BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. Rumah Sakit Husada didirikan oleh Dr. Kwa Tjoan Sioe pada tanggal 28

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Rumah Sakit Husada Rumah Sakit Husada didirikan oleh Dr. Kwa Tjoan Sioe pada tanggal 28 Desember Sebelum menjadi rumah sakit yang besar dan megah, Husada bermula dari sebuah poliklinik sederhana yang dibentuk oleh perkumpulan Jang Seng Ie dan diresmikan penggunaannya pada tanggal 11 Maret Berdirinya poliklinik sederhana tersebut telah membangkitkan upaya Dr. Kwa dan kawan-kawannya untuk meningkatkan kesadaran akan lingkungan hidup sehat di kalangan warga Jakarta pada saat itu. Kisah selanjutnya membuahkan hasil yang terus berkembang secara nyata, seperti terbukti dari sambutan masyarakat yang semakin meningkat. Catatan statistik menunjukkan bahwa pada bulan Mei 1925 sebanyak 281 pasien telah berkunjung ke poliklinik Jang Seng Ie, meningkat menjadi 556 pasien pada bulan Juni Kompetensinya pun terus meningkat, bahkan membukukan prestasi sebagai rumah sakit pertama di Asia yang mempunyai unit perwatan anak, yang didirikan pada tahun Kemudian pada tahun 1965 atas usulan Menteri Kesehatan waktu itu yaitu Prof Dr Satrio, nama rumah sakit ini di ubah menjadi RS Husada. Kemampuan RS Husada semakin diakui, seperti yang terjadi pada tahun 1971 dengan ditetapkannya rumah sakit tersebut oleh pemerintah sebagi Rumah Sakit Pusat II Wilayah Jakarta Utara. 41

2 42 Kepercayaan pun semakin bertambah dan pada tahun 1997 mendapatkan akreditasi penuh dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Kini, RS Husada telah memiliki sekitar 170 tenaga medis professional yang mencakup dokter umum, dokter spesialis dan dokter super spesialis. Dukungan sarana canggih, fasilitas mutakhir serta sumber daya manusia yang bisa diandalkan, semakin memantapkan keunggulan RS Husada dalam memberikan pelayanan kesehatan yang prima. Pada tahun 1924 banyak rakyat jelata sangat kurang mendapat perhatian penguasa kolonial Belanda Khususnya dalam bidang kesehatan. Saat itu seorang dokter keturunan Tionghoa bernama Dr Kwa Tjoan Sioe baru menyelesaikan studinya di Belanda. Keadaan tersebut membuat Dr Kwa Tjoan Sioe terobsesi untuk mendirikan sebuah rumah sakit. Tujuannya bukan hanya untuk mendirikan sebuah rumah sakit sebagai tempat pengobatan tetapi juga untuk menyebarluaskan pengetahuan tentang cara hidup secara hiegenis dan sehat kepada masyarakat, serta kesehatan ibu dan anak. Untuk itu beliau menghimpun kawan-kawannya untuk mendirikan perkumpulan Jang Seng Ie. Pada tanggal 23 Desember 1924 badan sosial Jang Seng Ie didirikan. Jang Seng Ie sendiri mengandung arti menjaga kesehatan dan merawat kehidupan. Pada tanggal 28 Desember 1924 diadakan upacara peresmian yang bertempat di Jalan Raya Mangga Besar (saat itu bernama Prinsenlaan) No. 40. Peresmian pembukaan dilaksanakan pada tanggal 11 Maret 1925, di mulai dengan Poliklinik yang dipimpin Dr Kwa di bantu oleh 3 (tiga) orang tenaga Perawat dan 1

