BAB III METODOLOGI. Jakarta. Sedangkan untuk waktu penelitian yang dimulai dari penyebaran kuesioner,

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Lembaga XYZ yang bertempat di wilayah Jakarta. Sedangkan untuk waktu penelitian yang dimulai dari penyebaran kuesioner, menghubungi, mengumpulkan, menganalisa hingga melaporkannya dalam bentuk tesis ini adalah kurang lebih 1-3 bulan, yaitu mulai bulan Juli hingga September Kerangka Pikir Kerangka pemikiran dalam penelitian ini menggunakan metode Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering) dengan mencoba memetakan model procurement yang ideal dari benak user dan supplier ke dalam proses bisnis yang baru dengan menggunakan metode gap analysis. Metode gap analysis ini dilihat dari adanya perbedaan atau gap yang terjadi antara harapan yang diinginkan user dan supplier berdasarkan tingkat kepentingannya dengan kinerja bagian procurement Lembaga XYZ berdasarkan penilaian user dan supplier. 27

2 28 Berikut ini adalah diagram kerangka pemikiran: Gambar 3.1 Diagram Kerangka Pemikiran

3 Metode Penelitian Penelitian ini memerlukan berbagai data dan informasi baik yang sifatnya kuantitatif maupun kualitatif yang didapatkan dengan cara sebagai berikut: Riset Perpustakaan (Library Research) Riset perpustakaan ini merupakan penelitian yang dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan informasi yang dapat mendukung teori penelitian berdasarkan literature, jurnal-jurnal, dan buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Riset Lapangan (Field Research) Riset lapangan ini merupakan penelitian yang dilakukan dengan cara survei di bagian procurement yang menjadi objek penelitian dengan tujuan untuk lebih memahami dan mendalami masalah yang dihadapi bagian procurement yang akan dijadikan topik dalam pembahasan penelitian tesis ini. Dengan melakukan riset lapangan ini diharapkan data dan informasi yang diperoleh lebih akurat. Survei yang dilakukan dengan menyebarkan kuesioner-kuesioner kepada user dan supplier untuk mendapat masukan mengenai kinerja bagian procurement Lembaga XYZ dalam melakukan aktivitas pelayanannya dan harapan yang ingin didapatkannya.

4 Metode Pengumpulan Data Populasi dan Sampel Penelitian ini diadakan di Lembaga XYZ, yang merupakan sebuah lembaga pendidikan yang menyediakan berbagai macam jenjang pendidikan dan jurusan dari tingkat Pra-Sekolah sampai dengan tingkat Strata 2 (S2). Lembaga XYZ memiliki Sub Business Unit (SBU), berupa: School, Education/Training Center, University, Post-Graduate & International Undergraduate; dan memiliki Centralized Division, seperti: Marketing Division, Finance (CFO) Division, Talent Management Division. Populasi yang diambil sebagai objek penelitian ini terbagi dua, yaitu kueisoner untuk user Lembaga XYZ dan kuesioner untuk supplier Lembaga XYZ yang berlokasi di Jakarta. Kuesioner untuk user dibagikan ke seluruh koresponden yang mengarah pada masing-masing divisi Lembaga XYZ dengan populasi sebanyak 70. Sedangkan sampel untuk supplier diambil dengan metode simple random sampling, yaitu dengan mengambil setiap anggota populasi secara acak. Dasar pemikirannya adalah mendapatkan setiap elemen atau karakteristik yang ada dalam populasi yang dapat lebih mewakili populasinya. Dalam menentukan sampel dari populasi yang telah tertentu, penelitian ini menggunakan rumus pengambilan sampel menurut Slovin (Umar, 1997), sebagai berikut: n = 1+ N N( e 2 )

5 31 Di mana, n = banyaknya sampel yang akan diteliti N = jumlah populasi penelitian e = toleransi derajat kesalahan (degree of error) Dengan jumlah populasi penelitian (N) sebanyak 215 supplier, maka jumlah minimal sampel penelitian apabila toleransi derajat errornya 0.1 adalah: n = = (0.1 ) Teknik Pengumpulan Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: Data primer, yaitu data yang dikumpulkan dari para responden, hasil jawaban kuesioner yang kemudian dijadikan bahan untuk pengolahan data dalam penelitian ini. Data sekunder, yaitu data-data yang telah tersedia, hasil pengolahan data suatu lembaga atau institusi tertentu, misalnya data-data bagian procurement, datadata keterangan mengenai user dan supplier, dan lainnya. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan menyebarkan kuesioner kepada user dan supplier serta melakukan wawancara langsung terhadap bagian procurement Lembaga XYZ.

