PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAWASAN BIBLIOGRAFIS BERBASIS WEB DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI MONALISA SILVIA MARETTA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAWASAN BIBLIOGRAFIS BERBASIS WEB DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI MONALISA SILVIA MARETTA SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

2 PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN SUMBER INFORMASI Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir Perancangan Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Berbasis Web di Perpustakaan Nasional RI adalah karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini. Bogor, September 2011 Monalisa Silvia Maretta NRP G

3 ABSTRACT MONALISA SILVIA MARETTA. Designing Information System for Webbased of Bibliographic Control at National Library of Indonesia. Under direction of AZIZ KUSTIYO and SULISTYO BASUKI. The responsibility of a national library is to collect, maintain, preserve the nation s literature, in order to maintain a national bibliography and operates bibliography information centre. National library of Indonesia is currently using three different application system to process the deposited material of bibliographic data. Those application are not integrated, then it could be redudant data and can not be accesed easily by the users. As a consequence, an accurate data may not be obtained. Anticipating this condition, we need a new system to improve the old one. This research was conducted to design a information system that manage the bibliographic data of deposit material at the SubDirektorat Deposit, National Library of Indonesia. The system to be designed is the System Development Lifecycle (SDLC). The SDLC has six steps, but only the first four steps were used in this design. Those are: feasibility study, system investigation, system analysis, and system design. This research generated four tables which were connected each other and one table of the user. The output of this system is its abilities interfaces in order to fulfill the needs of information. Keywords : Bibliographic control, legal deposit, information system, design system, database, SDLC.

4 RINGKASAN MONALISA SILVIA MARETTA / G Perancangan Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Berbasis Web di Perpustakaan Nasional RI. Dibimbing oleh AZIZ KUSTITO dan SULISTYO BASUKI. Salah satu perangkat penting agar pengawasan bibliografi dapat terselenggara dengan baik adalah dengan dilaksanakannya undang-undang deposit yang bertujuan untuk menjamin akses dari dokumen yang merupakan hasil karya budaya bangsa yang disimpan di Perpustakaan Nasional RI sehingga dapat dilestarikan. Undang-undang deposit adalah ketetapan menurut undang-undang yang mewajibkan penerbit untuk mendepositkan sejumlah eksemplar dari terbitannya ke perpustakaan nasional. Pelaksana maupun pengelola hasil dari pelaksanaan undang-undang deposit di Indonesia adalah Perpustakaan Nasional RI, sedangkan pelaksana langsung dari undang-undang deposit adalah Subdirektorat Deposit. Subdirektorat Deposit pada saat ini memanfaatkan tiga aplikasi sistem yang berbeda untuk melaksanakan tugasya dalam pemasukan data bibliografi. Latar belakang penyebab banyaknya aplikasi sistem yang digunakan oleh Subdirektorat Deposit dalam pemasukan data bibliografi ini adalah bahwa dengan mengandalkan salah satu sistem dari ketiga sistem yang ada, maka salah satu sistem tersebut tidak dapat memenuhi berbagai kebutuhan informasi pemustaka maupun internal Subdirektorat Deposit sebagai pengelola koleksi deposit. Mengantisipasi hal tersebut maka perlu adanya suatu sistem informasi yang terintegrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pengawasan bibliografis di Subdirektorat Deposit Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dan berbasis web dengan menggunakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistem (system development lifecycle). Metode SDLC memiliki enam tahapan yaitu: studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi dan pemeliharaan. Dalam penelitian ini tidak semua tahapan dilakukan, hanya sampai tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini yaitu membahas tentang rancangan sistem, sehingga tahapan penelitian ini meliputi studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, dan desain sistem. Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem dengan nama Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis (SIPBIB). Perancangan basis data pada sistem ini menghasilkan lima tabel, yaitu: satu tabel login yang berdiri sendiri dan lima tabel yang saling terkait, yaitu: tabel jenis koleksi, tabel bibliografi koleksi, tabel wajib serah dan tabel lokasi. Sistem ini dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pengelola koleksi deposit, antara lain: 1) Manipulasi data bibliografi koleksi deposit dan data wajib serah oleh kataloger. Fitur yang disediakan adalah tambah data, hapus data, dan edit data. 2) Pencarian informasi menggunakan media katalog sebagai alat temu kembali informasi. 3) Informasi daftar koleksi yang sudah diserahkan oleh penerbit maupun pengusaha rekaman perpustakaan nasional sebagai koleksi deposit. 4) Informasi data wajib serah dan terbitannya yang telah menjadi koleksi deposit berdasarkan periode waktu tertentu.

5 Perancangan sistem informasi pengawasan bibliografis berbasis web ini perlu disempurnakan dengan menambahkan fitur yang dapat menampung koleksi deposit terbitan elektronik. Pengembangan struktur organisasi di Perpustakaan Nasional RI dapat dipertimbangkan dengan menempatkan Subbidang Otomasi menjadi satu divisi yang berdiri sendiri yaitu Pusat Sistem Informasi. Hal ini dilakukan agar kebutuhan sistem informasi pada unit kerja yang terkait dengan pengelolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI dapat terpenuhi. Kata kunci: Pengawasan bibliografis, undang-undang deposit, sistem informasi, desain sistem, basis data, SDLC.

6 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAWASAN BIBLIOGRAFIS BERBASIS WEB DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI MONALISA SILVIA MARETTA Tugas Akhir Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

7 Penguji Luar Komisi Pada Ujian Tugas Akhir : Rindang Karyadin, ST., M.Kom.

8 Hak Cipta milik IPB, tahun 2011 Hak Cipta dilindungi Undang-undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis dalam bentuk apapun tanpa izin IPB

9 Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Berbasis Web Di Perpustakaan Nasional RI Nama : Monalisa Silvia Maretta NRP : G Program Studi : Teknologi Informasi untuk Perpustakaan Disetujui Komisi Pembimbing Aziz Kustiyo, S.Si., M.Kom. Ketua Prof. Sulistyo Basuki, Ph.D Anggota Diketahui Ketua Program Studi MTP Dekan Sekolah Pascasarjana IPB Aziz Kustiyo, S.Si, M.Kom. Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc.Agr. Tanggal ujian : 20 Agustus 2011 Tanggal lulus:

10 PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas segala berkat dan anugerah-nya sehingga tugas akhir mengenai Perancangan Sistem Informasi Pengawasan Bibliografi Berbasis Web Di Perpustakaan Nasional RI ini berhasil diselesaikan dengan baik. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan penghargaan dan terima kasih sebanyak-banyaknya Bapak Aziz Kustiyo, S.Si, M.Kom. dan Bapak Prof. Dr. Sulistyo Basuki selaku komisi pembimbing yang telah memberi banyak arahan dan dukungan, serta Bapak Rindang Karyadin, S.T., M. Kom. selaku penguji luar komisi. Ungkapan terimakasih yang tak terhingga penulis berikan pada suami tercinta, Eko Paulen Purba dan putra tercinta, Fabian Ezekiel Christian Raja Purba, Ibu tercinta dan seluruh keluarga atas segala pengorbanan, doa dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. Ucapan terimakasih juga disampaikan kepada Kepala Subdirektorat Deposit dan rekan-rekan di Subdirektorat Deposit. Ungkapan terimakasih juga disampaikan kepada Abdul Wakhid, Fajar Syuman, Hety Setiawati dan Alfa Husna atas bantuannya dalam mneyelesaikan tugas akhir ini. Tidak lupa juga ucapan terimakasih buat rekanrekan angkatan2/2008 di MTP dan rekan-rekan lainnya yang tak bisa disebutkan satu per satu. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi kemajuan perpustakaan umumnya dan Perpustakaan Nasional RI khusunya, serta bagi ilmu pengetahuan dan teknologi informasi di masa kini dan masa mendatang. Bogor, September 2011 Monalisa Silvia Maretta

11 RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Bandung pada tanggal 16 Maret 1979 dari Ayah (Alm) Agus Pakpahan dan Ibu Kartini Munthe. Penulis merupakan putri sulung dari 3 bersaudara. Tahun 1997 penulis lulus dari SMUN 23 Bandung dan pada tahun yang sama penulis kuliah di Universitas Padjadjaran (UNPAD), Bandung pada program S-1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Penulis telah menikah dan dikarunia seorang putra. Pada Bulan Desember 2002 penulis diterima sebagai Pegawai Negeri Sipil di Perpustakaan Nasional, Jakarta dan ditempatkan di Subdirektorat Deposit, Direktorat Deposit Bahan Pustaka. Pada bulan Oktober 2008 penulis diterima di Sekolah Pascasarjana IPB pada Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan (MTP).

12 i DAFTAR ISI Halaman DAFTAR GAMBAR... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR LAMPIRAN... vi 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Permasalahan Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian TINJAUAN PUSTAKA Pengawasan Bibliografi Konsep Undang-Undang Deposit secara Umum Objek Undang-Undang Deposit Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang Karya Cetak dan Karya Rekam Aplikasi Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Perpustakaan Nasional sebagai Pelaksana UU No. 4 Tahun Machine Readable Cataloging Konsep Dasar Sistem Informasi Konsep Basis Data Pengembangan Metode SDLC METODE PENELITIAN Kerangka Pemikiran Tahapan Pelaksanaan Penelitian Waktu dan Tempat Penelitian HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Studi Kelayakan Kelayakan Teknologi Kelayakan Ekonomi Kelayakan Hukum Kelayakan Waktu Investigasi Sistem Analisis Sistem Analisis Kebutuhan Informasi... 46

13 ii Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan Fungsional Perancangan Sistem Perancangan Diagram Konteks Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan Basis Data Logis Perancangan Basis Data Fisik Perancangan Struktur dan Navigasi Penetapan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Perancangan Antarmuka Perancangan Antarmuka Login Perancangan Antarmuka Menu Utama Perancangan Masukan Perancangan Antarmuka Data Kataloger Perancangan Antarmuka Data Bibliografi Perancangan Antarmuka Data Wajib Serah Perancangan Luaran Perancangan Antarmuka Halaman Utama Perancangan Antarmuka Katalog Perancangan Antarmuka Daftar Koleksi Perancangan Antarmuka Daftar Wajib Serah Rencana Implementasi KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA... 71

14 iii DAFTAR GAMBAR Halaman 1 Tahapan SDLC Tahapan Pelaksanaan Penelitian Antarmuka Pemasukan Data Portal Deposit Antarmuka Pemasukan Data Penerbit Aplikasi Portal Deposit Daftar Koleksi Aplikasi Portal Deposit Antarmuka Pemasukan Data Bibliografi Aplikasi INLIS Antarmuka Luaran Katalog INLIS Fitur Pemasukan Koleksi Deposit Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional Diagram Konteks SIPBIB Perancangan Basis Data Konseptual Gambar Basis Data Logis Struktur Menu Pemustaka Struktur Menu Katalog Struktur Menu Admin Perancangan Antarmuka Login Perancangan Antarmuka Menu Utama Perancangan Antarmuka Menu Data Kataloger Perancangan Pemasukan Data Bibliografi Perancangan Pemasukan Data Wajib Serah Perancangan Luaran Halaman Utama Perancangan Luaran Menu Katalog Perancangan Luaran Daftar Koleksi Perancangan Luaran Daftar Wajib Serah... 68

15 iv DAFTAR TABEL Halaman 1 Kerangka Kerja PIECES Analisa Kebutuhan Fungsional SIPBIB Deskripsi Login Deskripsi Jenis Koleksi Deskripsi Bibliografi Koleksi Deskripsi Wajib Serah Deskripsi Lokasi... 57

16 v DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional Singapura Diagram Alir Data Level DiagramAlir Data Level Diagram Alir Data Level

17 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dampak dari maraknya ledakan informasi adalah semakin banyaknya terbitan yang dihasilkan dari segala bidang ilmu. Lonjakan berbagai terbitan ini dikelola menjadi sebuah dokumen. Dokumen merupakan objek yang merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya (Sulistyo-Basuki, 2004:23). Dokumen yang semakin bertambah tersebut memerlukan kegiatan untuk mengidentifikasi dokumen itu sendiri agar dapat diakses dengan mudah. Pengidentifikasian dokumen ini lebih dikenal dengan istilah pengawasan bibliografis. Pengawasan bibliografis adalah kegiatan dalam upaya pengembangan dan pengendalian sistem pencatatan untuk semua bentuk informasi dalam karya cetak dan karya rekam maupun bentuk lain, yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan, dengan tujuan untuk menambah khazanah ilmu pengetahuan. Sasaran dari pelaksanaan pengawasan bibliografis meliputi identifikasi dari dokumen itu sendiri dengan pelaksanaannya yang terarah untuk mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan oleh pengguna (Hagler,1991:7). Di Indonesia, pengawasan bibliografis telah dilakukan sejak zaman kolonial Belanda melalui Ordodansi No 19/1913. Penerbit pada saat itu diperintahkan agar mengirimkan dua salinan dari buku-buku hasil terbitannya ke Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen yang dirubah namanya menjadi Lembaga Kebudajaan Nasional dan diubah lagi menjadi UPT Museum dan pada tahun 1979 berubah lagi menjadi Perpustakaan Museum Nasional. Sejak tahun 1980, pengawasan bibliografis dilaksanakan oleh UPT Perpustakaan Nasional yang merupakan integrasi dari Perpustakaan Negara, Perpustakaan Museum Nasional, Bidang Bibliografi dan Deposit Pusat Pembinaan Perpustakaan, serta Perpustakaan Sedjarah, Politik dan Sosial (SPS). Salah satu perangkat penting agar pengawasan bibliografis dapat terselenggara dengan baik adalah dengan dilaksanakannya undang-undang deposit. Fungsi utama undang-undang deposit adalah untuk menciptakan konvensi

18 2 internasional dan peraturan perundang-undangan di berbagai negara yang bertujuan untuk menjamin akses dari bahan-bahan yang merupakan hasil karya budaya bangsa dapat disimpan di perpustakaan sehingga dapat dilestarikan. Kewajiban serah simpan di suatu bangsa akan bermanfaat jika dibuatkan data bibliografisnya sebagai media promosi hasil warisan intelektual bangsa bagi generasi penerus. Tahun 1990 merupakan tahun penting dalam kaitan program pengawasan bibliografis di Indonesia, karena pada tahun itulah keluar undang-undang yang paling mutakhir mengenai serah simpan hasil karya anak bangsa, yakni Undangundang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, kemudian diperkuat oleh Peraturan Pemerintah No. 70 Tahun Kandungan dari isi yang tercantum pada Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dapat diketahui bahwa tujuan dari pelaksanaan undang-undang ini adalah melestarikan hasil budaya bangsa dengan cara mengumpulkan, menghimpun, mencatat, mendayagunakan dan melestarikan hasil budaya bangsa agar dapat diwariskan kepada generasi di masa datang. Pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 sangat bermanfaat bagi bangsa dan negara, oleh sebab itu terbitan yang telah dikumpulkan dari penerbit ini sebaiknya dikelola dengan baik oleh lembaga pelaksana undang-undang deposit tersebut agar terbitan ini dapat dilestarikan dan didayagunakan oleh masyarakat hingga masa mendatang. Pelaksanaan undang-undang deposit di Indonesia dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional RI di Jakarta dan perpustakaan propinsi di daerah sesuai dengan UU otonomi daerah tahun 2000, maka perpustakaan provinsi berubah menjadi badan perpustakaan atau sebutan lain di bawah pemerintahan provinsi. Hal tersebut sesuai dengan apa yang tercantum dalam bab 1 pasal 1 ayat 3 Undang-undang No. 4 Tahun 1990 bahwa Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota negara yang mempunyai tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. Pelaksana langsung dari undang-undang deposit pada saat ini adalah Subdirektorat Deposit yang berada di bawah Direktorat Deposit Bahan Pustaka.

