SNIPTEK 2014 ISBN: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET KOMPUTER PADA PT. FUJI SEAT INDONESIA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET KOMPUTER PADA PT. FUJI SEAT INDONESIA Rico Brian Kotambunan STMIK Nusa Mandiri Jakarta Heriyanto STMIK Nusa Mandiri Jakarta ABSTRAK PT. Fuji Seat Indonesia memiliki inventarisasi aset berupa komputer untuk menunjang pekerjaan para karyawan. Wewenang dan tanggung jawab diberikan penuh kebagian Teknologi Informasi (TI) untuk melakukan pencatatan terhadap pemeliharaan dan perawatan komputer secara rutin atau melakukan perbaikan bila dianggap perlu. Komputer mendapat peranan yang sama pentingnya dengan mesin produksi, mulai dari waktu pengadaan, sistem apa saja yang terpasang seperti software dan hardware, siapa pengguna komputer, dibagian atau divisi apa lokasinya dimana dan sebagainya. Semua itu harus dapat terekam dengan baik dan lengkap historis (history) perjalanan komputer yang digunakan. Guna memudahkan staff IT melakukan pemeliharaan komputer pada saat menelusuri jejak rekam komputer yang dicari. Bila informasi informasi tersebut tidak dapat terkendali dengan baik maka akan menimbulkan masalah serius dalam melakukan pemeliharaan pada aset perusahaan secara maksimal dan akan menyulitkan bagi team IT dalam melakukan perbaikan dengan cepat. Dengan adanya berbasis web ini diharapkan pimpinan TI dapat dengan mudah mengetahui status komputer yang ada saat ini secara langsung tanpa adanya ketergantungan dengan staff-nya untuk mendapatkan laporan data komputer yang diinginkan. Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, Aset Komputer, Fuji Seat Indonesia PENDAHULUAN Selama ini pimpinan Teknologi Informasi (TI) maupun pihak manajemen di PT. Fuji Seat Indonesia mengalami kesulitan dalam mengawasi, mengendalikan dan menganalisa inventarisasi aset komputer perusahaan baik yang berada di lokasi Jakarta dan wilayah Karawang. Hal ini dianggap penting dan menjadi salah satu kendala bagi pihak pimpinan dalam mengambil suatu keputusan. Dalam melakukan pencatatan inventarisasi atau perekaman data aset komputer di PT Fuji Seat Indonesia masih menerapkan cara konvensional dibuat dengan perangkat lunak aplikasi Microsoft Exels. Hal ini membuat perusahaan tidak dapat mengetahui informasi informasi penting seperti kondisi aset komputer, letak aset komputer, pengguna aset komputer, spesifikasi hardware dan software serta berapa lama masa atau umur pakai bisa diketahui secara cepat dan akurat karena adanya keterbatasan fungsi yang dimiliki pada pengolahan data pada Microsoft Exels. Berdasarkan masalah yang berkaitan dengan inventarisasi dan pengamatan aset komputer tersebut, maka penulis memberikan solusi untuk membangun sebuah perangkat lunak yang akan mengatasi keterbatasan yang dimiliki oleh pengolahan data pada Microsoft Exels (SpreadSheet) dengan melakukan migrasi berbasis web dalam konsep pemrograman yang berorientasi pada objek (Object Oriented Programming (OOP). Bahwa secara fisik, aset yang dibeli perlu dikelola lebih baik, untuk itu dibutuhkan perangkat administrasi yang memadai agar aset yang dibeli menjadi terjaga dan dapat dikendalikan. Banyak kendala dalam mengelola aset karena dalam pencatatan aset selalu berubah-ubah, baik berubah karena pengadaan, penghapusan bahkan karena adanya kehilangan. Perubahan aset ini akan berakibat pada perubahan pencatatan mulai dari proses perencanaan sampai dengan penghapusan. [5]. Maksud dari SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Aset Komputer) diharapkan mampu memberikan nilai lebih sebagai berikut : seluruh data tercatat dengan baik, manageable, up-to-date, proses pengelolaan data cepat, pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana pelaporan dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan tanpa adanya ketergantungan pada seseorang. A. LANDASAN TEORI BAHAN DAN METODE SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. INF-839

2 Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle), model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian, dan tahap pendukung (support) Sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Dengan integritas yang dimiliki antara subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan pemakainya Inventaris merupakan daftar yang memuat semua barang milik kantor yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Basis data dapat didefenisikan sebagai himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Konsep basis data seperti analogi tempat penyimpanan buku. Buku buku itu kita ibaratkan sebagai data, baris rak itu kita ibaratkan sebagai tabel dan rak buku itu kita ibaratkan sebagai basis data. Sistem berorientasi objek merupakan sebuah sistem yang dibangun dengan berdasarkan metode berorientasi objek adalah suatu sistem yang komponennya di bungkus (dienkapsulasi) menjadi kelompok data dan fungsi. Setiap komponen dalam sistem tersebut dapat mewarisi atribut dan sifat komponen lainnya dan dapat berinteraksi satu sama lain. Perangkat pendukung dalam penelitian ini antara lain : UML singkatan dari Unified Modeling Language yang berarti bahasa pemodelan standar. Para pengembang sistem berorientasi objek menggunakan bahasa model untuk menggambarkan, membangun dan mendokumentasikan sistem yang mereka rancang. UML memungkinkan para anggota team untuk bekerja sama bahasa model yang sama dengan mengaplikasikan beragam sistem. Intinya, UML merupakan alat komunikasi yang konsisten dalam mendukung para pengembang sistem saat ini. Sebagai perancang sistem, mau tidak mau pasti akan menjumpai UML, baik kita sendiri yang membuat atau sekedar membaca diagram UML buatan orang lain. Jenis diagram itu antara lain: 1. Use case diagram: Menurut Sukamto dan Shalahuddin yang dimaksud dengan use case adalah pemodelan untuk kelakuan sistem informasi yang akan dibuat. Kesimpulannya use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi itu 2. Activity diagram: Menurut Sukamto dan Shalahuddin diagram aktivitas atau Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. 3. Class diagram: Menurut Sukamto dan Shalahuddin yang dimaksud dengan class diagram adalah suatu kelas yang menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sebuah sistem. 4. Sequence diagram: Menurut Sukamto dan Shalahuddin yang dimaksud dengan sequence diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima objek. 5. Component Diagram. Diagram komponen bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen komponen yang telah ada sebelumnya. 6. Deployment Diagram. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run time). Memuat simpul simpul beserta komponen komponen yang ada didalamnya. Diagram Deployment berhubungan erat dengan diagram komponen dimana diagram ini memuat satu atau lebih komponen komponen. Model Entity diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau relasi antar objek-objek tersebut B. METODE PENELITIAN. Metode penelitian yang digunakan antara lain : 1. Pengamatan (observation), kegiatan yang mengamati secara langsung objek penelitian, terutama pada bagian bagaimana prosedur seorang tenaga TI melakukan kegiatan mengolahan informasi inventaris komputer dan melaporkan kepada pimpinan. 2. Wawancara (interview), penulis melakukan wawancara dan tatap muka langsung dengan karyawan yang bertugas meregistrasi atau pendataan aset komputer dan pimpinan TI di PT. Fuji Seat Indonesia, untuk mendapatkan informasi job description yang dijalani. INF-840

3 3. Studi Pustaka (library research), Studi kepustakaan adalah tehnik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku buku, jurnal jurnal, literatur literatur, catatan catatan dan laporan laporan yang ada hubunganya dengan masalah yang akan dipecahkan. b. Use case diagram halaman Asset Computer: HASIL DAN PEMBAHASAN Penulis dalam membuat rancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Komputer ini menggunakan alat pengembang (Development Kit) yang open source dari JetBrains untuk membuat (design) tampilan antar muka pemakai (user interface). SQLyog community dan MySQL Workbench digunakan penulis sebagai sarana pembuatan LDM (Logical Data Model) dan PDM (Physical Data Model) sebagai basis data (database) untuk mendukung sistem ini. A. Analisa Kebutuhan Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari Sistem Informasi Manajemen Aset Komputer. 1. Room-User (Staff IT) dapat melakukan mengelolah data dengan cara memilih transaksi data sesuai dengan daftar list yang telah tersedia di dalam sistem. 2. Room-Manager (Division Head) dapat melakukan cetak laporan sesuai record yang tersimpan dalam sistem. 3. Room-Admin (Administrator) dapat mengelolah Master Data dan memodifikasi detil dari sebuah Master Data tersebut. Admin juga dapat melakukan perubahan Database sesuai dengan permintaan dari pimpinan divisi yang tersimpan dalam sistem. B. Use Case Diagram Use case diagram merupakan gambaran interaksi atau perilaku actor-actor yang terlibat terhadap. Dari analisa kebutuhan tersebut diatas dapat digambarkan usecase diagram seperti dibawah ini: a. Use case diagram halaman Room- User: Gbr 2: Use Case Diagram halaman Asset Computer. c. Use case diagram halaman Room-Manager: Gbr 3: Use Case Diagram halaman Room- Manager. d. Use case diagram halaman Report By Date: Gbr 4: Use Case Diagram halaman Report By Date. e. Use case diagram halaman Room-Admin: Gbr 1: Use Case Diagram halaman Room-User. INF-841

4 2. Activity Diagram halaman Report By date. Gbr 5: Use Case Diagram halaman Room-Admin f. Use case diagram halaman Man Power: Gbr 8: Activity diagram halaman Report By Date 3. Activity Diagram halaman Man Power List. Gbr 6: Use Case Diagram halaman Man Power. C. Activity Diagram Berikut ini adalah activity diagram yang digunakan pada Sistem Informasi Manejemen Aset Komputer pada PT. Fuji Seat Indonesia: 1. Activity Diagram halaman Asset Computer. Gbr 9: Activity diagram halaman Man Power List. D. Design 1. Database Desain database dibutuhkan untuk menggambarkan relasi antara entitas yang ada pada sistem yang digambarkan kedalam bentuk model diagram LDM (Logical Data Model) dan PDM (Physical Data Model), berikut gambaran LMD dan PMD yang terdapat pada : 1.1Logical Data Model Gbr 7: Activity diagram halaman Asset Computer INF-842

5 Gbr 10: Logical Data Model Sistem Informasi Manajemen Aset Komputer 1.2Physical Data Model Gbr 12: Class Diagram Sistem Informmasi Manajemen Aset Komputer. b. Sequence Diagram Dan berikut ini masing-masing sequence diagram yang menggambarkan interaksi user dengan system yang dirancang. Gbr 11: Physical Data Model 2. Software Architecture Penggambaran software architecture, yang akan dibahas adalah pemograman berorientasi objek (OOP). Pada tahap ini akan menggambarkan class diagram, sequence diagram, component diagram, dan deployment diagram yaitu: a. Class Diagram Berikut ini adalah gambar class diagram dari pada PT. Fuji Seat Inndonesia: Gbr 13: Sequence Diagram Halaman Asset Computer c. Component Diagram Component diagram menyediakan gambaran bagaimana sistem secara fisik, yang menampakan bagian-bagian software yang berjalan pada hardware yang di gunakan untuk mengimplementasikan system recruitment dan keterkaitan dengan hardware. Berikut gambar component diagram: INF-843

6 Gbr 17: Halaman Role-User Gbr 14: Component Diagram d. Deployment Diagram Deployment diagram menyediakan gambaran bagaimana sistem secara fisik akan terlihat. Berikut gambar Deployment Diagram: deployment Deployment Model Web Server Gbr 18: Halaman Daftar Asset Computer Intranet localhost Using TCP Port Pengguna Database Web Browser Gbr 15: Deployment Diagram 4. User Interface Berikut adalah tampilan interface pada program pada PT. Fuji Seat Indoensia. Gbr 19: Halaman Role-Manager Gbr 20: Halaman Report By Date Gbr 16: Halaman Form Login INF-844

7 Hariadi, Fajar. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Pada SDN Sukoharjo Pacitan Berbasis Web. Pacitan: Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) Vol.2 No.4 Oktober 2013, ISSN : Diunduh dari (12 Juni 2015) Gbr 21: Halaman Role-Admin Gbr 22: Halaman Daftar Man Power KESIMPULAN Sistem Informasi Manajemen Aset Komputer (SIMAK) yang telah dibangun sesuai konsep rancangan sistem dan program usulan pada BAB IV telah membantu pimpinan TI dalam memberikan laporan kepada pimpinan Direksi dalam hal Aset Komputer, Status Komputer dan Software yang terpasang pada komputer diperusahaan PT. Fuji Seat Indonesia. Setelah adanya berbasis web ini diharapkan pimpinan TI dapat dengan mudah mengetahui historical status komputer yang ada saat ini secara cepat, akurat dan langsung tanpa adanya ketergantungan dengan staff-nya untuk mendapatkan laporan data komputer yang diinginkan. Sehingga pimpinan TI mampu mengambil sebuah keputusan dengan cepat dan tepat sesuai dengan data pendukung yang ada pada sistem SIMAK UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan. Hidayatullah, Priyanto dan Kawistara Jauhari Khairul. (2014). Pemrograman Web. Bandung: Informatika. Luthfi, Hisyam Wahid dan Riasti Berliana Kusuma. (2013). Sistem Informasi Perawatan dan Inventaris pada SMK Negeri 1 Rembang Berbasis Web. Rembang: Indonesian Jurnal on Computer Science (IJCSS) 15 Vol.10 No.1 Februari 2013, ISSN : Diunduh dari (12 Juni 2015) Nugraha, Fajar. (2013). Rancangan Bangun Sistem Manajemen Aset Perguruan Tinggi Dengan Metode Simple Additive Weighting (SAW). Kudus: Universitas Muria Kudus. Jurnal SIMETRIS. Vol. 3, No. 1, April 2013 ISSN : Diunduh dari e/view/81 (12 Juni 2015). Sholikhin, Akhmad dan Riasti Berliana Kusuma. (2013). Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web. Rembang: Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) Vol.2 No.2 April 2013, ISSN : Diunduh dari (12 Juni 2015). Sukamto, Rosa Ariani, dan Shalahuddin M. (2011). Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Bandung, Informatika. Syafrizal, Melwin. (2007). ISO 17799: Standar Sistem Manajemen Keamanan Informasi. Yogyakarta: STMIK AKAKOM. Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007), ISSN : Diunduh dari (12 Juni 2015). REFERENSI Ahmadi, Aidi. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: In Media INF-845