MONITORING KUOTA DOSEN PEMBIMBING DENGAN OPTIMALISASI SISTEM INFORMASI PADA PERGURUAN TINGGI ABSTRACT

Transkripsi

1 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing 89 MONITORING KUOTA DOSEN PEMBIMBING DENGAN OPTIMALISASI SISTEM INFORMASI PADA PERGURUAN TINGGI Sri Rahayu 1, Sunar Abdul Wahid 2, Syarah 3 1,3 Dosen Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja 2 Dosen Universitas Borobudur 1,3 STMIK Raharja, Jl. Jend Sudirman No. 40 Cikokol-Tangerang 2 Universitas Borobudur, Jalan Raya Kalimalang No.1 Jakarta ayoe16@yahoo.com 1, ptdhafan@yahoo.com 2, Syarah@faculty.raharja.ac.id 3 ABSTRACT Many agencies now have left the information search process manually because it takes a long time. Now switch to using an information system supported by the network, so we can access the information quickly, precise, and Timelines. Similarly, in the world of education in the university, one of them by optimizing the use of information systems in the quota system lecturer for Thesis. Problems that occur without the information system is the difficulty of a Head of Department in monitoring and controlling the process of filing Lecturer for students preparing thesis, especially when increasing the number of Students and Lecturers. Through observation, it may be proved that the information system are controlling the elections supervisor for the student who has a decent thesis in each department, and became a highly effective means for every head of Department to obtain information quickly and up to date in the process submission of thesis student counseling. With optimum information system, the distribution of students in each faculty and automatically controlled. Keywords : Information System, Lecture Quote, Control System. ABSTRAK Banyak instansi saat ini yang telah meninggalkan proses penelusuran informasi secara manual karena membutuhkan waktu yang lama. Sekarang beralih menggunakan Sistem Informasi yang didukung oleh jaringan, sehingga kita dapat mengakses informasi secara optimal, cepat, tepat, dan timelines. Demikian pula pada dunia pendidikan di Perguruan Tinggi, salah satunya dengan mengoptimalkan penggunaan sistem informasi dalam Sistem kuota dosen pembimbing untuk KKP, Tugas Akhir/Skripsi. Masalah yang terjadi tanpa adanya sistem informasi adalah sulitnya seorang Ketua Jurusan dalam memonitoring dan kontrol proses pengajuan Dosen Pembimbing bagi mahasiswa yang sudah layak menyusun Tugas Akhir/Skripsi, apalagi makin banyaknya jumlah Mahasiswa dan Dosen. Melalui observasi yang dilakukan, dapat dibuktikan bahwa dengan Sistem Informasi terdapat pengontrolan dalam pemilihan dosen pembimbing bagi mahasiswa yang telah layak validasi KKP, TA/Skripsi pada Jurusannya masing-masing, dan menjadi sarana yang sangat efektif bagi setiap Kepala Jurusan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan up to date dalam proses pengajuan bimbingan tugas akhir mahasiswa. Dengan sistem informasi yang optimal, pendistribusian mahasiswa pada masing-masing dosen dan secara otomatis terkendali. Kata Kunci : Sistem Informasi, Kuota Pembimbing, Sistem Kontrol.

2 90. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm PENDAHULUAN Perkembangan kebutuhan informasi yang cepat sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, khususnya ilmu komputer. Dalam hal ini, komputer memegang peranan yang sangat penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data. Penggunaan komputer yang dilengkapi dengan program aplikasi yang menunjang akan menghemat waktu, biaya, dan tenaga serta memudahkan dalam menghasilkan informasi berkualitas seperti yang dibutuhkan. Banyak instansi saat ini yang telah meninggalkan proses penelusuran informasi secara manual karena membutuhkan waktu yang lama. Sekarang beralih menggunakan Sistem Informasi yang didukung oleh jaringan, sehingga kita dapat mengakses informasi secara optimal, cepat, tepat, dan timelines. Demikian pula pada dunia pendidikan di Perguruan Tinggi, salah satunya dengan mengoptimalkan penggunaan sistem informasi dalam Sistem kuota dosen pembimbing untuk KKP, Tugas Akhir/Skripsi. Dosen pembimbing pada setiap proses penelitian sangat dibutuhkan agar dapat membimbing semua mahasiswa dalam mencapai penelitian yang baik dan terarah. Dengan adanya sistem informasi kuota pembimbing diharapkan monitoring dan kontrol oleh Kepala Jurusan dapat dijalankan dengan baik, serta informasi yang dibutuhkan dapat direalisasikan dengan optimal. PERMASALAHAN Prosedur yang digunakan adalah mahasiswa diberikan keleluasaan dalam memilih dosen pembimbing namun kuota masing-masing Dosen tetap harus relevan. Masalah yang terjadi tanpa adanya sistem informasi adalah sulitnya seorang Ketua Jurusan dalam memonitoring dan mengontrol proses pengajuan Dosen Pembimbing bagi mahasiswa yang sudah layak menyusun Tugas Akhir/Skripsi, apalagi makin banyaknya jumlah Mahasiswa dan Dosen. METODE PENELITIAN A. Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data disesuaikan dengan jenis data yang akan dikumpulkan yaitu teknik untuk pengumpulan data primer dan teknik untuk pengumpulan data sekunder. Untuk memperoleh data yang diperlukan, pengumpulan data primer pada penelitian ini dilakukan dengan metode observasi dan wawancara langsung dengan stakeholder. Sedangkan data sekunder diperoleh dengan melakukan wawancara dengan beberapa pihak yang terkait dengan penelitian. B. Metode Penelitian Metode penelitian yang di pakai peneliti dalam melakukan analisa pada Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut : Mempelajari prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pengajuan dosen pembimbing. Mempelajari aktifitas dan kegiatan akademik di Perguruan Tinggi. Mempelajari dokumen-dokumen lainnya yang didapat dari Perguruan Tinggi. Membuat rancangan awal (rancangan umum) untuk Sistem, yang selanjutnya akan dipakai sebagai acuan untuk merancang Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing pada Perguruan Tinggi. HASIL dan PEMBAHASAN Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. [1]

3 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing 91 Setiap mahasiswa yang ingin mengajukan sebuah penelitian harus disertai dengan pengajuan dosen pembimbing, pemilihan dosen pembimbing tidak lagi dilakukan secara manual, disini sistem dapat memberikan fasilitas pemilihan dosen pembimbing secara online. Setiap data dosen pembimbing yang di input oleh admin, akan terekam dalam database, secara otomatis saat mahasiswa memerlukan informasi dosen pembimbing, informasi akan update. Namun jika Dosen yang dipilih sudah penuh, maka akan ada informasi dari Sistem untuk diarahkan ke Dosen lainnya. Sedangkan bagi Kepala Jurusan, kemudahan yang diterima dari Sistem adalah pada saat memonitoring proses pengajuan Dosen Pembimbing oleh mahasiswa yang sudah di kontrol dengan baik oleh Sistem. Maka pembatasan jumlah data yang boleh masuk dan jumlah data yang boleh ke luar jadi terkontrol dengan baik. [2] Penggambaran Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing dengan Unified Modelling Language (UML) A. Use Case Diagram Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan interaksi antara sistem dan pemakai (User) Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing (untuk Kepala Jurusan)

4 92. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm Berdasarkan gambar 1. Use Case Diagram yang dirancang terdapat : a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pengontrolan kuota dosen pembimbing pada Perguruan Tinggi. b. 2 actor yang melakukan kegiatan pengontrolan, yaitu Kepala Jurusan dan Asisten Direktur. c. 11 use case yang dilakukan oleh actor. d. 16 include yang menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit. Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing (untuk Mahasiswa) Berdasarkan gambar 2. Use Case Diagram yang dirancang terdapat : a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pengajuan penelitian KK, TA/Skripsi dan perubahan dosen pembimbing. b. 1 actor yang melakukan kegiatan pengajuan penelitian, yaitu Mahasiswa. c. 7 use case yang dilakukan oleh actor. d. 14 include yang menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit B. Activity Diagram Sistem Kuota Dosen Pembimbing Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

5 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing Activity Diagram Login untuk Kepala Jurusan Gambar 3. Activity Diagram Login Sistem Kuota Dosen Pembimbing (untuk Kepala Jurusan) Berdasarkan gambar 3. Activity Diagram Login yang dirancang terdapat : a. 1 Initial Node, objek yang diawali. b. 3 action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi. c. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan. d. 1 Activity Final Node, objek yang di akhiri. 2. Activity Diagram Login untuk mahasiswa Gambar 4. Activity Diagram Login Sistem Kuota Dosen Pembimbing (untuk mahasiswa) Berdasarkan gambar 4. Activity Diagram yang dirancang terdapat : a. 1 Initial Node, objek yang diawali. b. 3 action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi. c. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan. d. 1 Activity Final Node, objek yang di akhiri.

6 94. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm C. Class Diagram Sistem Kuota Dosen Pembimbing Gambar 5. Class Diagram Sistem Kuota Dosen Pembimbing. Berdasarkan gambar 5. class diagram yang dirancang terdapat : a. 10 class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama. b. 16 association, digunakan untuk memodelkan relasi di antara objek. D. Sequence Diagram Sistem Kuota Dosen Pembimbing 1. Sequence Diagram Login untuk Kepala Jurusan Gambar 6. Sequence Diagram Login Sistem Kuota Dosen Pembimbing (untuk Kepala Jurusan) Berdasarkan gambar 6. sequence diagram yang diusulkan terdapat : a. 1 lifeline antarmuk.

7 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing 95 b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Kepala Jurusan ataupun Asisten Direktur. c. 5 message yang menspesifikasikan dari komunikasi antar objek yang memuat informasiinformasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor. 2. Sequence Diagram login untuk Mahasiswa Gambar 7. Sequence Diagram Menu login Sistem Kuota Dosen Pembimbing (Untuk Mahasiswa) Berdasarkan gambar 7. sequence diagram pada SIS : a. 1 lifeline antarmuka. b. 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu Mahasiswa. c. 5 message yang menspesifikasikan dari komunikasi antar objek yang memuat informasiinformasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor. Aplikasi Sistem Kuota Dosen pembimbing Setelah membuat rancangan Sistem dan database, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan tampilan Sistem kuota dosen pembimbing. Rancangan tampilan aplikasi dibuat dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver dan program aplikasi PHP, dikoneksikan dengan database. 1. Tampilan Form Input Dosen Pembimbing Gambar 8. Tampilan menu input dosen pembimbing Aplikasi pada Gambar 8 menampilkan menu untuk meng-input data dosen pembimbing yang direkomendasikan untuk membimbing pada semester dan tahun ajaran aktif.

8 96. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm Tampilan Menu Konfirmasi Mahasiswa KKP Gambar 9. Tampilan Konfirmasi Bimbingan KKP Aplikasi pada Gambar 9 menampilkan informasi mahasiswa yang mengajukan dosen pembimbing KKP (Kuliah Kerja Praktek) pada semester dan tahun ajaran aktif. 3. Tampilan Menu Konfirmasi Mahasiswa TA/Skripsi Gambar 10. Tampilan Konfirmasi Bimbingan TA/Skripsi Aplikasi pada Gambar 10 menampilkan informasi mahasiswa yang mengajukan dosen pembimbing Tugas Akhir/skripsi pada semester dan tahun ajaran aktif. 4. Tampilan Menu Input Kuota Bimbingan Gambar 11. Tampilan Menu Input Kuota Bimbingan TA/Skripsi Aplikasi pada Gambar 11 menampilkan menu untuk menginput kuota dosen pembimbing Tugas Akhir/skripsi pada semester dan tahun ajaran aktif.

9 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing Tampilan Formulir Permohonan Penelitian KKP Gambar 12. Tampilan Form Permohonan Penelitian KKP Aplikasi pada Gambar 12 menampilkan form pengajuan penelitian KKP pada semester dan tahun ajaran aktif. 6. Tampilan Pemilihan Dosen Pembimbing KKP Gambar 13. Tampilan Pemilihan Dosen Pembimbing KKP Aplikasi pada Gambar 13 merupakan informasi bagi mahasiswa saat akan menentukan dosen pembimbing KKP-nya. Jika kuota sudah penuh, maka secara otomatis sistem akan memberikan tanda sebagai informasi untuk memilih dosen pembimbing yang lain. 7. Tampilan Formulir Permohonan TA/Skripsi Gambar 14. Tampilan Form Permohonan Penelitian TA/Skripsi

10 98. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm Aplikasi pada Gambar 14 menampilkan form pengajuan penelitian Tugas Akhir/skripsi pada semester dan tahun ajaran aktif. 8. Tampilan Pemilihan Dosen Pembimbing TA/Skripsi Aplikasi pada Gambar 15 di bawah ini merupakan informasi bagi mahasiswa saat akan menentukan dosen pembimbing-nya (mahasiswa Tugas Akhir/skripsi). Jika kuota sudah penuh, maka secara otomatis sistem akan memberikan tanda sebagai informasi untuk memilih dosen pembimbing yang lain. Gambar 15. Tampilan Pemilihan Pembimbing TA/Skripsi Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dari beberapa user (Ketua Jurusan), tanggapan sangat positif diberikan pada Sistem Informasi yang dirancang (Gambar 16). Hal ini dilihat dari efektivitas dan efisiensi saat testing Sistem Informasi dilakukan. Gambar 16. Grafik Survei KESIMPULAN Perancangan sistem informasi kuota dosen pembimbing memberikan kemudahan bagi user, dalam hal ini adalah Mahasiswa dan Kepala Jurusan. Melalui observasi yang dilakukan, dapat dibuktikan bahwa dengan Sistem Informasi terdapat pengontrolan dalam pemilihan dosen pembimbing bagi mahasiswa yang telah layak validasi KKP, TA/Skripsi pada Jurusannya masingmasing, dan menjadi sarana yang sangat efektif bagi setiap Kepala Jurusan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan up to date dalam proses pengajuan bimbingan tugas akhir mahasiswa. Dengan sistem informasi yang optimal, pendistribusian mahasiswa pada masing-masing dosen dan secara otomatis terkendali. Kepala Jurusan dapat mempersingkat waktu untuk menghasilkan laporan ke pemimpin dalam penentuan dosen pembimbing dengan mahasiswa yang menjalankan Tugas Akhir.

11 Sri Rahayu, Monitoring Kuota Dosen Pembimbing 99 DAFTAR RUJUKAN Ahman, eeng Membina Kompetensi Ekonomi, Grafindo Media Pratama, Jakarta, Abdul Kadir. Dasar Pemrograan Web Dinamis Menggunakan PHP, 2008, Andi Offset. Ali Ibrahm. Pengembangan Sistem Informasi Monitoring Tugas Akhir Berbasis Short Message Service (SMS) Gateway di Fasilkom Unsri : September 2011; Journal Jusi, Unsri Palembang. Edward Simanungkalit, dkk. Sistem Monitoring Aktivitas Ormas dan LSM 2012; Journal Politeknik Telkom, Bandung. Kusrini, Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data, Edisi I, Andi, Yogyakarta, halaman 11, Munawar. Pemodelan Visual Dengan UML. Yogyakarta Oleh Sholeh. SQL sebagai Konsep Pembuatan Sistem Database, 2006, Jurnal Cyber. Raden Ajeng Rika Fitri, dkk. Sistem Informasi Pendaftaran Pelanggan dan Pengelolaan Kuota SMS Broadcast : 2011; Journal Politeknik Telkom, Bandung. Sitepu, Erni Syahputri. Perancangan Sistem Informasi Validasi KKP dan Skripsi Pada STMIK Raharja Tangerang Tangerang : STMIK Raharja Tangerang, Sanusi, Saepul Anwar. Perancangan Sistem Informasi Kuota Dosen Pembimbing Pada Perguruan Tinggi Raharja. Tangerang : STMIK Raharja Tangerang, Tri Kuntoro Priyambodo, Untung Rahardja. Pengontrolan Mutu Sistem Informasi Dengan Metode Database Self Monitoring. 2008; Journal CCIT, Tangerang.