Vol: 4, No. 1, Maret 2015 ISSN: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI JASA EKSPEDISI BARANG STUDI KASUS: PT. GARUDA MANDIRI TRANS

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI JASA EKSPEDISI BARANG STUDI KASUS: PT. GARUDA MANDIRI TRANS Agus Umar Hamdani*, Kurnia Rahayu Pratiwi** *Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur **Mahasiswa S1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id Abstrak - PT. Garuda Mandiri Trans adalah salah satu perusahan yang bergerak di bidang pelayanan ekspedisi pengiriman barang. Saat ini, dalam hal pengolahan transaksi masih memiliki beberapa masalah, diantaranya: perhitungan uang jalan dan komisi untuk sopir yang sering salah, sulit mengontrol tagihan yang sudah ditagih dengan total trip order yang telah dipesan dikarenakan tagihan dibuat berdasarkan dokumen customer dan surat perintah kerja yang telah kembali dari pengiriman, sulitnya menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, dokumen yang mudah hilang dan rusak, dan membutuhkan waktu yang lama untuk pengolahan dan mengontrol data. Tujuan penelitian ini adalah membangun sebuah sistem yang terkomputerisasi dan mampu menangani permasalahan yang terjadi saat ini. Pada penelitian ini, penulis menggunakan metodologi Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) untuk pengembangan sistem, bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual.Net 2008, software Database menggunakan MySQL dan pengujian sistem menggunakan Black Box Testing. Kata kunci : Jasa Ekspedisi Pengiriman Barang, Sistem Informasi, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) Abstract - PT. Garuda Mandiri Trans is a company engaged on expedition delivery services.currently, in the data processing has still some problems, such as: Calculate of trasport expenses and commissions for driver which is often wrong, bills for customer are difficult to controlling, because it has created based on customer documents and work order has returned from delivery, Can not present about delivery information by quickly and accurate, documents are easily to lost and damaged, and takes a long time for processing and control of transaction. To solve these problems required a system that capable to handling all problems so that administrative services can be run effectively and efficiently. The purpose of this research is build a system that capable to overcome problems services in PT. Garuda Mandiri Trans. In this research, to analyze and design the proposed system use Object-Oriented Analysis and Design(OOAD metodology), programming language use Microsoft Visual.Net 2008, database use MySQL and system testing use the Black Box System. Keyword: Expedition Delivery Services, Information System, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era globalisasi ini, telah menciptakan persaingan antar perusahaan menjadi semakin besar. Sehingga menuntut manajemen yang tepat, cepat, dan akurat dalam memperoleh informasi yang berguna bagi perkembangan usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan kenyataan ini, kesadaran tentang peranan teknologi informasi juga semakin meluas di semua lingkup pekerjaan manusia, dan hal itu terjadi secara merata diseluruh belahan dunia. Dengan adanya teknologi informasi akan mempermudah dalam memperoleh informasi yang tepat dan cermat. Untuk itu diperlukan suatu wujud teknologi informasi yaitu komputer. Pemakaian komputer sebagai alat pengolah data dapat dikatakan yang terbaik untuk saat ini, karena dapat meningkatkan kecepatan pekerjaan sehingga dicapai efisiensi tenaga dan waktu dalam mengolah data. Saat ini, pengolahan data penyewaan truk trailer yang ada pada PT. Garuda Mandiri Trans belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi dan dilakukan secara manual. Keterbatasan yang ada pada sistem manual dapat menimbulkan berbagai masalah yang dapat mengganggu layanan kepada pelanggan dan kinerja perusahaan.untuk memecahkan masalah Jurnal Nasional Teknik Elektro 74

2 tersebut diperlukan sebuah sistem informasi pelayanan jasa ekspedisi yang mampu menangani masalah-masalah diatas agar pelayanan administrai dapat berjalan secara efektif dan efisien Permasalahan Adapun permasalahan yang dihadapi antara lain : a. Perhitungan uang jalan dan komisi untuk sopir yang sering salah. b. Sulit mengontrol tagihan yang sudah ditagih dengan total trip order yang telah dipesan dikarenakan tagihan dibuat berdasarkan dokumen pelanggan dan surat perintah kerja yang telah kembali dari pengiriman. c. Sulitnya menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. d. Dokumen yang mudah hilang dan rusak. e. Membutuhkan waktu yang lama untuk pengolahan data dan mengontrol transaksi ekspedisi Batasan Masalah Dalam memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan, maka batasan masalah hanya akan membahas proses pemesanan truk trailer, proses pembuatan surat perintah kerja, proses pengambilan uang jalan, proses pembuatan invoice dan pembuatan laporan bulanan Tujuan Tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah pembuatan aplikasi yang dapat membantu proses pengolahan data dan menyajikan informasi penyewaan truk trailer yang efektif dan efisien. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan[1] Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Konsep Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun[4]. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa - bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Berikut ini adalah Langkah - langkah yang dipakai dalam analisa berorientasi obyek[5], antara lain : a. Membuat daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul. b. Mempetakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain. c. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram. d. Definisikan obyek - obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence untuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masingmasing alir. e. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case. f. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain. Jurnal Nasional Teknik Elektro 75

3 III. METODOLOGI ATAU TEORI Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 3.1. Studi Lapangan Yaitu pengumpulan data secara langsung ke lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : Observasi Yaitu mengamati langsung prosedur kerja yang dilaksanakan bagian administrasi sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai pelaksanaan prosedur sistem, serta untuk mengetahui sejauh mana informasi yang dibutuhkan Wawancara Wawancara ini dilakukan dalam rangka mendapatkan informasi informasi dalam bentuk tanya jawab kepada orang yang terlibat secara langsung ke dalam sistem administrasi disana Studi Pustaka Yaitu mempelajari dari berbagai referensi yang berkaitan dengan topik yang dibahas Analisis Sistem Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk menganalisis sistem berjalan, penulis menggunakan tool Activity Diagram Perancangan Sistem Yaitu merancang/memodelkan sistem secara rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem berjalan sehingga menghasilkan model baru yang akan diusulkan disertai dengan rancangan database dan rancangan aplikasi/program Implementasi Sistem Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Wujud dari hasil implementasi ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk diuji dan digunakan Pengujian Sistem Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada sistem yang dibuat. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang dibuat sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian sistem ini, penulis menggunakan metode Black Box Testing[7] Pengertian Jasa Ekspedisi Menurut kamus besar bahasa indonesia(kbbi), ekspedisi mempunyai arti perusahaan pengangkutan barang[7]. Menurut Tjakranegara[2], pengangkutan adalah kegiatan dari transportasi yang memindahkan barang(commodity of good) dan penumpang dari satu tempat(origin atau port of call) ke tempat yang lain(part of destination). Jadi jasa ekspedisi adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan pemilik barang untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Pembahasan dalam penelitian ini, antara lain meliputi : 4.1. Ulasan Singkat Organisasi PT. Garuda Mandiri Trans merupakan anak perusahaan dari PT. Gama Logistics(International Freight Forwader) yang bergerak di bidang jasa ekspedisi pengiriman barang. Didirikan pada 20 April 2012 dengan didasari pada semakin meningkatnya permintaan pasar atas pengangkutan barang import maupun eksport. Terletak di Jl. Cilincing Baru no. 1, Cilincing Jakarta Utara Proses Bisnis Sistem Berjalan Adapun proses bisnis sistem berjalan digambarkan dalam bentuk diagram aktivitas(activity diagram) seperti berikut ini : Jurnal Nasional Teknik Elektro 76

4 a. Activity Diagram Proses Pembuatan Trip Order d. Activity Diagram Penyerahan Berkas Angkut Barang Gambar 1. Activity diagram proses pembuatan trip order b. Activity Diagram Pencairan Uang Jalan Gambar 4. Activity diagram penyerahan berkas Angkut Barang e. Activity Diagram Pembuatan Invoice Gambar 2. Activity diagram pencairan uang jalan c. Activity Diagram Pengangkutan Barang Gambar 5. Activity diagram pembuatan invoice f. Activity Diagram Pembuatan Laporan Bulanan Gambar 3. Activity diagram pengangkutan barang Gambar 6. Activity diagram pembuatan laporan bulanan Jurnal Nasional Teknik Elektro 77

5 5. Pemodelan Sistem Dalam penelitian ini, untuk merancang sistem usulan menggunakan Use Case Diagram. Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat. Adapun use case diagram didalam sistem usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga) bagian, yaitu : use case diagram file master, use case diagram transaksi dan use case diagram laporan, maka dibuatlah use case diagram seperti dibawah ini: Gambar 9. Use Case Diagram Laporan Gambar 7. Use case diagram file master 6. Pemodelan Data Di dalam penelitian ini, penulis memodelkan data menggunakan Class Diagram. Class diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan. Adapun class diagram yang terbentuk adalah sebagai berikut : Gambar 10. Class diagram Gambar 8. Use case diagram Transaksi 7. Perancangan Graphical User Interface Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan didapatkan rancangan Graphical User Interface sebagai berikut : Jurnal Nasional Teknik Elektro 78

