Sistem Pendukung Keputusan Manajemen Pemuatan Semen Curah Via Kapal Meggunakan Metode Weighted Product (WP) pada PT Semen Padang

Transkripsi

1 Sistem Pendukung Keputusan Manajemen Pemuatan Semen Curah Via Kapal Meggunakan Metode Weighted Product (WP) pada PT Semen Padang Idwar 1, Sularno 2 1 Jurusan Manajemen, FEB, Universitas Dharma Andalas Padang 2 Jurusan Sistem Informasi, Universitas Dharma Andalas Padang 1 idwar68@yahoo.com, 2 soelarno@unidha.ac.id Abstrak Sistem pendukung keputusan atau DSS (Decision Support System) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, di mana tak seorang pun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. Permasalahan yang sangat urgen adalah masalah pendistribusian semen via laut. Dalam pendistribusian semen ke daerah perwakilan, PT Semen Padang lebih banyak menggunakan jasa transportasi laut dengan melakukan perjanjian kerjasama dengan beberapa perusahaan pelayaran. Adapun alat transportasi laut yang digunakan adalah kapal curah, kapal bag, dan kapal container. Untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan maka dibantu dengan metode Weighted Product (WP) sehingga dapat mendukung manajemen pemuatan semen curah via kapal penentuan packing plant tujuan. Penentuan atribut/kriteria sangat mempengaruhi hasil perhitungan metode Weighted Product (WP). Kata Kunci: DSS, pendistribusian, pemuatan, semen, Weighted Product (WP) Abstract Decision support systems, or DSS (Decision Support System) is an interactive information system that provides information, modeling, and manipulating data. The system was used to aid decision-making in situations semistructured and unstructured situations, where nobody knows for sure how the decision should be made. The problems are very urgent is the problem of the distribution of cement by sea. In the distribution of cement to the area representative, PT Semen Padang more use of marine transportation services by cooperation agreements with several shipping companies. The tool used was sea transport bulk vessel, bag and container ships. To assist managers in making decisions then assisted with Weighted Product (WP) method so that it can support management via ship loading bulk cement packing plant determination purposes. Determination of attributes/criteria greatly affect the outcome of the calculation method of Weighted Product (WP). Keyword: DSS, distribution, loading, cement, Weighted Product (WP) 1. PENDAHULUAN Pengambilan keputusan kemampuan dalam kunci yang cepat, tepat dan akurat adalah untuk sukses dalam menghadapi persaingan global. Informasi dapat berguna jika digunakan dengan baik, bahkan jika itu diproses oleh sistem sehingga informasi dapat efisien baik. Sistem yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan adalah sistem pendukung keputusan, dimana sistem ini mampu mengelola data dan memberikan solusi alternatif terbaik Turban [1] dan Sprague [2]. Meskipun perhitungan dapat dilakukan secara manual oleh para ahli. Tapi ini membutuhkan waktu yang lama dan akurasi data sehingga dapat mempengaruhi faktor fisikis ahli. Ketika faktor fisikis dialami oleh seorang ahli, hal itu dapat mempengaruhi akurasi keputusan alternatif. Sebuah sistem pendukung keputusan diperlukan untuk menjaga stabilitas hasil akhir dari proses perhitungan alternatif keputusan. Oleh karena itu, diperlukan bagi perusahaan untuk memiliki sistem pendukung keputusan dalam rangka memberikan alternatif yang tepat dalam pengelolaan perusahaan, sehingga perusahaan dapat dikelola secara efektif dan efisien. PT Semen Padang sebagai yang tertua dan perusahaan semen pertama di Indonesia, tentu saja menghadapi masalah yang kompleks dalam menghadapi persaingan global. Salah satunya adalah masalah distribusi semen ke daerah perwakilan yang menjadi ketersediaan stok pusat di wilayah representasi. sistem distribusi dan pemilihan cara yang tepat transportasi akan menjadi salah satu masalah yang harus diselesaikan oleh perusahaan. Karena masalah transportasi sangat erat kaitannya dengan ketersediaan stok, biaya operasi, penjualan dan profitabilitas. Salah satu masalah yang paling mendesak adalah masalah distribusi semen oleh laut. Dalam distribusi semen ke perwakilan daerah, PT Semen Padang lebih banyak menggunakan jasa transportasi laut dengan 349