19 3 Subdirektorat Deposit sebagai pelaksana langsung undang-undang deposit memiliki beberapa tugas yang diemban antara lain mengolah data bibliografi koleksi undang-undang deposit secara elektronis, mempublikasikan penerimaan hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 melalui situs web Perpustakaan Nasional RI dan menyusun laporan secara berkala penerimaan koleksi deposit dari penerbit maupun pengusaha rekaman yang salah satu tujuannya untuk mengetahui perkembangan penerimaan koleksi deposit. Subdirektorat Deposit dalam melaksanakan pengelolaan koleksi deposit membutuhkan suatu sistem aplikasi yang dapat menghimpun seluruh data bibliografis koleksi deposit ke pangkalan data dan menghasilkan berbagai luaran yang berguna dalam penyebaran informasi koleksi deposit kepada masyarakat. Luaran yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit dalam mengemban tugasnya, antara lain: (1) Katalog yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional berupa daftar penerimaan koleksi deposit Perpustakaan Nasional yang dapat ditampilkan pada portal Perpustakaan Nasional. (2) Laporan berkala penerimaan koleksi deposit. Laporan ini mengandung informasi mengenai daftar wajib serah dan terbitan yang sudah diserahkan ke Perpustakaan Nasional. (3) Daftar wajib serah dan terbitannya yang telah menjadi koleksi deposit pada situs web Perpustakaan Nasional. Subdirektorat Deposit saat ini memanfaatkan tiga aplikasi sistem yang berbeda dalam pelaksanaan tugasnya. Proses kerja yang dilakukan pada ketiga sistem ini sama satu dengan lainnya, yaitu memasukkan data bibliografi koleksi deposit pada ketiga aplikasi sistem yang berbeda. Latar belakang penyebab banyaknya sistem yang digunakan oleh Sub Direktorat Deposit dalam pemasukan data bibliografi koleksinya adalah bahwa jika mengandalkan salah satu sistem dari tiga sistem yang ada, maka salah satu sistem tersebut tidak dapat memenuhi berbagai kebutuhan informasi pemustaka maupun internal Subdirektorat Deposit sebagai pengelola koleksi deposit. Sistem pertama yang digunakan oleh Unit Kerja Penerimaan Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Delsys (Deposit library system). Data yang dimasukkan

20 4 pada aplikasi ini adalah data bibliografis koleksi deposit dan data wajib serah. Hasil yang didapat dari pemasukan data pada sistem ini adalah daftar laporan berkala koleksi deposit yang telah diterima oleh Sub Direktorat Deposit. Sistem kedua yang digunakan dalam pengelolaan koleksi deposit adalah aplikasi Inlis (Integrated Library System). Data yang dimasukkan pada sistem ini sama dengan sistem Delsys, yaitu data bibliografis koleksi Perpustakaan Nasional RI, hanya luaran dari pemasukan data yang telah dilakukan pada sistem ini saja berbeda dengan sistem Delsys, yaitu informasi berbentuk katalog yang terbacakan mesin dan dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI. Sistem ini juga belum menyediakan fitur yang dapat menampilkan daftar karya cetak karya rekam hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 pada situs web Perpustakaan Nasional, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit menggunakan aplikasi yang berbeda untuk menampilkan informasi daftar karya cetak dan karya rekam di situs web Perpustakaan Nasional. Sistem ketiga yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit adalah sistem pemasukan data bibliografis koleksi deposit ke portal deposit. Sistem ini merupakan jawaban dari kedua sistem sebelumnya yang tidak menyediakan fitur untuk menampilkan daftar karya cetak dan karya rekam koleksi deposit secara khusus pada situs web Perpustakaan Nasional RI yang bertujuan untuk mempublikasikan daftar penerimaan koleksi hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 kepada masyarakat. Dari ketiga sistem yang digunakan oleh staf Subdirektorat Deposit ini teramati bahwa data yang dimasukkan pada aplikasi sistem yang sedang berjalan di Subdirektorat Deposit ini melakukan proses kerja yang sama, yaitu pemasukan data bibliografi koleksi deposit. Luaran (output) yang dihasilkan saja yang berbeda. Proses pemasukan data yang sama pada tiga sistem yang berbeda-beda ini menyebabkan pengulangan pemasukan data atau duplikasi data hingga 3 (tiga) kali, sehingga pelaksanaan kegiatan dalam rangka pengawasan bibliografis di Perpustakaan Nasional tidak efisien. Pemanfaatan dari tiga sistem yang berbeda untuk melakukan proses yang sama yaitu pemasukan data bibliografis ini menandakan bahwa sistem informasi yang digunakan di Subdirektorat Deposit belum terintegrasi yang menyebabkan

21 5 terjadinya duplikasi data dan berdampak tidak efisiennya dalam pelaksanaan tugas pengelolaan koleksi deposit, oleh sebab itu dukungan teknologi informasi yang tepat sangat diperlukan untuk menampung seluruh kebutuhan unit kerja yang ada di Subdirektorat Deposit. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Perancangan deposit yang terintegrasi dan berbasis web ini akan menjadi jawaban dari masalah yang dihadapi dalam pengelolaan koleksi deposit agar daftar koleksi deposit dapat diakses secara cepat dan akurat oleh Perpustakaan Nasional maupun pemustaka Permasalahan Penelitian Ada beberapa masalah yang akan dibahas pada penelitian ini, antara lain: (1) Adanya pengulangan data pada saat proses pemasukan data pada tiga sistem aplikasi yang berbeda. (2) Belum terintegrasinya sistem aplikasi pada Subdirektorat Deposit. (3) Adanya redudansi data dalam pemasukan data bibliografis Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan merancang sistem informasi pengawasan bibliografis di Subdirektorat Deposit yang terintegrasi dan berbasis web Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Terintegrasinya sistem informasi antar unit kerja. (2) Terbentuk data yang akurat. (3) Penyebarluasan informasi koleksi deposit kepada masyarakat dan penerbit. (4) Sebagai kontribusi pada Perpustakaan Nasional RI untuk membuat kebijakan dalam rangka menindaklanjuti rancangan yang akan dibuat ini untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan UU no. 4 tahun (5) Memperkaya khasanah pengetahuan di bidang ilmu perpustakaan dan informasi berkenaan dengan rancangan data hasil pelaksanaan UU No. 4 Tahun 1990.

22 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem informasi untuk pengelolaan koleksi deposit hasil pelaksanaan Undang-undang no. 4 tahun 1990 di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle) atau sering disingkat dengan SDLC. Tahapan dalam penelitian ini meliputi: analisis studi kelayakan, investigasi sistem, análisis sistem, dan rancangan sistem.

23 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengawasan Bibliografis Sejalan dengan maraknya ledakan informasi yang dapat dilihat dari semakin banyaknya literatur dan terbitan yang dihasilkan, maka pengawasan terhadap sumber informasi dan pengetahuan yang dituangkan dalam sebuah terbitan merupakan hal yang perlu untuk dilakukan. Dalam hal demikian Perpustakaan Nasional RI memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengawasan bibliografis sebagaimana dinyatakan Scott bahwa peran penting perpustakaan nasional adalah mengumpulkan seluruh terbitan dan melakukan pengawasan bibliografis agar terbitan tersebut mudah diakses dan dapat dilestarikan sebagai warisan budaya bangsa dalam berbagai bentuk informasi, termasuk dalam bentuk elektronik (Scott, 2003). Salah satu definisi tentang pengawasan bibliografis diberikan oleh Davinson bahwa pengawasan bibliografis merupakan upaya pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem pencatatan bagi semua bentuk informasi rekam, bahan tercetak, bahan audio-visual maupun bentuk lainya ini berguna untuk memudahkan ditemu kembali koleksi perpustakaan untuk kepentingan masyarakat yang dapat menambah khasanah pengetahuan dan informasi. (Davinson, 1981). Kegiatan dari pengawasan bibliografis ini sendiri merupakan upaya untuk mengidentifikasikan suatu dokumen sehingga dokumen tersebut dapat dengan mudah ditemukan dan dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna. (Anderson, 1974). Dari definisi yang telah diutarakan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan bibliografis merupakan kumpulan karya bibliografi dan kreasi yang diterapkan guna mengatasi masalah pencarian informasi. Sebagai alat pengawasan bibliografis terdapat tiga unsur yang perlu dipenuhi, antara lain: (1) Kelengkapan Kelengkapan informasi yang tercantum dalam bibliografi mengenai terbitan apa saja yang telah diterbitkan dan dalam bidang apa saja. Dengan

24 8 kelengkapan informasi ini, maka akan memudahkan pola pendekatan atau akses ke sumber informasi (2) Akses ke suatu bagian Bibliografi yang ideal memungkinkan akses atau pendekatan kepada bagian yang spesifik atau bagian yang lebih kecil dari bentuk-bentuk terbitan tersebut. (3) Bentuk yang beragam Sarana bibliografi yang komprehensif atau menyeluruh akan memasukkan semua bentuk atau format pada sistem komputer. (Katz, 1987 : 22) Upaya untuk menemukan suatu dokumen memerlukan suatu sarana yang baku yang dapat dimengerti dan mudah digunakan oleh berbagai pihak sehingga pencarian informasi akan lebih mudah dilakukan. Kegiatan dari pengawasan bibliografis melibatkan beberapa sumber informasi antara lain; kompilasi deskripsi bibliografi, pembuatan katalog subjek (meliputi klasifikasi, menempatkan subjek, indeks dan abstrak). (Knutsen, 2002) Setiap dokumen idealnya hanya satu kali saja dibuatkan cantuman komprehensif, yaitu oleh badan yang berwewenang di negara tempat dokumen tersebut diterbitkan atau diciptakan. Data bibliografis yang dapat diakses melalui media internet, maka perlu diperhatikan adalah tengara yang ada pada cantuman bibliografi koleksi sebaiknya ditampilkan agar sistem dapat membaca dari setiap ruas bibliografis (Thomas, 1994). Cantuman itu harus dibuat secepatnya, segera setelah dokumen itu terbit sesuai dengan standar internasional yang disiapkan untuk disebarluaskan agar koleksi dapat digunakan oleh masyarakat secara umum, maupun pemustaka secara khusus yang dapat ditelusur dari pengarang, subyek, dan judul. Hal ini senada dengan yang diungkapkan Wellisch bahwa tujuan pengawasan bibliografis adalah untuk memudahkan pemustaka untuk menemukan kembali dokumen yang telah dibuatkan daftar bibliografisnya dan dapat ditelusur berdasarkan unsur bibliografis yang telah dibuat sebelumnya, misalnya penelusuran berdasakan pengarang, judul maupun kombinasi dari kedua unsur data tersebut. (Wellisch, 1980).

25 9 Cantuman komprehensif ini harus memiliki semua unsur data yang diperlukan di perpustakaan dan pusat informasi untuk pengawasan bibliografis. Unsur data ini dapat dikelompokkan sebagai berikut: (1) Data yang berkaitan dengan kepengarangan. (2) Data yang mendeskripsikan dokumen, termasuk bentuk fisiknya, seperti jumlah halaman, ukuran. (3) Nomor atau kode identifikasi dokumen yang unik, seperti sistem penomoran internasional. (4) Data yang berkenaan dengan subjek. Upaya dalam mengembangkan pengawasan bibliografis, perpustakaan nasional sebagai lembaga pengelola informasi harus mempertimbangkan komponen nasional agar menjadi komponen internasional yang disebut sebagai Universal bibliographic control (UBC). Keberhasilan pengawasan bibliografis tergantung dari unsur dasarnya, yaitu cantuman bibliografi komprehensif untuk tiap dokumen atau rekaman informasi dengan mengunakan standar yang dapat diterima secara internasional agar dapat diakses secara internasional dengan tujuan akhir menjadi universal bibliographic control. (Wellisch, 1980) Universal bibliographic control merupakan program yang diadaptasi oleh Unesco dan IFLA yang berguna dalam pengembangan sistem yang mendunia untuk pengawasan dan pertukaran bibliografi, seperti yang diungkapkan Wellisch bahwa tujuan UBC adalah pembuatan standar bibliografi yang tepat dan dapat diterima secara internasional oleh semua negara (Wellisch, 1980) Konsep Undang-Undang Deposit secara Umum Undang-undang deposit muncul pertama kali pada pertengahan abad 17 tepatnya pada tahun 1537 di Prancis pada masa pemerintahan Raja Francois I, pada saat itu raja memerintahkan penerbit dan pencetak untuk menyerahkan secara gratis setiap cetakan barunya ke Royal Library berdasarkan dekrit yang disebut Ordonance Montpellier. Kerajaan tidak mengijinkan penjualan segala jenis buku kecuali satu salinan terbitan sudah diserahkan pada kerajaan tersebut. Tujuan raja pada saat itu ingin mengumpulkan karya bangsanya dan dapat

26 10 dirasakan hingga masa mendatang. Ketentuan hukum raja Francois ini diterapkan di banyak negara. Upaya untuk memahami apa itu undang-undang deposit, maka kita harus mengetahui definisi undang-undang deposit itu sendiri. Definisi dari undangundang deposit adalah: Legal deposit is statutory obligation which requires that any organization, commercial or public, and any individual producing any type of documentation in multiple copies, be obliged to deposit one or more copies with a recognized institution. (Lariviere, 2000). Hal ini berarti bahwa bahwa undang-undang deposit adalah ketetapan menurut undang-undang yang mewajibkan penerbit untuk mendepositkan sejumlah eksemplar dari terbitannya ke perpustakaan-perpustakaan negara dimana mereka menerbitkan terbitannya, maka dapat kita ketahui bahwa undang-undang deposit pada suatu negara dimaksudkan untuk mewajibkan setiap penerbit di suatu negara menyerahkan secara cuma-cuma kepada satu atau beberapa perpustakaan yang ditunjuk oleh undang-undang tersebut untuk dikelola sebagai koleksi deposit terbitan nasional suatu bangsa. Keberadaan Undang-Undang Deposit sangat penting untuk kelangsungan seluruh terbitan karya bangsa itu sendiri, seperti yang dikemukakan Muir bahwa fungsi dari legal deposit adalah mewujudkan pelestarian hasil budaya bangsa agar dapat diakses dan dimanfaatkan hingga masa mendatang (Muir, 2001). Dari pernyataan yang telah diutarakan tersebut, maka tidak diragukan lagi begitu besar manfaat undang-undang deposit bagi suatu negara. Manfaat dari undang-undang deposit bagi kelangsungan dari hasil karya bangsa bahwa dengan menyimpan beberapa salinan koleksi nasional secara fisik di perpustakaan nasional bertujuan untuk memberikan perlindungan dari kehilangan atau kerusakan terbitan, sehingga kelangsungan dari warisan budaya bangsa yang berharga ini dapat terjaga hingga masa mendatang. Diberlakukannya undang-undang deposit menguatkan Perpustakaan Nasional untuk melakukan pengumpulan dan pelestarian bahan pustaka yang diterbitkan di dalam negeri, sehingga tersedia deskripsi bibliografi dalam bentuk fisik dari terbitan tersebut, juga sangat relevan dalam menjalankan fungsinya untuk mengumpulkan warisan bangsa yang berkesinambungan (Lor, 2001).

