BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Humas Humas biasa disebut sebagai bentuk komunikasi yang terselenggara antara perusahaan yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengan humas. Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suau organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pegertian. (Frank Jefkins ) Howard Bonham, Wakil Ketua Palang Merah Nasional Amerika Serikat, menyatakan, Public Relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau orang/ perusahaan. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2007: 11-14) Rachmadi menyebutkan Public Relations adalah salah satu bidang ilmu komunikasi praktis, yaitu penerapan ilmu komunikasi pada suatu organisasi/ perusahaan dalam melaksanakan fungsi manajemen. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2007: 11-14) Efektif atau efektivitas adalah komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, dan

2 waktu yang ditetapkan, serta jumlah personil yang ditentukan.(effendy, 1999: 14) Menurut definisi kamus terbitan Institute of Public Relation (IPR), yakni sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa, terbitan bulan November Humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dengan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. (M. Linggar Anggoro, 2000:2) Pada pertemuan asosiasi-asosiasi humas seluruh dunia di Mexico City, Agustus 1978, ditetapkan definisi humas sebagai berikut. Humas adalah seni sekaligus disiplin ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, mempredisikan setiap kemungkinan konsekuensi dari setiap kegiatannya, memberi masukan dan saran-saran kepada pemimpin organisasi, dan mengimplementasikan program-program tindakan terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan atau kepentingan khalayaknya. (M. Linggar Anggoro, 2005:2) Dengan berbagai definisi/pengertian tentang humas maka dapat di tarik kesimpulan bahwa humas pada prinsipnya adalah proses komunikasi yang dimaksudkan untuk mencapai saling pengertian baik terhadap publik internalnya maupun publik eksternalnya. B. Fungsi-fungsi Humas Setiap kegiatan humas terdapat tahap rencana, menjaga, dan mengatasi konflik. Semua itu terangkum dalam fungsi-fungsi humas. Humas memiliki fungsi memberikan penerangan kepada publik,

3 melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik, serta upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya. (Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. 2005;13) Setiap fungsi dan tugas humas adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. (Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. 2005;14) Merancang acara tertentu atau lebih dikenal dengan peristiwa khusus (special event) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang khusus sifatnya untuk memengaruhi opini publik. (Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations.2005;18) Menurut Rosady Ruslan menciptakan berita dilakukan melalui press release, news letter, dan bulletin, dan hal lain yang mengacu pada teknis penulisan 5W + 1H (Who, What, Where, When, Why, dan How) dengan sistematika penulisan "piramida terbalik", yang paling penting menjadi lead dan intro yang kurang penting diletakkan di tengah batang berita. (Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations.2005;232) C. Komunikasi Humas Berkomunikasi adalah kegiatan yang harus dilatih secara terus-mererus. Sebab PR merupakan sumber informasi untuk internal dan eksternal perusahaan melalui komunikasi.

4 Sedangkan pengertian Komunikasi dalam Public Relations adalah proses dari kedua belah pihak, yang membutuhkan perhatian lewat mata, telinga, dan mulut. Usaha ini harus disadari secara penuh, ditentukan secara selektif, dan dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu. (Colin Coulson-Thomas. 2002;3) Berkomunikasi mempunyai teknik tersendiri, tidak bisa sembarangan seorang PR menyampaikan informasi kepada public internal dan public eksternal karena akan mempengaruhi kondisi perusahaan. Suatu perbedaan akan nampak jelas dalam membicarakan komunikasi satu arah dan dua arah. Komunikasi satu arah lebih cepat dibanding komunikasi dua arah, tapi komunikasi satu arah terkadang kurang akurat. Para penerima komunikasi dua arah cenderung memiliki kepercayaan yang lebih besar terhadap nilai informasi yang diterima dan relevansinya dengan kebutuhan mereka. Pengiriman komunikasi, dengan dua arah dapat segera menerima umpan balik. Dan ini sangat bernilai. (Colin Coulson-Thomas. 2002;14) Proses penyampaian informasi pada umumnya berlangsung melalui suatu media komunikasi, khususnya bahasa percakapan yang mengandung makna yang dapat dimengerti atau dalam lambang yang sama. Dikaitkan dengan kegiatan Public Relations, maka sarana komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam penyampaian pesan-pesan (messages) demi tercapainya tujuan, dan pengetian bersama dengan public sebagai khalayak sasarannya.(rosady Ruslan.1998;79) Peranan praktisi Humas mutlak mempunyai keterampilan dalam menguasai aspek-aspek komunikasi, atau unsur-unsur pokok dalam proses berkomunikasi, yaitu:

5 Source, yaitu individu atau pejabat Humas yang berinisiatif sebagai sumber atau menyampaikan pesan-pesannya. Message, suatu gagasan, dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan atau ungkapan bersifat pendidikan dan emosi lain sebagainya yang akan disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikasi). Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya. Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesanpesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negative menyangkut tanggapan, persepsi, danopini dari hasil komunikasi tersebut.(rosady Ruslan.1998:79) D. Penulisan Humas Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis (writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe penulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian: Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).

6 Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya. Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya. Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya. Siaran Pers Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita. Karakteristik siaran pers adalah memiliki nilai berita (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan

7 dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa. Kiat menulis siaran pers: - Tulis dengan gaya penulisan berita. - Jangan terlalu panjang cukup satu lembar. - Langsung ke masalahnya dengan segera. - Penuhi unsur berita 5W+1H. - Berikan lebih dari satu nomor kontak nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, , dan fax. - Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara. - Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau . - Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb. - Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi. - Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua lembaga/perusahaan. - Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas.

8 Surat Pembaca Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi. Advertorial (adv) Advertorial = advertising dan editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau pemberitaan tentang hal yang dipromosikan produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas, atau program pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel. Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang. Jenis advertorial a.l. adv produk, adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan. Sifatnya bisa informatif, eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif. Brosur Brosur (Brochure) adalah selebaran cetakan satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah

9 perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan. Jenis selebaran promosi sejenis brosur adalah booklet, yakni buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa juga terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebarannya sama dengan brosur, yakni dibagi-bagikan langsung kepada publik. Sarana promosi mirip brosur adalah flyer, pamflet, leaflet, atau poser, yakni lembaran utuh tanpa lipatan/tidak terlipat. Pamflet (ukuran satu halaman kertas print), leaflet (ukuran kertas kecil), dan poster ( surat tempelan, ukuran kertas besar) disebarkan dengan cara ditempel. Flyer biasanya digantung. Ada juga yang disebut folder. Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi. Press Conference/Media Kit Konferensi Pers (Press Conference) undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan. Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap

10 tentang kegiatan tujuan, jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb. dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar. Naskah Pidato Naskah pidato (speech script) biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada punya petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan. Newsletter Newsletter secara harfiyah artinya laporan berkala atau surat berita. Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb. Inhouse Magazine Inhouse Magazine/Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar dapur lembaga. Mengelola Inhouse Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.

11 Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) penetapan susunan organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan. E. Media Humas Media Humas (PR Media) adalah segala bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan oleh seorang praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan mempublikasikan secara luas dengan tujuan agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih dikenal oleh masyarakat. Media humas lebih bersifat kepada publikasi dan komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers (cetak atau elektronik) yang dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press relations (hubungan pers). 1. Tujuan Media Humas a) Sarana promosi & media pemasaran b) Komunikasi berkesinambungan c) Tingkatkan kepercayaan publik d) Tingkatkan citra perusahaan/organisasi 2. Jenis Media Humas

12 Menyadari potensi yang dimiliki oleh media massa dalam menyebarkan iinformasi dan berita, maka diperlukan pemikiran tentang pemilihan media dan informasi, sehingga segala kegiatan promosi yang dilakukan oleh Humas benarbenar dapat dipubliasikan secara efektif efektif dan efisien. Berikut jenis media yang seri digunakan oleh praktisi humas : a) Media Cetak (jurnal inhouse, surat kabar, majalah, dll) b) Online Media (website, blog, media sosial, , dll) c) Broadcasting Media (radio, televisi, dll) d) Special Event (seminar, workshops, dll) e) Outdoor Media - Media Luar Ruang (spanduk, papan reklame, poster, dll 3. Pemilihan Media Seperti yang telah diketahui di atas bahwasanya segala kegiatan yang dilakukan oleh humas agar dapat tercover dengan baik, maka diperlukan pemilihan media yang tepat, efektif dan efisien. Berikut pemilihan media promosi berdasarkan kelebihannya. a) Radio : Pada media radio, penyampaian gagasan yang sederhana dan mudah dimengerti merupakan salah satu andalannya, setelah itu segala macam koreksi dapat dilakukan secara langsung, mempunyai segmen pendengar tersendiri. b) Televisi : Jangkauan dari televisi dapat diterima oleh masyarakat luas, sifatnya yang audio visual lebih menarik.

13 c) Surat kabar : Menjangkau semua lapisan masyarakat dan biayanya murah d) Media Online : Hampir semua perusahaan saat ini sudah mengakrapkan diri dengan media online sifatnya yang trending, terutama media sosial & blog, menjangkau seluruh lapisan masyarakat bahkan menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan dan dimana saja, terdokumentasi dan tidak banyak membutuhkan biaya bahkan gratis. F. Media Internal Dalam upaya mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan tidak terlepas dari bentuk komunikasi yang bersifat two way communication (komunikasi dua arah atau timbal balik).komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya tidak hanya terjadi secara tatap muka. Agar lebih efesien dalam penyebaran informasi dan pembentukan citra dan opini publik, publik relations memerlukan media komunikasi. Media adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media adalah bagian terpenting dari upaya perusahaan untuk membangun hubungan dan loyalitas dengan mitra internal maupun eksternal perusahaan khususnya dengan dengan pers atau wartawan (Hafied Canggara 2000;131) 1. Pengertian Media Internal Public relation di dalam tugasnya yaitu untuk menyampaikan suatu informasi memerlukan berbagai media sebagai jalan penghubung. Berkomunikasi dengan

14 publik, sesuatu badan memerlukan media yang efektif dan komunikator yang capable. Bagaimana hasil usaha menghubungi dan mempengaruhi publik tergantung pula pada kecakapan komunikator. Media internal merupakan salah satu media bentuk kegiatan Public Relation, sudah seharusnya diarahkan kepada pencapaian tujuan dari perusahaan/ lembaga itu sendiri. Jadi media internal adalah suatu berita mengenai kegiatan suatu perusahaan dan biasanya diberitakan untuk khalayak internal atau tertentu yang diterbitkan secara teratur. Menurut Frank Jefkins dalam Ardianto, Media Internal adalah salah satu bentuk media komunikasi Public Relation yang diterbitkan khusus untuk kalangan terbatas atau tertentu. (2004 : 21) Di dalam buku Dasar-Dasar Public Relation, Oemi abdurahman mengemukakan bahwa media yang dapat digunakan komunikator diantaranya ada yang dapat dimasukkan kedalam : 1. The printed Word (kata-kata tercetak) dan, 2. The Spoken Word (kata-kata lisan) Kata-kata tercetak ini meliputi majalah internal, majalah eksternal, dan majalah kombinasi internal dan eksternal. Penerbitan majalah-majalah ini diperuntukan bagi para pegawai dan keluarganya (internal publik), publik keseluruhan, yaitu orang-orang yang menaruh minat dan mempunyai kepentingan langsung atau tidak langsung dengan instansi yang bersangkutan, untuk publik khusus (orang-orang terkemuka di masyarakat dan pimpinan-pimpinan instansi).

15 Mengenai isi majalah harus sesuai dengan kepentingan dan kesenangan para pembaca, harus berdasarkan apa yang patut diketahui oleh para pembaca. Misalnya berita-berita tentang badan yang bersangkutan, apa tujuannya, dan lainlain. Agar majalah itu dapat dirasakan manfaatnya dan bernilai, dalam pelaksanaannya diperlukan keakhlian, sebab isi dari majalah itu dapat menentukan karakter dan impactnya. (1995 : 99) Terkait dengan beberapa pengertian mengenai media internal maka PT. Kereta Api Indonesia (Persero) menggunakan media internal sebagai berikut : 1. (Surat Elektronik)/Milis Broadcast PT. Kereta Api Indonesia (Persero) menggunakan atau biasa disebut milis broadcast sebagai media untuk berkomunikasi dan memberikan informasi kepada para karyawan, baik yang berada di daerah operasi yang sama ataupun daerah operasi yang berbeda. Milis broadcast berbentuk release berita dengan menggunakan rumus 5W+1H dan disertai dokumentasi dalam bentuk foto yang memuat kegiatan yang sedang dilakukan atau berlangsung di daerah operasi masing-masing. Sifat milis broadcast sendiri lebih cepat/uptodate dalam memberikan informasi di banding media internal lain seperti Tabloid internal PT. Kereta Api Indonesia (Persero). 2. Tabloid Internal Tabloid internal PT. Kereta Api Indonesia (Persero) bernama KONTAK (Komunikasi Antar Karyawan), tabloid kontak terbit setiap bulan dan memuat segala kegiatan dan profile karyawan berprestasi

16 PT. Kereta Api Indonesia (Persero) dari 9 Daerah Operasi di seluruh Indonesia. Sifat dari Tabloid KONTAK ini adalah sebagai media informasi bagi internal perusahaan dan wadah untuk para karyawan yang ingin berkarya dalam bentuk tulisan ilmiah ataupun artikel. Selain berbentuk cetak, tabloid KONTAK juga dapat di baca secara online atau biasa di sebut e-kontak yang dapat diakses melalui website yang telah disediakan dan hanya dapat di akses oleh karyawan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) saja. 2. Bentuk-Bentuk Media Internal Menurut Frank Jefkins dalam Soemirat, menyebutkan terdapat lima bentuk utama dari media internal yaitu : 1. The Sales Bulletin : Sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manager dengan salesman-nya di lapangan. 2. The Newsletter : berisi pokok-pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang sibuk. 3. The Magazine : berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan. 4. The tabloid Newspaper : mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok beita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan atau setiap dua bulan sekali.

17 5. The Wall Newspaper : Bentuk media komunikasi staf/karyawan disatu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia di kenal sebagai surat kabar/majalah dinding. ( 2004 : 23) Selain itu, menurut Anggoro, ada 4 bentuk media internal yaitu: majalah : Jurnal internal yang memiliki format majalah, biasanya berukuran A4. isinya kebanyakan adalah artikel-artikel feature dan ilustrasi. Jurnal itu dicetak biasa saja atau bisa juga melalui teknik yang lebih cangggih seperti teknik litografi dan fotografer. Koran : Isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi dengan artikel feature dan ilustrasi. Proses pencetakannya biasanya lebih canggih. Newsletter : jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman dan ukurannya biasanya A4, sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar Majalah dinding : Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan seuatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal. (2003:213) Selain itu, menurut Anggoro, selama beberapa tahun terakhir ini telah bermunculan beberapa bentuk media internal yang baru, yaitu : Jurnal Audio (berita yang dapat direkam) Jurnal Video (berita direkam melalui kamera video) Video perusahaan (jaringan komunikasi televisi) Koran elektronik (jaringan komunikasi melalui computer) (2003: 219)

18 Dari berbagai penjelasan di atas, ukuran dan jumlah halaman, jumlah kolom per halaman, hitam-putih atau warna, bentuk-bentuk huruf atau tipografi, jumlah ilustrasi, perimbangan antara artikel berita dan tulisan feature merupakan hal-hal yang harus diperhitungkan dalam penentuan format. Idealnya setiap media internal harus mirip dengan jurnal komersial pada umumnya agar bisa menarik minat pembaca secara luas. 3. Fungsi Media Internal Fungsi dari media internal sebagai media humas atau media internal perusahaan yaitu media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan dan pengetahuan. Menurut Ruslan dalam buku Manajemen Public Relation & Media Komunikasi, terdapat beberapa fungsi media internal, yaitu : sebagai media hubungan komunikasi internal atau eksternal, yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesanpesan, informasi, dan berita mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang/jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier, relasi bisnis, dan yang lainnya. Sebagai ajang komunikasi khusus antar karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dari keluarga karyawan, adanya pegawai/karyawan baru, kegiatan olah raga, wisata, keagamaan, kesehatan hingga berita duka cita dan kegiatan sosial lainnya.

19 Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis menulis bagi karyawan, swerta staf humas yang berbakat atau berpotensi sebagai penulis ilmiah popular. Terdapat nilai tambah (value added) dari departemen humas untuk menunjukan kemampuan dalam upaya menerbitkan media khusus yaitu In House Journal yang bermutu, kontinu, terbit secara berkala dan teratur, dengan penampilan yang profesional baik kualitas maupun segi kuantitas berita, layout, isi halaman, susunan redaktur, gambar yang ditata dengan apik dan lebih menarik, segi cover atau seninya serta tata warna dan sebagainya. ( 2003 : 180)