JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) 1-5 1

Transkripsi

1 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) Rancang Bangun Perangkat Lunak Kemahasiswaan dan Alumni untuk Pengembangan Terintegrasi Sesuai Kebutuhan Pengisian Borang Akreditasi BAN-PT pada Jurusan ITS Faturrahman, Sholiq dan Feby Artwodini Muqtadiroh Jurusan, Fakultas Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya sholiq@is.its.ac.id Abstrak Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan kelayakan institusi atau program studi dengan penentuan standar oleh BAN- PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). Salah satu standard dari BAN-PT adalah kemahasiswaan dan lulusan. Pada Jurusan, sistem pendokumentasian data kemahasiswaan dan lulusan masih terpisah pisah, sehingga masih banyak dokumentasi data yang belum lengkap dan belum terintegrasi kedalam sebuah sistem informasi. Sebagai Jurusan di bidang teknologi informasi sudah selayaknya memiliki sebuah sistem penyimpanan data yang terpusat. Maka dari itulah diperlukan sebuah sistem informasi untuk dapat mengatasi permasalahan tersebut. Perancangan sistem informasi kemahasiswaan dan lulusan ini dibangun dengan menggunakan metode Unified Process dan perancangan perangkat lunak menggunakan UML ( Unified Modeling Language ) yang disesuaikan sesuai dengan standar kemahasiswaan dan lulusan oleh BAN-PT. Hasil dari tugas akhir ini berupa aplikasi Kemahasiswaan dan Alumni, dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) dan Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL) aplikasi tersebut. Kata Kunci BAN-PT, akreditasi, Unified process, UML, Perangkat Lunak Kemahasiswaan & Alumni B I. PENDAHULUAN adan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) sebagai lembaga yang memiliki kewenangan untuk memberikan penilaian dan akreditasi terhadap sebuah perguruan tinggi telah mengeluarkan sebuah standar pedoman evaluasi diri bagi seluruh jurusan pada perguruan tinggi di Indonesia. BAN-PT menempatkan evaluasi-diri itu sebagai salah satu aspek dalam keseluruhan daur akreditasi, dan menempatkannya dalam posisi yang sangat penting, yaitu sebagai suatu langkah yang mendahului pemberian informasi dan data akreditasi dari program studi atau perguruan tinggi kepada BAN-PT (BAN-PT, 2008), dengan kata lain hasil evaluasi diri itu dapat menjadi bahan untuk menyusun portfolio akreditasi untuk keperluan pengisian borang akreditasi BAN-PT, evaluasi diri ini terdiri dari 7 komponen evaluasi diri yang terkait dengan proses penyelenggaraan program studi/perguruan tinggi yaitu : a) Komponen A Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaiannya b) Komponen B Tata Pamong, Kepemimpinan, Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu c) Komponen C Mahasiswa dan Lulusan d) Komponen D Sumber Daya Manusia. e) Komponen E Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana f) Komponen F Pembiayaan, Sarana, dan Prasarana, serta g) Komponen G Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama. Pada Jurusan saat ini sistem pendokumentasian data maupun dokumen yang digunakan untuk melakukan evaluasi diri masih belum terdokumentasi dengan baik dan terpisah pisah (tidak dalam satu tempat), hal ini menyebabkan proses proses pencarian maupun pengumpulan data dan dokumen terkait evaluasi diri menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu lama, hal ini berdampak pada penyusunan laporan hasil evaluasi diri berupa bukti data, informasi dan dokumen terkait akreditasi yang berguna sebagai bahan pengisian borang akreditasi BAN-PT juga mengalami kendala. Pada periode akreditasi berikutnya Jurusan sebagai jurusan yang memiliki konsentrasi di bidang teknologi informasi sebaiknya memiliki sebuah mekanisme dan sistem yang lebih baik dan terpusat dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam mendokumentasikan data dan dokumen terkait evaluasi diri guna pengisian boring akreditasi BAN-PT. Perlu adanya sebuah sistem informasi terintegrasi yang terdiri dari beberapa sistem informasi yang dibangun untuk mendokumentasikan dokumen dan data terkait komponen evaluasi diri BAN-PT dengan lebih baik dan terpusat, sehingga pihak jurusan lebih mudah dan efisien dalam melakukan pendokumentasian data dan dokumen terkait komponen komponen evaluasi diri, hal ini juga didukung oleh salah satu inisiatif strategis Jurusan yaitu peningkatan derajat keberlangsungan operasional yang indikator pencapaiannya diantaranya ialah jumlah operasional jurusan yang di dukung sistem informasi, oleh karena itu pembuatan sistem infomasi ini juga sekaligus cara untuk melakukan pencapaian inisiatif strategis Jurusan. Komponen komponen evaluasi diri BAN-PT dapat memunculkan potensi beberapa sistem informasi,

2 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) informasi yang muncul digunakan untuk mengakomodasi kebutuhan terhadap komponen C hingga G dikarenakan komponen A dan B memiliki masukan data kualitatif, sistem informasi yang dibangun meliputi : a) Komponen C : Kemahasiswaan dan Alumni b) Komponen D : SDM c) Komponen E: informasi akademik, dan informasi pembimbingan akademik dan monitoring TA. d) Komponen F : informasi Keuangan dan informasi sarana dan prasarana e) Komponen G : informasi penelitian, pelayanan/pengabdian masyarakat, dan informasi kerjasama. Berikut ini merupakan gambaran grand design aplikasi terintegrasi yang ingin dibangun : SDM PPM Mahasiswa Dosen Karyawan Kerjasama Kemahasiswaan dan Alumni Terintgerasi BORANG Monitoring TA Pembimbingan Database Saran dan Prasarana Alumni Keuangan Gambar 1 Grand desain aplikasi terintegrasi kemahasiswaan dan alumni Dashboard Tugas akhir ini difokuskan pada perancangan dan pembuatan sistem informasi pada komponen C (Standar 3) yaitu terkait kemahasiswaan dan alumni yang pada saat ini pendokumentasiaanya masih belum baik dan terpisah pisah. informasi ini akan dibangun dengan menggunakan metode pengembangan perangkat lunak Unified Process, alasan pemilihan Unified Prorcess dikarenakan Unified Process mendukung pola pengembangan yang iterativ dan inkremental. Sehingga proses pengembangan dapat dilakukan lebih cepat dan dapat mengakomodasi adanya umpan balik maupun perubahan kebutuhan. Proses pendokumentasian perancangan dan pembangunan sistem informasi ini menggunakan standar readyset karena standar ini mengakomodasi pengembangan dengan menggunakan metode unified process. Dalam pembuatan dokumen standar readyset hanya beberapa komponen readyset yang diperlukan untuk mendokumentasikan sistem kemahasiswaan dan alumni. A. Pengertian Mahasiswa II. TINJAUAN PUSTAKA Mahasiswa menurut Kamus Lengkap Bahasa Indoensia (Kamisa,1997) [1] adalah individu yang belajar di perguruan tinggi. Sedangkan menurut(djojodibroto,2004) [2], mahasiswa adalah satu golongan dari masyarakat yang mempunyai dua sifat, yaitu manusia muda dan calon intelektual, dan sebagai intelektual, mahsiswa harus mapu untuk berfikir kritis terhadap kenyataan sosial, sedangkan sebagai manusia muda, mahasiswa seringkali tidak mengukur resiko yang akan menimpa dirinya. Sedangkan pengertian mahasiswa menurut Ganda(2004) [3], mahasiswa adalah individu yang belajar dan menekuni disipllin ilmu yang ditempuhnya secara mantap, dimana didalam menjalani serangkaian kuliah itu sangat dipengaruhi oleh kemampuan mahasiswa itu sendiri, karena pada kenyataannya diantara mahasiswa ada yang sudah bekerja atau disibukkan oleh kegiatan organisasi kemahasiswaan. Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian mahasiswa yaitu seorang individu yang menekuni disiplin ilmu khusus yang berfikir kritis dan aktif dalam aktifitas kemahasiswaan. B. Pengertian Kemahasiswaan Kemasiswaan menurut Kamus Lengkap Bahasa Indoensia (Kamisa,2000) [4] adalah kegiatan atau aktifitas yang berhubungan dengan mahasiswa. Dari beberapa pendapat sebelumnya diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian kemahasiswaan yaitu segala aktifitas yang dilakukan mahasiswa dalam proses administrasi untuk membantu proses pencatatan yang dilakukan oleh akademik kampus. Administrasi yang dicatat meliputi, data beasiswa, prestasi, kegiatan mahasiswa dan lainnya. C. Pengertian Alumni Alumni menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Kamisa,2000) KBBI) [5] adalah orang-orang yang telah mengikuti atau tamat dari suatu sekolah atau perguruan tinggi. Sedangkan alumnus menurut kamus yang sama mempunyai pengertian orang yang telah mengikuti atau tamat dari suatu sekolah atau perguruan tinggi. Seorang pelajar atau mahasiswa yang menyelesaikan pendidikan pada tingkat akhir baru bias disebut sebagai alumni, karena telah berhasil menyelesaikan pendidikan hingga akhir. Jadi, yang dimaksud dengan alumni atau lulusan adalah sebutan untuk seseorang yang sudah menyelesaikan pendidikan hingga akhir di sebuah lembaga institusi. D. Akreditas BAN-PT Akreditasi Perguruan Tinggi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi [2]. Keputusan mengenai mutu didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang ditetapkan dan

3 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar sejawat (judgments of informed experts). Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang disiapkan oleh institusi perguruan tinggi diakreditasi dan diverifikasi melalui kunjungan para pakar sejawat ke tempat kedudukan perguruan tinggi. Standar akreditasi program studi sarjana mencakup komitmen program studi sarjana untuk memberikan layanan prima dan efektivitas pendidikan yang terdiri atas tujuh standar seperti berikut : 1. Standar 1 yaitu Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, sertastrategi Pencapaian. 2. Standar 2 yaitu Tata pamong, Kepemimpinan, Pengelolaan, dan Penjaminan mutu. 3. Standar 3 yaitu Mahasiswa dan Lulusan. 4. Standar 4 yaitu Sumber daya manusia. 5. Standar 5 yaitu Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana. 6. Standar 6 yaitu Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta. 7. Standar 7 yaitu Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama. III. METODE PENELITIAN Metode penelitian atau yang biasa disebut dengan metodologi merupakan sebuah tahapan pengerjaan tugas akhir. Bagian ini merupakan bagian yang penting, karena dapat digunakan sebagai panduan pengerjaan tugas akhir agar dapat diselesaikan secara terarah, teratur, dan sistematis. Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap persiapan (studi literatur), tahap pembangunan perangkat lunak (inception, elaboration, construction), dan tahap penyelesaian (pembuatan buku laporan). Setiap tahapan terdapat beberapa sub tahapan yang akan mengahasilkan beberapa dokumen. Pada tahap pembangunan perangkat lunak, dokumen dokumen yang dihasilkan merupakan hasil dokumentasi dari pembangunan perangkat lunak tersebut, dengan menggunakan template ReadySET. Agar lebih mudah dipahami, metode pengerjaan tugas akhir ini akan disajikan dalam bentuk bagan seperti yang digambarkan pada Gambar 2. Dibawah ini. Gambar 1 Tahap-tahap Metode Penelitian IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui proses perancangan dan pembangunan perangkat lunak yang memuat kegiatan analisa kebutuhan pengguna, analisa kebutuhan perangkat lunak dan perancangan sistem serta uji coba atau testing perangkat lunak. A. Analisa Kebutuhan Pengguna Tujuan dari pembangunan sistem kemahasiswaan dan alumni adalah untuk memberikan kemudahan dalam pengumpulan dan manajemen data, selain itu informasi yang didapat harus terpusat data kemahasiswaan dan alumni demi mendukung proses pengisian borang. Arsip data ini nanti ini sangat penting dalam proses akreditasi yang dilakukan oleh tim borang BAN PT dalam periode waktu tertentu terhadap kemahasiswaaan dan alumni berdasarkan kebutuhan Jurusan dan stadar evaluasi diri BAN-PT. Aplikasi ini juga akan menghasilkan laporan laporan terkait elemen penilaian akreditasi BAN-PT tentang sistem kemahasiswaan dan alumni, laporan laporan tersebut. Proses yang perlu dicatat dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut: 1. menampilkan data jumlah mahasiswa reguler dan non reguler. Data yang diinputkan berasal dari data BAAK

4 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) pusat ITS yang memiliki data mengenai keseluruhan data jumalah mahasiswa. 2. Selanjutnya sistem dapat menampilkan rata-rata nilai IPK lulusan mahasiswa reguler terhadap periode waktu tertentu. 3. akan melakukan pencatatan prestasi prestasi yang diraih mahasiswa sistem informasi ITS, dimana data prestasi ini akan diinputkan oleh mahasiswa dan himpunan. 4. Selanjutnya sistem dapat menampilkan data beasiswa yang tersedia serta form pengajuan beasiswa yang akan diinputkan oleh mahasiswa. 5. juga akan melaporkan kegiatan mahasiswa serta laporan pertanggungjawaban yang diinputkan oleh himpunan mahasiswa sistem informasi ITS. 6. Untuk proses perekapan data alumni, sistem akan menyajikan soal kuisioner online yang akan dijawab oleh alumni untuk mendapatkan informasi tracking kerja alumni atau lulusan. 7. Dara olahan data diatas, maka sistem dapat menghitung lama rata-rata waktu tunggu alumni mendapatkan pekerjaan. 8. juga dapat menghitung prosentase nilai bidang pekerjaan alumni yang sesuai dengan kompetensi ilmu yang didadapt di jurusan system informasi ITS. Perangkat lunak yang dibangun diharapkan mampu pula melakukan pencatatan lampiran-lampiran dokumen untuk mendukung data pada saat akreditasi oleh BAN-PT khususnya untuk standar 3 BAN-PT. Selain itu, perangkat lunak ini diharapkan mampu menyajikan rekapitulasi/laporan yang perlu dipersipakan dalam akreditasi BAN-PT terkait dengan standar 3 kemahasiswaan dan lulusan). B. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Dalam menjalankan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni akan diakses oleh beberapa aktoer/pengguna yang memiliki autentifikasi yang berbeda beda antar setiap pengguna. Hal ini dilihat dari kebutuhan dan kepentingan aktor dalam menajalankan aplikasi ini. Berikut adalah penjelasan stakeholder yang terlibat di sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 1) Pegawai TU bidang kemahasiswaan Di Tata Usaha sistem informasi memiliki pegawai yang bertugas mengurusi administrasi akademik dan kemahasiswaan. Untuk sistem informasi kemahasiswaan tentunya pegawai TU bidang kemahasiswaan sangat berperan dalam proses pencatatan data kemahasiswaan serta membantu juga bidang akademik dalam mendukung aktivitas belajar mengajar di jurusan sistem informasi. Bagian kemahasiswaan di TU ini sangat membutuhkan pencatatan data kemahasiswaan dari prestasi mahasiswa, kegiatan kegiatan mahasiswa, serta informasi beasiswa yang bisa diupdate dan terintegrasi kedalam sebuah sistem. Berikut adalah kebutuhan fungsional utama yang dibutuhkan pegawai TU bidang kemahasiswaan, diantaranya : a) Memiliki hak akses untuk melihat informasi kegiatan kegiatan mahasiswa b) Memilki hak akses untuk melakukan pencatatan terakait prestasi prestasi mahasiswa c) Memiliki hak akses untuk melakukan proses pencatataan informasi beasiswa d) Melakukan proses upload sertifikat terkait prestasi mahasiswa dan yang lainnya untuk menjadi alat bukti saat verifikasi proses akreditasi jurusan. e) Menyimpan file data kemahasiswaan. 2) Dosen TKK Dosen koordinator kemahasiswaan atau sering disebut dosen TKK memiliki wewenang dalam mendampingi himpunan sistem informasi terkait kegiatan kegiatan mahasiswa. Selain itu dosen tkk juga sebagai perantara antara jurusan dan stakholder yang diluar untuk kegiatan mahasiswa. Untuk itu fungsional utama dari dosen TKK ini yaitu : a) Memiliki hak akses untuk melihat prestasi prestasi mahasiswa b) Memiliki hak akses untuk melihat informasi kegiatan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan oleh himpunan. c) Memiliki hak akses melihat informasi pengumuman penerima beasiswa 3) Himpunan Mahasiswa Himpunan Mahasiswa (HMSI) merupkan stakholder yang berperan sebagai wadah bagi mahasiswa sistem informasi untuk melaksanakan kegiatan kegiatan kemahasiswaan sistem informasi. Seperti mengadakana LKMM Pra TD, LKMM TD,Pelatihan tulis menulis ilmiah dan banyak lagi. Dalam sistem informasi kemahasiswaan ini, himpunan akan mendokumentasikan program kerja yang sudah terlaksana dan akan dilaksnakan diwaktu yang akan datang, Berikut fungsional utama dari himpunan yaitu : a) Memiliki hak akses untuk mencatat kegiatan kegiatan mahasiswa yang sudah selesai dilaksanakan b) Memiliki hak akses untuk mencatat program kerja yang akan dilaksanakan himpunan diwaktu mendatang c) Memiliki hak akses untuk mencatat prestasi mahasiswa himpunan sistem informasi yang mengikuti sebuah kompetisi. 4) Mahasiswa Mahasiswa merupakan aktor yang paling penting dalam sistem informasi ini, disini mahasiswa akan berperan dalam mengisikan informasi terkait identitas mahasiswa itu sendiri dan dapat melakukan akses beberapa modul. Fungsionalnya secara umum meliputi : a) Memiliki hak akses untuk mengisi biodata diri mahasiswa sistem informasi

5 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2013) b) Memiliki hak akses untuk mengisikan prestasi prestasi yang diraih c) Memiliki hak akses untuk melakukan upload sertifikat sebagi bukti meraih juara dalamkompetisi d) Memiliki hak akses untuk mengajukan permintaan beasiswa di jurusan sistem informasi e) Memiliki hak akses untuk melihat informasi kegiatan kegiatan yang akan dilakasanakan oleh himpunan 5) Koordinator Alumni Koordinator alumni merupakan seseorang yang ditugaskan untuk menghimpun seluruh alumni sistem informasi dengan membuat grup grup diskusi di internet seperti yahoo group dan social media dengan tujuan untuk mempererta silaturahmi dan membangun jaringan alumni yang kuat. Berikut adalah fungsional utamanya : a) Memiliki hak akses untuk melakukan pencatatan data alumni sistem informasi b) Memiliki hak akses untuk melakukan action terima dan menolak keanggotaan alumni sistem informasi c) Memiliki hak akses untuk melihat informasi prosentase kelulusan alumni. d) Memiliki hak akses informasi lulusan yang bekerja sesuai dengan kompetisinya. e) Memiliki hak akses untuk melihat informasi pengumuman alumni 6) Alumni Sebagai lulusan mahasiswa sistem informasi atau alumni mempunyai peran untuk menginformasikan track record pekerjaannya sehingga berguna untuk pencatatan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. Berikut fungsional utama yang dimiliki aktor ini. Sbb : a) Memiliki hak akses untuk mengisi data kusioner online sebagai pendokumentasian data alumni b) Memiliki hak akses untuk membuat pengumuman terkait informasi lowongan pekerjaan, beasiswa dan sebagainya terdokumentasi dengan baik dan terpisah pisah (tidak dalam satu tempat), hal ini menyebabkan proses pencarian maupun pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan untuk penyiapan data terkait akreditasi BAN-PT tersebut menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu lama, hal ini berdampak pada penyusunan laporan borang akreditasi BAN-PT juga mengalami kendala. Maka dari itulah diperlukan system yang dapat membantu jurusan system informasi dalam menyiapkan laporan dan dokumen untuk menyusun buku Borang PT khususnya pelaporan terkait kemahasiswaan dan alumni. A. Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan agar dapat mendukung pemanfaatan sistem informasi ini adalah penataan prosedur administrasi tentang kemahasiswaan dan alumni. Selain itu, sistem ini diharapkan nantinya dapat terintegrasi dengan sistem kemahasiswaan dan akademik ITS. DAFTAR DAFTAR PUSTAKA [1] Kamus Lengkap Bahasa Indoensia (Kamisa,1997) [2] Kamus Lengkap Bahasa Indoensia (Kamisa,200) Ganda [3] Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. (2008). Buku II Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta. [4] A. Fikri. (2010, Januari) EL-FIKRI. [Online]. HYPERLINK " [5] Kamus Besar Bahasa Indonesia (Kamisa,2000) KBBI) [6] A. H. Denis, Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 An Object-Oriented Approach Second Edition. USA: John Willey & Sons, [7] M. Cihar. (2011, Januari) [GW]mmu. [Online]. HYPERLINK " [8] M. A. Awad, "A Comparison between Agile and Traditional Software Development Methodologies," [9] I. Sommerville, Software Engineering. England: Addison-Wesley, [10] D. d. Rosenberg, Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. New York: Apress, V. KESIMPULAN Uji coba sistem dengan melakukan acceptance testing dengan menggunakan black box testing dengan membuat test case yang rasional dapat disimpulkan sebagai berikut: Simpulan Pada Jurusan saat ini sistem pendokumentasian data maupun dokumen terkait akreditasi BAN-PT khsusnya standar 3 terkait sistem informasi kemahasiswaan dan alumni tersebut masih belum