RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, July xxxx, pp. 1~5 ISSN: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA Sri Hartati Program Studi Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja Jl. A. Yani No A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan hartati_akmi84@yahoo.com Abstrak Kemajuan teknologi sudah semakin meningkat terutama dalam bidang komputer. Kehadiran pengolah data dalam masa sekarang ini banyak membawa perubahan, baik dalam dunia usaha, instansi-instansi pemerintah, swasta, maupun bidang-bidang lainnya baik dalam pengolahan data maupun ke akuratan data yang dihasilkan. Pengarsipan di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja belum menggunakan aplikasi khusus dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Tujuan dari penelitian yaitu untuk membuat sistem informasi pengarsipan surat. Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja bergerak dalam bidang pengarsipan surat. Penelitian di lakukan dengan cara mendatangi langsung Kepegawaian Amik Akmi Baturaja dengan menggunakan metode observasi dan wawancara. Dari semua data tersebut dibuat sebuah sistem informasi pengrsipana di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja menggunakan Borland Delphi 7.0. Dari penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk membuat sistem informasi pengarsipan yang harus dilakukan pertama kali adalah mengumpulkan data, dilanjutkan dengan membuat sistem informasi pengarsipan. Jika sistem informasi pengarsipan yang dibangun mampu meng-input data, melakukan pencarian dan menghasilkan output berupa laporan (report) maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengarsipan berhasil. Dalam Sistem informasi pengarsipan surat yang didapat masih berupa data mentah yang kemudian dimasukan kedalam komputer dengan aplikasi Borland Delphi 7.0 untuk membuat interface program, dengan microsoft access 2007 untuk pembuatan tabelnya, yang telah diproses dan menghasilkan sebuah keluaran berupa laporan-laporan. Nantinya berupa sebuah program berupa sistem informasi pengarsipan surat menggunakan Borland Delphi 7.0 yang dapat digunakan untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar pada kepegawaian AMIK AKMI Baturaja. Kata kunci Pengarsipan, Borland Delphi 7.0, Microsoft Access PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang Dengan berkembangnya sistem informasi saat ini, berbagai bidang menuntut dibutuhkannya suatu sistem komputerisasi agar informasi yang didapat benar-benar akurat. Komputer merupakan salah satu alat bantu bagi manusia yang dapat digunakan untuk berbagi hal contohnya untuk mengetik, mencetak, internet dan juga proses pengolahan data yang menggunakan berbagai software (perangkat lunak) tertentu. Komputer digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pada perusahaan-perusahaan baik pemerintah ataupun swasta dalam meningkatakan oprasionalnya. Peranan komputer Received June 1 st,2012; Revised June 25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 ISSN: sangat diperlukan sebagai sarana-sarana yang digunakan untuk mendukung dan memperlancar pekerjaan agar dapat diselesaikan dalam waktu singkat dan tepat. Sistem informasi saat ini telah dimanfaatkan dalam berbagai bidang perusahaan. Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja proses pencatatan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluarnya masih dilakukan dengan cara manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit pencarian data surat masuk dan surat, dan sering terjadinya surat yang hilang atau rusak. Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini adalah dibangun suatu Sistem Pengarsipan Surat untuk memberikan kemudahan di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang di atas, dirumuskan permasalahannya adalah bagaimana merancang sebuah sistem yang dapat mengolah berkas surat menyurat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dikarenakan semakin banyaknya surat yang harus diarsipkan Batasan masalah Rancangan sistem informasi pengarsipan surat ini terdiri dari 2 bagian besar yaitu surat masuk dan surat keluar. Proses pengarsipan surat dimulai dari proses pemasukan data surat masuk atau surat keluar, sekaligus pengarsipan fisik surat yang sudah di scan Tujuan penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat pada bagian kepegawaian AMIK AKMI Baturaja yang salah satunya dapat digunakan sebagai pedoman dalam meningkatkan status dan jabatan karyawan Manfaat penelitian Dari penelitian diharapkan dapat memberi manfaat antara lain : 1. Mempermudah dalam pengarsipan surat 2. Mengetahui masa jatuh tempo sebuah surat keputusan yang berjangka waktu 2

3 IJCCS ISSN: KAJIAN TEORI 2.1 Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu keinginan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogianto, 1999). Sistem adalah suatu tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponenfungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus)yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Fatansyah, 1999). 2.2 Informasi Menurut Zakiyudin (2012) Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan[9] Sistem Informasi Sistem informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), meproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Loudon, 2005). Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan informasi (Kurniawati, 2009; Sutejo, 2002) Desain sistem Diagram Konteks Diagram konteks merupakan pola pengembangan sistem secara global dan tidak terinci. Penggambaran sistem tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan atau bagian yang akan mengaksesnya. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 ISSN: Tabel Simbol-Simbol Diagram Konteks Simbol Arti Menunjukkan suatu proses sistem Menunjukkan bagian Menunjukkan alir data Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) diperkenalkan pada akhir tahun 1970 dan populerkan sebagai alat desain dan analisa sistem aplikasi oleh Yoardon dan Demarco pada tahun Diagram Alir Data adalah jaringan yang mengambarkan sebuah sistem, menunjukan setiap alur data pada entitas luar pada sebuah sistem, begitu pula pergerakan data dari proses yang satu ke proses yang lainnya pada media penyimpanan secara logika[1]. Data Flow Diagram mempunyai empat elemen dasar yang terdiri dari: a. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity) Menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, departemen, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem atau kedua-duanya. Digambarkan dengan simbol empat persegi panjang (model Yourdon dan Demarco). b. Arus Data ( Data Flow) Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan entitas (external entity) yang digambarkan dengan anak panah. c. Proses (Process) Menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang mesin atau komputer dari suatu data yang masukkan kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Digambarkan dengan lingkaran (model Yourdon dan Demarco). 4

5 IJCCS ISSN: d. Simpanan Data (Data Store) Menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di sistem komputer, arsip atau catatan manual, digambarkan dengan sepasang herizontal. Tabel 2. Simbol-Simbol DFD Menurut Model Yourdon dan Demarco Simbol Arti Menunjukkan entitas dan tujuan Menunjukkan arus data Menunjukkan proses Menunjukkan penyimpanan data Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan yang banyak digunakan dalam merancang tabel dan database serta relasinya. ERD ini juga digunakan untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. Adapun Simbol-simbol ERD yaitu: a. Entitas Adalah suatu data yang dapat disimpan dan berguna bagi badan atau perusahaan, dengan kata lain suatu objek yang dapat diidentifikasi atau dibedakan dengan objek lainnya. Digambarkan dengan kotak persegi panjang. Gambar 1. Lambang Entitas Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 ISSN: b. Atribut Atribut menunjukkan karakteristik dari tiap-tiap entitas. Atribut digambarkan dengan bentuk oval. Gambar 2. Lambang Atribut c. Relasi Relasi menunjukkan hubungan yang terjadi antara entitas. Relasi di gambarkan dengan bentuk belah ketupat atau diamond. d. Line Connector Gambar 3. Lambang Relasi Line Connector digambarkan dengan bentuk garis tunggal. Gambar 4. Lambang Line Connector Kardinalitas Kardinalitas merupakan tingkat hubungan yang terjadi antar entitas di dalam sebuah sistem. Terdapat tiga tingkat hubungan yang terjadi yaitu: a. Hubungan Satu pada Satu (One to One atau 1:1) Jika satu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan suatu kejadian pada entitas kedua. b. Hubungan Satu pada Banyak (One to Many atau 1:M) Jika satu kejadian pada entitas pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas kedua, hanya bisa mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas pertama. c. Hubungan Banyak pada Banyak (Many to Many atau M:N) Jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lain. 6

7 IJCCS ISSN: Relational Database management System (RDBMS) Merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database. Ada 3 (tiga) prinsip dalam RDBMS: a. Data definition Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (dapat berupa angka atau huruf) cara relasi data, validasi data dan yang lainnya b. Data manipulation Data yang telah dibuatdan didefinisikan tersebut akan dilakukan pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan proses query, sebagainya. beberapa c. Data control Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan sebagainya Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS yang menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database. 3. Metodologi penelitian Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 3.1 Metode interview Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung dengan staf kepegawaian AMIK AKMI Baturaja 3.2 Metode Observasi Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan langsung pada objek penelitian, dalam hal ini pengamatan terhadap sistem keluar masuk surat dan pengarsipan berkas dari surat-surat tersebut. 3.3 Study literatur Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan referensi berupa buku dan jurnal yanga berhubungan dengan penelitian. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 ISSN: Analisis dan perancangan Pada tahap perancangan aplikasi secara umum komponen-komponen aplikasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan pada pengguna. Komponen aplikasi yang dirancang adalah input dan output. Dalam perancangan sistem ini menggunakan diagram konteks, (DFD) Data Flow Diagram, dan ERD (Entity Relationship Diagram). 4.1 Rancangan DFD Konteks Data flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu Sistem yang telah ada atau sistem yang baru dikembangkan secara logika. DFD adalah grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang memakai data bergerak dari input ke output. Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan aliran data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Berikut ini merupakan diagram konteks Sistem Informasi Pengarsipan Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja. Laporan Yayasan Kepegawaian -Data karyawan - Data surat SI Pengarsipan surat Laporan Direktur Gambar Diagram Konteks 4. 2 Perancangan Database Digunakan beberapa tabel untuk membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja, adapun table-tabel yang digunakan yaitu : Tabel Login, Tabel Surat Masuk, Tabel Surat Keluar, Tabel Dosen, Tabel Karyawan, dan Tabel Keterangan Surat, Tabel Keterangan SK, Tabel SK Dosen, Tabel SK Karyawan. 8

9 IJCCS ISSN: Perancangan tabel Tabel Tabel surat masuk Tabel Tabel surat keluar Tabel Tabel jenis surat Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 ISSN: Tabel Tabel SK Dosen Tabel SK Dosen Tabel Tabel SK Karyawan 10

11 IJCCS ISSN: Tabel Tabel Dosen Relasi Antar Tabel Berikut adalah bentuk relasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Pengarsipan Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja. Tabel Surat Masuk no_surat_masuk* tgl_surat_diterima perihal asal_surat tgl_surat tujuan_surat arsip Tabel Karyawan Nik* nama tempat tgl_lahir jenis_kelamin tmt status Tabel Surat Keluar no_surat_keluar* kode_surat balasan_surat_masuk tgl_surat_dikeluarkan perihal tujuan_surat arsip Tabel SK Karyawan no_surat* kategori jenis_sk tgl_surat tujuan_surat tgl_jatuh_tempo Tabel Keterangan Surat kode_surat* jenis_surat Tabel Dosen nidn* nama tempat tgl_lahir jenis_kelamin tmt status Tabel SK Dosen no_surat* kategori jenis_sk tgl_surat tujuan_surat tgl_jatuh_tempo Gambar Relasi Antar Tabel Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

12 ISSN: HASIL PENELITIAN Hasil yang didapat dalam penelitian tugas akhir yang dilakukan penulis berupa Sistem Informasi Pengarsipan Di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja Menggunakan Borland Delphi 7.0. Sistem informasi ini terdiri dari beberapa menu yaitu menu awal, menu login, menu bantuan, menu proggrammer, menu utama, proses, pencarian dan laporan, pengaturan, backup, keluar, dimana masing masing menu saling berhubungan. Gambar 5.1. Tampilan Menu Awal Gambar 5.2. Tampilan Menu Utama 12

13 IJCCS ISSN: Gambar 5.3 Tampilan Form Data surat masuk Gambar 5.4 Tampilan Form Keterangan Surat Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

14 ISSN: Gambar 5.5 Tampilan Form data Dosen Gambar 5.6 Tampilan Form data surat keluar 14

15 IJCCS ISSN: Gambar 5.7 Tampilan Form Pencarian dan laporan data surat masuk Gambar 5.8 Tampilan Form Pencarian dan Laporan Data Surat Keluar Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

16 ISSN: KESIMPULAN Dari penelitian yang dilakukan ini didapatkan beberapa kesimpulan, antara lain: 1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dan tabel dibuat menggunakan Microsoft Access Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang dibuat berisi tentang penginputan, proses, pencarian dan laporan dari data surat masuk dan data surat keluar. 3. Proses penginputan data dan pencarian data menjadi lebih mudah. 4. Keamanan data terjamin karena dalam aplikasi ini tersedia form Login sehingga tidak semua user dapat membuka program ini tanpa izin. 5. Sistem informasi ini juga tersedia menu pembuatan laporan sehingga memudahkan pembuatan laporan dalam kurun waktu tertentu yang dapat langsung dicetak. 5. SARAN Beberapa hal yang dapat dijadikan saran adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja di buat sebagai alat bantu pengolahan data surat masuk dan surat keluar menggunakan Borland Delphi 7.0. diharapkan kepada penelitian selanjutnya dapat dikembangkan dengan menggunakan software aplikasi lain. 2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja saat ini masih terbatas dan sederhana, sehingga kedepannya diharapkan dapat dikembangkan secara lebih lengkap. 3. Belum adanya grafik data surat masuk dan surat keluar. 16

17 IJCCS ISSN: DAFTAR PUSTAKA [1] Brigida.2013.Data Flow Diagram Menurut Yourdon dan Demarco. di akses pada tanggal 27 januari 2015 [2]Haryadi, Hendi...Administrasi Perkantoran Untuk Manager Dan Staf. di akses pada tanggal 27 januari 2015 [3]JURNAL TEKNIK ITS Vol. 1, (Sept, 2012) ISSN: Rancang Bangun Perangkat Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas Bagian Surat Masuk Di Kabupaten Buton Utara [4]Kusnassriyanto.2011.Belajar Pemrograman Delphi.Modula: Bandung [5]Putra, H.B. dan Utomo, E.P.2011.Kitab Suci Desktop Programmer.Mediakom: Yogyakarta [6]Riadi, Muchlisin.2012.Pengertian Dokumen Elektronik Dan Arsip. di akses pada tanggal 27 januari 2015 [7]Sugiono Arie, Dkk...Dasar Ms Office 07 Dan Windows Xp. di akses pada tanggal 27 januari 2015 [8]Sutrisno.2014.Renstra SKPD.Kecamatan Lubai Ulu : Karang agung [9]Zakiyudin, Ais Sistem Informasi Manajemen.Mitra Wacana Media: Jakarta Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

18 ISSN: PENELITIAN DOSEN RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA Oleh : SRI HARTATI, M.KOM NIDN AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AKMI BATURAJA