BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Tentang Perusahaan PT. Kreasi Ratu Nusantara adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha perdagangan eceran (Retail). Perusahaan ini didirikan pada tahun 2007 yang berkantor pusat di jln.plumpang, Jakarta Utara. Sampai saat ini, perusahaan mempunyai 20 cabang di berbagai wilayah Indonesia. Cabang-cabang tersebut yakni : 1. Mal ciputra lantai 3, Jakarta Barat 2. Mal ciputra LG 2 unit.8, Jakarta Barat 3. Plaza semanggi GF #007, Jakarta Selatan 4. Pondok Indah Mal, Jakarta Selatan 5. Gajah Mada Plaza, Jakarta Pusat 6. Makassar Panakukang Mal, Makassar 7. Manado Town Square, Manado 8. Mal ciputra Semarang, Semarang 9. Mal Metropolita, Bekasi Jawa barat 10. Brylian Plasa, Kendari 11. Manado IT Center, Manado 12. Mal kelapa Gading, Jakarta Utara 13. Kediri Town Square, Kediri 14. Plasa Mulia Samarinda, samarinda 15. Paragon mal, Semarang 16. Bogor Trade mal, Bogor jawa barat 17. Makassar Town Square, Makassar 18. Java mal, semarang 19. Mega Bekasi Hypermall, Bekasi jawa barat Adapun Brandnya adalah Naughty Accessories yaitu sebuah brand retail Fashion Accessories dengan VISI Naughty ingin menjelajah dunia melalui beragam produk fashion Accessories yang dihasilkan. 25

2 3.2 Struktur Organisasi 26

3 3.3 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagiannya masing-masing berdasarkan fungsi dan struktur yang ada. Tujuan sistem ini adalah untuk mengindentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Langkah-langkah di dalam analisis sistem yaitu : 1. Mengidentifikasi penyebab masalah a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi titik keputusan 2. Memahami kerja dari sistem yang ada a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan judul penelitian c. Membuat agenda wawancara Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Untuk memudahkan dan mengikuti langkah dalam pembuatan sistem tersebut. Perancangan sistem harus membuat deskripsi tentang sistem yang dibuat. ini kemudian akan menjadi bahan diskusi antara perancangan sistem dan pengguna sistem. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang diinginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas. Langkahlangkah perancangan sistem adalah sebagai berikut : 1. Mengadakan survey untuk mengetahui kebutuhan pemakai. 2. Membuat deskripsi kebutuhan sistem. 3. Merancang desain yaitu mengimplementasikan desain ke dalam program. 4. Melakukan implementasi dengan mempresentasikan desain ke dalam program. 5. Melakukan instalansi yaitu pemasangan perangkat sistem. 27

4 3.3.2 Analisa Masalah Permasalahan yang dihadapi saat ini adalah dalam hal pembuatan laporan PPN yang masih membutuhkan waktu yang cukup lama, dimana perhitungan PPN masih menggunakan cara manual (tanpa sistem) dan adanya kesalahan dalam penginputan datanya. Berdasarkan masalah tersebut, maka proses yang diusulkan adalah adanya sebuah sistem yang berfungsi untuk membantu proses rekonsiliasi PPN. 3.4 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Sistem pembuatan laporan PPN Sistem yang digunakan sudah memadai karena sudah dimanajemeni dengan baik. Hanya saja perlu dibuat sebuah aplikasi untuk melakukan rekonsiliasi PPN yang lebih baik, akurat dan cepat. Laporan PPN yang dibuat oleh divisi pajak akan dilaporkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan melakukan pencatatan dan validasi proses pembayaran dengan meminta persetujuan pimpinan terlebih dahulu. 2. Hardware Hardware yang digunakan sudah cukup bagus baik dari segi fisik menunjang dalam hal rekonsiliasi PPN sehingga data yang diproses akan lebih akurat. 3. Software Software yang digunakan masih menggunakan microsoft word dan microsoft excel. 4. Brainware Brainware yang ada adalah orang yang terlibat sudah mahir mengoperasikan komputer. 28

5 3.4.1 Use case yang berjalan div tax menerima invoice dan faktur pajak melakukan pembayan invoice div keuangan membuat laporan menerima laporan manager keuangan manager tax melakukan pengecekan laporan melakukan pengecekan laporan menyetujui laporan pimpinan Gambar 3.2 Use case yang berjalan Use case sfesification Nama : Use Case Menerima Invoice Aktor : Div Tax Div Tax akan menerima invoice yangsudah dibayarkan oleh div keuangan sebagai acuan laporan PPN Nama : Use Case Membuat Laporan PPN Aktor : Div Tax Div Tax akan membuat laporan PPN untuk setiap bulannya berdasarkan invoice yang sudah diterima dari div keuangan 29

