringan komputer atau internet. Perkembangan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya akan meningkatkan produktivitas (Berdasarkan hasil wawancara dengan staff admin Grand Duta Hotel Palu, 2016). Sistem informasi pengelolaan data pada hotel belum maksimal. Hal ini terjadi karena pengolahan data saat ini masih konvensional, yakni proses pencatatan data transaksi tamu disimpan dalam media penyimpanan buku dan proses pemesanan kamar ditulis pada buku reservasi, sehingga keamanan data belum terjamin karena terkadang hilang dan terhapus. Selain itu pemeriksaan data kamar yang sedang kosong juga masih manual yakni harus mencari data satupersatu sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memberikan informasi kepada tamu. Dan pada saat ini komputer hanya digunakan untuk membuat laporan tertentu saja dengan merekap data pada pembukuan dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel (Berdasarkan hasil wawancara dengan staff admin Grand Duta Hotel Palu, 2016). Suatu kebijakan dirasakan efektif apabila informasi yang mendukung disajikan dengan cepat, cermat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan suatu kebijakan untuk pengembangan organisasi itu sendiri di masa mendatang. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, telah melahirkan perangkat komputer sebagai salah satu alat yang digunakan untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi dengan kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu lembaga atau instansi. Perancangan sistem informasi hotel ini bertujuan untuk memudahkan petugas front office dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat laporan rutin yang diperlukan. Selain memudahkan petugas aplikasi ini juga membantu pengelola/manajer hotel dalam mengevaluasi penerimaan/pendapatan hotel, sehingga dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat untuk terus meningkatkan pendapatan manajemen tersebut dalam bentuk promosi atau pelayanan lainnya. Optimalisasi layanan, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik terhadap hotel, sehingga merekan akan kembali lagi ataupun menginformasikan kepada orang lain tentang kepuasan dan pelayanan yang diterimanya. Sistem Manajemen Hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan oleh hotel. Kegiatan tersebut antara lain menerima tamu (check 1

7 in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran (payment). Sistem manajemen hotel ini diharapkan dapat membantu para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik. Hasil lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen hotel adalah adanya efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel. 2. Tinjauan Pustaka Pada penelitian sebelumnya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Perhotelan (Studi kasus pada Hotel Arjuna Klaten). Pada penelitian tersebut dijelaskan bagaimana merancang sistem informasi menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Sistem yang dibangun meliputi check-in/check-out, harga kamar, tagihan dan lain-lain, sehingga memudahkan pihak hotel dalam melakukan pengumpulan serta pembukuan data dalam skala yang besar. Metode yang digunakan adalah DFD (Data Flow Diagram). Aplikasi ini dibuat karena pengelolaan datanya masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam proses pengadministrasiannya [1]. Dalam penelitian yang berjudul Aplikasi Pengolahan Administrasi Tamu Hotel dijelaskan bahwa, pengolahan data administrasi tamu hotel memiliki fungsi di antaranya adalah pengolahan data tamu, data karyawan dan data administrasi penyewaan kamar. Aplikasi ini dibuat karena beberapa hotel pengolahannya masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam proses pengadministrasiannya, oleh karena itu perlu dicari alternatif dalam penanganan data tersebut. Di sini komputer merupakan solusi terbaik dalam pengolahan data perhotelan. Komputer mampu memecahkan masalah bukan hanya dalam perhitungan tetapi juga dalam kemampuan menyimpan dan memberikan informasi. Tujuan pembuatan aplikasi perhotelan untuk memudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat dan akurat sehingga menumbuhkan image yang baik mengenai hotel tersebut [2]. Perbedaan dengan penelitian sekarang, dimana sistem yang dibangun menggunakan Microsoft Visual Studio 2013 dan DevExpress. Metode yang digunakan adalah UML (Unified Modeling Language), sedangkan untuk database server menggunakan MySQL. Aplikasi ini dibangun untuk efektivitas kerja pada hotel yang setara bintang 2 dan belum mempunyai sistem manajemen hotel. Menurut Davis (1991) suatu sistem informasi adalah sebuah sistem yang menerima input data dan instruksi, mengolah data sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa suatu sistem informasi memiliki alur tertentu, mulai dari input hingga menjadi output yang bermanfaat [3]. Kemudian Laudon (2008) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi adalah suatu komponen yang saling bekerja satu sama lain untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan juga menyebarkan informasi untuk mendukung kegiatan suatu organisasi, seperti pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah, dan juga visualisasi dari organisasi [4]. Tokoh lainnya, yaitu Stair & Reynolds (2010) mengatakan bahwa 2

