Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Gereja XYZ di Palembang

Transkripsi

1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Gereja XYZ di Palembang Fransiska Prihatini Sihotang Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP Abstrak Palembang merupakan salah satu kota di Indonesia yang majemuk baik dari segi suku maupun agama. Salah satu rumah ibadah di kota Palembang adalah Gereja XYZ yang merupakan tempat beribadah umat Nasrani. Banyaknya jemaat XYZ yang berdomisili di kawasan yang berbeda menjadi alasan didirikannya bangunan gereja di lima kawasan. Selain ibadah mingguan yang dilakukan beberapa kali di hari Minggu, ada juga kegiatan ibadah kecil, kegiatan sosial, perayaan, seminar, dan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan jemaat dan sekitar. Sebagai sarana informasi dan transparansi keuangan, pengurus memberikan laporan setiap minggu dalam bentuk buku yang diberikan kepada masing-masing jemaat. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan untuk menganalisis adalah metode FAST. Hasil penelitian ini berupa rancangan sistem informasi yang dapat diimplementasikan untuk membantu pengurus Gereja XYZ dalam mengelola kegiatan, memberikan informasi, dan sebagai transparansi keuangan kepada jemaat. Kata Kunci: Sistem informasi, rumah ibadah, gereja, jemaat Abstract Palembang is one of the cities in Indonesia which diverse both in terms of ethnic or religion. One of worship place in this city is XYZ Church which is place of Christians worship. Congregation of XYZ living in different areas to be a reason for the founding of the building of places of worship in five regions. Besides weekly worship that performed several times on Sunday, there was also a small activity of religious, social activity, celebrations, seminars, and training tailored to the needs of the congregation and the environment. As a means of information and financial transparency, the board provide a report every week in the form of books given to each congregation. This research uses iteration method. The results of this research is the design of information systems that can be implemented to help management manage the activities, provide information, and as financial transparency to the congregation. Keyword: Information system, church, worship place, congregation 1. PENDAHULUAN Indonesia merupakan negara yang multi budaya, ras dan agama. Palembang yang merupakan ibukota provinsi Sumatera Selatan merupakan salah satu kota yang juga memiliki keberagamaan suku dan agama. Keberagaman tersebut tidak membuat perpecahan dan setiap pemeluk agama saling menjaga kerukunan dan persatuan. Hal tersebut terbukti dengan tempat ibadah yang terjaga keamanannya baik dari agama apapun. Salah satu tempat ibadah di Palembang adalah Gereja XYZ yang merupakan salah satu tempat umat Nasrani beribadah. Gereja XYZ berlokasi di lima kawasan. Hal tersebut disebabkan oleh jemaatnya yang berdomisili di kawasan yang berbeda. Jemaat yang dimaksud di sini adalah sehimpunan umat [1] yang terdaftar di Gereja XYZ. Ibadah dilakukan sebanyak tiga kali di masing-masing kawasan, hal tersebut dilakukan untuk menjangkau jemaat yang sibuk sekalipun. Kegiatan pada Gereja XYZ bukan sekedar ibadah mingguan, ada juga ibadah kecil yang dilakukan di rumah-rumah jemaat secara bergantian. Kegiatan sosial pun sering dilakukan seperti kunjungan ke daerah-daerah, pengobatan gratis, sosialisasi kesehatan dan keuangan, bantuan biaya sekolah, penjualan sembako murah dan sebagainya. Selain itu sering pula dilakukan seminar, perayaan-perayaan hari besar dan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan jemaat maupun masyarakat sekitar. Untuk memberikan informasi terkait kegiatan dan menjaga transparansi keuangan, pengurus selalu memberikan laporan dalam bentuk buku kepada seluruh jemaat yang disebut dengan warta jemaat. Laporan terdiri dari laporan mingguan dalam bentuk warta jemaat dan laporan tahunan yang dibagikan di akhir tahun. Laporan yang berbentuk kertas dan tidak adanya integrasi data, selain membutuhkan biaya yang cukup besar juga terkadang terdapat kesalahan dalam penyajian informasi maupun laporan. Berdasarkan hal tersebut, sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi perlu diterapkan pada Gereja XYZ untuk membantu pengurus dalam memberikan informasi dan penyusunan laporan. 119

2 2. METODE 2.1 Pengumpulan Data Untuk memperoleh data primer dilakukan wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan kepada beberapa narasumber yang terdiri dari pendeta, majelis gereja, dan jemaat. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online. Teknik observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung kegiatan yang terjadi pada Gereja XYZ. Studi literatur dilakukan untuk memperkaya pengetahuan terkait penelitian ini. 2.2 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang mengubah data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan [2]. Sumber lain mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [3]. 2.3 FAST Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah Framework for the Aplication of System Thinking (FAST). Tahapan metodologi FAST adalah sebagai berikut [4]: 1. Scope Definition Pada tahap ini dilakukan pendefinisian ruang lingkup sistem, masalah, kesempatan, dan perintah yang akan diterima sistem. Sebelum melakukan analisis masalah, dilakukan pendefinisian lingkup proyek yang bertujuan untuk menentukan tujuan pengembangan dan gambaran proyek sistem informasi yang akan dikembangkan, menentukan masalah dan kesempatan dari sistem yang ada, menentukan batasan bisnis dan teknologi dari sistem yang akan dikembangkan, serta menentukan ruang lingkup awal proyek. Ruang lingkup sistem informasi yang dikembangkan ini adalah pengolahan data jemaat, data keuangan, informasi kegiatan, dan warta jemaat. 2. Problem Analysis Pada tahap ini dilakukan analisis mengenai sistem yang sudah berjalan pada Gereja XYZ. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami proses bisnis dari sistem yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap analisis awal (preliminary investigation). Dengan memahami proses bisnis dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru. Berdasarkan pendefinisian lingkup proyek akan dilakukan analisis masalah dengan melihat masalah berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang ada berdasarkan analisis data, proses, dan interface. Kemudian dilanjutkan dengan cause and effect analysis, yang akan menghasilkan solusi dari permasalahan. 3. Requirements Analysis Analisis kebutuhan bertujuan untuk menentukan kebutuhan fungsional dan nonfungsional dari sistem yang akan dikembangkan, mengidentifikasi dan menyatakan persyaratan sistem, prioritas persyaratan sistem, memperbarui atau memperhalus rencana proyek, mengkomunikasikan pernyataan persyaratan. Kebutuhan fungsional pada sistem ini adalah harus mampu menangani proses pengolahan data jemaat, data keuangan, informasi kegiatan, dan warta jemaat. 4. Logical Design Pada tahapan ini dilakukan perancangan logika untuk menerjemahkan persyaratan-persyaratan bisnis ke model-model sistem. Perancangan logika berupa pemodelan data yang akan digambarkan menggunakan Entity Relational Diagram (ERD) dan pemodelan proses digambarkan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). 5. Desicion Analysis Tahapan ini menganalisis solusi terbaik untuk kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Analisis keputusan bertujuan mengidentifikasi berbagai alternatif kandidat solusi untuk pengembangan sistem. Kandidat solusi sistem akan dibandingkan berdasarkan karakteristik proses bisnis yang terkomputerisasi, keuntungan, software dan hardware, serta perangkat lunak yang digunakan pendukung sistem guna 120

3 memilih kandidat terbaik yang akan digunakan dalam pengembangan sistem. 6. Physical Design and Integration Pada tahapan ini dilakukan transformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan sebagian oleh model sistem logis) ke dalam spesifikasi desain fisik yang akan memandu konstruksi sistem. Produk yang akan dihasilkan pada tahap ini adalah prototype desain dan proses bisnis yang didesain ulang. 7. Contruction and Testing Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean sistem yang telah didesain pada tahap sebelumnya, dan kemudian menguji sistem tersebut. Produk jadi pada tahap ini adalah sistem fungsional yang siap untuk diimplementasikan. 8. Instalasi dan Pengiriman Pada tahap ini akan dioperasikan sistem yang telah dibangun. 2.4 PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES yang terdiri dari Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Services. Setelah analisis ini dilakukan, maka didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja [5]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Identifikasi Masalah Analisis masalah menggunakan rangkaian kerja (framework) PIECES yang terdiri dari Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service. Berdasarkan analisis yang dilakukan, didapat hasil seperti yang tertulis pada Tabel 1. PIECES 3.2 Kesempatan Tabel 1. Analisis permasalahan PIECES Permasalahan Performance Waktu pencarian data jemaat yang diperlukan terlalu lama, karena tersimpan dalam bentuk catatan di buku. Jika ada perubahan data maka harus dihapus menggunakan tipe-x sehingga menyebabkan tampilan yang tidak baik. Kesulitan dalam mencari data yang diperlukan. Information Beberapa kali terjadi kesalahan informasi keuangan dan kegiatan yang harus diralat pada warta jemaat di minggu selanjutnya. Informasi terkait kegiatan sering tidak diketahui oleh jemaat karena bentuk pemberitaannya hanya diumumkan melalui mulut dan warta jemaat, sedangkan jemaat cenderung tidak membaca atau mendengarkan pengumuman. Economics Laporan mingguan dalam bentuk warta, laporan bulanan, dan laporan tahunan semuanya dicetak dalam media kertas yang membutuhkan biaya yang cukup besar. Control Terdapat resiko kehilangan data. Terdapat resiko kesalahan dalam pencatatan data jemaat dan kegiatan. Efficiency Penyebaran informasi menggunakan media kertas dirasa kurang efisien. Service Kesalahan warta jemaat, laporan bulanan, dan laporan tahunan dianggap mengurangi tingkat pelayanan pengurus gereja terhadap jemaat. Beberapa hal yang mendukung pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan pekerjaan dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien. 121

4 2. Keterbukaan pihak pengelola Gereja XYZ terkait perkembangan sistem informasi dan didukung dengan perlengkapan komputer yang memadai. 3. Penghematan yang didapat dengan implementasi sistem yang dibangun. 4. Jemaat yang rata-rata telah menggunakan perangkat smartphone terutama android. 3.3 Hambatan Business Constraint Berikut ini adalah business constraint yang ada: 1. Sistem ini akan dikembangkan dengan metode FAST dan perangkat lunak akan dikembangkan dengan metode prototyping. 2. Sistem ini tidak akan mengubah file file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pihak Gereja XYZ. 3. Sistem yang akan dibangun harus memenuhi technology constraint yang ada Technology Constraint Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem: 1. Sistem akan dibangun di atas sistem operasi Microsoft Windows Sebagai tempat penyimpanan data akan digunakan basis data dengan MySQL. 3. Sistem akan dirancang sebagai aplikasi web dan android. 3.4 Ruang Lingkup Awal Pengembangan Sistem Fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruhi dalam pengembangan sistem ini adalah: 1. Pendataan jemaat Saat ini jika ada perubahan data jemaat, misalnya ada anggota keluarga yang menikah, penambahan anggota keluarga, atau pindah domisili dilakukan dengan melaporkan kepada pengurus dan kemudian datanya akan diperbaharui di dalam daftar jemaat yang berupa kertas kerja Microsoft Excel. Rancangan yang diusulkan yaitu, jika ada perubahan-perubahan maka jemaat dapat mengubah datanya sendiri melalui aplikasi android, dan kemudian pengurus cukup hanya memvalidasinya. 2. Informasi kegiatan Saat ini informasi kegiatan diumumkan dengan menyebarkan melalui warta jemaat. Pada rancangan sistem yang baru, informasi akan disebarkan melalui warta digital berbasis android, dan memiliki notifikasi dan dapat diatur dengan alarm, sehingga jemaat lebih mengetahui kegiatan yang akan berlangsung. 3. Pelaporan Pelaporan yang selama ini menggunakan media kertas akan diubah menjadi menggunakan media elektronik yaitu website dan android. 3.5 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang harus ada dalam sistem yang dirancang. Kebutuhan fungsional dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem harus dapat menangani pengolahan data jemaat: menambah, mengubah dan mengubah status jemaat jika ada jemaat yang menikah, pindah domisili, atau meninggal. 2. Sistem harus dapat menangani pengolahan data keuangan, yaitu uang masuk yang uang keluar. 3. Sistem harus dapat menangani pengolahan informasi kegiatan yang diadakan oleh Gereja XYZ. 4. Sistem harus dapat menangani pengolahan laporan: warta jemaat yang harus terbit setiap minggu, laporan bulanan dan laporan tahunan. 3.6 Kebutuhan non Fungsional Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework. - Performance: Dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan terkait proses pengolahan data jemaat, data keuangan, informasi kegiatan dan warta jemaat. - Information: Data yang terintegrasi akan menghasilkan pengolahan data terkait data jemaat, keuangan, kegiatan gereja, dan warta jemaat akan lebih mudah dan cepat, mencegah terjadinya pengulangan data dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. 122

5 - Economic: Sistem yang terkomputerasisasi akan membawa dampak baik dalam keuangan karena akan mengurangi penggunaan alat tulis seperti kertas dan tinta. - Control: Sistem ini dapat diakses oleh beberapa pengguna yaitu kepala jemaat, majelis, dan jemaat. Pengaksesan akan disesuaikan dengan kepentingan masing-masing. Dengan otentikasi pengguna yang diterapkan, maka dapat menjaga keamanan data. Sistem ini juga memiliki backup data. - Efficiency: Sistem dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengolahan data jemaat, data keuangan, informasi kegiatan, dan warta jemaat. - Service: Sistem memiliki tampilan yang user friendly, agar dapat memudahkan pengguna dalam mempelajari, memahami dan menggunakan sistem. 3.7 Rancangan Sistem Dalam penelitian ini aliran data menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada Gambar 1. Pada Gambar 1 yang merupakan diagram konteks yang diusulkan dapat dilihat bahwa terdapat tiga entitas yang terlibat yaitu Kepala Jemaat, Majelis, dan Jemaat. Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna diwajibkan untuk login menggunakan username dan password masing-masing. Yang bertugas sebagai administrator sistem adalah Majelis yang dapat memasukkan informasi terkait jadwal pelayanan, kegiatan, persembahan, majelis, dan keuangan. Kepala jemaat bertugas untuk melakukan validasi terhadap informasi yang telah dimasukkan oleh Majelis. Username, password, validasi Kepala Jemaat Jemaat valid, Kegiatan valid, warta, laporan Sistem Informasi Gereja XYZ Jemaat valid, Kegiatan valid, warta, laporan Username, password, jadwal pelayanan, kegiatan, persembahan, majelis, keuangan Majelis Jemaat valid, Kegiatan valid, warta, laporan Username, password, biodata jemaat, permintaan update Jemaat Gambar 1. Diagram konteks Gambar 2 merupakan diagram dekomposisi yang merupakan pemecahan dari diagram konteks. Sistem ini dirancang memiliki 5 bagian yaitu login, pengolahan data jemaat, pengolahan data keuangan, pengolahan informasi kegiatan, dan pengolahan laporan. Pengolahan data jemaat terdiri dari 2 sub bagian yaitu menambah jemaat baru dan mengubah status jemaat. Menambah jemaat baru (jika ada kelahiran anggota keluarga) dan mengubah status jemaat (jika ada jemaat yang pindah domisili) dapat dilakukan oleh kepala keluarga masing-masing yang kemudian akan divalidasi perubahannya oleh kepala jemaat. Sub bagian pengolahan data keuangan terdiri dari pengolahan uang persembahan mingguan, pengolahan uang persembahan bulanan/ucapan syukur, dan pengolahan uang keluar/belanja gereja. Setelah diolah oleh Majelis, maka Kepala Jemaat dapat memeriksa dan melakukan validasi. Sub bagian pengolahan informasi kegiatan terdiri dari pengolahan jadwal pelayanan ibadah (ibadah mingguan umum, pemuda, dan sekolah minggu), pengolahan kegiatan rutin yang terdiri dari ibadah PA, ibadah perayaan (Natal, peringatan kematian, peringatan kebangkitan, dan peringatan kenaikan Yesus 123

6 Kristus), dan kegiatan rutin lainnya. Sedangkan kegiatan ekstra merupakan kegiatan bukan rutin yang terdiri dari kunjungan dukacita jika ada anggota jemaat yang meninggal, seminar dari eksternal, dll. Sub bagian pengolahan laporan terdiri dari laporan mingguan yang merupakan warta jemaat, laporan bulanan, dan laporan tahunan. Di dalam laporan terdapat informasi tentang petugas/pelayan ibadah, liturgi ibadah, bahan khotbah dan ayat-ayat bacaan, persembahan, kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dll.. Diagram dekomposisi dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 2. Sistem Informasi Gereja XYZ 1 LOGIN 2 PENGOLAHAN DATA JEMAAT 3 PENGOLAHAN DATA KEUANGAN 4 PENGOLAHAN INFORMASI KEGIATAN 5 PENGOLAHAN LAPORAN 2.1 Menambah Jemaat Baru 3.1 Pengolahan Uang Persembahan Mingguan 4.1 Pengolahan jadwal Pelayanan Ibadah 5.1 Laporan Mingguan (Warta Jemaat) 2.2 Mengubah Status Jemaat 3.2 Pengolahan Uang Persembahan Bulanan/Ucapan Syukur 3.3 Pengolahan Uang Keluar/Belanja 4.2 Pengolahan Kegiatan Rutin 4.3 Pengolahan Kegiatan Ekstra 5.2 Laporan Bulanan 5.3 Laporan Tahunan Gambar 2. Diagram dekomposisi Gambar 3 dan Gambar 4 merupakan rancangan halaman antar muka versi website dan android. Versi android lebih sederhana dan dikhususkan agar jemaat dapat mengakses informasi dengan lebih mudah. Sedangkan versi website lebih kompleks untuk mengakses informasi dengan lebih detail. Kedua versi mewajibkan login sebelum masuk ke dalam sistem. Rancangan antarmuka program dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4. Pengaturan Akun Keluar Gambar Beranda Data Jemaat Data Keuangan Informasi Kegiatan Laporan Warta Jemaat Laporan Bulanan Konten Laporan Tahunan Pencarian Berita Footer Gambar 3. Rancangan antarmuka sistem versi website 124

7 4. SIMPULAN Gambar 4. Rancangan antarmuka sistem versi android Kesimpulan yang dapat diambil dalam penelitian ini adalah penggunaan sistem informasi yang dirancang ini dapat mempermudah proses pengolahan data jemaat, data keuangan, informasi kegiatan, dan warta jemaat. Versi website akan lebih bermanfaat digunakan oleh Majelis dan Kepala Jemaat karena lebih kompleks, sedangkan versi android yang lebih sederhana cocok digunakan oleh jemaat yang mobilitasnya tinggi. Versi android juga dapat digunakan oleh Kepala Jemaat untuk sekedar melakukan validasi. 5. REFERENSI [1] Kamus Besar Bahasa Indonesia versi online diakses 05 September [2] Abdul, Kadir Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. [3] Jogiyanto, HM Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. [4] Whitten, L Jeffery Metode Desain dan Analisis Sistem. Andi Offset, Yogyakarta. [5] Hanif, Al Fatta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. 125