PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL

Transkripsi

1 LAPORAN TUGAS AKHIR PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Teknik Informatika S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Disusun Oleh : Nama : TRIO SURYANING ADINOTO NIM : A Program Studi :Teknik Informatika S-1 FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2013 i

2 PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR Nama Pelaksana NIM : TRIO SURYANING ADINOTO : A Program Studi : Teknik Informatika S-1 Fakultas : Ilmu Komputer Judul Tugas Akhir : Perancangan Absensi Karyawan SMP Negeri 1 Kramat Tegal Tugas Akhir ini telah diperiksa dan disetujui, Semarang, 23 october 2013 Menyetujui : Mengetahui : Pembimbing Dekan Fakultas Ilmu Komputer T. Sutojo, S.Si, M.Kom Dr.Drs Abdul Syukur M.M ii

3 PENGESAHAN DEWAN PENGUJI Nama Pelaksana NIM : TRIO SURYANING ADINOTO : A Program Studi : Teknik Informatika S-1 Fakultas : Ilmu Komputer Judul Tugas Akhir : Perancangan Absensi Karyawan SMP Negeri 1 Kramat Tegal Tugas Akhir ini telah diujikan dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji pada Sidang tugas akhir tanggal 23 october Menurut pandangan kami, tugas akhir ini memadai dari segi kualitas maupun kuantitas untuk tujuan penganugrahan gelar Sarjana Komputer (S.Kom.) Semarang, 23 october 2013 Dewan Penguji : (Wijanarto, M.Kom) Anggota I (Setia Astuti,S,Si M.Kom) Anggota II (Erna Zuni Astuti, M.Kom) Ketua Penguji iii

4 PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro, yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama : TRIO SURYANING ADINOTO NIM : A Menyatakan bahwa karya ilmiah saya yang berjudul: PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL Merupakan karya asli saya (kecuali cuplikan dan ringkasan yang masing-masing telah saya jelaskan sumbernya dan perangkat pendukung seperti web cam dll). Apabila di kemudian hari, karya saya disinyalir bukan merupakan karya asli saya, yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka saya bersedia untuk dibatalkan gelar saya beserta hak dan kewajiban yang melekat pada gelar tersebut. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Semarang Pada tanggal : 23 october 2013 Yang menyatakan ( Trio Suryaning Adinoto ) iv

5 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro, yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama : TRIO SURYANING ADINOTO NIM : A Demi mengembangkan Ilmu Pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Dian Nuswantoro Hak Bebas Royalti Non-Ekskusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non- Eksklusif ini Universitas Dian Nuswantoro berhak untuk menyimpan, mengcopy ulang (memperbanyak), menggunakan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Dian Nuswantoro, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Semarang Pada tanggal : 23 october 2013 Yang menyatakan ( Trio Suryaning Adinoto ) v

6 UCAPAN TERIMAKASIH Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT. karena telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-nya kepada penulis, sehingga laporan tugas akhir dengan judul PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Tanpa mengurangi rasa hormat, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan dari berbagai pihak yang tidak ternilai besarnya. Penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko,M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Bapak Dr. Drs Abdul Syukur M.M,selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Bapak Dr.Heru Agus Santoso,M.Kom,selaku Ka. Progdi Teknik Informatika. 4. Bapak T. Sutojo, S.Si, M.Kom,selaku pembimbing tugas akhir yang memberikan ide penelitian, memberikan informasi referensi yang penulis butuhkan dan bimbingan yang berkaitan dengan penelitian penulis. 5. Dosen-dosen pengampu di Fakultas Ilmu Komputer Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah memberikan ilmu dan pengalamannya masing-masing, sehingga penulis dapat mengimpletasikan ilmu yang telah disampaikan. 6. Bapak Pimpinan, Wakil, serta seluruh staff dan direksi pada SMP Negeri 1 Kramat Tegal yang telah memberikan data-data untuk keperluan penyusunan tugas akhir ini. 7. Kedua Orang Tua, yang telah memberikan motivasi, doa dan dukungan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini. 8. Teman-teman yang selalu membantu dalam penyusunan Laporan Akhir ini. Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna, demikian halnya dengan penyusunan Laporan Proyek Akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kebaikan dan kesempurnaan Laporan Proyek Akhir ini. vi

7 Akhir kata semoga penulisan Laporan Proyek Akhir ini dapat menambah pengetahuan serta berguna bagi pembaca. Semarang, 23 october 2013 ( Trio Suryaning Adinoto ) vii