8 sistem informasi merupakan suatu perangkat elemen atau komponen yang saling terkait satu sama lain, yang dapat mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan juga menyebarkan data dan juga informasi, serta mampu untuk memberikan feedback untuk memenuhi tujuan suatu organisasi [5]. 3. Metode dan Perancangan Sistem Penelitian yang dilakukan terbagi dalam 4 tahap, yaitu: (1) Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data, (2) Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML), (3) Implementasi Sistem dan (4) Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian. Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML) Implementasi Sistem Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian Gambar 1 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian pada Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut: Tahap pertama: analisis kebutuhan dan pengumpulan data, pada tahap ini dilakukan analisis mengenai masalah yang terjadi yaitu permasalahan proses pembukuan laporan reservasi karena masih menggunakan sistem manual book. Tahap kedua: merancang proses di dalam sistem meliputi perancangan alur dengan menggunakan UML, serta rancangan antarmuka yang digunakan oleh user. Tahap ketiga: mengimplementasikan hasil perancangan sistem, membangun sistem berdasarkan proses yang telah didefinisikan pada tahap perancangan, yaitu membangun aplikasi/program sesuai dalam bentuk aplikasi Desktop. Tahap keempat: adalah melakukan pengujian sistem dan kemudian melakukan analisis terhadap hasil pengujian tersebut. Pengujian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan yang dianalisis pada tahap pertama. Perancangan proses pada Sistem Informasi yang dibangun menggunakan diagram UML, yaitu Use-Case Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram. 3

9 input delete Admin Mengelolah database Edit save Delete Hasil laporan Cetak Struk Pembayaran Input edit Manager view Pengecekan data transaksi Receptionist Mengelolah Transaksi Gambar 2 Sistem Use Case Diagram Gambar 2 menunjukkan Sistem Use Case Diagram, dimana ditampilkan aktor yang menggunakan sistem yaitu bagian Admin, Receptionist dan Manager. Admin berperan mengolah database. Receptionist berperan mengolah transaksi, yang di dalamnya sudah termasuk proses check-in/check-out, payment dan lainlain. Kemudian Manager mendapat akses untuk melihat hasil laporan reservasi dari admin. Receptionist Admin Manager start Mengelolah transaksi Pengecekan transaksi View Laporan tidak Tidak valid valid Mengelolah database ya Cetak Struk Pembayaran Hasil Laporan Finish Gambar 3 Activity Diagram Reservasi Hotel 4

10 Gambar 3 menunjukkan activity diagram. Pengolahan transaksi dilakukan oleh receptionist kemudian dilakukan pengecekan oleh admin untuk proses validasi ke database untuk diolah dan selanjutnya proses validasi untuk mencetak struk pembayaran. Kemudian admin memberikan laporan hasil reservasi kepada manager untuk diperiksa. Mengelolah transaksi_boundary no identitas : Integer nama : String alamat : String kota : String provinsi : String no tlp : Integer input() delete() edit() Mengelolah transaksi_controller no indentitas : Integer nama : String alamat : String kota : String provinsi : String no tlp : Integer input_controller input() delete_controller delete() edit_controller Mengelolah database_boundary no kamar : Integer tipe kamar : String harga kamar : Integer max : Integer keterangan : String input() delete() edit() save() Mengelolah database_controller no kamar : Integer tipe kamar : String harga kamar : Integer max : Integer keterangan : String input_controller input() delete_controller delete() edit_controller edit() save_controller save() edit() Cetak struk_entity no kmar : integer no nooking : Char tipe kamar : String harga kamar : intege... disc : integer nett : integer Pengecekan data transaksi_boundary no identitas : Integer nama : String alamat : String kota : String provinsi : String no tlp : Integer Hasil Laporan_Entity no booking : Char nama tamu : String tanggal check in : Integer tanggal check out : Intege... status : String total reservasi : Integer total service : Integer grand total : Integer bayar : Integer View hasil laporan_boundary no bookinf : Char nama tamu : STring tanggal check in : Integer tanggal check out : integer status : String total reservasi : Integer total service : integer grand total : Integer bayar : integer Gambar 4 Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Hotel Gambar 4 menunjukkan class diagram yang merupakan gambaran struktur data yang menjadi dasar dari Sistem Informasi Manajemen Hotel. Terdapat empat boundary: Mengelola transaksi, Mengelola database, Pengecekan data transaksi dan View hasil laporan. Dalam class diagram ini juga terdapat dua entity dan dua controller. 4. Hasil dan Pembahasan Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat, dijelaskan sebagai berikut. 5