6 Model Penelitian Penelitian ini dimaksudkan untuk mengetahui kinerja bagian procurement Lembaga XYZ dalam memenuhi harapan user melalui beberapa faktor yang terdapat dalam pemesanan barang, penerimaan barang, dan hubungan dengan pihak procurement serta harapan supplier melalui beberapa faktor yang terdapat dalam pemesanan barang, pengiriman barang, dan hubungan dengan pihak procurement. Bentuk dari desain penelitian ini dapat dilihat pada gambar: Kinerja (X U ) 1. Pemesanan barang (X U1 ) 2. Penerimaan barang (X U2 ) 3. Hubungan dengan pihak procurement (X U3 ) GAP Harapan (Y U ) 1. Pemesanan barang (Y U1 ) 2. Penerimaan barang (Y U2 ) 3. Hubungan dengan pihak procurement (Y U3 ) Gambar 3.2 Analisa Kinerja Bagian Procurement dan Harapan Kepuasan User Kinerja (X S ) 1. Pemesanan barang (X S1 ) 2. Pengiriman barang (X S2 ) 3. Hubungan dengan pihak procurement (X S3 ) GAP Harapan (Y S ) 1. Pemesanan barang (Y S1 ) 2. Pengiriman barang (Y S2 ) 3. Hubungan dengan pihak procurement (Y S3 ) Gambar 3.3 Analisa Kinerja Bagian Procurement dan Harapan Kepuasan Supplier

7 33 Tahapan dalam penerapan Rekayasa Ulang Proses / BPR adalah: 1. Memahami proses bisnis lama Melakukan dokumentasi dan pemetaan proses bisnis yaitu pengadaan barang (procurement) yang berlangsung di Lembaga XYZ khususnya melalui obsesi dan wawancara dengan staf procurement dan departemen yang terkait. 2. Menentukan proses yang direkayasa ulang Setelah proses-proses diidentifikasi dan dipetakan, selanjutnya ditentukan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang. Penentuan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang berdasarkan: a) Proses-proses yang gagal Termasuk dalam kriteria proses-proses yang gagal adalah prosesproses dengan data yang berlebihan, proses-proses yang tidak menambah nilai bagi bagian procurement, proses-proses yang dilakukan berulang dan prosesproses yang kompleks dan tidak bekerja dengan baik pada kasus-kasus khusus, seperti: pengecekan stok barang yang masih dilakukan secara manual dan pemesanan barang ke supplier yang masih paper-based serta membutuhkan waktu yang lama. b) Proses-proses penting Bobot atau dampak terhadap user adalah kriteria kedua yang harus dipertimbangkan dalam memutuskan proses-proses mana yang harus

8 34 direkayasa ulang. Isu-isu seperti waktu proses permintaan, pengecekan permintaan, pemesanan, penerimaan barang yang memakan waktu yang lama, adalah proses-proses yang perlu direkayasa ulang. Pada tahap ini mulai dilihat bagian mana yang sudah bisa dikurangi perannya. c) Proses-proses yang layak Kriteria ketiga adalah kelayakan, yaitu proses-proses mana yang paling mudah untuk direkayasa ulang dan memberi dampak yang besar bagi bagian procurement. Kelayakan ini antara lain meliputi kelayakan dari segi biaya dan waktu dalam melakukan rekayasa ulang, kekuatan atau wewenang tim rekayasa ulang dan komitmen manajemen. 3. Mencari alternatif proses yang diusulkan Alternatif proses yang diusulkan dapat dicapai dengan cara antara lain menghilangkan hambatan birokrasi, menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, menyederhanakan proses, mengurangi waktu proses, menghilangkan kesalahan dalam proses, standardisasi, dan otomatisasi.

9 Business Perspective Vision & Mission Business Strategies Leaders People/Employee Business Cultural Internal Control Technology Available Environment Need changes Normal Input No New Process Input Existing Process Understand Current Process Flow Challenge Current Process Redesign Process Alternative Examine Information Required Feasibility Test Simulation Radical & dramatic? Positive Impact & Internal constraint solved? Yes New Process Proposal Normal Output New Process Output Business Process Reengineering Supported by Information Technology Perspectives Information System Information Management Information Technology Gambar 3.4 Tahapan Penerapan BPR 35

10 Variabel Penelitian Variabel dalam penelitian ini terdiri dari variabel kinerja (X) dan var iabel harapan (Y) yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu untuk sisi user dan supplier. Untuk sisi user, variabel kinerja (X U ) didasarkan atas pengukuran kinerja bagian procurement dari segi proses pemesanan barang (X U1 ), penerimaan barang (X U2 ), dan hubungan mereka dengan user (X U3 ). Untuk variabel harapan atau kepentingan user (Y U ) terhadap proses pemesanan barang (Y U1 ), penerimaan barang (Y U2 ), dan hubungan mereka dengan pihak procurement (Y U3 ). Sedangkan untuk supplier, variabel kinerja (X S ) didasarka n atas pengukuran kinerja bagian procurement dari segi proses pemesanan barang (X S1 ), pengiriman barang (XS2), dan hubungan mereka dengan supplier (XS3). Sedangkan variabel harapan atau kepentingan supplier (Y S ) didasarkan atas proses pemesanan barang (Y S1 ), pengiriman barang (Y S2 ), dan hubungan mereka dengan pihak procurement (Y S3 ). 3.7 Metode Analisa Data Metode analisa data dalam penelitian ini adalah metode analisa statistik dan metode pemetaan kepuasan user dan supplier dengan menggunakan matriks Importance-Performance Analysis yang sebelumnya dikembangkan melalui pemetaan kepuasan Philips Kotler. Dalam metode analisa statistik ini, setelah data tersebut dikumpulkan dan disiapkan, maka dianalisa ke dalam 3 bagian, yaitu penyelidikan dan penyajian

11 37 data, pengujian kebaikan data dengan menggunakan uji reliabilitas dan validitas, dan setelah itu melakukan pengujian hipotesis parameter fungsi frekuensi variabel random tersebut atau mengenai rata-rata populasi dengan meggunakan pengujian distribusi-t. Sedangkan dalam metode analisa pemetaan kepuasan user dan supplier, penelitian ini mengelompokkan data hasil dari responden tersebut ke dalam matriks Importance-Performance Analysis untuk dikelompokkan sehingga diharapkan faktor-faktor yang terdapat dalam kategori penting dan memerlukan kinerja yang tinggi menjadi prioritas utama dalam membuat atau menetapkan strategi bagian procurement sehingga kinerja yang dilakukan dapat memenuhi harapan, kepentingan, atau kepuasan user dan supplier- nya Reliabilitas dan Validitas Uji reliabilitas adalah pengujian data untuk mengukur stabilitas data dari bias atau error, serta mengukur konsistensi data antar waktu dan antar variasi data dalam instrumennya (alat/sarana pengumpulan data). Nilai hasil ukuran reliabilitas yang baik atau data tersebut dianggap reliable apabila memiliki nilai a (alpha) = 0,7 (Guilford and Ruchter, 1973). Pengukuran statistik Cronbach s alpha digunakan dalam penelitian ini melalui proses dalam menggunakan software komputer Statistical Product and Service Solutions (SPSS) untuk menentukan reliabilitas data hasil dari kuesioner yang terkumpul. Adapun rumus dari Alpha Cronbach reliability coeficients (a) adalah: α 2 N S S N 1 S = 2 2 i

12 38 di mana, a = koefisien reliabilitas N = jumlah anggota sampel S 2 = varians dari total kuesioner S i 2 = varians dari item individu Uji validitas mengukur kemampuan skala pengukuran dari konsep atau rencana pengumpulan atau pengambilan data yang diterapkan dalam penelitian. Ada beberapa tipe dari uji validitas yang dapat digunakan dalam mengukur kebaikan data tersebut, antara lain content (logical) validity, criterion-related validity, dan construct validity. Content validity mengukur kecukupan dan keterwakilan item individu (objek penelitian) yang diambil berdasarkan kons ep atau rencana pengumpulan dan pengambilan data. Criterion-related validity digunakan pada saat pengukuran item individu (objek penelitian) yang berbeda pada sebuah kriteria tertentu diharapkan sesuai yang diramalkan. Construct validity mengukur seberapa baik hasil yang diperoleh dibandingkan dengan pengukuran berdasarkan teori mengenai pengujian yang telah didesain. Nilai hasil ukuran validitas yang baik atau data tersebut dianggap valid apabila memiliki nilai r (corrected item-total correlation) yang pos itif (umumnya r > 0.3 yang dianggap valid) dan di atas r tabel dengan tingkat signifikansi 5% dan berdasarkan nilai total jumlah responden dikurangi 1 atau n-1.

13 Paired-difference Test atau T-test Pengujian distribusi-t dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara ratarata dari dua populasi dengan menggunakan sampel acak yang independen. Hipotesis yang digunakan adalah uji kanan atau right-tailed test: H 0 : µ 2 - µ 1 = 0 atau µ harapan = µ kinerja H 1 : µ 2 - µ 1 > 0 atau µ harapan > µ kinerja Dengan kondisi kedua populasi berdistribusi normal, varians populasi tidak diketahui tetapi diduga berbeda nilainya, maka pengujian yang tepat untuk permasalahan ini adalah distribusi-t dengan rumus sebagai berikut: t = s D / D n D = Di n s 2 D = 1 ( D n 1 i D) 2 D i = Y i X i 2 s D = s D di mana, t = distribusi-t X i = rata-rata ranking sampel kinerja bagian procurement Y i = rata-rata ranking sampel harapan user dan supplier D i S D n = perbedaan ranking antara harapan dan kinerja = simpangan baku atau standar deviasi ranking sampel = jumlah anggota sampel

14 Matriks Importance-Performance Analysis Dalam analisa matriks Importance-Performance, setiap faktor atau kategori (item) yang ditanyakan pada responden dapat dipetakan berdasarkan tingkat kepentingan yang menjadi harapan user dan supplier serta penilaian kinerja bagian procurement. Sejumlah faktor atau kategori yang dipetakan dalam matriks importanceperformance ini, dapat dikelompokkan ke dalam 4 kuadran analisa, yaitu: Kuadran I, menunjukkan posisi di mana faktor atau kategori tersebut berada pada tingkat kepentingan user dan supplier yang tinggi namun kinerja yang dilakukan bagian procurement rendah. Bagian procurement perlu berkonsentrasi dalam meningkatkan kinerjanya atas faktor atau kategori tersebut. Kuadran II, menunjukkan posisi di mana faktor atau kategori tersebut berada pada tingkat kepentingan user dan supplier dan kinerja bagian procurement yang tinggi, sehingga dalam hal ini strategi bagian procurement adalah mempertahankan atau melanjutkan kinerja yang baik tersebut. Kuadran III, menunjukkan posisi di mana faktor atau kategori tersebut berada pada tingkat kepentingan user dan supplier dan kinerja bagian procurement yang rendah. Strateginya adalah bagian procurement cukup menempatkan faktor atau kategori tersebut dalam prioritas yang rendah.

15 41 Kuadran IV, menunjukkan posisi di mana faktor atau kategori tersebut berada pada tingkat kepentingan user dan supplier yang rendah, akan tetapi memiliki kinerja bagian procurement yang tinggi, sehingga strategi yang ditempuh antara lain mengurangi kinerja yang berlebihan dan mengalokasikan sumber dayanya pada faktor atau kategori di kuadran I. Extremely Important Concentrate Here Quadrant I Not Satistied with the Performance but Important Maintain Performance Quadrant II Satistied with the Performance and Important Fair performance Excellent performance Quadrant III Not Satistied with the Performance and Not Important Quadrant IV Satistied with the Performance but Not Important Low Priority Slightly Important Possible Overkill Gambar 3.5 Importance-Performance Analysis Matrix Source: John A. Martilla and John C. James, Importance-Performance Analysis Journal of Marketing, January 1977, p.77-79

16 Hipotesis Berdasarkan pendekatan teori dan penelitian yang relevan di atas, hipotesis yang dapat dibuat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu untuk user dan supplier. Hipotesis untuk user adalah sebagai berikut: Hipotesis perbedaan rata-rata keseluruhan antara harapan dan kinerja H 0 : user puas terhadap kinerja bagian procurement secara keseluruhan H 1 : user tidak puas terhadap kinerja bagian procurement secara keseluruhan Hipotesis untuk supplier adalah sebagai berikut: Hipotesis perbedaan rata-rata keseluruhan antara harapan dan kinerja H 0 : supplier puas terhadap kinerja bagian procurement secara keseluruhan H1 : supplier tidak puas terhadap kinerja bagian procurement secara keseluruhan 3.9 Hasil Akhir Penelitian Hasil yang diharapkan dari penelitian yang akan dilakukan meliputi: Performance Evaluation dari hasil kuesioner yang disebarkan Dari kuesioner yang telah dibagikan, baik kepada user dan kepada supplier, mereka menilai kinerja bagian procurement menurut pengalaman mereka selama ini. Hal tersebut dapat dijadikan masuka n untuk pengembangan sistem yang lebih baik di masa mendatang.

17 43 Standard Operating Procedure (SOP) A Standard Operating Procedure is a set of instructions having the force of a directive, covering those features of operations that lend themselves to a definite or standardized procedure without loss of effectiveness. Dengan penerapan e-procurement yang baru di Lembaga XYZ, perlu dibuat suatu standar prosedur yang harus dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik dan efektif. Standar prosedur tersebut meliputi proses pemesanan barang, pengiriman barang, penerimaan barang, dan retur barang. Rekomendasi untuk sistem e-procurement berupa Dashboard Suggestion Di sini penulis mencoba memberikan beberapa rekomendasi untuk penerapan sistem e-procurement yang baru disesuaikan dengan kebutuhan bagian procurement agar sistem baru ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan keefektifan dan efisiensi bagian procurement seperti tujuan awal upaya penerapan sistem baru yang dilakukan Lembaga XYZ. Rekomendasinya berupa site map, dan beberapa rancangan layar sebagaimana halnya tersirat sebagai dashboard.