3 43 (satu) orang tenaga bidan yang dikhususkan bagi orang-orang miskin. Pada pertengahan tahun 1931, atas bantuan seorang pengusahan yaitu Aw Boon Haw menyumbang untuk membangun pavilion yang nantinya akan digunakan untuk merawat orang orang dari golongan mampu, dengan tujuan sebagai subsidi silang bagi orang yang tidak mampu. Di tengah kegigihannya untuk membangun sebuah rumah sakit Dr Kwa Tjoan Sioe meninggal dunia diusia 55 tahun. Setelah wafat Dr. Kwa pembagunan dan pengembangan RS Jang Seng Ie tetap dilanjutkan. Pada tanggal 1 Juni 1965 nama Jang Seng Ie resmi diganti menjadi RS Husada yang diresmikan oleh Menteri Kesehatan saat itu (May. Jen Prof. Dr. Satrio). Pada tanggal 25 Juni 1971 ditandatangani piagam kerjasama antara Pemerintah DKI sat itu Bapak Ali Sadikin dimana RS Husada ditetapkan sebagai RSUP di wilayah Jakarta Pusat bagian Utara. 3.2 Visi dan Misi Rumah Sakit Husada Adapun visi dan misi yang diusung oleh Rumash Sakit Husada adalah sebagai berikut: Visi Menjadi Rumah Sakit bintang lima yang memberikan kepuasan menyeluruh bagi pasien dan keluarganya melalui pelayanan kesehatan bermutu tinggi, holistik dan profesional. Misi 1. Menyediakan solusi berupa pelayanan kesehatan yang berkualitas baik. 2. Memberikan pelayanan kesehatan yang menyeluruh, efektif, efisien manusiawi dalam suasana yang ramah bagi pasien dan keluarganya.

4 44 3. Mencapai standar profesi yang tertinggi dalam pelayanan kesehatan melalui pendidikan dan penelitian inovatif. 4. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik kepada masyarakat. 5. Menciptakan iklim kerja yang kondusif berdasarkan kemanusiaan, kesejawatan, kerjasama, disiplin dan tanggung jawab. 6. Menciptakan suasana ilmiah dalam lingkungan rumah sakit. 3.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Husada Struktur organisasi merupakan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisiposisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada Rumah Sakit Husada dapat dilihat pada Gambar 3.1..

5 45

6 Pembagian Tugas dan Wewenang Struktur organisasi menggambarkan bagian/divisi-divisi apa saja yang ada pada suatu perusahaan. Sedangkan uraian tugas menguraikan pembagian kerja yang harus dilakukan oleh individu atau kelompok kerja menurut bagiannya masing-masing. Dengan adanya pembagian kerja sesuai dengan struktur organisasi yang jelas, maka manajemen pada setiap departemen dapat mengukur efektivitas setiap pegawai dalam melakukan tugasnya sesuai dengan ruang lingkup pekerjaannya masing-masing. Tugas dan wewenang pada Rumah Sakit Husada adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Direktur Utama Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan, merencanakan dan mengembangkan sumbersumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan Rumah Sakit, dan mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan Direktur Utama Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu menetapkan sasaran Rumah Sakit Husada baik untuk rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek, menetapkan kebutuhan Rumah

7 47 Sakit dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan, menetapkan kebijakan, strategi, dan perencanaan terhadap Rumah Sakit, dan memonitor kinerja perusahaan. 2. Komite Medik Komite Medik Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu komite Medik bertugas dalam menegakkan etik dan mutu profesi medic, membantu Direktur rumah sakit menyusun standar pelayanan medis dan memantau pelaksanaannya, melaksanakan pembinaan etika profesi, disiplin profesi dan mutu, mengatur kewenangan profesi antar kelompok staf medis, membantu Direktur rumah sakit menyusun medical staff by laws dan memantau pelaksanaannya, membantu Direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang terkait dengan mediko-legal, membantu Direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang terkait dengan etiko-legal, melakukan koordinasi dengan Direktur Pelayanan dalam melaksanakan pemantauan dan pembinaan pelaksanaan tugas kelompok staf medis, meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan dalam bidang medis, melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan medis antara lain melalui monitoring dan evaluasi kasus bedah, penggunaan obat (drug usage), farmasi dan terapi, ketepatan, kelengkapan dan keakuratan rekam medis, tissue review, mortalitas danmorbiditas, medical care review/peer review/audit medis melalui

8 48 pembentukan sub komite-sub komite, dan memberikan laporan kegiatan kepada Direktur rumah sakit dan atau pemilik rumah sakit Komite Medik Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu memberikan usul rencana kebutuhan dan peningkatan kualitas tenaga medis, memberikan pertimbangan tentang rencana pengadaan, penggunaan dan pemeliharan peralatan medis dan penunjang medis serta pengembangan pelayanan medis, monitoring dan evaluasi yang terkait dengan mutu pelayanan medis sesuai yang tercantum di dalam tugas Komite Medik, monitoring dan evaluasi efesiensi dan efektifitas penggunaan alat kedokteran di rumah sakit, melaksanakan pembinaan etika profesi serta mengatur kewenangan profesi antar kelompok staf medis, membentuk Tim Klinis yang mempunyai tugas menangani kasus kasus pelayanan medik yang memerlukan koordinasi lintas profesi, misalnya penggulangan kanker terpadu, pelayanan jantung terpadu dan lain sebagainya, dan memberikan rekomendasi tentang kerjasama antara rumah sakit dan fakultas kedokteran/kedokteran gigi/institusi pendidikan lain 3. Direktur Pelayanan Direktur Pelayanan Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu menangani dan bertanggung jawab atas semua permasalahan medik dan keperawatan, serta memonitor dan melakukan penyempurnaan atas sistem kinerja yang ada.

9 49 Direktur Pelayanan Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu memutuskan untuk pembelian obat-obat, dan bertindak mewakili direksi jika direksi tidak dapat dihubungi sama sekali dengan level wewenang sebagaimana telah disetujui direksi berdasarkan kasus per kasus. 4. Direktur Penunjang Medis Direktur Penunjang Medis Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu mengatur dan bertanggung jawab sarana penunjang medis yang ada di Rumah Sakit Husada untuk memenuhi pelayanan terhadap pasien, mengkoordinasikan kebutuhan fasilitas dan kebutuhan pelayanan medis dan penunjang medis. membawahi 10 divisi, yaitu instalasi Radiologi, instalasi Elektromedik, instalasi Rehabilitasi Medik, Instalasi Patologi Klinik & Darah, instalasi Hemodialisa, instalasi Patologi Anatomi, instalasi Endoskopi, instalasi MCU, instalasi Farmasi, dan instalasi Bronkhoskopi Direktur Penunjang Medis Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu mengawasi semua bidang penunjang medis. 5. Direktur Umum dan Operasional Direktur Umum dan Operasional Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang kepegawaian, kesekretariatan, dan sumber daya manusia, merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta

10 50 pembelanjaan Rumah Sakit Husada, menentukan, mengkoordinasi, dan memfasilitasi kebijakan dan kegiatan peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dan merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia. Direktur Umum dan Operasional Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu merumuskan kebijakan operasional dari bidang yang dibawahi dan mengkoordinasi departemen-departemen yang terkait dalam rangka kerja dan evaluasi hasil. 6. Direktur Pengembangan Direktur Pengembangan Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu mengadakan Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit, melaksanakan penelitian terhadap rencana pembangunan daerah dalam rangkamengikut sertakan peranan Rumah Sakit didalamnya, dan memberikan saran-saran atau pertimbangan kepada Direktur Utama sesuai dengan hirarki tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya Direktur Pengembangan Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu direktur Pengembangan Rumah Sakit Husada berwewenang untuk memberikan saran ke Direktur Utama untuk melakukan pengembangan.

11 51 7. Direktur Keuangan Direktur Keuangan Rumah Sakit Husada memiliki tugas yaitu bertanggung jawab atas seluruh laporan dan informasi keuangan di Rumah Husada, mengontrol proses pencatatan pembukuan, membuat rencana keuangan, yaitu pengadaan dan penggunaan dana, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi dan keuangan, dan memberikan pelayanan kesekretariatan keuangan, akuntansi dan administrasi kepada semua satuan organisasi di lingkungan Rumah Sakit Husada. Direktur Keuangan Rumah Sakit Husada memiliki wewenang yaitu menerima laporan kerja dari bagian administrasi dan keuangan, dan merumuskan kebijakan operasional dari bidang yang dibawahi dan mengkoordinasi departemen terkait dalam rangka kerja dan evaluasi hasil. 3.5 Sistem yang Sedang Berjalan Sakit Husada Menjelaskan tentang sistem yang sedang berjalan di Rumah

12 Proses Bisnis a. Rawat Inap Pertama-tama pasien yang ingin melakukan rawat inap di Rumah Sakit Husada harus melakukan registrasi dan informasi pasien terlebih dahulu. Bagian admin yang akan mendata registrasi dan informasi pasien. Berdasarkan data diri pasien pada form registrasi dan informasi pasien, bagian admin akan membuat rekam medis dan mengarsipnya. Tiap pasien memiliki satu rekam medis. Setelah itu pasien harus melakukan registrasi masuk rawat. Pada form registrasi masuk rawat akan dicatat kode kamar yang dihuni oleh pasien rawat inap. Bagian admin akan mengisi kode dokter yang akan merawat pasien. Tiap kamar memiliki paviliun, kelas dan tarif per hari masing-masing. Form registrasi masuk rawat yang telah diisi dan konfirmasi oleh admin akan disimpan oleh admin. Tiap harinya pasien rawat inap akan dicek oleh dokter. Setiap pasien rawat inap akan memiliki seorang dokter yang bertugas sebagai penanggung jawab pasien tersebut. Setelah pasien keluar rawat inap, pasien akan membayar pada kasir. Setelah pasien pulang, bagian pengolahan data akan mengisi rekam medis pasien. b. Rawat Jalan Pertama-tama pasien yang ingin melakukan rawat jalan di Rumah Sakit Husada harus melakukan registrasi dan informasi pasien terlebih dahulu. Bagian admin yang akan mendata registrasi dan informasi pasien. Berdasarkan

13 53 data diri pasien pada form registrasi dan informasi pasien, bagian admin akan membuat rekam medis dan mengarsipnya. Tiap pasien memiliki satu rekam medis. Setelah itu, bagian admin akan mengisi berkas peminjaman rekam medis untuk mendaftar klinik yang akan dituju oleh pasien. Tiap klinik yang dituju oleh pasien akan melakukan pendaftaran rawat jalan. Pada pendaftaran rawat jalan akan dicatat kode klinik, kode dokter, dan nomor rekam medis. Kemudian pasien akan membayar pembayaran rawat jalan berdasarkan transaksi pendaftaran rawat jalan pada kasir. c. Kamar Duka Pertama-tama keluarga pasien yang ingin menyewa kamar duka di Rumah Sakit Husada harus melakukan registrasi dan informasi pasien terlebih dahulu. Bagian kamar duka yang akan mendata registrasi dan informasi pasien. Setelah itu keluarga pasien harus melakukan penyewaan kamar duka. Pada form penyewaan kamar duka akan dicatat kode kamar yang dihuni oleh jenazah. Tiap kamar memiliki tarif per hari masing-masing. Keluarga pasien dapat menggunakan fasilitas lainnya dengan mengisi form pelayanan lainnya. Layanan lainnya meliputi pemakaian formalin, mandi jenazah, peti jenazah, make up jenazah. Setelah itu keluarga pasien akan membayar tagihan pada kasir.

14 Entity Relationship (ER) Diagram ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data yang didasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Berikut ini adalah ERD yang digunakan Rumah Sakit Husada dalam penyusunan data warehouse Rumah Sakit Husada.

15 55

16 Spesifikasi Tabel Usulan Spesifikasi dari masing-masing tabel yang terlibat dalam ERD di atas dijabarkan pada bagian lampiran. No. Nama Tabel Lampiran 1 Pasien L4 2 NRM L4 3 MasukRawat L5 4 Kamar L5 5 Penyewaan L5 6 Penyakit L6 7 JenisPenyakit L6 8 PembayaranRI L6 9 Dokter L7 10 PelayananLainnya L7 11 PRM L8 12 detil_prm L8 13 Klinik L9 14 Tagihan L9 15 PendaftaranRJ L9 16 PembayaranRJ L10 17 JenisKamar L10 18 Spesialis L11 19 detil_pelayanan L11 20 Layanan L12 Tabel 3.1 Spesifikasi Tabel ERD 3.6 Teknologi Informasi Rumah Sakit Husada Perangkat keras yang digunakan oleh Rumah Sakit Husada saat ini adalah sebagai berikut : Server Client Processor Intel Pentium Xeon 2,83 Intel Dual Core 2 GHz GHz RAM 4 GB 2 GB Hard Drive 500 GB 120 GB Operation System SQL Server 2005 Windows XP Profesional

17 57 SP2 Tabel 3.2 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras Perangkat lunak yang digunakan oleh Rumah Sakit Husada adalah Windows XP Profesional SP2 digunakan sebagai operation system, MySQL 5.0 sebagai database operasional, dan Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan untuk bahasa pemrograman. 3.7 Kebutuhan Informasi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan database pada Rumah Sakit Husada, maka informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif adalah sebagai berikut : 1. Laporan mengenai rawat inap, meliputi jumlah transaksi rawat inap, jenis kamar yang paling banyak digunakan, dokter dan spesialis dokter yang paling banyak melakukan pemeriksaan, penyakit dan jenis penyakit yang paling banyak diderita pasien rawat inap, kategori umur yang paling banyak melakukan rawat inap, dan total pendapatan rawat inap yang bersifat multidimensi (berdasarkan periode waktu, penyakit, jenis penyakit, umur, jenis kamar, kamar, spesialis, dokter, dan jenis kelamin). 2. Laporan mengenai rawat jalan, meliputi jumlah transaksi rawat jalan, dokter dan spesialis dokter yang paling banyak melakukan pemeriksaan rawat jalan, penyakit dan jenis penyakit yang paling banyak diderita pasien rawat jalan, kategori umur yang paling banyak melakukan rawat jalan, dan total pendapatan

18 58 rawat jalan yang bersifat multidimensi (berdasarkan periode waktu, penyakit, jenis penyakit, umur, jenis kamar, kamar, spesialis, dokter, dan jenis kelamin). 3. Laporan mengenai kamar duka, meliputi jumlah transaksi kamar duka, jenis kamar yang paling banyak digunakan, layanan yang paling banyak digunakan, kategori umur yang paling banyak menggunakan kamar duka, dan total pendapatan kamar duka yang bersifat multidimensi (berdasarkan periode waktu, umur, jenis kamar, kamar, dan layanan). 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Setelah mengadakan survei pada Rumah Sakit Husada, maka terdapat beberapa masalah yang ada antara lain : 1. Informasi yang berupa laporan rawat inap, rawat jalan, dan kamar duka yang didapat masih bersifat rinci dan detil sehingga pihak eksekutif kesulitan dan memerlukan waktu yang lebih lama dalam pengambilan keputusan untuk membuat strategi bisnis seperti strategi pengembangan rumah sakit yang lebih baik. 2. Laporan yang dihasilkan hanya menampilkan informasi dari satu dimensi saja. Untuk membandingkan informasi dari beberapa dimensi maka eksekutif harus membandingkannya secara manual. 3. Seiring dengan bertambahnya waktu maka data yang ada pada database pun ikut bertambah. Hal ini menyebabkan sulitnya pengaksesan terhadap data historis rumah sakit yang berumur lebih dari empat tahun. Data historis rumah sakit

19 59 tersebut tidak dapatr dimanfaatkan secara optimal untuk kemudian digunakan sebagai bahan analisis. 4. Aplikasi yang ada belum optimal untuk melakukan integrasi data sehingga pihak eksekutif sulit untuk melihat keseluruhan data perusahaan dalam rangka mengukur kinerja perusahaan. 3.9 Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang terjadi di Rumah Sakit Husada maka diusulkan untuk membangun sebuah aplikasi data warehouse. 1. Sesuai dengan struktur data warehouse pada tingkat highly summerized data, data - data yang didapat lebih ringkas sehingga memudahkan untuk menganalisa, pembuatan laporan, dan pengambilan keputusan. 2. Dengan menggunakan aplikasi data warehouse, para eksekutif dapat memperoleh laporan yang memiliki beberapa dimensi dan dapat memilih data yang ingin ditampilkan dengan tingkat peringkasan yang sesuai. 3. Dengan adanya data warehouse, maka data historis rumah sakit yang berumur lebih dari empat tahun dapat dimanfaatkan secara optimal untuk digunakan sebagai bahan analisis. 4. Salah satu karakteristik data warehouse adalah integrated, sehingga RS Husada dapat mengintegrasikan data-data yang ada dalam rumah sakit sehingga dapat menghindari kesalahan data, perbedaan format dan pihak eksekutif dapat melihat data secara keseluruhan.