11 Gambar 5 Tampilan Menu Utama Gambar 5 merupakan antarmuka halaman untuk mengakses menu Data, Transaksi dan Laporan. Pada ketiga menu data tersebut terdapat sub-sub menu di dalamnya. Bagian menu Data terdapat sub menu tipe kamar, data kamar, harga kamar, data tamu, data fasilitas, data makanan/minuman, data user. Pada bagian menu Transaksi terdapat sub menu booking dan reservasi. Terakhir pada bagian menu Laporan terdapat sub menu laporan data booking dan laporan data reservasi. Gambar 6 Tampilan Data Untuk Melakukan Booking Gambar 6 merupakan antarmuka halaman untuk melakukan booking pada hotel. Pada halaman ini user menambahkan data tamu ke dalam data booking dengan cara mengambil data tamu yang telah dimasukkan sebelumnya pada menu Data Tamu. Kemudian user menambahkan tipe kamar yang sesuai keinginan tamu 6

12 (jika kamar tersedia). User akan melakukan proses booking jika data tamu sudah valid. Gambar 7 Tampilan Data Transaksi Booking Gambar 7 merupakan antarmuka halaman untuk melakukan dan menampilkan booking pada hotel. Halaman ini lebih spesifik menampilkan data tamu yang melakukan transaksi. Pada tabel tersebut bisa dilihat nama, jumlah orang, tanggal check-in/check-out, jam dan status tamu. Pada tampilan data booking ini terdapat menu Detail yang terdapat di sisi kiri bawah tampilan data booking yang berfungsi untuk melihat data tamu secara lengkap. Jika terdapat perubahan yang terkait dengan tipe kamar dan penambahan/pengurangan hari, user bisa melakukan Edit transaksi booking, dan yang terakhir user dapat menghapus booking yang dibatalkan oleh tamu. Gambar 8 Tampilan Data Transaksi Reservasi (Check-in/Check-out) Gambar 8 merupakan antarmuka halaman untuk melakukan proses reservasi pada hotel. Halaman ini menampilkan proses booking terlebih dahulu yang telah diproses oleh user untuk dilakukan proses check-in. Setelah transaksi 7

13 diproses, tamu wajib melunasi semua tagihan. Pada saat proses check-out user akan mengecek kembali tagihan tamu pada menu payment untuk memastikan tidak ada tambahan service dari tamu yang disediakan oleh manajemen hotel. Setelah proses check-out tamu wajib mendapatkan struk pembayaran pelunasan.. Gambar 9 Tampilan Struk Pembayaran Gambar 9 merupakan antarmuka halaman untuk struk pembayaran hotel. Struk pembayaran diberikan kepada tamu saat melakukan pembayaran pada proses booking dan dapat juga diberikan pada proses pelunasan saat check-out (jika terdapat tambahan service). Halaman ini menampilkan nomor booking, nomor kamar, tipe kamar, harga, discount, nett, tanggal check-in/check-out, grand total dan bayar. 8

14 Gambar 10 Tampilan Laporan Data Booking Gambar 10 merupakan antarmuka halaman laporan data booking. Laporan data booking digunakan oleh user untuk memudahkan pembukuan manajemen hotel. Gambar 11 Tampilan Laporan Data Reservasi Gambar 11 merupakan antarmuka halaman laporan data reservasi. Laporan data reservasi digunakan oleh user untuk mengelola manajemen hotel dalam mengevaluasi penerimaan/pendapatan hotel serta memudahkan pembukuan manajemen hotel. Pengujian sistem dilakukan untuk menguji fungsi-fungsi aplikasi hasil implementasi. Pengujian yang dilakukan menggunakan blackbox testing. Pengujian dilakukan pada laptop dengan spesifikasi sebagai berikut: Sistem Operasi : Windows 8 Pro 9

15 Processor : Intel Core i5-2410m 230GHz RAM : 4 GB Kecepatan Hard Disk : 7500rpm Blackbox Testing dilakukan untuk mengetahui bahwa semua fungsi dan fitur pada aplikasi bekerja dengan tepat. Pengujian dilakukan dengan cara melihat fungsi-fungsi pada aplikasi, kemudian membandingkan hasil pengujian dengan hasil yang diharapkan. Hasil dari blackbox testing ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1 Hasil Blackbox Testing Test ID Deskripsi Hasil yang Diharapkan Hasil yang Diberikan Aplikasi 1. Admin melakukan Data tamu tersimpan di penambahan data database, dan ditampilkan tamu di halaman data tamu 2. Admin melakukan Data tamu berubah di edit data tamu database, dan perubahan ditampilkan di halaman data tamu 3. Admin menghapus data tamu 4. Admin melakukan penambahan data kamar 5. Admin melakukan edit data kamar 6. Admin menghapus data kamar 7. Admin melakukan penambahan data user 8. Admin melakukan edit data user 9. Admin menghapus data user Data tamu terhapus dari database, dan tidak lagi muncul di halaman data tamu. Data kamar tersimpan di database, dan ditampilkan di halaman data kamar Data kamar berubah di database, dan perubahan data kamar Data kamar terhapus dari database, dan tidak lagi muncul di halaman data kamar. Data user tersimpan di database, dan ditampilkan di halaman data user Data user berubah di database, dan perubahan ditampilkan di halaman data user Data user terhapus dari database, dan tidak lagi muncul di halaman data user. Akun user yang dihapus tidak dapat digunakan lagi untuk login 10. User memasukkan Data tamu tersimpan di 10

16 data tamu pada data booking 11. User memasukkan data tamu pada data reservasi 12. Admin mengolah laporan data booking 13. Admin mengolah laporan data reservasi 14. Manager melakukan pengecekan data laporan database dan muncul di data booking Tamu langsung dapat melakukan proses checkin/check-out Laporan data booking tersimpan di database dan muncul pada data laporan Laporan data reservasi tersimpan di database dan muncul pada data laporan Laporan data booking dan reservasi tersimpan di database dan muncul pada data laporan Berdasarkan hasil blackbox testing pada Tabel 1, disimpulkan bahwa fungsi-fungsi pada aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan/direncanakan. Usability Testing dilakukan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna, mempermudah kinerja pengguna dan mudah digunakan oleh pengguna. Untuk mengetahui hasil usability testing bagi sistem ini, digunakan kuesioner sejumlah 14 pertanyaan yang dibagi dalam kategori pertanyaan sebagai berikut: 6 soal untuk kategori Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE), 3 soal untuk kategori Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL) dan 5 soal untuk kategori Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL). Jawaban dari kuesioner bagi sistem ini merupakan nilai persetujuan yang diperkirakan dari angka 1 sampai 7 untuk setiap pertanyaan. Nilai dari angka 1 adalah sangat tidak setuju, angka 2 tidak setuju, angka 3 agak tidak setuju, angka 4 cukup, angka 5 agak setuju, angka 6 setuju dan angka 7 sangat setuju [6]. Daftar pertanyaan pada kuesioner yang digunakan ditampilkan pada Tabel 2. Tabel 2 Hasil Usability Testing [6] No Pertanyaan Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE) 1 Secara keseluruhan, saya puas dengan betapa mudahnya menggunakan sistem ini. (Overall, I am satisfied with how easy it is to use this system). 2 Penggunaan sistem ini sangat sederhana. (It was simple to use this system). 3 Saya secara efektif dapat menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan sistem ini. (I can effectively complete my work using this system). 4 Dapat menyelesaikan pekerjaan saya dengan cepat menggunakan sistem ini. (I am able to complete my work quickly using this system). 5 Saya merasa nyaman menggunakan sistem ini. (I feel comfortable using this system). 6 Mudah untuk belajar menggunakan aplikasi ini. 11

