SPESIFIKASI TEKNIS STIKER VISA DAN VAUCER VISA KUNJUNGAN SAAT KEDATANGAN

Transkripsi

1 5 LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 08 TAHUN 2012 TENTANG SPESIFIKASI TEKNIS VISA KUNJUNGAN DAN VISA TINGGAL TERBATAS SERTA APLIKASI PERSONALISASI VISA SPESIFIKASI TEKNIS STIKER VISA DAN VAUCER VISA KUNJUNGAN SAAT KEDATANGAN A. Spesifikasi Stiker Visa yang Dikeluarkan oleh Perwakilan Republik Indonesia 1. Spesifikasi teknis terdiri atas: a. ukuran kirim : 14,5 cm x 10,5 cm (empat belas koma lima sentimeter dikali sepuluh koma lima sentimeter) b. ukuran die cut : 11,5 cm x 8 cm (sebelas koma lima sentimeter dikali delapan sentimeter) c. kertas sekuriti : 1) jenis : kertas stiker sekuriti (ultraviolet dull paper), nonwatermark; 2) warna : putih gading (broken white); 3) visible fiber : merah dan biru; 4) invisible fiber : merah, kuning, dan biru; 5) berat dasar : g/m2 (seratus lima puluh enam ditambah Sembilan gram per meter persegi); dan 6) pemendaran di bawah sinar ultraviolet : tidak memendar 2. Cetakan terdiri atas: a. cetakan dasar Special Raster yang dibentuk oleh minitext VISARI, dikombinasikan dengan special pattern yang dibentuk oleh garisgaris bergelombang, microtext VISARI, yang secara keseluruhan membentuk ornamen tertentu.

2 6 b. cetakan tindih Bagian atas, kiri sampai kanan terdapat kombinasi elemen geometris berwarna continous hijau dan biru yang dipadukan dengan foil kinegram: 1) pada bagian kiri dan kanan cetakan berwarna biru, terdapat diapositive microtext VISARI yang berulang tanpa spasi. 2) pada bagian cetakan berwarna hijau, terdapat ornamen batik. 3) line width modulation dan latent image VISARI terdapat di sebelah kanan foil kinegram. 4) pada bagian tengah terdapat teks REPUBLIC OF INDONESIA. 5) pada bagian kanan atas terdapat suatu bentuk tertentu yang memiliki efek berubah warna (colour shifting) warna keemasan ke hijau jika dilihat dengan sudut pandang yang berbeda. 6) nomor seri terdapat pada bagian kanan atas dan kiri bawah yang masing-masing terdiri dari 2 (dua) huruf dan 7 (tujuh) angka, dengan susunan satu huruf satu angka satu huruf enam angka. 3. Desain Stiker Visa memuat: a. latent image; b. line width modulation; c. diapositive; dan d. positive microtext. Gambar I 4. Foil kinegram terdiri dari 1 (satu) buah kinegram berbentuk lingkaran yang memuat:

3 7 a. lambang Garuda Pancasila; b. garis garis lengkung simetris yang terpusat dan menyebar ke seluruh sisi; c. microtext REPUBLIK INDONESIA yang ditulis secara berulang dengan spasi; dan d. nanotext REPUBLIK INDONESIA dengan spasi yang utuh atau terpotong sebagian. 5. Teknik cetak pada Stiker Visa terdiri atas teknik cetak offset, intaglio, hot stamping dan cetak digital. 6. Fitur pengaman terdiri atas: a. kertas yang tidak memendar (ultraviolet dull), memiliki serat visible berwarna merah dan biru serta serat invisible merah, kuning dan biru jika dilihat di bawah sinar ultraviolet; b. cetakan tindih: 1) memiliki cetakan yang halus dan tajam seperti diapositive microtext VISARI dan line width modulation dua warna yang menyambung; 2) latent image text VISARI cetakan intaglio yang hanya terbaca pada sudut kemiringan tertentu; 3) memiliki sifat tactile effect atau dapat diraba. c. tinta: 1) bentuk tertentu menggunakan tinta berubah warna (colour shifting ink) yang akan berubah gold to green (keemasan ke hijau); 2) memiliki cetakan dasar berwarna kuning memendar kuning (invisible flourecent ink), yang akan tampak membentuk ornamen tertentu. d. foil kinegram yang berbentuk lambang Garuda Pancasila, memuat fitur pengaman: 1) efek pertukaran warna warni (colourfull) apabila obyek diputar (seratus delapan puluh derajat); 2) area yang berwarna warni jika dilihat pada posisi tengah; 3) efek perubahan ukuran pada obyek teks RI yang tampak tidak berwarna (akromatik) terlihat membesar atau mengecil jika digerakkan ke kiri dan ke kanan pada sumbu vertikal; 4) garis-garis halus di dalam ornamen bintang dan akan terlihat bergerak berputar dan tampak terang;

4 8 5) lambang Garuda Pancasila yang tampak timbul dari permukaan; 6) teks berwarna-warni dengan ukuran mikro dan hanya dapat dilihat dengan alat bantu kaca pembesar; 7) teks berwarna-warni dengan ukuran nano dan hanya dapat dilihat dengan alat bantu mikroskop; dan 8) kombinasi antara image berupa garis-garis halus dengan teknik demetalizing yang sangat presisi sehingga image cetakan yang di bawahnya masih terlihat jelas. e. teknik cetak yaitu cetakan tindih yang dicetak dengan menggunakan teknik cetak intaglio dan jika diraba akan menimbulkan efek rabaan (tactile effect). B. Spesifikasi Stiker Visa Kunjungan Saat Kedatangan 1. spesifikasi Teknis Stiker Visa terdiri dari: a. ukuran kirim : 12,5 cm X 10,1 cm (duabelas koma lima sentimeter dikali sepuluh koma satu centi meter); b. ukuran die cut : 0,5 cm X 8 cm (sepuluh koma lima sentimeter kali delapan sentimeter); c. kertas sekuriti : 1) jenis : kertas stiker sekuriti (ultra violet dull paper), non watermark; 2) warna : putih gading (broken white); 3) visible fibers : merah dan biru; 4) invisible fibers : g/m 2 (seratus lima puluh enam ditambah sembilan gram per meter persegi); 5) Pemendaran di bawah sinar ultraviolet 2. Cetakan pada Stiker visa terdiri atas: : tidak memendar. a. cetakan dasar special raster yang dibentuk oleh minitext VISARI, dikombinasikan dengan special pattern yang dibentuk oleh garis garis bergelombang, microtext VISARI yang secara keseluruhan membentuk ornamen tertentu.

5 9 b. cetakan tindih dari kiri ke kanan berupa: 1) pada bagian kiri dan kanan atas terdapat 2 (dua) buah nomor seri yang masing-masing terdiri dari 2 (dua) huruf dan 8 (delapan) angka dengan susunan satu huruf satu angka satu huruf tujuh angka. 2) pada bagian bawah nomor seri sebelah kiri terdapat lambang Garuda Pancasila. 3) pada bagian bawah nomor seri sebelah kanan terdapat: a) garis garis miring yang membentuk latent image teks VISA RI, relief dan line width modulation berupa ornamen batik dan tiga bintang segi delapan, dipadukan dengan Foil Kinegram berbentuk lambang Garuda Pancasila, microtext dan diapositive microtext VISARI yang berulang tanpa spasi arah horizontal. b) suatu bentuk tertentu yang memiliki efek berubah warna (colour shifting) warna keemasan berubah menjadi hijau jika dilihat dengan sudut pandang yang berbeda yang di tengahnya terdapat teks VISA. c) teks REPUBLIC OF INDONESIA. 4) pada bagian tengah teks REPUBLIC OF INDONESIA, terdapat teks Visa on Arrival and Landing Permission di sebelah kiri dan di sebelah kanan teks Visa on Arrival and Landing Permission. 5) pada bagian kiri dan kanan bawah teks Length of stay 30 days - Date of issue:, microtext modulation VISARI yang berulang tanpa spasi membentuk persegi panjang, dan barcode 2 (dua) dimensi. 6) di bawah barcode sebelah kiri terdapat teks DIRECTORATE GENERAL OF IMMIGRATION. 3. Desain Stiker Visa memuat: a. latent image; b. relief dan line width modulation; c. microtext; d. diapositive dan positive microtext; e. microtext modulation; dan f. accuracy lines.

6 10 Gambar 2 5. teknik cetak pada Stiker Visa: a. cetak offset; b. intaglio; c. hot stamping; dan d. cetak digital. 6. fitur pengamanan pada Stiker Visa: a. kertas yang tidak memendar (ultraviolet dull) dan memiliki serat visible berwarna merah dan biru dan serat invisible memendar merah, kuning dan biru jika dilihat di bawah sinar ultraviolet; b. cetakan tindih: 1) memiliki cetakan yang halus dan tajam seperti accuracy lines (security lines dua warna yang menyambung), diapositive microtext VISARI, dan microtext modulation VISARI, relief and line width modulation (garis garis security yang membentuk relief/image); 2) lattent image teks VISARI cetakan intaglio yang hanya terbaca pada sudut kemiringan tertentu; dan 3) cetakan tindih intaglio yang jika diraba akan menimbulkan efek rabaan (tactile effect). c. tinta 1) bentuk tertentu yang memuat teks VISA dicetak menggunakan tinta berubah warna (colour shifting ink) yang akan berubah warna gold to green (keemasan ke hijau) jika dilihat pada sudut pandang yang berbeda.

7 11 2) memiliki cetakan dasar warna kuning memendar kuning yang akan tampak membentuk ornamen tertentu jika dilihat di bawah sinar UV. d. foil kinegram pada Stiker Visa berbentuk lingkaran yang memuat: 1) lambang Garuda Pancasila yang memuat fitur pengaman: a) efek pertukaran warna warni (colourfull) jika obyek diputar 180 O (seratus delapan puluh derajat); b) area yang berwarna warni jika dilihat pada posisi tengah; c) efek perubahan ukuran pada obyek teks RI yang tampak tidak berwarna (akromatik) terlihat membesar atau mengecil jika digerakan ke kiri dan ke kanan pada sumbu vertikal; d) garis-garis halus di dalam ornamen bintang dan akan terlihat bergerak berputar dan tampak terang; e) gambar lambang Garuda Pancasila yang tampak timbul dari permukaan; f) teks berwarna-warni dengan ukuran mikro dan hanya dapat dilihat dengan alat bantu seperti kaca pembesar; g) teks berwarna-warni dengan ukuran nano dan hanya dapat dilihat dengan alat bantu mikroskop; dan h) kombinasi antara gambar berupa garis-garis halus dengan teknik demetalizing yang sangat presisi sehingga gambar cetakan yang di bawahnya masih terlihat jelas. 2) garis garis lengkung simetris yang terpusat dan menyebar ke seluruh sisi; 3) microtext REPUBLIK INDONESIA yang berulang dengan spasi; dan 4) nanotext REPUBLIK INDONESIA dengan spasi yang utuh atau terpotong sebagian. C. Spesifikasi Vaucer Visa Kunjungan Saat Kedatangan 1. ukuran a. 14 cm x 21 cm (ukuran 3 up); dan b. 14 cm x 7 cm (ukuran 1 up)

8 12 2. kertas a. Jenis : kertas sekuriti bertanda air logo Peruri; b. Warna : putih gading (broken white); dan c. Berat dasar : 80 g/m 2 (delapan puluh gram per meter persegi). 3. cetakan a. cetak offset : special raster micro text VISA RI di kombinasi dengan security element: 1) image; 2) line; dan b. digital printing : barcode 3) security effect. c. die cut : perforasi potong 4. fitur pengaman a. desain : 1) security lines; 2) security effect; 3) security image; dan 4) security text. b. tinta : visible flourescent yaitu tinta yang kasat mata yang akan memendar di bawah sinar ultraviolet. 5. Desain vaucer visa a. Vaucer US 25 Dollars

