Penggunaan Analisa SWOT dan Matriks Layanan Ideal dalam Rancangan Kebijakan E-Government di Kota Tegal Oleh : Abstraksi

Transkripsi

1 Penggunaan Analisa SWOT dan Matriks Layanan Ideal dalam Rancangan Kebijakan E-Government di Kota Tegal Oleh : Ira Setiawati 1), Mahmudi 2) 1) Program Studi Sistem Informasi, Stmik Himsya 2) Program Studi Sistem Informasi, Stmik Himsya Jalan Raya Karanganyar Tugu Km 12 No 8 Telp Semarang seruni_78@yahoo.com, terbaru28@gmail.com Abstraksi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) menjanjikan efisiensi, kecepatan penyampaian informasi, jangkauan global dan transparansi. Oleh karena itu dalam era otonomi daerah, untuk mewujudkan pemerintahan yang good corporate governance (GCG) salah satu upayanya adalah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi atau yang popular disebut dengan E-Government. Good Corporate governance akan tercipta, apabila terjadi keseimbangan kepentingan antara semua pihak (stake holders) dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Dengan diterbitkannya lnstruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi pengembangan E-Government, merupakan salah satu komitmen pemerintah, serta sebagai strategi nasional dalam rangka perkembangan dan kemajuan bidang teknologi informasi dan komunikasi. Pemerintah Kota Tegal juga memandang perlu untuk segera memiliki strategi dalam pemanfaatan teknologl lnformasi dan komunikasi. Dalam rancangan kebijakan e-government di Pemerintah Kota Tegal, penentuan strategi menggunakan metode analisis SWOT yang dipandang mampu untuk menganalisis hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, serta terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman pada suatu organisasi. Key word : GCG, e-government, analisis SWOT 1. Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi dengan melihat segala potensinya untuk memanfaatkan lebih jauh tuntutan agar pelayanan birokrasi yang lebih baik, akuntabel, cepat dan memuaskan mendorong pemerintah untuk digunakan dalam membantu proses penyediaan Teknologi Informasi. Abad ke-21 ini informasi memegang peranan penting dari segenap kegiatan, apalagi bangsa kita sedang memasuki era baru yang ditandai dengan keterbukaan dan persaingan bebas. Era baru ini, memiliki berpengaruh tidak saja di bidang ekonomi, tetapi juga dalam segi-segi kehidupan yang lebih luas. Untuk menghadapinya. kita dituntut untuk membangun ketangguhan nasional di segala bidang. Ketangguhan nasional itu bisa terwujud jika semua pelaku pembangunan mempunyai kesiapan yang dapat diandalkan dan dipertanggung jawabkan. Tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang lebih baik

