Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Transkripsi

1 409 Pembangunan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Ditintelkam (Direktorat Intelijen dan Keamanan) Sebagai Upaya Menjaga Validitas SKCK dan Perizinan di Lembaga Kepolisian Tresna Maulana Fahrudin *), Wiratmoko Yuwono **), Ferry Astika Saputra ***) Politeknik Elektronika Negeri Surabaya * tresnamf@gmail.com, ** moko@pens.ac.id, *** ferryas@pens.ac.id Abstrak Lembaga Kepolisian Republik Indonesia memiliki beberapa Seksi dalam menjalankan tugas-tugasnya. Salah satunya adalah Ditintelkam (Direktorat Intelijen dan Keamanan) Seksi Pelayanan Administrasi yang memiliki tugas untuk pelayanan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) dan perizinan kegiatan sosial, politik dan menyangkut orang Asing. Dalam pelaksanaan tugas tersebut terdapat kendala yang dialami petugas Kepolisian yakni pembuatan SKCK dan surat perizinan masih dilakukan secara manual, belum ada sistem yang dapat memeriksa data kriminalitas pemohon sebagai pendukung validitas SKCK dan mengevaluasi track record perizinan. Selain itu belum ada tempat penyimpanan khusus bagi data pemohon, rekapitulasi record data pemohon dan panjangnya antrian pemohon masih menjadi faktor penghambat dalam pelaksanaan pelayanan administrasi di Kepolisian. Pemohon juga masih belum banyak mengetahui informasi persyaratan untuk mendapatkan SKCK dan surat perizinan. Dengan dibangunnya sebuah sistem informasi berbasis web untuk pelayanan administrasi di dalam Kepolisian, maka diharapkan sistem dapat membantu menangani permasalahan tersebut. Pembangunan sistem ini menggunakan Framework PHP Codeigniter dan Bootstrap, sehingga informasi layanan dapat ditampilkan pada web secara terstruktur dan jelas, serta data pemohon maupun petugas dapat terjamin keamanannya oleh sistem. Kata kunci: Kepolisian, Sistem Informasi, Pelayanan Administrasi, Framework Codeigniter 1. PENDAHULUAN Berdasarkan Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2010 pada pasal 123 ayat 1 dan 2, Ditintelkam (Direktorat Intelijen dan Keamanan) Seksi Pelayanan Administrasi memiliki tugas yakni pelayanan surat izin atau keterangan yang menyangkut orang asing, senjata api dan bahan peledak, serta kegiatan sosial atau politik masyarakat dan SKCK serta pengawasan dan pengamanan dalam pelaksanaan pelayanan surat izin atau keterangan [1]. Dalam pelaksanaan tugas tersebut terdapat kendala, hal ini terjadi pada bagian Ditintelkam Seksi Pelayanan Administrasi yang menyelenggarakan jasa pembuatan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) dan surat perizinan yang menyangkut masyarakat dalam dan luar negeri (orang asing). Kendala dalam kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Seksi Pelayanan Administrasi antara lain sistem pembuatan SKCK dan surat perizinan masih dilakukan secara manual dan data pemohon tidak disimpan dalam satu penyimpanan khusus. Data-data tersebut disimpan dalam satu ruangan penyimpanan arsip yang terbatas sehingga memungkinkan arsip-arsip pemohon SKCK tercecer. Untuk mengecek rekapitulasi record penerbitan SKCK dan surat perizinan yang dikeluarkan oleh Kepolisian dalam satuan waktu hari, minggu, bulan dan tahun masih belum ada sistem khusus yang dapat menampilkan data tersebut secara otomatis. Antrian pemohon SKCK juga menjadi kendala seperti yang terjadi di Polrestabes Surabaya pada bulan September 2013 lalu, jumlah antrian mencapai hingga 600 pemohon SKCK dalam sehari guna

2 410 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Gambar 1. Jumlah penerbitan SKCK Polda Jatim Tahun 2013 memenuhi persyaratan penerimaan CPNS, hal ini mengakibatkan antrian panjang [2]. Padahal pengurusan SKCK rata-rata hanya mencapai sekitar orang di hari normal. Berdasarkan Gambar 1, pada umumnya permintaan penerbitan SKCK oleh pemohon setiap bulannya mencapai angka > Sesuai data laporan 2013, jumlah penerbitan SKCK paling tinggi mencapai di bulan Juli, dan paling rendah mencapai di bulan Agustus. Hasilnya di tahun 2013, Polda Jatim menerbitkan SKCK yang diberikan kepada pemohon, dengan perhitungan rata-rata Polda Jatim menerbitkan 2387 SKCK per bulan dan 78 SKCK per harinya. Oleh karena itu, data SKCK dan surat perizinan adalah data penting yang dibutuhkan kevalidannya. 2. PENELITIAN TERKAIT Nur Fitriana Bintarika meneliti tentang analisis dan desain sebuah sistem untuk membuat SKCK di Polsek Cibitung. Data para pemohon SKCK tidak disimpan dalam suatu database sehingga petugas kesulitan dalam melakukan pencarian data. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Java dan Database MySQL [3]. Firman Hariyadi melakukan penelitian dengan membangun sebuah sistem informasi perancangan penerbitan surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) pada satintelkam Polres Metro Bekasi. Dalam pengembangan sistem perancangan penerbitan tersebut menggunakan metode pendekatan terstruktur yaitu metode OAP/OOP dimana teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain yaitu observasi dan wawancara. Metode pengembangan menggunakan metode terstruktur dengan teknik pengerjaan seperti sequence diagram, class diagram, activity diagram, development view, component view dan skenario use case [4]. Epi Ertanto [5] meneliti tentang sebuah sistem informasi database terstruktur untuk mendistribusikan data dari berbagai Polsek di Kecamatan Siak. Jika data pemohon tercatat dan terverifikasi oleh sistem bahwa pemohon melakukan tindakan kriminal,maka pemohon tidak dapat membuat SKCK dari berbagai Polsek yang ada di Kecamatan Siak [5]. 3. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan pada pembangunan sistem ini seperti yang dijelaskan pada Gambar 2 berikut ini : Studi Literatur Pengumpulan Data Perancangan Sistem Implementasi Sistem Pengujian dan Analisa Sistem Dokumentasi Gambar 2. Metode penelitian

3 411 Berikut penjelasan tahapan metode penelitian yang digunakan: a. Studi Literatur Pada tahap ini adalah mencari buku-buku literatur yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi berbasis web menggunakan Framework pembuatan sistem informasi. Data yang dibutuhkan yaitu data-data tentang pelayanan administrasi, sampel datanya adalah Polda Jawa Timur, Polres Gresik dan 18 Polsek Gresik. Berikut list data yang dibutuhkan : 1. Surat SKCK, Gambar 3. Cetak SKCK Pidana Gambar 4. Cetak SKCK Non Pidana Codeigniter. Selain itu mempelajari tutorial desain tampilan menggunakan Bootstrap. b. Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan kegiatan pengumpulan data pendukung untuk 2. Surat izin keramaian, 3. Surat izin kongres, 4. Surat tanda melapor orang Asing, 5. Surat tanda terima pemberitahuan, 6. Data tahanan, 7. Data nama Kabupaten, Kecamatan Gambar 5. Entry track record untuk detail provokator kegiatan

4 412 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Gambar 6. Grafik jumlah formulir SKCK tanggal 30 Juni 2015 dan Kelurahan Wilayah Jawa Timur, 8. dan Data kependudukan. c. Perancangan Sistem Pada perancangan sistem ini dibuat pemodelan umum, gambaran perincian sistem, DFD, ERD dan user interfaces. d. Implemetasi Sistem Implementasi sistem adalah tahap menerapkan rancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman web dan penyimpanan data dengan database. e. Pengujian dan Analisa Sistem Pengujian dan analisa dimaksud untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi yang dibuat pada penelitian ini dapat berfungsi sesuai dengan tujuan yang diharapkan. f. Dokumentasi Membuat dokumentasi dari semua tahapan berupa laporan yang berisi tentang latar belakang sistem, perumusan masalah, diagram sistem, desain layout sistem, kuisioner, analisa sistem dan video yang menjelaskan cara penggunaan sistem. Gambar 7. Grafik jumlah cetak SKCK tanggal 30 Juni HASIL DAN PEMBAHASAN Pada sistem ini, sudah dapat direlasikan antara data kriminal pemohon dan data SKCK. Sehingga, sebelum petugas menerbitkan SKCK, maka ada proses dimana data pemohon akan diperiksa oleh sistem apakah pernah atau tidak melakukan suatu tindakan kriminal. Hasil cetak SKCK Pidana ditunjukkan pada Gambar 3, sedangkan hasil cetak SKCK Non Pidana ditunjukkan pada Gambar 4. Pada Gambar 5 merupakan tampilan pada sistem untuk track record perizinan. Sistem juga dapat menampilkan laporan berupa grafik jumlah formulir pemohon SKCK atau perizinan yang masuk ke dalam sistem, seperti pada Gambar 6. Pada Gambar 7, sistem juga dapat menampilkan laporan jumlah penerbitan SKCK atau perizinan dalam satuan waktu.

5 KESIMPULAN Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Sistem informasi ini ditujukan untuk membantu pelayanan administrasi Kepolisian di salah satu Provinsi, khususnya di tingkat Polda, Polres dan Polsek. 2. Sistem informasi ini memberikan solusi untuk menjawab permasalahan yang dialami oleh petugas dalam menangani pelayanan administrasi baik dari sisi validitas identitas pemohon, pengecekan data kriminalitas, kelengkapan dokumen pemohon, detail formulir, waktu kedatangan pemohon dan jumlah penerbitan surat Kepolisian. 3. Berdasarkan analisa fitur yang diisi oleh petugas dan administrator serta pemohon, kelengkapan fitur dan berjalannya fungsi setiap modul mendapatkan hasil persentase 100%, sedangkan penilaian kuisioner User Acceptance Test, mendapatkan penilaian kategori setuju dan sangat setuju oleh responden (3 petugas Kepolisian dan 30 pemohon SKCK). 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Polri. Peraturan Kapolri Nomor 22 Tahun Desember URL: diakses tanggal 15 April [2] Tribunnews. Pengajuan SKCK di Polrestabes Surabaya. September URL : 9/10/pengajuan-skck-di-polrestabessurabaya-tembus-angka-600, diakses tanggal 13 April [3] Fitriana B, Nur. Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Studi Kasus : Pembuatan SKCK pada Polsek Cibitung. Depok : Universitas Gunadarma [4] Hariyadi, Firman. Sistem Informasi Perancangan Penerbitan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) Polres Metro Bekasi.Bandung:Universitas Komputer Indonesia [5] Ertanto, Epi. Sistem Informasi Pengolahan Data Pembuatan Surat SKCK pada Polsek Siak Menggunakan PHP. Riau : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Amik