2 perjanjian kerjasama dengan beberapa perusahaan pelayaran. Transportasi laut yang digunakan massal kapal, tas dan kontainer kapal. Di mana kapal curah lebih fokus pada distribusi semen curah untuk Tanaman Packing di Malahayati, Lhokseumawe, Belawan, Batam, Tanjung Priok, Ciwandan, Dumai, dan beberapa pabrik pengepakan yang dekat dengan selesai. Kapal tas dan kapal kontainer lebih terfokus pada mengisi gudang penyangga dan penjualan bandara FOB (Free on Board). Dalam pemenuhan transportasi laut ini, terutama massal operator membuat perjanjian kerjasama dengan sistem charter dan tramper. Sistem charter dengan sistem kontrak per hari atau per bulan, tergantung pada kesepakatan kedua belah pihak membela. Sementara sistem tramper dengan membayar biaya per ton kargo yang diangkut oleh kapal. Untuk massal operator lebih PT Semen Padang menggunakan sistem charter, itu adalah untuk menjaga ketersediaan kapal dalam proses distribusi. Dari nilai kontrak kapal tersebut tidak sedikit biaya, dengan nilai kontrak kapal mencapai miliaran rupiah per bulan. Kesalahan dalam proses pengaturan pemuatan kapal akan mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan. Oleh karena itu, manajer diharapkan untuk membuat keputusan secara akurat dan cepat. Pengambilan keputusan yang telah dilakukan secara manual, dalam rangka kedatangan kapal dan pengepakan tanaman membutuhkan golongan. Dari latar belakang rumusan masalah dilakukan dengan metode WP (Weighted Product) dan mendukung keputusan merancang sistem untuk membantu manajer atau pengguna dalam menentukan/pengambilan keputusan melalui pemuatan kapal semen curah di PT Semen Padang. 2. METODE Metode Weighted Product (WP) adalah salah satu metode penyelesaian pada masalah MADM (Multi Attribute Decision Making). Metode ini mengevaluasi beberapa alternatif terhadap sekumpulan atribut atau kriteria, dimana setiap atribut saling tidak bergantung dengan yang lainnya. Menurut Yoon [3], metode Weighted Product (WP) menggunakan teknik perkalian untuk menghubungkan rating atribut, dimana rating tiap atribut harus dipangkatkan terlebih dahulu dengan bobot atribut yang bersangkutan. Proses ini sama halnya dengan proses normalisasi. Preferensi untuk alternatif A i diberikan sebagai berikut: (1) dengan i=1,2,...,m ; dimana w j = 1 Dimana: S menyatakan preferensi alternatif dianalogikan sebagai vektor S X menyatakan nilai kriteria W menyatakan bobot kriteria i menyatakan alternatif j menyatakan kriteria n menyatakan banyak kriteria adalah pangkat bernilai positif untuk atribut keuntungan, dan bernilai negatif untuk atribut biaya. w j Preferensi relatif dari setiap alternatif diberikan sebagi berikut: (2) Dimana: V menyatakan preferensi alternatif dianalogikan sebagai vektor X menyatakan nilai kriteria W menyatakan bobot kriteria i menyatakan alternatif j menyatakan kriteria n menyatakan banyak kriteria m menyatakan banyaknya kriteria yang telah dinilai pada vektor S Algoritma Metode Weighted Product (WP) Algoritma Weighted Product (WP) adalah tahapan metode penyelesaian dari masalah MADM. Metode Weighted Product (WP) mengevaluasi m alternatif A i (i = 1, 2,..., m) terhadap sekumpulan atribut atau 350

3 kriteria C j (j = 1, 2,..., n) dimana setiap atribut saling tidak tergantung satu dengan lainnya. Matriks keputusan setiap alternatif terhadap setiap atribut X, Kusumadewi [4], Kusrini [5], diberikan sebagai: (3) Dimana X ij merupakan rating kinerja alternatif ke - i terhadap atribut ke j. Tabel 1 menunjukan matriks keputusan setiap alternatif terhadap setiap atribut dalam penulisan berbentuk tabel yang berisi ranting kerja. Alternatif Tabel 1. Matrik Keputusan Kriteria C 1 C 2... C 3 A 1 x 11 x x 1n A 2 X 12 X X 2n A 3 x 1m x 2m... x mn Nilai bobot yang menunjukan tingkat kepentingan relatif setiap atribut, diberikan sebagai, W: { } (4) Secara singkat, algoritma dari metode weighted product ini adalah sebagai berikut: 1. Melakukan normalisasi bobot yang mengahasilkan nilai. Dimana j = 1, 2,..., n adalah banyak alternatif 2. Menentukan kategori dari masing-masing kriteria, apakah termasuk dalam kriteria keuntungan atau kriteria biaya. 3. Menentukan nilai vektor S dengan mengalikan seluruh kriteria bagi sebuah alternatif dengan bobot sebagai pangkat positif untuk kriteria keuntungan dan bobot berfungsi sebagai pangkat negatif pada kriteria biaya 4. Menentukan nilai vektor V yang akan digunakan untuk perangkingan. 5. Membandingkan nilai akhir dari vektor V, 6. Menentukan nilai alternatif terbaik yang akan menjadi keputusan. Nilai alternatif terbesar merupakan alternatif yang terpilih sebagai alternatif terbaik. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponenkomponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan-kekurangannya yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3.1 Aliran Sistem Informasi (ASI) yang sedang berjalan Aliran sistem informasi adalah siklus dari peredaran data pada sistem informasi sampai dihasilkannya laporan pengambilan keputusan tentang pemuatan semen curah via kapal PT Semen Padang. Aliran informasi menggambarkan dari mana input suatu data dan siapa yang menerima dan mengolah data tersebut sampai dihasilkan laporan yang diserahkan kepada pimpinan. Pada tahap analisa sistem yang sedang berjalan, dilakukan penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Biro Distribusi & Transportasi I yang menjadi pengambil keputusan dalam manajemen pemuatan semen curah via kapal. Dalam alur sistem yang sedang berjalan diperoleh informasi bahwa pada saat kapal sampai di Pilot Station (tempat kapal melakukan antrian di Teluk Bayur), pihak kapal mengirimkan surat kepada Biro Distribusi & Transportasi I bahwa mereka sudah sampai di Teluk Bayur. Kemudian pihak administrasi Biro Distrans I melakukan pencatatan terhadap kapal yang sedang antri. Setelah itu, dicek apakah masih ada kapal yang masih muat di Dermaga atau tidak. Jika ada maka kapal-kapal yang sudah antri harus menunggu sampai kapal yang muat selesai. Jika sudah tidak ada lagi kapal yang muat atau sudah selesai muat, maka Biro Distrans melakukan koordinasi dengan Biro Pengantongan I tentang ada atau tidaknya stock semen di Packing plant Teluk Bayur. Jika stock tidak ada, maka kapal tetap mengantri sampai ada informasi ketersediaan stock. Jika stock di PP Teluk Bayur ada, maka Biro Distrans 1 melakukan 351

4 pengecekan laporan harian persediaan stock akhir packing plant tujuan dan surat permintaan semen dari Biro Pengantongan PP Tujuan. Setelah itu Biro Distrans 1 menentukan packing plant tujuan dan tipe semen yang akan dikirim. Kemudian Biro Distrans I menentukan kapal mana yang akan dimuat terlebih dahulu. Biasanya dilakukan secara manual yang itu berdasarkan no urut antrian kapal atau berdasarkan kapasitas kapal. Setelah kapal ditetapkan, Biro Distrans I menerbitkan surat penunjukan kerja yang ditujukan kepada kapal yang akan muat. Setelah menerima surat tersebut pihak kapal melakukan penyandaran kapal ke Dermaga. Kemudian Biro Pengantongan I melakukan pemuatan semen curah kepada kapal yang bersangkutan berdasarkan tipe semen yang telah ditetapkan. Setelah kapal selesai melakukan pemuatan, pihak kapal menerbitkan surat keberangkatan kapal yang ditujukan kepada pihak Biro Distrans I dan Biro Pengantongan PP Tujuan. Setelah itu kapal berangkat menuju packing plant tujuan. Dalam penentuan pemuatan kapal ini masih dilakukan secara manual dan tidak ada perhitungan khusus dalam seleksi 3.2 Aliran Sistem Informasi (ASI) yang diusulkan Sistem yang sedang berjalan masih menggunakan sistem manual sehingga masih memiliki kelemahanan untuk akurasi penentuan keputusan. Untuk itu sebaiknya digunakan sistem informasi yang berbasis komputer dimana sistem ini nantinya akan membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Adapun Aliran Sistem Informasi (ASI) yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Kapal mengirimkan surat kedatangan kapal di Teluk Bayur kepada Biro Distrans I 2. Pihak administrasi Biro Distrans I akan mengimput data antrian kapal. 3. Dilakukan pengecekan apakah masih ada kapal yang muat atau tidak. Jika masih ada kapal yang muat maka kapal akan tetap mangantri sampai kapal yang muat selesai. Jika kapal yang muat sudah selesai maka dilakukan koordinasi dengan pihak Biro Pengantongan I. 4. Biro Pengentongan I melakukan pengecekan apakah ada stock di Packing plant Teluk Bayur atau tidak. Jika ada maka proses akan dilanjutkan. 5. Kemudian pihak Biro Distrans I akan melakukan perhitungan untuk menentukan kapal yang akan dimuat terlebih dahulu. Hal ini diproses secara otomatis disistem setelah diinputkan datadata yang dibutuhkan. Proses ini akan menghasilkan Laporan Sistem Pendukung Keputusan Manajemen Pemuatan Semen Curah via Kapal. 6. Laporan tersebut menjadi dasar dari pengambilan keputusan kapal yang akan muat. 7. Setelah itu Biro Distrans I akan mengirimkan Surat Penunjukan Kerja (SPK) kepada pihak kapal. 8. Atas dasar surat tersebut pihak kapal melakukan penyandaran ke Dermaga PT Semen Padang di Teluk Bayur. 9. Saat kapal melakukan proses penyandaran kapal Biro Distrans I dapat melakukan penentuan packing plant tujuan. Penentuan packing plant ini berdasarkan laporan stock harian packing plant yang dikirim setiap hari kepada Biro Distrans I. Laporan ini akan diinput kesistem setiap harinya. Nantinya akan menghasilkan laporan stock akhir packing plant. Stock akhir ini akan diinputkan keperhitungan penentuan packing plant tujuan. Laporan dari hasil perhitungan tersebut menjadi landasan bagi manajer untuk mengambil keputusan packing plant tujuan. 10. Setelah kapal selesai melakukan sandar dan packing plant tujuan sudah ditentukan, maka selanjutnya kapal Biro Pengantongan I melakukan pemuatan kepada kapal yang sudah sandar. 11. Selesai melakukan pemuatan selanjutnya kapal mengirim surat keberangkatan kapal kepada Biro Distrans I dan Biro Pengantongan Tujuan. 12. Selanjutnya kapal berangkat menuju packing plant tujuan Context Diagram Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan,yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran Entity Relationship diagram (ERD) Entity Relationship diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan system. Sementara seolah-olah teknik diagram atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan. ERD bersama-sama dengan detail pendukung merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi 352

5 untuk database. Dalam sistem ini digambarkan beberapa entitas dan atribut yang diperlukan serta masingmasingnya. 3.5 Desain SPK Manajemen Pemuatan Semen Curah Via Kapal Metode Weighted Product Gambar1 dan Gambar 2 merupakan bentuk desain dari proses input dan proses query weighted product Gambar 1. Desain input SPK MPSCVK metode weighted product 3.6 Desain Output Gambar 2. Proses query dan report metode weighted product Gambar 3 merupakan gambaran desain output metode weight product Gambar 3 Desain output metode weighted product 3.7 Hasil Pembobotan Prioritas Atribut SPK MPSCVK Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Biro Distribusi dan Transportasi I PT Semen Padang [6], diperoleh informasi bahwa atribut-atribut lihat Tabel 2, yang mempengaruhi perhitungan SPK MPSCVK adalah sebagai berikut: 1. Lama Waktu Tunggu (LWT) kapal LWT diperoleh dari waktu saat perhitungan dikurangi dengan waktu kedatangan (time arrival) kapal di Teluk Bayur. Semakin lama kapal menunggu maka semakin prioritas untuk dilakukan pemuatan. 353

6 2. Nilai kontrak kapal perhari Setiap kapal dikontrak berdasarkan nilai charter yang disepakati oleh pihak vendor dengan pihak PT Semen Padang. Sehingga harga charter yang ditetapkan bervariasi. Kapal yang dicharter ada yang bertipe charter perhari dan ada juga yang yang bertipe charter perbulan. Oleh karena itu, untuk menyamakan presepsi maka sebelum dilakukan perhitungan harus disetarakan dulu dalam bentuk nilai charter perhari. Semakin besar nilai charter perhari kapal maka semakin besar biaya yang dikeluarkan oleh PT Semen Padang. Jadi semakin besar nilai charter kapal maka semakin prioritas untuk dilakukan pemuatan. 3. Potensi kerugian kapal Potensi kerugian kapal diperoleh dari LWT dikali dengan nilai charter kapal perhari. Semakin lama kapal menunggu maka semakin besar potensi kerugian yang akan dihadapi oleh PT Semen Padang. Oleh karena itu, untuk mengurangi kerugian maka pihak PT Semen Padang harus memuat kapal yang potensi kerugiannya lebih besar. 4. Kecepatan kapal Kecepatan kapal sangat berpengaruh terhadap cepat atau lambatnya kapal sampai di Packing plant tujuan. Ketika kapal memiliki kecepatan yang lebih cepat maka potensi perputarannya dalam satu round voyage lebih besar. Sehingga biaya yang dikeluarkanpun semakin efisien. Oleh karena itu, semakin besar kecepatan kapal maka semakin prioritas untuk dilakukan pemuatan. 5. Kapasitas kapal Kapasitas kapal menjadi salah satu patokan dalam penentuan pemuatan kapal. Karena semakin besar kapasitas muatan kapal maka semakin kecil biaya yang dikeluarkan untuk biaya trasportasi. Sehingga kapal yang memiliki kapasitas yang lebih besar lebih prioritas untuk dilakukan pemuatan terlihat pada Tabel 2. Tabel 2. Pembobotan atribut SPK MPSCVK Atribut Bobot C1 : Lama Waktu Tunggu (LWT) 0,25 C2 : Nilai Charter Kapal Perhari 0,20 C3 : Potensi Kerugian 0,35 C4 : Kecepatan Kapal 0,10 C5 : Kapasitas Kapal 0,10 Total 1,00 Gambar 4 yang di paparkan berikut ini ilustrasi dari menu utama metode WP. Gambar 4. Menu utama metode WP Untuk melakukan perhitungan SPK MPSCVK dengan metode Weighted Product, seperti pada langkah berikut: 1. Buka Menu Utama (Switchboard) 2. Pilih menu SPK Manajemen Pemuatan Semen Curah Via Kapal kemudian klik Metode WP, maka akan keluar form seperti gambar 5 dibawah ini: 354

7 Gambar 5 yang dipaparkan berikut mengilustrasikan menu perhitungan WP. Gambar 5. Menu perhitungan WP 3. Lakukan penginputan Waktu Perhitungan SPK 4. Lakukan penginputan Nilai Atribut jika ada perubahan pembobotan atribut. Jika tidak ada perubahan maka lanjutkan kelangkah selanjutanya. 5. Input data Antrian Kapal jika masih ada yang belum diinput. Jika sudah diinput maka lanjutkan kelangkah selanjutnya. 6. Lakukan penginputan data relasi melakukan, yaitu dengan merelasikan Data Kapal dengan Antrian Kapal, Nilai Atribut, dan Waktu Perhitungan. 7. Setelah semua langkah tersebut dilakukan maka Query dan Report dari perhitungan dapat dilihat pada halaman form selanjutnya. Pada Gambar 6 berikut menggambarkan dan menjelaskan proses perhitungan SPK MPSCVK menggunakan metode WP. Gambar 6. Proses Perhitungan SPK MPSCVK menggunakan Metode WP Ada pula berbagai kasus yang terjadi pada SPK MPSCVK dengan metode WP yang digambarkan pada Tabel 3. Tabel 3. Kasus SPK MPSCVK metode WP 4. SIMPULAN Sistem pendukung keputusan manajemen dalam pemuatan kapal semen curah dengan metode Weighted Product (WP) dapat digunakan sebagai alat bantu bagi manajer dalam menentukan pemuatan semen curah melalui kapal dan penentuan packing plant tujuan. Penentuan atribut/kriteria sangat mempengaruhi 355

8 hasil dari metode perhitungan Weighted Product (WP). Hasil tes menunjukkan bahwa metode Weighted Product (WP) dapat menghasilkan alternatif dan keputusan yang valid untuk mendukung keputusan. Penelitian ini dapat dikaji dengan menggunakan beberapa Multiple Attribute Decision Making (MADM), diharapkan untuk penelitian lebih lanjut dikembangkan dengan metode lain seperti Analytical Hierarchy Process (AHP). sistem pendukung keputusan ini masih offline, diharapkan untuk dikembangkan dalam bentuk online atau web-based dan memiliki database relasional. Sehingga manajer dapat mengakses data di mana dan kapan saja. 5. REFERENSI [1] Turban, E., Aronson, J.E., and Liang, T.P Decision Support Systems and Intelligent Systems. Pearson Education, Inc, New Jersey. [2] Sprague, R. H. and E. D. Carlson Building effective decision support systems. Englewood Cliffs, N.J., Prentice-Hall [3] Hwang, C.L.; Yoon, K Multiple Attribute Decision Making: Methods and Applications. Springer-Verlag, New York. [4] Kusumadewi, Sri. Hartati, Sri. Harjoko, Agus. Wardoyo, Retantyo Fuzzy Multi Attribute Decisopn Making (Fuzzy MADM). Graha Ilmu, Yogyakarta. [5] Kusrini Concepts and Applications of decision support systems. Publisher Andi, Yogyakarta. 356