8 ABSTRAK Absensi merupakan sebuah cara untuk mengetahui jumlah kehadiran seseorang. Absensi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan menggunakan lembar absensi. Pegawai perlu mencatat lagi untuk membuat rekap dari lembar absensi tersebut. Metode lain untuk mencatat absensi yaitu dengan alat untuk mendeteksi sidik jari seseorang. Alat ini dapat mengetahui identitas seseorang melalui sidik jari dan menyimpan daftar hadirnya sesuai dengan waktu saat dia menempelkan sidik jari pada alat ini. Metode ini sudah sering dipakai untuk mencatat absensi. Namun masalah selanjutnya ialah pengolahan data absensi tersebut terkadang masih dilakukan secara manual dan tidak terpusat, maka diperlukan suatu sistem untuk mempermudah pengolahan data absensi tersebut. Sistem informasi absensi dibuat untuk mempermudah pengolahan data absensi dengan cara mengunggah data-data yang disimpan pada beberapa finggerprint ke sistem tersebut agar mudah dikelola. Software ini dibuat untuk memudahkan proses input absensi. Selain itu pegawai juga dapat melihat kehadiran mereka secara online. Cara kerjanya yaitu setelah pegawai absen, data yang ada pada mesin fingerprint kemudian di importkan kedalam Sisten Informasi Absensi oleh bagian kepegawaian. Sebelumnya, bagian kepegawaian telah menginputkan tanggal-tanggal aktif kuliah, sehingga otomatis software akan menyeleksi data yang tidak sesuai. Apabila ternyata ada tanggal aktif yang belum terinput atau sebaliknya, kepegawaian dapat mengeditnya melalui menu edit. Selanjutnya data yang telah diinputkan dapat dilihat melalui menu data absensi. Karena bagian kepegawaian yang bertugas melaporkan ke atasan, maka ada menu melihat absensi bulanan yang dapat dipilih berdasarkan fakultas dan jurusan per bulan Setelah diuji coba, software ini masih perlu dikembangkan lagi. Fitur-fitur yang ada pada program ini dirasa belum mampu menggantikan metode yang sekarang digunakan. Fitur seperti print absensi, rekap absen per bulan sangat perlu ditambahkan pada program ini. Program ini sebenarnya dapat mengurangi jumlah pegawai yang bertugas untuk mengolah absensi, karena data absensi ini sudah terpusat di satu server kata kunci :Perancangan absensi Negeri 1 Kramat Tegal viii

9 ABSTRACT Absenteeism is a way to determine the amount of a person's presence. Attendance can be done in various ways, one of which is by using the attendance sheet. Employees need to record again to make a recap of the attendance sheet. Another method is to record attendance with the tools to detect a person's fingerprint. This tool can determine a person's identity through fingerprints and store the list in accordance with the presence of a time when he put a fingerprint on this tool. This method is often used to record attendance. But the next problem is that sometimes the attendance data processing is still done manually and not centralized, we need a system to facilitate the attendance data processing. Attendance information system designed to facilitate processing of attendance data by uploading the data that is stored on some finggerprint to the system to be easily managed. This software is designed to simplify the process of absentee input. In addition employees can also view their online presence. How it works is after employee absences by using, the existing data on the fingerprint machine later in importkan into information systems of Attendance by the personnel department. Previously, the civil service has input active lecture dates, so the software will automatically select the appropriate data. If it turns out there are not active on terinput or otherwise, staffing can edit it through the edit menu. Furthermore, the data that has been entered can be viewed via the menu attendance data. Because of the civil service in charge of reporting to superiors, then look no menu to choose from monthly attendance by faculty and department per month Once tested, this software still needs to be developed further. The features available in this program are still not able to replace the current method used. Features such as print attendance, absences per month recap so need to be added to this program. This program can actually reduce the number of employees assigned to process absences, because the attendance data is centralized on one server keywords : Analysis and design of attendance Smp Negeri 1 Kramat Tegal ix

10 DAFTAR ISI Hal HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... ii HALAMAN PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... v HALAMAN UCAPAN TERIMAKASIH... vi HALAMAN ABSTRAK... viii HALAMAN ABSTRACT... ix HALAMAN DAFTAR ISI... x HALAMAN DAFTAR TABEL... xiv HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xv BAB I BAB II : PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perumusan Masalah Pembatasan Masalah Tujuan Tugas Akhir Manfaat Tugas Akhir... 2 : LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Elemen-elemen Dalam Suatu Sistem Karakteristik Dalam Sistem Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Kualitas Informasi Nilai Informasi Siklus Informasi Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi Pengertian Pengembangan Sistem Informasi Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Tahap Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Langkah-Langkah Analisis Sistem Alat Bantu Analisis Sistem Tahap Perancangan Sistem (Desain Sistem) Pengertian Perancangan Sistem Alat Bantu Perancangan Sistem x

11 Tahap Perancangan Basis Data Diagram Hubungan Entitas Implementasi Table Ketergantungan Fungsional Agregasi Normalisasi Data Kardinalitas Atau Derajat Relasi Data Dictionary Perancangan Masukan Dan Keluaran Tahapan Implementasi Sistem Tahapan Perawatan Sistem Sidik Jari Sejarah Sidik Jari Pola Sidik Jari Sifat Sidik Jari Manfaat Sidik Jari Karyawan Rekayasa Perangkat Lunak Pemprograman dengan visual foxpro BAB III BAB IV : METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian Jenis dan sumber Data Jenis Data Sumber Data Metode Pengumpulan Data Metode Pengembangan Sistem Tahapan-Tahapan Pengembangan Sistem Tahapan Analisis Sistem Tahapan Perancangan Sistem Pemprograman Tahapan Implementasi Testing : PEMBAHASAN 4.1. Tinjauan Umum Perusahaan Sejarah Berdirinya SMP Negeri 1 Kramat Tegal Perkembangan SMP Negeri 1 Kramat Tegal Stuktur Organisasi dan Job Discription Stuktur Organisasi Job Discription Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah xi