6 Nama : Use Case Melakukan Pengecekan Aktor : Manager Tax manager tax akan melakukan pengecekan terhadap laporan PPN sebelum diserahkan kepada div keuangan Nama : Use Case Menyetujui Laporan PPN Aktor : Manager Tax Apabila laporan sesuai Manager Tax akan memberikan persetujuan Nama : Use Case melakukan pembayaran invoice Aktor : Div keuangan Div keuangan akan melakukan pembayaran invoice untuk setiap transaksi dari outlet Nama : Use Case menerima Laporan PPN Aktor : Div keuangan Div keuangan akan melakukan pembayaran invoice untuk setiap transaksi dari outlet Nama : Use Case melakukan pengecekan Laporan PPN Aktor : Manager Keuangan Manager keuangan akan melakukan pengecekan laporan PPN 3.5 Sistem yang Diusulkan Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, maka penulis mengusulkan sebuah aplikasi rekonsiliasi PPN sebagai berikut ini : 30

7 3.5.1 Use case Diagram Rekonsiliasi PPN System mengolah data outlet cek laporan div_tax melihat data outlet <<extend>> masukan melihat data outlet div_keuangan mengolah data <<extend>> keluaran manager tax aproval laporan aproval laporan manager keuangan melihat laporan dashboard melihat laporan dashboard melihat laporan dashboard pimpinan Gambar 3.3 Use case yang di usulkan Use case Spesification Nama : Use Case Mengolah data Outlet Aktor : Div Tax Div Tax akan menginput semua data outlet lalu menyimpannya ke dalam database. Nama : Use Case Melihat data outlet Aktor : Div Tax Div Tax akan melihat daftar-daftar outlet yang ada pada meni view outlet Nama : Use Case Mengolah Data PPN Aktor : Div Tax Div Tax akan menginput data PPN masukan dan PPN keluaran lalu menyimpannnya ke dalam database. 31

8 Nama : Use Case Approval Laporan PPN Aktor : Manager Tax Setelah melakukan pengecekan Manager Keuangan akan memberikan Approval terhadap laporan tersebut. Nama : Use Case Melihat Laporan Dashboard Aktor : Manager Tax Manager Tax akan memilih menu Dashboard untuk melihat laporan perbandingan PPN untuk setiap bulannya maupun laporan peroutlet. Nama : Use Case Cek laporan PPN Aktor : Div Keuangan Div keuangan akan melakukan pengecekan terhadap laporan PPN yang di terima dari div keuangan apakah sesuai dengan invoice yang sudah dibayarkan Nama : Use Case Melihat Data outlet Aktor : Div Keuangan Div keuangan bisa melihat daftar-daftar outlet dengan memilih menu view outlet Nama : Use Case Approval Laporan PPN Aktor : Manager Keuangan Manager keuangan akan memberikan approval laporan PPN apabila div keuangan sudah melakukan pengecekan terhadap laporan yang diterima dari div pajak Nama : Use Case Melihat Laporan Dashboard Aktor : Manager Keuangan Manager Tax akan memilih menu Dashboard untuk melihat laporan perbandingan PPN untuk setiap bulannya maupun laporan peroutlet. 32

9 Nama : Use Case Melihat Laporan Dashboard Aktor : Pimpinan Pimpinan akan memilih menu Dashboard untuk melihat laporan perbandingan PPN untuk setiap bulannya maupun laporan peroutlet Activity Diagram User Login user Sistem login [ berhasil login ] autentifikasi user login masuk ke menu utama Gambar 3.4 Activity diagram user login Tabel 3.1 Keterangan Activity diagram user login No. Actor Keterangan 1 User Untuk masuk ke menu utama User harus memasukkan username dan password Apabila terjadi kesalahan user akan kembali ke menu login 33

10 3.5.3 Activity Diagram mengolah data outlet Div isi_tax Sistem tampilan menu Div_Tax memilih menu outlet view data outlet input data outlet masukkan data outlet cari data outlet simpan data outlet tampilkan data outlet Gambar 3.5 Activity diagram mengolah data outlet Tabel 3.2 Keterangan activity diagram mengolah data outlet No. Actor Keterangan 1 Div_Tax Pada menu outlet div tax akan input data outlet apabila ada outlet baru dalam perusahaan Setelah data outlet di input div tax dapat melihat daftar-daftar outlet 34