27 11 Beberapa definisi dan tujuan undang-undang deposit yang telah diuraikan sebelumnya, maka secara rinci dapat diketahui bahwa fungsi dari undang-undang deposit adalah sebagai berikut: (1) Menghimpun, menyimpan dan melestarikan hasil karya intelektual suatu bangsa. (2) Mendokumentasikan hasil karya manusia dalam bentuk bibliografi dan bentuk fisik dari terbitan tersebut. (3) Menghimpun statistik perkembangan penerbitan di suatu negara. (Lor, 2001) Objek Undang-Undang Deposit Secara umum semua jenis hasil cetakan maupun rekaman termasuk dalam obyek undang-undang deposit. Undang-undang deposit menurut obyeknya terdiri dari: (1) Karya Cetak 1.1 Buku Buku merupakan obyek paling awal dari Undang-Undang Deposit. Definisi buku sendiri merupakan dokumen hasil catatan maupun rekaman yang diterbitkan dan digandakan oleh suatu penerbit. Yang patut diperhatikan pada koleksi ini adalah mengenai edisi revisi di mana buku tersebut telah mengalami koreksi atau dilengkapi. Buku dalam kondisi revisi ini dianggap sebagai karya baru, sehingga penerbit harus menyerahkan kembali buku edisi revisi kepada Perpustakaan Nasional. 1.2 Serial atau Terbitan Berkala Serial merupakan koleksi yang sangat berharga. Pada koleksi ini banyak menilai informasi yang tidak tidak terhingga nilainya. Materi serial meliputi semua jenis terbitan yang dikeluarkan pada waktu yang berkesinambungan, baik dalam waktu beraturan maupun yang tidak beraturan penerbitannya. Penerbitan serial ini dapat berupa jurnal, surat kabar, majalah, indeks dll. Jenis dan jumlah serial sangat banyak, sehingga setiap negara sebaiknya mempertimbangkan materi apa saja yang wajib disimpan sebagai hasil dari pelaksanaan Undang-Undang Deposit.

28 Pamflet Sebaiknya pamflet harus dimasukkan dalam bagian undang-undang deposit. Pada beberapa negara yang membuat peraturan minimal halaman yang dapat diserahkan oleh penerbit Lembaran Musik Lembaran musik atau musik tercetak merupakan bagian penting sebagai warisan budaya bangsa, sehingga koleksi ini perlu dilestarikan Ikonografi Materi ini dapat berupa poster, selebaran, foto, ukiran, dan lain-lain. Yang perlu diperhatikan dari koleksi ini adalah cara dan tempat mendokumentasikannya Terbitan Pemerintah Terbitan ini dapat menjadi bagian dari pelaksanaan undang-undang deposit tergantung pada sistem pemerintahan, jika negaranya memiliki sistem pemerintahan federal, maka negara bagiannya tidak dapat dipaksakan menyerahkan terbitannya. Ditemukan juga pada beberapa negara yang tidak mewajibkan penerbit untuk menyerahkan koleksinya untuk dilestarikan, padahal seperti diketahui bahwa terbitan pemerintah ini sangat banyak dan beragam. Sesuai dengan peraturan di Indonesia, penerbit wajib menyerahkan dua eksemplar terbitannya ke Perpustakaan Nasional Peta Tidak semua negara mengumpulkan koleksi ini untuk dimasukkan sebagai bagian dalam pelaksanaan undang-undang deposit. Ada beberapa negara yang hanya mengumpulkan peta yang sudah dikemas dalam bentuk buku, seperti atlas. Jumlah koleksi yang diserahkan ke Perpustakaan Nasional pada beberapa negara berjumlan satu eksemplar. (2) Jenis Karya Tidak Tercetak (Non print material) Koleksi ini merupakan perkembangan dari karya cetak yang membawa warna baru bagi koleksi perpustakaan. Koleksi ini terdiri dari :

29 Mikrofilm Koleksi bentuk mikro ini dapat berasal dari karya asli yang langsung dibuat dalam bentuk microfilm atau merupakan cetak ulang karya yang telah diterbitkan. Kedua bentuk ini tanpa pengecualian masuk dalam undang-undang deposit Materi Audiovisual Bentuk ini dapat berupa rekaman suara dan gabungan antara rekaman suara dan visual. Penanganan koleksi ini berbeda dengan karya tercetak, diperlukan peralatan tertentu untuk mengakses informasi ini. Dokumentasi ini meliputi cakram, tape, slide, film, videotape, videodisc dan multimedia lainnya. Materi audiovisual ini merupakan benda yang m itu dipudah rusak dan pecah, oleh sebab itu diperlukan perawatan khusus untuk menanganinya. Banyak negara yang sudah membuat dokumentasi ini dalam bentuk digital sebagai salinan jika koleksi aslinya rusak. Tetapi yang saat ini menjadi masalah adalah mengenai Undang-Undang Hak Cipta Materi Lainnya Dokumentasi ini dapat berupa koin, perangko, uang kertas dan lain-lain. Secara umum yang merupakan kewajiban untuk disimpan pada koleksi ini adalah segala sesuatu yang terkait dengan sejarah. (3) Terbitan Elektronik Terdapat dua kategori pada publikasi elektronik, yakni: 3.1. Publikasi elektronik yang tidak tersambung pada jaringan. Publikasi ini merupakan publikasi yang berwujud nyata dan berbentuk fisik, seperti disket dan CD ROM 3.2. Jenis kedua adalah publikasi yang terhubung pada sebuah jaringan. Publikasi ini merupakan publikasi yang tidak berwujud fisik, seperti buku elektronik (Lariviere : 2000) Terbitan elektronik juga merupakan karya yang wajib diserahkan kepada perpustakaan nasional untuk dilestarikan. Perlu dipertimbangkan pada koleksi ini adalah sebaiknya dibuat pembatasan akses pemanfaatan informasi dari koleksi ini, agar tidak terjadi penyalahgunaan akses oleh pengguna. Upaya dalam pembuatan

30 14 kebijakan pelaksanaan undang-undang deposit, terdapat tujuh unsur penting yang harus tercakup di dalam undang-undang deposit yang berlaku untuk semua jenis terbitan. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut: (1) Asal-usul terbitan Pada dasarnya undang-undang deposit terbatas hanya untuk terbitan nasional dalam berbagai bentuk yang diterbitkan negara tersebut. Penentuan asal-usul penerbitan, agen penerbitan dan tanggal penerbitan sangat penting untuk diperhatikan karena sesuai dengan undang-undang deposit, ketentuan ini hanya berlaku terbatas di dalam suatu negara, tidak dapat menjangkau batas negara lain. (2) Komprehensif Semua bahan pustaka harus tercakup sebagai obyek dalam undang-undang deposit. Tujuan peraturan ini ialah menghindari kehilangan koleksi yang pada mulanya dianggap tidak penting tetapi kemudian hari ternyata mempunyai nilai historis. Ini berarti seluruh bahan pustaka yang diterbitkan untuk pertama kalinya di suatu negara dalam bentuk apapun juga terkena kewajiban untuk diserahkan kepada perpustakaan nasional sebagai pelaksana dari undang-undang deposit. (3) Depositor Undang-undang deposit mempunyai kekuatan yang sangat besar untuk memaksa penerbit maupun pengusaha rekaman untuk menyerahkan terbitannya kepada lembaga nasional yang ditunjuk sebagai pelaksana peraturan tersebut. Di negara-negara yang undang-undang depositnya berhubungan langsung dengan hak cipta tetap dikenakan peraturan tersebut. (4) Depositori Lembaga yang ditunjuk sebagai tempat penyimpanan bahan-bahan deposit dan sebagai pelaksana undang-undang deposit di berbagai negara berbedabeda. Perpustakaan nasional bukanlah satu-satunya lembaga yang mempunyai tanggung jawab untuk memelihara koleksi deposit, justru di beberapa negara perpustakaan lain yang ditunjuk sebagai pelaksana undang-undang deposit. Contohnya di Inggris, British Library menunjuk lima perpustakaan lainnya untuk ikut bertanggung jawab sebagai perpustakaan deposit, yakni: The

31 15 Bodleian Library, Oxford, Cambridge University Library, The National Library of Scotland, The National Library of Wales, The Library of Trinity College, Dublin. (5) Jumlah eksemplar Berdasarkan ketentuan yang ada, jumlah koleksi yang diserahkan ke depositor sekurang-kurangnya satu eksemplar, sebab tujuan dari undangundang ini adalah untuk kepentingan bangsa agar koleksi ini dapat dilestarikan dan didayagunakan. Tetapi pada kenyataannya, tiap negara mempunyai kebijakan yang berbeda-beda tentang berapa jumlah bahan deposit yang harus diserahkan. Salah satu contoh adalah Republik Rakyat Cina mewajibkan lima eksemplar disimpan pada perpustakaan nasional dan dua yang lain dikirim ke perpustakan hak cipta. Jadi memang jumlah eksemplar yang harus diserahkan penerbit kepada pelaksana undang-undang deposit sangat tergantung pada kebijakan, prosedur pelaksanaan dan faktor ekonomi dari negara masing-masing. (6) Kompensasi ganti-rugi Tidak ada ketentuan yang mewajibkan lembaga yang ditunjuk sebagai perpustakaan deposit untuk memberikan imbalan kepada penerbit maupun pengusaha rekaman. Hal ini dikarenakan bahwa tujuan dari undang-undang ini adalah menjamin kelangsungan hasil karya bangsa untuk generasi di masa mendatang. Depositor berhak menerima koleksi deposit secara gratis tanpa imbalan apa pun. Walaupun demikian ada beberapa negara yang memberikan kompensasi sebagai imbalan ganti rugi ongkos produksi penerbitan, seperti di negara Jepang. (7) Waktu penyerahan Waktu penyerahan koleksi deposit lebih baik dilakukan sesegera mungkin agar dapat dipublikasikan dan didaftarkan pada bibliografi nasional. Kebijakan waktu penyerahan ini tidak diatur secara internasional, sehingga setiap negara membuat kebijakannya masing-masing. Di Finlandia batas waktu penyerahan koleksi deposit paling lambat dua bulan setelah diterbitkan, sedangkan di Indonesia sediri batas waktu penyerahan adalah 3 bulan setelah diterbitkan.

32 16 Konsep awal dari tujuan undang-undang deposit ialah produsen karya cetak dan rekam wajib menyerahkan satu atau lebih salinan karyanya untuk dilestarikan sebagai karya intelektual bangsa yang dapat dimanfaatkan dan diakses oleh masyarakat, maka menurut Muir dinyatakan bahwa empat persyaratan penting dalam pelaksanaan undang-undang deposit, yaitu: ketuntasan, pelestarian, publisitas, bibliografi nasional dan kemudahan akses oleh masyarakat. Ketuntasan menyiratkan bahwa semua bahan, terlepas dari kualitas atau format apapun harus disimpan untuk pelestarian. (Muir, 2001) Perpustakaan Nasional sebagai pelaksana undang-undang deposit sebaiknya dapat menyajikan berbagai informasi yang mungkin tidak tersedia di tempat lain agar dapat diakses oleh masyarakat dari setiap tempat terutama untuk tujuan penelitian. Perpustakaan nasional mempunyai dua peranan untuk dalam penyebaran akses informasi: 1. Perpustakaan dapat menyediakan akses informasi, ide dan konsep pengetahuan, pikiran dan budaya. 2. Perpustakaan memiliki tanggung jawab untuk menjamin dan menfasilitasi akses kegiatan pendidikan dan intelektualitas. Perpustakaan nasional harus mencerminkan suatu keanekaragaman dari berbagai kalangan sosial. (Kavcic- Colic, 2003). Akhir-akhir ini mulai menjadi pembicaraan berbagai negara apakah bahan pustaka deposit ini sebaiknya dikemas dalam bentuk digital atau tidak, yang menjadi pertimbangan dalam melakukan digitalisasi koleksi ini adalah adanya peluang pembajakan karya seseorang yang telah diterbitkan tersebut. Seperti yang dinyatakan Brian Lang (2010) bahwa perpustakaan nasional seharusnya membangun kepercayaan penerbit bahwa hasil terbitannya yang diserahkan ke perpustakaan nasional tidak akan mengurangi pendapatan mereka karena pembajakan dari isi dokumen. Penerbit saat ini khawatir terhadap dampak dari pemanfaatan teknologi informasi. Perpustakaan nasional harus menunjukkan kepada penerbit manfaat yang akan didapatkan oleh penerbit jika menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit yaitu pelestarian koleksi hingga masa mendatang. (Lang, 2000)

33 17 Tugas penting perpustakaan nasional bukan hanya menitikberatkan pada pengumpulan dan pemeliharaan bahan deposit saja, tetapi juga memiliki tanggung jawab dalam perlindungan informasi yang sudah diserahkan oleh penerbit kepada perpustakaan nasional. Perpustakaan nasional memang mempunyai wewenang untuk menyediakan akses informasi koleksi deposit kepada masyarakat, tetapi tetap harus melakukan pembatasan akses koleksi deposit. Dengan pembatasan ini artinya perpustakaan nasional telah memberikan umpan balik kepada penerbit dalam hal perlindungan data. Perpustakaan nasional sebagai lembaga pelaksana undang-undang sebaiknya memperhatikan beberapa hal dalam pengelolaan koleksi deposit. Menurut Payne, terdapat beberapa kegiatan yang dapat dilakukan dalam pengelolaan koleksi deposit, antara lain: (1) Penyimpanan koleksi deposit Kegiatan yang dilakukan adalah memasukkan data koleksi deposit pada basis data dan menempatkan koleksi deposit dalam ruang penyimpanan. (2) Konservasi Penting untuk melakukan pembersihan dan perbaikan koleksi deposit ada kerusakan dilakukan. (3) Pelestarian koleksi dari lingkungan Melakukan pelestarian jangka panjang, terutama koleksi deposit dengan bahan baku kertas. Salah satu caranya adalah dengan menjaga suhu rendah dan tingkat kelembaban koleksi. (4) Pendayagunaan koleksi deposit Menyediakan fasilitas kepada pemustaka untuk melihat dan menggunakan informasi pada koleksi deposit (5) Pelayanan melalui media internet Memberikan informasi koleksi deposit melalui jaringan internet, biasanya dalam bentuk katalog yang dapat diakses melalui media internet. (6) Ruang baca Menyediakan ruang baca di tempat bagi pemustaka yang ingin mendapatkan informasi pada koleksi deposit (Payne, 2005)

34 Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang Karya Cetak dan Karya Rekam Undang-undang No.4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam disahkan pada tanggal 9 Agustus Undang-undang ini dibentuk dalam rangka melestarikan hasil budaya bangsa yang disalurkan melalui karya cetak dan karya rekam. Peraturan Pemerintah nomor 70 tahun 1991 diterbitkan pada tanggal 28 Desember dan PP No. 23 tahun 1999 untuk menunjang undangundang ini. Perjalanan panjang pelaksanaan deposit bahan pustaka mengalami beberapa periode yang seiring sejarah terbentuknya Perpustakaan Nasional RI, yakni: (1) Periode Hindia Belanda Zaman kolonial Belanda melalui ordonansi, penerbit yang berada di wilayah Indonesia dihimbau untuk mengirimkan beberapa kopi dari buku hasil terbitannya ke Bibliotheek Bataviaaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen (Library of The Batavia Society for Arts and Sciences). (2) Periode tahun 1952 Pada tahun 1952 berubah menjadi Lembaga Kebudayaan Nasional dan akhirnya menjadi Perpustakaan Museum Pusat dengan menggunakan Staatblad No Tahun Pada tahun yang sama berdiri Perpustakaan Negara dan Biro Perpustakaan Departemen Pendidikan dan kebudayaan yang kemudian berubah nama menjadi Pusat pembinaan Perpustakaan (Pusbinpustak) (3) Periode 1980 Berdasarkan Surat Keputusan Menteri No 0164/0/1980 tanggal 17 Mei 1980 dibentuklah Perpustakaan Nasional Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang sesuai dengan petunjuk pelaksanaan perpustakaan nasional berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang perpustakaan di lingkungan Departemen P&K. (4) Periode 1990 sekarang Berdasarkan Keputusan Presiden No. 11 Tahun 1980 bahwa posisi Perpustakaan Nasional RI sebagai satu-satunya perpustakaan di Indonesia yang mempunyai tugas untuk menghimpun, mengumpulkan, menyimpan dan

35 19 melestarikan seluruh terbitan sebagai warisan budaya bangsa tersebut diperkuat dengan dikeluarkannya undang-undang deposit di Indonesia yaitu Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dan untuk pelaksanaanya dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 70 Tahun 1991 tentang pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Kewajiban serah-simpan karya cetak dan karya rekam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dan Pasal 3 berlaku bagi terhadap setiap penerbit dan pengusaha rekaman di wilayah Republik Indonesia yang hasil karyanya diterbitkan atau direkam didalam maupun di luar negeri. Materi yang tercakup dalam Undang-undang No. 4 Tahun 1990 adalah jenis karya cetak dan karya rekam. Hal tersebut tercantum pada bab I, pasal 1, ayat I dan 2, disebutkan bahwa jenis bahan pustaka yang dikumpulkan dari para wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam terdiri dari: (a) Karya cetak Terdir dari buku fiksi, buku non fiksi, buku rujukan, karya artistik, karya ilmiah yang dipublikasikan, majalah, surat kabar, peta, brosur, karya cetak lain yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional RI. Karya cetak yang termasuk wajib diserahkan adalah edisi cetakan kedua dan seterusnya yang mengalami perubahan isi dan atau bentuk. (b) karya rekan Film, kaset audio, video disk, piringan hitam, disket dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi (1993:5). Pasal 4 ayat (c) UU No. 4 tahun 1990 menyatakan salah satu tujuan perpustakaan adalah menyediakan wadah bagi pelestarian hasil budaya bangsa, baik berupa karya cetak maupun karya rekam melalui program wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam. Melanggar ketentuan ini merupakan tindakan pidana yang dapat dihukum penjara atau denda. Kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam yang diatur dalam undang-undang ini bertujuan untuk mewujudkan koleksi deposit nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa.

36 20 Tujuan diterbitkannya Undang-Undang nomor 4 tahun 1990 adalah seperti terlihat dalam pasal 5 adalah mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka mencerdaskan bangsa. Sesuai dengan yang dijabarkan pada Undang-undang No. 4 Tahun 1990, maka tujuan dari pelaksanaan undang-undang serah simpan karya cetak dan karya rekam di Indonesia dapat berupa: (1) Pengumpulan dan pelestarian koleksi nasional. (2) Kelengkapan koleksi nasional. (3) Penyediaan sarana belajar, penelitian dan informasi berbagai disiplin ilmu pengetahuan bangsa. (4) Penyediaan sarana penyusunan bibliografi nasional dan berbagai bibliografi subyek ilmu pengetahuan. (5) Penyediaan sarana penyusunan statisik hasil produksi karya cetak dan karya rekam bangsa. 2.5 Aplikasi Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Pengembangan sebuah sistem informasi di perpustakaan nasional sangat bermanfaat untuk mempercepat dan memperluas operasi perpustakaan. Pengembangan aplikasi sistem informasi ini setidaknya memiliki kualitas sebagai berikut: (1) Kemampuan beradaptasi dengan berbagai konfigurasi komputer dan kebutuhan perpustakaan. (2) Kemampuan dalam mengakses dan memperbarui data secara cepat. (3) Kemampuan untuk menangani semua jenis data bibliografi. (4) pengendalian mutu cermat untuk ketepatan dan kelengkapan data. (5) Kemampuan untuk beradaptasi dengan format MARC sebagai komunikasi standar dengan sistem informasi perpustakaan lain. (6) Memiliki kapasitas untuk melakukan kerjasama antar perpustakaan melalui jaringan internet. (Reed, 1993) Sistem informasi yang digunakan perpustakaan di berbagai negara sebaiknya ada standar yang sama. Tujuannya adalah agar dapat melakukan pertukaran data bibliografi secara internasional. Salah satu sistem aplikasi yang

37 21 telah diterapkan adalah istem informasi di perpustakaan Amerika Serikat. Sistem informasi yang digunakan di Perpustakaan Amerika Serikat adalah basis data WorldCat OCLC. WorldCat adalah jaringan global dengan konten perpustakaan dan layanan yang menggunakan web yang dapat terhubung dengan instansi lain dengan akses yang lebih terbuka dan lebih produktif. 2.6 Perpustakaan Nasional sebagai Pelaksana Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 Perpustakaan nasional merupakan lembaga pemerintah yang mempunyai tanggung jawab yang sangat mulia dalam hal pengumpulan dan pelestarian seluruh koleksi karya bangsa. Tanggung jawab utama dari perpustakaan nasional adalah mengumpulkan koleksi yang komprehensif dari publikasi yang diterbitkan pada negara tersebut, mengidentifikasi dokumen serta pengaturan dalam pendayagunaa, dan menjaga kelestaran warisan budaya hingga generasi penerus. (Lang, 2000). Tugas dan wewenang Perpustakaan Nasional RI sebagai pelaksana undangundang deposit semakin diperkuat dengan dikeluarkannya Undang-undang nomor 4 tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, kemudian menyusul dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 70 Tahun 1991 tentang pelaksanaan Undang-undang no. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Wewenang yang diberikan kepada Perpustakaan Nasional ini dirinci pada pasal 1 ayat 5 UU No. 4 tahun Undang-undang ini menyatakan bahwa perpustakaan nasional adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota negara yang mempunyai tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. Dengan lahirnya undang-undang tersebut, maka semakin tegas bahwa Perpustakaan Nasional RI merupakan komponen yang ditunjuk dalam pelaksanaan Undang-undang nomor 4 tahun 1990 yang mempunyai kewajiban dan wewenang untuk mengelola, melestarikan bahkan menyebarkan informasi yang dikandung dari hasil pelaksanaan undang-undang tersebut.

38 22 Mengacu pada pasal tersebut, perpustakaan nasional sudah sepantasnya mempersiapkan diri untuk menciptakan keberhasilan dari undang-undang deposit. Upaya perpustakaan nasional melakukan tugasnya sebagai pelaksana undang-undang deposit di Indonesia, maka akan dijabarkan pada kedudukan, tugas dan fungsi perpustakaan pasional. Di dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan pada pasal 21 ayat 1 dinyatakan bahwa perpustakaan nasional merupakan lembaga pemerintah non departemen yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan dan berkedudukan di ibukota negara. Tugas lain sebagaimana dimaksud pada ayat (1), perpustakaan nasional memiliki tanggung jawab sebagai berikut: (1) Mengembangkan koleksi nasional yang memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat. (2) Mengembangkan koleksi nasional untuk melestarikan hasil budaya bangsa. (3) Melakukan promosi perpustakaan dan gemar membaca dalam rangka mewujudkan masyarakat pembelajar sepanjang hayat. (4) Mengidentifikasi dan mengupayakan pengembalian naskah kuno yang berada di luar negeri. Pelaksana langsung dari undang-undang deposit pada saat ini adalah Subdirektorat Deposit yang berada di bawah Direktorat Deposit Bahan Pustaka. Uraian tugas Direktorat ini mempunyai tugas sebagai berikut: (1) Menyiapkan perumusan kebijakan teknis di Bidang Deposit. (2) Penerimaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pendayagunaan serah simpan karya cetak dan karya rekam. (3) Penerimaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pendayagunaan bahan pustaka terbitan badan internasional dan regional. (4) Pemantauan evaluasi dan tindak lajut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam. Berkaitan dengan tugas dan fungsinya, maka Subdirektorat Deposit memiliki beban kerja sebagai berikut:

39 23 (1) Menghimpun dan menerima, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan karya cetak dan rekam dari penerbit dan pengusaha rekaman baik swasta maupun pemerintah yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. (2) Melaksanakan pemantauan, pengawasan, peringatan, teguran terhadap penerbit dan pengusaha rekaman baik swasta maupun pemerintah yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia. (3) Pengelolaan penerimaan karya cetak dan karya rekam sebagai berikut a) pengecekan jumlah dan kualitas karya cetak dan karya rekam penerbit yang berada di wilayah Republik Indonesia, b) penerimaan surat pengantar dari penerbit dan pengusaha rekaman, c)pemberian tanda bukti penerimaan, d)registrasi, e)inventarisasi, f)katalogisasi, g)klasifikasi dan h) identifikasi dalam rangka lokasi penyimpanan. (4) Melaksanakan pengelolaan penyimpanan berbagai jenis koleksi karya cetak dan karya rekam. (5) Evaluasi terhadap pelaksanaan serah-simpankarya cetak dan karya rekam. 2.7 MARC (Machine Readable Cataloging) Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan format data yang memungkinkan pertukaran data katalog atau data lainnya yang terkait antara sistem perpustakaan yang memakai komputer (Pendit, 2008). Format data ini dianggap paling baik untuk saat ini, karena MARC dirancang untuk untuk menampung data bibliografis berbagai jenis informasi, yakni karya cetak atau naskah tekstual, berkas komputer, peta, musik, sumber daya yang berkelanjutan, materi visual, dan bahan elektronik. MARC merupakan merupakan standar penulisan katalog elektronik, Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress. Konsep ini akhirnya diadopsi oleh berbagai negara termasuk Indonesia yang menggunakan INDOMARC. INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) 2719 untuk Indonesia. Format INDOMARC ini terdiri dari 700 elemen bibliografi yang sangat lengkap. Data yang ada akan disimpan pada ruas data dan setiap ruas diawali dengan tag atau tengara. Standar yang digunakan

40 24 dalam membuat cantuman tengara (tags) adalah tiga digit yang mengidentifikasikan tiap ruas data bibliografi dalam suatu cantuman. Dibawah ini ini akan diuraikan angka tenggara pada elemen bibliografi INDOMARC (xx adalah nilai angka di antara 00-99), yang terdiri dari: 0xx = Info kendali dan identifikasi, termasuk nomor standar, nomor klasifikasi dan nomor panggil 1xx = Entri utama 2xx = Judul dan paragraph judul 3xx = Deskripsi fisik 4xx = Pernyataan seri 5xx = Catatan 6xx = Entri tambahan subyek 7xx = Entri tambahan selain dari subyek atau seri 8xx = Entri tambahan seri 9xx = Disediakan untuk pengguna setempat 2.8 Konsep Dasar Sistem Informasi Manusia hidup di dunia penuh dengan sistem, di sekeliling manusia apa yang dilihat sebenarnya adalah kumpulan dari sistem-sistem, misalnya adalah sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem perguruan tinggi, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem peredaran bumi, sistem transportasi dan lain sebagainya. Pemahaman suatu sistem terlebih dahulu akan sangat membantu didalam pemahaman sistem informasi. Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidangbidang tersebut mempunyai persyaratan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem adalah suatu cara untuk mengumpulkan, mengatur, mengendalikan, dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi (Connoly, 2002). Jogiyanto sendiri memberikan definisi sistem dari beberapa pendekatan, yakni pendekatan sistem pertama yang lebih menekankan pada prosedur oleh didefinisikan bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

41 25 prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem kedua adalah pendekatan sistem yang lebih menerapkan pada elemen atau komponennya yang didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemenelemen. Pendapat dari ahli yang telah diutarakan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah himpunan dari elemen (komponen) yang berhubungan atau saling ketergantungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting bagi organisasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. (Jogiyanto, 2005). Siklus informasi berisi data yang masih mentah dan belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut agar dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, oleh karena itu perlu diolah dengan melalui suatu model proses tertentu. Data yang diolah menjadi informasi akan dapat melahirkan suatu keputusan untuk melakukan tindakan dan seterusnya membentuk siklus. Kedua definisi sistem dan informasi yang diutarakan tersebut, maka kita dapat menjabarkan definisi dari sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005). Roberts dalam Jogiyanto memberikan definisi bahwa sistem informasi merupakan suatu dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik (Jogiyanto, 2005). Berbagai definisi dari sistem informasi yang telah diuraikan sebelumnya maka dapat terlihat bahwa konsep dari sistem informasi dalam suatu organisasi

42 26 dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan melibatkan manusia, fasilitas, teknologi, media prosedurprosedur dan pengendalian. 2.9 Konsep Basis Data Basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa dibuat atau dijalankan tanpa adanya basis data merupakan sekumpulan data maupun keterangan tentang data, yang secara logis saling berhubungan untuk digunakan bersama, dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi (Connoly, 2002). Beberapa definisi mengenai basisdata disampaikan oleh banyak ahli, salah satunya adalah pendapat menurut Fathansyah, bahwa basis data adalah: (1) Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. (2) Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. (3) Kumpulan tabel dan arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis (Fathansyah, 1999). Pengelolaan dan pemanfaatan basis data juga memiliki tujuan lain. Beberapa manfaat dari basis data adalah sebagai berikut: (1) Kecepatan dan kemudahan Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan atau melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah. (2) Efisiensi ruang penyimpanan Dengan basis data, efisiensi penggunaan penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan penekanan jumlah data dengan mendekomposisikan struktur data, baik dengan menerapkan sejumlah

43 27 pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi dalam bentuk berkas antar kelompok data yang saling berhubungan. (3) Keakuratan Dengan menggunakan pengkodean dan pembentukan relasi antar data sangat bermanfaat untuk menekan ketidakakuratan pemasukan data. (4) Ketersediaan Dengan basis data, kita dapat memilah data yang kita inginkan. Data yang tidak digunakan lagi dapat dilepaskan dari basis data yang aktif. (5) Kelengkapan Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita dapat menambah cantuman data, maupun dalam penambahan objek baru atau juga dengan penambahan ruas baru pada sebuah table. (6) Keamanan Ada sejumlah sistem pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan, tetapi untuk sistem yang besar aspek keamanan sangat penting untuk diterapkan. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa saja yang boleh menggunakan basis data beserta objek didalamnya dan menentukan jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan. (7) Kebersamaan Pemakaian Penggunaan basis data sering kali tidak terbatas pada satu pemakai dan satu lokasi saja. Basis data yang dikelola oleh sistem atau aplikasi dapat mendukung lingkungan pemakai yang beragam dalam memenuhi kebutuhan ini, tetapi dengan menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data, karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai dalam waktu bersamaan (Hartono, 2005:27). Basisdata perpustakaan besar sebaiknya memenuhi tiga kriteria penting berikut ini: 1. Kekompakan (Compactness). Tidak perlu menyimpan informasi lebih dari sekali, karena telah ada one-to-one relationship antara bentuk asli dan bentuk transliterasi.

44 28 2. Kelengkapan (Completeness) Akses kelengkapan penyimpanan data harus dirancang dengan baik. 3. Aksesibilitas Data dapat dengan mudah diakses dalam berbagai bentuk (Alena, 1992) Metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Metode pengembangan sistem informasi yang banyak digunakan pada organisasi besar adalah metode pengembangan sistem SDLC (system development life cycle). System development life cycle merupakan pendekatan yang digunakan untuk penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama atau memperbaiki sistem yang sudah ada melalui tahapan-tahapan. Avison dan Fitsgerald membagi tahapan metodologi SDLC dengan struktur yang lebih rinci (2006) (Gambar 1). Tahapan yang terdapat pada pendekatan SDLC ini terdiri dari : 1) Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan usulan sistem yang harus memenuhi empat elemen kelayakan yang harus dimiliki untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Empat elemen tersebut, yaitu: a. Kelayakan teknologi yang tersedia dan keahlian yang memadai untuk membangun sistem yang diusulkan. b. Kelayakan ekonomi dilakukan untuk mengukur manfaat yang didapat harus lebih besar dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. c. Kelayakan hukum bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang baru ini tidak melanggar hukum yang berlaku saat ini. d. Kelayakan waktu merupakan waktu yang ditetapkan harus diperhitungkan dengan baik agar pengembangan sistem dapat selesai dengan tepat waktu. 2) Investigasi Sitem Investigasi sistem merupakan penggalian kebutuhan informasi fungsi aplikasi sistem yang berjalan saat ini dan untuk mengetahui kendala yang dihadapi dari pemggunaan aplikasi sistem berjalan. Tahap ini bertujuan untuk mendeskripsikan permasalahan sistem yang ada pada sistem lama dan agar dalam pengembangan sistem selanjutnya dapat dieliminir kesalahan yang mungkin akan terjadi pada saat mengimplementasikan sistem.

45 29 3) Analisis Sistem Tahap ini merupakan kegiatan menganalisis informasi kebutuhan sistem agar dapat mencapai tujuan yang dinginkan. Proses analisis terhadap sistem meliputi a. Identifikasi kebutuhan informasi Kerangka kerja yang digunaka untuk menganalisi kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES (Whitten, 2007). b. Identifikasi kebutuhan sistem Menganalisis latar belakang pembuatan spesifikasi kebutuhan sistem masukan, proses, dan luaran sistem baru. 4) Perancangan Sistem Merancang suatu sistem yang mengacu kepada pemakai dan hasil analisa sistem. 5) Implementasi Sistem Pembangunan sistem baik dari segi perangkat lunak maupun perangkat keras dan infastruktur lain yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan sempurna. 6) Evaluasi dan Pemeliharaan Tahap ini merupakan tahap akhir setelah sistem baru terpasang untuk menjamin sistem yang baru berjalan ini dapat diimplementasikansecara efisien dan untuk menemukan kesalahan-kesalahan sistem setelah beroperasi. Studi Kelayakan Evaluasi dan Pemeliharaan Invetistigasi Sistem Implementasi Analisis Sistem Desain Sistem Gambar 1 Tahapan SDLC menurut Avison & Fitsgerald (2006)

46 30 BAB III METODE PENELITIAN 3.1.Kerangka Pemikiran Metodologi pada saat ini yang paling baik untuk sistem informasi web ini berdasarkan berbagai literatur adalah tahapan SDLC (system development life cycle). Pendekatan SDLC ini merupakan proses logis yang digunakan oleh perancangan sistem yang dapat menggambarkan sebuah sistem informasi dengan tepat dan merupakan metode pengembangan sistem paling tua yang sangat cocok untuk pengembangan sistem pada organisasi besar. Setiap tahapan dari SDLC memainkan peranan penting untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sistem ini terdiri dari 6 tahap, yang terdiri dari: studi kelayakan (feasibility study), investigasi sistem (system investigation), analisis sistem (system analys), desain sistem (system design), implementasi (implementation) dan yang terakhir adalah evaluasi dan pemeliharaan (review and maintanance). Penelitian ini dititikberatkan pada perancangan sistem informasi, oleh sebab itu tahapan yang dilakukan yaitu dari tahap studi kelayakan hingga perancangan sistem, sehingga tahapan penelitian ini meliputi; studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem dan diakhiri dengan desain sistem. 3.2.Tahapan Pelaksanaan Penelitian Tahapan pelaksanaan penelitian (Gambar 2) ini dimulai dengan melakukan studi pustaka sebagai acuan untuk melakukan penelitian ini. Sesuai dengan pendekatan SDLC maka perancangan sistem ini diawali dengan melakukan analisis studi kelayakan yang terdiri dari kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan waktu. Tahapan kedua adalah investigasi sistem dengan melakukan observasi pada ketiga aplikasi sistem berjalan. Pada tahapan ketiga akan dilakukan analisis sistem yang terdiri dari analisis kebutuhan informasi, analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan fungsional. Tahapan selanjutnya dari penelitian ini adalah melakukan perancangan sistem informasi berbasis web yang meliputi melakukan pembuatan diagram

47 31 konteks, diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan antar entitas (entity relationship diagram), penetapan perangkat lunak dan perangkat keras, perancangan basis data, perancangan navigasi, perancangan antarmuka yang meliputi perancangan login, perancangan halaman utama, perancangan pemasukan data dan perancangan luaran. Langkah terakhir dalam tahapan penelitian ini yaitu penyusunan laporan tugas akhir. Mulai Studi Pustaka Studi Kelayakan a. Kelayakan Teknologi b. Kelayakan Ekonomi c. Kelayakan Hukum d. Kelayakan Waktu Investigasi Sistem Analisa Sistem a. Kebutuhan Informasi b. Kebutuhan Sistem Perancangan Sistem a. Perancangan Proses b. Perancangan Basisdata c. Perancangan Navigasi d. Perancangan Antarmuka Laporan Akhir Selesai Gambar 2 Tahapan Pelaksanaan Penelitian.

48 32 Berikut ini adalah penjelasan dari langkah-langkah dari perancangan sistem dengan menggunakan metode SDLC: (1) Studi kelayakan Pada tahap ini dilakukan studi kelayakan pada empat elemen penting, yaitu; kelayakan teknologi, kelayakan hukum, kelayakan ekonomi dan kelayakan waktu dari sistem yang diusulkan. (2) Investigasi sistem Aktifitas yang dilakukan adalah menemukan fakta di lapangan mengenai kelebihan, kelemahan dan masalah yang dihadapi dari tiga aplikasi yang diterapkan di Perpustakaan Nasional saat ini, yaitu; Inlis, Delsys, informasi karya cetak dan karya rekam. (3) Analisa sistem Pada tahap ini dilakukan analisis yang digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem, agar sistem yang dirancang akan menyempurnakan kekurangan sistem berjalan saat ini. Analisis sistem yang dilakukan terdiri dari: a. Analisis kebutuhan informasi Analisis yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melihat manfaat yang diberikan antara sistem berjalan dengan sistem yang diusulkan. Kerangka kerja yang digunakan adalah kerangka kerja PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, service). b. Analisis kebutuhan sistem Menganalisis latar belakang perlunya penyempurnaan sistem informasi berjalan saat ini. pembuatan spesifikasi kebutuhan sistem masukan, proses, dan luaran sistem baru. c. Analisis kebutuhan fungsional Melakukan deskripsi akan fungsi yang dibutuhkan oleh sistem yang diusulkan ini agar dapat memecahkan masalah yang dihadapi pada sistem berjalan yaitu duplikasi data.

49 33 (4) Perancangan Sistem Perancangan sistem dimulai dari telaah logis yang diperoleh dari analisis sistem dan diterjemahkan dalam rancangan sistem diusulkan, terdiri dari : a. Rancangan proses sebagai gambaran umum. b. Rancangan penyimpanan data melalui basis data konseptual maupun basis data fisik. c. Rancangan struktur navigasi dimaksudkan untuk memudahkan pembacaan dan penempatan halaman web yang terdiri dari struktur navigasi pemustaka, kataloger dan administrator. d. Spesifikasi sistem berupa spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak. e. Rancangan masukan dan keluaran berupa rancangan antarmuka Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini berjalan diantara rentang waktu dari Januari 2010 hingga Juli 2011 dan lokasi penelitian ini adalah Perpustakaan Nasional RI.

50 34 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Studi Kelayakan Studi Kelayakan merupakan tahapan awal dari penelitian mengenai rancangan sistem informasi pengawasan bibliografis di Perpustakaan Nasional RI. Tujuan dilakukannya studi kelayakan ini adalah untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan dan upaya memastikan bahwa perancangan ini benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya yang ada. Studi kelayakan merupakan penentuan strategi dari sistem yang akan dibangun. Pengembangan sistem informasi diawali dengan mengadakan studi kelayakan terhadap empat elemen penting yang meliputi: 1) Kelayakan teknologi, untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau membutuhkan teknologi yang baru. 2) Kelayakan ekonomis, untuk melihat apakah manfaat yang akan didapatkan pada sistem yang diusulkan ini akan lebih besar dibandingkan biaya yang dikeluarkan. 3) Kelayakan legal, untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang diusulkan dengan kewajibannya secara legal. 4) Kelayakan waktu, merupakan kelayakan dalam waktu pengembangan dan pengaplikasian sistem yang dibangun Kelayakan Teknologi Spesifikasi kebutuhan teknologi yang dibutuhkan untuk kebutuhan perangkat keras adalah setara atau lebih dengan Intel Pentium 4 dan memory 512 MB. Kebutuhan perangkat lunak adalah Windows XP atau Vista. Spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut sangat layak untuk digunakan di perpustakaan nasional, karena perangkat tersebut sangat mudah didapatkan di pasaran dan juga memenuhi kapasitas yang diperlukan. Sebagian besar staf di Subdirektorat Deposit telah menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan pada perancangan sistem informasi ini, oleh

51 35 sebab itu akan mempermudah staf untuk mengoperasikan perancangan sistem informasi tersebut Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi sangat berkaitan erat dengan analisis biaya dan manfaat. Analisis biaya-manfaat dapat digunakan untuk menentukan apakah manfaat yang diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. Biaya dapat diidentifikasikan dengan membaginya menjadi dua kategori, yaitu: 1) Biaya yang hanya timbul sekali (one time cost) a) Pengadaan perangkat keras. b) Pengadaan perangkat lunak, biaya yang timbul dari semua perangkat lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan, termasuk perangkat lunak sistem operasi (jika tidak digabung dengan perangkat keras) dan perangkat lunak pengontrol jaringan. c) Konversi data sistem lama ke sistem baru. 2) Biaya berulang (recurring cost) a. Pemeliharaan peranti keras. b. Pemeliharaan perangkat lunak. Uraian dari beberapa unsur biaya yang telah diuraikan sebelumnya, dapat terlihat bahwa terdapat biaya yang dapat diminimalkan anggarannya yaitu pengadaan perangkat keras, karena setiap pegawai yang akan mengoperasikan sistem informasi ini sebagian besar sudah difasilitasi perangkat keras untuk melaksanakan pemasukan data bibliografi. Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi manfaat sistem, manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits): 1) Manfaat berwujud Manfaat berwujud merupakan manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan. Mengingat Perpustakaan Nasional RI merupakan lembaga pemerintah nirlaba, maka manfaat yang dapat diambil dari perancangan basis data ini adalah dapat mengurangi berbagai biaya yang telah dikeluarkan bagi pemeliharaan tiga sistem yang digunakan di Subdirektorat Deposit sebab beberapa aplikasi sistem yang berjalan pada saat ini merupakan aplikasi berbayar.

52 36 Perancangan sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah yang terintegrasi, maka biaya akan pemeliharaan sistem dapat dikurangi. Manfaat lain yang didapat dengan adanya sistem baru ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman daftar koleksi Deposit yang selama ini selalu dikirimkan ke perpustakaan daerah dan sebagian kecil penerbit yang ada di Indonesia. Aplikasi sistem yang dirancang ini sudah dapat menyediakan informasi terkini mengenai koleksi deposit yang sudah diterima oleh perpustakaan nasional melalui portal Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. 2) Manfaat yang tidak berwujud Manfaat ini merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang, tetapi sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas maupun kuantitas pelaksanaan pekerjaan. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini dari sistem berjalan adalah dapat meminimalkan duplikasi data pada saat pemasukan data, sehingga pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat dan meminimalkan pemborosan waktu. Pemustaka maupun penerbit dapat melihat daftar terbitan deposit terkini melalui media internet dengan cepat dan akurat. Keberadaan sistem ini akan mempermudah pelaksana undang-undang deposit untuk melakukan perencanaan berikutnya dalam rangka pengumpulan koleksi deposit. Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, maka dapat diketahui bahwa perpustakaan nasional tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memperoleh manfaat yang besar dari usulan sistem ini. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa perancangan sistem ini dianggap layak untuk dilanjutkan Kelayakan Hukum Kelayakan hukum adalah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun peraturan yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan lembaga tersebut. Dalam perancangan sistem ini, dapat dipastikan bahwa legalitas dari sistem yang diusulkan ini jika diterapkan tidak akan melanggar hukum dikemudian hari, karena perangkat lunak yang akan digunakan ini merupakan

53 37 perangkat lunak yang memiliki lisensi berbayar dan legal sesuai dengan perijinannya. Rancangan sistem ini merupakan paket informasi yang tidak melanggar hukum, sebab paket informasi yang akan ditampilkan hanyalah berbentuk daftar dan data bibliografis koleksi deposit saja, bukan isi seluruh dari koleksi. Dengan demikian, maka pengarang maupun penerbit tidak akan khawatir bahwa terbitannya akan dibajak oleh pihak manapun Kelayakan Waktu Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas tertentu dan juga mempertimbangkan apakah waktu yang akan dihabiskan akan lebih efisien dibandingkan sistem yang lama. Kelayakan jadwal (schedule feasibility) berkaitan dengan kemampuan untuk mengimplementaskan perancangan sistem ini ke dalam kerangka waktu yang dapat diterima. Perancangan sistem informasi ini akan dilaksanakan di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Penyelesaian rancangan sistem informasi direncanakan selesai dalam jangka waktu enam bulan setelah rancangan selesai. Rancangan akan diselesaikan hingga akhir Juni 2011, sedangkan implementasi dari rancangan ini akan terealisasi dalam waktu enam bulan terhitung dari 1 Juli hingga 31 Desember Investigasi Sistem Investigasi sistem dilakukan terhadap tiga aplikasi sistem yang sedang berjalan saat ini di Subdirektorat Deposit. Setiap tahun jumlah koleksi deposit semakin semakin meningkat hingga saat ini. Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi, daftar koleksi tidak dapat disajikan secara cepat dan akurat. Fakta ini dapat dilihat dari daftar seluruh terbitan yang diterima tiap tahun jumlahnya masih sangat sedikit dibandingkan penerimaan koleksi deposit secara fisik. Hal ini dapat terjadi karena dalam proses pemasukan data yang menghasilkan daftar karya cetak dan rekam berbasis web ini dimasukkan datanya pada tiga aplikasi yang berbeda satu dengan lainnya.

54 38 Uraian dari proses kerja pada ketiga aplikasi sistem yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah sebagai berikut: (1) Unit kerja penerimaan yang memiliki tugas untuk menerima koleksi dari penerbit dan pengusaha rekaman, kemudian memasukkan data bibliografi dan data wajib serah ke sistem Delsys (Deposit library system) dan sebagian staf di unit kerja penerimaan juga melakukan pemasukan data pada aplikasi statistik deposit melalui portal deposit. (2) Unit kerja pengolahan, terdiri dari empat unit kerja berdasarkan jenis koleksi yang diolah meliputi unit kerja monografi, literatur kelabu dan jenis terbitan berkala. Salah satu tugas yang dilakukan adalah pemasukan seluruh data bibliografi koleksi deposit ke aplikasi Inlis (Integrated library system). Faktor yang menyebabkan tidak terintegrasinya aplikasi sistem dalam pengelolaan koleksi deposit di Subdirektorat Deposit dilatarbelakangi oleh berbagai hal. Berikut ini adalah uraian dari masing-masing aplikasi antara lain: (1) Aplikasi Penerimaan KCKR di portal deposit Sistem pertama yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi untuk portal deposit yang dibuat pada tahun Pada saat itu unit kerja penerimaan masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Empat unit kerja dalam pengolahan koleksi deposit juga memiliki aplikasi sistem masing-masing yang belum berbasis web, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit berinisiatif untuk membuat suatu aplikasi baru yang dapat menampilkan informasi koleksi deposit yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban kepada penerbit serta media sosialiasi koleksi deposit kepada masyarakat maupun pemustaka. Fitur yang dimiliki pada aplikasi ini adalah fitur pemasukan data dan fitur luaran data. Proses pemasukan data yang dapat dilakukan pada aplikasi ini terdiri dari: (a) Pemasukan data terbitan (koleksi) Cantuman yang dapat dimasukkan pada antarmuka terbitan atau koleksi terdiri dari: judul terbitan, jenis koleksi, tahun terbit, kota terbit, nama penerbit, kode deposit, nomor deposit, ISBN/ISSN, subyek (Gambar 3).

55 39 Gambar 3 Antarmuka Pemasukan Data Koleksi Portal Deposit (b) Pemasukan data wajib serah Cantuman yang dimasukkan pada aplikasi ini terdiri dari: nama penerbit, alamat, nomor telepon, nomor faksimili, alamat surat elektronik, dan alamat situs web penerbit (gambar 4). Gambar 4 Antarmuka Pemasukan Data Penerbit Aplikasi Portal Deposit

56 40 (c) Daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah Fitur lainnya yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah informasi dari hasil proses pemasukan data berupa informasi daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah (Gambar 5). Gambar 5 Daftar Koleksi Aplikasi Portal Deposit (2) Aplikasi Inlis Sistem kedua yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Inlis. Aplikasi ini dibuat pada tahun 2008 yang digagas atas kerjasama antara Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dengan Subbidang Otomasi Perpustakaan. Tujuan awal dari pembuatan aplikasi ini adalah menggantikan sistem lama, yaitu VTLS yang digunakan oleh Bidang Pengolahan Pustaka dalam pemasukan data bibliografi. Faktor yang menyebabkan terjadinya penggantian sistem lama ke sistem baru ini adalah aplikasi lama ini merupakan aplikasi berbayar yang sangat mahal dan dalam proses pemasukan data terjadi pembatasan jumlah operator yang dapat mengoperasikan aplikasi ini. Proses pemasukan data pada aplikasi Inlis merupakan pemasukan data bibliografi seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI baik koleksi deposit maupun koleksi pusat jasa informasi (Gambar 6). Cantuman yang termuat pada fitur pemasukan data ini terdiri dari: lembaga kepemilikan, nomor panggil (no. klasifikasi), nomor panggil deposit, judul koleksi, jenis koleksi, deskripsi fisik,

57 41 tempat terbit, penerbit, tahun terbit, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan, nomor induk dan lokasi koleksi. Gambar 6 Antarmuka Pemasukan Data Bibliografi Aplikasi INLIS Luaran sistem aplikasi INLIS ini adalah berbentuk katalog yang berguna sebagai sarana temu kembali koleksi sesuai dengan luaran yang dibutuhkan oleh Bidang Layanan Koleksi agar pemustaka dapat mengakses koleksi Perpustakaan Nasional RI dengan mudah. Luaran yang dihasilkan oleh aplikasi INLIS dalam bentuk katalog ini ternyata belum dapat mengakomodir kebutuhan informasi koleksi deposit (Gambar 7). Subdirektorat Deposit membutuhkan suatu informasi statistik hasil dari penerimaan koleksi deposit secara khusus yang sangat berguna sebagai acuan untuk mengambil kebijakan dalam melakukan pengumpulan terbitan koleksi deposit dari wajib serah. Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit yang salah satunya adalah fitur data wajib serah ini menyebabkan unit kerja penerimaan dan beberapa pustakawan yang mengolah koleksi deposit tidak menggunakan aplikasi Inlis dalam melaksanakan tugasnya. Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan oleh Subdirektorat Deposit pada aplikasi Inlis ini dikarenakan pada saat perancangan awal aplikasi ini tidak terbangun komunikasi antara pengambil kebijakan di Subdirektorat Deposit dengan pengambil kebijakan di Subbidang Otomasi sebagai pelaksana dari pembuatan aplikasi Inlis, bahkan Kepala Subdirektorat Deposit pada saat itu

58 42 tidak mendukung keberadaan dari aplikasi ini untuk diterapkan di Subdirektorat Deposit, walaupun akhirnya saat ini seluruh unit kerja pengolahan diwajibkan menggunakan aplikasi ini untuk mengolah koleksi deposit, kecuali unit kerja penerimaan. Pada saat perancangan aplikasi ini tim yang dilibatkan hanya Subbidang Otomasi, Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Bidang Layanan Koleksi, sedangkan Subdirektorat Deposit tidak terlibat dalam pembuatan aplikasi ini, sehingga fitur yang disediakan pada aplikasi Inlis hanya mengakomodir kebutuhan informasi bagi Bidang Layanan Koleksi dan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka saja. Gambar 7 Katalog Perpustakaan Nasional RI pada Aplikasi INLIS (3) Aplikasi Delsys (Deposit Library System) Aplikasi ketiga yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Delsys (Gambar 8). Aplikasi ini mulai aktif digunakan pada tahun 2009 sebagai pengganti penggunaan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Aplikasi Delsys ini dianggap paling baik untuk digunakan sebab aplikasi yang tersedia yaitu Inlis yang digunakan oleh unit kerja pengolahan tidak menyediakan fitur untuk pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit secara khusus yang tidak digabungkan dengan koleksi Perpustakaan Nasional RI hasil pembelian sendiri.

59 43 Fitur pemasukan data yang disediakan pada aplikasi sistem ini hampir sama dengan aplikasi penerimaan KCKR deposit pada portal deposit, yaitu pemasukan data koleksi dan pemasukan data wajib serah. Fitur pemasukan data koleksi terdiri dari: judul koleksi, jenis koleksi, pengarang, nama wajib serah, tempat terbit, tahun terbit, wilayah terbit, tanggal registrasi. Fitur pemasukan data kedua adalah fitur pemasukan data wajib serah yang terdiri dari: nama penerbit, pengelompokan wajib serah berdasarkan instansi pemerintah atau swasta, situs web, wilayah, kode wilayah dan kode wajib serah. Gambar 8 Fitur Pemasukan Data Koleksi Informasi yang dihasilkan dari aplikasi ini adalah statistik penerimaan koleksi deposit beserta data wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI yang bermanfaat untuk mengetahui jumlah penerimaan koleksi deposit berdasarkan periode waku tertentu. Hasil investigasi dari ketiga sistem berjalan yang terdiri dari aplikasi Inlis, Delsys dan informasi KCKR pada portal deposit ini dapat diambil kesimpulan bahwa ketiga sistem ini melakukan proses kegiatan yang sama yaitu pemasukan data bibliografi yang berakibat terjadinya duplikasi data. Perbedaan pemasukan data hanya terdapat pada beberapa bagian saja, antara lain : (1) Kelengkapan cantuman data bibliografi. Cantuman yang sama pada pemasukan data dari ketiga sistem ini meliputi nomor panggil, entri utama (pengarang), judul, tempat terbit, penerbit, tahun

60 44 terbit, jenis koleksi, dan jumlah eksemplar. Cantuman dalam aplikasi Inlis lebih lengkap dibandingkan cantuman yang ada pada dua aplikasi lainnya. Cantuman lain yang dimasukkan pada aplikasi Inlis meliputi deskripsi fisik, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan dan badan kepemilikan. Dari uraian tersebut, maka dapat kita lihat bahwa aktifitas unit kerja penerimaan dan pengolahan adalah melakukan kegiatan yang sama, yaitu memasukkan data bibliografi yang sama dengan menggunakan aplikasi sistem yang berbeda satu sama lain atau dengan kata lain, dalam proses pemasukan data ke sistem informasi telah terjadi duplikasi data. Kondisi ini menyebabkan tidak efisien dan lamanya proses daftar data koleksi karya cetak dan karya rekam yang dapat diakses oleh masyarakat melalui website Perpustakaan Nasional. (2) Pemasukan data wajib serah Aplikasi Delsys dan informasi KCKR memberikan fasiltas menu untuk pemasukan data wajib serah yang berguna untuk menghasilkan informasi daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit, sedangkan pada program Inlis tidak disediakan fasilitas tersebut. Luaran yang dapat dihasilkan dari masing-masing aplikasi sistem ini sangat terbatas sesuai dengan kepentingan dan tujuan awal dari pembuatan sistem. Contoh nyata dapat dilihat dari program Inlis sebagai aplikasi yang resmi dalam pengolaan seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI. Luaran yang dihasilkan hanya terfokus dalam bentuk katalog yang berguna sebagai temu kembali informasi bagi pemustaka saja, sedangkan kebutuhan informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pelaksana koleksi deposit adalah laporan penerimaan koleksi deposit dalam bentuk daftar wajib serah dan koleksi deposit secara khusus yang terpisah dari daftar koleksi dari hasil pembelian. Laporan koleksi deposit ini sangat berguna sebagai rujukan dalam perencanaan pengumpulan terbitan yang ada di Indonesia dan sebagai sarana pertanggungjawaban publikasi daftar koleksi deposit yang telah diterima dari penerbit. Fakta di lapangan menunjukkan bahwa aplikasi Inlis tidak menyediakan aplikasi tersebut. Faktor inilah yang menyebabkan Subdirektorat Deposit dalam

61 45 melaksanakan pengelolaan koleksi deposit menambahkan aplikasi sistem tambahan dalam rangka pemasukan data bibliografi. Tidak terintegrasinya sistem informasi yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit ini dapat terjadi karena kurangnya komunikasi antara Subdirektorat Deposit dengan Subbidang Otomasi. Faktor penyebab lainnya adalah pemetaan struktur organisasi Perpustakaan Nasional RI yang menempatkan subbidang otomasi dibawah Pusat Jasa Informasi masih kurang tepat (Lampiran 1). Posisi divisi otomasi perpustakaan yang belum berdiri sendiri ini menyebabkan tugas dan wewenang yang dimiliki oleh bagian otomasi ini diprioritaskan untuk memenuhi kebutuhan informasi divisi yang menaunginya langsung yaitu Pusat Jasa, sedangkan kebutuhan informasi Subdirektorat Deposit belum terperhatikan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan agar semua kebutuhan sistem informasi seluruh unit kerja yang ada di Perpustakaan Nasional RI dalam rangka pengelolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI dapat terintegrasi adalah dengan menempatkan Subbidang Otomasi menjadi divisi baru dibawah pengawasan langsung Deputi Pengembangan Bahan Pustaka yang memiliki wewenang dan tugas mengatur seluruh sistem informasi yang ada di Perpustakaan Nasional RI (Gambar 9), sehingga sistem informasi dapat diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja. Dibuatnya divisi baru yaitu Subbidang Otomasi menjadi Pusat Sistem informasi ini merupakan faktor penting yang dapat dipertimbangkan agar Subbidang Otomasi dapat mengakomodir seluruh kebutuhan sistem informasi dalam rangka pengolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI. Konsep pengembangan struktur organisasi bagi divisi otomasi perpustakaan ini telah dilakukan di Perpustakaan Nasional Singapura. Struktur organisasi pada Perpustakaan Nasional Singapura menempatkan unit kerja otomasi menjadi satu divisi yang berdiri sendiri yaitu Divisi Teknologi dan Inovasi yang membawahi dua subdivisi (Lampiran 2). Penempatan Divisi Otomasi menjadi Pusat Informasi yang membawahi beberapa bidang ini telah dikemukakan seorang ahli yang menyatakan bahwa setidaknya ada tiga bidang yang harus diperhatikan dalam pembentukan struktur organisasi, yaitu sistem informasi, teknologi informasi dan manajemen informasi (Richardus, 2000).

62 46 KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL RI Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi Sekretariat Utama Pusat Preservasi Bahan Pustaka Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka Pusat Sistem Informasi Direktorat Deposit Bahan Pustaka Pusat Pengembangan Pustakawan Bidang Reprografi Bidang Konservasi Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi Bidang Layanan Koleksi Khusus Bidang Layanan Koleksi Umum Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Akuisisi Bidang Sistem Informasi Bidang Teknologi Informasi Subdirektorat Bibliografi Subdirektorat Deposit Subbid Mikrofilm Subbid Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka Subbid Kerjasama Perpustakaan Subbid Reproduksi Subbid Teknis Penjilidan Bahan Pustaka Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Gambar 9 Konsep Pengembangan Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI 4.3 Analisis Sistem Langkah yang ditempuh setelah melakukan investigasi sistem adalah analisis sistem. Pada tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan informasi dan analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan fungsional Analisis Kebutuhan Informasi Analisis kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, services) (Tabel 1). (Whitten, 2007). Kerangka kerja PIECES ini digunakan untuk membandingkan

63 47 kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan dengan sistem yang akan diusulkan ini. Tabel 1 Kerangka kerja PIECES Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Diusulkan Performance (Kinerja) Information (Informasi) Economic (Ekonomi) Waktu yang dibutuhkan lebih lama karena adanya duplikasi data. 1.Informasi mengenai daftar koleksi deposit pada situs web Perpustakaan Nasional Deposit belum seakurat dan secepat pada sistem yang diusulkan. 2.Informasi dalam bentuk data bibliografi kurang konsisten, karena satu data yang sama diinput oleh tiga operator. Biaya yang dikeluarkan lebih besar dibandingkan sistem yang diusulkan Waktu dalam pemasukan data relatif singkat karena sistem yang diusulkan sudah terintegrasi. 1.Sistem informasi sudah terintegrasi,sehingga dapat mencegah terjadinya duplikasi data. 2.Data lebih konsisten, karena pemasukan satu data dilakukan juga hanya oleh satu operator. Biaya yang dikeluarkan relatif kecil. Control (Pengendalian) Efficiency (Efisiensi) Services (Pelayanan) Pembatasan hak penggunaan sistem tidak sesuai dengan pekerjaan Belum terintegrasinya sistem, menyebabkan data yang sama disimpan di banyak tempat dan dampaknya adalah pemborosan waktu. Pelayanan belum memuaskan karena informasi terbaru sangat lambat disajikan, sehingga pengaksesan melalui internet otomatis lambat dilakukan. Pembatasan hak penggunaan sistem sesuai tugas dan fungsi masing-masing. Waktu lebih efisien karena pemasukan data yang sama dapat dihindari. Pemasukan data relatif lebih cepat, sehingga informasi terbaru dapat diakses sesuai waktunya.

64 48 Paparan dari tabel sebelumnya dapat diketahu bahwa sistem yang diusulkan ini dari berbagai sisi lebih baik dibandingkan sistem yang sedang berjalan. Faktor pertama adalah kinerja. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dalam hal ini, tugas staf Direktorat Deposit adalah melakukan penerimaan, pengelolaan hingga menyajikan informasi dari koleksi yang sudah diterima dengan media penyebaran informasi melalui website. Pekerjaan staf pada saat pengolahan dan penyajian informasi koleksi deposit ini dianggap kurang produktif, karena dalam sistem lama proses pemasukan data lebih lama dibandingkan dengan sistem yang diusulkan karena pada sistem lama pengerjaan metadata yang sama bisa dilakukan berulang oleh beberapa orang. Kelebihan dari sistem yang diusulkan adalah pengerjaan satu data bibliografi hanya dilakukan oleh satu orang saja tanpa harus melakukan pengulangan perkerjaan, karena sistem yang digunakan sudah terintegrasi hingga data yang dimasukkan ke sistem dapat disajikan langsung melalui situs web. Selain itu, pada sistem lama data dari koleksi deposit belum memuat data koleksi yang sudah diterima dari penerbit dan pengusaha rekaman, sehingga setiap tahun perpustakaan nasional secara manual mengirimkan daftar penerimaan koleksi deposit pada sebagian penerbit dan instansi lainnya yang terkait. Sistem yang diusulkan ini sudah berbasis web, sehingga daftar hasil penerimaan tidak perlu lagi dikirim manual, tetapi bisa melalui media internet. Pada sisi informasi, sistem yang sedang berjalan saat ini menyajikan informasi tidak secepat dan seakurat sistem yang diusulkan. Pada sistem baru semua informasi yang sudah dimasukkan dalam sistem yang dapat diakses langsung oleh masyarakat luas melalui situs web. Informasi yang disajikan pun disediakan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah dalam bentuk statistik untuk laporan. Analisis dari sisi ekonomi berguna untuk mengetahui apakah manfaat yang didapatkan melebihi dari biaya yang dikeluarkan. Dalam sistem yang lama didapat bahwa biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi dibandingkan dengan biaya

65 49 yang dikeluarkan pada sistem yang diusulkan. Pada sistem yang lama Perpustakaan Nasional RI harus melakukan pemeliharaan tiga aplikasi sistem, sedangkan pada sistem yang diusulkan hanya memerlukan satu pemeliharaan sistem saja. Manfaat kedua yang didapat Perpustakaan Nasional RI dari sistem yang diusulkan ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman koleksi deposit kepada berbagai instansi karena daftar penerimaan koleksi deposit dapat diakses secara luas dan cepat melalui situs web Perpustakaan Nasional RI. Pengendalian dilakukan dengan tujuan meningkatkan keamanan data. Pada sistem lama hak admin tidak diberikan pada Subdirektorat Deposit, sehingga data koleksi deposit tidak dapat dibuatkan dalam berbagai bentuk. Keamanan data kurang terkendali, di mana hak ubah kata kunci diberikan kepada seluruh staf yang menginput data, sehingga data dapat diubah. Pada sistem yang diusulkan hak admin dikelola oleh perwakilan dari pegawai Subdirektorat Deposit yang mengerti mengenai teknologi informasi, sehingga sistem keamanan dapat lebih terjaga keakurasiannya. Analisis dari sisi efisiensi dilakukan untuk mengetahui apakah yang kita kerjakan dapat menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya. Pada sistem lama informasi pemasukan data sangat lama dilakukan, sehingga masih banyak koleksi deposit yang belum dimasukkan datanya. Hal ini dapat terjadi karena dalam pemasukan data dilakukan berulang kali sesuai dengan kebutuhannya, misalnya untuk membuat laporan penerbitan dibuat datanya sendiri, untuk kepentingan pengolahan memasukkan data yang sama dan pada saat akan memasukkan data di situs web juga diketikkan secara terpisah pula. Analisis dari sisi pelayanan yang disediakan di perpustakaan secara garis besar ada tiga yaitu, menghimpun, mengelola dan memberdayakan informasi. Perpustakaan harus secara aktif memberdayakan bahan pustaka yang dimilikinya dengan memberikan berbagai bentuk layanan, salah satunya adalah dengan menyediakan publikasi koleksi deposit kepada masyarakat agar dapat diketahui dengan jelas informasi apa saja yang dikandungnya agar koleksi deposit dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pemustaka. Pelayanan dalam sistem lama belum memuaskan karena publikasi hasil deposit tidak dapat diakses dengan cepat,

66 50 sedangkan pada sistem yang diusulkan sudah menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga informasi yang disajikan dapat lebih cepat dan akurat diakses oleh internal perpustakaan nasional maupun masyarakat Analisis Kebutuhan Sistem Aplikasi sistem yang digunakan oleh Subdirektorat Deposit saat ini belum terintegrasi sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data pada saat pemasukan data, untuk mengantisipasi hal itu maka diperlukan suatu pengembangan sistem yang dimulai dari proses penetapan kebutuhan sistem, pemodelan sistem serta penetapan perangkat lunak yang akan digunakan. Tujuan dari analisis sistem ini ialah agar sistem yang dirancang ini dapat menghasilkan informasi daftar koleksi deposit dan data wajib serah yang menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI. Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan pada proses kerja sistem yang berjalan, maka perlu adanya perbaikan sistem yang sedang berjalan. Adapun pertimbangan diperlukannya suatu perbaikan sistem adalah: 1) Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yang belum terintegrasi, sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data. Oleh sebab itu diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menampung setiap kebutuhan informasi mengenai koleksi deposit. 2) Kebutuhan informasi mengenai daftar koleksi yang cepat dan akurat melalui media situs web. 3) Kebutuhan informasi mengenai daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit. 4) Kebutuhan laporan berupa statistik penerimaan koleksi deposit berdasarkan periode tertentu Analisis Kebutuhan Fungsional Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Direktorat Deposit yang terkait dengan pengolahan data bibliografi koleksi deposit, dapat diketahui beberapa fungsi yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi pengawasan bibliografis (SIPBIB) (Tabel 2). SIPBIB-f-xx-xx adalah kode yang digunakan

67 51 untuk mempresentasikan kebutuhan fungsional Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis di Perpustakaan Nasional RI. Tabel 2 Analisa kebutuhan fungsional SIPBIB Kode Fungsional Fungsional Deskripsi SIPBIB-F Verifikasi login Verifikasi login sebagai kataloger administrator SPBIB atau admin SIPBIB-F Menampilkan data bibliografi Proses menampilkan data monografi bibliografi monografi SIPBIB-F Menampilkan data bibliografi Proses menampilkan data literatur kelabu bibliografi literatur kelabu SIPBIB-F Menampilkan data bibliografi Proses menampilkan data sumber berkesinambungan bibliografi sumber berkesinambungan SIPBIB-F Menampilkan data bibliografi Proses menampilkan data peta bibliografi peta SIPBIB-F Menampilkan data admin Proses menampilkan data admin SIPBIB-F Menampilkan data wajib Proses menampilkan data serah wajib serah SIPBIB-F Menampilkan laporan Proses menampilkan data laporan SIPBIB-F Pencarian data katalog Pencarian data bibliografis berdasarkan kategori : judul, pengarang,subyek dan sembarang SIPBIB-F Manipulasi data bibliografi Proses manipulasi data monografi bibliografi monografi (tambah, ubah dan hapus) SIPBIB-F Manipulasi data bibliografi Proses manipulasi data literatur kelabu bibliografi literatur kelabu SIPBIB-F SIPBIB-F SIPBIB-F Manipulasi data bibliografi sumber berkesinambungan Manipulasi data bibliografi peta Manipulasi data bibliografi data admin (tambah, ubah dan hapus) Proses manipulasi data bibliografi Sumber Berkesinambungan (tambah, ubah dan hapus) Proses manipulasi data peta (tambah, ubah dan hapus) Proses manipulasi data bibliografi data admin (tambah, ubah dan hapus) SIPBIB-F Manipulasi data wajib serah Proses manipulasi data bibliografi data wajib serah (tambah, ubah dan hapus)

68 Perancangan Sistem Perancangan sistem ini terdiri dari empat tahap yang meliputi perancangan diagram konteks, perancangan basis data, perancangan navigasi dan perancangan antarmuka Diagram Konteks SIPBIB Berdasarkan hasil yang didapatkan dari tahap analisis, maka dapat dibuatkan diagram konteks yang disajikan pada gambar 10. Diagram konteks menggambarkan seluruh elemen perangkat lunak ke dalam sebuah lingkaran masukan dan luaran yang diindikasikan dalam bentuk panah masukan dan keluaran. Diagram konteks SIPBIB, terdiri dari atas empat entitas, yaitu entitas pemustaka, admin, kataloger, dan pimpinan. Pada gambar 10 jelas terlihat perbedaan hak akses antar entitas. Pemustaka dapat melihat informasi data bibliografi koleksi deposit dalam bentuk katalog maupun dalam bentuk daftar koleksi deposit, selain itu juga pemustaka dapat melihat informasi wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke perpustakaan nasional. Kataloger dapat melakukan manipulasi data bibliografis dan data wajib serah. Sedangkan admin dapat melakukan manipulasi semua data termasuk perubahan data kataloger dan mengatur data kataloger maupun data admin. Otoritas yang diberikan pada kataloger dalam hal manipulasi data ialah dapat melakukan manipulasi data bibliografi koleksi deposit dan manipulasi data wajib serah. Otoritas yang diberikan pada admin adalah manipulasi data bibliografi, manipulasi data wajib serah dan manipulasi data kataloger maupun admin. Pimpinan memiliki akses untuk melihat informasi yang merupakan hasil dari pemasukan data yang telah dibuat baik oleh kataloger maupun admin dalam bentuk laporan.

69 53 Informasi bibliografis koleksi deposit Informasi Daftar KCKR Daftar Wajib Serah Informasi Pencarian Kata Kunci Pencarian Pemustaka Info Login Admin Info Data Kataloger Info Wajib Serah Info Bibliografi Data Kataloger Data Bibliografis Data Wajib Serah Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Info Login Laporan Login Pimpinan Login Kataloger Login Data Bibliografi Data Wajib Serah Info Wajib Serah Info Bibliografis Info Login Gambar 10 Diagram Konteks SIPBIB Perancangan Basis Data Perancangan basis data ini terdiri dari perancangan basis data konseptual, logis dan basis data fisik Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan basis data konseptual merupakan upaya untuk membentuk diagram yang bersifat konsep (Gambar 11). Perancangan ini menghubungkan antara entitas yang satu dengan lainnya yang dihubungkan dengan relasi.

70 54 Jenis Koleksi 1 Memiliki Memiliki 1 Lokasi 1 Bibliografi Koleksi m 1 m Memiliki Wajib Serah Gambar 11 Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan Basis Data Logis Perancangan logis merupakan penjabaran dari entitas dan keterkaitan antar tabel yang terdapat dalam SIPBIB. Diagram ini dipresentasikan dalam bentuk belah ketupat. Tabel yang dihasilkan dari basis data logis (Gambar 12) sebanyak lima tabel yang terdiri dari empat tabel yang saling terkait, yaitu: tabel bibliografi koleksi, tabel jenis koleksi, tabel lokasi dan tabel wajib serah. Dan tabel yang kelima merupakan tabel yang tidak terkait dengan empat tabel sebelumnya, yakni tabel login. Tabel pertama adalah tabel bibliografi koleksi yang merupakan pengelompokan dua belas jenis koleksi deposit. Atribut keduabelas jenis koleksi deposit tersebut dapat digabungkan dalam satu tabel bibliografi koleksi dikarenakan banyaknya kesamaan atribut yang dimiliki pada setiap jenis koleksi. Tabel kedua adalah tabel jenis koleksi pada tabel ini diuraikan berbagai jenis koleksi dan kode dari jenis koleksi tersebut. Tabel ketiga adalah tabel lokasi yang terkait dengan tabel bibliografi, tabel ini berisi lokasi koleksi berdasarkan jenis koleksi yang sudah dibuatkan data bibliografisnya. Tabel keempat merupakan data wajib serah yang sudah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional

71 55 RI. Tabel kelima merupakan tabel login yang berisi identitas dan kata kunci untuk dapat memulai aplikasi SIPBIB ini. Jenis Koleksi kode_koleksi nama_koleksi 1 Memiliki Bibliografi Koleksi no_deposit no_isbn sumber_katalogisasi bahasa kode_wilayah no_ddc tajuk_utama judul gmd edisi data_matematisbahan keterangan_publikasi frekuensi_publikasimutakhir frekuensi_publikasisebelumnya 1 tempat_terbit m Ditempatkan 1 penerbit tahun_terbit pernyataan_seri catatan tajuk_subyek tajuk_tambahan badan_memiliki no_induk kode_lokasi kode_koleksi 1 Lokasi no_lokasi lokasi Menyerahkan User NIP Password m Wajib Serah no_wajibserah nama_wajibserah kelompok alamat_wajibserah organisasi website Gambar 12 Gambar Basis Data Logis Perancangan Basis Data Fisik Perancangan fisik dipresentasikan dalam rancangan tabel-tabel. Basis data utama pada sistem ini terdiri dari atas 5 tabel. Berikut adalah deskripsi tabel basis data SIPBIB, terdiri dari: Tabel 3 Deskripsi tabel tbl_login No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan 1 Nip varchar 18 No Primary Key 2 Password Varchar 15 No

72 56 Tabel 4 Deskripsi tabel tbl_jeniskoleksi No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan 1 kode_jeniskoleksi Varchar 5 No Primary Key 2 jenis_koleksi Char 25 No Tabel 5 Deskripsi tabel tbl_bibliografikoleksi No Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan 1 no_deposit Varchar 20 No Primary Key 2 no_isbn Varchar 13 No 3 sumber_katalogisasi Char 10 No 4 Bahasa Char 8 Yes 5 kode_wilayah Char 10 Yes 6 no_ddc Int 20 No 7 tajuk_utama Varchar 50 Yes 8 Judul Varchar 200 No 9 Edisi Varchar 5 Yes 10 data_matematisbahan Varchar 10 No 11 tempat_publikasi Varchar 15 No 12 Penerbit Varchar 30 No 13 tahun_terbit Varchar 4 No 12 frekuensi_publikasimutakhir Varchar 5 No 13 frekuensi_publikasisebelumnya Varchar 5 No 14 deskripsi_fisik Varchar 25 No 15 pernyataan_seri Varchar 30 Yes 16 Catatan Varchar 50 Yes 17 tajuk_subyek Varchar 30 No 18 tajuk_tambahan Char 20 Yes 19 badan _memiliki Char 8 No 20 no_induk Varchar 20 No 21 kode_koleksi Varchar 5 Yes 22 kode_lokasi Varchar 5 Yes Tabel 6 Deskripsi tabel tbl_wajibserah No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan 1 no_wajibserah Varchar 10 No Primary Key 2 organisasi Varchar 10 No 3 website Char 30 No 4 Varchar 30 No 5 no_telepon Int 15 No

73 57 Tabel 7 Deskripsi tabel tbl_lokasi No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan 1 kode_lokasi Varchar 5 No Primary Key 2 lokasi_koleksi Varchar 5 No Perancangan Struktur, Isi, dan Navigasi Tahap perancangan ini bertujuan untuk mengetahui model atau gambaran struktur dari menu yang terdapat pada SIPBIB beserta submenunya. Pembuatan struktur web dimaksudkan untuk memudahkan pembacaan dan penempatan halaman web sesuai dengan yang diharapkan. Sistem aplikasi ini diklasifikasikan menjadi tiga otoritas dengan fungsi yang berbeda dan ditampilkan dengan fungsi menu yang berlainan, yaitu: pemustaka (Gambar 13), kataloger (Gambar 14) dan admin (Gambar 15). Semua halaman web dapat diakses oleh pengguna, tetapi untuk mengakses menu kataloger atau menu admin, maka pengguna harus login terlebih dahulu sesuai dengan otoritasnya. Hal ini dikarenakan setiap pengguna yang login sebagai kataloger maupun admin memiliki fasilitas menu yang berbeda. Menu Halaman Utama Katalog Daftar Koleksi Daftar Wajib Serah Pencarian Pencarian Penerbit Pengusaha Rekam Judul Jenis Koleksi Pencarian Pencarian Pengarang Tahun Terbit Daftar Koleksi Daftar Koleksi No. Deposit Tahun Terbit Tahun Terbit Gambar 13 Struktur Menu Pemustaka.

74 58 Menu pertama yang ditampilkan pada halaman utama web ini adalah adalah menu pemustaka yang berisi daftar koleksi deposit yang terdiri dari daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah. Langkah pertama adalah menekan salah satu tombol dari daftar pada halaman utama, misalnya tekan tombol pada daftar koleksi maka pengguna akan dibawa ke halaman berikutnya dimana pengguna dapat melakukan pencarian daftar penerimaan koleksi berdasarkan jenis koleksi dan tahun terbit yang diinginkan. Struktur navigasi kedua ini adalah otoritas yang dimiliki oleh kataloger. Langkah pertama yang dilakukan adalah menekan tombol login dengan mengisikan nomor induk pegawai (NIP) dan kata kunci. Jika pengisian kedua kolom ini sudah benar, maka sistem akan membawa pengguna ke halaman utama. Menu kedua pada menu utama adalah kataloger, dimana kataloger dapat memilih salah satu tombol yang diinginkan. Pilihan yang dapat ditekan tombolnya adalah pemasukan data bibliografi, pemasukan data wajib serah dan tampilan laporan penerimaan koleksi deposit. Login Logout Menu Kataloger Bibliografi Koleksi Wajib Serah Lokasi Nama Penerbit Alamat Organisasi Website No. Tlp. ISBN/ISSN No. Deposit Pengarang Judul Keterangan Publikasi Deskripsi Fisik Subyek Tajuk Tambahan Wilayah Terbit Penerbit Tahun Terbit Gambar 14 Struktur Menu Kataloger.

75 59 Menu pilihan yang dimiliki oleh admin adalah sama dengan kataloger (Gambar 15), perbedaannya adalah otoritas admin dapat melakukan manipulasi data kataloger maupun manipulasi data admin yaitu menu untuk memasukkan atau mengubah data admin yang dapat diisi oleh admin Login Logout Menu Kataloger Ubah Profile Bibliografi Koleksi Wajib Serah Lokasi Nama Penerbit Alamat Organisasi Website No. Tlp. ISBN/ISSN No. Deposit Pengarang Judul Keterangan Publikasi Deskripsi Fisik Subyek Tajuk Tambahan Wilayah Terbit Penerbit Tahun Terbit Gambar 15 Struktur Menu Admin Penetapan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Pengaplikasian sistem informasi pengawasan bibliografis berbasis web ini membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang memenuhi spsesifikasi sebagai berikut : A. Kebutuhan perangkat keras : a. Intel Pentium 4 B. Kebutuhan perangkat lunak : a) Desain basisdata: Office Visio 2002 b) Perancangan proses: Office 2002 c) Web browser: Mozilla Firefox, Opera10 digunakan untuk melihat tampilan sistem.

76 Perancangan Antarmuka Perancangan antar muka ini terdiri dari perancangan antarmuka halaman utama, perancangan masukan dan perancangan luaran Perancangan Antarmuka Login Perancangan antarmuka dimulai dengan menu login (Gambar 16) yang berfungsi sebagai pengamanan data sehingga hanya kataloger dan admin yang dapat mengakses dan bertanggung jawab akan aplikasi sistem ini. Pada menu login, baik kataloger maupun admin harus mengisi NIP (nomor induk pegawai) dan kata kunci. Setelah kata kunci dan NIP dimasukkan dengan benar, maka selanjutnya akan tampil menu halaman utama. Tetapi jika kataloger maupun admin akan keluar dari sistem, maka tekan tombol batal. Gambar 16 Perancangan Antarmuka Login Perancangan Antarmuka Menu Utama Pada menu halaman utama terdapat tiga menu yang dapat dipilih untuk diproses oleh kataloger maupun admin (Gambar 17). Untuk mengaktifkan menu yang dikehendaki tekan tombol dua kali pada posisi daftar yang dimaksud. Menu yang terdapat pada halaman utama terdiri dari:

77 61 1. Menu Data Admin Menu ini hanya dapat dikelola oleh admin yang berisi form manipulasi data kataloger dan perubahan pada data kataloger, termasuk mengubah kata kunci. 2. Menu Katalog Menu ini merupakan menu yang dapat dikelola oleh admin maupun kataloger. Menu yang terdapat pada halaman ini terdiri dari: input data bibliografi, input data wajib serah dan menu laporan. 3. Menu Laporan Menu laporan merupakan menu luaran dari hasil pemasukan data bibliografi maupun data wajib serah. Gambar 17 Perancangan Antarmuka Menu Utama Perancangan Pemasukan Data Pada menu pemasukan data ini terdiri dari: menu data kataloger (gambar 18), data bibliografi (Gambar 19) dan data wajib serah (gambar 20). Pada kedua menu ini terdapat empat fasilitas yang dapat digunakan untuk mendukung proses pemasukan data, yakni fungsi tambah data, edit data, hapus data, dan terakhir adalah simpan data. Fasilitas tambah data ini berfungsi untuk memasukkan data bibliografi koleksi dan data wajib serah baru.

78 62 Fasilitas edit data berfungsi mengubah atau memperbaiki data yang sudah diketikkan, baik mengubah data yang sudah disimpan maupun data yang belum belum diproses pada fungsi simpan, dan jika proses edit data data sudah dianggap lengkap dan benar, maka pengguna dapat menekan tombol pada fasilitas simpan dan dengan otomatis data bibliografi yang dikoreksi tersebut sudah tersimpan pada sistem. Fungsi simpan data merupakan fasilitas yang digunakan untuk menyimpan data baru maupun data bibliografi yang telah melalui tahap edit data. Fasilitas lain yang disediakan pada menu masukan data bibliografi ini adalah hapus data seluruhhya yang artinya satu cantuman yang telah ada akan dikosongkan dari menu pemasukan data Perancangan Pemasukan Data Kataloger Menu ini merupakan menu pemasukan data mengenai identitas dan kata kunci yang dimiliki kataloger maupun admin (Gambar 18). Gambar 18 Perancangan Antarmuka Menu Data Kataloger Perancangan Pemasukan Data Bibliografis Seluruh data jenis koleksi dapat diketikkan pada satu menu, yaitu menu data bibliografi. Format data yang digunakan pada pemasukan data bibliografi ini menggunakan format MARC agar dimungkinkan pertukaran data katalog atau

79 63 data lainnya yang terkait antara sistem-sistem perpustakaan yang memakai komputer dan menggunakan format yang sama. Gambar 19 Perancangan Pemasukan Data Bibliografi Perancangan Antarmuka Pemasukan Data Wajib Serah Langkah-langkah pemasukan data yang dilakukan pada menu ini sama dengan tahapan yang dilakukan pada menu input data bibliografi, hanya data yang dimasukkan pada menu data wajib serah merupakan data yang berhubungan dengan wajib serah, baik penerbit maupun pengusaha rekaman (Gambar 20). Dan jika data sudah dimasukkan dengan benar, kemudian tekan tombol simpan dan jika ingin keluar dari menu ini, kataloger maupun admin dapat menekan tombol tutup. Data wajib serah ini memiliki keterkaitan dengan data bibliografi, dimana jika data wajib serah sudah dimasukkan pada basis data maka saat kataloger akan mengetikkan nama penerbit pada menu input bibliografi, secara otomatis nama penerbit tersebut akan tampil pada menu input bibliografi.

80 64 Gambar 20 Perancangan Pemasukan Data Wajib Serah Perancangan Luaran ( Output) Perancangan luaran ini merupakan hasil dari seluruh pemasukan data yang kemudian menghasilkan luaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna informasi ini Perancangan Luaran Halaman Utama Berdasarkan perancangan masukan, dapat digambarkan hasil dari luaran dari sistem ini yaitu berupa laporan yang dapat menampilkan berbagai informasi yang bisa dipilih pada halaman utama (Gambar 21) yang meliputi katalog, daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah. Tekan salah satu tombol dari ketiga menu pada menu halaman utama, maka akan diberikan pilihan untuk penelusuran data yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna. Aplikasi sistem ini menyediakan menu yang menggambarkan koleksi berdasarkan jenis karya cetak maupun karya rekam, dan jika pengguna sudah memilih salah satu menu luaran maka pengguna dapat menekan salah satu tombol untuk mendapatkan menu penelusuran data yang diinginkan. Hal ini juga berlaku pada luaran wajib serah

81 65 yang menyediakan fasilitas untuk menelusuri data mengenai wajib serah berdasarkan periode waktu tertentu dan koleksi deposit yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI. Gambar 21 Perancangan Luaran Halaman Utama Perancangan Luaran Menu Katalog Menu ini disediakan sebagai media temu kembali informasi koleksi deposit. Pada menu katalog ini pengguna dituntun untuk langsung melakukan penelusuran pada ruas-ruas yang dapat dipilih berdasarkan nomor deposit (nomor panggil), pengarang, judul dan sembarang. Langkah penelusuran menu katalog ini adalah sebagai berikut: 1. Masukkan data pencarian 2. Pilih tipe ruas pencarian dengan menekan tanda panah ke bawah 3. Tekan tombol cari. Hasil penelusuran dari bibliografi koleksi jumlahnya bisa lebih dari satu, oleh sebab itu pada aplikasi ini disediakan fasilitas untuk melihat koleksi berikutnya atau sebelumnya.

82 66 Gambar 22 Perancangan Luaran Menu Katalog Perancangan Luaran Daftar Koleksi Deposit Menu ini menyediakan fasilitas untuk menelusuri berbagai informasi mengenai daftar terbitan yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI oleh penerbit maupun pengusaha rekaman baik yang dapat ditelusur berdasarkan kategori seluruh terbitan yang telah diterima oleh Perpustakaan Nasional maupun daftar terbitan berdasarkan jenis koleksi pada kurun waktu tertentu (Gambar 23). Tahapan untuk menampilkan informasi mengenai daftar koleksi deposit berdasarkan jenis koleksi pada kurun waktu tertentu adalah sebagai berikut: 1) Pilih salah satu jenis koleksi yang ada pada halaman menu dan kemudian tekan tombol jenis koleksi yang dipilih. 2) Ketikkan salah satu tahun terbit yang diinginkan (menggunakan angka). Koleksi deposit yang telah dihimpun oleh Perpustakaan Nasional dimulai dari tahun penerbitan 1990, oleh sebab itu pemustaka dapat memasukkan tahun mulai dari tahun 190 hingga sekarang. 3) Tekan tombol Lihat Hasil.

83 67 Gambar 23 Perancangan Luaran Daftar Koleksi Perancangan luaran Daftar Wajib Serah Menu daftar wajib serah ini mengandung informasi mengenai daftar wajib serah beserta terbitan atau produksi rekaman yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI oleh penerbit atau pengusaha rakaman dalam kurun waktu tertentu (Gambar 24). Tahapan untuk menampilkan informasi mengenai daftar wajib serah dapat dipilih berdasarkan daftar wajib serah beserta terbitan atau produksi rekaman pada kurun waktu tertentu adalah sebagai berikut: 1) Ketikkan tahun terbit yang diinginkan. 2) Tekan tombol Lihat Hasil. Hasil penelusuran dari luaran ini adalah daftar penerbit beserta terbitan yang telah diserahkan kepada perpustakaan nasional sesuai dengan tahun terbit yang telah diketikkan.

84 68 Gambar 24 Perancangan Luaran Daftar Wajib Serah. 4.5 Rencana Implementasi Sistem yang diusulkan ini merupakan pengintegrasian dari aplikasi Inlis, Delsys maupun daftar KCKR pada portal deposit. Luaran yang dihasilkan dari aplikasi ini tidak hanya dalam bentuk katalog saja yang berguna sebagai temu kembali koleksi saja, tetapi juga dapat menghasilkan informasi perkembangan penerimaan koleksi deposit berdasarkan jenis koleksi maupun periode waktu tertentu yang dapat ditampilkan melalui situs web Perpustakaan Nasional RI sehingga informasi koleksi deposit dapat diakses oleh berbagai pihak. Perancangan sistem informasi pengawasan bibliografi ini dapat diterapkan sebagai aplikasi sistem baru di Subdirektorat Deposit Perpustakaan Nasional RI atau menjadi suatu perancangan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk penambahan fitur baru pada aplikasi Inlis yang merupakan aplikasi yang diwajibkan untuk dioperasikan dalam pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Nasional RI, baik koleksi deposit maupun koleksi hasil pembelian.

85 69 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Sistem informasi pengawasan bibliografis berbasis web dirancang dengan tujuan menciptakan suatu informasi mengenai bibliografi koleksi deposit beserta lembaga wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI sebagai aset nasional untuk dilestarikan dalam bentuk karya cetak maupun karya rekam dengan tujuan akhir sebagai alat pengawasan bibliografis yang efektif bagi Perpustakaan Nasional RI. Subdirektorat Deposit yang ditunjuk sebagai pelaksana undang-undang deposit dalam pengelolaan koleksi deposit hingga saat ini memanfaatkan tiga aplikasi sistem yang berbeda untuk memasukkan sumber data yang sama. Tidak terintegrasinya aplikasi sistem berjalan ini menyebabkan adanya redudansi data yang berdampak tidak efisiennya pengelola koleksi deposit dalam melaksanakan tugasnya. Upaya untuk mengatasi masalah duplikasi data hingga tiga kali tersebut adalah dengan melakukan suatu perbaikan sistem berjalan menjadi sistem yang terintegrasi dan berbasis web yang dapat menyediakan berbagai fitur untuk menghasilkan berbagai luaran yang sangat berguna baik bagi Perpustakaan Nasional RI maupun pengguna informasi daftar koleksi deposit. Sistem ini dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pengelola koleksi deposit, antara lain: 1) Manipulasi data bibliografi koleksi deposit dan data wajib serah olehadmin dan data kataloger. Fitur yang disediakan meliputi tambah data, hapus data, edit data dan telusur data. 2) Pencarian informasi menggunakan katalog sebagai alat temu kembali informasi. 3) Informasi daftar koleksi yang sudah diserahkan oleh penerbit maupun pengusaha rekaman Perpustakaan Nasional RI sebagai koleksi deposit. 4) Informasi data wajib serah dan terbitannya yang telah menjadi koleksi deposit berdasarkan periode waktu tertentu.

86 Saran Perancangan sistem informasi pengawasan bibliografis berbasis web ini perlu disempurnakan dengan menambahkan fitur yang dapat menampung koleksi deposit terbitan elektronik. Pengembangan struktur organisasi di Perpustakaan Nasional RI dapat dipertimbangkan dengan menempatkan Subbidang Otomasi menjadi satu divisi yang berdiri sendiri yaitu Pusat Sistem Informasi. Hal ini dilakukan agar kebutuhan sistem informasi pada unit kerja yang terkait dengan pengelolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI dapat terpenuhi.

87 71 DAFTAR PUSTAKA Alena, Aissing Computer-Oriented Bibliographic Control for Cyrillic Documents with or Without Script Conversion. Chicago: Information Technology and Libraries. vol. 11(4). [ 10 Mei 2011] American Library Association Anglo-American cataloguing rules. 2 nd. ed. Ottawa : Canadian Library Association. Anderson, Dorothy Universal Bibliographic Control. Munchen: Veriag Documentation. Avison David & Fitsgerald Guy Information System Development: Methodologies, Techniques & Tools. Fourth Edition. Singapore : McGraw- Hill Education. Beaudiquez, Marcelle. Bibliothèque Nationale de France. [10 Maret 2011] Connoly, TM Database System: A Practical Aprroach to Design, Implementation and Management. Essex : Pearson Education Ltd. Davinson, Donald Bibliographic Control. London: Clive Bingley Fathansyah Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: Informatika. Hagler, Ronald The Bibliographic Record and Information Technology. Second ed. Chicago: American Library Asociation. Indrajit, Richardus Eko Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo Jogiyanto, HM Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset. Katz, William Introduction to Reference Work : Basic Information Sources. New York: Mc graw-hill Book Company. Kavcic-Colic Archiving the Web--Some Legal Aspects. Bradford: Library Review. Vol. 52 (5/6). 73 Knutsen, Unni Bibliographic Control in the Nordic Countries. Oslo : Oslo University College [20 Desember 2010]. Lang, Brian. The Legal Deposit of Electronic Publications. [20 Desember 2010]

88 72 Lariviere, Jules. Guidelines for Legal Deposit Legislation: [ 20 Desember 2010] Lor, Peter Johan Guidelines for Legislation for National Library Services. Paris: United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. National Library Board Organisation Structure. [20 Agustus 2011] Payne, Lizanne Depositories and Repositories : Changing Models of Library Storage in the USA. Library Management; (26.1/2). ABI/Informm global [5 Mei 2011] Pendit PL Perpustakaan Digital Dari A sampai Z. Jakarta : Cita Karya Karsa Mandiri Perpustakaan Nasional RI INDOMARC: Format MARC Indonesia. Jakarta : Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional RI Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 1991 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Nasional RI Seperempat abad Perpustakaan Nasional RI. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Nasional RI Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan karya Rekam. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI. Reed The Washington Library Network's Computerized Bibliographic System. Chicago: Information Technology and Libraries. Mar Vol. 12, No. 1 Maret Snyman, Retha Bibliographic Control Is the Current Training Still Relevant? vol. 30 (1). France : International Cataloguing and Bibliographic 74 Control. Sulistyo-Basuki Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains. Thomas, Sarah Creating Automated Bibliographies Using Internet Accessible. Weston: Database. Vol. 17, Iss. 1

89 73 Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI. [10 Maret 2011] Wellisch, Hans H The Cybernetics of Bibliographic Control: Toward a Theory of Document Retrieval Systems. Journal of the American Society for Information Science. vol 20 (3). [9 Maret 2011] Whitten JL System Analysis & Design for the Global Enterprise. 7th Edition. New York: McGraw-Hill.

90 74 Lampiran 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI

91 Lampiran 2 Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional Singapura 75