BAB II PT.PENERBITAN KELUARGA MIMBAR UMUM MEDAN. tanggal 17 Agustus PT. PENERBITAN KELUARGA MIMBAR UMUM

Transkripsi

1 BAB II PT.PENERBITAN KELUARGA MIMBAR UMUM MEDAN A. Profil Perusahaan 1. Sejarah / Gambaran Umum Perusahaan Surat kabar Mimbar Umum Medan Didirikan pada tanggal 6 November 1945 beberapa bulan setelah Indonesia memproklamirkan kemerdekaannyapada tanggal 17 Agustus PT. PENERBITAN KELUARGA MIMBAR UMUM MEDAN, sekarang berkedudukan di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 352 Medan - Sumatera Utara. Pendirinya dipelopori oleh Bapak Abdul Wahab Siregar, Bapak Mohammad Saleh Umar (SURAPATI), Bapak Yunus Nasution, Bapak Udin Siregar, dan Bapak Daud Malik Batubara. Setelah mengalami beberapa kali pembaharuan pada SIUPP (Surat Izin Usaha Penerbitan Pers) kini surat kabar Mimbar Umum memegang izin terbit dari Departemen Penerangan dengan nomor SIUPP : 009 / Menpen / SIUPP / A / 7 / 1986 / Jakarta / 18 / 3 / 86. Surat kabar Mimbar Umum yang terbit pada masa itu tahun 1945 merupakan surat kabar tekemuka di Sumatera bahkan di Indonesia. Dicetak di Indonesia Jl. Sei Rengas (yang sekarang menjadi Jl. Madong Lubis). Dengan misi sebagai surat kabar perjuangan yang mengabdikan diri kepada kepentingan bangsa melawan penjajah asing yang ingin kembali

2 menguasai tanah air. Surat kabar Mimbar Umum telah menjadikan dirinya bagian dari kekuatan bangsa melalui berita-beritanya. Sebagai surat kabar perjuangan pada masa revolusi fisik, surat kabar Mimbar Umum menjadikan semua pihak menjadi sasaran pasarnya. Dengan demikian semua konsumen pembaca merupakan pasar yang potensial. Pada tanggal 6 November 1947 penerbitan surat kabar Mimbar Umum dilanjutkan Bapak Arif Lubis dibantu Bapak Bustaman dan Bapak Syamsudin Manan. Saat politik di Indonesia bergolak dekade tahun 1950 sampai 1965 surat kabar Mimbar Umum mencapai puncak kesuksesan. Keberhasilan surat kabar Mimbar Umum mencapai kesuksesan pada zaman pergolakan politik di Indonesia tidak terlepas dari kepekaan membaca situasi pada waktu itu. Pada tanggal 6 November 1975, Bapak Arif Lubis menyerahkan manajemen Harian Mimbar Umum kepada Bapak H. Hasbullah Lubis, Direktur FA. Percetakan Offset HASMAR. Tujuannya untuk lebih meningkatkan penampilan media cetak Harian Mimbar Umum, dari tehnik cetak letter press ke cetak offset yang lebih bersih cetakannya. Tahun 1983, Bapak H. Hasbullah Lubis meninggal dunia dan jabatan Pimpinan Umum dipegang oleh putranya H. M. Fauzi Lubis,. Upaya untuk tetap akses di dunia pers,lalu Bapak H. M. Fauzi Lubis mengadakan Joint Manajemen dengan PT. Surya Pelindo yang dipimpin oleh Bapak Surya Paloh yang juga Pimpinan Umum Harian Media Indonesia di Jakarta. Saat itulah Harian Mimbar Umum dengan cetak offset "full colour" setiap terbit.

3 2. Struktur Organisasi PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum Medan Struktur orgasnisasi adalah susunan yang stabil dari jabatan-jabatan dan hubungannya dengan jabatan yang lain. Merupakam salah satu faktor yang mempengaruhi orang-orang yang bergabung dari organisasi itu sendiri. Struktur organisasi yang baik adalah yang menunjukkan kerangka dan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Pimpinan perusahaan adalah manusia biasa yang mempunyai waktu/tenaga dan pengetahuan yang terbatas terpaksa mendelegasikan wewenangnya kepada orang lain atau bawahannya untuk menyelesaikan tugas-tugas yang kompleks dan banyak. Agar pimpinan itu dapat dengan mudah mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya yang telah ditetapkan dan meminta pertanggungjawaban dari setaip bawahannya, maka diperlukan suatu struktur organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan tentu berbeda dengan struktur organisasi perusahaan lainnya, hal ini tergantung pada besar kecilnya perusahaan. PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum Medan membutuhkan suatu struktur organisasi yang tepat agar dapat secara efektif dan efisien mengatur dan menjelaskan tugas-tugas anggotanya, hubungan dan wewenang setiap anggota organisasinya. Struktur organisasi yang diterapkan PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum Medan adalah struktur organisasi garis, yang mana tugas dan wewenang berjalan dari pimpinan tertinggi sampai kepada karyawan.