9 13 b. Vaucer US 10 Dollars MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN

10 14 LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 08 TAHUN 2012 TENTANG SPESIFIKASI TEKNIS VISA KUNJUNGAN DAN VISA TINGGAL TERBATAS SERTA APLIKASI PERSONALISASI VISA PETUNJUK INSTALASI DAN PENGOPERASIAN APLIKASI PERSONALISASI VISA A. RINGKASAN SISTEM APLIKASI Aplikasi Personalisasi Visa versi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman microsoft visual basic versi 6.0 dengan microsoft access sebagai basis data. Fasilitas yang direpresentasikan dalam susunan menu dan submenu pada aplikasi ini sebagai berikut: 1. Master Data a. representative offices; b. year code; c. consulate identity; d. country code; e. type of visa; f. index of visa; g. work table; h. government; i. reasons prevent desist; j. prevent desist; k. inventory stock; dan l. logout. 2. Visa transaction a. receiving visa sticker; b. application for visa; c. application for visa work on holiday (menu application for visa work on holiday hanya tampil untuk negara Australia); dan d. registration and printing of visa Sticker.

11 15 3. Report a. visa issued report by period; 1) based on register number; 2) based on date of issue; 3) based on visa type; dan 4) based on nationality. b. visa issued report by period and type; dan c. visa issued report recapitulation. 4. Utility 5. Exit a. username and password; b. create database for DITJENIM; 1) Prepare Database; 2) Copy Database; c. backup data; dan d. restore data. Tombol standar yang akan ditemui dalam form aplikasi, yaitu: a. = tombol untuk menambah data baru; b. = tombol untuk merubah data jika terdapat ada kesalahan; c. = tombol untuk menghapus data yang terlihat pada form; d. = tombol untuk mencari data yang kemudian akan ditampilkan pada form; e. = tombol untuk mencetak data; f. = tombol untuk menutup form; g. = tombol untuk menyimpan data; h. = tombol untuk membatalkan suatu proses; i. = tombol untuk mengembalikan tampilan form kembali seperti tampilan awal; dan

12 16 j. selain tombol di atas, pada beberapa form akan ditemui tombol yang berfungsi untuk memindahkan record pada layar yaitu: 1) = fisrt record; 2) = previous record; 3) = next record; dan 4) = last record. B. PETUNJUK INSTALASI 1. Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan spesifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang diperlukan untuk mengoperasikan Aplikasi Personalisasi Visa versi paling rendah yaitu: a. perangkat keras: 1) Personal Computer (PC) dengan spesifikasi: a) pentium II 233 mhz; b) RAM 64 mb; c) hard disk 2 gb; dan d) VGA 1 mb. 2) standard keyboard, monitor, mouse, dan cd-rom drive 3) printer untuk mendapatkan hasil pencetakan stiker visa yang baik, disarankan printer yang digunakan dengan resolusi minimal 300 dots per inch. b. Perangkat Lunak 1) Operating System (OS): 2) cd setup: Program Aplikasi Personalisasi Visa versi ; 3) aplikasi akan berjalan dengan baik apabila regional setting pada komputer menggunakan English (United States) dengan format tanggal (shortdate: dd-mm-yyyy). Cara mengubah regional settings di komputer anda yaitu: a) buka control panel dengan cara click start menu, control panel atau start menu, settings, control panel atau dengan langkah lain sesuai versi operating system windows yang digunakan;

13 17 b) double click regional and language options atau regional setting; c) pada tab regional options, pilih English (United States) untuk standard and formats, kemudian click tombol customize; Click customize Gambar 1.2 d) click tab date dan isi pilihan "short date format" dengan format: dd-mm-yyyy dan kolom date separator dengan tanda strip ( - );

14 18 Tab Gambar 1.3 e) click tombol apply dan kemudian click tombol OK; dan f) bila komputer minta di restart lakukan restart. 4) untuk tampilan terbaik sebaiknya ubah resolusi windows anda dengan ukuran 1024x768 pixels, dengan cara: a) click kanan pada desktop anda, sehingga terlihat menu seperti gambar di bawah ini; b) click pada pilihan properties; c) click pada tab settings, dan pada bagian screen resolution lakukan perubahan menjadi 1024 x 768 pixels; dan

15 19 TabSettings d) setelah selesai, click Apply untuk melakukan perubahan, kemudian click OK untuk menutup jendela display properties ini. C. PROSEDUR INSTALASI Jika operating system windows yang digunakan adalah windows vista, maka sebelum melakukan prosedur instalasi perlu dilakukan setting user access control (uac) terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut: 1. buka control panel dengan cara click start, control panel atau click start, settings, control panel seperti gambar di bawah ini: 2. pada control panel, double click user accounts.

16 20 3. pada jendela user accounts, pilih turn user account control on or off 4. hilangkan tanda ceklist pada dan click OK. Setelah langkah ini, restart-lah komputer anda. 5. setting user account control (uac) telah selesai. Untuk proses instalasi jalankan langkah sebagai berikut: 1. masukkan CD yang berisi source program Aplikasi Personalisasi Visa versi pada CD drive; 2. pada CD terdapat 2 file program installer yaitu: a. setup.exe digunakan untuk instalasi pada komputer yang juga sekaligus akan berfungsi sebagai server apabila aplikasi dijalankan pada Local Area Network (LAN); b. setup_client.exe digunakan untuk instalasi aplikasi pada komputer client, ini dilakukan apabila aplikasi akan dijalankan pada LAN. 3. untuk menjalankan installer, double click setup.exe atau setup_client.exe sebagaimana angka 2 (dua) di atas.

17 21 4. dalam proses instalasi akan tampil jendela pesan yang meminta anda untuk menutup semua program aplikasi lain yang sedang dijalankan agar proses instalasi dapat berjalan dengan baik. Untuk melanjutkan proses instalasi click tombol OK. 5. pada saat instalasi, pilihlah lokasi tempat program aplikasi akan di simpan (default instalasi akan berada pada C:\Program Files\Visa). Untuk melanjutkan proses instalasi, click tombol gambar komputer seperti terlihat pada gambar di bawah ini: 6. selanjutnya masukkan nama program group seperti pada gambar di bawah ini, kemudian click continue;

18 22 7. instalasi akan di jalankan seperti pada gambar di bawah ini; 8. jika timbul layar tampilan dengan judul Version Conflict seperti gambar di bawah ini, click tombol yes; 9. jika pada saat instalasi keluar pesan error seperti gambar dibawah ini, Click Ignore kemudian click yes, ini terjadi karena ada file yang bentrok dengan program yang sedang berjalan di windows anda;

19 proses instalasi selesai dengan sempurna apabila pada layar terlihat pesan "Aplikasi Personalisasi Visa versi Setup was completed successfully" seperti gambar di bawah ini; 11. click tombol OK untuk mengakhiri proses instalasi; 12. setelah proses instalasi selesai dilanjutkan dengan membuat shortcut dengan langkah sebagai berikut: a. buka folder tempat anda menginstal Aplikasi Visa Perwakilan RI (jika anda tidak mengganti lokasi Instalasi, maka aplikasi ini akan terletak pada C:\Program Files\Visa); b. cari program Visa.exe, click kanan dan pointer mouse diarahkan ke send to, lalu click dekstop (create shortcut) seperti pada gambar di bawah ini;

20 24 c. pada layar dekstop, shortcut sudah terbentuk dan Aplikasi Personalisasi Visa versi siap digunakan. D. PROSEDUR MEMBUAT SHARING DAN MAPPING DIRECTORY Prosedur ini hanya dilakukan bila Aplikasi Personalisasi Visa versi akan dijalankan dalam lingkungan LAN, dimana aplikasi akan dijalankan di beberapa personal computer sebagai client yang mengakses satu database yang sama pada server. Untuk keperluan tersebut, maka direktori visa yang ada pada server harus di-share sehingga client dapat mengaksesnya melalui mapping directory. 1. langkah prosedur sharing pada komputer server yaitu: a. double click my computer atau buka jendela explorer; b. pilih lokasi dimana aplikasi visa Perwakilan Republik Indonesia di install l (default install berada pada C:\Program Files\Visa); c. click kanan pada direktori visa kemudian click sharing and security, atau dengan langkah lain sesuai versi Operating System (OS) windows yang digunakan (dalam contoh ini, asumsi OS yang digunakan adalah windows XP);

21 25 d. beri tanda ceklist pada pilihan share this folder on the network dan isi share name dengan Visa ; e. click tombol apply kemudian click tombol OK, maka proses pembuatan sharing database selesai dan hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini;

22 26 2. Langkah mapping directory pada komputer client, yaitu: a. click kanan icon my computer yang ada pada layar dekstop sehingga terlihat tampilan seperti gambar di bawah ini atau buka jendela explorer dan pilih menu Tools; Gambar 3.5

23 27 b. click pada Map Network Drive maka akan terlihat seperti gambar di bawah ini; c. pilih drive V kemudian ketikkan ip komputer server diikuti dengan share name direktori yang telah di beri nama visa (seperti terlihat pada gambar dibawah ini dengan contoh ip address server ) kemudin click tombol finish; d. jika folder sharing pada server memiliki password, anda akan diminta untuk memasukkan password;

24 28 e. hasil dari map network drive ini adalah drive dan folder baru (V:\Visa) di jendela my computer atau explorer pada komputer client. E. PROSEDUR SETUP ONLINE DATABASE CONNECTIVITY (ODBC) ODBC adalah interface antara aplikasi dengan tempat penyimpanan data (database). Setup ODBC harus dilakukan disetiap komputer yang akan digunakan untuk menjalankan Aplikasi Personalisasi Visa versi Apabila aplikasi akan dijalankan pada lingkungan LAN, maka ODBC tersebut harus di buat pada sisi server dan sisi client dengan langkah sebagai berikut: 1. buka control panel dengan cara click start, control panel atau click start, settings, control panel atau langkah lain yang dapat dilakukan sesuai versi operating system yang digunakan seperti gambar di bawah ini; 2. di jendela control panel, double click administrative tools seperti pada gambar di bawah ini;

25 29 3. double click pada data sources (ODBC), untuk membuat ODBC; 4. pada tab user DNS, pilih MS Access Database dengan driver Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb) dan click tombol add seperti gambar di bawah ini;

26 30 5. pilih Microsoft Acces Driver(*.mdb) kemudian click tombol finish seperti gambar di bawah ini; 6. ketik visa pada field data source name, kemudian click tombol select untuk memilih file database seperti gambar di bawah ini; 7. Pilih direktori lokasi database dengan cara sebagai berikut: a. untuk ODBC server maka lokasi database ada pada C:\Program Files\Visa\Database yang merupakan lokasi default jika tidak dilakukan perubahan pada saat instalasi; b. untuk ODBC client maka lokasi database adalah V:\Database Kemudian pilih database Visa.mdb. Untuk ODBC Server terlihat seperti pada gambar 4.7 dan untuk ODBC client terlihat seperti pada gambar di bawah ini kemudian click OK.

27 31 Lokasi database untuk ODBC pada Server Lokasi database untuk ODBC pada Client 8. click tombol advanced seperti gambar di bawah ini; 9. isi login name dengan admin dan isi password dengan Imigrasi RI kemudian click OK seperti gambar di bawah ini

28 click OK kembali seperti gambar di bawah ini F. PETUNJUK PENGOPERASIAN 1. Langkah mengoperasikan aplikasi: Untuk menjalankan aplikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: a. melalui menu di all programs click start, all programs, sisari (nama group pada saat Anda menginstal) dan click Aplikasi Personalisasi Visa versi seperti gambar di bawah ini;

29 33 Gambar 5.1 b. dengan shortcut double click pada icon visa yang terdapat pada desktop seperti pada gambar di bawah ini; Double Klik Pada Icon Aplikasi Personalisasi Visa Imigrasi RI

30 34 Setelah menjalankan salah satu cara tersebut, maka akan keluar tampilan seperti gambar di bawah ini: Selanjutnya isi username yang anda miliki, kemudian tekan enter dan isi field password kemudian tekan Enter, bila benar maka akan terlihat seperti gambar seperti di bawah ini. Apabila anda melakukan 3 (tiga) kali kesalahan username dan password pada saat login, maka aplikasi akan ditutup secara otomatis. Untuk pertama kali setelah anda menginstal aplikasi, maka isi username dengan "ADMIN" dan password dengan admin (pastikan huruf kecil). Setelah anda masuk, disarankan anda mengubah password melalui menu utility, username and password.

31 35 2. Master Data Menu Master Data merupakan menu untuk menyimpan data referensi yang akan digunakan dalam aplikasi. Pilih menu Master Data yang terletak di bagian atas Menu Utama sehingga akan terlihat seperti Gambar 6.1. Gambar 6.1.

32 36 a. Representative Offices Menu representative offices digunakan untuk menyimpan data kantor perwakilan yang ada diseluruh dunia. Menu ini akan digunakan sebagai master data consulate id di menu consulate identity. Gambar Jika anda ingin mencari data ID kantor perwakilan anda berdasarkan nama negara anda, maka click tombol find, sehingga tampil form seperti gambar Gambar Kemudian isilah nama negara yang dicari dan click tombol Process. Hasil pencarian akan kembali ke form awal, namun data yang ditampilkan hanyalah data yang nama negaranya memiliki kemiripan dengan nama negara yang dicari. Contoh jika kita isi nama negara dengan Australia, maka akan di tampilkan semua kantor perwakilan yang terletak di Australia (lihat tampilan gambar ).

33 37 Gambar Tombol Reset (pada gambar ) berguna untuk menampilkan semua data kantor perwakilan. Tombol ini muncul jika anda sebelumnya mencari data berdasarkan nama negara tertentu. b. Year Code Menu Year code berfungsi untuk menyimpan semua data kode tahun yang akan dipakai sebagai bagian dari nomor register dan nomor authorization di stiker visa. Untuk melihat data kode tahun ini, click sub menu Year Code, maka akan terlihat seperti Gambar c. Consulate Identity Gambar Consulate identity berfungsi untuk menyimpan data identitas kantor perwakilan dan informasi nomor aplikasi serta nomor register terakhir untuk masing-masing tipe visa. Data consulate identity merupakan referensi data yang pertama kali harus anda isi setelah melakukan proses instalasi Aplikasi Personalisasi Visa versi Pada saat pertama kali anda mengisi, isilah field Last Application Number dan field The Last Sticker Number That Has Been Used dengan karakter minus -. Apabila pada saat pergantian tahun nomor aplikasi ingin di reset kembali menjadi 1, maka ubahlah nilai last application number menjadi 0000.

34 38 Contoh data awal consulate identity seperti gambar Gambar Catatan: Data registration number seperti terlihat pada gambar di atas, akan tampil setelah anda mengisi data id consulate. d. Country Code Menu ini berfungsi untuk menyimpan semua data kode negara yang ada dan akan digunakan di penyimpanan data pemohon visa dan pencetakan stiker visa. Daftar pengkodean negara ini diambil berdasarkan ISO (lihat gambar ) Gambar Tombol Print digunakan untuk mencetak semua data kode negara pada layar komputer. Untuk mencetak pada printer, click gambar printer yang terletak pada bagian atas. Hasil Pencetakan akan keluar pada default printer dari komputer yang digunakan.(lihat gambar 6.4.2)

35 39 e. Type of Visa Gambar Menu ini untuk menyimpan semua data tipe visa yang disediakan oleh pihak imigrasi serta harganya per tipe visa. (lihat gambar 6.5.1) f. Index of Visa Gambar Setiap index visa terkait dengan satu tipe visa. Click sub menu Index of Visa, maka akan terlihat seperti Gambar

36 40 g. Work Table Gambar Menu ini untuk menyimpan semua data pekerjaan yang ada dan dipakai untuk pilihan pekerjaan pada menu Prevent Desist. (lihat gambar 6.7.1). Gambar h. Government Menu Government ini untuk menyimpan data nama instansi yang dapat mengeluarkan alasan pencekalan pada menu Prevent Desist. (lihat gambar i. Reason Prevent Desist Gambar Menu ini berfungsi untuk penyimpanan data alasan pencekalan. Alasan pencekalan ini akan dipakai pada menu Prevent Desist. (lihat gambar 6.9.1).

37 41 j. Prevent Desist Gambar Menu ini digunakan untuk menyimpan data orang yang dicekal. Data cekal ini akan berfungsi sebagai referensi dalam proses permohonan visa untuk mencegah orang yang tidak diperkenankan masuk ke wilayah negara Indonesia mendapatkan visa. (lihat gambar ). Gambar Cara menampilkan foto ke dalam formulir: untuk menampilkan foto di dalam formulir terlebih dahulu harus melakukan langkah sebagai berikut (asumsi foto telah tersimpan di dalam media penyimpanan seperti hardisk atau flashdisk dan sejenisnya dengan format gambar.jpg): 1) Double click image foto pada form sehingga terlihat seperti gambar , kemudian carilah lokasi folder dimana anda menyimpan foto tersebut dan click nama file foto tersebut kemudian click tombol open (lihat gambar ). Gambar

38 42 Gambar Jika gambar foto lama sudah pernah ada sebelumnya akan keluar jendela Confirm File Replace untuk konfirmasi apakah file yang lama ingin diganti dengan yang baru? Jika ya click tombol yes. (lihat gambar ) Gambar ) Setelah upload gambar foto, aplikasi akan tampil jendela pesan Delete Source File (lihat gambar ) apakah file foto pada harddisk akan di hapus. Disarankan click tombol yes untuk menghemat pemakaian harddisk. Namun jika gambar foto masih diperlukan untuk keperluan lain, click tombol No. Gambar ) Setelah gambar foto berhasil di upload, akan tampil jendela pesan UPLOAD SUCCESS. (lihat gambar ) dan gambar tampil pada form Prevent Desist. (lihat gambar )

39 43 Gambar k. Inventory Stock Gambar Inventory Stock berfungsi untuk menampilkan informasi data stiker visa pada suatu tahun. Informasi yang ditampilkan adalah data penggunaan per tiap stiker beserta nomor registrasinya, jumlah stiker yang digunakan, yang belum terpakai, yang rusak dan stiker yang hilang. Gambar Untuk melihat persediaan stiker visa, isi tahun pada field Year sesuai dengan tahun yang anda inginkan seperti terlihat pada gambar

40 44 Isi dengan Tahun Gambar Kolom Condition pada tampilan di atas stiker visa dengan kode sebagai berikut: 1) D, berarti stiker visa rusak menjelaskan kondisi 2) G, berarti stiker visa sudah digunakan/dicetak dalam keadaan baik 3) M, berarti stiker visa hilang. 4) Jika tidak terisi dengan kode apapun (blank), menandakan bahwa stiker visa dalam keadaan baik dan belum digunakan. Keterangan fungsi tombol pada gambar ) Reset Tombol Reset berfungsi untuk membersihkan tampilan pada formulir. 2) Edit Tombol Edit berfungsi untuk mengedit data stiker tertentu atau melihat secara satu persatu data stiker visa yang ada. Untuk mengedit data tertentu, double click pada nomor stiker yang akan diedit pada kolom Sticker Number. sehingga terlihat seperti gambar

41 45 Gambar l. Log Out Tombol Log Out digunakan untuk keluar Aplikasi Visa Perwakilan RI dan kembali pada tampilan menu Login. 3. VISA TRANSACTION Menu ini terdiri atas submenu: Receiving Visa Sticker, Application for Visa, Application for Visa Work on Holiday (bila aplikasi digunakan di perwakilan Australia), dan Registration and Printing of Visa Sticker. Apabila menu ini dipilih maka akan terlihat seperti gambar 7.1. a. Receiving Visa Sticker Gambar 7.1. Click sub menu Receiving Visa Sticker (lihat gambar ).

42 46 Gambar Cursor otomatis akan berada pada field Date of Received, isi dengan format "dd-mm-yyyy" tekan enter, isi field Quantity dengan jumlah stiker yang diterima tekan enter, kemudian isi field Initial Sticker No dengan nomor stiker visa terkecil yang diterima sepanjang 9 (sembilan) karakter. Kemudian klik tombol process, akan terlihat seperti contoh pada gambar dan sistem akan meng-update data Inventory stock. Gambar b. Application for Visa Menu Application for visa ini berfungsi untuk mengisi data permohonan visa, yang terbagi dalam 3 (tiga) bagian informasi,

43 47 yaitu informasi yang bersifat umum (general), informasi pribadi (personal data), dan informasi tentang sponsor pemohon (Sponsorship). 1) Informasi yang bersifat umum (general): Pada informasi umum seperti terlihat pada gambar 7.2.1, field For Transit Purpose, For Visit Purpose dan For Limited Stay Purpose dapat diisi setelah ditentukan type of visa dan index of visa. Gambar a) Jika Type of Visa adalah A maka field For Transit Purpose, seperti terlihat pada gambar : Gambar b) Jika Type of Visa adalah B atau D maka field For Visit Purpose seperti terlihat pada gambar Gambar c) Jika Type of Visa adalah C atau E maka field For Limited Stay Purpose, seperti yang terlihat pada gambar

44 48 Gambar ) Informasi Pribadi (Personal Data): Gambar Halaman Informasi Pribadi (personal data) berfungsi untuk menyimpan informasi tentang data pribadi dan data paspor pemohon visa. Data yang wajib diisi pada halaman ini adalah given name, surname, date of birth, sex, country code, passport number, Date of Issue passport, date of Expire passport, dan type of passport. Pada saat pengisian given name dan surname, sistem akan memeriksa karakter demi karakter dan dibandingkan dengan nama-nama orang yang terdapat dalam daftar cekal. Jika terdapat kemiripan nama maka akan ditampilkan daftar orang yang dicekal dan namanya mirip dengan given name dan surname tersebut (seperti terlihat pada gambar ), yang kemudian akan diseleksi kembali setelah kolom Country Code yang menyatakan Nationality dari pemohon visa diisi. Jika yakin bahwa pemohon visa termasuk dalam daftar cekal, maka click tombol reject dan permohonan akan ditolak. Jika yakin bahwa pemohon visa tidak termasuk dalam daftar cekal click tombol clear.

45 49 Gambar daftar cekal Saat mengisi kolom Place/Date of Birth dan dilanjutkan dengan menekan tombol enter, sistem akan mengecek database (berdasarkan given name, surname, dan date of birth) apakah pemohon pernah membuat permohonan visa di kantor perwakilan tersebut. Jika ya, maka untuk meringankan pekerjaan operator, sistem akan mengisi secara otomatis data pemohon berdasarkan permohonan terakhirnya. Namun sebaiknya operator memeriksa kembali secara teliti dengan membandingkan setiap data yang ditampilkan dengan data yang terdapat dalam formulir permohonan. Passport: Apabila Type of Passport adalah Family ( F ), data keluarga yang akan turut serta dengan pemohon harus diisi, dimana masing-masing anggota keluarga akan dibuatkan 1 (satu) stiker visa. (lihat gambar 7.2.7).

46 50 Gambar Prosedur untuk menampilkan foto, sama dengan prosedur yang telah dibahas pada form prevent desist. (lihat halaman 34, Cara Menampilkan Foto ke dalam Form) 3) Informasi tentang sponsor pemohon (sponsorship): Halaman ini berfungsi untuk pengisian data lainnya serta informasi tentang penerbitan stiker visa (apabila permohonan tersebut telah diregistrasi). Sponsor in Indonesia: Berfungsi untuk pengisian informasi tentang pihak sponsor (yang berada di Indonesia) yang mensponsori kepergian pemohon (Lihat gambar 7.2.8). Apabila data sponsor diisi maka akan ditampilkan pada stiker visa sebagai annotation. Gambar 7.2.8

47 51 3. Miscellaneous: Informasi penerbitan visa : Informasi ini akan tampil secara otomatis apabila permohonan visa sudah diregister. Gambar c. Application for Visa work on Holiday Menu Application for Visa Work on Holiday hanya berlaku apabila aplikasi dijalankan di Perwakilan Republik Indonesia yang berada di Australia. Gambar 7.3.1

48 52 1) General: Pada field yang ada di tab general sama seperti field yang ada di Application for Visa. Bedanya tipe visa akan menunjuk kepada tipe E=Visa Tinggal Terbatas dengan index 320=kemudahan bekerja saat berlibur. (lihat gambar 7.3.1) 2) Personal Data: Perbedaan dengan form Application for Visa adalah adanya field University, Student card, dan Degree Obtained. (lihat gambar 7.3.2) 3) Sponsorship Gambar Perbedaannya dengan form Application for Visa terletak pada MISCELLANEOUS yang diganti dengan ELIGIBILITY FOR THE FOLLOWING REQUIREMENTS berikut pertanyaan yang difokuskan pada Work on Holiday yang pernah dijalani sebelumnya.(lihat gambar 7.3.3)

49 53 Gambar d. Registration and Printing of Visa Sticker Menu ini berfungsi untuk menyetujui atau menolak permohonan stiker visa. Jika permohonan disetujui, stiker dapat dicetak. Prosedur pengisian form registrasi permohonan visa: 1) Isi field Application Number sesuai format Application Number. Jika nomor permohonan visa tidak ditemukan akan tampil tulisan data not found disamping field Application Number seperti pada gambar Gambar Apabila data ditemukan maka akan tampil seperti gambar

50 54 Gambar ) Jika permohonan visa ditolak maka pilih NO pada field pilihan Approve Visa? dan selanjutnya akan diminta untuk mengisi alasan penolakan seperti terlihat pada gambar Click tombol cancel untuk membatalkannya. Gambar ) Jika permohonan visa disetujui, click YES kemudian isi field yang diperlukan untuk proses pencetakan stiker visa seperti terlihat pada gambar 7.4.4

51 55 Keterangan: Gambar Data serial number of sticker, registration number, cost /unit price, signatory dan signatory official akan tampil secara otomatis. Namun demikian operator dapat melakukan perubahan. 4) Click tombol OK untuk menyimpan data registrasi. 5) Click tombol Print untuk mencetak stiker visa seperti terlihat pada gambar Gambar ) Click tombol Cancel untuk membatalkan pencetakan atau click tombol Ok untuk melanjutkan. Hasil pencetakan akan tampil di layar seperti terlihat pada gambar ) Click gambar printer untuk mencetak ke printer.

52 56 Gambar Perhatikan gambar pada halaman 49 8) Apabila akan dilakukan pencetakan ulang stiker terhadap sebuah pemohonan yang diakibatkan oleh tidak sempurnanya pencetakan sebelumnya atau karena stiker rusak saat proses pencetakan, click tombol print sehingga akan tampil seperti gambar Gambar ) Click tombol Cancel untuk membatalkan atau click tombol I Will Edit to Reprint untuk melanjutkan dan operator akan diminta untuk memasukkan username dan Password Administrator (dalam pengertian hanya Administrator yang dapat melakukan reprinting stiker visa untuk sebuah permohonan yang sudah pernah dicetak). 10) Ganti SERIAL NUMBER OF STICKER dengan nomor stiker yang belum digunakan dan tekan tombol enter maka REGISTER NUMBER akan terganti secara otomatis. Click kembali tombol OK dan stiker visa dapat dicetak ulang dengan mengclick tombol Print.

53 57 MACHINE READABLE ZONE (MRZ) Format MRZ yang digunakan adalah standar ICAO Gambar Keterangan : V B IDN ALEXANDRA FRANCESCO U Visa. Tipe Visa. Kode negara penerbit visa. Kode ini diambil berdasarkan ISO Oleh karena stiker visa ini adalah milik Indonesia maka kode akan selalu IDN. SURNAME. Untuk pemisahan spasi ataupun punctuation diganti dengan lambang kurang dari (<). GIVEN NAME. Untuk pemisahan spasi ataupun punctuation diganti dengan lambang kurang dari (<). No. Passport yang terdiri dari 9 karakter. Jika kurang dari 9 karakter, maka ditambahkan karakter kurang dari (<) sampai no.passport

54 58 menjadi 9 kaakter. 2 Check digit untuk no. passport. ITA Italy, adalah Kode Negara kebangsaan pemohon berdasarkan ISO Tanggal lahir pemohon visa dalam format YYMMDD. 8 Check digit untuk tanggal lahir pemohon. M Jenis kelamin (M: Male dan F: Female) Tanggal berakhir berlakunya visa (date of expired) dalam format YYMMDD. 4 Check digit untuk tanggal akhir berlakunya visa. <<<<<<<<<<<<< No. personal, namun karena tidak digunakan maka diganti dengan tanda kurang dari. 0 check digit untuk no. personal, karena no. personal tidak ada, maka checkdigit ini akan selalu bernilai 0. 2 Tabel M Final check digit yang terdiri dari gabungan : Posisi huruf ke 1-10 pada baris kedua (no, passport dan check digitnya) Posisi huruf ke pada baris kedua (6 karakter tanggal lahir dan check digitnya) Posisi huruf ke pada baris kedua (tanggal berakhirnya visa, check digit tanggal berakhir visa, personal number dan check digit personal number) Catatan : Gabungan Surname dan Givenname pada MRZ hanya boleh 39 karakter. Antara Surname dan Givenname dipisahkan oleh tanda <<. Apabila penggabungan Surname dan Givenname lebih dari 39 karakter, maka akan disingkat.

55 59 4. REPORT Pilih menu Report yang terletak di bagian atas Menu Utama, akan terlihat seperti gambar 8.1. Gambar 8.1 a. Visa Issued Report by Period Menu laporan ini untuk mencetak seluruh laporan penerbitan visa berdasarkan periode yang kita tentukan. Laporan dapat diurutkan berdasarkan: 1) Register Number 2) Date of Issue 3) Visa Type 4) Nationality Isi tanggal pada field From date dan To date dengan format ddmm-yyyy setiap kali membuka submenu dari menu Visa Issued Report by period (lihat gambar 8.1.1).

56 60 Gambar Kemudian click tombol Process untuk mencetak laporan atau click Exit untuk membatalkan pencetakan laporan. Untuk mencetak laporan click gambar printer, dan untuk mengekspor laporan ke bentuk file lain (pdf, Ms.Excel, Ms.Word, dll), click tombol yang ada di samping gambar printer. (lihat gambar 8.1.2) untuk mencetak ke printer untuk mengeksport ke bentuk file lain Gambar b. Visa Issued Report by Period and Type Menu ini dipergunakan untuk membuat laporan berdasarkan periode tanggal penerbitan visa dan berdasarkan tipe visa. Click menu Visa Issued Report by Period and Type, kemudian isi field From date dan To dengan format dd-mm-yyyy, kemudian pilih Visa Type untuk menampilkan tipe visa tertentu saja atau

57 61 isi dengan All untuk menampilkan seluruh tipe visa. (lihat gambar 8.2.1). Click Process untuk melanjutkan sehingga akan terlihat seperti pada gambar atau click Exit untuk membatalkan. Gambar Gambar c. Recapitulation of Visa Application Menu ini untuk membuat rekap laporan penerbitan visa, sehingga jumlah penerbitan visa perbulannya untuk suatu index visa tertentu dapat diketahui. Untuk membuat laporan, click submenu Visa Issued Recapitulation Report, akan terlihat seperti pada gambar Kemudian isi field From Date dan To dengan format "dd-mmyyyy", kemudian click tombol Process untuk membuat laporan, akan terlihat seperti pada gambar atau Exit untuk membatalkan. Gambar 8.3.1

58 62 Gambar Untuk diperhatikan: Semua hasil cetakan termasuk STIKER VISA, akan dicetak dengan menggunakan default printer pada komputer dimana program dijalankan. 5. UTILITY Menu ini disediakan untuk membuat backup data baik program maupun database serta menentukan hak akses pengguna aplikasi. a. User name and Password Menu ini untuk menentukan hak akses penggunaan sistem. Hak akses yang ada yaitu Administrator dan User. Administrator memiliki hak akses untuk mengupdate data kantor perwakilan, mengupdate data penting dan juga menambah atau menghapus user name. (lihat gambar 9.1.1) Gambar 9.1.1

59 63 b. Create Database for DITJENIM. Menu ini untuk membuat tabel baru yang berisi data permohonan visa untuk dikirimkan ke DITJENIM (Kantor Pusat). Menu ini terdiri dari dua submenu yaitu prepare Database dan copy Database. 1) Prepare Database Menu ini berfungsi untuk membuat database penerbitan visa di perwakilan yang bersangkutan berdasarkan periode. Pada saat anda meng-click submenu Prepare Database, anda akan diminta untuk memasukkan periode tanggal penerbitan. (lihat gambar ) Gambar Isi field From date dan To dengan format "dd-mm-yyyy". Kemudian click tombol Process untuk melanjutkan proses atau click tombol Exit untuk membatalkannya. Apabila anda belum pernah melakukan proses sesuai periode tanggal yang anda input-kan, maka akan tampil jendela pesan seperti gambar Click tombol OK karena jendela pesan tersebut bukan menandakan error dalam proses. Proses akan tetap dijalankan. Gambar Kemudian anda akan diminta konfirmasi (lihat gambar ). Click tombol Yes untuk melanjutkan atau tombol No untuk membatalkannya.

60 64 Gambar Apabila data tidak ada pada periode tanggal yang anda input-kan, maka akan tampil jendela pesan seperti gambar Gambar Apabila proses create berhasil, maka dibagian kanan bawah jendela pengisian periode, akan tampil tulisan Process Succeed seperti gambar Hasil proses ini, akan membentuk database yang berisi transaksi penerbitan visa pada periode yang diinputkan. Gambar ) Copy Database. Menu ini berfungsi untuk mengcopy database hasil dari proses pada IX.2.1 ke flashdisk atau folder lain pada komputer anda.

61 65 Gambar Click tombol Browse (lihat gambar ), untuk menentukan folder dimana anda akan menyimpan database. Kemudian click OK. (lihat gambar ) Jika file berhasil di copy, maka akan pesan seperti gambar Gambar Gambar Untuk selanjutnya proses pengiriman data ke Ditjenim (Kantor Pusat) di Jakarta diserahkan kepada pemakai, misalnya dapat dilakukan secara fisik (dalam disket, CDROM, flashdisk), dengan FTP, melalui , dll.

62 66 c. BackUp Data Menu ini untuk membuat backup baik sistem, data ataupun gabungan keduanya (System and Data). Gambar Click salah satu pilihan System, Data, atau System and Data pada menu yang di atas, pilih Source pada menu sebelah kiri dan pilih Destination pada menu sebelah kanan. Kemudian Click OK untuk melanjutkan dan click Exit untuk membatalkan. d. Restore Data Menu restore ini kebalikan dari menu backup data. Menu ini untuk menyalin/ mengcopy file/folder database (data backup) ke folder database yang ada di aplikasi. Hati-hati dengan penggunaan restore database, karena jika anda salah mengcopy database, maka data lama anda dapat hilang.

63 67 Gambar Pilih Source pada menu sebelah kiri atas dan pilih Destination pada menu sebelah kanan atas. Kemudian click Seluruh Direktori jika anda ingin mengcopy seluruh file yang ada dalam direktori tersebut, dan click OK untuk melanjutkan atau click Exit untuk membatalkan. 6. EXIT Menu ini untuk menutup aplikasi visa imigrasi. MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN