SATUAN PENGAWASAN INTERN UNIVERSITAS NUSA CENDANA

Transkripsi

1 LAPORAN AUDIT AKADEMIK INTERNAL TAHUN 2013 FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA Auditor : Ir. Winfrit A. Lay, MP Ir. Umbu L. Sobang, M.Si Dra. Yakoba Daud Niga, M.Si Drh. N. H. G. Kallau, M.Si Z. S. Ngara, ST, MT SATUAN PENGAWASAN INTERN UNIVERSITAS NUSA CENDANA Jl. Adisucipto, Penfui Kupang Telepon

2 RINGKASAN EKSEKUTIF Penyelenggaraan Program Studi Pendidikan Dokter (PS-PD) di Universitas Nusa Cendana (Undana) ditetapkan melalui Surat Ditjen Dikti Depdiknas No. 2122/D/T/2008. Berdasarkan keputusan tersebut kemudian Rektor Universitas Nusa Cendana menerbitkan Surat Keputusan Rektor Universitas Nusa Cendana No. 170/PP/2008 tanggal 20 September 2008 tentang pendirian Fakultas Kedokteran Unversitas Nusa Cendana (FK Undana) sebagai induk PS-PD sebagai salah satu fakultas di lingkungan Undana. FK Undana dengan PS-PD pada saat dilakukan audit baru melakukan persiapan pelaksanaan akreditasi program studi. Data menunjukkan bahwa FK Undana telah mempunyai visi, misi dan tujuan berserta semua dokumen kurikulum, pembelajaran dan dokumen mutu. Kegiatan-kegiatan yang mencerminkan pelaksanaan penjaminan mutu pada FK Undana diimplementasikai dibawah kendali Tim Medical Educational Unit (MEU). Dalam pelaksanaan proses akademiknya pendidikan dokter di Undana masih bermitra dengan Fakultas Kedokteran Universitas Hasanudin Makasar. Oleh karenanya aspek kurikulum dan proses pembelajaran di FK Undana sedikit berbeda dibanding fakultas-fakultas yang lain di lingkungan Undana yang selanjutnya dijadikan pertimbangan dalam penentuan temuan selama pelaksanaan audit Berdasarkan hasil audit di PS-PD ditemukan bahwa dalam penyelenggaraan kegiatan akademik terdapat beberapa ketidaksesuaian (KTS) antara lain : 1. Prodi belum didukung dosen dan pegawai yang memadai. 2. Jadwal pemeliharaan dan perbaikan peralatan tidak ada 3. Borang daftar hadir dan monitoring perkuliahan belum menyertakan mahasiswa untuk tandatangan keabsahan. 4. Bahan dan SDM untuk laboratorium dasar masih kurang. 5. Pelaksanaan Ujian Mata Kuliah tidak dilengkapi berita acara. 6. Penelitian dosen belum melibatkan mahasiswa untuk penyelesaian tugas akhir Sesuai hasil temuan di atas maka direkomendasikan untuk pihak auditi (PS-PD FK Undana) agar : 1. melakukan sosialisasi kepada para dokter berkaitan dengan peningkatan minat sebagai dosen dilanjutkan dengan pengusulan kekurangan SDM disertai analisis kebutuhan 2. membuat jadwal pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang didahului dengan peningkatan pemahaman pentingnya rencana pemeliharaan 3. memperbaiki borang daftar hadir dan monitoring perkuliahan dengan menambahkan sel legalisasi oleh mahasiswa. 2

3 4. Meningkatkan usulan alokasi dana praktikum mahasiswa dengan disertai analisis kebutuhan 5. Membuat berita acara ujian mata kuliah. 6. Mengarahkan mahasiswa melakukan tugas akhir dengan jadwal dan materi menyesuaikan dengan penelitian dosen. Dengan ditindaklanjutinya beberapa rekomendasi di atas sesuai dengan rencana perbaikan yang telah dibuat diharapkan dapat terwujud pencapaian mutu akademik internal FK Undana pada umumnya dan PS-PD pada khususnya. 3

4 KATA PENGANTAR Puji syukur dari hati yang paling dalam kami panjatkan kepada Tuhan karena hanya dengan bimbingannya saja maka Laporan Audit Mutu Akademik Internal Fakultas Kedokteran Universitas Nusa Cendana Tahun 2013 dapat kami selesaikan. Laporan ini merupakan laporan hasil audit yang dilaksanakan oleh Tim Audit Mutu Akademik Internal berdasarkan Surat Tugas Rektor Undana. Laporan ini memuat beberapa temuan yang secara keseluruhan telah mendapat tanggapan dari pihak teraudit. Disamping itu, laporan ini juga memuat rekomendasi untuk koreksi temuan-temuan tersebut. Kami berharap bahwa temua-temuan tersebut dapat segera dikoreksi sehingga mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi di Prodi tersebut dapat ditingkatkan. Kami ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pihak teraudit yang telah berlaku sangat kooperatif selama proses audit berlangsung. Ucapan terimakasih juga kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berkenan mambantu sehingga kegiatan audit ini dapat terlaksana dengan lancar. Kupang, 28 Desember 2013 Ketua SPI Undana IR. YOHANIS UMBU L. SOBANG, M.Si. NIP

5 DAFTAR ISI Ringkasan Eksekutif 2 Kata Pengantar 4 Daftar Isi 5 Bab. I Pendahuluan Latar Belakang Tujuan Pemeriksaan Lingkup Pemeriksaan Dasar Hukum/Aturan yang digunakan Batasan Pemeriksaan Metode Pemeriksaan Tahapan Pemeriksaan Pengorganisasian Tim Audit 9 Bab. II Gambaran Umum Latar Belakang Visi, Misi, dan Tujuan Prodi Hasil Audit Temuan Umum Temuan Khusus 17 Bab. III Kesimpulan 18 Lampiran Lampiran 19 5

6 BAB. I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sejak terbitnya Undang-Undang nomor 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional maka arah penyelenggaraan pendidikan tinggi telah berubah secara drastis. Dari penyelenggaraan pendidikan yang bersifat sarwa Negara dimana peran negara sangat besar dalam menetapkan arah penyelenggaraan pendidikan tinggi beralih ke pendidikan tinggi yang bersifat pada pemenuhan kebutuhan stakeholder atau bursa kerja. Perubahan arah pendidikan tersebut disertai dengan perubahan paradigmaa dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, yaitu bahwa penyelenggaraan satuan pendidikan tinggi harus didasarkan pada prinsip otonomi, akuntabilitas, penjaminan mutu dan yang transparan (UU RI No. 20 thn 2003 pasal 51 ayat 2). Dari ayat tersebut terdapat lima (5) unsur sebagai dasar penyelenggaraan pendidikan tinggi yaitu otonomi, akuntabilitas, akreditasi, mutu dan. Tuntutan masyarakat terhadap mutu produk dan layanan pendidikan tinggi semakin hari akan semakin tinggi. Apalagi dengan adanya kompetisi tenaga kerja antar bangsa sebagai dampak globalisasi. Oleh sebab itu, pemerintah berusaha mebudayakan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan berbagai instrument diantaranya akreditasi dan penjaminan mutu internal perguruan tinggi. Diharapkan pembudayaan mutu ini pada akhirnya berhasil meningkatkan produk dan layanan pendidikan tinggi sehingga baik lulusan maupun produk-produk lainnya mempunyai nilai kompetitif secara global. Tuntutan paradigmaa baru yang berkaitan dengan prinsip mutu tersebut diatas semakin dipertegas dengan terbitnya peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia (RI) Nomor 19 tahun 2005 tentang Standart Nasional Pendidikan (SNP). Pasal 51 ayat 2 dari PP RI tersebut menyatakan bahwa semua satuan pendidikan pada jalur formal dan non formal wajib melaksanakan mutu pendidikan. Undana menyambut tuntutan paradigma baru prinsip mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut secara positif, sebab pada dasarnya upaya peningkatan mutu pendidikan bukan hanya merupakan pemenuhan terhadap tuntutan peraturan tetapi lebih merupakan pemenuhan terhadap tuntutan stakeholder yang semakin kritis. Berkaitan dengan hal ini Undana telah melakukan berbagai upaya 6

7 termasuk diantaranya adalah upaya menerapkan sistem manajemen mutu sebagai sarana pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu. Upaya penerapan sistem manajemen mutu telah dirintis sejak tahun Upaya ini diawali dengan kegiatan sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua unsur organisasi Undana. Kemudian disusul dengan pelatihan auditor mutu akademi internal dengan tujuan untuk menyiapkan tenaga-tenaga yang memahami sistem penjaminan mutu dan prinsip-prinsip audit internal disemua fakultas di lingkungan Undana. Disamping itu, telah dilakukan penyusunan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai landasan substansi penjaminan mutu tingkat universitas. Namun demikian, hasil dari semua upaya tersebut belum sesuai harapan. Hingga saat ini baru satu fakultas yang telah menerapkan penjaminan mutu dengan menggunakan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sebagai instrumennya. Sedangkan fakultas/prodi lainnya belum menerapkan sistem penjaminan mutu. Karena itulah kegiatan pengendalian mutu akademik diseluruh fakultas/prodi dikordinasi di tingkat universitas. Kegiatan audit mutu akademik ini dilakukan dalam rangka mengetahui sejauh mana semua fakultas/prodi memenuhi aturan-aturan dan standar yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi terutama dalam aspek kurikulum, pengajaran dan suasana akademik. Hasil dari audit ini diharapkan dapat memberikan gambaran apakah kurikulum, pengajaran dan suasana akademik yang berlaku di masingmasing prodi akan bias menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi sesuai dengan kompetensi yang telah ditetapkan dimasing-masing prodi Tujuan Audit Tujuan dari audit mutu akademik ini adalah sebagai berikut : 1) Meneliti kepatuhan fakultas/prodi terhadap kewajiban legalitas dan akreditasi 2) Meneliti kepatuhan fakultas/prodi terhadap kewajiban untuk melaksanakan penjaminan mutu 3) Meneliti apakah kurikulum disusun berdasarkan kompetensi yang berasal dari stakeholder dan aturan / standar pemerintah 4) Untuk memastikan bahwa proses pengajaran di fakultas/prodi diselenggarakan berdasarkan pada aturan/standar yang berlaku 5) Untuk mengetahui bahwa fakultas/prodi mempunyai upaya untuk meningkatkan suasana akademik yang lebih kondusif Lingkup Audit 1) Sasaran Audit 7

8 Penyelenggaraan kegiatan akademik meliputi legalitas dan akreditasi, visi, misi dan tujuan, organisasi dan perencanaan, manajemen sumberdaya, kurikulum, proses pembelajaran, suasana akademik, sistem manajemen mutu akademik, dan pengukuran, analisis, dan perbaikan di PS-PD FK Undana. 2) Periode yang diaudit Pelaksanaan kegiatan akademik semester Genap TA 2012/2013 dan Ganjil TA 2013/ Dasar Hukum/Aturan yang digunakan 1. PP RI nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 2. PP RI nomor 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan Pendidikan 3. PP RI nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan PP RI nomor 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan Pendidikan 4. SK Rektor Undana no. 62/KL/2003 tentang Norma Dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Undana 5. Standar BAN-PT untuk aspek kurikulum, pengajaran dan suasana akademik 1.5. Batasan Audit Semua informasi tentang legalitas dan akreditasi, visi, misi dan tujuan, organisasi dan perencanaan, manajemen sumberdaya, kurikulum, proses pembelajaran, suasana akademik, sistem manajemen mutu akademik, dan pengukuran, analisis, dan perbaikan di PS-PD FK Undana semester Genap TA 2012/2013 dan Ganjil TA 2013/2014. Audit meliputi prosedur-prosedur yang dirancangkan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu akademik Undana Metode Audit Kegiatan audit dimulai dengan melakukan audiensi sebagai kunjungan awal dengan pimpinan maupun bagian yang terkait dengan kegiatan akademik di fakultas/prodi. Kemudian dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya dianalisis hingga diperoleh hasil. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari teraudit. 8

9 1.7. Tahapan Audit Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh kantor SPI Undana. Tim Auditor kemudian melakukan perencanaan audit, desk evaluation, visitasi, penyusunan temuan dan rekomendasi hingga penyusunan laporan. Audit pada PS- PD FK Undana dilaksanakan pada tanggal Desember Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap kegiatan audit dilakukan oleh SPI Undana Pengorganisasian Tim Audit Ketua :. Ir. Winfrit A. Lay, MP Anggota: 1. Ir. Umbu L. Sobang, M.Si 2. Dra. Yakoba Daud Niga, M.Si 3. Drh. N. H. G. Kallau, M.Si 4. Z. S. Ngara, ST, MT 9

10 BAB II HASIL PEMERIKSAAN 2.1. Gambaran Umum Fakultas Fakultas Kedokteran Undana (FK Undana) merupakan salah satu fakultas terbaru di lingkungan Undana yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor Universitas Nusa Cendana No. 170/PP/2008 tanggal 20 September 2008 tentang pendirian Fakultas Kedokteran pada Unversitas Nusa Cendana. Diterbitkannya surat keputusan ini sebagai tindak lanjut dari keluarnya surat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional RI nomor: 2122/D/T/2008, tanggal 11 Juli 2008 tentang Ijin Penyelenggaraan Program Studi Pendidikan Dokter (S1) di Universitas Nusa Cendana. Selanjutnya melalui Surat Keputusan Rektor Universitas Nusa Cendana No. 171/KP/2008 tertanggal 22 September 2008 diangkat Dekan dan Pembantu Dekan FK Undana periode kepemimpinan pertama. Fakultas Kedokteran Undana (FK Undana) baru memiliki satu program studi, yakni pendidikan dokter. Penyelenggaraan Program Studi Pendidikan Dokter (PS-PD) di FK Undana saat ini telah memasuki tahun ke-4 dan tengah mempersiapkan diri untuk penilaian akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN). Dalam kegiatan akademiknya PS-PD FK Undana bermitra dengan Fakultas Kedokteran Universitas Hasanudin. Oleh karenanya dalam beberapa hal, praktek pendidikannya masih banyak berkliblat pada universitas mitra. Selain hal tersebut, seperti halnya pendidikan dokter pada umumnya, dalam kurikulumnya telah ditetapkan bahwa proses pembelajaran mata kuliah selain mata kuliah umum menggunakan system blok. Dengan adanyaa universitas mitra dan penerapan system blok, maka dalam penyelenggaraan pendidikannya PS-PD FK Undana belum mengacu sepenuhnya norma dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan di Universitas Nusa Cendana seperti yang termuat dalam SK Rektor Undana No. 62/KL/2003. Sebagai missal, penerapan system blok tidak mengenal adanya ujian tengah semester, sehingga dalam penentuan nilai akhir komponen-komponen yang digunakan berbeda dengan yang diberlakukan di Undana pada umumnya. Struktur organisasi FK Undana hingga level prodi adalah sebagai berikut: Pimpinan Fakultas Dekan : dr. A.A.Heru Tjahyono, Sp.Og PD I : dr. S.M.J.Koamesah, MMr.MMPK PD II : dr. Chirstina Olly-Lada, M.Gizi PD III : dr.dwita A.Deo, M.Sc Ketua MEU : dr. Nico Edwin Handoyo, M.Med, Ed Laboratorium Kepala Lab. Kedokteran : dr.dwita A.Deo, M.Sc 10

11 Visi, Misi dan Tujuan A. Visi Fakultas : Visi dari Fakultas Kedokteran Undana diformulasikan sebagai berikut: Menjadikan Fakultas Kedokteran Universitas Nusa Cendana sebagai pusat pengembangan sumber daya manusia; menghasilkan dokter professional yang berwawasan global dan peka terhadap kondisi kesehatan local, serta pengembangan ilmu kedokteran dan kesehatan melalui penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. B. Misi Fakultas : Misi Fakultas Kedokteran Undana adalah sebagai berikut: 1. Menghasilkan dokter yang professional yang berwawasan global, menjunjung tinggi nilai-nilai agama, moral, etika dan hokum serta terampil menyelesaikan masalah-masalah kesehatan dengan pendekatan kedokteran primer, memiliki pengetahuan dasar untuk meneruskan kependidikan lebih lanjut 2. Menerapkan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran secara terintegratif serta mengupayakan pemanfaatannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat 3. Meningkatkan kualitas tata kelola yang terintegrasi sebagai upaya meningkatkan mutu lulusan 4. Meningkatkan kerjasama bidang kesehatan, kedokteran dan pendidikan antar instansi di wilayah NTT, Indonesia dan internasional 5. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran melalui penelitian, pengabdian masyarakat dan pendidikan kedokteran berkelanjutan 6. Mendukung program pemerintah khususnya pemerintah NTT dalam bidang kesehatan, dalam upaya meningkatkan pemberdayaan 11

12 masyarakat bidang kesehatan dengan mempertahankan dan mengembangkan kearifan local C. Tujuan Fakultas : 1. Mendidik sumberdaya manusia untuk menjadi tenaga dokter professional yang berorientasi pada penyelesaian permasalahan kesehatan dengan pendekatan kedokteran primer, dan melibatkan dokter-dokter pendidik dan tenaga-tenaga profesionalnya 2. Memacu sivitas akademiknya untuk aktif dalam kegiatan penelitian di bidang kesehatan baik yang bersifat dasar, terapan dan evidence base-medicine untuk kesejahteraan keluarga dan masyarakat dengan memperhatikan kearifan local 3. Mengupayakan pelayanan kepada masyarakat untuk meningkatkan derajad kesehatan keluarga dan masyarakat 4. Secara kontinu dan terprogram selalu meningkatkan kuantitas, dan kualitas pengembangan sumberdaya 5. Mengembangkan kerjasama dengan institusi-institusi lain baik secara local, nasional maupun internasional untuk pengembangan kualitas pendidikan, ilmu kedokteran, dan ketrampilan bidang kedokteran demi keselamatan pasien pada khususnya dan kesejahteraan umat manusia pada umumnya 6. Menyediakan fasilitas yang memadai untuk mendukung kegiatan tridharma perguruan tinggi di bidang kedokteran sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan teknologi, seni dan informasi 7. Melakukan kerjasama intensif dan terintegrasi dengan pemerintah, khususnya pemerintah Nusa Tenggara Timur untuk mendukung pembangunan masyarakat Nusa Tenggara Timur khususnya di bidang pendidikan kedokteran dan kesehatan 12

13 2.2. Hasil Audit Prodi Pendidikan Dokter No Diskripsi. Temuan 1. Tidak ada dokumen yang menunjukkan bahwa soal ujian di FK telah dilakukan verifikasi/evalua si untuk menjamin mutu soal ujian 2. Dokumen hasil survey kepuasan pelanggan internal belum tersedia 3 Dokumen hasil mahasiswa terhadap dosen hanya terbatas pada pelaksanaan kuliah tatap muka 4. DI FK belum dilakukan peninjauan kurikulum 5. Pemberian nllai akhir tidak mengikuti format sesuai dengan norma dan tolok ukur Undana Akar Penyebab Pembuatan soal ujian merupakan kewenangan tim pengajar Belum tersedia instrumen sehingga belum dilakukan survey kepuasan dosen, mahhasiswa, dan pegawai Instrumen yang disiapkan belum meliputi persiapan dan pembelajaran Kurikulum FK masih mengacu pada kurikulum FK Unhas Pemberian nilai oleh Dosen Unhas Akibat Mutu soal ujian untuk pencapaian kompentensi mata kuliah dan pokok bahasan tidak diketahui Tingkat kepuasan dosen, mahasiswa, dan pegawai terhadap pelayanan di FK tidak diketahui Pelaksanaan kegiatan persiapan dan pembelajaran dosen tidak diketahui Tidak ada informasi untuk melakukan kurikulum Mahasiswa tidak mengetahui prestasi yang dicapai pada masing-masing kompetensi dan FK sulit memberikan klarifikasi jika ada mahasiswa yang komplain Rekomenadasi Perbaikan Soal ujian diamsukkan ke nagaian akademik yang dilengkapi dengan dokumen verifikasi Melakukan survey dan membuat dokumen hasil kepuasan pelanggan Melakukan revisi instrumen Mengkomunika sikan dengan pihak Unhas untuk melakukan peninjauan terhadap kurikulum yang digunakan Diberitahukan tentang cara penilaian sesuai Norma dan Tolok Ukur Undana kepada pengajar dari Unhas Rencana Perbaikan Perlu dilakukan verifikasi soal oelh dosen tim pengajar secara internal dan didokumentasik an Menyiapkan instrumen kepuasan pelanggan internal Melakukan dengan memasukkan aspek persiapan dan pembelajaran Melakukan peninjauan kurikulum dan didokumentasik an Memasukkan nila yang memenuhi komponen seperti yang diatur dalam Norma dan Tolok Ukur Undana Tanggal Perbaikan Semester Genap 2013/ 2014 Semester Genap 2013/ 2014 Semester Genap 2013/ 2014 Semester Genap 2013/ 2014 Semester Genap 2013/

14 2.4. Temuan Fakultas Kedokteran Undana hingga saat ini hanya memiliki prodi Pendidikan Dokter, oleh karenanya temuan pada tingkat prodi menggambarkan kondisi yang terjadi pada tingkat fakultas secara umum sehingga sifat temuan yang didapat tidak bisa dipilah menjadi temuan yang sifatnya umum dan khusus. Sesuai dengan karakteristik fakultas yang masih bermitra dengan Fakultas Kedokteran Universitas Hasanudin maka pengambilan keputusan dalam menentukan temuan tidak sematamata mengacu pada norma dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan di Undana. Berdasarkan hasil audit didapatkan 5 (enam) butir temuan yang kesemuanya termasuk dalam kategori ketidaksesuaian (KTS). Selanjutnya apabila dipilah menurut komponen audit, maka dari kelima temuan tersebut, dimana proses pembelajaran sebanyak empat temuan dan pelanggan 1 temuan. 14

15 BAB III KESIMPULAN Berdasarkan pemantauan Tim Audit terhadap Teraudit (Fakultas Kedokteran Undana) pada tanggal Desember 2013 maka diketahui bahwa : 1. Secara umum pihak teraudit telah menyelengarakan kegiatan akademik sesuai dengan yang diharapkan. Walaupun demikian masih terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan perbaikan berdasarkan lima butir temuan yang diperoleh. 2. Diharapkan agar temuan yang didapat diperbaiki dan disempurnakan sesuai kesepakatan dengan pihak teraudit. 15