Abstrak Pembangunan suatu bangsa memerlukan aset pokok yang disebut sumber daya (resources), baik sumber daya alam (natural

Transkripsi

1 1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KESEHATAN DI RUMAH SAKIT BANGKALAN Putri Wandha Maulidia 1, Ir. Khakim Ghozali, M.MT 2, Hanim Maria Astuti, S.Kom, M.Sc 3 Sistem Informasi FakultasTeknik Informasi (FTIf) - ITS Gedung FTiF Tc 213, Kampus ITS Sukolilo, Surabaya Telpon: (031) , , Khakim@is.its.ac.id Abstrak Pembangunan suatu bangsa memerlukan aset pokok yang disebut sumber daya (resources), baik sumber daya alam (natural resources), maupun sumber daya manusia (human resources) dan kedua sumber daya tersebut sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu pembangunan. Pengembangan sumber daya manusia (human resources development) adalah suatu proses peningkatan kualitas atau kemampuan manusia dalam rangka mencapai suatu tujuan pembangunann bangsa, yang meliputi perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sumber manusia. Pendayagunaan dan pemberdayaan profesi kesehatan.perencanaan kebutuhan SDM merupakan salah satu unsur penting dalam pengelolaan sumber daya manusia, termasuk SDM kesehatan. Dengan perencanaan kebutuhan SDM yang tepat dan terpenuhinya kebutuhan tersebut, semua pelayanan kesehatan yang diperlukan masyarakat akan terpenuhi sehingga mendorong terciptanya kesejahteraan masyarakat Penggunaan sistem yang terkomputerisasi pada sistem informasi kebutuhan tenaga kesehatan, akan banyak membantu berjalannya kegiatan suatu rumah sakit. Untuk membuat desain sistem infromasi ini, maka dibutuhkan wawancara dengan pihak Rumah Sakit dan menganalisa penggunaan sistem yang sekarang sedang digunakan oleh Rumah Sakit.Selanjutnya, dilakukan pembuatan desain sistem informasi yang baru. Hasil tugas akhir ini berupa aplikasi sistem informasi tenaga kesehatan untuk merencanakan kebutuhan SDM denganmetode Beban Kerja. Kata kunci : perencanaan kebutuhan SDM, Metode Beban Kerja, aplikasi. I. PENDAHULUAN Kesehatan merupakan bidang pemerintah yang wajib dilaksanakan, sebagai pengelola data SDM Kesehatan di Rumah Sakit Bangkalan sangat menekankan pentingnya upaya penetapan jenis, jumlah, dan kualifikasi SDM Kesehatan sesuai dengan kebutuhan pembangunan kesehatan, serta pengelolaannya secara efektif dan efisien. Pengelolaan data tersebut saat ini masih mengalami beberapa permasalahan berikut : 1. Tidak dapat terpantaunya kebutuhan SDM Kesehatan di Rumah Sakit Bangkalan sehingga berdampak terhadap pemerataan SDM Kesehatan. 2. Penggunaan metode-metode standar ketenagaan dan cara penghitungan SDM Kesehatan yang kurang efektif tiap-tiap institusi dan wilayah. Hal ini disebabkan karena : a. Tidak adanya data yang lengkap tentang kebutuhan tenaga kesehatan per kategori tenaga. b. Tidak adanya penghitungan Beban Kerjayang riil dan kapasitas masingmasing kategori tenaga. c. Penggunaan sistem yang masih manual Permasalahan-permasalahan di atas mendorong dibuatnya sebuah sistem informasi kebutuhan tenaga kesehatan yang dapat menghimpun data yang lengkap tentang tenaga kesehatan di Rumah Sakit Bangkalan, untuk kemudian dapat digunakan merencanakan tenaga kesehatan tersebut sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan di Rumah Sakit Bangkalan Manfaat yang diberikan tugas akhir ini adalah : 1. Diperolehnya perencanaan kebutuhan tenaga kesehatan sebagai solusi yang dapat membantu dalam penghitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan beban kerja. 2. Diperolehnya aplikasi sistem informasi untuk menghitung tenaga kesehatan di Rumah Sakit Bangkalan. Dengan demikian, Rumah Sakit Bangkalan dapat memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Dapat membantu para pengambil keputusan untuk mendistribusikan tenaga sesuai beban kerja, sehingga pada akhirnya upaya kesehatan akan memiliki daya yang lebih tinggi terhadap derajat kesehatan masyarakat

2 2 II. METODE PENELITIAN Metodologi atau tahapan pengerjaan merupakan hal yang sangat diperlukan dalam melakukan suatu penelitian, hal ini berlaku juga dalam pengerjaan jurnal. Metodologi diperlukan sebagai kerangka dan panduan proses pengerjaan jurnal, sehingga rangkaian pengerjaan jurnal dapat dilakukan secara terarah, teratur, dan sistematis. Berikut ini merupakan langkah-langkah pengerjaan jurnal yang dilakukan oleh penulis, yaitu : Setelah melakukan identifikasi permasalahn dan membaca studiliteratur, maka langkah selanjutnya adalah menetukan metode yang cocok untuk menyelesaikan tugas akhir. Metode yang dapat digunakan adalah metode pengembangan perangkat lunak UPM (Unified Process Model). Analisa kebutuhan sistem Pada tahap ini, hasil analisa kebutuhan pengguna yakni dokumen user needs dijadikan masukan (input) untuk diproses menghasilkan dokumen SRS (RedySET), use case suite dan feature specs. Analisa kebutuhan perangkat lunak Pada tahapan ini, hasil analisa kebutuhan pengguna yakni dokumen user needs dijadikan input untuk diproses dan menghasilkan dokumen SRS (ReadySET), use case suite dan feature specs. Gambar 2-1 Metode Pengerjaan Tugas Akhir Pengumpulan data dan informasi Pada tahapan ini dilakukan survei sekaligus wawancara dengan pihak stakeholder mengenai permasalahan pada perusahaan mengenai evaluasi kinerja vendor yang bekerjasama dengan perusahaan. Studi Literatur Tahap ini merupakan tahap dimana penulis melakukan studi literatur yang dapat mendukung pengerjaan tugas akhir. Literatur dapat diperoleh dari buku, ataupun artikel dari internet. Merancang Metode Penyelesaian Masalah Desain System Pada tahap ini masukan yang diproses yaitu desain arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain Penyusunan buku tugas akhir Tahap terakhir ini merupakan dokumentasi pelaksanaan tugas akhir. Diharapkan, buku tugas akhir ini bermanfaat bagi

3 3 pembaca yang ingin mengembangkan sistem ini lebih lanjut ataupun pada kasus-kasus yang lain. III. A. AnalisisKebutuhan ANALISIS KEBUTUHAN, PERANCANGAN Proses Bisnis Pada bab ini membahas proses bisnis perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan di Rumah Sakit Bangkalan : 1. Proses menetapkan unit kerja dan sub unit kerja Menetapkan unit kerja dan kategori SDM ditujukan untuk memperoleh unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga, dan masyarakat di dalam dan di luar suatu sarana kesehatan. Setelah unit kerja dan sub unit kerja di sebuah sarana kesehatan ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai dengan kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiensi, dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan/pelayanan di tiap unit kerja rumah sakit. Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja rumah sakit. 2. Proses menghitung waktu kerja setiap SDM Menghitung waktu kerja tersedia ditujukan untuk memperoleh waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di suatu sarana kesehatan dalam 1 tahun. Waktu kerja tersedia digunakan untuk menyusun standar beban kerja pada proses selanjutnya. 3. Proses Menetapkan kegiatan pokok Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan/medik yang dilaksanakan oleh SDM Kesehatan dengan kompetensi tertentu. Pemeriksaan pasien baru merupakan salah satu contoh kegiatan pokok dokter spesialis penyakit dalam di sarana kesehatan rumah sakit. Kegiatan pokok ini harus ditetapkan untuk setiap kategori SDM di unit dan sub unit kerja beserta dengan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan pokok tersebut. 4. ProsesMenyusun standar beban kerja Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja ditentukan untuk tiap kegiatan pokok dan disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga. 5. Proses Menyusun standar kelonggaran Penyusunan standar kelonggaran ditujukan untuk memperoleh faktor kelonggaran tiap kategori SDM yang meliputi jenis faktor kelonggaran dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan tiap faktor kelonggaran. Faktor kelonggaran adalah kegiatan kategori SDM yang tidak terkait dengan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Misalnya, istirahat atau pertemuan audit medik. 6. Proses Menghitung kebutuhan SDM per kotegori Penghitungan kebutuhan SDM per kategori ditujukan untuk memperoleh jumlah kebutuhan SDM tiap kategori SDM di sarana kesehatan. B. Kebutuhan Pengguna Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas, diperlukan suatu sistem informasi untuk membantu perencanaan kebutuhan SDM kesehatan Rumah Sakit Bangkalan. Karena sistem informasi ini menggunakan metode WISN untuk merencanakan kebutuhan SDM, maka sistem informasi ini harus menyediakan semua kebutuhan perencanaan dengan WISN. Perencanaan dengan metode WISN membutuhkan diketahuinya data-data berikut : 1. Data unit kerja dan kategori SDM 2. Data waktu kerja tersedia 3. Data standar beban kerja 4. Data standar kelonggaran 5. Data kuantitas kegiatan pokok Pada Subbab telah dijelaskan mengenai struktur yang terlibat dalam sistem perencanaan kebutuhan SDM kesehatan beserta aktivitas-aktivitas yang dilakukannya. Aktivitas-aktivitas di atas merupakan kebutuhan pengguna sistem. Akan tetapi, sistem ini tidak memenuhi semua kebutuhan-kebutuhan tersebut. Kebutuhan pengguna yang dipenuhi oleh sistem informasi ini adalah : a. Pimpinan sarana kesehatan : a. Dapat menampilkan data sarana kesehatan b. Dapat menampilkan laporan unit kerja dan kategori SDM c. Dapat menampilkan laporan waktu kerja tersedia kategori SDM d. Dapat menampilkan laporan standar beban kerja kategori SDM e. Dapat menampilkan laporan standar kelonggaran kategori SDM f. Dapat menampilkan laporan kuantitas kegiatan pokok tiap kategori SDM. g. Dapat menampilkan laporan kebutuhan SDM sarana kesehatan h. Dapat menampilkan laporan SDM kesehatan sarana kesehatan 2. Bagian TU sarana kesehatan : a. Dapat menyimpan data sarana kesehatan. b. Dapat menyimpan data unit kerja dan kategori SDM yang terdapat pada sarana kesehatan. c. Dapat menyimpan waktu kerja untuk setiap kategori SDM. d. Dapat menyimpan kegiatan pokok kategori SDM. e. Dapat menyimpan faktor kelonggaran kategori SDM f. Dapat menyimpan data SDM Kesehatan g. Dapat menyimpan banyak hari libur nasional tiap tahun. Bagian TU juga dapat memiliki semua kebutuhan pimpinan sarana kesehatan.

4 4 3. Selain kebutuhan-kebutuhan di atas, dibutuhkan juga administrator yang bertanggung jawab terhadap jalannya sistem informasi ini dengan baik, termasuk menyediakan bahan-bahan masukan untuk perencanaan WISN, yaitu : a. Dapat memasukkan data sarana kesehatan b. Dapat menyimpan jenis-jenis unit kerja yang dimiliki sarana-sarana kesehatan c. Dapat menyimpan jenis-jenis sub unit kerja yang mungkin dimiliki sarana-sarana kesehatan d. Dapat menyimpan kategori-kategori SDM yang mungkin dimiliki sarana-sarana kesehatan e. Dapat menyimpan jenis-jenis kegiatan pokok yang mungkin dimiliki kategori-kategori SDM sarana kesehatan f. Dapat menyimpan jenis-jenis faktor kelonggaran yang mungkin dimiliki sarana-sarana kesehatan. Selain itu untuk menyediakan bahan-bahan masukan untuk perencanaan WISN, administrator juga memiliki kebutuhan berikut : Membuat dan menghapus login pengguna. C. Use Case Tahap ini dilakukan pembuatan use case berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada sistem yang akan didesain. UC MenambahWaktuKerja Ringkasan : Usecase ini menggambarkanbagaiana administrator SIATK menambah data waktukerja uc Use Case Model Menambah Sub Unit Menampilkan Jenis Unit Menghapus Jenis Unit Mengubah Jenis Unit Menambah Jenis Unit diawali dengan menampilkan Form Tambah Waktu Kerja. Form ini dapat ditampilkan dengan mengeklik tombol Tambah Waktu Kerja pada Form Data Waktu Kerja. Berikut ini merupakan use case : Mengubah Sub Unit Mengelola Jenis Unit Menghapus Sub Unit Mengelola Jenis Sub Unit Memasukkan Sarana Kesehatan Menampilkan Sub Unit Administrator Memasukkan Sarana Kesehatan Mengubah Password Masuk Akun Mengelola Login Pengguna Mengelola Hari Libur Menambah Login Menghapus Login Menampilkan Login Menambah Hari Libur Direct Actor: Administrator SIATK Prioritas : Expected Menghapus Hari Libur Mengubah Hari Libur FrekuensiPengg unaan : Sering (Often) Pre Conditions : Aktor telah masukkedalamaplikasi SkenarioSukses 1. Aktor memilih menu Manage Utama : Data Waktu Kerja 2. Sistem akan menampilkan list data eaktukerja 3. Sistem menyediakan menupilihan tombol tambah, ubah, hapus. 4. Jika aktor ingin menambahkan, maka aktor akan menekan tombol tambah. 5. Aktor menekan tombol Tambah 6. Sistem menampilkan form tambah waktu kerja 7. Aktor melakukan perubahan terhadap data waktukerja yang ditampilkan 8. Aktor menekan tombol : a. Tambah maka sistem akan mengesekusi tambah waktu kerja. SkenarioAlerna tif1 : S-1 :Sistemmengeksekusi form tambahwaktukerja 1. Penambahan waktu kerja D. KebutuhanLingkungan Tahap ini melakukan inisialisasi kebutuhan lingkungan dimana perangkat lunak dapat bekerja dengan baik. Terdapat dua poin yang merupakan kebutuhan lingkungan yaitu Hardware. Sistem terdiri atas satu komputer yang berfungsi sebagai server dan beberapa computer yang berfungsi sebagai klien. Spesifikasi minimal untuk server: Pentium Core 2 Duo 2,8 GHz 1 GB DDR2 HD 250 GB SATA Mainboard Intel VGA +SC Monitor 14 Inch mendukungresolusi 1024 X 768 Spesifikasi minimal untuk klien: Pentium IV1.6 GHz 512 Mb DDR1 HD 40 GB Mainboard + Soundcard + VGA Monitor 14 Inch mendukungresolusi 1024 X 768

5 5 Activity Diagram Diperlukan untuk menggambarkan aktivitas yang terjadi, seperti ditunjukkan pada Gambar dibawah ini yang merupakan activity diagram saat melihat daftar akun act Business Process Model Sistem Menampilkan form tambah waktu kerja Menampilkan pesan error [Tidak] Data Valid [Ya] Menyimpan data waktu kerja Menampilkan hasil data waktu kerja [Simpan] [Batal] Administrator Memilih menu Manage Waktu kerja Menekan tombol tambah Mengisi data waktu kerja Menekan tombol simpan E. Sequence Diagram Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek yang didefinisikan pada use case diagram dan menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut. Berikut yang terdapat pada gambar 5.2 merupakan salah satu dari sequence diagram yang terdapat pada sistem, pada gambar tersebut merupakan sequence diagram menambah sub unit sd Use Case Model Administrator onmouseclick() FormTambahHLN ProsesTambahHLN dbsiatk validasiform() tambahhln() pesan adanya tahun() Jika tahun sudah ada pesan berhasil() Jika data hari libur nasional berhasil dimasukkan connectdb() pesan adanya tahun() pesan berhasil() kueriselect() kueri Insert() 1. Adminstrator memilih tombol Tambah Banyak Hari Libur Nasional. 2. Setelah masuk ke formtambahhln, administrator mengisi form. 3. Sistem melakukan pengecekkan. 4. Bila data valid, maka nilainilai pada form dikirimkan pada prosestmbahhln sebagai masukan dalam kueri. 5. prosestambahhln mengecek adanya tahun pada database dan mengirimkan kueri ke dbsiatk. 6. Jika tahun sudah ada, dbsiatk akan mengirimkan nilai pengembalian berupa pesan bahwa tahun yang dimasukkan telah ada pada dbsiatk. jika tahun belum ada, maka dbsiatk akan mengirimkan nilai pengembalian berupa pesan bahwa hari libur nasional telah berhasil dimasukkan. F. Desain Interface Menjelaskan tentang gambaran mengenai isi dari dokumen user interface. Untuk lebih detail akan dijelaskan pada gambar dibawah ini : IV. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil tugas akhir yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : Sistem informasi perencanaan kebutuhan SDM (SIATK) merupakan sistem informasi yang membantu melakukan perencanaan SDM kesehatan di sarana-sarana kesehatan. SIATK dapat menghasilkan jumlah kebutuhan SDM tiap kategori SDM. Aktor Pengguna SIATK merupakan aktor umum yang terdiri dari 3 aktor, yaitu Administrator SIATK, Bagian TU Sarana Kesehatan, Pimpinan Sarana Kesehatan Aktor Administrator SIATK memiliki hak untuk mengelola login pengguna SIATK, hari libur nasional, jenis unit kerja, jenis sub unit kerja, kategori SDM kesehatan, jenis kegiatan pokok, jenis faktor kelonggaran, dan memasukkan data sarana kesehatan. Aktor Bagian TU Sarana Kesehatan memiliki hak untuk melakukan perencanaan kebutuhan SDM kesehatan di sarana kesehatan. Aktor Pimpinan Sarana Kesehatan memiliki hak untuk melihat laporan perencanaan kebutuhan SDM bagian TU sarana kesehatan. Saran Sistem Informasi perencanaan kebutuhan SDM ini masih memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu saran yang diberikan adalah Untuk data kegiatan pokok pada SIATK langsung dimasukkan oleh pengguna tanpa memasukkan data kegiatan terlebih dahulu sehingga sistem ini tidak dapat menampilkan data kegiatan. Oleh sebab itu pada pengembangan lebih lebih lanjut diharapkan terdapat fasilitas pengelolaan data kegiatan.. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis ucapkan Terima kasih kepada Tuhan yang Maha Esa, yang telah memberikan jalan yang lapang dan pertolongan pada penulis untuk membuat jurnal ini. Orang tua, terutama ibu, yang tidak pernah lepas mendoakan penulis dan memberikan nasehat. Setiap saat. Abang yang selalu mensupport penulis. Dan adek-adek yang selalu menghibur penulis. Dosen pembimbing dan penguji yang memberikan masukan-masukan yang membangun. Serta tidak lupa pada teman-teman yang selama ini memberikan dukungan di saat masa-masa kuliah. DAFTAR PUSTAKA [1] Notoatmodjo, Prof. DR. Soekidjo, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta [2] Sub Dinas Penyusunan Program, Dinas Kesehatan Jawa Timur, Profil Data Tenaga Kesehatan Jawa Timur Tahun 2011, 2011 [3] Method Labs. (2010). Your Head Start: ReadySET Pro. Retrieved from ReadySET Pro: [4] Visual Basic. (2011). Visual Basic Bagi Orang Awam. Penerbit Indomedia [5] WHO. Workload Indicator Staff Need (Beban Kerja) A manual for implementation.

6 [6] Singodimedjo, Markum : Nasrun, H. Muhammad, Manajemen Sumber Daya Manusia, Surabaya Master Management And Administration Studies 2009 [7] Robert L Mathis dan John H.Jackson, Human Resource Management, Thomson Learning Asia, Siangpore, 9 th ED, 2000, Alih Bahasa Penerbit Selemba Empat, 1 th ED, Jakarta [8], 2012, Perancangan Sistem Informasi Rumah Sakit, ( pada tanggal 12 Maret 2012) [9], 2012,VB6,( pada tanggal 24 Maret 2012) 6