PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU ASURANSI AKDA EXTRA STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA

Transkripsi

1 PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU ASURANSI AKDA EXTRA STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA AGUS UMAR HAMDANI 1, MUHAMMAD AROF FK 2 1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan Telp. (021) ext. 303, Fax agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan Telp. (021) ext. 303, Fax aroef.muhammad@yahoo.com ABSTRAK PT. Bhakti Bhayangkara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang asuransi umum. Saat ini masih ada banyak kendala dalam pengolahan data, di antaranya sering terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi, kehilangan data, membutuhkan banyak waktu dalam proses pencarian data, dan tidak adanya laporan keuangan. Oleh sebab itu, maka dibutuhkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani permasalahan diatas. Dalam penelitian ini, penulis menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan tool Unified Modelling Language(UML), bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual.Net, Database menggunakan MySQL dan metodologi pengujian sistem menggunakan Black Box Testing. Kata Kunci : Distribusi Kartu, Sistem Informasi, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) ABSTRACT PT. Bhakti Bhayangkara is a company in general insurance services. Currently, there are still many problems in processing of data, such as: errors in recording many transactions, losing data, required a long time to searching data and there are no monthly reports. For that, we required a system what is capable to handling problems so that administrative services can be run effectively and eficiently. The purpose of the research is build a system that capable to solve these problems. In this research, to analyze and design of system use Object-Oriented Analysis and Design Methodology, programming language use Microsoft Visual.Net, Database use MySQL and methodology to testing use Black Box Testing. Keyword :Distribution of Insurance Card, Information System, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era modern sini, telah menciptakan persaingan antar perusahaan menjadi semakin berat. Sehingga menuntut manajemen yang cepat, tepat, dan akurat dalam memperoleh informasi yangberguna bagi perkembangan usaha perusahaan tersebut. Sistem pendistribusian asuransi yang terdapat pada PT. Bhakti Bhayangkara menggunakan system yang masih dilakukan melalui pencatatan manual. Dengan sistem yang terkomputerisasi tidak lalu dapat melakukan pekerjaan dengan sempurna, namun tingkat kesempurnaan yang dicapai oleh sistem komputerisasi akan jauh lebih baik jika dibandingkan dengan sistem yang masih dilakukan melalui pencatatan manual. Keterbatasan yang ada pada pencatatan manual dapat menimbulkan berbagai hambatan diantaranya kesalahan dalam mencatat, hilangnya data atau dokumen yang terselip. Apabila kondisi ini dibiarkan berlarutlarut, maka harapan untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan perusahaan tidak dapat dipenuhi. Hal tersebutlah yang mendasari penulis untuk membuat dan merancang sebuah sistem informasi yang diharapkan dapat memberikan solusi dari permasalahan yang ada saat ini Masalah Berikut ini adalah masalah yang sering terjadi pada sistem pendistribusian asuransi akda extra di PT. Bhakti Bhayangkara : 245

2 a. Penyimpanan data yang kurang baik, sehingga sering terjadi kehilangan data. b. Sering terjadi kesalahan perhitungan dalam transaksi keuangan. c. Tidak ada rincian data pemesanan kartu asuransi. d. Belum tersedia laporan bulanan yang dapat digunakan untuk membantu kepala divisi dalam pengambilan keputusan Batasan Masalah Agar tidak keluar dari topik yang dibahas, maka penulis mambatasi ruang lingkup permasalahan sebagai berikut : a. Penelitian dilakukan pada proses bisnis dibagian Kepala Divisi pemasaran Akda & Ashibara yang meliputi proses menerima permintaan kartu dari cabang/pemasar, proses pembuatan berita acara, proses pengiriman barang, proses perlunasan pembayaran sampai dengan pembuatan laporan. b. Meliputi proses pengembalian kartu asuransi akibat tidak laku Tujuan Tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah pembuatan aplikasi yang dapat membantu proses pengolahan data, pengelolaan dan penyajian informasi pendistribusian kartu akda extra di PT. Bhakti Bhayangkara dengan menggunakan teknologi informasi. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi(ferdinand, 2007) adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 2.2 Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Konsep Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun(yuni Sugiarti, 2013). Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa - bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Berikut ini adalah Langkah-langkah yang dipakai dalam analisa berorientasi obyek(joey F. George, 2006), antara lain : a. Membuat daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul. b. Mempetakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain. c. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram. d. Definisikan obyek - obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence untuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir. e. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case. f. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain. 2.3 Pengertian Black-Box Testing Adalah pengujian yang dilakukan untuk mengetahui kesalahan fungsionalitas fitur pada sebuah aplikasi. Sebelum melakukan pengujian black-box yang harus diperlukan adalah membuat daftar kebutuhan fungsional dan non-fungsional untuk mengetahui fitur-fitur mana yang akan diuji. Salahsatu bentuk pengujian black-box adalah pengujian validasi yang bertujuan untuk memeriksa apakah setiap fitur yang ada keluarannya sesuai dengan yang diinginkan(nindhra, 2012). 2.4 Pengertian Distribusi Menurut Nirwan Sembiring(Nirwan Sembiring, 1991), distribusi adalah penyaluran barang dari suatu tempat ke tempat lainnya atau dari produsen ke konsumen untuk dimanfaatkan. Sedangkan menurut Kotler dan Amstrong(Kotler and Amstrong, 2000:73), distribusi adalah aktivitas perusahaan agar produk/jasa mudah didapatkan oleh konsumen sasarannya. 3. METODOLOGI PENELITIAN Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain : 3.1. Pengamatan(Observasi) Kegiatan ini ini dilakukan dengan mengamati langsung prosedur kerja yang dilaksanakan bagian administrasi sehingga dapat diperoleh gambaran 246

3 mengenai pelaksanaan prosedur sistem, serta untuk mengetahui sejauh mana informasi yang dibutuhkan Wawancara Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendapatkan informasi informasi dalam bentuk tanya jawab kepada orang yang terlibat secara langsung ke dalam sistem administrasi disana Studi Pustaka Yaitu mempelajari dari berbagai referensi yang terkait dengan rancangan sistem dan pembuatan sistem Analisis Sistem Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk menganalisis sistem berjalan, penulis menggunakan tool Activity Diagram Perancangan Sistem Yaitu merancang/memodelkan sistem secara rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem berjalan sehingga menghasilkan model baru yang akan diusulkan disertai dengan rancangan database dan rancangan aplikasi/program Implementasi Sistem Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Wujud dari hasil implementasi ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk diuji dan digunakan Pengujian Sistem Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan atau kekurangankekurangan pada sistem yang dibuat. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang dibuat sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian sistem ini, penulis menggunakan metode Black Box Testing. 4. PEMBAHASAN 4.1. Ulasan Singkat Organisasi PT. Bhakti Bhayangkara berdiri pada tanggal 1 Juli 1987 dan berkantor di Jl. Sisingamangaraja No. 37 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan dengan berpedoman bahwa anggaran dasar PT. Bhakti Bhayangkara dicatat oleh Akta Notaris Muhammad Said Tadjoeding, S.H. pada tanggal 1 Juli 1987 yang bertepatan dengan Hari Bhayangkara yang mempunyai visi dan misi menjadi perusahaan asuransi umum menengah yang sehat Proses Bisnis Sistem Berjalan Adapun proses bisnis sistem berjalan digambarkan dalam bentuk diagram aktivitas(activity diagram) seperti berikut ini : a. Activity Diagram Proses Permintaan Kartu Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Kartu b. Activity Diagram Proses Penerimaan Kartu Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Kartu c. Activity Diagram Proses Pengiriman Kartu Gambar 3. Activity Diagram Pengiriman Kartu d. Activity Diagram Proses Pembayaran Kartu Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Kartu 247

4 e. Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan Kartu Gambar 5. Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan Kartu f. Activity Diagram Pembuatan Laporan Pengiriman Kartu Gambar 6. Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan Kartu Gambar 9. Use case diagram Transaksi 4.3. Pemodelan Sistem Dari hasil analisis proses bisnis dan kebutuhan sistem, didapatkan model rancangan sistem usulan yang digambarkan menggunakan Use Case Diagram. Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat. Adapun use case diagram didalam sistem usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga) bagian, yaitu : use case diagram file master, use case diagram transaksi dan use case diagram laporan. Adapun use case diagram dari sistem yang diusulkan seperti dibawah ini : Gambar 10. Use Case Diagram Laporan Gambar 7. Use case diagram file master 4.4. Pemodelan Data Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka dibuatkan model data yang akan diusulkan. Penulis memodelkan data menggunakan Class Diagram. Class diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan. Adapun class diagram yang terbentuk adalah sebagai berikut : 248

5 Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Kartu Gambar 11. Class diagram 4.5. Perancangan Graphical User Interface Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan didapatkan rancangan Graphical User Interface sebagai berikut : a. Struktur Tampilan Menu Utama Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Cabang/Pemasar c. Rancangan Layar Transaksi Adapun rancangan layar menu transaksi adalah sebagai berikut : Gambar 12. Struktur Tampilan Menu Utama b. Rancangan Layar File Master Adapun rancangan layar menu file master adalah sebagai berikut : Gambar 15. Rancangan Layar Entry Pemesanan Kartu 249

6 Gambar 16. Rancangan Layar Cetak Permintaan Kartu Gambar 20. Rancangan Layar Cetak Pelunasan Kartu Gambar 17. Rancangan Layar Entry Berita Acara Penerimaan Kartu Gambar 21. Rancangan Layar Form Cetak Pengembalian Kartu d. Rancangan Layar Laporan Adapun rancangan layar menu laporan adalah sebagai berikut : Gambar 18. Rancangan Layar Cetak Pengiriman Kartu Gambar 22. Rancangan Layar Form Laporan Pemesanan Kartu 250

7 Gambar 23. Rancangan Layar Form Laporan Pengiriman Kartu Gambar 27. Keluaran Surat Permintaan Kartu Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu Gambar 25. Rancangan Layar Form Laporan Pembayaran Pelunasan Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu f. Script SQL untuk Keluaran Sistem Berikut ini adalah beberapa script SQL untuk pembuatan laporan di dalam implementasi sistem, yaitu : Gambar 26. Rancangan Layar Form Entry Pengembalian Kartu e. Hasil Keluaran Program Adapun hasil keluaran dari program yang diusulkan adalah sebagai berikut : Gambar 29. Script SQL untuk Keluaran Permintaan Kartu 251

8 Gambar 30. Script SQL untuk Keluaran Pengiriman Kartu Bhakti Bhayangkara untuk kemajuan sistem yang akan datang adalah sebagai berikut : a. Agar sistem usulan ini berfungsi dengan baik, sebaiknya pelatihan atau training kepada staf yang ada pada PT. Bhakti Bhayangkara. b. Perlu diperhatikan pula spesifikasi hardware dan sofware yang mampu mendukung implementasi dari sistem usulan ini. c. Perlunya memaintenance hardware dan software untuk menunjang kelancaran dari sistem yang baru. d. Diperlukan audit sistem untuk mengetahui apakah sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Gambar 31. Script SQL untuk Keluaran Laporan Pembayaran Kartu g. Hasil Pengujian Sistem Pengujian terhadap sistem diawali dengan presentasi prototipe dari aplikasi yang diusulkan dan pemberian kuisioner kepada direktur pemasaran khusus, bagian gudang dan beberapa staf administrasi akda dan ashibara yang ada di PT. Bhakti Bhayangkara. Adapun pertanyaan yang diajukan kepada responden adalah apakah sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada di PT. Bhakti Bhayangkara dan layakkah untuk diimplementasikan?. Dari hasil pengujian tersebut, didapatkan bahwa sebagian besar responden berpendapat bahwa prototipe sistem usulan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada pada PT. Bhakti Bhayangkara dan layak untuk diimplementasikan. PUSTAKA Francis D.K. Ching, dkk Interior Design Illustrated.New Jersy:John Wiley and Sons Ltd. Ferdinand, Jogiyanto.2007.Sistem Teknologi Informasi. Edisi II. Yogyakarta: Andi Press. Joey F. George.2006.Object-Oriented System Analysis And Design. Nevada: Prestige Wizzard. Kotler, p and Amstrong, G.2000.Prinsip-prinsip Pemasaran.Jakarta:Erlangga Nidhra, Srinivas Black Box and White Box Testing Techniques- A Literatur Review.International Journal 2. Nirwan Sembiring Akuntansi SMA.Edisi kedua.jakarta:erlangga Yuni Sugiarti Analisis Dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6. Yogyakarta : Graha Ilmu. 5. KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan Dari penelitian ini, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya implementasi sistem usulan ini, proses penyimpanan data menjadi lebih baik dikarenakan setiap penyimpanan data tersimpan ke dalam database sehingga terjadinya kehilangan data dapat diminimalkan. b. Proses pencarian data menjadi lebih cepat dengan adanya fasilitas pencarian di setiap aplikasi. c. Duplikasi data dapat dihindari dengan adanya validasi data di setiap aplikasi. d. Tersedianya laporan bulanan yang membantu pimpinan untuk mengambil keputusan yang terkait dengan pendistribusian kartu asuransi. 5.2 Saran Saran -saran yang dapat penulis sampaikan pada bagian administrasi proyek pada PT. 252