LAPORAN PELAKSANAAN SOSIALISASI JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM NASIONAL DI MATARAM, NUSA TENGGARA BARAT TANGGAL Juni 2013

Transkripsi

1 LAPORAN PELAKSANAAN SOSIALISASI JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM NASIONAL DI MATARAM, NUSA TENGGARA BARAT TANGGAL Juni 2013 A. PENDAHULUAN Dalam rangka pelaksanaan pembinaan dan pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN), Pusat Dokumentasi dan Jaringan Informasi Hukum Nasional BPHN bekerjasama dengan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Barat melaksanakan sosialisasi JDIHN di Provinsi Nusa Tenggara Barat tanggal 10 s.d 12 Juni Sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI No. PHN-216.HN Tahun 2013 tanggal 31 Mei 2013 tentang Sosialisasi Pelaksanaan JDIH di Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun Anggaran Adapun susunan Kepanitiaan sebagai berikut : Ketua Pelaksana : Mien Usihen, SH., MH. Panitia Pelaksana : 1. Drs. Faridah Auzar, M.Si 2. Retno Widodo, SH 3. Dr. Dra. Maria Alfons, SH., MH 4. I Gusti Ngurah Suryana, SH. Moderator : Drs. Agusta Konsi Embly, SH., MA Narasumber : 1. Tana Mantiri, SH., MH 2. Emalia Suwartika, S.Sos.,M.Si. B. PELAKSANAAN SOSIALISASI Sosialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dilaksanakan di Mataram, Nusa Tenggara Barat pada : 1. Hari/Tanggal : Selasa, 11 Juni Waktu : WITA 3. Tempat : Grand Legian Mataram Hotel. Jl. Sriwijaya No. 81 Mataram 1

2 4. Kegiatan sosialisasi JDIH dihadiri sebanyak 45 peserta yang berasal dari : SKPD Provinsi Nusa Tenggara Barat, UPT di Jajaran Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Barat dan beberapa instansi yang mengelola dokumentasi hukum. 5. Jalannya Kegiatan Sosialisasi a. Pembukaan - Menyanyikan Lagu Indonesia Raya; - Laporan Ketua Panitia yang disampaikan oleh Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Barat; - Sambutan Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional yang dibacakan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Barat sekaligus membuka secara resmi kegiatan sosialisasi tersebut. - Pembacaan Doa b. Penyampaian Makalah Tentang : - Kebijakan Badan Pembinaan Hukum Nasional dalam Pembinaan dan Pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional oleh Tana Mantiri, S.H.,M.H meliputi : Tonggak sejarah adanya pemikiran pentingnya keberadaan JDIH untuk pertama kali dicetuskan dalam Seminar Hukum Nasional ke III di Surabaya pada tahun 1974, berdasarkan itu seminar merekomendasikan Perlu adanya suatu kebijakan nasional untuk menyusun suatu Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum, agar dapat secepatnya berfungsi. Kemudian Departemen Kehakiman memprakarsai lokakarya-lokakarya yang diadakan di Jakarta maupun di Daerah, dalam Lokakarya di Jakarta tahun 1978 BPHN disepakati sebagai Pusat Jaringan berskala nasional. 2

3 Pada tahun 2012 disahkannya Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional, dalam Peraturan Presiden tersebut dirumuskan pengertian JDIH adalah Suatu sistem pendayagunaan bersama peraturan perundang-undangan dan bahan dokumentasi hukum lainnya secara tertib, terpadu dan berkesinambungan serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat dan akurat. Dalam Pembinaan JDIH dilakukan dengan meletakkan dasar dan landasan kerja pengelolaan dokumentasi yang meliputi 6 aspek yaitu : Organisasi, Sumber daya manusia, Koleksi dokumentasi, Teknis Pengelolaan, Sarana dan Prasarana; dan Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi Untuk meningkatkan pembinaan dan pengembangan JDIH secara nasional, BPHN telah memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi, upaya ini telah dimulai sejak tahun selanjutnya pada tahun 1994 membangun database naskah lengkap dengan program Premise yang disebarkan melalui media CD-ROM, layanan melalui CD-Rom ini setiap tahunnya dilakukan pemutakhiran data dan masih terus dilakukan sampai sekarang. Tahun 2003, BPHN telah membangun web/jaringan internet dengan pemasangan jaringan intranet di internal BPHN yang selanjutnya dikoneksikan ke setiap Anggota Jaringan serta publik nasional dan internasional yang terhubung pada salah satu penyedia jasa internet/isp (Internet Service Provider) dengan alamat - Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional oleh Emalia Suwartika, S.Sos., M.Si 3