11 3.5.4 Activity Diagram input PPN div isi_keuangan Sistem tampilan menu Div_Tax memilih menu input view data input masukkan data kesalahan input data [ data gagal disimpan ] cari data [ data berhasil disimpan ] simpan data tampilkan data Gambar. 3.6 Activity diagram input PPN Tabel 3.3 keterangan activity diagram input PPN No. Actor Keterangan 1 Div_Tax Pada menu input PPN div tax akan menginput PPN masukan maupun PPN keluaran dan akan disimpan dalam database Apabila terjadi kesalahan dalam penginputan PPN akan muncul pesan error dan data PPN tidak bisa disimpan Setelah melakukan penginputan PPN, div_tax bisa melihat data PPN masukan maupun PPN keluaran yang sudah di input. 35

12 3.5.5 Activity Diagram approval laporan PPN oleh manager-tax manager_tax div _tax Sistem view laporan [ laporan tidak sesuai ] edit laporan simpan data [ laporan sesuai ] approval laporan Gambar. 3.7 Activity diagram approval laporan PPN oleh manager_tax Tabel 3.6 Keterangan activity diagram approval laporan PPN oleh manager-tax No. Actor Keterangan 1 Manager_tax Manager _tax akan melakukan koreksi terhadap laporan PPN yang sudah di input oleh staff. Apabila laporan PPN sesuai maka manager_tax akan memberikan approval terhadap laporan tersebut.. 2 Div_tax Apabila laporan tidak sesuai, maka staff akan melakukan edit atau koreksi ulang terhadap laporan PPN yang sudah dibuat sebelumnya 36

13 3.5.6 Activity diagram validasi transaksi PPN divisi keuangan Div _keuangan div _tax Sistem view laporan [ laporan tidak sesuai ] edit laporan simpan data [ laporan sesuai ] kirim laporan kepada manager keuangan Gambar 3.8 Activity diagram validasi transaksi PPN divisi keuangan Tabel 3.7 Keterangan activity diagram validasi transaksi PPN No. Actor Keterangan 1 Div_keuangan Div_keuangan akan melakukan koreksi terhadap laporan PPN yang diterima dari div-tax Apabila laporan PPN sesuai maka div keuangan akan meminta approval pimpinan untuk melakukan proses pembayaran PPN. 2 Div_tax Apabila laporan tidak sesuai, maka staff akan melakukan edit atau koreksi ulang terhadap laporan PPN yang sudah dibuat sebelumnya. 37

14 3.5.7 Activity Diagram Aproval Laporan PPN oleh manager keuangan manager_keuangan div _keuangan Sistem view laporan [ laporan tidak sesuai ] edit laporan simpan data [ laporan sesuai ] approval laporan Gambar 3.9 Activity diagram Approval laporan PPN oleh manager keuangan Tabel 3.8 Keterangan activity diagram laporan PPN oleh manager keuangan No. Actor Keterangan 1 Manager_keuangan Manager _keuangan akan melakukan koreksi terhadap laporan PPN yang sudah di input oleh staff tax Apabila laporan PPN sesuai maka manager_keuangan akan memberikan approval terhadap laporan tersebut. 2 Div_keuangan Apabila laporan tidak sesuai, maka staff akan melakukan edit atau koreksi ulang terhadap laporan PPN yang sudah dibuat sebelumnya 38

15 3.5.8 Activity Diagram Aproval Laporan PPN oleh Pimpinan (Direktur) pimpinan Div _keuangan Sistem view laporan [ pimpinan tidak approve ] edit laporan simpan laporan [ pimpinan approve ] approval laporan Gambar 3.10 Activity diagram approval laporan PPN oleh Pimpinan (Direktur) Tabel 3. 9 Keterangan activity diagram approval laporan PPN oleh Pimpinan (Direktur) No. Actor Keterangan 1 Pimpinan Pimpinan akan melihat laporan PPN yang diterima dari div keuangan. Apabila laporan PPN sesuai maka pimpinan akan memberikan approval terhadap laporan PPN tersebut. 2 Div_keuangan Apabila laporan tidak sesuai, maka staff akan melakukan edit atau koreksi ulang terhadap laporan PPN yang sudah dibuat sebelumnya 39

16 3.5.9 Activity Diagram show dashboard User sistem view dashboard dashboard outlet dashboard masa pajak show pie grafik outlet show pie grafik masa pajak Gambar 3.11 Activity diagram show dashboard Tabel Activity diagram show dashboard No. Actor Keterangan 1 Semua Role Pilih Menu laporan dashboard Pilih berdasarkan outlet Atau pilih berdasarkan jenis masa pajak Kemudian tampilah dashboard pie grafik Sequence Diagram Rekonsiliasi PPN Sequence diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam usecase. Dari bentuk usecase yang telah digambarkan sebelumnya, dapat dibuat sequence diagram yang tampak pada gambar berikut ini : 40

17 1. Sequence Diagram input masukan : div_tax form input masukan 1: input masukan 2: masa_pajak() 3: kode_outlet() 4: jenis_transaksi() 5: tanggal() 6: DPP () 7: tampilkan data masukan 8: save ( ) 9: save() 10: show report keluaran Gambar 3.12 Sequence diagram Input masukan 41

18 2. Sequence diagram Input keluaran : div_tax form input keluaran 1: input keluaran 2: masa_pajak() 3: kode_outlet() 4: Bank Setoran() 5: tanggal() 6: DPP() 7: Tampilkan data keluaran 8: save() 9: save() 10: show_report keluaran Gambar 3.14 Sequence diagram input keluaran 3. Sequence Diagram input data outlet : div_tax form input outlet data outlet 1: input data outlet 2: kode_outlet() 3: nama_outlet() 4: alamat_outlet() 5: nama pengelola() 6: NPWP() 7: alamat_pengelola() 8: Tampilakn data outlet 9: save() 10: save() 42

19 Gambar 3.15 Sequence Diagram input data outlet 4. Sequence Diagram View data outlet : user form view outlet data outlet 1: masuk menu outlet 2: masuk menu view outlet 3: view data outlet (kode_outlet,nama_outlet,lokasi,npwp,pengelola,alamat) 4: edit () 5: edit (data outlet) 6: show all revisi data outlet Gambar 3.16 Sequence Diagram View data outlet 5. Sequence Diagram laporan : div_tax 1: masuk menu laporan menu form laporan masukan perhitungan 2: get id masukan() keluaran 3: get id keluaran() 4: get id masukan,id keluaran, dasar_pajak_masukan, dasar_pajak_keluaran() 5: show all laporan 6: edit laporan () 7: edit laporan () 8: show revisi laporan Gambar 3.17 Sequence Diagram view laporan 43

20 6. Sequence Diagram show dashboard outlet : user 1: masuk menu dashboard() form dashboard dashboard outlet 2: masuk menu dashboard (data outlet) 3: show dashboard pie grafik data outlet Gambar 3.18 Sequence Diagram dashboard outlet 7. Sequence diagram show dashboard masa pajak : user menu form dashboard masa pajak 1: masuk menu dashboard 2: masuk menu dashboard (masa pajak ) 3: show dasboard pie grafik masa pajak Gambar 3.19 Sequence Diagram dashboard masa pajak 44

21 Class Diagram Rekonsiliasi PPN Gambar Class diagram Rekonsiliasi PPN 3.6 Spesifikasi Basis Data A. Tabel User Tabel 3.11 User Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Nama Varchar 30 Notnull Username Varchar 30 Notnull password Varchar 30 Notnull Level Tynint 1 Notnull 45

22 B. Tabel Login Tabel 3.11 Login Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Username Varchar 30 Notnull password Varchar 30 Notnull C. Tabel Input data outlet Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Kode Varchar 6 Notnull Nama Varchar 50 Notnull Lokasi Varchar 100 Notnull pengelola Varchar 50 Notnull NPWP Int 15 Notnull Alamat Varchar 100 Notnull D. Tabel Input PPN Tabel 3.13 Input PPN keluaran Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan masa_pajak varchar 5 Notnull kode_outlet varchar 6 Notnull Bank varchar 50 Notnull tanggal date Notnull dasar_pengenaan_pajak Int 20 Notnull Pajak_pertambahan_nilai Int 10 Notnull 46

23 E. Tabel Input PPN Tabel 3.13 Input PPN Masukan Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan masa_pajak varchar 5 Notnull kode_outlet varchar 6 Notnull jenis_transaksi varchar 20 Notnull tanggal date Notnull dasar_pengenaan_pajak Int 20 Notnull Pajak_pertambahan_nilai Int 10 Notnull 3.7. Rancangan Tampilan A. Rancangan Login Gambar Rancangan Menu user Login B. Rancangan Menu Utama Gambar Rancangan Halaman utama 47

24 C. Rancangan Menu Outlet D. Rancangan Menu Input outlet Gambar 3.22 Rancangan Menu Outlet D. Rancangan Menu Input PPN Gambar 3.23 Rancangan Menu Input Outlet Gambar 3.24 Rancangan menu Input PPN 48

25 E.Rancangan Menu Input PPN Masukan Gambar Rancangan Menu input PPN Masukan F. Rancangan Menu Input PPN Keluaran Gambar Rancangan Menu input PPN Masukan G. Rancangan Menu view Outlet Gambar Rancangan Menu input PPN Masukan 49

26 H. Rancangan Menu Laporan PPN Gambar Rancangan Menu input PPN Masukan 50