STUDI PEMUSNAHAN ARSIP PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Transkripsi

1 STUDI PEMUSNAHAN ARSIP PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Siti Nurhasanah (Staf Pengajar Jurusan Adiminstrasi Bisnis Politeknik Negeri Samarinda) Abstrak Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti resmi dan bahan pertanggugng jawaban mengenai penyelenggaraan adminstrasi pada suatu instansi. Disebutkan bahwa arsip berperan begitu penting, namun masih banyak terdapat organsisasi-organisasi yang didalam pengelolaan arsipnya secara baik dan benar, yang semakin lama volume arsip yang dikelola bertambah karena kegiatan pekerjaan adminsitrasi yang meningkat, mengakibatkan bertumpuknya arsip ditempat penyimpanan, sehingga hal tersebut perlu diadakannya penyelenggaraan penyusutan arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui arsip mana yang perlu dimusnahakan yang dilakukan dalam penyusutan arsip pada Badan Kalimantan Timur. Dalam peraturan Pemarintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara-cara : Memindahakan arsip inaktif dari unit pengeolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh kearsipan kepada arsip Nasional. Adapun prosedur untuk melakukan penyusutan arsip pada penelitian ini dilakukan dengan cara: Pedoman Retensi Arsip ( Jangka Waktu Penyimpanan Arsip ) Prosedur Pemusnahan Arsip Rumus perhitungan angka pemakaian arsip Hasil analisis diketahui bahwa: Pada Badan Kalimantan Timur dalam penetuan retensi (jangka waktu penyimpan arsip) berpedoman pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia 34 tahun 1979 pada Bab II Pasal 4 (empat) dan Pasal 5 (lima). Prosedur yang digunakan oleh Badan Kalimantan Timur telah sesuai dengan ketentuan yang telah dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. Secara kuantitatif dengan rumus perhitungan angka pemakaian arsip yang sudah ditentukan, dapat digunakan untuk mengetahui arsip mana yang perlu dilakukan penyusutan dan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang tidak memiliki nilai guna. Kata Kunci: Arsip, Pemunahan, Penyusutan. Riset / 1459 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010:

2 PENDAHULUAN Zaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih tepat guna. Begitu pula dalam kemajuan bisnis disektor pemerintah dan swasta untuk dapat mengolah manajemen yang baik dalam suatu organisasi, diperlukan informasi yang akurat. Informasi terebut dapat berbentuk dalam sebuah arsip yang dapatdigunakan untuk membantu penyediaan informasi. Selain itu arsip juga dapat digunakan sebagai bahan bukti resmi dan bahan pertanggugngjawaban mengenai penyelenggaraan adminstrasi. Perenan arsip begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, karena keberadaan arsip di kantor benar benar dapat mendukung penyelesaian pekerjaaan yang dilakaukan semua personal dalam melakukan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personal dalam melakukan kegiatannya masing-masing, hal tersebut berkaitan dengan cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan, oleh karena itu untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalamnya. Disebutkan diatas bahwa arsip berperan begitu penting, namun masih banyak terdapat organsisasi-organisasi yang didalam pengelolaan arsipnya dengan baik dan benar, sehingga volume arsip yang bertambah karena kegiatan pekerjaan mengakibatkab bertumpuk arsip ditempat penyimpanan, oleh hal tersebut perlu diadakannya penyelenggaraan penyusutan arsip. Penyusutan arsip telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, dalam peraturan pemerintah tersebut dijelaskan bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip yang salah satu caranya ialah memusnahkan arsip dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dengan tujuan meningkatkan daya guna dan tepat guna serta untuk menjamin keselamatan bahan pertanggugjawaban nasional. Pemusnahan arsip sebagai cara untuk melakukan penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi sehingga lebih mudah untuk menata dan memelihara arsip, dengan demikian apabila ada arsip