BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 13 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 KOMUNIKASI ORGANISASI Suatu organisasi terdiri dari kumpulan atau individu-individu yang secara bersama-sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui penetapan pembagian kerja. Dalam usaha secara bersama-sama dibutuhkan komunikasi antar individu-individu, tanpa adanya komunikasi maka organisasi tentunya tidak akan berjalan. Everett M. Rogers dan R Agarwala dalam bukunya Communication in Organization sebagaimana dikutip oleh Effendy 1 menyebut suatu sistem, secara lengkap organisasi didefinisikan sebagai suatu sistem mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas Komunikasi Internal Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan kantor atau organisasi. Komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Komunikasi ini dapat terjadi karena terdapat sebuah struktur 1 Suprapto, Tommy. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi, Yogyakarta: Medpress 2004 Hal

2 14 organisasi. Tujuannya meningkatkan kinerja karyawan dalam organisasi. Kualitas komunikasi ditentukan dari frekuensi dan intensitasnya. Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen) 2. Menurut Lawrence D. Brennan menyatakan bahwa Management is Communication 3. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan 4. Segala kegiatan manajemen akan berjalan dengan adanya komunikasi. Dalam mempengaruhi kinerja karyawan ada beberapa faktor penunjangnya yaitu adanya kenaikan gaji, prosedur pekerjaan yang baru dalam mempermudah pekerjaan dan penghargaan, hubungan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan sehingga bawahan dapat memberikan hasil kinerja yang maksimal bagi perusahaan atau organisasi. 2 Pace R. Wayne and Faules, Don F. Komunikasi Organisasi. ROSDA. Bandung hal 65 3 Onong Uchyana Effendi. Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju. Bandung Hal 10 4 James A.F Stoner. Management Prentice/ Hall International. Inc. Englewood Cliffs. New York Hal 8

3 Dimensi-dimensi dari Komunikasi Internal Komunikasi dalam sebuah organisasi sangat penting demi terjalinnya aktivitas kerja yang kompak dan solid, dalam hal ini terbagi dua jenis komunikasi, yaitu : 1. Komunikasi Formal Komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi, yang secara tegas telah di atur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen, atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan. Ada tiga bentuk arus komunikasi organisasi, Ronald Adler dam George Rodman dalam Buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut : 5 a). Arus Komunikasi Vertikal Downward communication, Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. 5 Adler, Ronald and George Rodman. Understanding Human Communication. USA: Oxfor University Press Hal 196

4 16 Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini, yaitu : a. Pemberian atau penyampaian intruksi kerja (jobinstruction); b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale); c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices); d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah : a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan; c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan;

5 17 d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. b). Arus Komunikasi Horizontal Horizontal communication, Tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah : a. Memperbaiki koordinasi tugas; b. Upaya pemecahan masalah; c. Saling berbagi informasi; d. Upaya memecahkan konflik; e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama. Ciri-ciri yang terdapat dalam komunikasi formal adalah sebagai berikut : a). Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi resmi. Ciri informasi ini menunjukkan bahwa informasi yang disampaikan itu mempunyai nilai tepat guna dan tepat waktu.

6 18 b). Bahwa komunikasi formal bersumber dari perintah perintah resmi, dan perintah-perintah itu hanya diberikan oleh orang-orang yang berwenang. c). Bahwa komunikasi formal bertalian erat dengan masalah proses penyelenggaraan kerja, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. d). Dalam praktik komunikasi formal lebih ditonjolkan penggunaan sarana yang dipergunakan, pada umumnya mempergunakan surat. 2. Komunikasi Informal Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi, tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi informal merupakan komunikasi yang tidak mendapat pengakuan resmi. Komunikasi dari mulut ke mulut merupakan bagian komunikasi informal, dan merupakan berita atau kabar angin atau desas-desus. Dalam hal kebenaran informasi kemungkinan komunikasi informal bertentangan dengan kepentingan perusahaan. Ciri-ciri dari komunikasi informal adalah : a). Komunikasi informal sifatnya tidak resmi.

7 19 b). Komunikasi informal dapat terjadi melalui informasi dari mulut ke mulut. c). Dalam komunikasi dari mulut ke mulut ini terdapat hubungan dan keterangan yang tidak resmi. d). Komunikasi informal terjadi atas kehendak para anggota organisasi sendiri atau hasrat pribadi. 2.2 TUJUAN DAN FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Suatu organisasi yang bersifat komersial maupun sosial tentunya memiliki tujuan dan fungsi komunikasi yang ditetapkan di dalamnya. Setiap kebijakan dan aturan-aturan yang ada di dalam organisasi harus disampaikan melalui komunikasi yang baik, sehingga apa yang dimaksudkan oleh pemimpin dapat dicerna dengan baik oleh para anggotanya. Tujuan utama komunikasi organisasi adalah sebagai tindakan koordinasi atas seluruh bagian tugas dan fungsi organisasi yang telah di bagi-bagi dalam bagian atau sub bagian yang melaksanakan visi dan misi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktifitas mereka tentang tujuan, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mencapai hasil dan pengambilan keputusan. Tujuan selanjutnya adalah untuk menampilkan perasaan emosi karena dalam organisasi ada sekumpulan manusia yang bekerja sendiri maupun bekerjasama dengan orang

8 20 lain. Mereka mempunyai kebutuhan dan keinginan, perasaan dan emosi yang diungkapkan Tujuan Komunikasi dalam Organisasi Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of reference) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi merupakan hal terpenting dalam dunia kerja, pertukaran informasi, tanggapan maupun masukkan baik keatas maupun kebawah diperlukan komunikasi yang optimal, berikut ini adalah fungsi komunikasi dalam organisasi : a. Fungsi Informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing systems). Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. 6 Alo Liliweri. Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung Mandar Maju Hal 61-64

9 21 b. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. c. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya

10 22 d. Fungsi Intergratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. 2.3 PUBLIC RELATIONS / HUMAS DALAM ORGANISASI Dalam sebuah struktur organisasi kurang lengkap tanpa kehadiran bagian Hubungan Masyarakat atau humas. Humas adalah bagian yang sangat menentukan dalam membentuk citra sebuah organisasi. Tugas pokok seorang humas juga diharapkan mampun memberikan sebuah tindakan yang positif dalam mengelola isu, berita, rumor, juga dalam penyampaian informasi kepada karyawan tentang perusahaan agar karyawan merasa dihargai dan merasa puas sesuai dengan yang diinginkan karyawan. Dr. Rex F. Harlow, ilmuwan dan tokoh profesional humas mendefinisikan humas sebagai berikut : Humas merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespons pendapat umum, mendefinisi dan menekakan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi

11 23 sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya. Menurut Frank Jefkins, PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan seluruh khalayak dalam rangka mencapai tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian, sedangkan menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya Fungsi Humas / Public Relations Public Relations sebagai fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. (Scott M. Cutlip, 2007: 6). 8 Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield (1964: 6) adalah sebagai berikut : 9 a. Mengabdi kepada kepentingan umum 7 Firsan Nova. Crisis Public Relations. Gransindo. Jakarta Hal 35 8 Cutlip, M. Scott & Center. H. Ellen Effective Public Relations. London : Prentice Hll International Inc Hal Canfield, Betrand R. Public Relations Principles. Cases and Problem Fourth Edition illinois Hal 56

12 24 Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada kepentingan umum. b. Memelihara komunikasi yang baik Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para karyawannya. Ia harus melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan pertandingan olahraga, kegiatan dan lain-lain. c. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan kepada moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi bawahannya.

13 Tujuan Kegiatan Humas / Public Relations Tujuan utama kegiatan Public Relations adalah membangun kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi stakeholders perusahaan guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi 10. berikut : Tujuan kegiatan Public Relations dapat dikelompokkan sebagai 1) Performance Objective Public Relations merupakan kegiatan komunikasi yang mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya (stakeholders), melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas, serta citra perusahaan di mata stakeholders. 2) Support of Consumer Market Objective Kegiatan Public Relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap, dan persepsi konsumen terhadap produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan. Hasil identifikasi kemudian 10 Ibid. 23

14 26 dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk menerapkan strategi/pendekatan yang sesuai. 2.4 KINERJA Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakan. Kinerja pegawai dikemukakan oleh Prawirosentono dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia Kebijakan Kinerja Karyawan (1999:2), menyatakan: Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika 11. Kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh pegawai sesuai dengan perannya dalam instansi. Kinerja karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya instansi untuk mencapai tujuan. 11 Prawirosentono, Suyadi. Kebijakan Kinerja Karyawan. BPFE. Yogyakarta Hal 6

15 Faktor-faktor Kinerja Untuk meningkatkan kinerja seseorang diperlukan rangsangan atau tenaga pendorong seseorang untuk berbuat. Proses ini disebut dengan memotivasi, sarana untuk memotivasi adalah sebagai berikut : a. Uang b. Pujian c. Perhatian tulus terhadap karyawan secara pribadi d. Persaingan e. Kebanggaan f. Pelimpahan tanggung jawab Dalam menerapkan gaya kepemimpinan hendaknya melaksanakan Peranannya dan mengetahui keinginan para karyawan terlebih dahulu, baru kemudian dapat memberikan tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan karyawan yang bersangkutan sehingga dapat mempengaruhi gairah kerja dan kepuasan kerja untuk meningkatkan kinerja karyawan tersebut.

16 KARYAWAN Kelangsungan dan pencapaian sebuah organisasi atau perusahaan dalam meraih keberhasilan dan eksistensi di dunia bisnis didukung oleh banyak faktor, salah satunya ialah karyawan. Karyawan adalah mereka yang bekerja dengan menerima upah atau gaji berupa uang maupun barang. Archilbald William bahwa: 12 Employee relation down in the day by-day are built or torn down established at the bench machine of office desk Hal ini bisa diterjemahkan bahwa hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibangun atau diruntuhkan dengan hubungan perseorangan sehari-hari terbina di belakang kerja, mesin, dan meja tulis Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual saja, baik pikiran maupun tenaga dan pendapat kompensasi dari perusahaan yang besar telah ditetapkan terlebih dahulu. 13 Komunikasi karyawan juga disebut komunikasi internal atau hubungan karyawan (Employee Relations) yaitu melakukan hubungan komunikasi baik secara formal maupun informal. Komunikasi adalah dua arah, sehingga semua 12 Onong Uchjana. Human Relation dan PublicRelations. Mandar Maju. Bandung Hal Malayu Hasibuan. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT.Gunung Agung. Jakarta Hal 12

17 29 karyawan harus berperan aktif dalam berpartisipasi bebas dengan perturakan informasi. Komunikasi yang baik di perusahaan menjadi sebuah acuan dalam membangun sebuah tim untuk mengoptimalkan kinerja dan mendorong agar bekerja lebih keras agar memenangkan kompetisi. Komunikasi perusahaan awalnya dianggap komunikasi ke bawah saja atau berkomunikasi dua arah. Karena kebutuhan hukum yang megharuskan pihak manajemen untuk lebih terbuka dan informative kepada semua karyawannya sehingga tidak adanya pemogokan atau unjuk rasa yang bersumber dari desas-desus yang berkembang sebagai akibat dari sikap tertutup manajemen perusahan. Karyawan merupakan faktor kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan, demi menjaga kesejahteraan dan motivasi kerja agar maksimal, terdapat faktor faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja. Secara umum, As ad (1987) menyatakan ada empat faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja bagi seorang individu: 14 1 Faktor Fisiologis Adalah faktor-faktor yang berhubungan dengan kondisi fisik lingkungan kerja ataupun lingkungan fisik karyawan. Hal ini meliputi jenis pekerjaan, pengaturan jam kerja, waktu istirahat, perlengkapan kerja, 14 Agoes Dariyo. Psikologi Perkembangan Dewasa Muda. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta Hal 83

18 30 keadaan ruangan, penerangan, dan sirkulasi udara. Sementara itu, kondisi fisik karyawan meliputi kesehatan karyawan, umur, dan jenis kelamin. 2 Faktor Psikologis Adalah faktor yang berhubungan dengan aspek-aspek psikologis individu, misalnya minat, ketentraman kerja, sikap terhadap kerja, bakat, intelegensi, dan keterampilan/ pengalaman. 3 Faktor Sosial Adalah faktor-faktor yang berhubungan dengan interaksi sosial antarsesama karyawan (dalam satu bagian ataupun dengan bagian lain), dengan atasan dan bawahan. 4 Faktor Finansial Adalah faktor yang berhubungan dengan jaminan dan kesejahteraan karyawan yang meliputi sistem dan besarnya gaji, jaminan sosial, macam-macam tunjangan, fasilitas yang diberikan, dan kesempatan promosi. 2.6 HIPOTESIS PENELITIAN Semakin baik komunikasi internal di PT Aditya Sarana Graha, semakin baik pula kinerja karyawan.