PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REGISTRASI MAHASISWA BARU USB YPKP BANDUNG

Transkripsi

1 JURNAL LPKIA, Vol. No., September PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REGISTRASI MAHASISWA BARU USB YPKP BANDUNG Renol Burjulius Egga Gunawan, Sistem Informasi, Manajemen Informatika, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 56 Bandung 66, Telp. 7568, Fax eggagunawane@fellow.lpkia.ac.id Renol@ymail.com Abstrak Penerimaan mahasiswa baru merupakan salah satu proses yang ada di instansi pendidikan seperti universitas yang berguna untuk menyaring calon mahasiswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh universitas tersebut. Pada umumnya proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, seleksi berkas, dan pengumuman penerimaan mahasiswa. Tahapan dari proses penerimaan mahasiswa baru ini juga dilakukan oleh Universitas Sangga Buana YPKP Bandung. Universitas tidak luput dari persoalan yang ada diantaranya bagian akademik, penerimaan siswa baru. Dari persoalan yang ada diharapkan bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada sebagai solusi pemecahan masalah untuk menghasilkan informasi yang diharapkan dengan menggunakan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem penerimaan siswa baru diharapkan mampu mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data. Dari permasalah yang telah diuraikan diatas maka, penulis mengambil topik Perancangan Sistem Informasi Registrasi Mahasiswa Baru di Universitas Sangga Buana YPKP. Adapun program yang di usulkan guna menangani masalah yang ada adalah menggunakan program aplikasi Visual Basic.Net dan MySQL Administrator sebagai database yang diharapkan dapat memenuhi permintaan universitas dalam hal kemudahan dan kebutuhan sehinggal menghasilkan informasi yang dihasilkan maksimal. Pembangunan sistem Registrasi mahasiswa baru ini menggunakan metodologi System Development Life Cycle (SDLC) (Waterfall). Dimana metododogi ini digunakan untuk mengembangkan sistem dari tahapan perancangan sampai dengan implementasi. Tools yang digunakan Mapping Chart, Data Flow Diagram, Basis Data, Relational Database, Data Dictionary, Struktur Chart, Gantt Chart yang dirancang menggunakan Visual Basic Studio sehingga data yang dimiliki dapat terintegrasi dan mudah untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Dengan dikembangkannya sistem ini diharapkan agar kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bag dapat terpenuhi. Sistem ini dapat membantu Staf Bag dalam aktivitas operasional setiap hari. Kata Kunci : Sistem Informasi Registrasi Mahasiswa baru.. Pendahuluan Penerimaan mahasiswa baru merupakan salah satu proses yang ada di instansi pendidikan seperti universitas yang berguna untuk menyaring calon mahasiswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh universitas tersebut. Pada umumnya proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, seleksi berkas, dan pengumuman penerimaan mahasiswa. Tahapan dari proses penerimaan mahasiswa baru ini juga dilakukan oleh Universitas Sangga Buana YPKP Bandung. Dari permasalah yang telah diuraikan diatas maka, penulis mengambil topik Perancangan Sistem Informasi Registrasi Mahasiswa Baru USB YPKP BANDUNG. Adapun program yang di usulkan guna menangani masalah yang ada adalah menggunakan program aplikasi Visual Basic.Net dan MySQL Administrator sebagai database yang diharapkan dapat memenuhi permintaan universitas dalam hal kemudahan dan kebutuhan sehinggal menghasilkan informasi yang dihasilkan maksimal.. Dasar Teori Defenisi atau pengertian Sistem menurut para ahli diantaranya yaitu: Tata Sutabri, (:6) Sistem adalah "Pada dasarnya sistem adalah sekelompak unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu". Mahasiswa adalah orang yang belajar di perguruan tinggi, baik di universitas, institut atau akademi. Mereka yang terdaftar sebagai murid di perguruan tinggi dapat disebut sebagai mahasiswa. Tetapi pada dasarnya makna mahasiswa tidak sesempit itu. Terdaftar sebagai mahasiswa di sebuah Perguruan Tinggi hanyalah syarat

2 JURNAL LPKIA, Vol. No., September administratif menjadi mahasiswa, tetapi menjadi mahasiswa mengandung pengertian yang lebih luas dari sekedar masalah administratif itu sendiri. Metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem yaitu SDLC (Software Development Life Cycle) dengan menggunakan Model Air Terjun (Waterfall). Model Air Terjun (Waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model Air Terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance). Berikut adalah gambar model Air Terjun (Waterfall).. Hasil Penelitian. Aliran Proses Sistem Berjalan.. Prosedur Sistem Berjalan Adapun prosedur sistem registrasi mahasiswa baru yang sedang berjalan pada bagian pemberian NPM mahasiswa di USB YPKP Bandung adalah sebagai berikut : a. Prosedur Registrasi mahasiswa baru. Calon Mahasiswa mendaftarkan diri dan memberikan dokumen pendaftaran yang telah dibuat dan diberikan pada bagian departemen.. Bagian departemen menerima dokumen dan melakukan pencatatan untuk menentukan ujian yang akan dilakukan oleh mahasiswa.. Calon mahasiswa akan melaksanakan ujian dan hasil ujian akan diserahkan kembali pada bagian departemen.. Bagian departemen akan memberikan dokumen hasil tes kepada mahasiswa yang (LULUS) b. Prosedur Pencatatan Pendaftaran. Mahasiswa akan melakukan registrasi ulang dan melakukan pembayaran pada bagian keuangan... DFD Level Sistem Berjalan DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar DFD Level Sistem Berjalan. Evaluasi.. Tujuan Operasional Sistem Usulan Dengan ditemukannya berbagai masalah dari sistem yang sedang berjalan maka diharapkan sistem yang baru ini dapat mengantisipasinya sehingga dapat lebih menunjang kelancaran, keakuratan, dan efisiensi waktu dari setiap proses yang ada, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tujuan yang akan dicapai setelah rancangan sistem baru ini ditetapkan yaitu :. Untuk mengetahui NPM mahasiswa yang sudah melakukan registrasi. Untuk mempermudah pemberian NPM kepada mahasiswa secara otomatis.. Gagasan Untuk Mencapai Tujuan Dari tujuan yang akan dicapai setelah diterapkannya sistem informasi Pemberian NPM pada mahasiswa secara otomatis, terdapat beberapa gagasan atau usulan yang diambil sebagai upaya untuk mencapai tujuan tersebut, diantaranya adalah:. Merancang sebuah database yang dapat mendukung pencarian data dengan menyediakan data data yang memudahkan dalam penemuan data regitrasi.. Dibuatnya fasilitas otomatisasi pada pemberian NPM mahasiswa. Aliran Proses Sistem Usulan. Sub bab ini berisi gambaran dan penjelasan data uraian tekstual tentang perbedaan sistem bejalan dengan sistem usulan dari sisi proses, data dan hal yang lain-lain yang diusulkan sebagai rancangan solusi, disajikan berupa diagram alir data atau data flow diagram (dfd) logical.

3 JURNAL LPKIA, Vol. No., September Mahasiswa Registrasi Dok Pendaftaran Daftar Keuangan Jurusan Kode Jurusan Sistem Informasi Ujian Bukti Lulus Pendaftaran Mahasiswa Baru No. NPM Daftar ujian Jurusan Bukti Lulus S D Baru Simpan Batal Departemen Umum Rincian.. DFD Level Sistem Usulan Berikut ini gambar DFD level Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan usulan sesuai Gambar 6 Dialog Screen Jurusan Perkuliahan Jumlah Menu Bukti Mahasiswa Dok. Pendaftaran File Master Registrasi Laporan Jumlah registrasi Total Hasil Ujian Pelaksanaan Informasi Ujian Pendaftaran Melakukan Regist. Registrasi.. Perkuliahan Bukti Jumlah. Pelaksanaan Ujian Hasil Ujian Pendaftaran data Regist Departemen Gambar 5 Dialog Screen Menu Keuangan Gambar Dfd lv o Pendaftaran. Rancangan Antar Muka Log In USER PASSWORD OK BATAL Gambar Dialog Screen Log In. Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Langkah langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut :. Menyiapkan Fasilitas Pengadaan HW & SW serta menyiapkan lokasi ruangan untuk pemasangan konfigurasi jaringan.. Install HW & SW Instalasi HW & SW sesuai dengan konfigurasi yang telah di spesifikasikan.. Membuat database dan programming Membuat basis data dan aplikasi yang telah dirancang.. Test komponen program dan perbaikan program Melakukan test pada komponen program dengan metoda white box testing (menginput data pada program dengan data yang benar/seharusnya) dan black box testing (input data yang salah) terhadap semua kondisi input, proses, dan output dan dengan strategi top-down (dimulai pada modul tertingi ke modul terendah pada struktur chart). 5. Test kompabilitas HW & SW dan perbaikan

4 Melakukan testing pada kompabilitas HW & SW, meliputi : a. Test Fungsi b. Test Kecepatan akses c. Test Kecepatan proses d. Test kapasitas memori 6. Testing Sistem dan perbaikan sistem Testing prosedur yang di mulai dari awal sampai akhir program. 7. Membuat dokumentasi prosedur a. User Manual, buku petunjuk untuk pemakai yang berisikan sistem aplikasi secara umum, cara penggunaan aplikasi secara rinci, definisi data,definisi kesalahan (kesalahan pada aplikasi), serta daftar istilah yang di pakai dalam sistem aplikasi. b. Operasi Manual, berisi petunjuk pengoperasian sistem komputer. c. Instalasi Manual, berisi petunjuk cara mengistall HW & SW pada sistem yang baru. d. Dokumen Aplikasi, berisi dokumentasi dari sistem aplikasi (database & program ). 8. Penyiapan data Yaitu kegiatan untuk menyiapkan data awal yang harus ada pada komputer ketika sistem usulan dijalankan. Dengan konversi data dari kertas lepas atau arsip yang sudah ada, denga menginput ke dalam basis data yang ada pada komputer. 9. Pelatihan a. Menyiapkan materi pelatihan seperti transparasi dan file video yang di maksudkan untuk presentasi dalam pengoperasian aplikasi yang telah dibuat. b. Melakukan pelatihan langusung kepada database administrator dan penggunaan aplikasi (end user) dalam mengoperasikan aplikasi.. Instalasi & Peralihan Sistem Instalasi dan peralihan sistem merupakan suatu proses meletakkan sistem baru. Strategi yang digunakan adalah stategi paralel, dimana secara bertahap sistem lama akan tergantikan dengan sistem yang baru, karena pengguna (user) perlu penyesuaian dan kemungkinan belum terbiasa dengan sistem baru.. Rencana Aktifitas dan Waktu Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana penerapan sistem ini dapat di lihat pada table di bawah ini Simbol Aktivit as Tabel Rencana Aktifitas dan Waktu. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan yang dilakukan akan digambarkan dengna menggunakan Critical Path Method (CPM), dimana akan tergambarkan konsumsi waktu yang telah dijadwalkan dan lintasan waktu yang akan digunakan oleh kegiatan tersebut. A Nama Aktivitas Jalur/Lintasan Kritis : A,B,C,D,E,F,I,J Waktu (Mingg u) A Analisis - B Desain A C Pengodean B D Pengujian C E Pendukung & Pemelihara an D B C D 5 E 5 Gambar 7 Critical Path Method Predecess or. Kebutuhan Sumber Daya Agar sistem baru dapat berjalan lebih efektif (tepat waktu) dan efisien (tepat guna), maka diperlukan sumber daya yang berkualitas, diantaranya yaitu :. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang diperlukan adalah personil yang telah terlatih pada tahapan pelatihan personil yang termasuk dalam rencana implementasi. Personil minimal harus mengetahui cara kerja komputer, akan lebih baik jika personil mengerti dan memahaminya. Adapun jumlah personil yang diperlukan untuk terlibat aktif dalam sistem yang baru adalah minimal empat personil dengan tugas tugas yang telah dijelaskan pada gambar struktur komputer.. Sumber Daya Lainnya Untuk menerapkan sistem baru juga diperlukan sumber daya perangkat PC (Personil Komputer) yang memadai, baik dalam hal 5 6 6

5 kualitas maupun kuantitas sesuai dengan struktur sistem komputer yang memerlukan minimal PC serta dua Printer. Bertugas melakukan pengolahan data dan menjalankan operasional sistem yang telah dirancang.. Kesimpulan Setelah penyusun menganalisa Pemberian NPM mahasiswa di USB YPKP Bandung, dan melakukan Perancangan Sistem Informasi Regitrasi Mahasiswa Berbasis Komputer diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam pemberian NPM mahasiswa bisa menjadi lebih baik. Adapun kesimpulan yang di dapatkan dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan data beban operasional USB YPKP Bandung, adalah :. Proses registrasi pada USB YPKP sudah berjalan dengan baik, namun masih ada kekurangan,yaitu pada saat memberikan NPM kepada mahasiswa yang masih secara manual, namun dengan memperbaiki proses registrasi mahasiswa menjadi otomatisasi,maka proses yang lama dapat di atasi. Kesulitan dalam pemberian NPM dapat dipermudah dan dipercepat dengan adanya rancangan sistem ini. Adapun Saran Pada kesempatan ini penyusun ingin memberikan saran kepada pihak yang bersangkutan dengan sistem yang penyusun rancang, agar menjadi kajian lanjutan serta latihan dari praktek kerja yang telah penyusun lakukan:. Di ikut sertakan sumber daya manusia yang ada di perusahaan dalam pelatihan pelatihan khusus seperti seminar atau workshop agar dapt mengikuti perubahan dalam perkembangan peoses bisnis yang terjadi saat ini,dan agar mampu bersaing dengan perusahaan lain.. Perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan fasilitas komputer yang sudah ada dengan sebaik-baiknya.. Memberikan akses dan waktu kepada mahasiswa praktikan untuk mempelajari sistem yang ada meskipun hanya sebentar, agar dapat berguna bagi perusahaan umumnya dan bagi mahasiswa khususnya.. Semua sitem bisa dikatakan lebih baik atau buruk karena sebuah sistem bergantung kepada siapa yang menggunakan atau memakai sistem itu sendiri. Maka operator atau pengguna sistem ini diharapkan mengerti dan memehami 5 bagaimana selayaknya sistem tersebut digunakan agar dapat menunjang kinerja dalam klinik. 5. Pencapaian tujuan dengan memanfaatkan teknologi tidak akan tercapai apabila semua pihak yang terkait kurang memberikan fungsi yang optimal, sehingga dalam hal ini dibutuhkan sumberdaya yang memiliki kopetensi agar pencapaian dari tujuan dapat terimplementasikan. 6. ketelitian user pada waktu memasukan data perlu ditingkatkan agar tingkat kesalahan data akan semakin rendah, dengan demikian keluaran yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diinginkan. 7. Agar diadakan pelatihan yang baik dalam penggunaan sistem terkomputerisasi yang baru tersebut kepada petugas petugas yang mempergunakan sistem ini. 8. Dilakukan back-up secra berkala terhadap data data yang penting untuk mengantisipasi keadaan yang tidak di inginkan. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Semoga dapat bermanfaat dan menjadi suatu motivasi terhadap segala kegiatan yang dilakukan pada umumnya, dan pada sistem pelayanan rekam medis pada khususnya. DAFTAR PUSTAKA BUKU ILMIAH Budi Sutejo Dharma Oetomo,6, Perancangan & pembangunan Sistem Informasi, edisi, C.V Andi Offse, Yogyakarta. Andri Kristanto. 8, Perancangan Sistem Informasi Akuntansi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta. Tito Utoyo,, Buku Panduan Pemrograman dengan Visual Basic, Politeknik Komputer Niaga LPKIA, Bandung M. Shalahuddin.,Modul Pembelajaran Rekaya Perangkat Lunak. Muhamad Sadeli.,7 Hari Belajar Interaktif Visual Basic,Gramedia,Bandung. WEBSITE (5/7/.)