yang diperlukan akan ditemukan dengan cepat dan tepat, namun didalam pelaksanaan pemusnahan arsip terkadang tidak sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Beberapa faktor yang menyebabkan organisasi-organisasi belum melakukan pemusnahan arsip sebagaimana mestinya antara lain ialah kurang adanya kesadaran dari pegawai pada kerarsipan dan terbatasnya tenaga atau pegawai yang ahli dibidang kearsipan, khususnya dalam penylenggaraan pemusnahan arsip. Penyelenggaraan pemusnahan arsip itu sendiri berpedoman pada perturan pemerintah dan ketentuan berlaku, dengan hal tersebut dapat diketahui arsip mana yang akan dimusnahkan, disimpan beberapa waktu atau tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggugjawaban nasional atau sebagai bukti dari sebuah organisasi. Adapun tujuan dari penulis dalam kegiatan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana studi pemusnahan arsip sebagai cara melakukan penyusutan arsip, dan arsip mana yang perlu dimusnahakan untuk melakukan penyusutan arsip, agar pemusnahan arsip pada Badan Kesatuan Bangsa dan Poltik Provinsi Kalimantan Timur yang dilakukan sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.34 tahun METODE PENELITIAN Obyek yang menjadi sasaran penelitian ini adalah Sistem Kearsipan pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur yang di bandingkan dengan Peraturan Pemerintah No,.34 tahun Metode analisis yang digunakan adalah kajian diskriptif, yakni mengkaji dan meneliti suatu keadaan dengan tujuan membuat diskripsi dan gambaran secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta di lapangan. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil pengumpulan data yaitu pedoman jadwal retensi arsip (jangka waktu penyimpan arsip) prosedur pemusnahan arsip dan angka pemakaian arsip pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur sebagai alat analisis untuk diteliti. Analisis Diskripsi 1. Pedoman Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip merupakan suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian pada Badan Kalimantan Timur menggunakan 2 (Dua) tahapan dalam penetuan jadwal retensi (jangka waktu penyimpanan arsip) tahapan tersebut anatara lain adalah penginventarisan arsip dan penilaian kegunaan arsip. Pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur, Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: Riset / 1460

3 sebagai pedoman penyusutan arsip sebelum dimusnahkan, seberapa lama umur arsip yang boleh dimusnahkan sudah ditentukan jenis arsipnya. Penetuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh masing-masing instansi terkait, berdasarkan nilai kegunaan arsip itu sendiri serta berpedoman pada Pereturan Pemerintah mengenai jadwal retensi arsip sehingga arsip yang dimusnahkan dapat dijadikan sebagai petunjuk dalam penyusutan arsip. Telah dijelaskan dalam jangka waktun retensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas, maka untuk menjaga obyektifitas dalam menetukan nilai kegunakan tersebut maka retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat, yang benar-benar memahami tentang kearsipan, fungsi dan kegiatan administrasi instansinya masing-masing, dan nantinya akan dietujui, dicatat oleh Badan Arsip Nasional Daerah. Hal tersebut sebelumnya harus diselenggarakan dengan kegiatan penginventarisasian arsip dan menilai kegunaan arsip sesuai dengan kebijakan instansi terkait. 2. Investarisasi Arsip : Adalah mendaftar secara lengkap informasi arsip atau isi berkas arsip beserta keteranganketerangan lainnya untuk memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya yang tujuannyauntuk mengetahui semua jenis, sifat arsip, volume arsip, muatan informasi, lokasi dan kondisi arsip yang bersangkutan. 3. Menilai Kegunaan Arsip: Syarat yang digunakan dalam penentuan retensi arsip sebagai pedoman penyusutan ialah sebagai berikut : a. Penilaian tidak hanya ditentukan dengan tinggi rendahnya lingkup kepentingan dan kegunaan arsip tetapi dinilai melalui frekuensi penggunaanya. b. Penilaian diselenggarakan terhadap arsiparsip dinamis dalam hubungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Sejauh mana ketrelibatan arsip didalam kehidupan organisasi baik waktu diperlukan atau dipergunakan. c. Penilaian diperhitungkan dari arti sumber arsip itu sendiri mengingat kedudukan masing-masing unit organisasi (unit pengolah arsip) dan sifat dari unit-unit organisasi lain yang saling berkaitan. d. Penilaian dilakukan berdasarkan ketentuan Badan Arsip Nasional mengenal Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan yang telah diatur. Hal-hal tersebut diatas juga diikuti dengan ketentuan yang telah tertuang dalam Perarturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pada Bab II Pasal 4 (empat ) dan Pasal 5 (lima) mengenai jadwal Retensi Arsip ( PP No.34 tahun 1979 terlampir ). 4. Prosedur Pemusnahan Arsip : Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip melalui cara-cara tertentu sehingga tidak dapat dikenali lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnhan arsip dilaksanakan dengan tujuan untuk menjaga kelansungan pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan hidup arsip sejak diciptakan hingga akhirnya dimusnahkan serta menghindari bertumpuknya arsip yang tidak diperlukan lagi. Bekenaan dengan kegiatan pemunahan, telah ada ketentuan yang berlaku yaitu Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pada Bab IV Pasal 7 sampai dengan Pasal 10 mengenai Pemusnahan Arsip ( PP No.34 tahun1979, terlampir ). Pemeriksaan Pembentukan Panitia Pemusnahan Pendaftaran Isian Pemusnahaan Arsip Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Pembuatan Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Prosedur pemusnahan arsip bahwa pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh 2 (dua ) orang pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau dibidang pengawasan dari lembaga-lembaga/badan badan Pemerintah yang bersangkutan.penjelasan dari prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: Riset / 1461 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010:

4 a. Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar habis jangka waktu penyimpanannya. b. Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip Pembentuk Panitia Pemusnahan dilaksanakan bila arsip yang akan dimusnahkan memilki retensi 10 tahun/lebih. Tetapi jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah/kuarang dari 10 tahun maka tidak perlu dibaut kepanitian, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengolola arsip. c. Pendaftaran Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftar pemusnahan sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi mengenai arsipyang akan dimusnahakan. Didalam melakukan pendaftaran pemusnahan arsip sebelumnya harus diketahui/disetujui oleh pejabat lembaga/badan terkait yang berwenang. d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Penilaian dan persetujuan telah disepakati maka arsip yang dimusnahkan mendapat pengesahan yang selanjutnya dibuat Berita Acara Pemusnahan Arsip. e. Berita Acara Pemusnahan Berita Acara Pemusnahan Arsip merupakan salah satu kegiatan yang penting diselenggarakan apabila melakukan pemusnahan arsip, dokumen bertia acara pemusnahan arsip sangat berguna disamping dari daftar isian arsip yang dimusnahkan, karena berita acara pemusnahan ini dapat menjadi dasar hukum bahwa dalam pelaksanaannya pemusnahannya dilakukan secara sah dan dapat dipertanggungjawabkan permasalahannya dimasa akan datang apabila ada hal-hal yang berkenan dengan arsip tersebut. Berita acara pemusnahan sekurangkurang nya dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dengan ketentuan lembar pertama untuk pimpinan lembaga/badan, lembar kedua untuk unit penglahan dan lembar ketiga untuk unit kearsaipan yang masing-masing unit disimpan sebagai bukti pertanggungjawaban pemusnahan arsip. f. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Pemusnhaan arsip dapat dilaksanakan dengan 3 cara yaitu : 1. Dihancurkan menggunakan mesin penghancur kertasa 2. Dibakar 3. Dicacah dengan cara kimiawi Apapun bentuk pemusnahan arsip yang terpenting ialah fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pelaksanaan ini disaksikan minimal 2 (dua ) orang pejabat lembaga /badan pemerintah terkait yang nantinya mendatangi berita acara sebagai pemusnahan arsip. 5. Rumus Perhitungan Angka Pemakaian Arsip Didalam studi pemusnahan arsip, umunya terdapat standar rumusan perhitungan angka pemakaian arsip yang apabila penggunaan arsip tertentu dibawah/kurang dari jumlah pemakaian 20 % maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan cara memusnahkan arsip tidak berfungsi atau tidak berguna lagi sehingga dalam pengelolaan dan perawatan arsip lebih efektif dan efesien. Pada Badan Kalimantan Timur. Adapun rumusan perhitungan angka pemakaian arsip yang dapat digunakan adalah sebagai berikut : AP P N Keterangan : AP P N x100% = Angka Pemakaian Arsip = Jumlah Permintaan Arsip = Jumlah Arsip yang disimpan Apabila sebuah arsip yang sifatnya kurang berguna terdapat jumlah permintaannya dalam waktu satu tahun hanya 4 ( empat ) kali diperlukan dan jumlah arsip yang sejenis disimpan sekitar 4.325, maka dapat diinput kedalam rumus yakni : AP x100% 0.092% Maka hasil perhitungan diatas dapat dijelaskan bahwa angka pemekaian sebuah arsip tersebut ialah 0,092 % oleh karena itu, standar frekkuensi angka pemakaian arsip yang ditentukan diwbawah dari 20 % dapat dimusnahkan untuk melakukaan penyusutan arsip yang kurang dibutuhkan atau tidak memiliki nilai guna lembaga/badan pertahanan yang bersangkutan. Dalam perhitngan menggunakan rumus ini, dapat mengurangi bertumpuknya arsip yang tidak berguna misalnnya arsip berupa surat undangan dari suatu organisasi, surat pengumuman terhadap pegawai ( apel memperingati hari tertentu hari libur), memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting. JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: Riset / 1462

5 KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan Setelah penulis melakukan analisisan Kesata dan dan pembahasan mengenai pemusnahan arsip untuk melakukan penyusutan arsip, maka pada bab ini penulis mengambil kesimpulan dan hasil permasalahan yang dikemukakan yaitu hipotesis dapat diterima karena pada Badan Keasruan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur dalam studi pemusnahan arsip untuk melakukan penyusutan arsip dilakukan sesuai Peraturan Pemerintah No.34 tahun Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur dalam penetuan retensi (jangka waktu penyimpan arsip) berpedoman pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia 34 tahun 1979 pada Bab II Pasal 4 (empat) dan Pasal 5 (lima) mengenai Jadwal Retensi Arsip (PP No.34 tahun 1979 terlempir). 2. Prosedur yang digunakan oleh Badan Kalimantan Timur merupakan ketentuan yang telah ditetapkan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pada Bab IV pasal 7 (tujuh) sampai dengan pasal 10 ( sepuluh ) mengenai Pemusbahan Arsip ( PP No.34 tahun 1979, terlampir ) sebagai petunjuk dari langkah pemusnahan arsip. 3. Secara kuantitatif( pembahasan menggunakan angka ) rumus perhitungan angka pemakaian arsip yang sudah ditentukan, dapat digunakan untuk mengetahui arsip mana yang perlu dilakukan penyusutan dan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang tidak memiliki nilai guna. b. Saran Adapun masukan yang penulis sampaikan pada Badan Kalimanatan Timur ialah : Amsyah Zulkifli, 2005, Manajemen Kerarsipan Modern, Gramadia Pustaka Utama,Jakarta Barthos Basir, Drs, 2006, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta Widjaja, A.W.Drs, 1989, Administrasi Kearsipan sebagai Pengantar, Cahaya Aksarsa Agung, Jakarta Wursanto, lg.drs, 1991, Kearsipan 1 Kanisius, Yogyakarta. 1. Sebaiknya dalam bagian penataan kearsipan dilakukan penggolongan arsip menurut urutan nilai kegunaan arsip sehingga memudahakan dalam melakukan penyusutan arsip untuk dimusnahkan. 2. Pada Badan Keasatuan Bangsa dan Politik Provinsi Kalimantan Timur hendaknya meningkatkan sumber daya manusia yang potensial dalam bidang kearsipan sehingga mengetahui secara detail dalam pengelolaan dan pengendalian arsip. DAFTAR PUSTAKA Riset / 1463 JURNAL EKSIS Vol.6 No.2, Agustus 2010: