BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. SISTEM Sistem adalah suatu kumpulan prosedur (komponen) yang saling terhubung satu sama lain yang digunakan dalam suatu unit bisnis yang mempunyai tujuan yang sama (Valavich, 2005). Menurut Mcleod dan Schell (Mcleod, 2004), sistem adalah elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen perusahaan tersebut. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa sistem adalah suatu kumpulan elemen berupa manusia, sumber daya, konsep dan prosedur yang saling berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai sasarannya ANALISIS SISTEM Menurut Mulyadi (Mulyadi, 2001), analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.

2 8 Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan analisis sistem adalah tahap dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan dalam analisis sistem adalah: a. Mengidentifikasi masalah. b. Memahami kerja dari sistem yang berjalan. c. Menganalisis sistem. d. Membuat laporan hasil analisis PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem yang baru. Menurut Mulyadi (Mulyadi, 2001), desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakaian informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi yang dipertimbangkan. Perancangan sistem terutama ditujukan untuk menghilangkan kekurangan atau kelemahan sistem yang sedang berjalan dan meningkatkan kelebihan sistem yang lama atau berjalan. Tujuan perancangan sistem yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan sistem yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

3 PROSES PERANCANGAN SISTEM APLIKASI Menurut Oetomo (Oetomo, 2002), untuk membangun suatu sistem yang kompleks secara sistematis dan terintegrasi, dibutuhkan metode-metode pembangunan sistem agar dapat menuntun pembuat untuk menghasilkan suatu sistem yang standar. Pada saat ini dikenal beragam teknik perancangan sistem aplikasi dan siklus yang menyertainya. Tahapan-tahapan yang dilalui adalah: Gambar 2.1 Alur Pengembangan Software Model-model yang dikenal dalam proses perancangan aplikasi antara lain: a. Prototype Metode ini memberikan ide bagi analis sistem atau pemrogram untuk menyajikan gambaran yang lengkap. Dengan demikian, pemesan sistem akan dapat melihat pemodelan dari sistem itu baik

4 10 dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun. Metode ini cocok untuk pembangunan sistem skala kecil, karena kurang rincinya tahapan yang dilalui dan kurangnya proses dokumentasi. Metode ini juga sangat cocok untuk digunakan dalam pembangunan SI yang inovatif, berdasarkan perspektif pemakai dan tuntutan waktu penyelesaian yang cepat. Metode prototype ini memiliki dua jenis metode prototype yang dikembangkan oleh para ahli. Metode pertama lebih singkat dan kurang rinci dibanding metode kedua. Metode prototype yang pertama, mempunyai langkah-langkah meliputi: 1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. 2. Mengembangkan prototype. 3. Menentukan prototype. 4. Penggunaan prototype. Metode prototype yang kedua, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. 2. Mengembangkan prototype. 3. Menentukan prototype. 4. Mengadakan sistem operasional. 5. Menguji sistem operasional. 6. Menentukan sistem operasional. 7. Implementasi sistem.

5 11 Adapun keunggulan dalam menggunakan metode ini adalah: 1. Pengembang sistem dapat berkomunikasi aktif dengan pemakai, khususnya dalam hal persamaan persepsi terhadap pemodelan sistem yang akan menjadi dasar pengembangan sistem operasionalnya. 2. Pemesan atau pemakai ikut terlibat secara aktif dan partisipasi dalam menentukan model sistem dan sistem operasionalnya. Dengan kata lain, metode ini akan menghasilkan sistem dengan perspektif pemakai. 3. Penggunaan metode ini meningkatkan kepuasan dari sisi pemesan sesuai dengan keinginan dan harapannya dapat terimplementasi dengan baik, sementara biaya pengembangan sistem menjadi lebih hemat. Selain keunggulan, metode ini juga mempunyai kekurangan, seperti: 1. Kurangnya dokumentasi secara rinci dalam setiap tahapan akan mengakibatkan deteksi dan kontrol tiap langkah menjadi kurang cermat, sehingga bila terjadi kesalahan, akan cukup sulit untuk memperbaikinya. Disamping itu, jika sistem yang berhasil dibangun itu akan dikembangkan lagi, bisa jadi akan mengalami kesulitan karena ide-ide yang dihasilkan lebih bersifat insidensial. 2. Pemesan dapat mengembangkan ide dan gagasannya ditengah perjalanan pembangunan sistem sehingga kadang-

6 12 kadang menjadi sangat luas dan sulit untuk diimplementasikan. b. Iterative Processes Metode iteratif biasa digunakan sebagai penyempurna dari metode waterfall. Proses pengembangan dimulai dari perencanaan awal dan diakhiri dengan diluncurkannya sistem, sementara lingkaran pengembangan masih terus berjalan. c. Agile Software Development Metode pengembangan software agile dibangun berdasarkan metode iterative, dengan adanya tambahan metode pengenalan dan masukan dari sudut pandang user sebagai pendekatan tradisional ketimbang hanya berdasarkan perencanaan. Metode ini bekerja berdasarkan masukan dan saran sebagai paduan dasar. Masukan didapatkan dari tes yang berulang dan setelah software diluncurkan. Berdasarkan survey yang diluncurkan oleh beberapa pihak, menunjukan bahwa metode ini dirasa lebih efektif dan efisien daripada metode waterfall. d. Waterfall Processes Metode ini terdiri dari beberapa tahapan proses, yaitu tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan dan pemeliharaan. Sementara itu, dalam setiap tahapan dilakukan proses pendokumentasian atas segala yang telah dilakukan atau disepakati dalam setiap tahap tersebut.

7 13 Pada proses waterfall ditunjukkan metode pengembangan dimana pengembang aplikasi diharuskan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut secara berurutan: 1. System Engineering Tahap ini adalah tahap awal untuk membangun suatu sistem. Pada tahap ini pembuat sistem mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian menentukan tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya. Hasilnya dituangkan dalam proposal proyek yang memuat tentang TI yang akan digunakan dan prioritas-prioritas SI. Perencanaan SI meliputi seluruh aspek aliran informasi dalam organisasi. Tanpa perencanaan yang baik, sistem yang dibangun menjadi tidak optimal atau bahkan tidak dapat digunakan. 2. Analisis Pada tahap ini, tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan. Tahap ini harus dilakukan seobyektif mungkin, agar hasilnya baik. Karena kegagalan dalam melakukan studi kelayakan dapat mengakibatkan pada kegagalan total pembangunan SI, maka tahap ini harus dilakukan secara hati-hati oleh orang-orang yang telah berpengalaman. Bila ada ketidaklayakan dari hasil analisis tersebut, maka perlu dilakukan penelitian penyebab

8 14 ketidaklayakan. Kemudian dilakukan pertimbangan secara cermat dari tahap ini akan menghasilkan rekomendasi, yang menentukan sistem layak dibangun atau tidak. Jika rekomendasi menunjukan bahwa sistem layak untuk dibangun maka sebaiknya diikut juga dengan usulan-usulan perancangannya termasuk perkiraan biaya yang dibutuhkan. 3. Design Tahap ini, tim pembuat sistem dapat membuat rancangan SI terlebih dahulu. Tim pembuat sistem juga harus memperhatikan kebutuhan perusahaan, kebutuhan operator, kebutuhan pemakai, kebutuhan teknis. Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Perancangan yang kurang baik akan mengakibatkan sistem yang dibangun harus dirombak total atau sistem yang dibangun akan sangat berlebihan dari kebutuhan yang diperlukan. Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran dan database. 4. Coding Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan.