17 (It was easy to learn to use this system). Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL) 7 Sistem ini memberikan pesan kesalahan yang dengan jelas memberitahu saya bagaimana untuk memperbaiki masalah. (The system gives error messages that clearly tell me how to fix problems). 8 Setiap kali saya membuat kesalahan dengan menggunakan sistem, saya memperbaikinya dengan mudah dan cepat. (Whenever I make a mistake using the system, I recover easily and quickly). 9 Sangat mudah untuk menemukan informasi yang saya butuhkan. (It is easy to find the information I needed). Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL) 10 Pengaturan informasi pada tampilan sistem jelas. (The organization of information on the system screens is clear). 11 Antarmuka (tampilan) dari sistem ini nyaman dilihat. (The interface of this system is pleasant). 12 Saya suka menggunakan antarmuka (tampilan) sistem ini. (I like using the interface of this system). 13 Sistem ini memiliki semua fungsi dan kemampuan saya harapkan. (This system has all the functions and capabilities I expect it to have). 14 Secara keseluruhan, saya puas dengan sistem ini. (Overall, I am satisfied with this system). Kuesioner ditujukan kepada responden yaitu hotel management yang berjumlah 30 responden dengan rincian 1 manager, 4 admin dan 25 receptionist. Hasil kuesioner diolah menjadi hasil pengujian yang ditampilkan pada Gambar 12, Gambar 13 dan Gambar 14. Kegunaan Sistem/System Usabilty 10% Kualitas Informasi/Information Quality 3% 17% % % 7 84% 7 Gambar 12 Prosentase Hasil Kuesioner Kategori Kegunaan Aplikasi Gambar 13 Prosentase Hasil Kuesioner Kategori Kualitas Informasi 12

18 Kualitas Antarmuka/Interface Quality 7% 80% 13% Gambar 14 Prosentase Hasil Kuesioner Kategori Kualitas Antarmuka Berdasarkan hasil usability testing pada Tabel 2 disimpulkan bahwa, untuk kategori Kegunaan Aplikasi, 73% responden memberi nilai 7, yang berarti bahwa aplikasi sangat berguna. Untuk kategori Kualitas Informasi, 84% responden memberi nilai 7, aplikasi memberikan informasi yang sangat berkualitas. Untuk kategori Kualitas Antarmuka, 80% responden memberi nilai 7, yang berarti aplikasi memiliki desain antarmuka yang sangat jelas dan berkualitas. Secara keseluruhan berarti semua responden berpendapat bahwa aplikasi yang dibuat dapat memenuhi kebutuhan responden. 5. Simpulan Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap aplikasi, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sebuah sistem informasi manajemen hotel dibuat menggunakan Microsoft Visual 2013, DevExpress (aplikasi tambahan) dan sistem manajemen database menggunakan MySQL; (2) Sistem informasi manajemen hotel yang telah dirancang dapat membantu petugas front office untuk memaksimalkan pelayanan kepada client dan dapat dimanfaatkan untuk membantu proses manajemen hotel dalam pembukuan. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah: Dapat menambahkan fitur-fitur baru pada aplikasi ini. Contohnya: fitur penggunaan fasilitas hotel bagi tamu yang tidak datang untuk menginap. Hal ini tentunya dapat memberikan keuntungan tersendiri kepada pihak manajemen hotel. 6. Daftar Pustaka [1]. Puspitaningrum, R., 2011, Perancangan Sistem Informasi Perhotelan (Studi Kasus Pada Hotel Arjuna Klaten), Manajemen Informatika 1 : 9-11, Diakses tanggal 7 Juni

19 [2]. Ar Rizqon, H., 2010, Aplikasi Pengolahan Administrasi Pengolahan Data Administrasi Tamu Hotel, Jurnal PA Hasbi 1 : 27, Diakses tanggal 7 Juni [3]. Davis, B. G., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Pustaka Binaman Pressindo. [4]. Laudon, K. C., Laudon, J. P., Management Information Systems (11 th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall. [5]. Stair, M. R., George W. R., Principles of Information Systems: A Managerial Approach. (9th edition). Australia : Thomson Course Technology. [6]. Lewis, J. R., IBM Computer Usability Satisfaction Questionnaires: Psychometric Evaluation and Instructions for Use. International Journal of Human Computer Interaction, 7 (1),