MODUL SPESIFIK 6. MANAJEMEN PUSKESMAS

Transkripsi

1 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas MODUL SPESIFIK 6. MANAJEMEN PUSKESMAS A. Deskripsi Singkat Mengelola puskesmas sebagai satu unit organisasi yang didalamnya terdapat sumber daya manusia, peralatan, anggaran dan program program kegiatan dan lingkungan internal dan eksternal memerlukan ilmu manajemen. Manajemen diterjemahkan dalam tiga rangkaian utama yaitu P1 Perencanaan, P2 Penggerakan dan pelaksanaan serta P3 Pengawasan, pengendalian dan Penilaian. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes. Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis Dalam penyelenggaraan program/upaya kesehatan pokok di puskesmas berdasarkan rencana yang ada dilakukan pengorganisasian. Dalam pelaksanaan program kegiatan harus jelas siapa yang menjadi unsur pimpinan dan siapa yang menjadi unsur supervisor, dan siapa yang menjadi unsur pelaksana. dan perlu dibangun komitmen serta koordinasi perlu dikembangkan di puskesmas melalui lokakarya mini bulanan dan lokakarya mini tribulanan. Untuk mengukur kinerja program atau pencapaian program maka harus dituangkan dalam dokumen penilaian kinerja puskesmas dengan menghitung hasil capaian dari standart pelayanan minimal dari enam upaya kesehatan wajib.dan upaya pengembangan yang diprioritaskan sesuai kebutuhan di wilayah kerjanya. Agar dicapai pelayanan yang bermutu dan berkinerja tinggi, untuk itu prinsip dasar mutu dan peningkatan kinerja perlu dipahami oleh manajer puskesmas dan staff, salah satu diantaranya juga penyusunan standar prosedur operasional untuk tiap unit pelayanan Modul 1 akan membahas empat pokok bahasan utama, yaitu: Pokok Bahasan 1:Perencanaan tingkat puskesmas Pokok Bahasan 2: Lokakarya mini Puskesmas Pokok Bahasan 3: Penilaian kinerja Puskesmas Pokok bahasan 4: Pelayanan bermutu berdasarkan Standar Operasional Prosedur 1

2 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas B. Tujuan Pembelajaran: a. Tujuan pembelajaran umum: Peserta latih memahami manajemen pengelolaan di puskesmas dengan melakukan penyusunan perencanaan, melaksanakan penggerakan pelaksanaan berdasarkan rencana kerja, melaksanakan penilaian kinerja puskesmas berdasarkan SPM yang ada, serta melaksanakan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan berlandaskan pada dokumen SOP yang ditetapkan. b. Tujuan pembelajaran khusus: 1. Peserta memahami tahapan dalam penyusunan perencanaan puskesmas 2. Peserta mampu menyelenggarakan lokakarya mini bulanan dan tribulanan puskesmas untuk menggalang komitmen dan koordinasi. 3. Peserta mampu memahami tehnik penilaian kinerja berdasarkan SPM ( standar pelayanan minimal ) 4. Peserta mampu meberikan pelayanan bermutu berdasarkan SOP yang telah ditetapkan C. Alokasi Waktu: Alokasi waktu yang dibutuhkan untuk pembelajaran dan memahami modul ini adalah pada minggu pertama e- learning. D. Pelatih/Narasumber: Mentor lokal, dan fasilitator/narasumber dari lembaga konsultan. 2

3 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas POKOK BAHASAN I PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS I. Pengantar Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes. Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis II. Tujuan Pembelajaran 1. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah selesainya pembahasan modul perencanaan tingkat puskesmas peserta mempunyai ketrampilan dalam menyusun perencanaan kegiatan tahunan berdasarkan fungsi dan asas penyelenggara Tujuan Khusus: setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Tingkat Puskesmas, perserta latih mempunyai kompetensi: ehnik pengorganisasian ini peserta latih mampu menerapkan pengorganisasian dengan benar dilingkungan organisasinya sesuai tunturan dan perubahan lingkungan 2. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Puskesmas, perserta latih diharapkan mempunyai kompetensi: 1. Mampu menjelaskan tahapan perencanaan puskesmas 2. Mampu menganalisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas. 3. Mampu memanfaatkan data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas. 4. Mampu menyusun RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya 5. Mampu menyusun RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber 3

4 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas III. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan 1. Pentahapan penyusunan rencana puskesmas 2. Analisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas. 3. Pemanfaatan data data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas. 4. Penyusunan RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya 5. Penyusunan RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber IV. Alokasi Waktu: Selama minggu ke tiga dan keempat pembelajaran berbasis web. V. Pelatih: Tutor lokal, fasilitator lembaga konsultan dan NS sesuai materi. VI. Bahan Ajar: A. Pendahuluan. 1. Manfaat Perencanaan Tingkat Puskesmas a. Memberikan petunjuk untuk menyeleng- garakan upaya kesehatan secara efektif & efisien b. Memudahkan pengawasan & pertanggung- jawaban c. Dapat mempertimbangkan hambatan, dukungan dan potensi yang ada 2. Fungsi Puskesmas Pusat penggerak pembanguan berwawasan kesehatan, Pusat pemberdayaan masyarakat dibidang kesehatan, Pusat pelayanan kesehatan strata pertama (perorangan dan masyarakat) 3. Ruang Lingkup PTP ( Perencanaan Tingkat Puskesmas) mencakup : a. Upaya kesehatan wajib b. Upaya kesehatan pengembangan 4

5 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas c. Upaya kesehatan penunjang Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) pelaksanaan program kesehatan diwujudkan dalam bentuk upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya kesehatan perorangan (UKP) yang ditata sedemikian rupa agar saling mendukung untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Kep.Menkes No. 128/Menkes/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Puskesmas, pada hakekatnya reformasi puskesmas mengarah pada pemantapan fungsi puskesmas dalam UKP dan UKM essensial, termasuk pengembanga programnya sesuai dengan kemampuan dan kompetensi petugas puskesmas. 6 upaya wajib yang dilakukan puskesmas adalah promosi kesehatan, kesehatan lingkunga, KIA dan KB, perbaikan gizi masyarakat, pencegahan dan pemberantasan penyakit menular, dan pengobatan. Selain itu puskesmas juga dapat melakukan upaya kesehatan pengembangan antara lain kesehatan sekolah, kesehatan olahraga, kesehatan kerja, kesehatan gizi dan mulut, dan kesehatan jiwa. 4. Manajemen Perencanaan Puskesmas Perencanaan adalah suatu proses sistematik untuk menentukan masalah, memperhitungkan sampai berapa jauh masalah dianggap sebagai kebutuhan yang harus dipecahkan, memformulasikan tujuan (goals) dan sasaran (objektives) yang realistik untuk mengurangi masalah tersebut, memilih alternative, menetapkan strategi intervensi program, merinci program dalam kegiatan, dan menilai hasil- hasil program yang dilaksanakan. Perencanaan adalah proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja puskesmas. Rencana tahunan puskesmas dibedakan atas dua macam. a. Pertama, rencana tahunan upaya kesehatan wajib. b. Kedua, rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan. Perencanaan tingkat puskesmas adalah Suatu proses penyusunan rencana kegiatan puskesmas pada tahun yang akan datang yang dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya 5

6 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas B. Tahapan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Apabila akan menyusun perencanaan di puskesmas kepala puskesmas beserta staf harus memperhatikan dan melalui empat tahapan, supaya hasil perencanaan berkualitas dan mendapatkan masukan dari semua komponen organisasi. Perencanaan yang adekuat serta disusun dengan mengikutsertakan peran anggota organisasi maka dapat dipastikan sebagai modal keberhasilan pencapaian tujuan pengelolaan kegiatan sebesar 50 %. 1. Tahap persiapan a. Mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam proses Penyusunan PTP agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap- tahap perencanaan. b. Ka pukesmas membentuk tim penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas c. menjelaskan pedoman PTP kepada tim agar dapat memahami pedoman, demi keberhasilan penyusunan PTP. d. bersama- sama tim mempelajari kebijakan dan pengarahan yang telah diterapkan oleh Dinkes Kabupaten Kota, Dinkes Prov, dan Kementerian Kesehatan Catatan Pelatih : Apakah sdr dalam menyusun perencanaan puskesmas sudah melibatkan staf? dan apa dasar pertimbangan pemilihan staf yang terpilih menjadi anggota tim? 2. Tahap Analisis Situasi Untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang di hadapi puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan. Ada dua kelompok yang perlu di kumpulkan data umum dan data khusus : a. Data umum terdiri atas 1) peta wilayah kerja dan fasilitas pelayanan (format - 1) 2) data sumber daya terdiri atas Ketenagaan ( format 2a), Obat dan bahan habis pakai (format - 2b), peralatan (format 2c), sumber pembiayaan (format- 2d),sarana dan prasarana (format 2e) 3) data peran serta masyarakat (format- 3) 4) data penduduk dan sasaran program (format - 4) 5) data sekolah(format- 5) 6) data kesling wilayah kerja puskesmas (format- 6) 6

7 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas b. data khusus ( hasil penilaiaian kinerja puskesmas) 1. data kematian (format - 7) 2. kunjungan kesakitan (format- 8) besar Pola penyakit (format- 9) 4. status kesehatan 5. kejadian luar biasa /KLB (format- 10) 6. cakupan program Yankes 1 tahun terakhir per desa (format- 11) 7. hasil survey (bila ada) (format- 12) Catatan Pelatih: Dari sekumpulan data di puskesmas data apa saja yang belum sdr miliki? dan bagaimana cara mengupayakan agar data sdr menjadi lengkap?, setelah data lengkap bagaimana sdr memaknai data tersebut dan bagaimana sdr menganalisis terhadap data dimaksud? 3. Tahap penyusunan rencana usulan kegiatan (RUK) Berdasarkan hasil analisa situsai data data diatas kemudian disusun rencana usulan kegiatan Penyusunan RUK dilaksanakan dengan memperhatikan : 1) Menyusun RUK kegiatan bertujuan untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah 2) Menyusun Rencana kegiatan baru yang disesuakan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan puskesmas. Penyusunan RUK terdiri atas dua langkah 1) Analisa masalah dapat dilakukaan melalui kesepakatan kelompok tim penyusun perencanaan dan Konsil Kesehatan Kecamatan atau BMKM( badan musyawarah Kesehatan Masyarakat) atau LSM yang peduli bidang kesehatan di kecamatan a) Identifikasi masalah ( masalah adalah kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang menimbulkan rasa tidak puas dan ada upaya untuk menanggulanginya b) Menetapkan urutan prioritas masalah ( mengingat adanya keterbatasan kemampuan mengatasi masalah bersamaan dan sekaligus juga dlam teknologi, maka dipilih dengan kesepakatan Tim, jika tidak tercapai kesepakatan maka 7

8 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas dilakukan mengunakan tools manajemen prioritas masalah seperti CARL c) Merumuskan masalah ( mencakup apa masalahnya, siapa yang terkena masalahnya, berapa besar masalahnya, dimana masalahnya dan bilaman masalah itu terjadi) d) Mencari akar penyebab masalah ( dapat digunakan diagram sebab akibat dari ishikawa/diagram tulang ikan, ataupun dari pendekatan sistem kemungkinan penyebab dari Input man, money, material, metode, machine, Proses pelaksanaan ( perencanaan, penggerakan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan penilaian) serta serta lingkungan. Berdasarkan kemampuan staf pilihlah metode yang paling dipahami dan mudah dilaksanakan 2). Penyusunan rencana usulan kegiatan : meliputi upaya kesehatan wajib, pengembangan dan penunjang. Yang meliputi : a) Kegiatan tahun yang akan datang ( meliputi kegiatan rutin, sarana/prasarana,operasional, dan program hasil analisis masalah) b) Kebutuhan sumber daya berdasar sumber daya yang ada sekarang c) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan 8

9 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas RUK disusun dalam bentuk matrik No Upaya kesehatan Kegiatan tujuan sasaran target Indikator Keberhasilan Sbr biaya dana alat tenaga 1 Kia/KB 2 Pengobatan 3 Gizi 4 Kesling 5 P2M 6 Promkes Catatan Pelatih : lakukan identifikasi masalah yang ada di puskesmas sdr?, kemudian buatlah cara memprioritaskan daftar masalah tersebut menggunakan metode yang sdr pahami? Bilamana sudah memperoleh urutan prioritas masalah lakukan analisa penyebab terjadinya masalah gunakan diagram tulang ikan untuk setiap masalah, Akhirnya buatlah akternatif kegiatan yang paling mungkin dapat dilakukan di puskesmas sdr untuk setiap program. 4. Tahap /langkah penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan Bahan pertimbangan utama dalam menyusun rencana pelaksanaan adalah pertimbangan kemampuan sumber daya yang dimiliki puskesmas seperti tenaga, peralatan dan dana serta metode. a. mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang disetujui b. membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK c. menyusun rancangan awal, rincian dan volum kegiatan serta sumber daya pendukung menurut bulan lokasi dan pelaksanaan d. mengadakan lokakarya mini tahunan e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks 9

10 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas no Upaya kesehatan kegiatan Tujuan target Vol Rincian kegiatan pelaks Lokasi Tenaga pelaks plksana jadwal biaya 1 Kia /KB 2 Pengobatan 3 Gizi 4 P2M 5 Kesling 6 Promles Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam pentahapan PTP meliputi. 4 langkah, yaitu : 1. Tahap persiapan 2. Tahap Analisis Masalah 3. Tahap Penyusunan Rencana Usulan kegiatan (RUK) 4. Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Sebagai gambaran utuh maka pemahaman siklus pemecahan masalah dan pngambilan keputusan dapt diuraikan sebagai berikut ini, yang merupakan prasyarat bagi peningkatan kemampuan pimpinan dan staf di puskesmas : 10

11 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Di dalam pemecahan masalah terkandung suatu proses Sistematika yang mempunyai urutan logis. Langkah- langkah dalam pemecahan masalah selengkapnya dapat dilihat pada diagram berikut : Penetapan Masalah Prioritas Masalah Kesenjangan Penilaian Analisa Penyebab Pemecahan Masalah Tujuan / Sasaran Pelaksanaan Alternatif Pemecahan Rencana Pelaksanaan Pengambilan Keputusan Untuk lebih jelasnya tahapan dan langkah- langkah pemecahan masalah dapat diuraikan sebagai berikut : I. PENGERTIAN MASALAH Untuk mengetahui apakah itu masalah maka perlu diketahui mengenai pengertian masalah yaitu adnya kesenjangan antara harapan / tujuan yang ingin dicapai dengan kenyataan yang sesungguhnya sehingga menimbulkan rasa tidak puas dan merasa bertanggung jawab untuk menanggulanginya. Dengan demikian untuk memutuskan adanya masalah ada 3 syarat yang harus dipenuhi, yaitu : 1. Adanya kesenjangan 2. Adanya rasa tidak puas 3. Adanya rasa tanggung jawab untuk menanggulangi masalah Didalam penetapan masalah harus diketahui keadaan yang diinginkan berupa sesuatu yang ideal baik berupa Konsep, target, standar dan keadaan sebenarnya, dari hasil pengumpulan data berupa wawancara, observasi, pengukuran maupun angket. Hasil 11

12 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas dari dua keadaan tersebut selanjutnya dibandingkan sehingga diketahui kesenjangannya. Contoh : Keadaan yang diinginkan (target Imunisasi) = 80 % Keadaan yang sebenarnya (cakupan Imunisasi) = 60 % Kesenjangan = 80 % - 60 % = 20 % (Besarnya Masalah) Selanjutnya untuk mengetahui rumusan masalahnya diperlukan konfirmasi dengan menjawab pertanyaan 4w + 1 H 1. Apa masalahnya (What) Imunisasi 2. Siapa yang bermasalah (Who) Petugas imunisasi 3. Dimana terjadinya masalah (Where) Puskesmas X 4. Kapan terjadinya (When) Januari Berapa besar masalahnya 20 % Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin seluruhnya dapat ditanggulangi, untuk itu perlu adanya prioritas masalah. Metode yang digunakan untuk penentuan prioritas masalah dapat menggunakan : CARL C : Capability /Ketersediaan Sumber Daya (dana dan sarana/ peralatan) A : Accesibility/Kemudahan, dapat didasarkan pada ketersediaan metode / cara/teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak. R : Readness /Kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran seperti keahlian / kemampuan dan motivasi L : Leverage/ Seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan yang dibahas. 12

13 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Nilai total merupakan hasil perkalian C x A x R x L, urutan ranking atau prioritas adalah nilai tertinggi sampai nilai terendah. NO II. MASALAH C A R L NILAI RANK 1 Cakupan kunjungan bumil K Balita BGM Pembinaan dokter kecil Jumlah bayi yg mendapat ASI eksklusif Jumlah bayi yg mendapat imunisasi campak Cakupan suspek TB paru Jumlah bumil yg mendapat TT ANALISA FAKTOR PENYEBAB MASALAH Dalam penentuan prioritas masalah kita telah menemukan 5 masalah yang akan ditanggulangi, untuk itu dalam Analisa Penyebab Masalah dilakukan diskusi yang masing- masing kelompok beranggotakan antara 3 orang sampai 7 orang. Untuk analisadapat dilakukan dengan memilih metode yang dipahamai antara lain diagram tulang ikan atau dengan pendekatan sistem analisa masalah dan penyebabnya. Masalah selalu dimunculkan pada output (prestasi kerja) hal ini dapat dilihat pada hasil penghitungan cakupan dari standar pelayanan minimal yaituhasil kegiatan selama bulan berjalan dibagi sasaran dikalikan 100 prosen pada variabel dan sub- sub variabel. Penyebabnya terdapat pada proses manajemen (PI, P2 dan P3), sedangkan lingkungan dan sumber daya merupakan faktor yang berpengaruh dan perlu dipertimbangkan dalam pemecahan masalah. 13

14 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Contoh matrik Analisa Penyebab Masalah Masalah ( out put ) Stratifikasi Penyebab Masalah Proses Sumber daya Lingkungan Cakupan Imunisasi POA imunisasi Tenaga kurang Adanya kepercayaan Campak 75% tidak ada yang keliru thd imunisasi III. PEMECAHAN MASALAH Setelah kita mengetahui Penyebab Masalah, langkah selanjutnya berupa Pemecahan Masalah. Tujuan Pemecahan Masalah ini adalah menghilangkan / mengurangi faktor- faktor penyebab. Kegiatan yang dilakukan berupa : 1. Pencapaian tujuan dan sasaran. 2. Mencari alernatif Pemecahan Masalah. Langkah pertama Penetapan tujuan dan sasaran. Untuk penetapan tujuan ini hendaknya melihat masalah apa yang akan ditanggulangi, dalam contoh masalah yang akan ditanggulangi adalah masalah cakupan imunisasi yang masih rendah. Tujuan : Meningkatkan cakupan imunisasi dari 60 % menjadi 80 % dalam waktu satu tahun di Puskesmas Bara api. Langkah kedua : Penetapan sasaran Seperti diketahui untuk mencapai tujuan dapat dilakukan dengan menanggulangi faktor Penyebab timbulnya masalah, untuk itu faktor penyebab tersebut merupakan sasaran yang akan ditanggulangi Dari contoh di atas faktor penyebab masalah dilihat dari 3 faktor yaitu : 1. Manajemenberupa Proses PI, P2 dan P3 2. Sumber daya yang meliputi sarana, tenaga dan dana. 3. Lingkungan yang meliputi Fisik, Biologi, Sosek, Sosbud. 14

15 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Untuk menanggulangi masalah ini kita dapat melakukan dengan pendekatan sistim yaitu dengan menggunakan sudut pandang upaya upaya aktif untuk menyelesaikan masalah yang terdapat pada faktor penyebab. Dari faktor- faktor tersebut maka sasaran yang akan diperbaiki adalah : A. Sasaran terdapat faktor manajemen (proses) : Menyusun POA B. Sasaran terhadap faktor Sumber Daya : Mengusahakan tenaga C. Sasaran terhadap faktor Lingkungan : meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang imunisasi. Langkah ketiga Pengembangan altematif cara/ langkah tindakan yang digunakan untuk mengatasi sasaran. Sasaran Alternatif Kegiatan 1. Menyusun POA imunisasi - Konsultasi dengan Dinkes Tk. II - Mempelajari cara menyusun POA - Penyusunan POA 2. Mengusahakan tenaga - Mengusulkan tenaga ke Dinkes Tk. II - Mengangkat Tenaga Honorer - Efesiensi tenaga yang ada 3. Peningklatan pengetahuan - Kerjasama dengan tokoh masyarakat - Kerjasama dengan lintas sektoral - Meningkatkan penyuluhan terhadap masyarakat IV. PENGAMBILAN KEPUTUSAN Setelah kita mengembangkan berbagai altematif untuk pemecahan, maka kegiatan selanjutnya berupa penyaringan kegiatan dengan menggunakan pertimbangan ( Syarat mutlak ). Persyaratan mutlak yang harus dipenuhi oleh keputusan yang akan k ita h asilkan b iasanya m enyangkut d ua h al yaitu : output ( hasil ) input ( Sumber daya ) Langkah pertama Penyaringan kegiatan dengan kritera mutlak. Masukkan kegiatan ke dalam kolom kegiatan kemudian disaring dengan kriteria 15

16 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas mutlak berikan nilai I apabila dapat dilaksanakan dan nilai 0 apabila tidak dapat dilaksanakan. Penyaringan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka Peningkatan cakupan imunisasi. Kriteria No Alternatif Kegiatan Hasil dpt Di dlm wkt 4 bln Biaya dpt Ditanggung Puskesmas Teknologi yang dikuasai Hasil 1 Konsultasi Penyusunan POA dengan Dinkes kab Penyusunan POA bersama Usulan tenaga ke pemda Mengangkat Tenaga Honor Efisiensi tenaga yang ada Kerjasama dengan tokoh Masyarakat Kerjasama denga Lintas Sektoral Meningkatkan Penyuluhan di masyarakat Jika salah satu dari kegiatan tersebut tidak memenuhi persyaratan kriteria mutlak ( nilainya = 0) Maka kegiatan tersebut langsung disingkirkan, sehingga untuk pengambilan keputusan di atas maka kegiatan yang memenuhi kriteria mutlak adalah : Konsultasi Penyusunan POA dengan Dinkes kab Penyusunan POA bersama di Puskesmas Mengusulkan tenaga jurim tambahan ke pemda Efisiensi tenaga yang ada Kerja sama dengan tokoh Masyarakat Meningkatkan penyuluhan di Masyarakat. Kriteria keinginan: Kriteria Yang dipergunakan untuk memilih keputusan yang paling tepat, terhadap, altmatif yang telah lolos dari kriteria mutlak yang biasanya memuat persyaratan tehnis pelaksanaan

17 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Contoh : Biayanya murah. Mudah dilaksanakan oleh staf Puskesmas Bersifat mendidik. Langkah kedua: Memberikan bobot pada kriteria keinginan 1. Biayanya murah 2. Mudah dilaksanakan oleh Staf Puskesmas 3. Bersifat mendidik Langkah ketiga : bobot 10 bobot 8 bobot 6 Penilaian Kegiatan dengan menggunakan kriteria keinginan Alternatif Kriteria keinginan Kegiatan Biaya Mudah murah dilaksanakan mendidik ( 10 ) ( 8 ) ( 6 ) Konsultasi POA 5 x 10 6 x 8 7 x Penyusunan POA 7 x 10 6 x 6 6 x Mengusulkan tenaga Efisiensi tenaga 7 x 10 6 x 8 6 x Kerjasama dengan 6 x 10 4 x 8 5 x Tokoh Masyarakat 5 x 10 5 x 8 6 x Kerjasama LS 5 x 10 6 x 8 6 x Bersifat Jumlah Dari hasil diatas maka Keputusan yang diambil untuk kegiatan meningkatkan cakupan imunisasi adalah : Penyusunan POA di Puskesmas Konsultasi Penyusunan POA ke dinkes kab Mengusulkan Tenaga Kerjasama dengan Lintas Sektoral Kerjasama dengan tokoh masyarakat Efisiensi tenaga 17

18 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas V. RENCANA PELAKSANAAN ( PENYUSUNAN POA ) Rencana pelaksanaan disusun oleh masing- masing penanggung jawab dibantu oleh anggota lainnya, rencana kegiatan dibuat dalam bentuk matrik yang isinya meliputi : kegiatan, tujuan, waktu, tempat, pelaksana dan biaya. VI. PENILAIAN Matrik Penilaian Kriteria Indikator Standar Pengukuran Data Hasil Kriteria : Adalah ciri dari subyek yang akan dinilai, bisa kriteria input, proses, output, dampak. Indikator : Variabel/subvariabel yang memberi petunjuk adanya perubahan dari kriteria. Standart : Tingkat / level yang dipakai untuk membanding dari variabel / sub variabel pada Indikator. Pengukuran : Perhitungan yang digunakan dapat berupa rate- ratio proporsi / presentasi atau rumus lain. Data : Data yang diperoleh pada saat pelaksanaan evaluasi berupa keadaan yang sebenarnya. Hasil : Merupakan interprestasi dari data sesudah dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan berupa efektifitas atau efisiensi. 18

19 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Contoh : Kriteria Indikator Standar Output cakupan Imunisasi Jml bayi Jml bayi yang yang direncanakan diimunisasi mendapat imunisasi Pengukuran Data Hasil Jml bayi diimunisasi dibanding jml bayi yang ada 300 x % efektif 230 Input Transformasi input- output dana yang tersedia dibanding bayi yang di imunisasi Dana yang ada tahun ini Rp ,- Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th ini : 300 Dana yang tersedia tahun lalu Rp ,- Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th lalu : 230 Jumlah dana yang dibagi jumlah bayi yang diimunisasi tahun ini 24000/ % X 100 % 23000/300 Jml dana dibagi jml bayi yang diimunisasi tahun lalu Rencana Pelaksanaan dan Pengendalian Langkah- langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut : 1). Pengorganisasian Menetapkan para penanggung jawab dan para pelaksana untuk setiapkegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. 2). Penyelenggaraan Pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian, ditugaskan menyelenggarakan kegiatan Puskesmas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. a). Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkut jadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas penanggung jawab dan pelaksana. b). Menyusun jadwal kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas. c). Menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 19

20 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas 3). Kendali Mutu Prinsip program kendali mutu adalah kepatutan terhadap berbagai standart dan pedoman pelayanan serta etika profesi, yang memuaskan pemakai jasa pelayanan yang telah dilaksanakan setiap 6 bulan sekali. 4). Kendali Biaya Penyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan program kendali biaya. Prinsip program kendali biaya adalah kepatuhan terhadap rencana biaya yang telah ditetapkan sesuai penetapan anggaran dan dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitas penggunaan anggaran dimaksud, Langkah - Langkah a. Secara singkat langkah- langkah dalam menyusun rencana pelaksanaan program program di Puskesmas adalah sebagai berikut : b. Mengidentifikasi indikator tiap- tiap kegiatan. Setiap kegiatan dalam program di Puskesmas mempunyai indikator masing- masing agar petugas dapat dengan mudah melaksanakan program/kegiatan tersebut maka perlu lebih dahulu diidentifikasi indikator dari program atau kegiatan itu. Indikator ini distetapkan sesuai standar pelayanan minimal di masing masing puskesmas, Contohnya Pelayanan kesehatan ibu dan anak : a) Cakupan kunjungan ibu hamil K4 (95 %) b) Cakupan pertolongan persalinan oleh Bidan atau tenaga kesehatan yang memiliki kompetisi kebidanan (90 % ) c) Ibu hamil resiko tinggi yang dirujuk ( 100 % ) d) Cakupan kunjungan neonatus ( 90 % ) e) Cakupan kunjungan bayi ( 90 % ) f) Cakupan bayi berat lahir rendah / BBLR yang ditangani ( 100 % ) g) Menyusun target dari setiap indikator kegiatan c. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Puskesmas. 20

21 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Identifikasi Intervensi Yang Cost Effective Analysis Pengertian Cost Effective Analysis ( CEA ) Cost artinya biaya; effective artinya tujuan tercapai. Untuk dapat melihat apakah suatu biaya yang digunakan mencapai tujuan (efektif) Cost effective analysis, maka salah satu cara yaitu membandingkan dengan analysis yang lain yang disebut Cost Beneft Analysis ( CBA ). Secara singkat CBA berarti biaya dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh. Jadi dalam praktek analisis manfaat biaya (CBA) biasanya digunakan untuk pilihan proyek. Misalnyan ada 3 proyek; Proyek A, B, dan C. Pilihan proyek jatuh kepada proyek yang nilai CBA nya paling baik. CEA diarahkan untuk memilih alternatif penggunaan biaya. Contoh : Ada dana di Puskesmas sebesar Rp ,- /bulan yang diperuntukkan kegiatan perbaikan gizi. Dalam hal ini ada 2 alternatif kegiatan, yaitu PMT Pemulihan dan PMT Penyuluhan. Kegiatan mana yang kita pilih? a. Dengan dana Rp ,- / bulan, maka jika kita memilih kegiatan PMT Pemulihan yang utama, hanya mencakup ± 5 pasien atau kasus. b. Tetapi jika pilihan yang kedua diambil, yaitu PMT Penyuluhan, mungkin akan menyelamatkan lebih dari 100 pasien atau kasus. Artinya jika kita harus memilih satu jenis kegiatan diantara dua kegiatan, maka terpilih alternatif kegiatan PMT Penyuluhan. Penugasan Peserta terbagi atas 5 kelompok berjumlah 6 orang Berdasarkan data yang ada dalam kasus dibawah ini lakukan analisa data sebagai bahan penyusunan rencana usulan kegiatan program puskesmas. STUDI KASUS Sebuah puskesmas di daerah pedalaman kab A, kec X selama tahun 2012 kondisinya sebagai berikut : 1. Visi Puskesmas Menjadi puskesmas pilihan utama dalam pelayanan kesehatan untuk mewujudkan masyarakat sehat. 2. Misi Puskesmas 1. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna yang bermutu 2. Mengolah sumber daya yang ada secara optimal 3. Memberdayakan masyarakat dibidang kesehatan diwilayah kerja dan sekitarnya 21

22 Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas Karyawan sebanyak sebanyak 17 orang, terdiri atas 5 paramedis perawatan, 3 bidan, 1 kesehatan lingkungan, 1 gizi dan 7 pekarya, Anggaran puskesmas berasal dari APBD kab serta Jamkesmas, ASKES serta BOK ( Bantuan Operasional Kegiatan) a. Luas Wilayah Kerja Puskesmas X adalah 29,98 km2 b. PembagianWilayah Wilayah kerja Puskesmas X terdiri dari 5 desa dengan 27 dusun. Dengan Kondisi Geografis Daerah lereng 80% Daerah lembah 20% c. Transportasi dengan mobil dan perahu tradisional bermesin, Tidak semua desa atau balai desa dapat terjangkau dengan kendaraan bermotor roda empat. Angkutan umum yang tersedia diantaranya: ojek, perahu tradisional. d. Komunikasi Sarana komunikasi dari puskesmas ke luar melalui HP dengan sinyal yang kurang bagus. Sarana kesehatan lingkungan berupa sumur gali, dan sebagian besar dari perlindungan mata air terbuka (PMA ), Posyandu di dusun dusun berstrata pratama dan madya, sedangkan yang purnama atau mandiri belum Situasi Puskesmas - Luas tanah : 897 m2 - Luas gedung : 350 m2 Terdapat ruang Apotek, laboratorium sederhana, Bp Gigi, RuangKIA dan KB, BP Umum serta ruang pendaftaran dan ruang tunggu. Gudang farmasi - ada Polindes 2 buah buka setiap senin, selasa dan kamis - Sarana Penunjang - Medis meliputi (Imunisasi Kit, Poliklinik set, General equipment, Minor set, Alat laboratorium,dental set,partus set b. Non Medis - Mobil ambulan ada 1 buah bisa dipakai, Motor dinas ada 5 buah, 1 tidak rusak berat. Jumlah penduduk 4025 jiwa, sex rasio 1 : 8, Angka ketergantungan 39,36%, Kepercayaan penduduk sebagian besar beragama kristiani, dan 5 % muslim, dan Tingkat pendidikan penduduk di wilayah kerja didominasi lulusan SD dan SMP hanya sebagian kecil tamat SMA, Sarana pendidikan TK 2 buah, SD 6 buah, SMP 1 b Perilaku positif (mendorong pembangunan kesehatan) adalah Gotong royong dalam tenaga. Kebiasaan warga mengadakan olah raga, dan berburu, memancing mengkonsumsi vegetarian Sedangkan Perilaku masyarakat yang negatif (menghambat pembangunan kesehatan) antara lain Kebiasaan BAB di sungai, kolam, kebun, selokan, dll, Letak kandang di dalam rumah, Kepercayaan bahwa penyakit diakibatkan mahluq halus, Kebiasaan berobat ke dukun, Bayi umur satu bulan diberi makanan pengganti selain ASI Sosial ekonomi, sebagian besar di biladang/ kebun sebagian yang lain penggalian, Pola penyakit terbesar adalah Ispa, diare, Typus perut, PMS.GO Konjungtivitis dan hipertensi, tahun 2012 masih dijumpai 22