Together We Can! Didukung oleh: PT ARA INDONESIA Jakarta, 6 Desember 2013

Transkripsi

1 Together We Can! Didukung oleh: PT ARA INDONESIA Jakarta, 6 Desember 2013

2 AGENDA OVERVIEW BUDAYA KERJA & KONSEP PENGUKURAN PRINSIP DASAR, PENGGUNAAN, MANFAAT MRF SEKILAS TEKNIS PELAKSANAAN MRF HASIL - INTERPRETASI MRF 1 & KESIMPULAN PERSIAPAN PELAKSANAAN MRF 2 DISKUSI & TANYA JAWAB

3 OVERVIEW BUDAYA KERJA Budaya kerja CUK diperkenalkan sejak 2007 di BKKBN sebagai respon terhadap perubahan lingkungan strategis UU No.52 Tahun 2009 mengamanatkan BKKBN sebagai lembaga pemerintah non kementerian yang bertugas melaksanakan Pengendalian penduduk dan menyelenggarakan Keluarga Berencana, dibantu BKKBD dalam pelaksanaannya. Dengan perubahan peran BKKBN, cara bekerja berdasarkan lintas sektoral menjadi lebih penting. Budaya kerja merupakan suatu proses evolusi dalam organisasi, yang berkaitan erat dengan kepemimpinan. Pembentukan budaya kerja di dalam suatu organisasi tidak dapat dilepaskan dari kepemimpinan dan keteladanan di organisasi Setiap organisasi memiliki budaya kerja yang berbeda. Budaya kerja bersifat dinamis, tidak statis. Keberhasilan BKKBN dalam menjalankan tugas bergantung sepenuhnya dari cara bekerja para pegawainya. Setiap pegawai BKKBN adalah aparatur negara. Kerja bagi aparatur negara adalah tugas yang diberikan sesuai kedudukannya sebagai pegawai negeri, disesuaikan dengan kemampuan, beban tugas dan jabatan yang diduduki oleh aparat tersebut. Sikap tentang kerja turut mewarnai kinerja yang ditampilkan oleh setiap aparat. Bila sebagian besar aparatur di dalam suatu lingkungan kerja memiliki sikap kerja yang positif, maka hasil kerja diharapkan dapat lebih optimal, begitu pun sebaliknya. Sikap kerja sebagian besar aparatur dalam lingkungan kerjanya membentuk budaya kerja setempat. Penerapan Budaya Kerja CUK oleh seluruh pegawai akan bermanfaat dalam meningkatkan kinerja inidividu, unit kerja, maupun BKKBN sebagai organisasi. Penggalangan penerapan budaya kerja CUK juga dimaksudkan sebagai salah satu upaya mendukung tercapainya Birokrasi Reformasi di BKKBN.

4 OVERVIEW BUDAYA KERJA a pattern of shared basic assumptions that the group learned as it solved its problems of external adaptation and internal integration, thas has worked well enough to be considered valid and therefore, to be taught to new members as the correct way to perceive, think, and feel in relation to those problems (Schein, E.H, 1992) seperangkat asumsi bersama yang dimiliki oleh suatu kelompok, dipelajari sebagai sebuah cara efektif untuk memecahkan masalah, agar dapat beradaptasi terhadap tantangan dari luar dan agar dapat melakukan integrasi di dalam kelompok. Asumsi ini diajarkan kepada anggota baru kelompok sebagai satu cara yang tepat di dalam memandang, berfikir dan merasakan suatu permasalahan (Schein, E. H, 1992). Perilaku, kepercayaan, dan pemahaman bersama yang dimiliki oleh pegawai dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi untuk beradaptasi terhadap tantangan dari luar dan untuk melakukan integrasi bersama di dalam organisasi, Nilai-nilai dasar bagi organisasi untuk bekerja, Komunikasi yang diperlukan untuk pegawai baru dalam menetapkan cara yang tepat untuk berpikir dan bertindak, Pembentukan Budaya Kerja Organisasi tidak terlepas dari pembentukan perilaku pegawai yang menjadi anggota organisasinya sehingga setiap organisasi memiliki budaya kerja yang berbeda.

5 OVERVIEW MANFAAT BUDAYA KERJA Pegawai menciptakan identitas bersama dan cara-cara untuk bekerjasama secara efektif, Tercipta pedoman untuk cara bekerja sehari-hari dan untuk berkomunikasi, Organisasi mampu untuk beradaptasi terhadap lingkungan luar.

6 PERILAKU CERDAS, ULET, KEMITRAAN (CUK) Perilaku Cerdas adalah cara pegawai bekerja dengan ciri Cepat, Tepat, Efektif, Efisien. Pegawai yang berperilaku cerdas, berpikir, berkeyakinan, bertindak dan berinteraksi secara terintegrasi untuk mencapai tujuan di unit kerjanya. Cerdas adalah kemauan bertindak dengan cepat, tepat, efektif dan efisien dalam menangani persoalan kerja. Ulet adalah tindakan pegawai yang tidak cepat menyerah jika menemui masalah dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan, mampu pulih dengan cepat dalam kondisi sulit. Perilaku ulet tampil dalam wujud bekerja bersungguh-sungguh, disiplin, bersedia bekerja di luar jam kerja, bertanggungjawab, mampu mencari umpan balik untuk mengevaluasi hasil pekerjaan untuk perbaikan di masa depan, tangguh, tidak mudah menyerah, cepat bangkit dari kegagalan, tidak berhenti bekerja sebelum menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas. Kemitraan adalah kemampuan membangun jejaring dan kerjasama dengan prinsip saling menguntungkan. Kemitraan tampil dalam bentuk Kerjasama, kemampuan mengkomunikasikan program dan tupoksi dengan baik, memfasilitasi, meminta masukan dengan maksud menyempurnakan hasil kerja, memberi kesempatan kepada semua anggota tim untuk berperan serta, dan membangun suasana kerja yang kondusif

7 PRINSIP MRF - UMPAN BALIK DARI BERBAGAI SUMBER Mengumpulkan umpan balik dari orang lain (stakeholder) tentang cara kita (pegawai BKKBN) bekerja, Bagian dari Proses Manajemen Kinerja

8 PRINSIP MRF - UMPAN BALIK DARI BERBAGAI SUMBER UMPAN BALIK & BIMBINGAN Memperkuat akuntabilitas, menangkap ukuran-ukuran kunci Meningkatkan kualitas kepemimpinan (standar perilaku pegawai) Memastikan proses kerja berlangsung secara baik, tidak fokus pada pencapaian hasil semata. Meningkatkan hubungan kerja. Setiap tahap dalam proses terbuka peluang untuk dialog. Kritis terhadap keberhasilan proses. Kritis terhadap keberhasilan pencapaian kinerja organisasi. Mendorong perubahan budaya. Bahan-bahan pendukung untuk manajemen kinerja. Dasar rekomendasi insentif.

9 CARA PENGUKURAN Berbasis IT Dapat diakses seluruh pegawai BKKBN Efisien: satu format/standar, Anonimitas, kerahasiaan lebih terjaga Akurasi pencatatan umpan balik Perhitungan otomatis, menghemat waktu, berbagi informasi Data melekat, dapat digunakan untuk berbagai keperluan misalnya catatan data personil, coaching, manajemen kinerja, manajemen remunerasi. Basis Instrument: Aksesibilitas Mencatat & Menyimpan Menghitung

