Tadbir Urus Korporat. Lembaga Pengarah

Transkripsi

1 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 Tadbir Urus Korporat Lembaga Pengarah Syarikat ( Lembaga ) komited sepenuhnya untuk memastikan bahawa Syarikat terus mengekalkan piawaian urus tadbir korporat yang tinggi, dengan pandangan untuk terus mengukuhkan nilai pemegang kepentingan. Lembaga memberi bimbingan dan pengawasan agenda strategik Syarikat dan operasinya ( Kumpulan ) dan mengakui tanggungjawab utamanya untuk bertindak dengan tekun dan bertanggungjawab, selaras dengan undang-undang dan peraturan demi menjaga kepentingan pemegang saham, serta pelanggan, kakitangan dan komuniti secara amnya. Syarikat mematuhi prinsip-prinsip dan cadangan Kod Malaysia mengenai Tadbir Urus Korporat 2012 ( MCCG 2012 ), kecuali cadangan di mana Lembaga hendaklah terdiri daripada majoriti Pengarah Bebas di mana Pengerusi Lembaga bukan merupakan seorang Pengarah Bebas. Tanpa mengambil kira bahawa Lembaga terdiri daripada majoriti Bukan Pengarah Eksekutif Bukan Bebas, Pengarah Bebas boleh menjalankan pertimbangan bebas yang kukuh dan memberi Lembaga keseimbangan dalam pandangan yang tidak berat sebelah dan bebas mereka, nasihat serta pertimbangan ke atas semua perbincangan Lembaga. Lembaga Pengarah Peranan Dan Tanggungjawab Lembaga Menyemak dan meluluskan rancangan perniagaan strategik Kumpulan secara keseluruhan dan setiap unit operasinya. Ini merangkumi belanjawan tahunan, aspirasi jangka sederhana, pelaburan baharu/pelupusan pelaburan serta penggabungan dan perolehan. Mengawal selia pengendalian perniagaan untuk memastikan pengurusan sewajarnya termasuk penetapan objektif dan dasar yang jelas dalam mana eksekutif kanan harus beroperasi. Mengenal pasti dan meluluskan dasar-dasar berhubung dengan pengurusan semua kategori risiko termasuk, tetapi tidak terhad kepada, risiko kredit, kewangan, pasaran, kecairan, operasi, undang-undang dan reputasi. Mengkaji kecukupan dan ketelusan kawalan dalaman dan sistem maklumat pengurusan, termasuk sistem bagi pematuhan undang-undang, kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, arahan dan garis panduan yang berkenaan. Berkhidmat sebagai badan tertinggi untuk meluluskan semua perbelanjaan kewangan yang penting. Pengerusi Dan Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan Peranan Pengerusi dan Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan kekal berasingan dan jelas berbeza. Pengerusi Lembaga adalah bukan bebas dan bukan eksekutif. Pengerusi memainkan peranan kepimpinan yang penting dalam Kumpulan dan terlibat dalam: Mempengerusikan mesyuarat Pemegang-pemegang saham dan Lembaga; Memantau prestasi Lembaga dan gabungan kemahiran dan keberkesanan sumbangan ahli-ahli Lembaga secara individu; dan Mengekalkan dialog berterusan dengan Ketua-ketua Pegawai Eksekutif daripada pelbagai subsidiari utama dan memberi bimbingan dan panduan yang sewajar. Lembaga mewakilkan kuasa dan tanggungjawab untuk menguruskan urusan harian Kumpulan kepada Pengarah Urusan Kumpulan dan melalui beliau serta tertakluk kepada pengawasan beliau, kepada Pengurusan Kanan lain Lembaga memantau pengurusan dan prestasi Pengarah Urusan Kumpulan bagi pihak pemegang saham. Piagam Lembaga Pada 2013, Lembaga telah memformalkan Piagam Lembaga Pengarah yang menyatakan peranan, tanggungjawab dan fungsi Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga menurut prinsip-prinsip urus tadbir korporat yang baik. Piagam Lembaga sedang disemak semula sebagai sebahagian daripada Program Peningkatan Urus Tadbir atau GIP yang telah dijalankan oleh Kumpulan dalam tahun kewangan berakhir 31 Mac 2016 (TK2016). Piagam Lembaga Pengarah boleh didapati di laman web korporat syarikat di 50

2 Komposisi Lembaga Lembaga dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bukan Bebas Bukan Eksekutif dan kini terdiri daripada 11 Pengarah, 5 daripada mereka adalah Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Lembaga terus mencapai keseimbangan kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan perspektif di kalangan ahli Lembaganya. Pengarah-pengarah secara kolektif menyumbang gabungan pengetahuan, kemahiran, dan pengalaman dalam bidangbidang utama. Ini termasuk antara lain, perbankan, perakaunan, undang-undang, kewangan, pengurusan risiko, ekonomi, hubungan antarabangsa, sumber manusia, dan teknologi maklumat. Profail setiap ahli Lembaga adalah seperti yang tertera dari muka surat 26 hingga ke 36 dalam Laporan Tahunan ini. Perubahan Dalam Komposisi Lembaga Pelantikan Baru Wasim Akhtar Saifi sebagai Pengarah Bebas Bukan Eksekutif, dilantik pada 23 Februari Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen dan Seow Yoo Lin sebagai Pengarah Bebas Bukan