Perancangan Struktur Organisasi

Transkripsi

1 Perancangan Struktur Organisasi Dosen Pembimbing : HAMIDAH NU, DR.MSI Disusun Oleh Kelompok 9 : Fonda Agustina Mulyanto ( ) Fungki Prastyananta ( ) Rahmah Febrina ( ) Din Haidiati ( ) Kelas A, Administrasi Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Admnistrasi Universitas Brawijaya Malang

2 PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengertian Dasar Perancangan Struktur Organisasi (Desain Organisasi) Kata Struktur dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal di mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan. Maka struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan dan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Menurut Hatch ( 1997 : 182 ) struktur organisasi yang sebenarnya bisa jadi tidak sesuai dengan apa yang tertera pada bagan organisasi. Alasannya yaitu : 1) Perubahan organisasi terlalu cepat sehingga bagan yang ada tidak sempat untuk selalu di update. 2) Didalam organisasi ada konflik antar bagian, sehingga bagan organisasi yang sesungguhnya tidak ditampilkan kepada umum. Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. 2

3 2. Model Desain Struktur Organisasi a) Struktur sederhana Rancangan struktur organisasi terkadang tidak harus dilakukan secara mendetail. Pada organisasi-organisasi kecil biasanya tidak dibutuhkan rancangan struktur yang rumit. Hal ini bisa terjadi karena dalam organisasi kecil jumlah orangnya tidak terlalu banyak dan pembagian tugas cukup sederhana, pengelola organisasi dapat membuat struktur hubungan yang bersifat langsung. Inilah yang kemudian disebut dengan struktur sederhana (simple structur). Pemilik + Pengelola Manajer 1 Manajer 2 Manajer 3 Manajer 4 Gambar contoh struktur sederhana Seperti gambar diatas struktur sederhana tidak memiliki jenjang hierarki antara pelaksana dan pengelola. Biasanya pengelola sekaligus bertugas sebagai pemilik atau disebut dengan (senior executif) dan dibawahnya terdapat manajer toko yang masing masing bertanggung jawab atas pengelolaaan tokonya. Kelebihan struktur sederhana adalah struktur ini sangat simple (Robbins, 1990:281). Struktur sederhana memiliki pola yang bersifat langsung sehinggan aktifitas-aktifitas organisasi bisa dilaksanakan dengan mekanisme yang fleksibel dan cepat. Iaya-biaya yang berkaitan dengan koordinasi dan kontrol biasanya relatif sangat kecil. Kelemahan pokok dari struktur sederhana ini adalah aplikasinya yang sangat terbatas. Biasanya perusahaan-perusahaan wiraswasta yang baru saja dididrikan atau organisasi-organisasi kecil yang secara permanen tetap kecil 3

4 (praktik dokter, biro jasa, industri rumah tangga dan lain-lain) mungkin tidak akan mengalami kesulitan ketika menerapkan desain struktur ini. Akan tetapi, ketika ukuran organisasi makin besar dan aktifitas di dalamnya makin kompleks, biasanya struktur sederhana kehilangan efektivitasnya dan harus dicari desain struktur yang lebih cocok dengan aktifitas organisasi tersebut. b) Struktur fungsional Bagi pengelola struktur oraganisasi, perancangan struktur baru adalah sebuah masalah tersendiri. Disaat organisasi makin kompleks dan tidak dapat lagi ditangani dengan struktur sederhana maka cara yang paling umun dilakukan adalah memecah aktifitas-aktifitas organisasi ke dalam fungsi-fungsinyang terpisah. Pengelola harus membagi organisasi menjadi beberapa bidang atau fungsi, yang masing-masing tidak tercampur dengan fungsi-fungsi lainnya. Pada perusahaan manufaktur menengah biasanya terdapat pembgian fungsional seperti: pemasaran, produksi, personalia, dan akunting. Masing-masing fungsi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab dan membawahi sejumlah pelaksana. General Manajer Pemasaran Produksi Penjualan Personalia Akunting c) Gambar contoh struktur fungsional Struktur fungsional memiliki kelebihan yaitu dapat menghindari duplikasi. Stuktur fungsional lebih hemat dalam hal sumber daya yang artinya, dalam suatu organisasi tidak terdapat dua fungsi yang berganda atau redundant. Hanya ada satu unit yang mengurusi, misalnya, masalah pemasaran. Inilah yang merupakan kelbihan strkutur fungsional, sehingga sumber daya organisasi dapat dipergunakan lebih efisien dan terfokus. 4

5 Masing-masing aggota ditempatkan sesuai bidangnya masing-masing dan seorang pimpinan atau manajer mengawasi pekerjaan mereka sekaligus sebagai penanggung jawab. Pengelola organisasi juga lebih mudah mengontrol kinerja perusahaan lewat manajer yang ditempatkan di sebuah bidang. Kelemahan dai struktur fungsional biasanya adalah pada bebean yang haru ditanggung oleh seorang pimpinan (Hatch,1997:184). Pimpinan adalah satu-satunya orang yang mengetahui kondisi organisasi secara keseluruhan. Biasnaya para manajer fungsi hanya berfokus pada bidangnya masingmasing. Akibatnya, keputusan-keputusan yang bersifat startegis haurs diputuskan oleh seorang pimpinan. Hal ini menjadi masalah ketika organisasi bertumbuh semakin besar dan aktifitas didalamnya makin kompleks.seain itu, jika sewaktu-waktu seorang pimpinan mengundurkan diri, maka tidak ada manajer fungsi yang siap mnggantikannya karena setiap manajer tidak mengetaui kondisi keseluruhan perusahaan, mereka hanyasebatas tahu di masing-masing bidang yang meraka tempati. Tetapi tidak semua organisasi yang memakai desain struktur fungsional bergantung pada seorang pimpinan. Pada organisasi fungsional besar, kepemimpinan dikelola oleh beberapa orang yang membantu seorang pimpinan dalam mengatur organisasi. Artinya, kelemahan yang diaksud Hatch barangkali lebih tepat dikenakan pada struktur sederhana yang benarbenar bergantung pada seorang pimpinan. (pemilik sekaligus pengelola). Namun ada kelemahan lain yang lebih kompleks dalam struktur fungsional yaitu persaingan antar fungsi atau bidang. Apabila fungsi-fungsi dijalankan secara terpisah tanpa adanya kerjasama atau koordinasi yang baik maka akan muncul egoisme fungsional. Setiap fungsi menganggap fungsinya adalah yang paling berperan dalam keberhasilan organisasi. d) Struktur multidivisional Struktur multidivisional terdiri dari divisi-divisi operasi, masing-masing mewakili pusat bisnis atau pusat laba yang terpisah, dimana pimpinan atas perusahaan mendelegasikan tanggung jawab operasional setiap hari dan 5

6 strategi unit bisnis kepada manajer divisi. Tujuannya adalah untuk membeerikan kebebasan kepada masing-masing divisi. Sehingga struktur multidivisional mampu menjawab kekurangan pada struktur fungsional. General Manager Divisi 1 Divisi 2 Divisi 3 Produksi Pemasaran dll Produksi Pemasaran dll Produksi Pemasaran dll CONTOH STRUKTUR MULTIDIVISIONAL Kelebihan dari struktur multidivisional adalah : Pimpinan dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis. Masalah-masalah operasional menjadi tanggung jawab kepala divisi. Efektivitas organisasi dapat dipantau secara lebih objektif, sebab apabila suatu perusahaan mengalami kemerosotan kinerjanya, maka organisasi dapat mendeteksi sumber masalah. Penurunan kinerja suatu divisi tidak berdampak pada divisi lain. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara. Kelemahan desain struktur multidivisional adalah : 6

7 - Konflik antar-divisi, atau antara divisi dengan kantor pusat. Konflik antar divisi biasa terjadi apabila suatu divisi tertentu mendapatkan perhatian yang lebih dari pucuk pimpinan yang mengakibatkan persaingan dan kecemburuan antar divisi. Konflik divisi dengan kantor pusat terjadi jika suatu divisi tidak mendapatkan suatu penghargaan yang semestinya atas kerja kerasnya selama ini. - Terjadinya duplikasi. Ini terjadi sebab setiap divisi memiliki fungsifungsi sendiri. Misalnya suatu perusahaan memiliki lima divisi, maka ini berarti perusahaan tersebut memiliki lima unit produksi, lima unit pemasaran pada setiap divisi. Dengan kata lain, ini merupakan suatu pemborosan sumber daya. - Beban koordinasi lebih besar. e) Struktur matriks Struktur matriks diciptakan dengan tujuan untuk menggabungkan kelebihan-kelebihan dari dua jenis desain yaitu struktur fungsional dan struktur muldivisional. Lebih dari 30 tahun desain struktur matriks populer. Perusahaanperusahaan penerbangan, biro iklan, laboratorium penelitian, perusahaan jasa konstruksi, rumah sakit, badan-badan pemerintahan, universitas, dan perusahaan hiburan, merupakan contoh-contoh dari sekian banyak organisasi yang kini memakai desain struktur matriks (Robbins: 1990: 334). 7

8 General Manager IKLAN FINANCE PENYIARAN PRODUKSI Proyek A Proyek B Proyek C Proyek X CONTOH STRUKTUR MATRIKS Anggota tim diambil dari fungsi-fungsi Struktur matriks dibagi atas : 1) Struktur matriks bersifat temporer berlaku efektif jika suatu proyek tertentu masih berlangsung. Contohnya adalah proyek-proyek pada perusahaan televisi, iklan, dll. 2) Struktur matriksbersifat permanen yaitu struktur yang bersifat tetap. Contohnya adalah organisasi universitas, badan-badan pemerintahan, rumah sakit, dll. Kelebihan struktur matriks adalah : Mengalokasikan tenaga spesialisasi secara efisien. Memberikan kebebasan lebih besar kepada anggota organisasi. Menyeimbangkan antara efisiensi dan kecepatan. Ini merupakan manfaat struktur matriks dari segi kinerja organisasi. Sebab struktur fungsional memliki kelebihan dari segi efisiensi sedangkan struktur 8

9 multidivisional memiliki kelebihan dari kecepatan merespons lingkungan. Lebih fleksibel dibandingkan struktur multidivisional. Ini lebih bertumpu pada proyek dalam jangka waktu pendek. Dalam struktur multidivisional proyek dalam jangka waktu pendek sulit dilakukan, sebab harus membuat divisi baru dan memakan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit. Namun jika menggunakan struktur matriks akan lebih fleksibel sebab struktur ini cukup menunjuk kepala proyek dan kepala proyek tinggal mengalokasikan tenaga kerja dan anggaran yang dibutuhkan. Menghindari atau mengurangi ego fungsional. Dengan struktur ini, kekuasaan fungsi dapat diredam oleh pelaksanaan proyek-proyek. Kekurangan desain struktur matriks yaitu : - Tekanan individu. Seorang tenaga spesialis bisa mengalami tkanan pekerjaan yang sangat berat dalam struktur matriks. Hal ini dapat terjadi ketika seorang tenaga spesialis harus menangani beberapa proyek. Apalagi dengan fokus pekerjaan yang berbeda. - Struktur matriks memungkinkan seorang anggota organisasi memiliki dua atasan sekaligus. Yang pertama adalah kepala fungsi dan kedua adalah kepala proyek. - Mendorong terjadinya perebutan kekuasaaan (power struggle). Seorang kepala proyek memungkinkan untuk bertengkar dengan kepala fungsi, berkenaan dengan alokasi sumber daya manusia dan keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proyek. Karena posisinya yang relatif sederajat. Atau konflik dapat terjadi antara kepala-kepala proyek. Salah satu sumber masalahnya adalah perebutan tenaga spesialis. - Lebih membingungkan. Hal ini terjadi ketika anggota organisasi yang terbiasa dengan konsep unity of command, yang membingungkannya ketika ia harus melapor kepada dua atasan sekaligus. 9

10 f) Struktur campuran Struktur campuran (hybrid) merupakan gabungan dari dua atau lebih desain struktur organisasi yang berbeda dengan tujuan untuk menyesuaikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari suatu unit tanpa mengubah desain secara keseluruhan. CONTOH STRUKTUR CAMPURAN (HYBRID) 1) PERUSAHAAN MULTINASIONAL (MULTINATIONAL CORPORATION) Perusahaan multinasional (MNC) adalah sebuah perusahaan internasional atau transnasional yang berkantor pusat di satu negara tetapi kantor cabang di berbagai negara maju dan berkembang. Contohnya termasuk General Motors, Coca-Cola, Firestone, Philips, Volkswagen, British Petroleum, Exxon, dan ITT. Sebuah perusahaan akan menjadi perusahaan multinasional berdasarkan keuntungan untuk mendirikan produksi dan kegiatan lainnya di lokasi asing. Perusahaan mengglobalisasikan kegiatan mereka baik untuk memasok pasar dalam negeri-negara mereka, dan untuk melayani pasar luar negeri secara langsung. STRUKTUR MATRIKS GLOBAL (STRUKTUR CAMPURAN DALAM MNC) Perusahaan multinasional (MNC) akan mencapai suatu tahap perkembangan yang sangat lanjut dan menjadi suatu organisasi yang snaga kompleks, ketika telah mengambil desain struktur yang disebut matriks global (global matrix). Proses ini terjadi ketika MNC meluaskan aktivitasnya ke berbagai Negara dalam skala yang tidak dapat ditangani oleh strukturstruktur biasa. 10