10 SEMUA MEMILIKI PERAN DALAM MRF Min 6 Penilai Atasan Diri Sendiri Rekan Kerja, minimal 2 orang Bawahan Langsung, minimal 2 orang Pelanggan Langsung, bila dimungkinkan Bila tidak memiliki bawahan maka dapat memilih rekan kerja sehingga jumlah min 6 penilai terpenuhi Rekan Kerja Diri Sendiri Bawahan Langsung Customers Bila atasan langsung definitif belum ditunjuk, atasan dari atasan langsung bertindak sebagai ATASAN Diskusikan & Dapatkan PERSETUJUAN dari Atasan, serta komunikasikan kepada Penilai mengenai permintaan umpan balik sebelum mencatat di aplikasi MRF Quality Feedback

11 HASIL KUANTITATIF POPULASI Data Responden Jumlah DATA TIDAK DIOLAH 169 ATASAN, BAWAHAN TIDAK DI ISI, AB 67 ATASAN, BAWAHAN, DIRI SENDIRI TIDAK DI ISI, ABD 25 REKAN KERJA, ATASAN TIDAK DI ISI, RA 2 REKAN KERJA, ATASAN, BAWAHAN, DIRI SENDIRI TIDAK DI ISI, RABD 34 REKAN KERJA, BAWAHAN TIDAK DI ISI, RB 8 REKAN KERJA, BAWAHAN, DIRI SENDIRI TIDAK DI ISI, RBD 33 DATA DIOLAH 3063 ATASAN, BAWAHAN DI ISI, AB 8 REKAN KERJA, ATASAN DI ISI, RA 2259 REKAN KERJA, ATASAN, BAWAHAN TIDAK DI ISI, RAB 745 REKAN KERJA, BAWAHAN DI ISI, RB 51 Grand Total 3232

12 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) TOTAL PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI PENILAI (N=3063) RATA-RATA LENGKAP (40) DIHAPUS (37) ATASAN REKAN KERJA BAWAHAN DIRI SENDIRI

13 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) PENILAI (N=3063) RATA-RATA LENGKAP (40) DIHAPUS (37) REKAN KERJA Cerdas Ulet Kemitraan ATASAN Cerdas Ulet Kemitraan BAWAHAN Cerdas Ulet Kemitraan DIRI SENDIRI Cerdas Ulet Kemitraan

14 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) KETERANGAN ATASAN REKAN KERJA BAWAHAN DIRI SENDIRI CERDAS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS KEMITRAAN ULET Bekerja secara sistematis dan terorganisir untuk mencapai tujuan kerja di unitnya Berinisiatif dalam memperbaiki proses kerja di unitnya Mampu bertindak inovatif yang berdampak terhadap keberhasilan pencapaian misi dan visi organisasi Mampu memahami hubungan antara aktivitas kerja saat ini dengan tujuan jangka panjang di unit kerjanya Mampu mengantisipasi masalah yang akan muncul di lingkungan organisasi yang terkait dengan unit kerjanya Mampu mengimplementasikan gagasan yang disampaikannya Mampu untuk manganalisa data dan mencari alternative solusi terhadap permasalahan di unit kerja Melakukan pekerjaan dengan cara-cara yang sudah biasa dilakukan (business usual) Melakukan pekerjaan sebatas arahan pimpinan Memahami kaitan antara pekerjaan sehari-hari dengan sasaran unit kerja Memahami keterkaitan antara aktivitas kerja di unitnya dengan aktivitas kerja di unit lain Memberi ide-ide yang bermanfaat dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari Membuat rencana pekerjaan pribadi dengan memperhatikan prioritas/kepentingan Menetapkan rencana pribadi yang menunjang sasaran pencapaian kinerja unit kerja Aktif memberikan ide untuk menyelesaikan tugas kelompok Bekerjasama karena perintah atasan Bersedia menggantikan tugas rekan kerja jika yang bersangkutan berhalangan Bersedia mengikuti prosedur kerja yang telah disepakati oleh tim Ikut bertanggung jawab atas kegagalan pencapaian tugas kelompok Mampu berbagi informasi terkini kepada tim kerja Mampu memahami dan memenuhi kebutuhan dari mitra kerja Mampu menghargai pendapat orang lain Mampu meningkatkan jejaring/mitra kerja baik jumlah maupun kualitasnya Memanfaatkan jejaring untuk keberhasilan program sesuai dengan misi dan visi organisasi Memiliki komitment yang tinggi dalam menyelesaikan tugas kelompok Memotivasi dan mendukung mitra kerja Menciptakan suasana kerja yang kondusif dalam tim Menjadi anggota kelompok secara pasif Menjalin dan memelihara kualitas hubungan dengan jejaring/mitra kerja Terlibat dan maumelibatkan orang lain dalam menyelesaikan tugas Bekerja sesuai dengan SOP Bersedia untuk mengerjakan pekerjaan diluar jam kerja, dengan tetap memperhatikan aturan jam kerja kantor Gigih, tangguh dalam menyelesaikan tugas, cepat bangkit dari kegagalan Hadir tepat waktu sesuai ketentuan hari dan jam kerja Mampu bekerja dalam tekanan, tetap fokus menyelesaikan pekerjaan Memberikan pelayanan kepada stakeholder sesuai target yang telah disepakati Memberikan pelayanan melampaui harapan stakeholder Memiliki semangat dalam memperbaiki kesalahan Menunjukkan sikap positif dalam bekerja dalam setiap situasi Menyelesaikan tugas tepat waktu sesuai dengan target

15 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) KETERANGAN ATASAN REKAN KERJA BAWAHAN DIRI SENDIRI CERDAS Bekerja secara sistematis dan terorganisir untuk mencapai tujuan kerja di unitnya LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS Berinisiatif dalam memperbaiki proses kerja di unitnya Mampu bertindak inovatif yang berdampak terhadap keberhasilan pencapaian misi dan visi organisasi Mampu memahami hubungan antara aktivitas kerja saat ini dengan tujuan jangka panjang di unit kerjanya Mampu mengantisipasi masalah yang akan muncul di lingkungan organisasi yang terkait dengan unit kerjanya Mampu mengimplementasikan gagasan yang disampaikannya Mampu untuk manganalisa data dan mencari alternative solusi terhadap permasalahan di unit kerja Melakukan pekerjaan dengan cara-cara yang sudah biasa dilakukan (business usual) Melakukan pekerjaan sebatas arahan pimpinan Memahami kaitan antara pekerjaan sehari-hari dengan sasaran unit kerja Memahami keterkaitan antara aktivitas kerja di unitnya dengan aktivitas kerja di unit lain Memberi ide-ide yang bermanfaat dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari Membuat rencana pekerjaan pribadi dengan memperhatikan prioritas/kepentingan Menetapkan rencana pribadi yang menunjang sasaran pencapaian kinerja unit kerja

16 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) KETERANGAN ATASAN REKAN KERJA BAWAHAN DIRI SENDIRI U L E T LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS Bekerja sesuai dengan SOP Bersedia untuk mengerjakan pekerjaan diluar jam kerja, dengan tetap memperhatikan aturan jam kerja kantor Gigih, tangguh dalam menyelesaikan tugas, cepat bangkit dari kegagalan Hadir tepat waktu sesuai ketentuan hari dan jam kerja Mampu bekerja dalam tekanan, tetap fokus menyelesaikan pekerjaan Memberikan pelayanan kepada stakeholder sesuai target yang telah disepakati Memberikan pelayanan melampaui harapan stakeholder Memiliki semangat dalam memperbaiki kesalahan Menunjukkan sikap positif dalam bekerja dalam setiap situasi Menyelesaikan tugas tepat waktu sesuai dengan target

17 SKALA PENCAPAIAN BERDASARKAN PENILAI (1-4) KETERANGAN ATASAN REKAN KERJA BAWAHAN DIRI SENDIRI KEMITRAAN LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS LENGKAP DIHAPUS Aktif memberikan ide untuk menyelesaikan tugas kelompok Bekerjasama karena perintah atasan Bersedia menggantikan tugas rekan kerja jika yang bersangkutan berhalangan Bersedia mengikuti prosedur kerja yang telah disepakati oleh tim Ikut bertanggung jawab atas kegagalan pencapaian tugas kelompok Mampu berbagi informasi terkini kepada tim kerja Mampu memahami dan memenuhi kebutuhan dari mitra kerja Mampu menghargai pendapat orang lain Mampu meningkatkan jejaring/mitra kerja baik jumlah maupun kualitasnya Memanfaatkan jejaring untuk keberhasilan program sesuai dengan misi dan visi organisasi Memiliki komitment yang tinggi dalam menyelesaikan tugas kelompok Memotivasi dan mendukung mitra kerja Menciptakan suasana kerja yang kondusif dalam tim Menjadi anggota kelompok secara pasif Menjalin dan memelihara kualitas hubungan dengan jejaring/mitra kerja Terlibat dan mau melibatkan orang lain dalam menyelesaikan tugas

18 INTERPRETASI KUALITATIF - MRF 1 PEMAHAMAN ATAS PERILAKU CERDAS ULET KEMITRAAN BELUM SAMA (TIDAK PAHAM) Tidak paham mengenai substansi yang dinilai sehingga didiskusikan dengan rekan lain rancu; terjebak dengan pernyataan dalam MRF PERSEPSI DIRI TERLALU TINGGI > BUDAYA KERJA SUDAH BAGUS -> RESISTENSI TINGGI PROSES PENGISIAN Menterjemahkan kualitas tidak Pernah, jarang, sering, selalu menjadi skala angka, belum punya pengalaman menilai (termasuk mengkuantifisir data kualitatif) Pengisian belum obyektif; kongkalikong, tekanan karena dikaitkan dengan remunerasi Penilaian diri sendiri diisi oleh rekan, terutama di BIRUM untuk staf Pakai rumus untuk memberi nilai Obyektifitas berkurang, terpengaruh pernyataan kalau tidak mengisi MRF tidak dapat remunerasi, sehingga yang sakit, yang tugas luar minta diisi oleh rekan lain. Biro punya hidden target sehingga proses belum berjalan dengan baik. infrastruktur jaringanteknis belum selesai diisi, kemudian hilang dan harus diisi ulang, Kotak essay, Relavansi dengan butir CUK yang dinilai RESPON Penilai berharap timbal-balik vs unsur kompetitif Obyektif; Rater silang? Reaksi terkejut

19 REKOMENDASI - MRF 1 Sosialisasi komprehensif tentang 1. Butir-butir 2. Narasi yang ditulis di kotak 3. Video sosialisasi dengan contoh-contoh dan sediakan pedoman pengisian 4. Substansi mengapa penting mengisi MRF dengan jujur dan kaitan dengan remunerasi 5. Paling penting KOMITMENT dan mengisi sesuai dengan FAKTA

20 PERSIAPAN MRF 2 1. Diskusikan pemilihan daftar penilai dengan atasan langsung dan komunikasikan rencana anda untuk mendapatkan umpan balik kepada orang yang dipilih sebagai penilai sebelum mencatat di sistim aplikasi, 2. Pahami butir-butir Cerdas, Ulet, Kemitraan yang diukur 3. Tuliskan fakta, pengalaman, keberhasilan dan kesulitan yang anda alami ketika bekerja bersama dengan pegawai yang dinilai pada kolom keterangan perilaku. 4. Ingatlah! Memberi umpan balik, untuk sebagian orang dirasakan sulit. Kita takut melukai perasaan orang lain, namun memberikan pujian semu tidak akan membantu kita dalam membangun budaya kerja Cerdas, Ulet, dan Kemitraan. Berilah umpan balik dengan JUJUR dan kemukakan fakta yang sesuai pada kolom keterangan perilaku 5. Sistim aplikasi telah dibuat untuk memudahkan kita mengakses, mencatat, menyimpan dan menghitung data, penggunaannya terpulang pada NIAT baik kita dalam menggunakannya dengan BENAR. Mengisi dengan jujur membantu kita untuk mengembangkan budaya kerja bersama. Bersama kita BISA!

21 PERILAKU CERDAS 1. Melakukan pekerjaan dengan cara-cara yang sudah biasa dilakukan. 2. Memberi saran atau ide yang bermanfaat dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari. 3. Membuat rencana kerja individu dengan memperhatikan prioritas atau tingkat kepentingan. 4. Menetapkan rencana kerja individu yang menunjang pencapaian kinerja unit kerja. 5. Memahami kaitan antara pekerjaan sehari-hari dengan tujuan unit kerja. 6. Berinisiatif untuk memperbaiki proses kerja di unitnya. 7. Bekerja secara sistematis untuk mencapai tujuan kerja di unitnya. 8. Mampu mencari cara-cara lain dalam menyelesaikan permasalahan di unit kerjanya. 9. Mampu memahami hubungan antara aktivitas kerja saat ini dengan tujuan jangka panjang unit kerjanya. 10. Memahami keterkaitan antara aktivitas keja di unitnya dengan aktivitas kerja di unit lain. 11. Mampu melaksanakan gagasan yang disampaikannya. 12. Mampu mengantisipasi masalah yang akan muncul di BKKBN yang terkait dengan unit kerjanya. 13. Mampu bertindak inovatif yang mendukung keberhasilan pencapaian kinerja BKKBN.

22 PERILAKU ULET 1. Hadir tepat waktu sesuai ketentuan hari dan jam kerja. 2. Bersedia untuk mengerjakan pekerjaan diluar jam kerja. 3. Mampu bekerja dalam situasi sulit dan tetap menyelesaikan pekerjaan. 4. Mampu menyelesaikan tugas tepat waktu sesuai dengan target. 5. Mampu bekerja sesuai prosedur. 6. Mampu menunjukkan sikap positif dalam bekerja di setiap situasi. 7. Gigih dan tangguh dalam menyelesaikan tugas serta cepat bangkit dari kegagalan. 8. Memiliki semangat dalam memperbaiki kesalahan. 9. Mampu memberikan pelayanan kepada stakeholder sesuai target yang telah disepakati. 10. Mampu memberikan pelayanan melampaui harapan stakeholder.

23 PERILAKU KEMITRAAN 1. Menjadi anggota tim kerja yang pasif. 2. Memiliki komitmen yang tinggi dalam menyelesaikan tugas tim kerja. 3. Bersedia menggantikan tugas rekan kerja jika yang bersangkutan berhalangan. 4. Aktif memberikan ide/saran untuk menyelesaikan tugas tim kerja. 5. Mampu berbagi informasi terkini kepada tim kerja. 6. Mampu memberikan dukungan kepada tim kerja untuk mencapai tujuan. 7. Mampu menghargai pendapat orang lain. 8. Bersedia terlibat dan melibatkan orang lain dalam menyelesaikan tugas. 9. Bersedia mengikuti prosedur kerja yang telah disepakati oleh tim kerja. 10. Mampu menciptakan suasana kerja yang kondusif dalam tim kerja. 11. Menjalin dan memelihara kualitas hubungan kerja dengan mitra. 12. Mampu meningkatkan jumlah dan kualitas hubungan kerja dengan mitra. 13. Mampu memanfaatkan hubungan kerja dengan mitra untuk keberhasilan program sesuai dengan visi dan misi BKKBN.

24 Untuk Informasi Lebih Lanjut Program Pengembangan Diri & Kompetensi Kontak: Yanti Munthe PT ARA Indonesia Menara Ravindo Lantai 15 Jalan Kebon Sirih Kav. 75, Jakarta Pusat Telp: