Perancangan Sistem Otomatisasi Kantor

Transkripsi

1 General principles of Perancangan Sistem Otomatisasi Kantor 1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan, 2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat, 3. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum, General principles of 4. Sistem itu menghindari pula tulis menulis yang tidak perlu, 5. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja, 6. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum, General principles of 7. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin. 8. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu. 1

2 General principles of 9. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesinmesin, tetapi tidak mempergunakannnya secara berlebihan. 10. Setiap sistem perkantoran harus berdasarkan azas kesederhanaan. Manfaat 1. Menaikkan aksesibilitas bagi orangorang. Komunikasi antar-orang difasilitasi baik melalui perangkat tatap-muka maupun melalui transmisi pesan-pesan suara dan pesan-pesan tercetak. 2. Menaikkan aksesibilitas untuk informasi. Informasi dapat ditelusur dari banyak lokasi dan dalam formulirformulir yang bermacam-macam. Manfaat 3. Menaikkan produktivitas perseorangan. 4. Menaikkan kesinambungan. 5. Menaikkan pengawasan terhadap kegiatan perseorangan PROSEDUR 1. Tahap Persiapan 2. Analisis Kebutuhan 3. Tahap Desain Sistem 4. Tahap Programming 5. Tahap Implementasi 6. Tahap Pengendalian 2

3 TAHAP PERSIAPAN ANALISIS KEBUTUHAN 1. Membuat pedoman survai aspek perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas pendukung 2. Membuat pedoman survai tentang kondisi jaringan baik LAN, intranet, dan internet. 3. Membuat pedoman survai tentang basic skill sumber daya manusia yang akan terlibat dalam pengembangan Sistem 4. Membuat pedoman survai tentang prosedur administratif pada setiap bagian yang ada dalam rangka persiapan pengembangan system software Tahap ini bertujuan untuk melihat cakupan permasalahan serta kondisi yang dihadapi saat ini agar perancangan dan pembuatan sistem sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna. MELAKSANAKAN SEMUA PEDOMAN TAHAP DESAIN Tahap ini bertujuan memberikan gambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) Pembuatan Diagram Konteks Disain basis data TAHAP PROGRAMMING Membuat dan mengembangkan system software yang mendukung proses penanganan pekerjaan kantor (office work) Pemilihan Paket Program Penulisan Kode Sumber (Source Code) Compile 3

4 TAHAP IMPLEMENTASI Sosialisasi dan penerapan System Software yang telah dibuat Relevansi Kecepatan & Akurasi Kompatibilitas TAHAP PENGENDALIAN Tahap ini bertujuan untuk mengupayakan agar aktivitas sistem dapat berjalan selaras dengan perencanaan dan mengarah sesuai dengan sasaran yang ditetapkan sehingga muncul kepercayaan (trust) terhadap sistem yang dibangun PENGENDALIAN UMUM PENGENDALIAN APLIKASI PENGENDALIAN UMUM PENGENDALIAN APLIKASI Pengendalian organisasi Pengendalian perangkat keras Pengendalian akses ke perangkat Pengendalian pengembangan sistem Pengendalian Input Pengendalian Proses Pengendalian Output Pengendalian pengamanan sistem 4

5 Terima Kasih 5