2 atau pelayanan prima menjadikan Pemerintah Kota Tegal harus mengikuti perkembangan teknologi yang menjanjikan efisiensi yang tinggi dan pelayanan yang lebib baik. Tantangan yang mengedepankan semakin pentingnya pengetahuan (knowledge) sebagai pendorong utama pertumbuhan suatu bangsa, keadaan ini disebut dengan knowledge based economic. Daya saing suatu bangsa tidak bergantung lagi pada kekayaan sumber daya alam dan tenaga kerja yang murah, akan tetapi semakin bergantung pada pengetahuan yang dimiliki dan dikuasai oleh suatu bangsa. Pengetahuan merupakan kunci suatu bangsa dalam memanfaatkan dan memproses sumber daya alam sebelum dilemparkan ke pasar global. Sumber daya manusia yang tersedia hanya akan dapat mendukung pertumbuhan bila disertai dengan penguasaan pengetahuan yang memadai. Tanpa penguasaan pengetahuan yang sesuai dan memadai, penduduk yang besar hanya akan berdampak menambah beban bangsa untuk mencapai serta mempertahankan tingkat kesejahteraan yang pantas. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) menjanjikan efisiensi, kecepatan penyampaian informasi, jangkauan global dan transparansi. Oleh karena itu dalam era otonomi daerah, untuk mewujudkan pemerintahan yang good corporate governance (GCG) salah satu upayanya adalah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi atau yang popular disebut dengan E-Government. Dalam Undang undang Nomor 32 tahun 2004 mengenai Pemerintahan Daerah, efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintah daerah perlu ditingkatkan dengan lebih memperhatikan aspek aspek hubungan antar susunan pemerintahan dan antar pemerintahan daerah, potensi dan keanekaragaman daerah, peluang dan tantangan persaingan global dengan memberikan kewenangan yang seluas luasnya kepada daerah disertai dengan pemberian hak dan kewajiban menyelengarakan otonomi daerah dalam kesatuan system penyelenggaraan pemerintahan Negara. Amanat Undang-undang ini menunjukan bagaimana pentingnya efisiensi dan transparansi, sehingga E-Government sangat sejalan dengan undang-undang yang dimaksud. Dengan diterbitkannya lnstruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi pengembangan E-Government, merupakan salah satu komitmen pemerintah, serta sebagai strategi nasional dalam rangka perkembangan dan kemajuan bidang teknologi informasi dan komunikasi. Pemerintah Kota Tegal juga memandang perlu untuk segera memiliki strategi dalam pemanfaatan teknologl lnformasi dan komunikasi untuk mendukung aktivitas-aktivitas pemerintahan Kota

3 Tegal yang meliputi aktivitas internal pemerintahan dalam satu lnstansi maupun antar instansi. Serta aktivitas pemberian pelayanan dari pemerintah Kota Tegal untuk masyarakat sehingga terciptanya pemerintahan yang bersih, transparan dan berwibawa. 2. Landasan teori 2.1. Definisi e-goverment Pengembangan E-Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. E- Government merupakan kependekan dari elektronik pemerintah. E-Governtment biasa dikenal e-gov, pemerintah digital, online pemerintah atau pemerintah transformasi. E-Government adalah suatu upaya untuk mengembangkan penyalenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik. Suatu penataan system manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Dapat dikatakan bahwa E-Goverment adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. e-government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Muara dari pengembangan E-Government adalah terwujudnya Good Corporate Governance (GCG), melalui terselenggaranya komunikasi secara dua arah, antara : 1. Antara Pemerintah dengan Pemerintah (Government to Government atau G to G), dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan sistem administrasi pemerintahan. 2. Antara Pemerintah dengan Dunia Usaha (Government to Bussiness atau G to B), dalam rangka menumbuhkan partisipasi dunia usaha. 3. Antara Pemerintah dengan Masyarakat (Government to Citizen atau G to C), dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat Matriks analisis SWOT Tahap awal proses penetapan strategi adalah menaksir kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang dimiliki organisasi. Analisa matriks SWOT memungkinkan organisasi memformulasikan dan mengimplementasikan strategi

4 utama sebagai tahap lanjut pelaksanaan dan tujuan organisasi, dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan dan dianalisa. Hasil analisa dapat menyebabkan dilakukan perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan, atau strategi yang sedang berjalan. Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Menurut salah satu pakar SWOT Indonesia, Fredy Rangkuti, Analisis SWOT dapat didefinisikan sebagai berikut : Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, serta terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Analisis SWOT merupakan salah satu instrumen yang beraneka guna, yang dapat digunakan berkali-kali pada berbagai tahap proyek; membangun sebuah telaah ataui untuk pemanasan diskusi sebelum membuat perencanaan. Instrumen ini dapat diterapkan secara luas, atau sub-komponen yang kecil (bagian dari strategi) dapat dipisahkan agar kita dapat melakukan analisis yang mendetil. SWOT sering menjadi pelengkap yang berguna ketika melakukan Analisis Pemangku Kepentingan. Petunjuk umum yang sering diberikan untuk perumusan adalah : 1. Memanfaatkan kesempatan dan kekuatan (O dan S). Analisis ini diharapkan membuahkan rencana jangka panjang. 2. Atasi atau kurangi ancaman dan kelemahan (T dan W). Analisa ini lebih condong menghasilkan rencana jangka pendek, yaitu rencana perbaikan (short-term improvement plan). Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan hubungan atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. 3. Strategi Analisis dan Pembahasan Kota Tegal, sebagai bagian dari Negara Kesatuan Republik Indonesia diharapkan dapat untuk memberikan kontribusi nyata pada peningkatan daya saing bangsa. Di pihak lain, peningkatan daya saing dengan berbasis pengetahuan dan teknologi juga memerlukan basis sosial-budaya internal yang kuat. Membangun sebuah sistem diperlukan sebuah model untuk menggambarkan kerangka kerja baku. Ada 4 tingkatan E-Government menurut Inpres 3 /2003, antara lain :

5 1. Tingkat I Persiapan Pembuatan situs informasi di setiap KPD Penyiapan SDM Penyiapan sarana akses yang mudah Sosialisasi situs informasi baik untuk internal maupun untuk public. 2. Tingkat 2 Pematangan Pembuatan situs informasi public interaktif Pembuatan antar muka keterhubungan dengan lembaga lain 3. Tingkat 3 Pemantapan Pembuatan situs transaksi pelayanan public Pembuatan interoperabiltas aplikasi maupun data dengan lembaga lain 4. Tingkat 4 Pemanfaatan Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat G2G, G2B dan G2C yang terintegrasi. Analisis SWOT dibuat untuk mengkaji faktor yang mempengaruhi pembangunan E-Government di kota Tegal. Faktor pendukung E-Government mempunyai dampak pada proses implementasi pengembangan E-Government di kota Tegal. Dalam pengembangan dan implementasi E-Government di kota Tegal terdapat unsur yang mempengaruhi pengembangan dan implementasi E-Government Rencana Strategis E-Government Dengan mempertimbangkan kondisi E-Government kota Tegal saat ini serta memperhatikan hasil kajian SWOT, pencapaian strategis E-Government perlu dilaksanakan melalui 5 (enam) strategi yang berkaitan erat, yaitu : 1. Menguatkan kebjiakan pembangunan E-Government melalui pembuatan payung hukum yang mengatur tentang pelaksanaan E-Government di kota Tegal. 2. Memanfaatkan teknologi informasi secara optimal untuk layanan E- Goevernment Pemerintahan maupun publik. 3. Meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi informasi. 4. Mengembangkan kapasitas SDM. 5. Melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan-tahapan yang realistik dan terukur.

6 3.2. Analisa SWOT dan Matriks Ideal Perencanaan E-Government Analisis SWOT Perencanaan E-Government kota Tegal STRENGHTS Dengan adanya pembuatan Grand Desain E- Government ini nantinya menjadi kunci kekuatan dalam perencanaan pembangunan dan implementasi E-Government di kota Tegal. WEAKNESSES Belum adanya perencanaan matang selama ini terhadap pembangunan E-Government di kota Tegal OPPORTUNITIES Dalam mengembangkan perencanaan E- Government dengan matang, pihak pemerintah kota Tegal dalam hal ini Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika perlu bekerjasama dengan pihak ketiga guna menyusun rencana E-Government untuk jangka pendek hingga jangka panjang. THREATS Adanya egoisme sektoral yang nantinya mengabaikan proses perencaaan E- Government yang sudah dibuat Matriks Ideal Perencanaan E-Government kota Tegal No Kondisi Saat Ini Kondisi Ideal Yang Harus Dilakukan 1 Tidak adanya Adanya perencanaan 1. Membuat poin tujuan kebutuhan perencanaan yang matang untuk mendesak pembangunan E- matang dalam pembangunan dan perencanaan E- implementasi E- Government di kota Tegal Government SKPD di tiap dan dikoordinasikan melalui Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Government untuk saat ini sampai 5 tahun kedepan dan merencanakan pengembangan E-Government untuk jangka waktu 5 tahun kedepan; 2. Melakukan koordinasi penganggaran pembangunan E- Government selama 5 tahun kedepan secara berkesinambungan. Tabel. Matriks Ideal Perencaanaan E-Government

7 SWOT dan Matriks Ideal Kebijakan E-Government Analisis SWOT Kebijakan E-Government kota Tegal STRENGHTS Adanya produk hukum dari pusat yang mendukung otonomi daerah didalam pembangunan E-Government OPPORTUNITIES Adanya political will yang kuat dari pemegang kebijakan kota Tegal untuk membangun E-Government kota Tegal WEAKNESSES Belum adanya payung hukum yang mengatur pembangunan atau Pengembangan E-Government di kota Tegal THREATS Proyeksi kedepan, faktor egoisme sektoral seringkali menjadi hambatan dalam penerapan kebijakan E- Government di kota Tegal Matriks Ideal Kebijakan E-Government kota Tegal Kondisi Saat Ini Kondisi Ideal Yang Harus Dilakukan Belum adanya Harus ada ada Pemegang kebijakan terkait harus peraturan yang peraturan yang mengeluarkan peraturan untuk mengatur tentang mengatur mendukung pembangunan E-Government pembangunan E- pembangunan kota Tegal seperti : Government di kota dan pelaksanaan a. Peraturan tentang pembangunan Tegal E-Government E-Government kota Tegal, di kota Tegal. mencakup tugas koordinasi SKPD yang bertanggung jawab atas pembangunan E-Government, serta pelaksanaan implementasi E- Government seperti : layanan LPSE, publikasi elektronik, pengaturan domain resmi, pengaturan alamat dan lain lain. b. Peraturan khusus untuk Pengadaan barang/jasa yang terkait dengan pembangunan E-Government di kota Tegal, seperti: pengadaan peralatan jaringan, pengadaan peralatan PC, pengadaan aplikasi, pengadaan perangkat keras dan lain - lain

8 3.3. Analisa SWOT dan Matriks Ideal Aplikasi E-Government Analisis SWOT Aplikasi E-Government kota Tegal STRENGHTS Adanya aplikasi elektronik untuk keuangan dan pelaporan yang sudah digunakan secara kontinyu WEAKNESSES Adanya tidak sinerginya pengolahan data antar satu aplikasi dengan lainnya. Untuk pemakaian aplikasi sistem operasi masih banyak yang menggunakan sistem operasi bajakan. Sedangkan aplikasi publikasi seperti website masih minim digunakan dan hanya beberapa SKPD saja yang aktif mengupdate website, padahal fasilitas sudah disediakan oleh Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika. OPPORTUNITIES Dari belum banyaknya layanan THREATS Potensi ancaman disini adalah minimnya Aplikasi E-Goverenment yang anggaran untuk pembangunan dan belum dibuat berdampak positif implementasi aplikasi termasuk terhadap rencana pembangunan sosialisasi, pelatihan maupun aplikasi yang nantinya dapat pemeliharaan. bersinergi dan bertukar data antar SKPD satu dengan yang lain Matriks Ideal Aplikasi E-Government kota Tegal No Kondisi Saat Ini Kondisi Ideal 1 Tidak adanya konsep pengolahan data terpusat dan sinergi untuk layanan aplikasi yang sudah ada saat ini. Adanya pengolahan data layanan aplikasi E- Government secara terpusat, sinergi dan realtime sehingga dapat memangkas waktu kinerja Yang Harus Dilakukan 1. Pembuatan Sistem Informasi yang dapat mensinergikan seluruh aplikasi yang sudah ada di tiap SKPD sehingga pengolahan datanya menjadi satu dan terpusat 2. Sentralisasi data terpusat dengan mewajibkan tiap

9 2 Sering gagalnya implementasi aplikasi dan layanan E- Government 3 Masih banyaknya pemakaian Sistem Operasi Bajakan Optimalnya pemanfaatan aplikasi dengan implementasi aplikasi yang dilakukan dari awal sampai hingga terus menerus. Terciptanya pemakaian sistem operasi yang legal baik itu sistem operasi berlisensi maupun pemakaian sistem operasi yang bersifat free aplikasi untuk diletakkan disuatu data centre/noc sehingga memudahkan perawatan dan pemeliharaan aplikasi 1. Pembuatan rancangan DED bagi aplikasi yang akan dibuat untuk memudahkan dalam proses pemeliharaan maupun pengembangan aplikasi selanjutnya 1. Melakukan inventarisasi terhadap pemakaian aplikasi yang membutuhkan sistem operasi berlisensi untuk kemudian dianggarkan untuk pembelian lisensi sistem operasi. 2. Melakukan edukasi terhadap pemakaian sistem operasi non komersial 3. Melakukan proses migrasi sistem operasi komersial ke nonkomersial pada komputer yang tidak menjalankan aplikasi berbasis sistem operasi komersial

10 4. Minimnya pemanfaatan publikasi lewat aplikasi website Tiap SKPD seharusnya menggunakan layanan publikasi website untuk menginformasikan kegiatan SKPD tersebut 4. Melakukan edukasi agar pembuatan aplikasi SKPD menggunakan basis sistem operasi nonkomersial sehingga nantinya dapat menekan anggaran pembelian sistem operasi komersial 1. Fasilitasi pembuatan aplikasi website untuk seluruh SKPD 2. Mendorong tiap SKPD mengisi content websitenya untuk publikasi elektronik Tabel 3.4. Matriks Ideal Aplikasi E-Government 3.4. Masalah dan Tantangan Pengembangan E-Government Kota Tegal Pengembangan E-Government di kota Tegal tidak bisa lepas dari permasalahan dan tantangan yang harus dihadapi, berbagai permasalahan dan tantangan tersebut antara lain : 1. Kultur berbagi belum ada. Kultur berbagi (sharring) informasi dan mempermudah urusan belum merasuk di Indonesia. 2. Kultur mendokumentasikan belum lazim. 3. Langkanya SDM yang handal. 4. Infrastruktur yang belum memadai dan mahal. 5. Tempat akses yang terbatas. Dalam membangun sistem E-Government diperlukan standarisasi kebutuhan pengembangan sistem aplikasi yang akan menjamin bahwa komunikasi antar sistem tersebut dapat dilakukan oleh siapapun vendor pengembang sistem. Adapun Standar Kebutuhan Sistem aplikasi yang harus dipenuhi oleh setiap sistem aplikasi E-Government diantaranya adalah Reliable, Interoperable, Scalable, User Friendly, Integrateable,

11 Kesimpulan Penggunaan Analisa SWOT dan Matriks Layanan Ideal dalam Rancangan Kebijakan E-Government di Kota Tegal diharapkan mampu memberikan dukungan maksimal terhadap akuntabilitas dan transparansi birokrasi menuju Good Corporate Government. Pengembangan E-Government di Pemerintah Kota Tegal bertujuan untuk dengan menata kembali pemanfaatan peralatan teknotogi informasi yang ada, berupa perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan dan sarana lainnya. Daftar Pustaka Daljono Pengaruh Teknologi yang Diterapkan pada Sistem Informasi terhadap Kinerja Karyawan Perusahaan. MEB, Vol. XI. No.1-2 Darmawan, Ruly Aksesbilitas Komunikasi dan Informasi Menuju Era E- Government. Jakarta Ghozali, Imam dan Hapsari, M Pengaruh Teknologi Informasi Berbasis Sumber Daya Terhadap Kinerja Perusahaan, Jurnal Maksi. Vol.6 No.1 (60-68). Indrajit, Richardus E, Electronis Government: Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Andi. Jakarta. Jogiyanto, HM Analisa dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kadir A, Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. McLeod, Jr. Raymond., George Schell Sistem Informasi Manajemen, copyright Prentice-Hall,Inc. PT. Indeks. Jakarta. Moelyono, Djokosantoso Budaya Korporat dan Keunggulan Korporasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta O Brien, JA Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. Salemba Empat. Jakarta. Uma Sekaran Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.