9 15 Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer. Untuk proses yang terdapat di luar sistem komputer, disusunlah konvensi atau perjanjian/tata tertib agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti alur yang telah ditetapkan. Realisasi sistem pada tahap penerapan ini ditempuh dengan beberapa metode, antara lain penggunaan paket aplikasi, pengembangan oleh staf sendiri (outsourcing) dan pengembangan yang dilakukan dengan kerjasama dari pihak luar seperti konsultan atau software house (outsourcing). 5. Testing 6. Implementasi Gambar 2.2 Diagram Model Waterfall 2.5. ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) Menurut Whitten et al (Whitten et al., 2004), entity relationship diagram adalah sebuah model data yang memanfaatkan beberapa notasi untuk

10 16 menggambarkan data kepada suatu bentuk dari entitas-entitas dan relasirelasi yang dijelaskan oleh data tersebut. Dalam ERD yang sangat mendasar yakni entity, attribute, dan relationship. Entity dijelaskan sebagai kelas dari orang-orang, tempattempat, objek-objek, dan peristiwa atau konsep mengenai apa yang diperlukan untuk menangkap dan menyimpan data. Attribute adalah suatu property yang terdeskripsi atau karakteristik dari entity. Relationship adalah hubungan yang eksis antara satu atau lebih entity SISTEM INFORMASI Sistem informasi (SI) oleh Oetomo (Oetomo, 2002) didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, SI merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. SI juga mampu mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisis permasalahan, mengvisualisasikan ikhtisar analisis melalui grafik-grafik dan tabel-tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru. SI yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan

11 17 dengan prosedur yang telah ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya. Jika pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantun untuk mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata, maka kini SI telah menjadi strategi bisnis yang sangat hebat. Penerapan SI di hampir semua bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan-tekanan yang dialami oleh perusahaan. Banyak manfaat yang dapat dipetik oleh perusahaan dengan membangun SI, antara lain: a. Mengintegrasikan data dan informasi. b. Sistem pengorganisasian data yang memungkinkan sistem bebas dari redundansi data. c. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial. d. Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan konsumen. e. Meningkatkan citra perusahaan. Sedangkan Kadir (Kadir, 2003), merangkum berbagai definisi sistem informasi dari berbagai sumber, yaitu: Alter (Alter, 1992), sistem informasi dalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Bodnar and Hopwood (Bodnar, 1993), sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang

12 18 untuk mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna. Hall (Hall, 2001), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Turban, McLean dan Wetherbe (Turban, 1999), sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya (Forster, 2006). BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberikan jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya (Harrington, 1991). Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah sebagai berikut: Eliminasi kesalahan-kesalahan

13 19 Maksimalisasi penggunaan aset-aset Minimalisasi waktu tunggu (delay) Memberikan pemahaman dan memudahkan pengguna Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal Kemampuan adaptif terhadap keinginan pelanggan Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Susan, 2010): Membuat proses efektif dengan mengeluarkan hasil yang diinginkan Membuat proses efisien dengan meminimalisasi sumber daya Membuat proses adaptif dengan dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan suatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut: Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan Proses-proses berbiaya tinggi Proses dengan waktu siklus panjang Adanya cara atau proses yang lebih baik Tersedianya teknologi baru

14 20 Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru Fase-fase perbaikan yang digunakan disini berdasarkan konsep Business Process Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari: Mengorganisir perbaikan, tujuannya adalah untuk menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman, dan komitmen. Aktifitas yang dilakukan antara lain: o Mendefinisikan proses bisnis kritis o Pemilihan process owner o Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan o Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses o Mengembangkan model perbaikan o Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan Pemahaman proses, tujuannya adalah untuk memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung. Aktifitas yang dilakukan antara lain: o Membuat bagan alur proses o Relationship dengan sebuah proses yang berjalan o Melakukan analisis waktu proses o Pengaturan proses dan prosedur Penyederhanaan proses, tujuannya adalah untuk memperbaiki efisiensi, efektifitas, dan adaptabilitas dari suatu proses bisnis. Aktifitas yang dilakukan antara lain (Susan, 2010): o Menyederhanakan proses

15 21 o Pemilihan proses yang dikehendaki o Mengurangi birokrasi o Upgrading peralatan o Standarisasi proses o Mengurangi waktu proses Implementasi, pengukuran, dan control, tujuannya adalah untuk mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan. Aktifitas yang dilakukan antara lain: o Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai o Menyediakan sistem umpan balik o Melakukan pemeriksaan proses secara berkala Perbaikan berkelanjutan, tujuannya adalah untuk mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya. Aktifitas yang dilakukan antara lain: o Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan o Mengkualifikasi proses o Mencari dan menghilangkan masalah proses o Studi banding proses o Melihat kembali kualifikasi secara berkala

16 FULL-TIME EQUIVALENT (FTE) Banyak definisi tentang FTE, tapi intinya adalah jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan semua transaksi dari suatu proses pada periode waktu tertentu (Zimmerman, 2002). FTE adalah rasio yang menggambarkan jumlah jam dimana seorang karyawan bekerja selama 40 jam. Dengan kata lain, jumlah jam kerja karyawan per 40 jam dimana dalam 40 jam tersebut diasumsikan selama 1 minggu. Selanjutnya, untuk mendapatkan nilai FTE dari suatu proses menggunakan rumus: FTE = Total Process Time : Effective Working Time Per Employee dimana, Total process time: process time x frequency x volume per frequency x % Effective working time menggambarkan waktu yang dibutuhkan seorang karyawan untuk bekerja Berikut adalah contoh table of effective working time per employee, dimana asumsi waktu kerja selama 1 minggu adalah 5 hari kerja, 1 hari kerja selama 8 jam kerja (HRMagazines, 2010).

17 23 Remarks Job Characteristic Per Year (minutes) Per Month (minutes) Per Week (minutes) Per Day (minutes) 100% Effectivity Total working time per employee 123,840 10,320 2, Total working time per employee minus 12 days leave and 12 national holidays No Allowances Allowances Effective working time per employee 123,840 10,320 2, % Effectivity Total working time per employee 123,840 10,320 2, Office Worker Total working time per employee minus 12 days (Administrative & Non leave and 12 national holidays Administrative), 112,320 9,360 2, Allowances Mill Worker 19,814 1, (Administrative) Effective working time per employee 92,506 7,709 1, % Effectivity Total working time per employee 123,840 10,320 2, Total working time per employee minus 12 days Mill Worker leave and 12 national holidays (Non Operator / 112,320 9,360 2, Allowances Supervisory) 26,006 2, Effective working time per employee 86,314 7,193 1, % Effectivity Total working time per employee 123,840 10,320 2, Total working time per employee minus 12 days leave and 12 national holidays Mill Worker 112,320 9,360 2, (Operator) Allowances 29,722 2, Effective working time per employee 82,598 6,883 1, Gambar 2.3 Effective Working Time per Employee Berikut adalah table ILO Recommended Allowance: Table 2.1 ILO Recommended Allowances Allowances Percentage Constant allowances: 1. Personal allowance 2. Basic fatigue allowance 5 % 4 % Variable allowances: 1. Standing allowance 2 % 2. Abnormal position allowance a. Slightly awkward b. Awkward (bending) c. Very awkward (lying, stretching) 0 % 2% 7 % 3. Use of force, or muscular energy (lifting, pulling,

18 24 or pushing): Weight lifted, pounds: % 1 % 2 % 3 % 4 % 5 % 7 % 9 % 11 % 13 % 17 % 22 % 4. Bad light: a. Slightly below recommended b. Well below c. Quite inadequate 5. Atmospheric conditions (heat and humidity) 0 % 2 % 5 % % 6. Close attention: a. Fairly fine work b. Fine or exacting c. Very fine or very exacting 0 % 2 % 5 % 7. Noise level:

19 25 a. Continuos b. Intermittent loud c. Intermittent very loud d. High-pitched - loud 0 % 2 % 5 % 5 % 8. Mental strain: a. Fairly complex process b. Complex or wide span of attention c. Very complex 1 % 4 % 8 % 9. Monotony: a. Low b. Medium c. High 0 % 1 % 4 % 10. Tediousness a. Rather tedious b. Tedious c. Very tedious 0 % 2 % 5 %