6 Struktur Tampilan Menu Utama Gambar 14. Rancangan Layar Form Entry Data Tujuan Gambar 11. Struktur Tampilan Menu Utama Rancangan File Master Adapun rancangan layar menu file master adalah sebagai berikut : Rancangan Layar Menu Transaksi Adapun rancangan layar menu transaksi adalah sebagai berikut : Gambar 15. Rancangan Layar Form Entry Trip Order Gambar 12. Rancangan Layar Form Entry Data Customer Gambar 16. Rancangan Layar Form Cetak Surat Perintah Kerja Gambar 13. Rancangan Layar Form Entry Data Truk Trailer Jurnal Nasional Teknik Elektro 79

7 Gambar 17. Rancangan Layar Form Cetak Invoice Gambar 20. Rancangan Layar Laporan Pengeluaran Kas Harian Script SQL untuk Implementasi Sistem Berikut ini adalah beberapa Script SQL untuk membuat keluaran sistem : Gambar 18. Rancangan Layar Update Status Truk Trailer Rancangan Layar Laporan Adapun rancangan layar menu laporan adalah sebagai berikut : Gambar 21. Script SQL Untuk Membuat Keluaran Surat Perintah Kerja Gambar 22. Script SQL Untuk Membuat Keluaran Invoice Gambar 19. Rancangan Layar Laporan Trip Order Gambar 23. Script SQL Untuk Membuat Keluaran Laporan Trip Order Jurnal Nasional Teknik Elektro 80

8 Hasil Keluaran Sistem Adapun beberapa hasil keluaran sistem adalah seperti berikut ini : Gambar 24. Hasil Keluaran Surat Perintah Kerja Gambar 25. Hasil Keluaran Invoice Gambar 26. Hasil Keluaran Laporan Trip Order Pengujian Sistem Menggunakan metode Black Box Testing Pengujian ini dilakukan dengan cara pemberian kuisioner yang berisi pertanyaan kepada Manager, Marketing, Finance dan Kasir mengenai fungsionalitas dari sistem yang dibangun, yakni pertanyaan: apakah sistem usulan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem atau belum, dan layakkah untuk diimplementasikan?. Berdasarkan pengujian tersebut, sebagian besar responden menyatakan bahwa sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan dan layak untuk diimplementasikan. V. KESIMPULAN Setelah penulis melakukan analisis, perancangan dan pengujian tentang sistem usulan ini, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya implementasi sistem usulan ini, maka masalah dokumen yang mudah hilang atau rusak akan teratasi dengan adanya penyimpanan data ke dalam database. Dengan adanyan database, maka data tersedia dan dapat dipakai setiap saat ketika akan dibutuhkan. b. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, maka pengontrolan tagihan menjadi lebih mudah dikarenakan pencatatan transaksi hanya ada di satu tempat sehingga menghilangkan informasi bias dari sebuah dokumen yang memiliki fungsi ganda. c. Dengan adanya sistem yang terkomputeriasi, kesalahan perhitungan uang jalan dan komisi dapat teratasi, dikarenakan sistem akan otomatis menghitung dan menjumlahkan item tersebut sehingga pengguna dapat langsung melihat hasil perhitungannya. d. Dengan adanya sistem usulan ini, maka setiap transaksi dapat diolah dengan cepat da n akurat sehingga mampu menghasilkan informasi yang diinginkan sesuai dengan kebutuhannya. DAFTAR PUSTAKA [1] Ferdinand, Jogiyanto., Sistem Teknologi Informasi, Edisi II, Penerbit Andi Press, Yogyakarta, (2007). Jurnal Nasional Teknik Elektro 81

9 [2] Tjakranegara, S., Hukum Pengangkutan Barang dan Penumpang, Penerbit PT. Rineka Cipta, Jakarta.(1995). [3] Amsyah, Zulkifli,.Konsep Dasar Dan Ilmu Administrasi, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,(2008). [4] Sugiarti, Yuni., Analisis Dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, (2013). [5] Joey F. George. Object-Oriented System Analysis And Design, Prestige Wizzard, Nevada. [6] Nidhra, Srinivas., Black Box and White Box Testing Techniques- A Literatur Review, International Journal 2, (2012). [7] Pengertian Ekspedisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, BIODATA PENULIS Agus Umar Hamdani, M.Kom : Lahir di Lampung, 9 Agustus Menamatkan pendidikan S1 di jurusan Sistem Informasi pada tahun 2008 dan pendidikan S2 di jurusan Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur pada tahun Kegiatan sehari-hari berprofesi sebagai dosen tetap di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur sejak tahun 2009 hingga sekarang dan saat ini fokus penelitian pada pengembangan sistem informasi. Kurnia Rahayu Pratiwi, S.Kom : Lahir di Jakarta, 18 Juli Menamatkan pendidikan S1 di jurusan Sistem Informasi Universitas Budi Luhur pada tahun Jurnal Nasional Teknik Elektro 82