4 Teknis Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional dengan sistem Manual dan otomasi BPHN sebagai Pusat Jaringan Hukum Nasional sudah membuat aturan turunannya yaitu Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 02 Tahun 2013 tentang Standardisasi Pengelolaan Teknis Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum yang berisi sebelas pedoman sebagai dasar pengelolaan baik manual maupun otomasi yaitu: 1. Pembuatan daftar inventarisasi peraturan perundangundangan 2. Pembuatan catalog peraturan perundang-undangan 3. Pembuatan abstrak peraturan perundang-undagan 4. Pembuatan catalog monografi hukum 5. Pembuatan indeks artikel majalah 6. Pembuatan indeks klipping 7. Pengadaan dokumentasi hukum 8. Monitoring dan evaluasi JDIH 9. Pelaporan dan penyelenggaraan JDIH 10. Pelayanan informasi hukum 11. Website JDIH. pengelolaan sistem manual adalah pengelolaan seperti yang tercantum dalam Lampiran Permenkumham No. 02 Tahun pengelolaan dengan otomasi dilakukan dengan cara : melakukan pengolahan dengan menggunakan komputer, yaitu dengan memanfaakan teknologi informasi dan komunikasi. 4

5 c. Diskusi : Sesi 1 Pertanyaan dari: 1. Nama : Turmudji Instansi: Pengadilan Tinggi Mataram - Dalam pengelolaan teknis JDIH diperlukan bimbingan teknis tersendiri bagi operator kami agar mempunyai keseragaman dengan BPHN misalnya dipanggil tersendiri umpamanya operator dari Pengadilan Tinggi Mataram berkaitan dengan JDIH begitu juga dari Pemda atau Kejaksaan dll - Kementerian Hukum dan HAM dapat mengusulkan anggaran baik berupa sarana prasaranga dalam pelaksanaan pengelolaan JDIH sehingga pelaksanaan JDIH dapat berjalan dengan baik. 2. Nama : Saleh Instansi:Universitas Mataram - Apa kaitan BPHN dengan KHN karena sama-sama melakukan sosialiasi produk hukum - inventarisasi produk hukum yang dimasukkan ke dalam website JDIH ini apakah hanya mendata saja atau melakukan telaah lebih lanjut pak terhadap produk-produk hukum yang sudah ter-update - terkait dengan prodak hukum yang sudah dicabut atau - bermasalah apakah apakah ini juga menjadi ranah kewenangan jaringan dokumentasi untuk hanya mendata saja atau menyampaikan lebih lanjut terhadap proses tersebut. 5

6 3. Nama : Ilham Instansi: Bagian Hukum Kota Mataram - Darimana kami harus memulai, apakah secara manual atau otomasi yang mana manual ini mungkin sebatas registrasi dsb, karena kendala SDM, ruangan, dana dan lain sebagainya segala kendala-kendala itu sudah mengumpul menjadi satu. - Kemudian yang kedua masalah dari Kementreian Dalam Negeri juga menyampaikan kepada kami ada program mereka berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 168 Tahun 2007 mereka punya program siskum yang mana karakteristiknya hampir sama dengan SJDIH ini dilihat dari kebutuhan website, pendokumentasian juga ada di situ nah kalau kami dituntut memiliki dua website nanti akan dobel, jadi mungkin dari Kemenkumham dan Kemendagri dalam hal ini ada sebuah sinergitas antara keduanya bagaimana memecahkan solusi dualisme kewajiban ke pemerintah kabupaten kota atau instansi lainnya terhadap SJDIH ini dengan sistem informasi hukumnya Kemendagri. 4. Nama : Cok Rai Instansi: Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi NTB - Dalam pengelolaan dokumen di Badan perpustakaan dan asip ada pedoman UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 untuk mengelola arsip itu ada namanya SKN (sistem kearsipan Nasional) diterjemahkan menjadi SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan diterjemahkan lagi menjadi JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) nanti ini dibagi dua lagi menjadi SIKS (Sistem Informasi Kearsipan 6