Eksekutif, dilantik pada 30 Jun Graham Kennedy Hodges sebagai Pengarah Bukan Bebas Bukan Eksekutif, dilantik pada 30 Jun Beliau dicalonkan oleh Australia and New Zealand Banking Group Limited untuk menggantikan tempat Shayne Cary Elliott di dalam Lembaga setelah beliau meletakkan jawatan pada 15 Oktober Persaraan Dato Azlan Hashim, Timbalan Pengerusi Bukan Bebas Bukan Eksekutif, Tan Sri Datuk Clifford Francis Herbert, Pengarah Kanan Bebas Bukan Eksekutif, dan Tan Sri Datuk Dr Aris bin Othman, Pengarah Bebas Bukn Eksekutif, bersara di penutup Mesyuarat Agung Tahunan Syarikat pada 20 Ogos Peletakan Jawatan Shayne Cary Elliott meletak jawatan pada 15 October Beliau telah dilantik untuk menggantikan Mike Smith sebagai Ketua Pegawai Eksekutif Australia and New Zealand Banking Group Limited bermula dari 1 Januari Oleh yang demikian, Encik Elliott melepaskan jawatan sebagai Pengarah Syarikat. Chin Yuen Yin meletak jawatan pada 30 Oktober Mark David Whelan meletak jawatan pada 1 Mac Encik Whelan dilantik sebagai Lembaga Eksekutif Kumpulan (Group Executive Institutional), Australia and New Zealand Banking Group Limited. Oleh demikian, beliau telah melepaskan jawatan sebagai Pengarah Syarikat setelah berkhidmat sejak 2 Januari Alistair Marshall Bulloch berhenti menjadi Pengarah Gantian kepada Shayne Cary Elliott, Mark David Whelan dan Suzette Margaret Corr pada 4 September Kepelbagaian Lembaga Lembaga mengakui kepentingan kepelbagaian Lembaga, termasuk jantina, etnik, usia dan pengalaman perniagaan, terhadap fungsi efektif Lembaga. Walaupun penting untuk menggalakkan kepelbagaian sedemikian, namun ciri pemilihan normal untuk seorang Pengarah berdasarkan campuran efektif kecekapan, kemahiran, pengalaman yang yang luas dan pengetahuan di dalam yang dikenalpasti oleh Lembaga perlu kekal menjadi keutamaan supaya tidak menjejaskan keberkesanan Lembaga menjalankan fungsi dan tugas sebaiknya. Oleh demikian, Lembaga berkomited untuk memastikan komposisinya bukan sahaja mencerminkan kepelbagaian yang disarankan MCCG 2012, sebaik mungkin, malahan ia turut mempunyai campuran kemahiran dan keseimbangan yang sesuai untuk menyumbang ke arah matlamata pencapaian Kumpulan. Pada 30 Jun 2016, Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen telah dilantik sebagai Pengarah Bebas Bukan Eksekutif Syarikat. Berikutan pelantikan beliau, Lembaga kini terdiri dari tiga pengarah wnaita, menjadikannya 27% perwakilan wanita di kalangan Lembaga Pengarah. Kebebasan Lembaga Para Pengarah Bebas Bukan Eksekutif adalah dari pelbagai latar belakang perniagaan yang berbeza. Pengalaman mereka membolehkan mereka melaksanakan penilaian bebas dan penyertaan yang objektif dalam prosiding dan proses membuat keputusan Lembaga. 51

3 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 Keputusan mengenai isu-isu utama berkaitan Syarikat dan subsidiarinya dipertimbangkan sepenuhnya oleh para Pengarah. Keputusan Lembaga dibuat dengan mengambil kira pandangan para Pengarah Bebas Bukan Eksekutif, yang mempunyai pengaruh penting. Mereka memenuhi peranan mereka dalam memastikan strategi yang dicadangkan oleh pihak pengurusan dibincangkan dan diteliti sepenuhnya serta memastikan kepentingan para pemegang saham dan pemegang kepentingan syarikat dilindungi. Setiap lima Pengarah Bukan Eksekutif Bebas telah memberikan satu pengisytiharan kebebasan mereka masingmasing. Berdasarkan keputusan Penilaian Keberkesanan Lembaga bagi Tahun Taksiran 2015, selain daripada Seow Yoo Lin dan Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen yang dilantik pada June 2016, Pengarah Bebas Bukan Eksekutif memperoleh penilaian yang sangat baik dan mendapat penghargaan daripada sesama pengarah. Lembaga berpuas hati dengan tahap kebebasan yang ditunjuk menerusi penglibatan mereka di dalam mesyuarat, memberi cabaran objektif kepada Pengurusan serta membawa pertimbangan bebas untuk keputusan Lembaga. Pemilihan Semula Dan Pelantikan Semula di Mesyuarat Agung Tahunan Akan Datang Tataurusan Syarikat membenarkan Lembaga untuk melantik seseorang menjadi Pengarah Syarikat pada bila-bila masa, tetapi individu tersebut mesti memohon untuk dilantik semula oleh para pemegang saham pada Mesyuarat Agung Tahunan ( AGM ) yang akan datang. Tataurusan syarikat seterusnya menyediakan penggiliran Pengarah di mana satu pertiga atau lebih Pengarah mesti bersara sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun dan Pengarah yang bersara adalah layak untuk dilantik semula. Menurut seksyen 129 (2) Akta Syarikat, 1965, Pengarah yang berumur atau melebihi umur 70 tahun akan bersara pada setiap AGM dan boleh menawarkan diri mereka untuk dilantik semula untuk memegang jawatan sehingga AGM yang akan datang. Pengarah yang akan