11 GAMBAR: CONTOH STRUKTUR MATRIKS GLOBAL Struktur organisasi global matriks tersebut jauh lebih rumit. Hal ini tercermin dalam dua hal, yaitu: 1. Pengelompokan terhadap produk tidak dilakukan secara individual melainkan per kelompok. Dalam satu MNC bisa terdapat sejumlah kelompok produk. Di sini bisa ditunjuk sejumlah manajer atau pimpinan khusus untuk menangani masing-masing kelompok produk, seperti masalah R & D (Research and Development), desain produk, penciptaan merek, iklan, dan lain-lain; 2. Setiap wilayah memiliki divisi tersendiri, seperti pada contoh gambar struktur matriks global terdapat empat area (Jerman, Amerika Latin, Argentina/Brazil, Spanyol/Portugal). Melalui kombinasi tersebut dikembangkan perusahaan-perusahaan lokal di berbagai tempat untuk melakukan proses manufakturing dan mengelola pemasaran setempat. Prosesnya dengan cara membentuk perusahaanperusahaan baru atau dengan cara mengakuisisi perusahaanperusahaan lokal. Jaringan eksternal yang terbentuk sudah sangat kompleks, di mana MNC biasanya memiliki kelompok pemasok, distributor, dan produsen 11

12 (manufacturer) yang tersebar di berbagai belahan dunia. Struktur ini disebut struktur campuran karena perusahaan-perusahaan lokal yang tersebar di berbagai benua biasanya desain strukturnya tidak sama persis.kita barang kali akan menemukan semua ragam desain struktur di sini, mulai dari struktur sederhana, fungsional, divisional, matriks, hingga struktur hybrid (Hatch, 1997: 194). 2) STRUKTUR JARINGAN (NETWORK) Kata kunci dari struktur organisasi jaringan di sini adalah outsourcing atau kolaborasi. Struktur organisasi yang dibangun melalui diferensiasi vertikal, horizontal, dan spasial tidak berlaku di sini. Dalam bentuk yang sangat ekstrem, struktur jaringan menghasilkan organisasi virtual (virtual organization). Di sini semua aktivitas organisasi telah habis di-outsourcing. Satu-satunya yang tersisa hanya sekelompok kecil eksekutif dan sebuah kantor dengan beberapa ratus orang pegawai. Padahal seharusnya ukuran organisasi yang normal bagi perusahaan-perusahaan multinasional adalah rata-rata di atas 10 ribu orang untuk di kantor pusat saja (Robbins, 1990: 322). Jadi, pengurangan hingga tinggal beberapa ratus orang saja adalah sesuatu yang sangat luar biasa. Esensi pekerjaan eksekutif organisasi virtual terutama adalah melakukan koordinasi dang mengelola hubungan-hubungan eksternal. Semua hubungan bersifat kontrak sehingga sebagian besar waktu para pengelola dihabiskan untuk menangani hubungan-hubungan tersebut dan memastikan kesesuaiannya dengan tujuan-tujuan organisasi. 12

13 Konsultan R&D Independen Agen Periklanan Kelompok Eksekutif Pabrik-pabrik perakitan di negara berkembang Agen-agen penjualan (Sales representatives) GAMBAR: CONTOH STRUKTUR JARINGAN KEUNTUNGAN ORGANISASI JARINGAN 1. Mendorong sharing informasi Desain struktur jaringan biasanya didukung oleh perangkat TI yang canggih sehingga setiap informasi bagi kepentingan organisasi dapat diperoleh dengan cepat dan disebarkan secara instan ke seluruh jaringan. 2. Memudahkan pengambilan keputusan Pengambilan keputusan dilakukan secara fragmentaris (tidak harus melakukan rapat, brainstorming, atau metode-metode koordinasi lainnya) 3. Memacu inovasi Pertukaran gagasan yang jauh lebih kaya dibandingkan organisasi tradisional mendorong pada kreativitas dan berbagai inovasi. 4. Sangat fleksibel mengikuti perubahan tren atau mode Organisasi-organisasi yang membutuhkan kecepatan dalam penyesuaian tren atau mode (pakaian, sepatu, tas, dll) biasanya memperoleh manfaat yang lebih besar dari desain struktur jaringan. 13

14 5. Dapat merespons kebutuhan-kebutuhan atau preferensi-preferensi konsumen yang bersifat lokal karena unit-unit yang tersebar di berbagai penjuru dunia. KELEMAHAN ORGANISASI JARINGAN 1. Tidak bisa diterapkan pada semua jenis industri. Robbins (1990: 346-7) mengatakan bahwa selain organisasi yang menggantungkan diri pada tren dan mode, struktur jaringan biasanya efektif bagi perusahaan manufaktur yang berbasis tenaga kerja murah. 2. Kemungkinan eksploitasi Eksploitasi adalah ketika terdapat partner yang mengambil keuntungan dari informasi penting atau para pemasok memanfaatkan ketergantungan dari unsur-unsur organisasi lain (menaikkan harga ketika tercipta permintaan yang besar). 3. Masalah identitas organisasi Identitas adalah satu-satunya pengikat di antara unit-unit yang tersebar luas secara geografis. 4. Perlu pengelolaan khusus terhadap manajer level menengah dan spesialis Kerja sama dalam jaringan tidak terlalu disukai oleh manajer level menengah dan spesialis, padahal kerja sama adalah inti dari struktur jaringan. 3. Peran administrasi dalam perancangan struktur organisasi Secara umum, dalam setiap organisasi terdapat 5 elemen dasar yang menjadi dasar perancangan struktur organisasi, (Menurut Mintzberg, 1983:262) yaitu : 1. Elemen Operasional (Operating Core) 2. Manajer menengah (Middle Line), penghubung elemen operasional dan pucuk pimpinan 3. Pucuk pimpinan (Strategic Apex) 14

15 Mddle Line 4. Para pembuat peraturan (technostructure), para analis yang bertugas menyusun bentuk-bentuk standardisasi dalam organisasi 5. Staf pendukung (Support staff) Melalui elemen ini dapat dibedakan menjadi 5 model desain yang dapat dipilih oleh pengelola oraganisasi, yaitu : 1. Struktur sederhana 2. Struktur birokrasi mesin (Lebih kurang sejalan dengan sifat-sifat struktur fungsional) 3. Struktur birokrasi profesional (Dicirikan oleh elemen pelaksana yang terdiri dari tenaga-tenaga profesional atau terdidik) 4. Struktur divisional (karakteristik serupa dengan multidivisional) 5. Struktur inovasi (adhocracy- mencakup desain struktur matrix dan organisasi jaringan) Strategic Apex Support Staff Technostructure Karakteristik Desain struktur Mintzberg DESAIN STRUKTUR ELEMEN Sederhana B. Mesin B. Profesional Divisional Inovasi Operating Core Bertanggung jawab Menjalankan operasi Pelaksana adalah Bertanggung jawab Pelaksana, manajer dan 15

16 langsung pada berdasarkan kunci kepada staff pengelola aturan & kepala divisi banyak, dan prosedur batas ketiganya blur Middle Line Tidak ada Manajer adalah pengawas Sedikit Kepala divisi adalah Kunci - Support Staff Tidak ada Pendukung Pendukung Pendukung - Technostructure Tidak ada Pembuat aturan adalah kunci Sedikit Sedikit Sangat sedikit Strategic Apex Satu orang Beberapa Beberapa Beberapa Beberapa Tugas Administrasi menurut Simon (1957:8) meliputi, 1. Penetapan fungsi setiap anggota, ruang lingkup general dan sifat penugasannya 2. Pengalokasian wewenang, menetapkan siapa yang diberi wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci 3. Penetapan batas-batas tindakan yang boleh dilakukan oleh seorang anggota agar terjadi koordinasi satu sama lain dalam organisasi Dalam era informasi struktur lebih mendekati pada seni (art) daripada teknis atau ilmu pasti. Artinya, pertimbangan yang luwes dan kreatif barangkali lebih dibutuhkan daripada sekedar mempertahankan kaidah kaidah baku dalm perancangan struktur organisasi. Langkah-langkah menyusun desain organisasi menurut O Brien adalah 1. Merancang gagasan-gagasan pokok tentang tujuan, visi, dan nilai nilai inti dengannya para anggota organisasi akan mendapat pedoman. 16

17 2. Merancang penugasan-penugasan dalam organisasi yang melipti kebijakan (policies), strategi-strategi, dan struktur Tipe-tipe rancangan struktur organisasi yang dikemukakan dalam teori organisasi yang dikatakan Hatch (1997:190) pada dasarnya adalah tipe murni. Artinya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dari suatu organisasi akan sangat dimungkinkan unutk menggabungkan berbagai tipe tersebut. 17

18 DAFTAR PUSTAKA Internet Hendry.2010.Teori Struktur Organisasi, diakses pada tanggal 11 September 2012 dari Artikel non-personal.2012.struktur Organisasi, diakses pada tanggal 11 September 2012 dari Artikel Non-personal.2012.Perusahaan Multinasional. Diakses pada tanggal 11 September 2012 dari Artikel Non-personal.2012.Pengertian Multinational Corporation MNC Perusahaan. Diakses pada tanggal 11 September 2012 dari Buku Kusdi.2011.Teori Organisasi dan Administrasi.Jakarta:Salemba Humanika. 18