7 Statis) dan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis). SIKD-nya ini ada di SKPD masing masing baik di Pemerintah Provinsi maupun di Kabupaten dan untuk SIKS-nya di lembaga kearsipan baik di Provinsi maupun di Kabupaten. mengenai baik produk-produk hukum yang terkait dengan Perda itu kami masukkan ke dalam database nanti dari sana bisa dilihat melalui website kami sudah ada di sana, itu yang bisa kami sampaikan - kemudian yang kedua apakah pengolahannya ini sudah sesuai dengan yang disampaikan oleh Arsip Nasional, kalau pengolahannya berbeda kami akan mengalami perbedaan dalam memasukan data ke program-program yang sudah ada pada kami, Jawaban : Tana Mantiri : 1. Untuk Pak Turmudji - Sejak beralihnya fungsi administratif dari pengadilan dari Kemenkumham ke MA maka sekarang ini anggota jaringan untuk pengadilan itu dibawahi oleh biro hukum MA jadi kalau dulu sebelum beralihnya fungsi administratif dan keuangan ke MA itu Pengadilan Negeri,Pengadilan Tinggi, Pengadilan Agama, Pengadilan Tinggi Agama itu merupakan anggota jaringan tapi setelah beralihnya fungsi administratif dan keuangan ke MA saat ini yang menjadi anggota jaringan itu adalah biro hukum MA dengan sebagai pusat jaringan yang berada di lingkungan Peradilan. 7

8 2. Untuk Pak Saleh - KHN dan BPHN saya kira sama-sama melakukan pembinaan hukum nasional cuma lembaganya yang berbeda, sama-sama fungsinya melakukan pembinaan hukum nasional pak. - Kemudian mengenai BPHN juga melakukan telaahan terhadap peraturan perundang-undangan, memang salah satu kegiatan di BPHN yaitu di Pusat Perencanaan melakukan analisa dan evaluasi peraturan perundang-undangan tentunya analisa itu diarahkan untuk sebagai masukan untuk suatu penyusunan peraturan perundang-undangan tapi di satu sisi kita juga mengadakan penelitian hukum termasuk juga di dalam penelitian itu objeknya juga peraturan perundang-undangan. Tapi kalau mengenai perdaperda yang bermasalah, memang seperti yang bapak sebutkan itu bahwa memang muaranya masih ke Kemendagri untuk melakukan itu karena mempunyai kewenangan untuk membatalkan dalam sekian hari ya tapi kalau melewati batas waktunya belum dibatalkan itukan bisa di review oleh MA. 3. Untuk Pak Ilham - pertanyaannya mulai dari mana, pertama harus kita pertimbangkan kondisi di tempat kerja, kalau memang kondisinya mengharuskan mulai dari manual maka kita lakukan pengolahan manual dengan pedoman standar yang sudah ada, idealnya itukan sekaligus pengolahan secara otomasi juga dilakukan tapi kami membagi informasi bahwa di seluruh Indonesia ini sebagian besar juga biro hukum itu melakukan pengolahan dengan memulai dari produk peraturan yang diterbitkan oleh Pemerintah Provinsi yang bersangkutan itu yang dimasukkan ke dalam web karena kalau sudah ada fasilitas web pengolahan itu pasti akan menjadi lebih 8

9 mudah dan lebih cepat tersebar luas ke para pemakai informasi itu, - Kemudian mengenai program siskum dari Kemendagri, JDIH itu pusatnya kan BPHN dan anggotanya adalah biro hukum yang ada di seluruh Kementerian dan Lembaga Non Kementerian dan biro hukum di Pemerintah Provinsi dan bagian hukum yang ada di Pemerintah Kabupaten Kota, jadi sebenarnya biro hukumnya Kemendagri itu adalah anggota jaringan. Alasan teknisnya kenapa adanya siskum itu adalah untuk mempercepat pengolahan yang ada di Provinsi, Kab/Kota tapi sebenarnya harus dikolaburasi dengan standar yang ada Emalia Suwartika : 1. untuk Bapak Turmudji sudah sangat jelas diuraikan jelas bahwa keberadaan Pengadilan Negeri merupakan salah satu anggota jaringan dari biro hukum MA. 2. untuk Bapak Saleh - dalam memasukkan Peraturan Daerah baik itu Perda, Perbup, Perwal dalam website selain daftar atau list juga ada fulltextnya, syukur-syukur kalau sudah dilengkapi dengan status keberlakuan, hal ini untuk memberikan jejak keberadaan dari Peraturan Perundang-undangan. - untuk memasukkan telaahan yang BPHN lakukan sebagai pusat jaringan belum memasukkannya ke dalam website tetapi itu adalah telaahan bagi bidang lain yang pasti ada di BPHN untuk jadi bahan pedoman pembuatan Perda atau Peraturan-peraturan lainnya. 3. Untuk Bapak Ilham - Lihatlah pada situasi dan kondisi, kalau memungkinkan lakukanlah mulai dari manual kemudian beranjak ke otomasi 9

10 - Jika di tempat bapak sudah ada website resmi kota mataram isilah dengan peraturan daerah yang dihasilkan oleh instansi setempat, jika hanya ada siskumnas, manfaatkanlah siskumnas itu sebagai tempat penyimpanan Perda jadi mintalah ke pengelola siskum itu untuk dibuatkan banner khusus produk hukum. 4. Untuk Bapak Cok Rai - Karena bapak berasal dari badan perpustakaan dan arsip daerah, tentunya bapak akan mengolah semua jenis dokumen dan itu tentu berpedoman pada pedoman yang dikeluarkan oleh instansi/badan itu sendiri, tetapi untuk pengelolaan dokumen hukum yang masuk di JDIH kelolalah sesuai dengan pedoman pengelolaan teknis dokumentasi dan informasi hukum yang ada yaitu Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 2 Tahun Pertanyaan Sesi 2: 1. Nama : Mugni - Di NTB sudah ada PPID dan sudah ada SOPnya yang mungkin sebagai payung hukumnya UU tentang Keterbukaan Informasi. Mungkin informasi-informasi ini kalau kita link-kan dengan PPID terkait dengan JDIH mungkin PPID dapat dimanfaatkan. - Tinggal bagaimana peningkatan kompetensi SDM yang berperan di situ baik di PPID utama ataupun di PPID pembantu ini masih sedang dilengkapi baik kualitas maupun kuantitasnya. JAWABAN : Tana Mantiri : - bahwa JDIHN ini juga sebenarnya tusinya itu termasuk menunjang PPID bahwa dengan informasi yang tersedia di JDIH itu kalau sudah termuat maka PPID tidak akan kerepotan untuk diklaim 10

11 menutup informasi itu bahwa dengan ditayangkannya informasi di JDIH itu PPID akan merujuk bahwa informasi itu sudah terbuka karena sudah link juga dengan PPID maka kewajiban PPID itu untuk memberikan jawaban informasi tentang Peraturan Daerah misalnya itu selesai dan sekarang juga ini dalam penataan pembentukan JDIH di Kementerian Kominfo itu juga sedang menganalisa kaitannya dengan PPID yang ada di daerah. Terimakasih atas informasinya pak. Emalia Suwartika : - Manfaatkan PPID sebagai sarana berdayaguna JDIH ini, sayang sekali kalau sudah ada sarananya tapi kita tidak bisa mengolahnya, isilah dengan standarisasi yang kita punya. bagaimana kita memanfaatkan PPID sebagai suatu pusat layanan bagi mereka yang mebutuhkan informasi terutama mungkin bagi mereka yang berada di biro hukum atau di bagian hukum untuk memasyarakatkan atau menyebarluaskan informasi hukum. C. PENUTUPAN Kegiatan Sosialisasi JDIH di Provinsi Nusa Tenggara Barat ditutup oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Nusa Tenggara Barat. Dalam Sambutannya disampaikan bahwa kegiatan sosialisasi ini diharapkan dapat menjadi salah satu upaya mempercepat tersedianya saluran (akses) informasi hukum secara nasional dalam menghadapi globalisasi informasi, oleh karena itu diperlukan komitmen, koordinasi yang sinergi dan persepsi yang sama mengenai pengelolaan informasi hukum menuju terwujudnya layanan informasi hukum. Kemudian mengucapkan terima kasih atas kehadiran peserta pada pertemuan ini. Mataram, 12 Juni