4 STRUKTUR ORGANISASI PT. PENERBITAN KELUARGA MIMBAR UMUM MEDAN DIREKSI PEMIMPIN UMUM WKL PIMPINAN UMUM RED. EXECUTIVE KABAG PRODUKSI KABAG SIRKULASI KABAG IKLAN KABAG KEUANGAN KABAG SDK KABAG UMUM RED. KHUSUS WAKIL RED. EXECUTIVE SEK.REDAKSI ADM PRODUK S PENULIS NASKAH STAFF SETTING ADM SIRKULASI DIS PENJUALAN ADM IKLAN STAFF PEMASARAN KASIE PEMBUKUAN KASIE PERSONALIA STAFF PEMBUKUAN STAFF PENAGIHAN RED KHUSUS RED EKONOMI RED OLAHRAGA RED DAERAH STAFF DOKUMEN TASI STAFF KOREKTOR STAFF LAY-OUT STAFF CAMERA PACKIN G IKAT HITUNG STAFF PEMBUKUAN STAFF ADM KEUANGAN KASIR STAFF BAGIAN UMUM RED KOTA ASS REDAKTUR LOPER RED INTERNASIO REPORTER RED OPINI RED BREMUBISTR I SUMBER: PT.PENERBITAN KELURAGA MIMBAR UMUM MEDAN

5 Berikut ini diuraikan tugas dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut: 1.Pimpinan Umum/ Redaksi Bertanggung jawab atas pencapaian proyeksi pendapatan serta pemanfaatan sumber dana perusahaan secara efektif dan efisien. Mendelegasikan wewenang pengelolaan keredaksian dan usaha sejauh rincian tugas yang ditentukan serta tidak terkait dengan urusan yang bersifat yuridis formal kepada Redaktur Eksekutif dan Wakil Pimpinan Umum/ Redaksi. Berwewenang dalam menanda tangani cheque dan bilyet giro yang dikeluarkan bersama-sama dengan Wakil Pimpinan Umum/ Redaksi. Menciptakan dan mengembangkan iklim kerja yang kooperatif, sehat dan berprestasi pada segenap jajaran usaha maupun bidang redaksi. Menegakkan integritas dan loyalitas seluruh karyawan pada jajaran usaha maupun bidang redaksi. 2.Wakil Pimpinan Umum/ Redaksi Mengelola dan mengendalikan pemanfaatan sumber dana perusahaan secara efisien dan efektif dilengkapi laporan pertanggung jawaban kepada Pimpinan Umum/ Redaksi. Memelihara hubungan baik dengan lembaga keuangan tempat perusahaan menjadi nasabah dan segenap perusahaan periklanan serta penyalur utama yang menunjang mekanisme perusahaan.

6 Berwewenang dalam menandatangani cheque dan bilyet giro yang dikeluarkan bersama-sama dengan Pimpinan Umum/ Redaksi. Berwewenang dalam memferifikasi selurh dokumen perusahaan baik intern maupun ekstern. Memegang teguh kerahasiaan data perusahaan secara menyeluruh dan membantu hal-hal yang bersifat rahasia. 3. Redaktur Eksekutif Bertanggung jawab secara struktur kepada Pimpinan Umum/ Redaksi dan membawahi Wakil Redaktur Eksekutif serta redaktur-redaktur dan staf direksi. Tugasnya adalah bertanggung jawab atas hubungan baik atas instansi berwenang dan jajaran pers sejauh terkait dengan tugas dan tangung jawab yuridis formalnya. 4. Kepala Bagian Produksi Bertanggung jawab secara struktur kepada Wakil Pimpinan Umum/ Redaksi dan membawahi administrasi produksi beserta staf-stafnya. Tugas dan tanggung jawab bagian produksi adalah : Melaksanakan kegiatan proses sebelum percetakan dimulai yang meliputi pengetikan berita, koreksi berita, penyusunan berita dan pembuatan plat sebelum cetak. Mengadakan pengawasan percetakan surat kabar di percetakan. Mempersiapkan desain produk untuk penerbitan selanjutnya.

7 5. Kepala Bagian Sirkulasi Bertanggung jawab secara struktur kepada Wakil Pimpinan Umum/ Redaksi dan membawahi administrasi, sirkulasi, staf distribusi dan penjualan. Tugas dan tanggung jawab bagian sirkulasi adalah : Bertanggung jawab terhadap penjualan dan pendistribusian koran, sehingga sedapat mungkin mencaopai jumlah proyeksi. Bertanggung jawab atas kredibilitas dan piutang yang tertunggak dari para agen maupun langganan serta langkah pengamanannya yangdikoordinasikan dengan penagihan. 6. Kepala Bagian Iklan Bertanggung jawab terhadap pemenuhan kuota penjualan iklan berdasarkan target penerimaan iklan. Bertanggung jawab untuk mengirimkan bukti pemuatan iklan kepada biro iklan maupun kepada pemasang iklan langsung. Bertanggung jawab atas putang iklan yang tertunggak dan langkahlangkah penyelesaiannya. Mengadakan sensor terhadap materi iklan yang dapat berakibat membahayakan pihak penerbit ( disesuaikan dengan peraturan tata cara periklanan Indonesia ).

8 7. Kepala Bagian Keuangan Bertanggung jawab mempersiapkan data untuk menyusun anggaran dan laporan realisasi anggaran secara bulanan maupun tahunan. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan secara bulanan/ tahunan, terdiri dari neraca, perhitungan rugi/ laba, sumber dan penggunaan dana, dan analisa ratio. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pembukuan dan memegang teguh kerahasiaan data keuangan perusahaan. Bertanggung jawab atas hal-hal yang menyangkut perpajakan. 8. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia Bertanggung jawab atas perencanaan, pengembangan sumber daya manusia bagi kepentingan perusahaan. Memelihara dan mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan instansi Departemen Tenaga Kerja serta lembaga resmi terkait. Bertanggung jawab atas tegaknya disiplin kerja karyawan. Memegang teguh kerahasiaan data karyawan perusahaan. 9. Bagian Umum Membina, menggerakkan dan mengawasi seluruh kegiatan personalia dan umum. Mengurus permasalahan dibidang umum. Mengatur perjalanan bagian transformasi dan penagihan.

9 B. Anggaran Biaya Operasional Perusahaan 1. Pengertian Anggaran Anggaran atau Budget adalah merupakan ungkapan dari program kerja untuk mencapai sasaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Ada beberapa istilah yang digunakan untuk menyatakan anggaran perusahaan, yaitu ; business Budget, Profit Planning and Control, Comprehensif budgeting, business Budget and Control. (Munandar, 2003) Walaupun demikian perbedaan istilah istilah tidaklah merupakan pengertian dari anggaran itu sendiri, hal ini dapat dilihat pada defenisi yang diberikan oleh para ahli : Anggaran adalah suatu rencana keuangan periode yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organsasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam suatu uang untuk jangka waktu tertentu. (Nafarin, 2004) Bisnis budget atau anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit atau kesatuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu yang akan datang. (Munandar, 2001) Istilah perencanaan untuk pengendalian laba menyeluruh dapat didefinisikan secara luas sebagai suatu anggaran sistematis dan formal untuk

10 perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian tanggung jawab manajemen. (Welsch, Hilton dan Gordon, 2002) Dari kutipan diatas dapat dirumuskan bahwa anggaran biaya operasional adalah anggaran yang bertujuan untuk pengeluaran pengeluaran kontra prestasi yang diberikan oleh perusahaan atas sesuatu yang diterima dari pihak lain atau atas jasa jasa yang diterima dari pihak lain untuk menyusun anggaran laba / rugi dan anggaran itu merupakan rencana kerja sistematis yang dinilai dengan uang yang dibuat dalam bentuk angka angka serta disusun dalam suatu atau beberapa periode tertentu yang dipakai sebagai alat perencanaan, pengkoordinasian yang terpadu dan pengendalian tanggung jawab manajemen melalui proses tertentu. Dari rumus ini ada beberapa segi yang perlu diperhatikan antara lain : a) Rencana kerja sistematis yang di nilai dengan uang; ialah rencana yang disusun mengenai apa apa yang akan dilaksanakan, selanjutnya rencana kerja tersebut dinilai dengan uang atau dengan kata lain ditentukan beberapa jumlah yang dibutuhkan / diperoleh untuk merealisasikan pekerjaan tersebut. b) Periode tertentu; ialah periode berdasarkan pada periode jangka panjang (3-5 thn) dan periode jangka pendek (1 thn). c) Alat perencanaan; anggaran digunakan sebagai alat utuk merumuskan terlebih dahulu kegiatan kegiatan yang akan dilaksanakan yang diharapkan dapat memberikan hasil yang baik.

11 d) Pengkoordinasian yang terpadu; artinya dalam kegiatan perusahaan diperlukan koordinasi terpadu dalam mengalokasi faktor faktor produksi dalam rangka mengalihkannya menjadi barang barang dan jasa jasa. e) Pengendalian tanggung jawab; artinya kegiatan kegiatan yang dilaksanakan harus selalu diawasi dan dikendalikan agar sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya. f) Proses tertentu; artinya proses pembelanjaan atau proses lainnya yang dinilai setiap kali terjadi suatu operasi perusahaan dan suatu periode anggaran. Pengurus PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum menetapkan bahwa anggaran yang mereka susun adalah merupakan kebijakan bersama berupa anggaran biaya dan pendapatan pada tiap tiap bagian yang ditetapkan dengan besarnya rupiah dan persentase. Biasanya persentase ini menjadi acuan yang kuat tetapi tidak statis dan kaku artinya tidak mencegah keputusan rasional. 2. Struktur Anggaran Anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut : (Nafarin, 2004) a) Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari : 1. Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun dan berdasarkan interval (kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu segi anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat tingkat aktivitas Kegiatan) yang berbeda.

12 2. Anggaran Tetap, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. b) Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari : 1. Anggaran Periodik, yaitu anggaran yang disusun untuk suatu periodic tertentu umumnya 1 tahun yang disusn setiap akhir periode anggaran. 2. Anggaran Kontinue, yaitu anggaran yang dibuat untuk memperbaiki anggaran yang telah dibuat. c) Menurut jangka waktu, anggaran terdiri dari : 1. Anggaran Jangka Pendek (anggaran taktis), yaitu anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama 1 tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek. 2. Anggaran Jangka Panjang (anggaran strategis), yaitu anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari 1 tahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal (Capital Budget). Anggaran jangka panjang tidak harus berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek. d) Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari : Anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila diperlukan disebut anggaran induk (master budget). Anggaran induk merupakan konsolidasi rencana keseluruhan perusahaan perusahaan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dipecah lagi menjadi anggaran triwulan, anggaran triwulan kemudian dipecah lagi menjadi anggaran bulanan.

13 1. Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk meyusun anggaran laporan laba / rugi. Anggaran operasioanal terdiri dari : a. Anggaran penjualan. b. Anggaran biaya pabrik yang terdiri dari biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya over head pabrik. c. Anggaran beban usaha. d. Anggararan laporan laba / rugi. 2. Anggaran Keuangan, yaitu anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan antara lain terdiri dari : a. Anggaran kas. b. Anggaran piutang. c. Anggaran persediaan. d. Anggaran utang. e. Anggaran neraca. Hubungan antara anggaran operasional dengan anggaran keuangan dapat dijelaskan dengan Gambar 2.2 sebagai berikut :

14 Ramalan Penjualan Anggaran Penjualan Anggaran Bebab Usaha Anggaran Piutang Anggaran Produksi Anggaran Persediaan Anggaran biaya bahan baku Anggaran biaya tenaga kerja Anggaran biaya over head pabrik Anggaran Akuntansi depresiasi Aktiva tetap Anggaran laporan Laba/Rugi Anggaran utang Anggaran Modal Sendiri Anggaran Kas Anggaran Neraca Gambar 2.2 : Hubungan Anggaran operasional dengan Anggaran Keuangan Keterangan : Cetak tebal = anggaran keuangan Cetak biasa = anggaran operasional

15 Dari Gambar 2.2 dapat dijelaskan proses hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan sebagai berikut : 1. Anggaran penjualan dibuat berdasarkan ramalan penjualan. 2. Anggaran beban usaha (anggaran beban penjualan) dibuat berdasarkan anggaran penjualan. 3. Anggaran piutang dibuat berdasarkan anggaran penjualan. 4. Anggaran produksi dibuat berdasarkan persediaan. 5. Anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya over head pabrik dibuat berdasarkan anggaran produksi. 6. Anggaran laporan laba / rugi dibuat berdasarkan anggaran penjualan, anggaran beban usaha, anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya over head pabrik. 7. Anggaran cadangan depresiasi aktiva tetap dibuat berdasarkan anggaran beban usaha dan anggaran biaya over head pabrik. 8. Anggaran utang dibuat berdasarkan anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya over head pabrik. 9. Anggaran modal sendiri berdasarkan anggaran laporan laba / rugi. 10. Anggaran kas dibuat berdasarkan anggaran utang, anggaran piutang, anggaran penjualan, anggaran beban usaha, anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya over head pabrik.

16 11. Anggaran neraca dibuat berdasarkan anggaran kas, anggaran piutag, anggaran persediaan, anggaran cadangan depresiasi aktva tetap, anggaran modal sendiri. e) Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari : 1. Anggaran Komprehensif, merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif perpaduan antara anggaran operasional dan anggaran keuangan yang disusun secara lengkap. 2. Anggara Parsial, adalah anggaran yang disusun secara tidak lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. Misalnya karena keterbatasan kemampuan, maka yang dapat disusun hanya anggaran operasional. f) Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari : 1. Anggaran apresiasi (approsiation budget), adalah anggaran yang dibentuk bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan lain. 2. Anggaran kinerja (performance budget), adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi (perusahaan) misalnya nilai untuk menilai apakah masing masing aktivitas tidak melampaui batas.

17 3. Faktor faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Perusahaan Anggaran dapat berfungsi dengan baik bilamana taksiran taksiran (forecost) yang termuat didalamnya cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Untuk bias melakukan penafsiran secara lebih akurat, diperlukberbagai data informasi dan pengalaman, yang merupakan faktor faktor yang harus dipertimbangkan didalam menyusun anggaran. Adapun faktor faktor tersebut secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu : a) Faktor faktor intern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat didalam perusahaan sendiri. Faktor faktor tersebut antara lain berupa : 1) Penjualan penjualan tahun lalu. 2) Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual,syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dsb. 3) Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. 4) Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik dalam jumlahnya (kuantitatif) atau keterampilan maupun keahlian (kualitatif). 5) Modal kerja yang dimiliki perusahaan. 6) Fasilitas fasilitas lain yang dimiliki perusahaan. 7) Kebijakan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi fungsi perusahaan, baik dibidang pemasaran, dibidang produksi, dibidang pembelanjaan, dibidang administrasi maupun dibidang personalia. Sampai batas tertentu perusahaan masih dapat mengatur dan menyesuaikan faktor faktor intern ini dengan apa yang diinginkan untuk masa

18 yang akan dating. Oleh sebab itu faktor faktor intern ini sering disebut faktor yang controllable (diatur), yaitu faktor faktor dalam batas tertentu masih dapat disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan untuk periode budget yang akan dating. b) Faktor faktor ekstern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat diluar perusahaan tetapi dirasa mempunyai pengaruh terhadap kehidupan perusahaan. Faktor faktor tersebut antara lain berupa : 1) Keadaan persaingan. 2) Tingkat pertumbuhan penduduk. 3) Tingkat penghasilan masyarakat. 4) Tingkat pendidikan masyarakat. 5) Tingkat penyebaran penduduk. 6) Agama, adat istiadat, dan kebiasaan kebiasaan masyarakat. 7) Berbagai kebijakan pemerintah baik dibidang politik, ekonomi, social budaya maupun keamanan. Terhadap faktor ini perusahaan tidak mampu mengatur sesuai dengan apa yang diinginkan dalam periode budget yang akan datang. Oleh karena itu, faktor ekstern ini sering disebut dengan faktor uncontrollable (tidak dapat diatur) yaitu faktor faktor yang tidak dapat disesuaikan dengan keinginan perusahaan. 4. Fungsi Anggaran Anggaran bermanfaat untuk membantu manajemen dalam mengelola perusahaan. Adapun fungsi anggaran sebagai berikut :

19 A. Fungsi Perencanaan. B. Fungsi koordinasi. C. Fungsi pengawasan. A. Fungsi perencanaan. Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target yang harus dicapai oleh kegiatan perusahaan diwaktu yang akan dating. Jadi proses perencanaan sangat penting bagi perusahaan untuk memberitahukan kepada organisasi tetang tujuan dan penetapan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuannya. Perencanaan adalah proses pembuatan tujuan perusahaan dan memilih tindakan masa datang untuk mencapainya. (Welsch, Hilton dan Gordon, 2002) Hal hal yang dipermasalahkan dalam suatu rencana yang dibuat adalah : 1) Apa yang direncanakan. 2) Bagaimana melakukan rencana tersebut. 3) Kapan rencana tersebut dilakukan. 4) Siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut. Rencana yang baik tentunya diharapkan akan memperoleh hasil yang baik pula. Suatu rencana dikatakan baik apabila disusun dengan fakta yang up to date dan reliable yang dapat mendukung rencana tersebut dengan asumsi yang diterima secara rasional serta melibatkan semua lapisan mamajemen. Keikutsertaan semua lapisan manajemen dalam menyusun suatu rencana akan menghasilkan dampak positif dalam mencapai tujuan tersebut, yakni :

20 1) Terdapat kerja sama yang baik antara semua lapisan manajemen. 2) Terdapat penyesuaian aktivitas yang akan membantu kelancaran operasi perusahaan. 3) Rencana yang disusun akan dating berhubungan satu dengan yang lain. Sebelum melaksanakan operasi, manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum menyusun perencanaan yang sudah matang mengenai strategi operasional. Penyusunan rencana ini mengikutsertakan lapisan manajemen atas yaitu pengurus PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum dan lapisan manajemen menengah yaitu setiap head department. Kedua lapisan manajemen ini bekerja sama merumuskan kegiatan dan strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan didukung pula dengan data yang tepat berdasarkan pengalaman operasional setiap harinya. B. Fungsi Koordinasi Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian bagian yang terdapat didalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik menuju sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan terjamin. Koordinasi mempunyai perencanan yang sangat penting dalam pelaksanaan rencana, sebuah koordinasi merupakan keterpaduan dari semua kegiatan yang ada didalam anggaran. Tanpa adanya koordinasi maka tujuan yang telah ditetapkan tidak akan dapat dicapai.

21 Koordinasi adalah proses yang mengaitkan karyawan dengan pekerjaan secara timbale balik untuk mencapai tujuan organisasi. (Welsch, Hilton dan Gordon, 2002) Dari pengertian diatas disederhanakan bahwa koordinasi itu penting dalam mengintegrasikan kegiatan-kegiatan dalam suatu perusahaan. Agar fungsi koordinasi efektif, ada tiga ketentuan yang harus diperhatikan : 1) Adanya rencana / anggaran yang realities. 2) Anggaran yang disusun harus meliputi semua kegiatan. 3) Harus ada komunikasi yang baik dari semua lapisan manajemen. Dalam hal pengkoordinasian manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum dapat mengkoordinir semua bagian yang ada sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pengkoordinasian ini dapat dilakukan terutama karena adanya anggaran. Selain memberikan perhatian yang cukup besar terhadap koordinasi gerak setiap departmen, manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum juga menegaskan pentingnya komunikasi antar departemen untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dalam melaksanakan tugas masingmasing. C. Fungsi Pengawasan Anggaran berfungsi sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding realisasi kegiatan perusahaan nantinya. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang didalam budget dengan apa yang dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses atau kurang sukses bekerja dan dari

22 perbandingan tersebut dapat pula diketahui penyebab penyimpangan antara anggaran dan realisasi serta kelemahan dan kekuatan yang dinilai perusahaan. Untuk menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan apa yang telah dianggarkan sebelumnya, manajemen mutlak mengadakan pengawasan. Pengawasan (control) ialah segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas penentuan apakah pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya terhadap harta benda usaha diadakan pengamanan sebaik-baiknya. (Welsch, Hilton dan Gordon, 2002) Fungsi pelaksanaan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki pelaksanaan dari operasi perusahaan. Proses pengukuran dilakukan dengan membandingkan anggaran sebagai patokan dengan sebenarnya. Sehubungan dengan fungsi pengawasan ini manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum menggunakan anggaran sebagai alat pengendalian pelaksanaan kegiatan. Pengendalian ini meliputi semua bidang dan department sehingga manajemen mengetahui penyimpangan yang terjadi. Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya bahwa fungsi anggaran itu meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Ketiga fungsi ini telah dijalankan oleh manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum. Fungsi koordinasi dijalankan dengan baik dapat dilihat dari cara kerja setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi dimana keberhasilan pekerjaan tiap-tiap bagian tergantung pada keberhasilan pekerjaan bagian lain dan adanya komunikasi yang baik sehingga kesalahpahaman dapat dihindari. Fungsi pengawasan dijalankan oleh manajemen PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum

23 dapat dilihat dari penggunaan-penggunaan anggaran sebagai alat untuk menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan dengan yang dianggarkan dengan cara mengadakan pemeriksaan terhadap penyimpangan baik yang bersifat negatif maupun positif. Anggaran biaya operasional PT. Penerbitan Keluarga Mimbar Umum disusun untuk suatu periode dimulai dari tanggal 1 januari dan berakhir 31 Desenber. Penentuan besarnya anggaran biaya operasional sebelumnya yaitu dengan memperhatikan angka-angka dari anggaran 1 tahun terakhir serta usulanusulan dari setiap departemen. Dalam hal ini setiap departemen mengusulkan berapa besar biaya yang diperlukan departemen tersebut dalam melaksanakan operasinya dalam satu periode. C. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional Pada dasarnya yang mempunyai wewenang dan yang mempunyai tanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi perusahaan. Tetapi tugas menyiapkan dan menyusun serta melaksanakan kegiatan anggaran tidak harus ditangani sendiri melainkan didelegasikan kepada bagian lain. Namun partisipasinya tetap diperlukan terutamakan untuk memotivasikan dan mengarahkan manajer bawahannya dalam penyusunan anggaran. Untuk mendapatkan suatu anggaran yang baik diperlukan kerja sama antara bidang-bidang fungsional yang ada dalam perusahaan.

24 Dalam garis besarnya tugas menyusun dan menyiapkan anggaran dapat didelegasikan kepada : 1) Bagian Administrasi Penysunan anggaran bagian administrasi ini dilakukan oleh perusahaanperusahaan yang kecil. Pada umumnya perusahaan ini tidak mempunyai kegiatan yang lebig kompleks dan spesifik, sehingga dalam penyusunan anggaran biaya operasionalnya tidak memerlukan campur tangan dari pihak lain, dalam arti hanya satu bagian saja yang bertanggung jawab terhadap anggaran biaya operasional tersebut. 2) Panitia Anggaran Perusahaan besar umumnya mempunyai kegiatan yang cukup kompleks dan beraneka ragam dengan ruang lingkup yang cukup luas, oleh sebab itu tugas tersebut perlu melibatkan semua unsur yang terkait dalam panitia anggaran. Tim tersebut membahas tentang rencana-rencana yang akan datang yang membuahkan hasil. Sebagai kesepakatan bersama sesuai dengan kondisi dan fasilitas serta kemampuan masing-masing bagian secara terpadu. Kesepakatan bersama ini penting agar pelaksanaannya didukung oleh seluruh bagian yang ada dalam perusahaan dan mampu menciptakan kerja sama dengan baik. Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancer maka perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini harus dibuat terperinci dan jelas. Agar setiap bagian dapat mengikuti pedoman tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Oleh karena itu, penyusunan anggaran harus dipersiapkan jauh sebelumnya pelaksanaan anggaran

25 dimulai. Dengan demikian tersedia waktu yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atas hal-hal yang dianggap perlu. Pedoman penyusunan anggaran perusahaan itu harus mencerminkan materi apa yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun untuk jangka pendek. Perencanaan dasar mendasari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategi perusahaan serta uraian dasar pemikiran perusahaan. Anggaran yang disusun akan menghasilkan rancangan anggaran (draft budget). Rancangan anggaran diserahkan pada pimpinan puncak perusahaan untuk disahkan sebagai anggaran yang defenitif. Sebelum itu ada kemungkinan perubahan berupa perbaikan-perbaikan yang dibahas oleh pimpinan dengan bagian yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut. Anggaran yang defenitif dijadikan pedoman kerja, alat pengkoordinasian dan pengawasan kerja. Setelah rancangan anggaran disahkan, panitia anggaran tidak dibubarkan melainkan secara berkala masih perlu untuk mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif yakni membahas pelaksanaan anggaran dari waktu ke waktu sehingga mampu meningkatkan kerja sama dengan koordinasi dan merevisi anggaran yang telah disusun bilamana dianggap perlu.