dipilih semula dan dilantik semula pada Mesyuarat Agung Tahunan yang akan datang adalah seperti yang dinyatakan dalam notis AGM. Tempoh Perkhidmatan Cadangan 3.2 MCCG 2012 menyatakan tempoh seseorang pengarah bebas tidak boleh melebihi tempoh terkumpul 9 tahun. Ini adalah selaras dengan dasar syarikat sedia ada yang menyatakan bahawa seorang Pengarah bebas Bukan Eksekutif hendaklah berkhidmat sehingga maksimum 9 tahun ( Peraturan 9 tahun ) dan sebarang pengecualian akan tertakluk kepada cadangan Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan dan kelulusan Lembaga Pengarah. Semasa menyemak semula Piagam Lembaga, pengecualian peraturan 9 tahun akan dikeluarkan dari Piagam. Process Memilih Pengarah Semakan kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan perspektif seluruh lembaga Pengenalpastian jurang dan keperluan tambahan Pencarian calon yang sesuai melalui syarikat pencarian eksekutif dan rujukan dari ahli Lembaga Temuduga dan penilaian oleh Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan Kumpulan Pelantikan oleh lembaga dan pemilihan semula pada Mesyuarat Agung Tahunan 52

4 Penilaian Prestasi Penilaian prestasi dilaksanakan setiap tahun dan merangkumi Lembaga, setiap Pengarah dan Jawatankuasa Lembaga. Rangka kerja yang digunakan untuk menilai para Pengarah adalah berdasarkan jangkaan bahawa mereka menjalankan tugas mereka dengan cara yang mewujudkan dan terus membina nilai yang mampan kepada para pemegang saham dan selaras dengan tugas dan kewajipan mereka di bawah undang-undang dan garis panduan yang dikeluarkan oleh pihak kawal selia. Kumpulan menjalankan Penilaian Keberkesanan Lembaga ( BEE ) secara tahunan dengan objektif untuk menilai prestasi Lembaga secara menyeluruh, Jawatankuasa Lembaga dan setiap Pengarah individu. Keputusan BEE menjadi sebahagian daripada asas penilaian bagi Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan Kumpulan dan bagi pelantikan dan pelantikan semula Pengarah. Lembaga memutuskan untuk menerima pakai amalan terbaik global dengan menggunakan khidmat penyelaras luar untuk Penilaian Keberkesanan Lembaga bagi Tahun Taksiran 2016 supaya integriti, kebebasan dan objektiviti proses penilaian dapat dipastikan. Satu rangka kerja penilaian yang mantap dan menyeluruh telah digunakan untuk pelaksanaan BEE yang merangkumi bidang-bidang berikut: Bahagian A: Keberkesanan Lembaga Tanggungjawab Lembaga Komposisi Lembaga Pentadbiran dan Proses Lembaga Tatalaku Lembaga Interaksi dan komunikasi Lembaga Penilaian ke atas Pengerusi Bahagian B: Keberkesanan Setiap Jawatankuasa Struktur dan Proses Kebertanggungjawaban dan tanggungjawab Penilaian ke atas Pengerusi Jawatankuasa Bahagian C: Penilaian Sendiri dan Sesama Pengarah Dinamik dan Pembabitan Lembaga Integriti and Objektiviti Kecekapan Teknikal Kedudukan dalam Masyarakat Perniagaan Kebebasan BEE adalah satu proses teliti yang melibatkan penilaian kendiri berdasarkan soal selidik di mana Pengarah menilai prestasi Lembaga, Jawatankuasa Lembaga dan setiap Pengarah. Penilaian setiap Pengarah mempertimbangkan sumbangan dan prestasi Pengarah berkenaan melalui pengalaman, kecekapan, integriti dan komitmen, integriti dalam memenuhi keperluan Kumpulan. Ini diikuti dengan temu bual terperinci dengan setiap Pengarah dan Pengurusan Kanan terpilih untuk mendapatkan pandangan lanjut dan cadangan untuk meningkatkan keberkesanan Lembaga. Keputusan daripada pelaksanaan BEE telah dibentangkan kepada Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan Kumpulan dan Lembaga Pengarah untuk membolehkan Lembaga mengenal pasti dan mewujudkan tindakan bagi menangani bidang-bidang yang perlu ditambah baik. Keperluan Latihan Dan Pembangunan Pengarah Lembaga Pengarah mengiktiraf kepentingan memastikan Pengarah berterusan dibangunkan untuk memperoleh atau meningkatkan meningkatkan kemahiran dan pengetahuan mereka supaya dapat melaksanakan tugas mereka dengan berkesan. Fungsi Pembelajaran dan Pembagunan ( L&D ) Kumpulan menjalankan peranan sebagai fasilitator untuk mengatur dan mengurus keperluan pembelajaran dan pembagunan Pengarah, yang meliputi: Kawal Selia - Pengarah baru mengambil bahagian dalam program induksi yang membolehkan mereka bertemu dengan Eksekutif Kanan Kumpulan AmBank dan kakitangan utama yang lain, dan membiasakan diri dengan rangka kerja urus tadbir Kumpulan, pengurusan kewangan dan operasi perniagaan. - Menurut Keperluan Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia, Pengarah yang baru dilantik dikehendaki untuk menghadiri program Akreditasi Mandatori ( MAP ) dalam tempoh 4 bulan pelantikan beliau. - Kumpulan telah menerima pakai Program teras FIDE sebagai keperluan untuk semua Pengarah barunya. Program Teras FIDE adalah program urus tadbir yang memberi tumpuan kepada peranan, tanggungjawab dan isu-isu utama yang dihadapi oleh Lembaga institusi kewangan untuk memastikan urus tadbir korporat yang berkesan, kajian semula strategi yang konstruktif, pengurusan risiko yang mantap, kawalan dalaman yang kukuh dan pelaporan kewangan yang tepat dan penglibatan pihak berkepentingan yang proaktif. 53

5 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 Elektif Setelah melengkapkan Program Teras FIDE, ahli-ahli Lembaga disarankan untuk menghadiri Program Elektif FIDE untuk terus meningkatkan pengetahuan dan pemahaman mereka di dalam kategori-kategori berikut: - Program Jawatankuasa Lembaga - Program Teknikal - Program Lanjutan - Program Kemahiran Insaniah Pengayaan Untuk mengikuti perkembangan semasa dalam pasaran, ahli-ahli Lembaga juga menghadiri program-program dan/atau seminar awam mengenai bidang yang berkaitan dengan fungsi/peranan mereka dan bagi pembangunan berterusan. Sebagai tambahan, Kumpulan juga menganjurkan sesi latihan dalaman untuk menyediakan maklumat terkini mengenai topik semasa seperti: Pematuhan & Pencegahan Pengubahan Wang Haram/Pembiayaan Keganasan (AML/ATF) Urus Tadbir korporat Pengurusan Risiko Maklumat terkini Keperluan Kawal Selia baru Pengarah yang baru dilantik akan didaftarkan untuk latihan mandatori seperti Program Teras MAP dan FIDE dan tempoh masa untuk mereka melengkapkan latihan yang diperlukan akan dipantau dan disusuli rapat. Pengarah yang sedia ada akan diberi jadual latihan yang sesuai dari semasa ke semasa untuk pertimbangan mereka mengambil bahagian. Sebagai sebahagian daripada Penilaian Keberkesanan Tahunan Lembaga, latihan yang dihadiri oleh Pengarah telah turut dinilai. Seminar, persidangan dan kursus latihan yang telah dihadiri oleh para Pengarah sepanjang TK2016 termasuk bidangbidang berikut: Kecekapan Lembaga Program Akredasi Mandatori Program Induksi Pengarah Baru Urus Tadbir Korporat FIDE: Program Teras Modul A dan Modul B Jemputan ke Sesi Perundingan Industri: Kajian Imbuhan Pengarah Bukan Eksekutif 2015 Jemputan ke Pelancaran Laporan FIDE Imbuhan Forum Pengarah 2015 Laporan Imbuhan Pengarah: Taklimat Khas tentang Pelaksanaan Cadangan Pengurusan Risiko/Rangka Kerja Perundangan Dan Pengawalselian Risiko dan Kelemahan Pasaran Global: Memperkukuhkan Daya Tahan dalam Pasaran Yang Baru Muncul Budaya Kepatuhan pada Pencegahan Pengubahan Wang Haram Peraturan Pentadbiran Pertukaran Asing (FEA): Perubahan Menjejaskan Peraturan FEA Amalan dalam Program Kewangan Islam Piawaian Pelaporan Pengaudit Yang Baru dan Disemak semula: Implikasi kepada Institusi Kewangan Modul 1 Program Pengarah Pasaran Modal: Pengarah sebagai Pengawal Peserta Pasaran Modul 2A dan 2B Program Pengarah Pasaran Modal: Cabaran dan Jangkaan Peraturan Perniagaan Apa Yang Perlu Diketahui Pengarah(Ekuiti, Pembrokeran Masa depan dan Pengurusan Dana) Modul 3 Program Pengarah Pasaran Modal: Risiko Pemantauan dan Pematuhan Pelan Tindakan untuk Lembaga Pengarah Modul 4 Program Pengarah Pasaran Modal: Isu-isu Peraturan Yang Baru Muncul dan Sedia ada dalam Pasaran Modal Kepimpinan Strategik Lembaga Perbincangan Kumpulan Fokus dengan Pengurusan Kanan Bank Negara Malaysia: Perbankan, Perbankan Islam dan Perniagaan Perbankan Pelaburan Siri ke-4 Kepimpinan yang Membezakan Lembaga:Perubahan Diterajui Lembaga Strategi Transformasi Organisasi sebagai Kunci Pertumbuhan Mampan dalam Masa Mencabar. Siri ke-6 Kepimpinan yang Membezakan Lembaga: Transformasi Digital dan Impaknya ke atas Perkhidmatan Kewangan Peranan Lembaga dalam Memaksimumkan Potensi. Seminar Pandangan Pasaran Credit Suisse Selain daripada program di atas, sesetengah Pengarah turut menghadiri program yang mereka pilih sendiri. Rangka Kerja Imbuhan Lembaga menentukan imbuhan bagi Pengarah Bukan Eksekutif, Pengarah Eksekutif dan kakitangan Pengurusan Kanan lain Kumpulan dengan para Pengarah yang berkepentingan mengecualikan diri daripada perbincangan mengenai imbuhan mereka. 54

6 Akses Kepada Maklumat dan Nasihat Dalam melaksanakan tugas mereka, Pengarah mempunyai akses kepada pihak Pengurusan Kanan dan mempunyai akses sepenuhnya kepada maklumat berkenaan perniagaan dan perihal Kumpulan. Kakitangan Pengurusan Kanan yang relevan dijemput untuk menghadiri mesyuarat Lembaga untuk melapor hal Lembaga berkaitan bidang tanggungjawab mereka, dan untuk memberi maklumat kepada Pengarah tentang cadangan atau laporan yang dihantar kepada Lembaga. Nasihat dan pekhidmatan Setiausaha Syarikat Kumpulan pada bila-bila masa berkaitan dengan hal-hal urus tadbir dan pematuhan terhadap tanggungjawab berkanun, termasuk pematuhan dengan Keperluan Penyenaraian Pasaran utama Bursa Malaysia. Dalam usaha untuk membantu Pengarah memenuhi tanggungjawab mereka, setiap Pengarah mempunyai hak untuk mendapatkan nasihat profesional bebas berhubung dengan tanggungjawab mereka di bawah tanggungan Kumpulan. Di samping itu, Lembaga dan setiap Jawatankuasa Lembaga Pengarah, boleh mendapatkan nasihat profesional yang mereka perlukan untuk membantu dalam kerja-kerja mereka dan perbelanjaannya ditanggung oleh Kumpulan. Setiausaha Syarikat Kumpulan Setiausaha Syarikat Kumpulan melapor terus kepada Lembaga Pengarah dan merupakan sumber panduan dan nasihat kepada para Pengarah berhubung bidang urus tadbir korporat, undang-undang yang berkenaan, peraturan-peraturan dan dasar-dasar, di samping memastikan pematuhan dengan Keperluan Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia dan keperluan peraturan lain. Setiausaha Syarikat Kumpulan menghadiri mesyuarat Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga dan bertanggungjawab terhadap ketepatan dan kecukupan rekod prosiding Lembaga dan mesyuarat dan resolusi Jawatankuasa Lembaga. Rangka Kerja Pematuhan Kod Etika Sebagai sebahagian daripada GIP, baru-baru ini Kumpulan telah menggunakan Kod Etika yang telah disemak semula berdasarkan enam prinsip, iaitu mematuhi, bertanggungjawab, beretika, tepat, boleh dipercayai dan saksama. Kod Etika memberi arahan yang jelas tentang cara berniaga, berinteraksi dengan masyarakat, kerajaan dan rakan kongsi perniagaan dan tingkah laku umum di tempat kerja. Ia turut termasuk panduan pendedahan konflik kepentingan, mengekalkan kerahsiaan dan pendedahan maklumat, amalan yang baik, kawalan dalaman dan tanggungjawab untuk melapor jika berlaku sebarang pelanggaran Kod Etika. Kod Etika telah disebarkan kepada semua kakitangan menerusi pelbagai kaedah dan bahantara, seperti modul e-pembelajaran dan bengkel fizikal yang dijalankan oleh Pengurusan Kanan untuk ahli kumpulan masing-masing. Ini memastikan pemahaman Kod Etika sepenuhnya dan untuk pembenaman betul ke dalam budaya kerja merentas semua perniagaan di dalam Kumpulan. Polisi Pendedahan Maklumat Polisi Pendedahan Maklumat memberi tempat kepada kakitangan, pembekal, rakan kongsi perniagaan dan pelanggan menyuarakan rungutan dan kebimbangan mereka tentang sebarang salahlaku yang melibatkan Kumpulan tanpa perlu bimbang akan akibat daripada tindakan mereka. Salinan Polisi Pendedahan Maklumat boleh didapati di laman web Syarikat di Mesyuarat Lembaga Dan Komitmen Masa Kalendar mesyuarat Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga disediakan dan diedarkan kepada Lembaga Pengarah dalam suku tahun selepas permulaan tahun kalendar baharu. Ini adalah untuk membolehkan Ahli-ahli Lembaga memenuhi komitmen masa untuk mesyuarat tersebut. Lembaga Pengarah bermesyuarat sekurang-kurangnya 8 kali setiap tahun, di mana laporan Lembaga diedarkan kepada Pengarah 5 hari calendar sebelum mesyuarat, membolehkan Pengarah masa yang mencukupi untuk menyemak laporan Lembaga daripada Pengurusan atau jika perlu, untuk mencari nasihat professional bebab dibawah tanggungan Kumpulan. Mesyuarat Lembaga tambahan akan diadakan sekiranya perlu. Pasukan Pengurusan Kanan syarikat subsidiari dijemput menghadiri mesyuarat Lembaga untuk memberi penerangan dan penjelasan terperinci tentang perkara yang dibentangkan. Di mesyuarat Lembaga, Pengerusi menggalakkan debat yang membina dan sihat, dan Pengarah bebas untuk menyuarakan pandangan mereka. Sebarang Pengarah yang mempunyai kepentingan secara langsung atau dijangka mempunyai kepentingan dalam bahan transaksi atau bahan perkiraan tidak boleh menghadiri mesyuarat Lembaga tersebut. Keputusan Lembaga dibuat secara sebulat suara atau mengikut consensus di mana pandangan yang disuarakan mana-mana Pengarah akan direkod. Komitmen Pengarah untuk menjalankan tugas dan tanggunjawab mereka akan disahkan oleh kedatangan mereka di mesyuarat Lembaga yang diadakan sepanjang TK2016 seperti yang ditetapkan berikut. 16 mesyuarat Lembaga telah diadakan pada TK

7 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 NAMA PENGARAH Tan Sri Azman Hashim (Pengerusi Bukan Bebas Bukan Eksekutif) Graham Kennedy Hodges (Dilantik pada 30 Jun 2016) Suzette Margaret Corr Soo Kim Wai Tun Mohammed Hanif bin Omar Dato Seri Ahmad Johan bin Mohammad Raslan (Pengarah Eksekutif/Penasihat Kanan) Dato Rohana binti Mahmood Voon Seng Chuan (Dilantik pada 18 Jun 2015) Wasim Akhtar Saifi (Dilantik pada 23 Februari 2016) Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen (Dilantik pada 30 Jun 2016) Seow Yoo Lin (Dilantik pada 30 Jun 2016) Dato Azlan Hashim (Bersara pada 20 Ogos 2015) (Timbalan Pengerusi Bukan Bebas Bukan Eksekutif) Tan Sri Datuk Clifford Francis Herbert (Bersara pada 20 Ogos 2015) Tan Sri Datuk Dr Aris Othman (Bersara pada 20 Ogos 2015) Chin Yuen Yin (Bersara pada 30 Oktober 2015) Shayne Cary Elliott (Bersara 15 Oktober 2015) Mark David Whelan (Bersara pada 1 Mac 2016) BILANGAN MESYURAT LEMBAGA Diadakan Semasa Tempoh Berkhidmat Di Pejabat Bilangan Yang Dihadiri % * * Akibat sebab kesihatan. Jawatankuasa Lembaga Lembaga menugaskan tanggungjawab tertentu kepada Jawatankuasa Lembaga. Jawatankuasa yang membantu Lembaga adalah seperti berikut: 1. Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan Kumpulan 2. Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan 3. Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan 4. Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan 5. Jawatankuasa Tadbir Urus Kriteria untuk keahlian adalah berdasarkan kemahiran dan pengalaman Pengarah, serta kemampuan untuk menambah nilai kepada Jawatankuasa Lembaga. Pengarah Urusan Kumpulan, Ketua-ketua Pegawai Eksekutif dan kakitangan Pengurusan Kanan dijemput untuk menghadiri mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pengarah yang berkaitan. 56

8 Jawatankuasa Penamaan dan Imbuhan Kumpulan Jawatankuasa ini terdiri daripada 8 orang ahli, yang mana semua adalah Pengarah Bukan Eksekutif dan dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk: Kerap menyemak komposisi keselutuhan Lembaga, dari segi saiz, kemahiran, pengalaman, kelayakan dan keperlbagaian dari segi jantina, etnik dan usua, dan juga keseimbangan antara Pengarah eksekutif, Pengarah Bukan Eksekutif dan Pengarah Bebas. Mencadangkan pelantikan Pengarah kepada Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga serta menyemak setiap tahun gabungan kemahiran, pengalaman dan kebolehan yang harus dibawa masuk oleh Pengarah Bukan Eksekutif dan Eksekutif ke dalam Lembaga. Menilai prestasi dan keberkesanan individu dan ahli Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga secara keseluruhan dan subsidiary perbankannya. Mencadangkan kepada Lembaga prosedur yang rasmi dan telus untuk membangunkan dasar imbuhan para Pengarah, Kakitangan Pengurusan Kanan, Ketua Audit Dalaman dan kakitangan untuk kelulusan keseluruhan Lembaga. Jawatankuasa akan memastikan pampasan adalah bersaing dan konsisten dengan budaya, objektif dan strategi Kumpulan dan mencerminkan tanggungjawab dan komitmen, yang datang dengan keahlian Lembaga dan Kakitangan Pengurusan Kanan. Menyelia pelaksanaan Skim Saham Eksekutif ( Skim ) menurut Undang-undang Kecil Skim sebagaimana yang telah diluluskan oleh Pemegang Saham Syarikat dan untuk melaksanakan tugas-tugas lain seperti yang diminta oleh Lembaga. The Committee met thirteen (13) times during FY2016: NAMA AHLI JAWATANKUASA LEMBAGA Dato Rohana binti Mahmood (Pengerusi) Suzette Margaret Corr Soo Kim Wai Tun Mohammed Hanif bin Omar Voon Seng Chuan (Dilantik sebagai Ahli pada 14 Julai 2015) Wasim Akhtar Saifi (Dilantik sebagai Ahli pada 23 Februari 2016) Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen (Dilantik sebagai Ahli pada 30 Jun 2016) Tan Sri Datuk Clifford Francis Herbert (Bersara sebagai Pengarah pada 20 Ogos 2015) Tan Sri Datuk Dr Aris Othman (Bersara sebagai Pengarah pada 20 Ogos 2015) Chin Yuen Yin (Bersara sebagai Pengarah pada 30 Oktober 2015) BILANGAN MESYUARAT JAWATANKUASA Diadakan Semasa Tempoh Berkhidmat Di Pejabat Bilangan Yang Dihadiri %

9 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan ( GITC ) terdiri daripada 3 orang Ahli, 2 daripada mereka adalah Pengarah Bebas Bukan Eksekutif dan dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Jawatankuasa bertanggungjawab untuk mentadbir urus Teknologi Maklumat ( IT ) dan untuk memastikan strategi keseluruhan IT sejajar dengan objektif dan strategi perniagaan Kumpulan. Tanggungjawab utama GITC adalah seperti berikut: Menyediakan hala tuju strategik bagi pembangunan IT di dalam Kumpulan dan memastikan bahawa pelan strategik IT, pendigitalan dan inovasi berkaitan teknologi adalah sejajar dan berintegrasi dengan objektif dan strategi perniagaan Kumpulan. Untuk memastikan pembentukan dasar, prosedur dan rangka kerja IT Seluruh Kumpulan, termasuk keselamatan dan pengurusan risiko IT untuk memastikan keberkesanan system kawalan dalaman dan kebolehpercayaan system maklumat pengurusan. Untuk memberi pengawasan terhadap rancangan strategik dan belanjawan serta pelaksanaan jangka panjang IT Kumpulan. Untuk menubuhkan penunjuk prestasi utama dan perjanjian tahap perkhidmatan dalam mengukur dan memantau prestasi keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan IT yang diberi or diterima oleh Kumpulan. Untuk menyelia kecukupan dan penggunaan sumber-sumber IT Kumpulan termasuk perkakasan komputer, perisian, kakitangan yang terlibat dalam pembangunan, pengubahsuaian dan penyenggaraan program computer dan prosedur standard yang berkaitan. Untuk mengkaji semula perancangan dan strategi IT, termasuk manfaat kewangan, taktikal dan strategik projek dan inisiatif berkaitan teknologi maklumat yang dicadangkan. Untuk menasihati Lembaga mengenai isu-isu di dalam skop GITC dan juga sebarang isu besar berkaitan IT yang perlu dibawa kepada perhatian Lembaga. Untuk menyemak dan meluluskan sisihan yang dibenarkan di bawah garis panduan BNM. There were seven (7) meetings held during FY2016: NAMA AHLI JAWATANKUASA Voon Seng Chuan (Pengerusi) (Dilantik pada 18 Jun 2015) Dato Seri Ahmad Johan bin Mohammad Raslan (Pengarah Eksekutif/Penasihat Kanan) Seow Yoo Lin (Dilantik sebagai Ahli pada 30 Jun 2016) Dato Azlan Hashim (Bersara sebagai Pengarah pada 20 Ogos 2015) (Timbalan Pengerusi Bukan Bebas Bukan Eksekutif) Dato Rohana binti Mahmood (Bersara sebagai Ahli pada 3 September 2015) Chin Yuen Yin (Bersara sebagai Pengarah pada 30 Oktober 2015) BILANGAN MESYUARAT JAWATANKUASA Diadakan Semasa Tempoh Berkhidmat Di Pejabat Bilangan Yang Dihadiri % * * Akibat sebab kesihatan. 58

10 Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan memantau kecukupan pengurusan risiko dalam Kumpulan. Keahlian Jawatankuasa ini terdiri daripada 3 orang ahli, yang mana semua adalah Pengarah Bukan Eksekutif dan dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Tanggungjawab Jawatankuasa termasuk menyemak dan menilai: Aktiviti-aktiviti pihak Pengurusan Kanan dalam menguruskan risiko; Pendedahan risiko tahap tinggi dan komposisi portfolio risiko; Strategi pengurusan risiko, dasar, rangka kerja, metodologi dan piawaian toleransi risiko Syarikat/Kumpulan; dan Keberkesanan keseluruhan kawalan dan infrastrutur pengurusan risiko (bersama dengan Jabatan Audit Dalaman Kumpulan), dan melapor kepada Lembaga. Terdapat 8 mesyuarat yang telah diadakan dalam TK2016: NAMA AHLI JAWATANKUASA Wasim Akhtar Saifi (Pengerusi) (Dilantik sebagai Ahli dan Pengerusi pada 8 Jun 2016) Voon Seng Chuan (Dilantik sebagai Ahli pada 20 Ogos 2015) Datuk Shireen Ann Zaharah binti Muhiudeen (Dilantik sebagai Ahli pada 30 Jun 2016) Dato Rohana binti Mahmood (Bersara sebagai Pengerusi/Ahli pada 8 Jun 2015) Tan Sri Datuk Clifford Francis Herbert (Bersara sebagai Pengarah pada 20 Ogos 2015) Tan Sri Datuk Dr Aris Othman (Bersara sebagai Pengarah pada 20 Ogos 2015) Mark David Whelan (Bersara sebagai Pengarah pada 1 Mac 2016) Chin Yuen Yin (Bersara sebagai Pengarah pada 30 Oktober 2015) BILANGAN MESYURAT JAWATANKUASA Diadakan Semasa Tempoh Berkhidmat Di Pejabat Bilangan Yang Dihadiri % Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan ( AEC ) terdiri daripada 3 orang Ahli, 2 daripada mereka adalah Pengarah Bebas Bukan Eksekutif dan dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. AEC bertanggungjawab untuk pengawasan dan pemantauan: Pelaporan kewangan, dasar dan kawalan dalam perakaunan Kumpulan; Fungsi Audit Dalaman Kumpulan. Ini termasuk pelantikan, penilaian prestasi, pertukaran dan pemecatan Ketua Audit Dalaman; Pematuhan terhadap keperluan kawal selia; dan Pelantikan, skop kerja dan penilaian Ketua Audit Dalaman. Ia adalah dasar Lembaga untuk sekurang-kurangnya seorang (1) ahli AEC perlu mempunyai kelayakan perakaunan atau pengalam dalam bidang kewangan. Ini membawa kepada keahlian Soo Kim Wai dan Seow Yoo Lin dengan Institut Akauntan Malaysia dan Institut Akauntan Awam Bertauliah Malaysia. AEC bermesyuarat secara kerap dengan pengaudit luar dan Audit Dalaman Kumpulan. Butir ahli-ahli AEC dan rekod kehadiran mereka serta aktiviti yang dilaksanakan AEC pada TK2016 telah ditetapkan dalam Laporan AEC di halaman 62 Laporan Tahunan ini. 59

11 AMMB Holdings Berhad ( V) Laporan Tahunan 2016 Jawatankuasa Tadbir Urus Jawatankuasa Tadbir Urus ( GC ) terdiri dari 4 ahli, kebanyakkannya merupakan Pengarah Bukan Eksekutif. GC dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. GC ditubuhkan sebagai satu jawatankuasa Lembaga untuk membantu Kumpulan melaksanakan tanggungjawab seperti berikut: Untuk memberi pengawasan ke atas inisiatif pemulihan Penarafan Risiko Komposit Kumpulan. Untuk memacu pelaksanaan inisiatif tadbir urus termasuk tugas-tugas khusus yang dimandatkan Lembaga. Untuk tujuan Jawatankuasa ini, Kumpulan terdiri dari entity-entiti berikut: AMMB Holdings Berhad AmBank (M) Berhad AmInvestment Bank Berhad AmBank Islamic Berhad GC bermesyuarat sebanyak 17 kali dalam TK2016: NAMA AHLI JAWATANKUASA Dato Rohana binti Mahmood (Pengerusi) Soo Kim Wai (Dilantik sebagai Ahli pada 29 April 2015) Dato Seri Ahmad Johan bin Mohammad Raslan (Pengarah Eksekutif/Penasihat Kanan) Wasim Akhtar Saifi (Dilantik sebagai Ahli pada 23 Februari 2016) BILANGAN MESYURAT JAWATANKUASA Diadakan Semasa Tempoh Berkhidmat Di Pejabat Bilangan Yang Dihadiri % Kebertanggungjawaban Dan Audit Laporan Kewangan Penyata Tanggungjawab Pengarah Berhubung dengan Penyata Kewangan yang Diaudit Lembaga Pengarah dikehendaki oleh Akta Syarikat, 1965 untuk menyediakan penyata kewangan bagi setiap tahun kewangan yang memberi gambaran yang benar dan saksama mengenai Kumpulan dan keadaan urusannya, keputusan dan aliran tunai pada akhir tahun kewangan. Selepas perbincangan dengan juruaudit luaran berkanun, para Pengarah menganggap bahawa dasar perakaunan yang sesuai digunakan secara konsisten dan disokong oleh pertimbangan dan anggaran yang munasabah serta berhemah dan bahawa semua piawaian perakaunan yang mereka anggap boleh digunapakai telah diikuti semasa penyediaan penyata kewangan. Lembaga Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa Kumpulan menyimpan rekod perakaunan yang didedahkan dengan ketepatan yang munasabah, dan untuk memastikan bahawa penyata kewangan mematuhi Akta Syarikat, Lembaga Pengarah dan Jawatankuasa Lembaga Pengarah mempunyai tanggungjawab umum untuk mengambil langkah-langkah untuk melindungi aset Kumpulan. Transaksi Pihak Berkaitan Lembaga sentiasa bertanggungjawab menentukan konflik kepentingan berpotensi atau sebenar yang berkaitan dengan sebarang hal yang dibawa ke perhatian Lembaga. Menerusi AEC, Lembaga akan menyemak semua transaksi berkaitan secara setiap suku tahunan, termasuk transaksi baru yang berkaitan yang masuk pada tahun kewangan tersebut. Maklumat transaksi ini terdapat di bawah Nota 42 Penyata Kewangan di halam 227 hingga 228 Laporan Tahunan ini. Kawalan Dalaman Adalah penting untuk menitikberatkan tanggungjawab utama untuk memastikan system kawalan dalam yang baik yang memberi jaminan munasabah tentang keberkesanan dan kecekapan system yang terletak pada Lembaga. Sistem kawalan dalam Kumpulan direka untuk mengurus risiko kegagalan mencapai objektif korporat Syarikat dan juga memelihara pelaburan pemegang saham dan asset Kumpulan. Maklumat system kawalan dalaman Kumpulan terdapat di dalam Penyataan Pengurusan Risiko dan Kawalan Dalam pada halaman 70 hingga 71 Laporan Tahunan ini. 60

12 Kebebasan Audit Luaran Tetuan Ernst & Young ( E&Y ) merupakan juruaudit berkanun luaran Syarikat dan juruaudit bagi akaun Kumpulan yang digabungkan untuk penyediaan laporan tahunan ini. Juruaudit luaran melaksanakan audit bebas, selaras dengan piawaian pengauditan yang diluluskan di Malaysia, dan melapor terus kepada AEC. Sebagai tambahan AEC juga: Meluluskan semua perkhidmatan audit dan bukan audit. Mengkaji secara tetap kebebasan juruaudit luaran. Menilai keberkesanan juruaudit luaran. Bertemu dengan juruaudit berkanun luaran sekurang-kurangnya dua kali setahun, tanpa kehadiran Pengurusan. AEC mengadakan perbincangan yang kerap bersama rakan kongsi audit kanan daripada EY dan bertindak sebagai perwakilan utama untuk menyelia hubungan Kumpulan dengan juru audit luaran. Sebagai mematuhi, Undang-undang Kecil Institut Akauntan Malaysia (Tentang Etika, Kelakuan dan Amalan Profesional), rakan kongsi juru audit akan bertukar setiap 5 tahun bagi memastikan objektiviti, kebebasan dan integrity pandangan audit tersebut. Rakan kongsi EY terkini, Chan Hooi Lam, telah mengetuai audit Kumpulan ini sejak 2 tahun kebelakangan ini. Juruaudit luaran dilantik semula oleh para pemegang saham Syarikat secara tahunan, berdasarkan cadangan Lembaga. Juruaudit luaran berkanun tidak boleh memberikan perkhidmatan yang dianggap bercanggah dengan peranan juruaudit. Ini termasuk membantu dalam penyediaan penyata kewangan dan sub-kontrak aktiviti operasi yang kebiasaannya dijalankan oleh Pengurusan, dan penglibatan di mana juruaudit mungkin diperlukan untuk menyatakan pendapat mengenai kerja-kerjanya sendiri. Secara khususnya, dasar Kumpulan: Menghadkan perkhidmatan bukan audit yang boleh diberikan; dan Mengkehendaki bahawa audit dan perkhidmatan bukan audit yang dibenarkan, mestilah terlebih dahulu diluluskan oleh AEC. AEC telah menyemak ringkasan perkhidmatan bukan audit yang disediakan oleh juruaudit luaran dalam TK2015 dan telah mengesahkan bahawa penyediaan perkhidmatan adalah bersesuaian dengan piawaian kebebasan am bagi juruaudit. Jumlah yuran audit berkanun dan bukan berkanun bagi Kumpulan (tidak termasuk perbelanjaan dan cukai perkhidmatan) dalam TK2016 berjumlah RM2.55 juta (TK2015:RM2.42 juta). Yuran Yang Berkaitan dengan Jaminan dan perkhidmatan bukan audit yang lain bagi TK2016 (tidak termasuk perbelanjaan dan cukai perkhidmatan) berjumlah RM3.53 juta (TK2015:RM2.27 juta). Yuran ini kebanyakannya berkaitan dengan perkhidmatan jaminan seperti semakan terhad, pengesahan Hasil Perbadanan Insurans Deposit Malaysia dan kerja pengesahan model risiko. 61