12 Guru Wali Kelas Bidang Objek Penelitian Letak Objek Penelitian Visi, Misi Dan Sasaran Mutu Instansi Visi SMP Negeri 1 Kramat Tegal Misi SMP Negeri 1 Kramat Misi Sekolah terkait dengan pelaksanaan SKM Sasaran Mutu SMP Negeri 1 Kramat Tegal Analisa Sistem Identifikasi Masalah dan Sumber Masalah Identifikasi Masalah Identifikasi Sumber Masalah Prosedur pada SMP Negeri 1 Kramat Tegal Prosedur absensi karyawan Diagram Flow Document Abensi Identifikasi Kebutuhan Informasi Alternatif Sistem yang Diusulkan Analisa Biaya Analisis Manfaat Analisis Tujuan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pemilihan atau Kelayakan Sistem Perlunya Pengembangan Sistem Sasaran Dan Keterbatasan Pengembangan Sistem Desain Sistem Model-Model Perancangan Sistem Contex Diagram Identifikasi Data Dan Informasi Identifikasi Sumber Data Dan Tujuan Informasi Dekomposition DFD levelled Perancangan Database Entity Relationship Diagram (ERD) Implementasi ERD ke dalam Tabel Normalisasi xii

13 Relationship Table Rancangan Fisik Table Kamus Data (Data Dictionary) Input Dan Output Desain Input Data Karyawan Desain Output Data Karyawan Rencana Implementasis Sistem Program Testing Training change over maintenance BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA xiii

14 DAFTAR TABEL Hal Tabel 2.1 : G Table Bagan Alir Sistem Tabel 2.2 : Simbol-Simbol Context Diagram Tabel 2.3 : Simbol ERD (Entity Relationship Diagram) Tabel 2.4 : Simbol simbol kamus data Tabel 4.1 : Struktur File Data Base Karyawan Tabel 4.2 : Struktur File Database jam kerja Tabel 4.3 : Struktur File Database Absensi Tabel 4.4 : Struktur File Database Lembur xiv

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Karakteristik Sistem... 6 Gambar 2.2 : Kualitas Informasi... 8 Gambar 2.3 : Siklus Informasi... 9 Gambar 2.4 : Implementasi tabel pada ERD Gambar 2.5 : Ketergantungan fungsional Gambar 2.6 : Agregasi Gambar 2.7 : Kardinalitas relasi satu ke satu Gambar 2.8 : Kardinalitas relasi satu ke banyak Gambar 2.9 : Kardinalitas relasi banyak ke satu Gambar 2.10 : Kardinalitas relasi banyak ke banyak Gambar 2.11 : Empat Kelas Dasar Sidik Jari Gambar 2.12 : Minutia Gambar 2.13 :Cetakan Sidik Jari Eamonn Keogh Gambar 4.1 : Struktur Organisasi SMP Negeri 1 Keramat Tegal Gambar 4.2 : Diagram Flow Document Absensi Gambar 4.3 : Context Diagram Absensi Gambar 4.4 : Decomposition Diagram Absensi Gambar 4.5 : DFD Level 0 Absensi Finger Gambar 4.6 : DFD Level 1 Pendataan Absensi Gambar 4.7 : DFD Level 1 absen Sistem informasi Absensi Gambar 4.8 : Entity Relationship Diagram (ERD) Absensi Gambar 4.9 : Relationship Table Absensi Gambar 4.10 : Desain Input Data Karyawan Gambar 4.11 : Desain Input Jam Kerja Gambar 4.12 : Desain Input Ijin Gambar 4.13 : Desain Input Lembur Gambar 4.14 : Desain Output Cetak Data Karyawan Gambar 4.15 : Desain Output Cetak Laporan Absensi Per satu bulan Gambar 4.16 :Desain Output Cetak Laporan Absensi Per satu bulan Gambar 4.17 : Desain Output Cetak Laporan Absensi Per satu bulan Hal xv

16 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam 20 tahun terakhir ini kita melihat perkembangan TI yang semakin pesat. Dimulai dengan pengguna komputer yang semakin merata baik kalangan industri, perdagangan, UKM, sampai dunia pendidikanpun tidak mau kalah. Perkembangan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya akan meningkatkan produktivitas kerja. Penggunaan fingerprint mulai masuk Indonesia pada awalnya digunakan sebagai salah satu alat keamanan, namun pada perkembangannya digunakan sebagai alat absensi. Hal ini dikarenakan menggunakan fingerprint lebih efektif dan efisien serta dapat lebih mudah mengontrol karyawannya. Pada saat ini SMP Negeri 1 Kramat Tegal masih menggunakan fasilitas secara manual. Adapun kendala-kendala yang dihadapi selama menggunakan sisitem manual yaitu banyak yang titip absen, karyawan sering terlambat, ada yang pulang sebelum jam kerja dan pengolahan data absen lama. Oleh karena itu maka SMP Negeri 1 Kramat Tegal memerlukan suatu sistem Informasi Absensi menggunakan. Dengan sistem ini maka akan meningkatkan kedisiplinan karyawan SMP Negeri 1 Kramat Tegal karena data absensi langsung disimpan dalam database dan tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan. Adapun dengan menggunakan sistem informasi absensi ini maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan antara lain; proses absensi menjadi lebih cepat, kedisiplinan karyawan akan meningkat, pengolahan data absensi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan Uraian diatas, maka penulis melakukan penelitian dengan judul PERANCANGAN ABSENSI KARYAWAN SMP NEGERI 1 KRAMAT TEGAL 1.2. Perumusan Masalah 1

17 2 Adapun dengan ini maka akan diperoleh informasi yang berdasar pada guratan-guratan pada jari manusia atau lebih dikenal dengan sidik jari, yang nantinya digunakan untuk proses absensi. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka masalah yang akan dibahas dalam pembuatan Tugas Akhir adalah Bagaimana merancang sistem informasi absensi yang bisa membantu informasi tentang kinerja dengan lebih baik Pembatasan Masalah Mempertimbangkan perlunya pembatasan masalah agar tidak meluas dan tetap pada sasaran yang diharapkan, sehingga hal-hal yang tidak sesuai dengan penelitian dapat dihindari. Oleh karena itu penulis membatasi Permasalahan pada:. 1. Rekap/ laporan absensi bulanan. Berupa kedatangan, pulang, tidak masuk bekerja, ijin. 2. Lembur. Berupa jam tambahan belajar dan ekstakurikuler Tujuan Tugas Akhir Tujuan tugas akhir ini adalah dapat mengaplikasikan sebagai metode deteksi pola guratan sidik jari untuk absensi. Finger print ini akan digunakan pada pengenalan pola sidik jari dan menjadi sebuah metode deteksi pada proses absensi Manfaat Tugas Akhir Manfaat tugas akhir ini adalah 1. Bagi Universitas Dian Nuswantoro Mengenalkan perkembangan teknologi informasi khususnya yang dapat diambil manfaatnya yaitu pengolahan data efektif dan efisien, dan kedisiplinan karyawan terpantau. 2. Bagi Pembaca

18 3 Merupakan metode baru dalam pengembangan teknologi informasi khususnya pengguna sebagai absensi sidik jari yang dapat digunakan dalam sistem identifikasi absensi. 3. Bagi Mahasiswa Mengimplementasikan salah satu aplikasi kecerdasan buatan yaitu absensi mennggunakan dengan sidik jari yang dapat digunakan dalam memanfaatkan teknologi informasi.

19 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Secara umum dapat dikatakan bahwa sistem adalah suatu kelompok dari bagian-bagian tertentu yang saling berhubungan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian sistem menurut Wahyono, Teguh. Sistem Informasi (2004) adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan sesuatu. Pengertian sistem menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) dalam bukunya adalah sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur Analisis dan Desain yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu Elemen-elemen Sistem Sistem dapat dijadikan sebagai perangkat-perangkat elemen yang digabungkan menjadi satu dengan yang lain untuk tujuan bersama. Menurut Andri Kristanto (2003) dalam suatu sistem diperlukan adanya keterkaitan yang terdiri dari elemen-elemen seperti dibawah ini : 1. Tujuan Sistem Merupakan tujuan dari sistem itu sendiri yang dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam organisasi dan prosedur pencapaian tujuan. 2. Batasan Sistem Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan sistem yang dapat berupa peraturan, biaya, personil dan fasilitas atau peralatan. 3. Kontrol Sistem 4

20 5 Merupakan bagian dari sistem yang bertugas mengontrol data masukan yang dapat berupa kontrol pemasukan data (input) dan kontrol pengeluaran data (output). 4. Input Merupakan bagian dari sistem yang bertugas menerima seluruh masukkan data, dimana masukkan tersebut dapat berupa jenis data frekuensi pemasukkan data. 5. Proses Merupakan bagian yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukkan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. 6. Output Merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. 7. Umpan Balik Umpan balik biasanya digunakan sebagai pemelihara dari sistem baru tersebut Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai : 1. Komponen Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatauan. 2. Batas Sistem Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung (Interface)

21 6 Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 5. Masukan (Input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi) dan masukan sinyal. 6. Keluaran (Output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain. 7. Pengolah Merupakan bagian yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran atau Tujuan (Goal) Adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem. Gambar 2.1 : Karakteristik Sistem Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D, Analisis dan Desain (2005)

22 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Informasi menurut Raymond McLeod, Jr (2001) adalah data yang diproses atau data yang telah memiliki arti. Sedangkan informasi menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) adalah sebagai hasil dari data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya untuk digunakan dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan setelah mendapatkan informasi tersebut. Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir Kualitas Informasi John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang tiga pilar, yaitu : 1. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. 2. Tepat Waktu Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Infromasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai tinggi. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

23 8 Gambar 2.2 : Kualitas Informasi Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D, Analisis dan Desain(2005) Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan. Yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Bruch disebut siklus informasi.

24 9 Proses (model) Input (data) Output (information) Data (ditangkap) Dasar data Penerima Hasil tindakan Keputusan tindakan Gambar 2.3 : Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D, Analisis dan Desain (2005) 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Pengertian informasi menurut Raymond Mc. Leod, Jr (2003) adalah data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti. Menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) Sistem Informasi adalah Suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pada pihak lain dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi Menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) dalam bukunya Analisis dan Desain, sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang melengkapi yaitu : 1. Blok Masukan

25 10 Meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu. 3. Blok Keluaran Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. 4. Blok Teknologi Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputerdan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Meliputi masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem Pengertian Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem atau sistem development dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Sebuah sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan beberapa hal yaitu sebagai berikut : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : a. Ketidak beresan Ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai yang diharapkan sehingga dapat menimbulkan masalah yaitu : 1) Kecurangan disengaja yang akan menyebabkan tidak amannya harta kekayaan dan kebenaran dari data kurang terjamin.

26 11 2) Kesalahan yang tidak disengaja juga dapat menyebabkan kebenaran dari data tidak terjamin. 3) Tidak efisiennya operasi. b. Pertumbuhan Perusahaan Pertumbuhan perusahaan yang menyebabkan harus disusun sistem baru. Pertumbuhan tersebut diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume pengolahan data yang semakin meningkat. 1) Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Teknologi informasi telah berkembang dengan pesatnya baik hardware maupun software dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Semua organisasi mulai merasa bahwa teknologi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 2) Adanya Instruksi. Penyusunan sistem baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari atasan (pimpinan) atau pihak luar, contohnya peraturan pemerintah. ( Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005 ) Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Tahap pengembangan sistem yang terutama adalah analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem ( Jeffrey L. Whitten dalam Analisis dan Desain karangan Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D, 2005 ) Tahap Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah proses menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. ( Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005 )

27 12 Tahap ini dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap paling krisis dan penting karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya Langkah-langkah Analisis Sistem Menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D. ( 2005 ), langkahlangkah dasar yang digunakan dalam analisis sistem adalah : 1. Mengidentifikasi Masalah ( Identify ) Merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam analisis sistem. Masalah dapat di definisikan sebagai suatu pertanyaan yang di inginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai, oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan analis adalah mengidentifikasi dahulu masalah yang terjadi. Tahap-tahap yang harus di tempuh : a. Mengidentifikasi penyebab masalah Mengkaji ulang terlebih dahulu subjek-subjek permasalahan yang telah di utarakan oleh manajemen atau yang telah di temukan oleh analisis sistem di tahap perencanaan sistem. b. Mengidentifikasi titik keputusan Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan suatu kejadian lain. c. Mengientifikasi personil-personil kunci Dilakukan dengan mengacu pada bagan alir documen yang ada di perusahaan. 2. Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand) Yaitu memahami kerja sistem dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang ada berjalan dengan cara melakukan penelitian. Tujuannya yaitu untuk mendeskripsikan sistem yang berjalan dengan penekanan pada area dimana masalah tersebut timbul. Hasilnya yaitu Deskripsi sistem yang berjalan. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :

28 13 a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian c. Membuat penugasan penelitian d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian 3. Menganalisis Sistem ( Analize ) Di lakukan berdasarkan data yang telah di peroleh dari hasil penelitian yang dilakukan. a. Menganalisis kelemahan sistem b. Menganalisis kebutuhan informasi pegawai 4. Membuat laporan hasil analisis ( Report ) Proses pelaporan dilakukan setelah menganalisa hasil-hasil penelitian, yang meliputi : a. Daftar masalah yang ditemukan oleh analisis sistem. b. Suatu pernyataan asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama pelaksanaan analisa sistem. c. Alasan yang mendasari dan luas analisa sistem yang dilaksanakan. d. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang telah diusulkan dengan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut. e. Proyeksi sumber daya yang diperlukan dan biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem yang baru Alat Bantu Analisis Sistem Alat Bantu Analisa yang digunakan yaitu : Flow Of Document. Merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari formulir dan laporan termasuk tembusan tembusannya dengan menggunakan simbol simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.

29 14 Simbol Tabel 2.1 GTabel Bagan Alir Sistem Keterangan DOKUMEN Menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer KEGIATAN MANUAL Menunjukkan pekerjaan manual SIMPANAN Menunjukkan pengarsipan file KARTU PLONG Menunjukkan input atau output yang menggunakan kartu plong PROSES Menunjukkan operasi kegiatan proses dari operasi program computer OPERASI LUAR Menunjukakan operasi yang dilakukan di luar kmputer PENGURUTAN OFFLINE Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses computer PITA MAGNETIC Menunjukkan input atau output menggunakan pita magnetic

30 15 Simbol Keterangan HARDDISK Menunjukan input atau output menggunskan harddisk DISKETTE Menunjukkan input output menggunakan disket DRUM MAGNETIC Menunjukkan input output menggunakan drum magnetic PITA KERTAS BERLUBANG Menunjukkan input output menggunakan pita kertas berlubang KEYBOARD Menunjukan input yang menggunakan on line keyboard DISPLAY Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor PENGHUBUNG Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama Menunjukkan penghubung beda halaman PROSES ALIH Simbol garis alir menunjukkan arus dari proses KOMENTATOR Menunjukkan keterangan atau komentator untuk memperjelas maksud isi dari simbol flow chard satu dengan

31 16 Simbol yang lain Keterangan Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Tahap Perancangan Sistem ( Desain Sistem ) Pengertian Perancangan Sistem Menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D ( 2005 ), desain sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang berupa penggambaran, rancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh. Tahap perancangan sistem ini mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komponen yang terlibat. Tujuan kedua diatas lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran sasaran sebagai berikut : 1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.

32 17 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem Alat Bantu Perancangan Sistem 1. Contex Diagram Context Diagram adalah Data Flow Diagram (DFD) tingkat atas, yaitu diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-alir data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas eksternal. Context Diagram mempunyai sejumlah karakteristik dalam sistem, yaitu : a. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator). b. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. c. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar. d. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem. e. Batasan, antara sistem dan lingkungan. Tabel 2.2 Tabel Simbol simbol Context Diagram Simbol Nama Simbol dan Keterangan Terminator Menggambarkan asal data atau tujuan data.

33 18 Proses Menggambarkan entitas atau proses aliran data masuk yang ditransformasikan ke aliran data keluar. Aliran Data Menggambarkan aliran data atau informasi dari atau ke system. Penyimpanan Dapat digunakan untuk mendefinisikan basis data atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan di implementasikan dalam sistem komputer. Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Data Flow Diagram ( DFD ) Diagram Flow Document ( DFD ) menunjukkan alir (Flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir terutama digunakan untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Hal yang harus diperhatikan dalam menggambarkan diagram alir : a. Bagan alir sebaiknya digunakan dari atas ke bawah mulai dari bagian kiri suatu halaman. b. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan dimana kegiatan dimulai dan dimana kegiatan berakhir d. Masing-masing kegiatan didalam suatu bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata untuk mengawali suatu kegiatan. e. Gunakan simbol-simbol bagan alir dalam Context Diagram. Simbol yang digunakan dalam DFD Levelled sama dengan simbol dalam Context Diagram.

34 Tahap Perancangan Basis Data Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansasi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.( Fathansyah, Ir, Basis Data, 2002 ). Menurut Andri Kristanto ( 2003 ), penggunaan basis data untuk mengelola data mempunyai beberapa keuntungan yaitu : 1. Kebebasan data dan akses efisien. 2. Mereduksi waktu pengembangan aplikasi. 3. Integritas dan keamanan data. 4. Administrasi keseragaman data. 5. Akses kebersamaan dan perbaikan dari terjadinya crashes (tabrakan dari proses serentak ) Diagram Hubungan Entitas ( Entity Relationship Diagram / ERD ) Model entity-relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship ( Diagram E-R ). Adapun simbol - simbol yang digunakan dalam ERD (Entity Relationship Diagram ) adalah sebagai berikut : Tabel 2.3 Tabel Simbol ERD (Entity Relationship Diagram). Simbol Nama Simbol ENTITY Digunakan untuk menggambarkan obyek. Yang dapat diidentifikasikan dalam lingkaran pemakai.

35 20 ATRIBUT Digunakan untuk menggamabrakan elemen elemen dari suatu entity, yang menggambarkan karakter entity. HUBUNGAN / RELASI Entity dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini disebut relationship. GARIS Diguankan untuk menghubungkan entity dan entity dengan atribut. Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, Implementasi Tabel Aturan umum dalam pemetaan Model Data ( Level Konseptual dalam Abstraksi Data ) yang kita gambarkan dengan Diagram E-R menjadi basis data fisik adalah : 1. Setiap himpunan entitas akan diimplementasikan sebagai sebuah table (file data) Nim Nama Alamat Mahasiswa Tgl_lhr Tabel Mahasiswa NIM Nama Alamat Tgl_lhr Gambar 2.4 : Implementasi tabel pada ERD Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, 2002

36 21 2. Relasi dengan derajat relasi 1-1 (one to one) yang menghubungkan dua buah himpunan entitas akan dipresentasikan dalam bentuk penambahan atau penyertaan atribut-atribut relasi ke tabel yang mewakili salah satu dari kedua himpunan entitas. Kode_Dos Nama_Dos Alm_Dos Dosen 1 Kode_Dos mengepalai Kode_Jur 1 jurusan Kode_Jur Nama_Jur Tabel Dosen Kode_dos Nama_Dos Alamat_dos Tabel Jurusan Kode_Jur Nama_Jur Kode_dos 3. Relasi dengan derajat relasi 1-M (one to many) yang menghubungkan dua buah himpunan entitas juga akan dipresentasikan dalam bentuk

37 22 pemberian atau pencantuman atribut kunci dari himpunan entitas pertama (yang berderajat 1)ke table yang mewakili himpunan entitas kedua (yang berderajat M). Atribut kunci dari himpunan entitas pertama ini menjadi atribut tambahan bagi himpunan entitas kedua. Nama_Dos Kode_Dos Alm_Dos Dosen Kode_Dos 1 Kode_Kul Mengajar Tempat M Waktu Kode_Kul Kuliah Nama_Kul SKS Semester Tabel Dosen Kode_dos Nama_Dos Alamat_dos Tabel Tabel Kuliah Kode_Kul Nama_Kul SKS Semester Kode_dos Tempat Waktu 4. Relasi dengan derajat relasi M-M (many to many) yang menghubungkan dua buah himpunan entitas akan diwujudkan dalam bentuk table kusus memiliki field yang berasal dari kunci-kunci dari himpunan entitas yang dihubungkannya.

38 23 Nama_Dos Kode_Dos Alm_Dos Dosen Kode_Dos N Kode_Kul Mengajar Tempat N Waktu Kode_Kul Kuliah Nama_Kul SKS Semester Tabel dosen Kode_dos Nama_Dos Alamat_dos Tabel Mengajar Kode_Dos Tempat Kode_kul Waktu Tabel Kuliah Kode_Kul Nama_Kul SKS Semester Kode_dos Tempat Waktu Ketergantungan Fungsional Sebuah tabel berisi paling sedikit 2 buah atribut, yaitu A dan B, notasinya A B. Yang berarti A secara fungsional menentukan B atau B secara fungsional tergantung pada A.jika dan hanya jika untuk setiap kumpulan baris data (row) yang ada pada tabel, pasti ada 2 baris (row) di

39 24 tabel dengan nilai untuk A yang sama, maka nilai untuk B pasti juga sama. Definisinya : Diberikan 2 row r1 dan r2 dalam tabel dimana A B Jika r1(a) = r2(a), maka r1(b) = r2(b) ( Fathansyah.Ir, Basis Data, 2002). Pada data siswa atribut yang digunakan, yaitu nama siswa, nomor urut, mata pelajaran, nilai. Berikut data pada tabel data siswa : Nama_siswa No_urut Mata_pelajaran Nilai Row 1 Santy 001 Geografi A Row 2 Edi 002 Geografi B Row 3 Upik 003 Matematika A Gambar 2.5 : Ketergantungan fungsional Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, 2002 Maka Ketergantungan Fungsional yang dapat kita ajukan adalah : 1. no_urut nama_siswa yang berarti bahwa atribut nama_siswa hanya tergantung pada atribut no_urut. Tanpa memperhatikan pengertian ketergantungan secara alamiah terhadap tabel tersebut, kita juga dapat mengajukan sejumlah ketidaktergantungan ( non KF ) yaitu: 2. mata_pelajaran nama_siswa Yang artinya atribut nama_siswa tidak tergantung pada atribut mata_pelajaran. Bisa dilihat pada row 1 dan row 2 walaupun mata pelajaran sama tetapi nama siswa tidak sama. 3. nilai mata_pelajaran Yang artinya atribut mata pelajaran tidak tergantung pada atribut nilai. Bisa dilihat pada row 1 dan row 3 walaupun nilai sama tetapi mata pelajaran tidak sama.

40 Agregasi Agregasi dalam basis data menggambarkan sebuah himpunan relasi yang secara langsung menghubungkan sebuah himpunan entitas dengan sebuah himpunan relasi dalam diagram E R. Hal ini terjadi karena dalam realitas dapat dijumpai adanya relasi yang secara kronologis mensyaratkan telah adanya relasi lain. Dengan kata lain sebuah relasi terbentuk tidak hanya dari entitas tetapi juga mengandung unsur dari relasi lain Mahasiswa N Mepelajari N Kuliah N Kd_Prak Kd_Kul Mengikuti Nim Nilai N Pratikum Kd_Prak Nama_Prak Jml_Prak Gambar 2.6 : Agregasi Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, 2002 Keterangan : 1. Adanya relasi sejumlah mata kuliah yang membutuhkan kegiatan praktikum ( tapi tidak semua mata kuliah )

41 26 2. Kegiatan praktikum ini tidak wajib diikuti mahasiswa yang mengulang. 3. Himpunan relasi mengikuti dalam ERD diatas menunjukkan entitas mahasiswa yang mengikuti kegiatan praktikum tertentu karena telah mempelajari suatu mata kuliah (yang memang membutuhkan praktikum) Normalisasi Data Proses normalisasi menurut Andri Kristanto (2003) adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokkan menjadi tabel-tabel, dimana didalam tabel tersebut terdapat entity-entity dan relasi antar entity tersebut. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam normalisasi suatu data yaitu : 1. Field atau Atribut Kunci Field kunci merupakan satu field atau satu set field yang terdapat dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record. Field yang merupakan kunci akan menjadi penentu dalam pencarian program. 2. Macam-macam kunci : a. Candidat Key (Kunci Calon) Adalah satu atribut atau field yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity. b. Primary Key (Kunci Primer) Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Kunci primer ini sifatnya unik, tidak mungkin sama dan tidak mungkin ganda. c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer. d. Foreign Key (Kunci Tamu) Adalah kunci primer yang dtempatkan pada fie lain dan biasanya menunjukkan dan melengkapi suatu hubungan antara file satu dengan file lainnya.

42 27 Tahap-tahap didalam normalisasi data adalah sebagai berikut 1) Bentuk Tidak Normal Adalah suatu bentuk dimanaa semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. Bisa jadi data yang ikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data. Contoh : File MAHASISWA ( No_mhs, Nama_mhs, Nama_PA, nama_mk1, nama_mk2 ). Bentuk adalah bentuk tidak normal karena dalam file tersebut mahasiswa yang mempunyai nomer mahasiswa, nama mahasiswa dan nama PA mengambil 2 mata kuliah, sehingga terjadi perulangan nama mata kuliah 2 kali. No_mhs Nama_mhs Nama_PA nama_mk1 nama_mk Andi Amir Kalkulus Fisika Hanik Hanik Matematika statistik 2) Bentuk Normal Pertama Bentuk normal pertama merupakan suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. Contoh : Dari tabel mahasiswa diatas diubah menjadi bentuk normal pertama. No_mhs Nama_mhs Nama_PA nama_mk Andi Amir Kalkulus Andi Amir Fisika Hanik Rudy Matematika Hanik Rudy Statistik

43 28 3) Bentuk Normal Kedua Bentuk normal kedua adalah bentuk yang memenuhi syaratsyarat sebagai berikut: a) Sudah memenuhi kriteria bentuk normal pertama. b) Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer. Contoh : Dari file mahasiswa, dapat dilihat bahwa kunci primernya adalah field No_mhs. Field Nama_mhs dan field Nama_PA tergantung pada field No_mhs. Sedangkan field nama_mk1 dan field nama_mk2 tidak tergantung pada field No_mhs sehingga bisa dipecah menjadi file yang lain misalnya file AMBILMK. Sehingga bentuk normal keduanya adalah : MAHASISWA No_mhs Nama_mhs Nama_PA Andi Amir Hanik Rudy AMBILMK No_mhs Nama_MK Kalkulus Fisika Matematika Statistik 4) Bentuk Normal Ketiga Bentuk normal ketiga adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat-syarat : a) Relasi antar file sudah merupakan bentuk normal kedua. b) Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pda kunci primer.

44 29 Contoh : File MAHASISWA dan file AMBILMK sudah merupakan bentuk normal ketiga karena seluruh file yang bukan kunci sudah tergantung pada field kunci yaitu kunci primernya Kardinalitas atau Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misal A dan B) dapat berupa : 1. Satu ke satu (One to One). Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. A B Entitas 1 Entitas 1 Entitas 2 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 4 Gambar 2.7 : Kardinalitas relasi satu ke satu Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, Satu ke Banyak (One to Many). Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B

45 30 berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. A B Entitas 1 Entitas 1 Entitas 2 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Gambar 2.8 : Kardinalitas relasi satu ke banyak Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, Banyak ke Satu ( Many to One ) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada satu entitas himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, di mana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B A Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 B Entitas 1 Entitas 2 Gambar 2.9 : Kardinalitas relasi banyak ke satu Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, 2002

46 31 4. Banyak ke Banyak (Many to Many). Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 B Entitas 1 Entitas 2 Gambar 2.10 : Kardinalitas relasi banyak ke banyak Sumber : Fathansyah, Ir., Basis Data, Data Dictionary ( DD ) Kamus data atau Data Dictionary (selanjutnya disebut DD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. (Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005). DD dapat mendifinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Dalam perancangan sistem kamus data di gunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database.

47 32 Tabel 2.4 Tabel simbol-simbol kamus data Notasi Arti Terbentuk dari atau terdiri dari atau = sama dengan + And Salah satu dari (memilih salah satu [] dari elemen-elemen data di dalam kurung bracket ini) Sama dengan simbol [] Interasi (elemen data dalam kurung N { }M brace berinterasi mulai N kali dan maksimum M kali) Optional (elemen data di dalam ( ) kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada) Keterangan setelah tanda ini adalah * komentar Sumber : Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Perancangan Masukan dan Keluaran (Input Output Design) Yaitu untuk menggambarkan tampilan program input maupun output. 1. Perancangan Masukan ( Input Design ). Dimulai dari dasar sebagai penangkap input pertama kali, karena bila dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Dokumen dasar biasanya terbentuk formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi (Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005). 2. Perancangan Keluaran ( Output Design ) Dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem yang baru. (Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005)